Удосконалення технології електронного документообігу

9

Удосконалення технології електронного документообігу

Інтенсивно розвиваючи інформаційну інфраструктуру, підприємство або установа нині відчуває потребу у створенні ефективної системи управління корпоративними інформаційними ресурсами. Йдеться про керування потоками інформації задля спрощення доступу до інформаційних сховищ, банків і баз даних установи.

Традиційні паперові документи -- носії корпоративної інформації -- надзвичайно важко зробити загальнодоступними і зручними для повсякденного, одночасного, багаторазового використання та внесення необхідних змін. Сучасні технології дають змогу організувати й упорядкувати доступ до електронних сховищ інформації, систематизувати її накопичення, використання й оновлення: відповідно до загальних принципів дані класифікуються і сортуються, подаються у вигляді структурованих інформаційних сховищ різних типів. Та час плине, диктуючи необхідність змін. Автори пропонують власний погляд на проблему, запрошуючи до обговорення теми ласний інформаційний простір будь-якої установи передбачає зберігання на різноманітних носіях усієї сукупності даних, які забезпечують закінчені цикли документообігу. Згідно з теорією інформаційного забезпечення діяльність установи --це поєднання традиційної і машинної (комп'ютерної) сфер. Вважається, що первинна інформація формується у позамашинній сфері, у ході прийняття управлінським персоналом рішень, потім вона фіксується у документах нормативно-довідкового, облікового, оперативного характеру, які містять відомості про поточні процеси. Машинна сфера інформаційного забезпечення у цьому разі виконує роль сховища логічно взаємопов'язаних масивів допоміжних відомостей у вигляді баз і банків даних.

Дбаючи про ефективну організацію інформаційної інфраструктури підприємства або установи, необхідно зважати, що основною метою цього процесу є гармонійне об'єднання двох сфер інформаційного забезпечення в одне технологічне ціле відповідно до новітніх концепцій електронного документообігу.

Системи і технології документообігу, які охоплюють увесь спектр операцій із діловодства, вирізняються серед технологічних процесів управління корпоративними інформаційними ресурсами раціонально організованими процедурами відпрацювання і прийняття управлінських рішень та формалізації схеми повсякденної діяльності установи. У загальному вигляді система управління електронним обігом документів -- це комплекс програмних продуктів, що керують потоком документів.

Отже, із числа технологічних процесів організації керування корпоративними інформаційними ресурсами управління документообігом доцільно виділити як найістотнішу ланку в ланцюгу взаємопов'язаних процедур.

Нині системи електронного обігу документів відстають у розвитку від технологій обробки трансакцій та управління базами даних. На це є цілком об'єктивні причини, зумовлені слабкою теоретичною базою нового прикладного напряму.

Примітно, теоретичні дослідження на тему ефективної організації систем автоматизованого документообігу з'явилися лише з виходом у світ і комерційним успіхом перших систем даного класу. їх створення і застосування істотно вплинуло на розвиток теоретичних засад цього розділу прикладної інформатики.

Часто розробникам програмного забезпечення доводилося діяти, покладаючись на власну інтуїцію, з необхідності автоматизувати ті чи інші процедури, пристосовуючи до конкретних потреб

Організація документообігу -- найважливіша ланка в ланцюгу взаємопов'язаних процедур управління корпоративними інформаційними ресурсами можливості вже існуючих програмних пакетів або розширюючи їх.

Простежимо еволюцію засобів та методів автоматизації обігу документів у НБУ. До 1993 року основним носієм корпоративних знань та відповідної інформації в Національному банку був звичайний паперовий документ. Уперше в структурі НБУ сучасні технології застосували з появою електронної пошти. Створена як телекомунікаційна основа електронної платіжної системи України, вона мала також допомогти прискорити й упорядкувати обмін управлінськими й статистичними повідомленнями між підрозділами Національного банку та рештою абонентів системи електронної пошти НБУ. У 1996 році впроваджено спеціалізовану автоматизовану систему АСКОД, яка, спираючись на діючий телекомунікаційний базис, забезпечує організацію підготовки, ефективне зберігання даних, облік і доставку різних видів документів тощо.

Але з плином часу інформаційні технології, які були ідеологічною основою системи АСКОД у період її створення, стали поступатися принципово новим підходам до організації процесів електронного документообігу й управління інформаційним простором. Стан справ не поліпшує навіть перехід до нової програмно-апаратної або системної платформи -- довершених потужних комп'ютерів і сучасних операційних систем сімейства ^іпСо\Ґ8.

Стрімкий розвиток інформаційних технологій об'єктивно зумовлює швидке моральне старіння інформаційних систем подібного класу, заснованих на обробці алфавітно-цифрових даних. За останні роки з'явилися й успішно розвиваються принципово нові теоретичні, технологічні і програмно-апаратні підходи до організації електронного обігу документів. Застосування цифрових носіїв докорінно змінило характер отримання і використання інформації в усіх сферах життя суспільства. Це спонукає до пошуку ефективніших стратегій управління цифровою інформаційною інфраструктурою. Сьогодні все ширше використовується так звана мультимедіа-інформація, яка містить, крім алфавітно-цифрових даних, також графічні зображення, анімацію, аудіо- і відеоряд. До того ж дедалі частіше вона надходить у загальному потоці даних, що ускладнює обробку і зберігання її традиційними системами автоматизації.

Це стосується всіх інформаційних систем. Рано чи пізно гостроту проблеми відчує і НБУ. Тому вже сьогодні необхідно братися за побудову системи управління інформаційним простором на принципово новому технічному і технологічному рівні, з урахуванням передового світового досвіду. Вона має охоплювати широкий спектр завдань і процесів і стати справді системою управління інформаційним простором, до якої електронний документообіг увійде як одна з підсистем.

Розробляючи теоретичні засади побудови такої системи, слід зважати, що робота з мультимедіа-інформацією істотно відрізняється від традиційних методів обробки алфавітно-цифрових даних. Це пов'язано передусім зі складною структурою цих матеріалів, що вимагає

Інформаційні технології, закладені в систему АСКОД, програють перед принципово новими підходами до організації управління інформаційним простором

нетривіальних алгоритмів виокремлення з неї семантичних одиниць. У переважній більшості сучасних інформаційних систем за модель даних слугує сукупність абстрактних понять, які несуть інформацію про об'єкти реального світу в закодованому певним чином вигляді. У мультимедіа-системах інформаційні компоненти цілковито конкретизовані і можуть містити посилання на інші об'єкти реального світу.

Методологія пошуку необхідних даних у мультимедіа-системах докорінно відрізняється від методів вибірки інформації у звичайних системах. Тут ідеться вже про асоціації з будь-якою властивістю об'єкта реального світу або уявлення про нього, тобто про схожість, а не про точну відповідність певному образу.

Для розуміння суті порушеного питання класифікуємо типи даних, необхідних для побудови інформаційних систем нового покоління:

¦ текстові дані -- алфавітно-цифрові відомості, подані у вигляді певних структурованих і форматованих послідовностей знаків;

¦ графічні дані -- малюнки, креслення, ілюстрації та інша графічно викладена інформація, закодовані за допомогою високорівневого описувача, які відображають складні графічні об'єкти як сукупність простих графічних примітивів (точка, лінія, дуга, коло тощо);

¦ зображення -- різноманітні картинки і фотографії, закодовані в якомусь стандартному форматі, базовим елементом яких є точка (піксел) певного кольору і заданого розташування;

¦ анімація -- послідовність графічних елементів або зображень, що визначає порядок відтворення даних зображень у часі, протягом якого вони замінюються одне одним у певному хронологічному порядку;

¦ відеодані -- послідовність фотографічних зображень, відтворюваних із певною швидкістю і в певній хронологічній послідовності;

¦ аудіодані -- послідовність упорядкованих у часі даних, що генеруються у процесі звукозапису;

¦ збірні дані -- комбінування базових типів мультимедіа-даних, які можуть містити додаткову керівну інформацію, що описує особливості їх подання і відображення.

Проблеми, пов'язані з використанням мультимедіа-даних, можна вирішити, лише застосовуючи принципово нові підходи до організації управління ними. Визначити ці підходи на сучасному етапі досить важко, оскільки, крім власне даних, слід враховувати еволюцію операційних систем, програмно-апаратних комплексів і мережевих інформаційних технологій. Але, без сумніву, саме в такому напрямі розвиватиметься комп'ютерна індустрія у найближчій перспективі.

Як теоретичну основу використання систем обробки мультимедіа-інформації необхідно розглядати способи управління такою інформацією, доступу до неї та її отримання із сукупності даних різного формату і структури. Є два шляхи організації управління мультимедіа-інформацією:

¦ класичне індексування;

¦ семіологічне індексування. Класична технологія індексування

даних базується на формуванні певного тематичного класифікатора зі своєю ієрархією елементів накопиченої інформації. Такий підхід цілком виправданий при обробці звичайних алфавітно-цифрових даних, але зі зростанням частки мультимедіа-інформації виника.

Новітня мультимедіа-інформація містить, крім алфавітно-цифрових даних, також графічні зображення, анімацію, аудіо- і відеоряд, тому, користуючись діючими системами автоматизації, стає все важче управляти інформаційним простором підприємства або установиють істотні труднощі. Причина в тому, що відповідність мультимедіа-компоненти об'єктам реального світу може мати безліч варіантів, кожен із яких необхідно аналізувати. Тому завдання пошуку потрібної інформації стає практично нездійсненним.

За теорією обробки мультимедіа-даних методологія індексування має грунтуватися на семіологічному підході, тобто спиратися на концептуальну структуру інформації, що індексується. Мети досягають шляхом розміщення елементів мультимедіа-інформації у певних семіологічних структурах, аби з'ясувати, як об'єднувати компоненти системи, щоб отримати змістовні об'єкти. Відтак мультимедіа-дані з початкового матеріалу видобуваються автоматично, і запам'ятовується їх розташування в ньому. Це дає змогу організувати дані в певну семіологічну структуру для подальшого орієнтування в інформації.

Отже, в недалекому майбутньому, організовуючи системи управління інформацією, необхідно відмовлятися від традиційних систем управління базами даних та інформаційними ресурсами.

Без сумніву, при формуванні інформаційного простору таких установ, як Національний банк України, частка традиційних документів із чітко вираженою алфавітно-цифровою структурою, як і раніше, домінуватиме. Але рівень їх складності зростатиме, вони поступово набуватимуть елементів мультимедіа-даних. Збільшиться й потік даних класичного мультимедійного характеру.

Тому вже нині, плануючи перехід до системи управління інформаційним простором НБУ в цілому й управління документообігом зокрема, слід спиратися на нові підходи в організації подібних систем. Це не лише дасть змогу набути істотного технологічного досвіду на майбутнє, а й позбавить від необхідності спочатку створювати локальні системи управління інформацією різних форматів і структур, а потім проектувати системи організації їх інформаційної взаємодії (див. схему).

Сьогодні будь-яка система управління корпоративними інформаційними ресурсами повинна будуватися на використанні новітніх технологій уведення і збереження даних, а також на застосуванні сучасних програмно-технологічних систем доступу до них. З огляду на це найперспективнішим було б використання для уведення інформації новітніх цифрових пристроїв -- цифрових фото-і відеокамер, універсальних копіювальних апаратів, які виконують функції власне копіювального апарата, сканера і друкуючого пристрою. Застосування такої апаратури і відповідних програмних засобів є досить вигідним при побудові систем управління інформаційним простором будь-якої складності.

Цифрова апаратура, здатна задовольнити потреби будь-якого підприємства або установи в надійних засобах поповнення інформаційної бази, існує -- її можна успішно застосовувати вже сьогодні. Тому основна проблема при проектуванні та створенні подібних систем полягає не так у наявності сучасного високопродуктивного обладнання, як у ідеологічних принципах організації взаємодії кінцевого користувача з масивами інформації. На наш погляд, найперспективнішим щодо цього є застосу. Об'єднання в єдину інформаційну систему новітніх методів формування первинних інформаційних ресурсів, заснованих на використанні цифрової техніки, сучасних методів доступу до мультимедіа-даних, є нині найперспективнішим напрямом розвитку інформаційних технологій

вання як основоположної технології доступу до корпоративних інформаційних ресурсів установи \ҐеЬ- і Іпіегпеї-техно-логій у вигляді корпоративних Іпігапеї-мереж -- так званих інтрамереж.

Як відомо, інтрамережа -- це приватна комп'ютерна мережа, в яку закладено технології глобальної комп'ютерної мережі Іпіегпеї. Вона дає змогу максимально використати переваги та звести до мінімуму недоліки звичайних локальних і глобальних корпоративних мереж. З'являється реальна можливість поєднати сучасну мережеву архітектуру клієнт/сервер із популярними Іпіегпеї-технологіями і на цій базі отримати просте в реалізації, підтримці, розширенні й використанні обчислювальне середовище, яке сприятиме підвищенню продуктивності праці співробітників уста-

нов. Крім того, створити й підтримувати інтрамережу набагато дешевше, ніж бази даних і мережеві служби, які сьогодні застосовуються.

Інтрамережі -- це надзвичайно гнучкий та універсальний засіб, який дає змогу заощадити час, раціонально використовувати обчислювальні й інтелектуальні ресурси установи. Така система, спираючись на сучасні телекомунікаційні можливості і новітні засоби введення й збереження даних, здатна організувати в реальному часі одночасний багаторазовий доступ до даних, обмін і спільне користування інформацією. Користувачі мережі матимуть швидкий, зручний і стандартизований доступ до структурованої алфавітно-цифрової і мультимедіа-інформації, стануть реальністю оперативний обмін відео- й аудіоінформацією, проведення відеоконференцій тощо.

На сучасному етапі розвитку суспільства основним капіталом будь-якої організації або установи є її інтелектуальна й інформаційна власність. Створення і використання систем управління корпоративними інформаційними ресурсами дасть змогу не лише підтримувати інформаційний капітал на належному рівні, а й розвивати його на абсолютно нових засадах. З їх упровадженням удосконаляться засоби зв'язку, методи доступу до даних, стане можливим застосування мультимедійних інтерактивних систем використання інформації, зросте продуктивність праці, набудуть поширення безпаперові технології. Нові системи здатні цілковито змінити структуру виробничих взаємовідносин такої установи, як Національний банк України.