Формирование и текущее хранение дел

Размещено на http://www.allbest.ru/

Новосибирский государственный аграрный университет

Институт заочного образования и повышения квалификации

Кафедра дистанционных и комбинированных образовательных технологий

Реферат по дисциплине : «Основы делопроизводства»

на тему: «Формирование и текущее хранение дел»

Выполнил: студент 3 курса

8332 группы

Фролов О.С.

Шифр 13018

Проверил: преподаватель Кайзер О.В.

Новосибирск 2016

Содержание

Введение

Основное содержание

Формирование и текущее хранение дел. Оперативное хранение документов

Заключение

Список литературы

Список нормативно правовых актов

Введение

Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием решений, не обходится без процесса создания, оформления, исполнения документов и их хранения. В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием дел, определением сроков хранения, передачей в архив или оформлением уничтожения.

В организации любой организационно-правовой формы собственности без правильной постановки делопроизводства, знания его нормативно-методической базы, невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.

Основное содержание

Формирование и текущее хранение дел. Оперативное хранение документов.

Все оригиналы приказов по личному составу накапливаются и хранятся в отделе кадров (кадровой службе) или у лица, уполномоченного приказом директора вести кадровое делопроизводство. Все изданные приказы по личному составу предприятия заносятся в книгу регистрации приказов в хронологическом порядке. Как приказы, так и книга регистрации приказов являются документами постоянного хранения и по окончании 75-летнего срока хранения в архиве предприятия должны быть переданы в государственный архив. Такой же порядок соблюдается и при ликвидации предприятия. Сроки хранения конкретных кадровых документов указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 No 558). Хранение документов может быть текущим (оперативным) и длительным. Текущее хранение документов осуществляется в том случае, когда они необходимы для постоянного использования. На длительное хранение передаются документы, которые могут понадобиться в течение нескольких последующих лет (для выяснения взаимоотношений с партнерами, проверки деятельности организации компетентными органами, выдачи справок о работе сотрудников запрошлые периоды и т.п.). Кроме того, в организации могут быть документы, имеющие научно-историческую ценность. Они должны в соответствии с действующими правилами передаваться на хранение в государственные архивы. Оперативное (текущее) хранение документов. Для текущего хранения дел в организациях создаются информационно-поисковые системы по документам организации (ИПС). ИПС могут быть ручного типа, механизированные и автоматизированные, и обычно они включают:регистрацию и индексирование документов;формирование дел;составление номенклатуры дел. Формирование дел Согласно ГОСТу Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» под делом понимают совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности и помещенный в одну обложку. Формирование дел - группировка исполненных документов вдела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизованно или децентрализованно. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль правильности формирования дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело.

Документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела машинописные документы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250листов. Пример оформления обложки дела приведен на рисунке 1.

Рисунок № 1.

Составление номенклатуры дел Для обоснованного распределения документов, обеспечения их поиска и учета составляется номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела (личные дела вносятся в номенклатуру дел под общим заголовком и единым индексом),документы, образующиеся в деятельности вычислительного центра. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах подразделения. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д. В качестве примере приведем фрагмент номенклатуры дел рис.2

Рисунок № 2

Номенклатура дел в организации составляется по установленным нормам, печатается в необходимом количестве экземпляров. Один экземпляр передают в архив, с которым согласовывалась номенклатура дел, и куда документы поступают на постоянное хранение. Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно она уточняется, перепечатывается с соответствующими поправками, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись номенклатуры дел организации составляется на основании итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений. Правила оперативного хранения документов. С момента заведения и до передачи в архив организации документы хранятся по месту их формирования в дела (в небольших организациях целесообразно централизованное хранение дел). Руководители структурных подразделений и сотрудники, ответственные за документацию, обеспечивают сохранность документов и дел. Предприятие для централизованного хранения документов создает специальное структурное подразделение - архив, деятельность которого регулируется Положением об архиве организации. Во многих организациях для документационного обеспечения управления, контроля соблюдения в структурных подразделениях единой системы делопроизводства, методического руководства работой с документами и обучения работников основам делопроизводства создана служба документационного обеспечения управления. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах и столах, элеваторных картотеках,

Хранение документов обеспечивающих полную сохранность документов. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре. Хранить документы в неприспособленных рабочих столах запрещается. Документы должны храниться в закрывающемся помещении в специально предназначенных для этого шкафах или сейфах, исключающих возможность их пропажи или порчи. В случае обнаружения пропажи дел, числящихся по номенклатуре, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, тона необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается начальником структурного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив. Выдача дел сторонним организациям производится с разрешения руководителя организации. На выданное дело заводится карта - заместитель дела, в которой указывают номер и заголовок дела, номер и название описи, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись выдавшего дело с указанием должности. При возвращении дела в архив карта -заместитель изымается. Пример карты - заместителя дела приведен на рисунке 3.

Оформление дел и передача их в архив. Государственное хранение. Изъятие документов из дел постоянных сроков хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с обязательным составлением для архива заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника. Подготовка документов к передаче в архив для длительного хранения. Для документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения в организациях создается архив, или его функции возлагаются на другие структурные подразделения (специально выделенных должностных лиц).Завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение двух (и более)лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы, а затем сдаются в ведомственный архив. Дела со сроками хранения до 10 лет включительно могут передаваться в ведомственный архив по согласованию с руководителями организации. Подготовка документов к сдаче в архив включает: проведение экспертизы ценности документов; оформление дел; составление описей дел; передачу дел в архив. Экспертиза ценности документов. Для организации и проведения экспертизы ценности документов при сдаче их в архив или при подготовке к длительному хранению, если нет архива, создается постояннодействующая экспертно-проверочная комиссия (ЭПК).Положения об экспертных комиссиях разрабатываются на основе типовых положений Росархива, и утверждаются руководителем организации.

Рисунок № 4. Пример акта о выделении документов к уничтожению.

Экспертные комиссии являются совещательными органами. Их решения утверждаются руководителями организации. Заседания центральной экспертной комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами. Экспертиза ценности проводится на основе номенклатур дел и перечней документов с указанием сроков хранения, с полистным просмотром дел постоянного хранения, с отметкой «ЭПК» дел временного хранения (до 10 лет). По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации составляются описи документов постоянного и долговременного хранения и акты о выделении документов и дел к уничтожению. Отбор документов на уничтожение и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и долговременного хранения за этот же период; акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии одновременно с описями дел. Для организаций, сдающих документы на государственное хранение, акты утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения ЭПК учреждения государственной архивной службы. Акт о выделении документов к уничтожению составляется по следующей форме (см.рис.4).После утверждения актов документы и дела, выделенные к уничтожению, сдаются работниками службы документации или ведомственного архива организации в конторы по заготовке вторичного сырья либо уничтожаются. Оформление дел для постоянного и длительного хранения. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление листа - заверителя дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов; оформление реквизитов обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях. Обложки дел постоянного и долговременного хранения оформляются по установленной форме с указанием следующих реквизитов:наименование учреждения; наименование структурного подразделения; индекс дела; аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части);количество листов в деле;срок хранения дела;архивный шифр дела. Пример заверительного листа, в котором указывается количество листов в деле, приведен на рис.5.

Рисунок № 5. Пример заверительного листа

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела; в деле, имеющем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: «имеются документы за ... годы». На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год или год, месяц, число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарной даты допускается сокращенное цифровое написание в том случае, если это не будет приводить к неоднозначности толкования даты. При изменении названия организации (его структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию(структурное подразделение) на обложке дописывается новое название этой организации(структурного подразделения).Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, черными светостойкими чернилами или тушью. Составление описей дел На завершенные дела постоянного, долговременного хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного хранения описи не составляются. Описи дел структурных подразделений составляются работниками, ответственными за документацию, под непосредственным методическим руководством ведомственного архива. Описи составляются отдельно на:

дела постоянного хранения;

дела долговременного хранения;

дела по личному составу и иные однотипные дела (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.).В организациях, имеющих большой объем документов по каждому структурному подразделению, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно каждым подразделением под непосредственным методическим руководством ведомственного архива. По этим описям документы сдаются в ведомственный архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит ведомственный архив и по которой он сдает дела на государственное хранение. Допускается включать в опись дела за несколько лет в организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел. Форма описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения приведена на рис.6. В сводную опись дел по организации, которая утверждается ее руководителем, данные описи дел каждого подразделения включаются соответствующим разделом.

Рисунок № 6. Пример описи дел

Описи дел составляются по установленной форме в двух или трех и трех экземплярах. Описи на дела по личному составу (личные дела) могут составляться за несколько лет со сплошной нумерацией дел. При передаче дел из структурного подразделения в архив на всех экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) в архив дел, номера отсутствующих дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием-передачу дел, указывается дата. При передаче особо ценных дел проверяется количество листов в делах. Вместе с делами из структурных подразделений в архив передаются регистрационные журналы и другие регистрационные формы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения. Сроки хранения документов Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 No 558.Сроки хранения документов, указанные в Перечне, распространяются на все организации независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или нет. Срок хранения «постоянно» для документов организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть меньше 10 лет. Отметки «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), «ЦЭК» (центральная экспертная комиссия), «ЭК» (экспертная комиссия), поставленные в Перечне к конкретным видам документов, означают, что часть таких документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно». Срок хранения «до минования надобности» не может быть меньше одного года. При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы с пометками принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

документ хранение архив опись

Заключение

В заключении хочу сказать, что при правильном формировании дел и оформлении сопровождающих их документов обеспечивается быстрый поиск документов, также обеспечивается сохранность документов, учет количества дел. Правильно организованная работа по оформлению дел облегчит в дальнейшем передачу документов в архив.

Список литературы

Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. - 5-е изд., перераб. и доп. // Серия «Учебники и учебные пособия». - Ростов н/Д, Изд-во «Феникс», 2003.

Белов А.А., Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот. 4-изд., перераб. и доп. - М.: Книжный мир, 2004.

Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. 2-е изд. - СПБ.: Питер, 2006.

Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. 2-е изд., доп. и перераб. - СПб.: Питер, 2007.

Делопроизводство. Более 120 документов. Образцы, документы. Организация и технология работы. - М.: ООО «ТК Велби», 2003.

Документирование управленческой деятельности / А.Л. Комышев, Ю.Б. Королев, В.В. Маковецкий и др.; Под ред. В.В. Маковецкого. - М.: КолосС, 2005.

Кирсанова М.В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. - М.; Новосибирск: Инфра-М; Сиб. соглашение, 2006.

Список нормативно правовых актов

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1998.

Трудовой кодекс Российской Федерации. Принят Государственной Думой 21 декабря 2001 года. Одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 года.

Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. «Об информации, информатизации и защите информации».

Размещено на Allbest.ru