В данной главе приведена классификация АХР банка, а также даны некоторые практические советы и приемы по оптимизации этих расходов. Приведенный список советов не является исчерпывающим, и каждый банк должен провести кропотливую работу, для того чтобы выяснить скрытые резервы по экономии АХР. На самом деле вопрос контроллинга АХР банка намного шире и заслуживает полноценной книги. Это только краткий обзор с набором практических советов. В ней, в частности, не затронуты вопросы построения методологии планирования и контроля АХР, вопросы аллокации расходов и вопросы автоматизации.

1. Объекты недвижимости

Обладание собственной недвижимостью, безусловно, укрепляет авторитет банка в глазах партнеров и клиентов. Однако ее покупка и эксплуатация - довольно затратное дело. Недвижимость может не всегда находиться в собственности банка. Для многих банков собственный офис - дорогое удовольствие, поэтому они предпочитают аренду. Причем это касается как головного офиса банка, так и его дополнительных офисов в регионах.

Расходы по объектам недвижимости подразделяются на капитальные затраты по приобретению и капитальному ремонту объектов недвижимости и земельных участков и текущие расходы, которые возникают вследствие эксплуатации объектов недвижимости.

Капитальные затраты: покупка/строительство объектов недвижимости и земельных участков, капитальный ремонт объектов недвижимости, оборудование кассовых кабин и хранилищ.

Текущие расходы: услуги текущего ремонта, технического обслуживания и эксплуатации объектов недвижимости, аренда объектов недвижимости, оплата коммунальных расходов по объектам недвижимости.

Сокращение капитальных затрат

Необходимо кардинально пересмотреть стратегию банка в части вопросов недвижимости. В условиях падения цен на недвижимость - это довольно интересная управленческая задача. Необходимо найти компромисс между собственностью и арендой. Возможно, что на данном этапе не стоит обзаводиться собственными офисами в регионах (в ожидании дальнейшего падения рынка), а можно ограничиться арендой. Это непростой вопрос, который не имеет простого ответа.

Необходимо урезать запросы структурных подразделений в части расширения занимаемых площадей. Возможно, кому-то придется уплотниться, особенно в бэк-офисе и вспомогательных технических службах.

При аренде/покупке/строительстве новых офисов необходимо вдумчиво подходить к планировке. Очень часто современные помещения имеют непропорционально большие коридоры и холлы. Это существенно сокращает полезные площади.

Вторым этапом сокращения расходов по объектам недвижимости является сокращение текущих расходов по их эксплуатации.

Сокращение текущих расходов

Нужно отказаться по возможности от текущих ремонтов, установить временные и бюджетные нормы эксплуатации кабинетов и помещений, разработать и внедрить нормы по расходным чистящим и моющим материалам.

2. Компьютерная техника

Компьютер - основной рабочий инструмент банковского сотрудника. Объективно говоря, компьютерная система банка - это его мозг. Без четко работающей компьютерной системы банк беспомощен и недееспособен.

Расходы по компьютерной технике подразделяются на капитальные затраты по приобретению оборудования и услуг капитального характера и текущие расходы, которые возникают вследствие эксплуатации оборудования.

Капитальные затраты: персональные компьютеры, серверное оборудование, принтеры, сканеры, сетевое и телекоммуникационное оборудование, источники бесперебойного питания и прочее оборудование.

Текущие расходы: услуги ремонта и техническое обслуживание компьютерного оборудования, расходные материалы (картриджи, чистящие средства), комплектующие, накопители информации (CD, DVD, ленты стриммеров и т.п.).

Поскольку текущие расходы являются производными и возникают как результат эксплуатации оборудования и каналов связи, то прежде всего необходимо предпринять комплекс мер для того, чтобы максимально сократить бюджет капитальных расходов банка по приобретению компьютерного оборудования без ущерба для жизнедеятельности банка. С этой целью может быть реализован комплекс мероприятий.

Сокращение капитальных затрат

Проведение инвентаризации имеющегося компьютерного оборудования с целью выявления резервов. Например, инвентаризация может выявить, что в одном отделе имеются два принтера, один из которых недостаточно загружен и может быть безболезненно передан другому отделу, ранее подавшему заявку на приобретение принтера.

Установить нормативы и спецификации к закупаемой технике. В зависимости от функциональных обязанностей каждой категории специалистов должен соответствовать компьютер установленной конфигурации. Самые дорогостоящие и мощные компьютеры приобретаются для ИТ-служб. Компьютеры с большими мониторами - прерогатива банковских аналитиков (им требуется выводить на экран одновременно большой объем информации). Компьютер самой простой конфигурации достаточен для работы бэк-офиса и бухгалтера.

Аналогично можно систематизировать прочее банковское оборудование. В результате, закупая компьютерную технику в строгом соответствии с задачами бизнеса, можно экономить на стоимости и не переплачивать.

Вторым этапом сокращения расходов по компьютерной технике является сокращение текущих расходов.

Сокращение текущих расходов

Сократить расходы на картриджи путем их повторной заправки. Этот способ, конечно, не рекомендуется производителями картриджей, однако он позволяет добиться существенного сокращения бюджета расходных материалов.

При покупке принтеров обращайте внимание на стоимость применяемых картриджей. Как известно, основной доход производители принтеров получают именно от продаж расходных материалов. Дешевые модели принтеров зачастую имеют дорогие картриджи.

3. Программное обеспечение

Трудно переоценить роль информационных технологий в современном банке. Без современного программного обеспечения, способного решать сложные задачи автоматизации и управления, невозможно представить банковскую деятельность.

Расходы по программному обеспечению подразделяются на капитальные затраты по приобретению компьютерных программ и текущие расходы, связанные с сопровождением указанного программного обеспечения.

Капитальные затраты: приобретение системного программного обеспечения (операционных систем, систем управления базами данных, серверного ПО, антивирусных комплексов и т.п.), приобретение прикладного офисного программного обеспечения (текстовые редакторы, электронные таблицы, графические редакторы и т.п.), приобретение специального банковского ПО (автоматизированные банковские системы - АБС, программные модули АБС, системы CRM и т.п.).

Текущие расходы: плата за авторское сопровождение, доработку и обновление программного обеспечения.

Затраты по приобретению программного обеспечения с каждым годом составляют все большую статью расходов банка, поскольку лицензионное ПО стоит дорого, а банки не могут себе позволить пользоваться нелицензионным ПО. Тем не менее можно предпринять ряд шагов, направленных на сокращение данных расходов.

Сокращение капитальных затрат

Необходимо вспомнить о том, что в современном информационном мире уже давно существует альтернатива дорогому ПО - бесплатные аналоги известных программ.

Использовать технологию терминального клиента. В этом случае не придется устанавливать стандартное офисное ПО на каждый компьютер офисного работника. Достаточно одной копии и лицензии на сервере.

Сокращение текущих расходов

Если успешно заменить часть ПО на бесплатный софт, то это уже позволит сократить расходы на авторское сопровождение.

Проинвентаризировать взаимоотношения с поставщиком АБС. Если ряд проектов по доработке АБС срывается по срокам, то это хороший повод начать разговор о снижении стоимости сопровождения АБС.

4. Офисное оборудование

Как и любой другой офис, банк не обходится без стандартного набора офисного оборудования. Возможно, оно и не играет такой важной роли, как компьютерная техника, однако без него уже трудно обходиться.

Расходы по офисному оборудованию подразделяются на капитальные затраты по приобретению оборудования и услуг капитального характера и текущие расходы, которые возникают вследствие эксплуатации оборудования.

Капитальные затраты: копировальная техника, устройства для уничтожения бумаг (шредеры), переплетные устройства, диапроекторы и прочее оборудование.

Текущие расходы: расходы по ремонту и техническому обслуживанию офисного оборудования, расходные материалы для копировальной и переплетной техники.

Сокращение капитальных затрат

Проинвентаризировать парк офисного оборудования. Распределить рационально копировальную и прочую технику по офисным помещениям, чтобы обеспечить к ней свободный и удобный доступ. Возможно, это позволит отказаться от закупки дополнительного оборудования.

Лимитировать приобретение устройств для уничтожения бумаг. Возможно, что эти устройства требуются далеко не каждому подразделению, а только тем, кто работает с действительно конфиденциальной информацией (приемная правления, служба безопасности, финансовое управление).

Подойти рационально к приобретению копировальной техники. Возможно, вместо закупки двух маломощных аналоговых ксероксов будет правильнее закупить один цифровой аппарат с расширенными функциями.

Вторым этапом сокращения расходов по офисному оборудованию является сокращение текущих расходов.

Сокращение текущих расходов

Установить контроль за использованием копировального оборудования, чтобы уберечь его от использования в личных целях. Это значительно сократит расходные материалы.

Внимательно отнестись к покупке копировальной техники. Дешевые модели, как правило, требуют дорогих расходных материалов.

5. Мебель и бытовое оборудование

Мебель и бытовое оборудование составляют значительную часть капитальных расходов банка.

Расходы по мебели и бытовому оборудованию подразделяются на капитальные затраты по приобретению оборудования и услуг капитального характера и текущие расходы, которые возникают вследствие эксплуатации оборудования.

Капитальные затраты: мебель, сейфы, кондиционеры, бытовая техника и прочее оборудование.

Текущие расходы: расходы по ремонту и техническому обслуживанию мебели и бытового оборудования.

Сокращение капитальных затрат

Проинвентаризировать имеющуюся мебель и бытовое оборудование. Возможно, удастся найти излишки мебели, осевшие в разных отделах в виде технологических тумб.

Внимательнее подойти к вопросу покупки мебели. Установить категории мебели для различных категорий работников. Например, можно выделить следующие комплекты мебели: для управленцев высшего, среднего звена, рядовых работников.

Критично подойти к конфигурации мебели. Массивные столы с большими столешницами не только дороги, но и зачастую неудобны для работы, ведут к загромождению помещений.

Попробуйте сэкономить на дорогостоящих кондиционерах (только на солнечной стороне офиса и в помещениях по работе с клиентами).

Сейфы не всем, а только тем, кто действительно нуждается в хранении важных документов. Во многих случаях можно заменить сейфы металлическими шкафами.

Вторым этапом сокращения расходов является сокращение текущих расходов. Как правило, расходы на текущие расходы по мебели и бытовому оборудованию незначительны. Текущий ремонт обычно осуществляется силами хозяйственных подразделений.

6. Спецбанковское оборудование

Спецбанковское оборудование составляет основу банковских касс и офисов.

Расходы по спецбанковскому оборудованию подразделяются на капитальные затраты по приобретению оборудования и услуг капитального характера и текущие расходы, которые возникают вследствие эксплуатации оборудования.

Капитальные затраты: банкоматы, инфокиоски, кассовые терминалы, калькуляторы с печатью, детекторы валют, упаковщики банкнот, машинки для подсчета купюр, POS-терминалы, импринтеры, имбоссеры, картмэйлеры.

Текущие расходы: расходы по ремонту и техническому обслуживанию спецбанковского оборудования, расходные материалы к спецбанковскому оборудованию, расходы по услугам процессинга пластиковых карт.

Сокращение капитальных затрат

Пересмотреть стратегию банка в части построения сети банкоматов и инфокиосков. Возможно, что вместо покупки нового оборудования имеет смысл изменить географическое размещение уже существующего.

7. Автотранспорт

Как и любая другая организация, банк не может обходиться без собственного автотранспорта. Ни электронная почта, ни почтовые отправления не могут заменить живого общения. Автотранспорт - это посещение клиентов и деловых партнеров, проверки залога с выездом на место, служебные командировки, доставка материальных ценностей.

Расходы на автотранспорт подразделяются на капитальные затраты по приобретению автомобилей и текущие расходы по их обслуживанию и эксплуатации.

Капитальные затраты: приобретение легковых автомобилей, микроавтобусов, грузовиков и спецавтотранспорта (инкассаторских машин).

Текущие расходы: оплата горюче-смазочных материалов (ГСМ), расходы на ремонт и комплектующие, техническое обслуживание, страховка, стоянка и гаражное хранение, прочие транспортные услуги.

Общая стратегия сокращения расходов на автотранспорт строится на основе сокращения и оптимизации автопарка банка и жесткой оптимизации текущих расходов.

Сокращение капитальных затрат

Следует реструктуризировать автопарк банка с целью определения того, какой минимальный автотранспорт и в каком количестве требуется для транспортного обеспечения. В общем случае следует различать персональные автомобили для топ-менеджеров, разъездные автомобили для решения текущих задач и спецавтотранспорт для нужд инкассации.

В частности, следует пересмотреть перечень лиц, имеющих право на персональный автомобиль. Отделом транспортного обеспечения должен быть разработан и утвержден регламент использования автотранспорта. Следует максимально отказаться от дорогостоящих представительских автомобилей, которые к тому же дороги в эксплуатации.

Следует проанализировать экономическую целесообразность использования личного автотранспорта сотрудников банка в служебных целях с выплатой им денежной компенсации на ГСМ и амортизацию автомобиля.

При комплектации автопарка следует внимательно относиться к выбору марки автомобиля и модельного ряда. Предпочтение следует отдавать автомобилям от одного производителя, что, как правило, позволяет получать скидки при их покупке, а также при ремонте и техническом обслуживании.

Предпочтение следует отдавать автомобилям с экономичным расходом горючего и недорогим с точки зрения технического обслуживания. Особое внимание следует уделить комплектации - предпочтение бюджетным вариантам без автомагнитол и прочих излишеств.

Поскольку основным фактором роста текущих расходов на автотранспорт является пробег автомобилей, то стратегию оптимизации затрат следует строить на контроле и сокращении пробега.

Сокращение текущих расходов

Следует строго лимитировать количество и километраж поездок, исключить использование автотранспорта в личных целях и в экономически нецелесообразных ситуациях.

Следует проанализировать экономическую целесообразность использования услуг внешних поставщиков транспортных услуг.

В процессе эксплуатации автотранспорта важно четко выделить временной момент, начиная с которого расходы на техническое обслуживание автомобиля (в силу его старения и износа) становятся чрезмерными.

В этом случае следует производить продажу (списание) данного автотранспорта.

Следует отказаться от излишних затрат на приобретение автомагнитол и прочего необязательного оборудования.

8. Средства безопасности

Безопасность - одна из составляющих банковского дела. Доверие клиентов и партнеров должно быть основано на их твердой уверенности в том, что банк сохранит и приумножит вложенные ими денежные средства, обеспечит конфиденциальность сделок. XXI век не стал спокойнее и безопаснее для банков. На смену банальным грабителям в масках и с револьверами все чаще приходят компьютерные хакеры и специалисты по установке подслушивающих жучков, а сводки новостей нередко сообщают о расстрелах инкассаторских служб.

Расходы по средствам безопасности подразделяются на капитальные затраты по приобретению оборудования и услуг капитального характера и текущие расходы, которые возникают вследствие эксплуатации указанного оборудования, а также обеспечивают деятельность служб безопасности банка.

Капитальные затраты: приобретение и установка охранных и противопожарных систем и систем контроля доступа, металлодетекторы, детекторы жучков, средства обороны, прочее специальное оборудование.

Текущие расходы: техническое обслуживание охранных и противопожарных систем, услуги охраны МВД/ЧОП, прочие текущие расходы.

Особенность оптимизации расходов банка на средства безопасности определяется не только его пониманием достаточности уровня безопасности, но и требованиями различных контролирующих органов, которые в законодательном порядке требуют обеспечения заданного уровня безопасности. Это означает, что банк лимитирован в методах и приемах ограничения затрат на безопасность. Тем не менее он может предпринять ряд мер, которые позволят ему сократить бюджет расходов на приобретение и эксплуатацию средств безопасности.

Сокращение капитальных затрат

При открытии дополнительных офисов и центров банковских услуг следует обращать особое внимание на то, насколько данный объект защищен и нуждается ли он в оснащении дополнительными системами защиты. Из двух вариантов аренды дополнительных офисов (при прочих равных условиях) разумнее предпочесть тот офис, который уже укомплектован системой противопожарной безопасности и системой охранной сигнализации. В этом случае банк будет нести только расходы на эксплуатацию системы и не понесет капитальных затрат.

Проанализировать структуру системы видеонаблюдения и расположения кнопок тревожной сигнализации. Возможно, она чересчур избыточна и может быть сокращена.

Если удалось максимально оптимизировать техническую инфраструктуру систем технической безопасности банка, то это, безусловно, приведет к снижению расходов на ее эксплуатацию.

Сокращение текущих расходов

В качестве варианта сокращения текущих расходов по обеспечению безопасности банка рекомендуется проанализировать различные варианты охраны банка:

вариант охраны МВД (пультовая охрана с постовым милиционером);

использование услуг частных охранных агентств;

содержание собственного штата охранников.

9. Телефонная связь

Телефонная связь является одним из важнейших средств межличностных коммуникаций в современном бизнесе. Для того чтобы убедиться в важности телефонной связи для современного банка, достаточно произвести аварийное отключение мини-АТС - банковский бизнес сразу же погрузится в хаос.

Расходы по телефонной связи подразделяются на капитальные затраты по приобретению оборудования и услуг капитального характера и текущие расходы, которые возникают вследствие эксплуатации данного оборудования.

Капитальные затраты: приобретение телефонных и факсимильных аппаратов, GSM-коммуникаторов, мобильных телефонов, радиостанций, офисных мини-АТС и плат их расширения и модернизации, оборудования колл-центра, телефонных номеров (линий) связи.

Текущие расходы: оплата телефонных разговоров, аренда номеров (линий) связи, ремонт и техническое обслуживание средств связи.

Поскольку текущие расходы являются производными и возникают как результат эксплуатации оборудования и каналов связи, то прежде всего необходимо предпринять комплекс мер в целях максимального сокращения бюджета капитальных расходов банка по приобретению средств и каналов связи без ущерба для жизнедеятельности банка.

Сокращение капитальных затрат

Разработать и внедрить нормы обеспечения сотрудников банка телефонными аппаратами, исходя из их должностных обязанностей и учитывая их размещение в кабинете. Следует отказаться от принципа, что каждый офисный работник должен иметь персональный телефонный аппарат. Например, если два работника расположены за соседними столами и частота пользования телефоном невысока, то вполне достаточно установить один телефонный аппарат на двоих. Такой подход особенно безболезнен при использовании беспроводных радиотелефонов.

Разработать и внедрить нормы обеспечения сотрудников банка прямыми городскими и внутренними телефонными номерами (линиями), исходя из их должностных обязанностей. Очевидно, что для специалистов фронт-офиса, активно ведущих переговоры с клиентами, норматив может составлять один прямой городской номер на одного сотрудника, а для специалистов бэк-офиса или службы технического обеспечения - один номер на четырех специалистов.

Обеспечить соблюдение принципов разумной достаточности при приобретении телефонных аппаратов стационарной и мобильной связи. Предпочтение следует отдавать бюджетным моделям с минимальным набором функций. Телефонный аппарат (впрочем, как и любой другой прибор) по своему функционалу должен соответствовать реальным запросам его владельца. Приобретение так называемых системных телефонных аппаратов с расширенным набором функций допустимо только для определенных категорий специалистов, которым они действительно необходимы в работе (руководители департаментов, секретари, специалисты колл-центра, дилеры и т.п.).

По возможности производить закупку оборудования у одного продавца и одного производителя с целью избежать возможной несовместимости оборудования и получить максимальные скидки при покупке и постгарантийном обслуживании техники. При этом, конечно, следует помнить о том, что экономия на стоимости оборудования и приобретение средств связи малоизвестных производителей могут привести к сокращению капитальных затрат, но неминуемо вызовут последующий рост текущих расходов на ремонт. Вопрос совместимости оборудования может привести к достаточно серьезным финансовым потерям в будущем. Это следует особенно учесть при приобретении мини-АТС банка, которая является ядром телефонной системы. Нередки случаи, когда из-за неграмотного выбора мини-АТС банк сталкивался с серьезными техническими (а следовательно, и финансовыми) проблемами при построении на базе такой АТС полноценного колл-центра.

Соблюдать принцип разумной достаточности при выборе типов каналов связи. Дорогостоящие цифровые каналы связи в некоторых случаях могут быть успешно заменены более дешевыми аналоговыми линиями, если не предполагается их параллельное использование для передачи цифровых данных.

Вторым этапом сокращения расходов по телефонной связи является сокращение текущих расходов. Главная цель - сократить время и общую стоимость телефонных разговоров.

Сокращение текущих расходов

Ввести контроль лимитов на телефонный трафик в зависимости от бизнес-направлений и функциональных обязанностей структурных подразделений. Различные модели мини-АТС позволяют получать статистические отчеты по телефонным разговорам. На базе этих отчетов может быть построена система анализа и контроля телефонного трафика как в разрезе структурных подразделений, так и по каждому конкретному специалисту. Контроль может носить постоянный или выборочный характер. Такая система позволяет выявлять наиболее "разговорчивых" сотрудников и принимать должные меры, если их "разговорчивость" не имеет отношения к работе.

Сократить лимиты на оплату мобильной связи для установленной категории специалистов банка.

Установить GSM-коммуникаторы для сокращения затрат при звонках с аппаратов стационарной связи на мобильную сеть. GSM-коммуникатор обеспечивает переадресацию звонков с аппаратов стационарной связи в мобильную сеть оператора, минуя городскую телефонную сеть. В результате тарификация звонка производится по тарифу как за звонок внутри сети.

Пересмотреть тарифные планы для служебной мобильной связи. Рекомендуется активное использование корпоративных тарифных планов мобильных операторов с целью оптимизации расходов между специалистами банков.

Активно использовать IP-телефонию для организации междугородней/международной связи с целью снижения затрат на телефонный трафик.

10. Расходы на персонал

В банковской деятельности расходы на персонал являются одной из самых внушительных статей расходов. И неудивительно, ведь сотрудники - это основной капитал банка, хотя он и не отражен в его балансе. Кадры решают все. В сочетании с передовыми технологиями они и делают то, что мы называем банкингом.

Расходы на персонал относятся к текущим расходам банка.

Текущие расходы: заработная плата, премии и надбавки различного характера, материальная помощь, бонусы, расходы на обучение, расходы на проведение корпоративных мероприятий, налоги, связанные с перечисленными затратами.

Оптимизация расходов на персонал - достаточно сложный комплекс мероприятий, и он заслуживает отдельного рассмотрения. В рамках данной статьи мы ограничимся ключевыми рекомендациями, которые помогут снизить расходы по данной статье затрат.

Сокращение текущих расходов

Практически у любого банка, проработавшего на рынке более 5 лет, можно обнаружить раздутый штат. Проанализировать и описать основные бизнес-процессы банка. Оптимизация бизнес-процессов позволит реструктуризировать организационную структуру банка с учетом приоритетных целей и задач вашего бизнеса. Реструктуризация организационной структуры явно укажет, какой именно персонал и на каких участках работы требуется сократить.

Ручной труд ограничен по производительности. Составить перечень бизнес-процессов, которые могут быть автоматизированы за счет разработки и внедрения программного обеспечения. Это позволит сократить персонал бэк-офиса.

Заморозьте ранее объявленные вакансии. Прием новых специалистов должен производиться только в случае крайней производственной необходимости и на основании аргументированного письменного обоснования.

Пересмотреть систему оплаты труда. Классифицировать персонал по категориям с выделением ключевых сотрудников, ценных специалистов и прочего персонала. Это позволит избежать перегибов в урезании оплаты труда и сохранить ценные кадры.

Пересмотреть бюджет на обучение. Необходимо отказаться от дорогостоящих семинаров и тренингов (особенно за границей). Рекомендуется оставить только те, которые имеют четкую практическую направленность. В период кризиса и финансовой нестабильности воздержитесь от оплаты второго высшего образования для менеджеров.

Необходимо отказаться от помпезных корпоративных вечеров. Даже небольшая денежная премия в качестве компенсации позволит сотрудникам утешиться, а банку сохранить значительные средства.

Пересмотреть систему выплат материальной помощи. Возможно, банку стоит воздержаться от материальных поощрений таких событий, как свадьбы, дни рождения и пр.

Пересмотреть социальные пакеты своих сотрудников. Оплата абонементов в спортивные клубы в условиях кризиса - не самое мудрое решение.

11. Информационные и консультационные расходы

Как и для любой другой коммерческой организации, информация играет для банка важнейшую роль. Мы живем в информационном обществе. Информация - это товар. Мы покупаем ее, чтобы владеть ситуацией. В банковском бизнесе побеждает тот, кто лучше осведомлен.

Информационные расходы относятся к расходам текущего характера.

Текущие расходы: оплата услуг информационных баз данных (юридической, базы данных МВД и пр.), оплата услуг информационных агентств, услуг аналитических и консалтинговых компаний.

Чтобы оптимизировать бюджет расходов на информационные и консультационные услуги, банку необходимо проанализировать и определить, без каких услуг он может обойтись, а какие являются для него жизненно необходимыми.

Сокращение текущих затрат

Необходимо проанализировать информационные услуги, которые получает банк. Определить, какие из них действительно необходимы. Возможно, некоторые из них дублируют друг друга, например не стоит оплачивать подписку на новостные ленты сразу нескольких конкурирующих информационных агентств. Можно отказаться от некоторых услуг, воспользовавшись бесплатными интернет-порталами.

Определится с количеством лицензий на пользование информационными услугами и подключением к базам данных. Компании применяют различные стратегии. Отдайте предпочтение тем, у которых количество пользователей не ограничено.

Использовать услуги внешних консультантов только там, где это действительно необходимо и где вы не можете обойтись собственными силами. Например, для выработки прорыва на отдельных направлениях бизнеса.

12. Командировочные расходы

Командировки банковских специалистов - обычное явление. Но следует отметить, что к командировочным расходам по данной статье мы относим только командировочные расходы, связанные с развитием бизнеса банка и продвижением новых проектов. Командировочные расходы, связанные с обучением персонала (командировки на семинары и тренинги, в том числе зарубежные), следует относить к статьям по учету затрат на обучение для получения более объективной картины расходов на обучение.

Командировочные расходы относятся к текущим расходам.

Текущие расходы: транспортные расходы, проживание, суточные, прочие расходы (визовая поддержка, страховка).

Оптимизация и сокращение командировочных расходов могут быть произведены в основном за счет сокращения числа командировок и их удешевления.

Сокращение текущих расходов

Переосмыслить общий подход к системе командировок в банке. Служебная командировка - это подход к решению конкретной деловой задачи, а не способ сменить обстановку и отдохнуть от рутины. Следует частично или полностью отказываться от командировок с сомнительным экономическим эффектом или если проблема может быть решена путем использования других способов общения. Довольно часто отдельные менеджеры и работники банка лоббируют дорогостоящие зарубежные командировки не столько с целью решения конкретных бизнес-задач, сколько с целью совершения самой зарубежной поездки. Такие ситуации должны пресекаться. Современные средства электронных коммуникаций (телеконференции, селекторные совещания) позволяют организовывать переговорный процесс между специалистами без дорогостоящих командировок.

Сократить расходы на проживание за счет выбора более дешевых гостиничных номеров или аренды частных квартир, а также за счет продолжительности командировки. Целесообразно разработать и ввести нормы расходов на проживание и суточные для различных категорий работников. Стоимость гостиничных номеров во многом определяется месторасположением гостиницы и степенью комфортности номера. Выбор гостиниц экономкласса позволяет оптимизировать расходы. При осуществлении длительных командировок целесообразно рассмотреть вопрос о среднесрочной аренде квартир у частных лиц.

Сократить транспортные расходы за счет выбора более дешевого вида транспорта. При командировках в регионы на небольшие расстояния может быть использован автотранспорт банка, в случае зарубежной командировки можно рассмотреть вариант замены авиаперелета на более дешевый железнодорожный транспорт. Однако следует применять взвешенный подход: использование более медленного транспорта может привести к увеличению времени командировки и, как следствие, суммы расходов на проживание и суточных.

13. Услуги сторонних организаций

Как и любая другая организация, банк пользуется услугами сторонних организаций. Если эти услуги не могут быть классифицированы по какой-либо статье расходов из уже рассмотренных нами, то они относятся в сборный раздел "Услуги сторонних организаций".

Услуги сторонних организаций относятся к расходам текущего характера.

Текущие расходы: оплата аудиторских услуг, нотариальных услуг, услуг страховых компаний, кадровых агентств, бюро по переводам с иностранных языков.

Поскольку данная статья расходов сборная, то дать какие-либо конкретные советы здесь нельзя. Тем не менее попробуем акцентировать внимание на некоторых моментах.

Сокращение текущих затрат

Оптимизировать расходы по страхованию имущества. Проанализировать список имущества, возможно, не все оно подвержено рискам гибели или хищения. Сократить список, оставив в нем лишь то, что подвергается реальным рискам.

В условиях кризиса и безработицы рынок труда будет перенасыщен кандидатами. Возможно, это позволит отказаться от услуг кадровых агентств. А поскольку рост штата вряд ли будет большим, то кадровая служба справится самостоятельно.

14. Представительские расходы

Представительские расходы в деятельности банка играют такую же важную роль, как и в деятельности любой другой организации. Это элемент межличностных взаимоотношений, без которых не строится ни один вид бизнеса. В мире финансов теплые доверительные отношения с клиентами и партнерами играют особую роль, и поэтому без представительских расходов банку не обойтись.

Представительские расходы относятся к текущим расходам.

Текущие расходы: прием делегаций, представительские расходы топ-менеджеров, подарки клиентам и партнерам, расходы на проведение презентаций проектов.

Оптимизация и сокращение представительских расходов могут быть произведены за счет уменьшения активности банка в части проведения представительских мероприятий различного характера.

Сокращение текущих расходов

Снизить нормы расходов на прием делегаций - отказ от дорогостоящих приемов в случаях, где это не наносит ущерб деловой репутации и имиджу банка.

Снизить нормы представительских расходов для топ-менеджеров. Сократить перечень менеджеров, имеющих право на представительские расходы.

Сократить расходы на подарки клиентам и партнерам за счет сокращения перечня получателей подарков и их стоимости. Целесообразно также ввести систему деления подарков на категории по стоимости для различных групп клиентов и партнеров. Особое внимание следует уделить расходам на подарки в период проведения поздравительных сувенирных кампаний (Новый год, 8 марта и прочие крупные праздники). Как правило, основные расходы банк несет именно в этот период.

Сократить расходы на презентацию проектов или полностью отказаться от них в случаях, когда необходимость в таких презентациях не кажется жизненно необходимой.

15. Реклама

Расходы на рекламу подразделяются на капитальные затраты по рекламному оформлению офисов банка и установлению рекламных конструкций капитального характера и текущие расходы по проведению рекламных мероприятий. В общем случае классификация расходов на рекламу может производиться по различным характеристикам: видам бизнеса и медианосителям. Наиболее целесообразным представляется подход по классификации расходов на рекламу по видам бизнеса, поскольку он дает более четкое представление о том, на поддержание каких видов бизнеса направляются средства рекламного бюджета.

Капитальные затраты: рекламное оформление офисов (входная группа на крыльце офиса), рекламные конструкции капитального характера.

Текущие расходы: имиджевая реклама, реклама розничных услуг, реклама для малого и среднего бизнеса, реклама для корпоративных клиентов, реклама для финансовых институтов.

Основные подходы к оптимизации рекламного бюджета основаны на попытке ответить на вопрос о том, как сократить рекламный бюджет без потерь для развития бизнеса. Другими словами: до каких объемов и по каким направлениям может быть сокращен рекламный бюджет, чтобы это стало причиной сокращения объемов проведения операций, сокращения прибыли и ослабления конкурентных позиций банка. Следует отметить, что эффект рекламного воздействия может иметь запаздывающее воздействие, и потери бизнеса от сокращения рекламного бюджета могут стать очевидными только через какой-то временной промежуток. Все это требует взвешенного подхода к сокращению рекламных расходов, чтобы потери прибыли не превысили сумму экономии по рекламному бюджету.

Сокращение капитальных затрат

Рекламное оформление офисов может быть сокращено как следствие отказа от развития сети офисов, что достаточно типично в условиях кризиса.

Рекламное оформление офисов может быть скромнее. Следует отказаться от помпезных вывесок и рекламных конструкций со сложной подсветкой.

Сокращение расходов на проведение рекламных акций - достаточно тонкий подход, и он специфичен для различных банков. Сложно дать какие-либо общие рецепты, но тем не менее кое-что можно посоветовать и здесь.

Сокращение текущих расходов

Проанализировать распределение рекламного бюджета банка в части приоритетов развития бизнеса на предмет сокращения рекламы тех направлений, которые не планируется активно развивать в среднесрочной перспективе. Финансовый кризис привел к сворачиванию целых направлений банковского бизнеса: ипотечных программ, автокредитования, инвестиционного банкинга. Следовательно, реклама этих направлений должна быть либо прекращена, либо сокращена до минимума.

Период кризиса - это время резкого спада деловой активности и сокращения расходов банков и компаний на рекламу. В этой ситуации самое время потребовать скидки и преференции от телекомпаний, радиостанций, СМИ и рекламных агентств.

Следует рассмотреть вопрос об аутсорсинге рекламных услуг и передаче всей работы по рекламному продвижению банка профессиональному рекламному агентству. Это может позволить уменьшить расходы за счет сокращения собственного рекламного отдела с дорогостоящими специалистами.

Заключение