Размещено на http://www.allbest.ru/

Ревизия материальных ценностей на производственных предприятиях

инвентаризация тара списание стоимость

И.П. Драчёна к.э.н., доцент кафедры Финансов бухгалтерского учета и статистики

Королёвского института управления, экономики и социологии

К материальным ценностям относятся сырье, основные и вспомогательные материалы, топливо, запасные части, тара и тарные материалы..

Материальные затраты составляют примерно 2/3 издержек производства в промышленности, поэтому ревизия материальных ценностей является одним из наиболее важных участков.

В процессе ревизии следует проверить:

ѕ соблюдение условий, способствующих сохранности материальных ценностей;

ѕ организацию материально-технического снабжения;

ѕ законность и правильность операций по приобретению материальных ценностей;

ѕ полноту и своевременность оприходования материальных ценностей по местам хранения;

ѕ целесообразность заготовления материалов;

ѕ соблюдение норм запасов материальных ценностей;

ѕ правильности отпуска материальных ценностей в производство и другие цели;

ѕ правильность определения фактической себестоимости материальных ценностей;

ѕ правильность списания материальных ценностей на производство;

ѕ правильность расходования материальных ценностей в производстве, соответствие нормативам расходов;

ѕ правильность оценки незавершенного производства;

ѕ правильность оценки готовой продукции;

ѕ и другие вопросы, которые непосредственно связаны с конкретным видом производственной деятельности.

Основными источниками информации для проведения ревизий материальных ценностей являются:

ѕ договора поставки материальных ценностей;

ѕ доверенности, журнал учета выданных доверенностей;

ѕ приходные ордера (ф. № М-4);

ѕ акты о приемки материальных ценностей (ф.№ М-8);

ѕ лимитно-заборные карты (ф. № М-8);

ѕ счета;

ѕ требования-накладные (ф. № М-11);

ѕ товарно - транспортные накладные;

ѕ платежные требования;

ѕ накладные на внутреннее перемещение материальных ценностей;

ѕ накладные на отпуск материалов на сторону (ф. № М-15);

ѕ карточки складского учета материалов (ф.№ М-17);

ѕ материальные отчеты;

ѕ ведомости учета остатков материалов на складе;

ѕ первичные документы транспортных организаций связанных с перевозкой материальных ценностей;

ѕ первичные документы по погрузочно-разгрузочным работам; журнал учета поступающих грузов;

ѕ отчеты об использовании материальных ценностей на производстве;

ѕ инвентаризационные и сличительные ведомости;

ѕ акты внезапных ревизий;

ѕ акты об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (ф. № 35);

ѕ данные аналитического и синтетического учета по счетам 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретения материальных ценностей», 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 63 «Расчеты по сомнительным долгам», 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и другим счетам, которые непосредственно связаны с отражением операций по движению материальных ценностей;

ѕ ведомости № 10,10-с;

ѕ журналы-ордера № 1,2,6,7,8,10,10/1,11;

ѕ или соответствующие машинограммы;

ѕ Главная книга;

ѕ отчетные формы и т.д.

Проводя проверку материальных ценностей, ревизор руководствуется имеющимися на данном предприятии плановыми технико-экономическими нормативами расхода материальных ценностей на производство; планами материально-технического снабжения.

Ревизия материальных ценностей - один из наиболее трудоемких вопросов, который требует к себе не только повышенное внимание, но и, в зависимости от количества наименований единиц материальных ценностей, занимает много рабочего времени. Поэтому ревизия материальных ценностей, в основном, проводится выборочным путем, и лишь в случаях крайней необходимости ревизорами используется сплошной метод проверки.

Для бесперебойной работы производственного предприятия необходимо чтобы на нем было четко налажено материально-техническое снабжение.

В процессе ревизии нужно проверить обеспеченность плана производства, для чего ревизор анализирует правильность определения плановой потребности в материальных ресурсах с учетом нормативов производственных запасов, а также обоснованность норм расхода сырья и материалов.

С учетом отраслевых особенностей предприятия, а также в соответствии с целевым назначением, расчет плановой потребности в материальных ресурсах определяется: на основное производство; на вспомогательное производство; на повышение эффективности производства и т.д.

Ревизор должен выборочно проверить правильность расчетов плановой потребности в материальных ресурсах. Здесь необходимо помнить, что на предприятиях должно быть достаточное количество материальных ресурсов для работы, а также страховой запас. Страховой запас необходим для дальнейшей работы предприятия, в случае, если будут нарушены сроки поставки материальных ценностей.

Проверяя организацию материально-технического снабжения ревизору необходимо проверить: заключены ли договора поставки на полную потребность в материальных ресурсах; согласованы ли сроки поставки с учетом условий производства; согласованы ли цены на приобретаемые материальные ценности (предоставляются ли торговые скидки). Ревизору необходимо выяснить обоснованность выбора поставщиков; своевременно ли заключаются с ними договора; существуют ли случаи срыва производства по вине поставщиков (из-за недопоставки или несвоевременной поставки материальных ценностей); предъявляются ли штрафные санкции к поставщикам недоброкачественных материальных ценностей, а также в случаях срыва сроков поставок.

На практике встречаются случаи, когда предприятия закупают излишние материальные ценности, что ведет к замедлению оборачиваемости оборотных средств предприятия. Поэтому ревизор должен выяснить: какие материальные ценности излишне приобретены и насколько по ним превышены нормы запасов; на какую сумму; по чьему распоряжению была произведена закупка и т.д. Излишнее приобретение материальных ценностей ведет также к ухудшению качества и повышению норм потерь при их длительном хранении.

Очень важным вопросом является проверка правильности определения себестоимости заготовленных материальных ценностей. Ревизору следует проверить правильность отнесения на себестоимость заготовленных материальных ценностей топлива, расходов по разгрузке и доставке материальных ценностей на склады предприятия; расходы по приобретению тары и упаковки; расходы по командировкам, связанным непосредственно с заготовкой материальных ценностей и доставкой их на склад предприятия и т.д.

Одной из важных задач ревизии является проверка сохранности материальных ценностей. Ревизор должен проверить: организацию складского хозяйства; организацию охраны складов; подбор и расстановку кадров материально ответственных лиц; заключение договоров о материальной ответственности; организацию пропускной системы и внутрихозяйственного контроля.

Особое внимание ревизор должен уделить деятельности материально ответственных лиц. Здесь необходимо проверить: заключаются ли договора о материальной ответственности, а также своевременность их заключения (в момент приема на работу и подписании договора); согласован ли прием , перемещение и увольнение работников с главным бухгалтером; не привлекались ли они ранее к уголовной ответственности за расхищения товарно-материальных ценностей и денежных средств и т.д. Эти вопросы ревизор проверяет путем сопоставления данных отдела кадров и проверок по месту работы материально ответственных лиц, а также путем устных опросов.

Далее ревизору следует проверить, как соблюдаются правила складирования материальных ценностей, т.е. имеются ли хорошо оборудованные складские помещения и достаточно ли в них места для хранения необходимого количества материальных ценностей; нет ли потерь сверх норм при хранении материальных ценностей; оснащены ли места хранения материальных ценностей контрольно-измерительными приборами (весами, мерной тарой и т.д.) и соблюдаются ли сроки их клеймения; не хранятся ли материальные ценности в неприспособленных помещениях или под открытым небом и т.д.

Необходимо также проконтролировать состояние противопожарной безопасности, установлены ли надежные запоры и сигнализация, имеются ли сторожа в ночное время суток.

В обязательном порядке изучается организованная пропускная система. Ревизору необходимо изучить порядок выдачи пропусков, их учет в бухгалтерии и на пропускном пункте; контролируется ли на пропускном пункте ввоз и вывоз материальных ценностей со складов; не было ли случаев вывоза материальных ценностей по одним и тем же сопроводительным документам и т.д.

Ревизоры должны проверить все случаи выявления недостач, хищений и порчи материальных ценностей и обоснованность их списания. Проследить как эти потери и недостачи учитываются в бухгалтерском учете; принимаются ли меры к взысканию ущерба с установленных виновных лиц.

Проверяя организацию внутрихозяйственного контроля ревизору необходимо установить: проводятся ли внезапные инвентаризации материальных ценностей, а также своевременность проведения годовых инвентаризаций или инвентаризаций при смене материально ответственных лиц и в других случаях предусмотренных законом.

Ревизор должен убедиться, что инвентаризации проводятся своевременно; данные отраженные в инвентаризационных ведомостях отражены в полном объеме и верны; все сроки проведения инвентаризации были соблюдены; инвентаризационные описи оформлены в соответствии со всеми требованиями.

В процессе ревизии следует установить, принимаются ли меры к виновникам недостач, которые были установлены по результатам инвентаризации; не было ли случаев сокрытия недостач, под видом пересортице материальных ценностей; не завышались ли нормы естественной убыли и не применялись ли они к тем материальным ценностям, по которым не было установлено недостач.

Тщательно следует проверить, составляются ли акты на материальные ценности и малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, которые не пригодны к использованию. Следует помнить, что списанные материальные ценности должны быть уничтожены, а полученные при этом отходы, которые еще могу использоваться, списаны на склад. Здесь ревизор должен проверить, действительно ли данные материальные ценности являются непригодными к дальнейшему использованию.

В заключении следует проверить как организован контроль за деятельностью материально ответственных лиц со стороны бухгалтерии, членов ревизионной комиссии и отдела снабжения предприятия.

Следующим этапом ревизионной работы является проверка правильности организации приемки и отпуска материальных ценностей. Основными источниками поступления материальных ценностей на производственное предприятия являются: поставщики, свои вспомогательные производства, а также материальные ценности полученные от ликвидации основных средств, списания малоценных и быстроизнашивающихся предметов и др.

В последнее время важное значение приобрела проверка правильности отражения в учете материальных ценностей, причем как при постановке их на учет, так и при списании в расход, - НДС, акцизов, других доплат, надбавок, наценок к первоначальной их отпускной цене, не выделенных отдельной строкой в платежных документах или не предусмотренных договорами поставок. На практике, предприятия нередко сами, особенно в части ННС, применяют расчетные ставки и, таким образом, корректируют первоначальные цены на материалы, чем нарушают действующий порядок их оценки. Особенно это сказывается при включении их в состав затрат.

Важным элементом контроля является проверка правильности распределения транспортно-заготовительных расходов и отклонений от принятых на предприятии учетных цен между отнесенными на затраты материалами и их остатками на складах к концу отчетного периода.

При ревизии необходимо установить:

своевременно ли поступающие материальные ценности приходуются и отражаются в бухгалтерском учете;

имеются ли сопроводительные документы на поступающие материальные ценности и правильно ли они оформлены;

наличие перечня работников имеющих право получать материальные ценности по доверенности и т.д.

Ревизор может провести выборочную проверку путем сопоставления данных первичных документов с данными счетов предъявленных к оплате от поставщиков, тем самым он проверит полноту оприходования материальных ценностей.

В процессе ревизии следует выяснить, как на предприятии организован порядок выдачи доверенностей на получения товарно-материальных ценностей; ведется ли учет выданных доверенностей в «книге учета доверенностей»; пронумерованы ли все страницы данной книги и имеется ли на последней странице надпись «В настоящей книге пронумеровано и прошнуровано ….. страниц», подписана ли она руководителем предприятия и главным бухгалтером; правильность оформления доверенностей; существует ли приказ на лиц, имеющих право подписи доверенностей; соблюдаются ли сроки действия доверенностей; возвращаются ли своевременно не использованные доверенности, по которым истек срок действия; уничтожаются ли эти доверенности; а также отчитываются ли лица получившие доверенности после каждого получения ценностей документами.

При ревизии поступления материальных ценностей особо тщательно нужно проверить поступления материалов от подотчетных лиц. Путем сопоставления остатков материальных ценностей на складе и счетов поставщиков, в которых определяются качественные характеристики, ревизор может определить, соответствует ли данная цена приобретения материальных ценностей тем остаткам, которые находятся на складе.

Ревизор обращает внимание на правильность документального оформления поступающих материальных ценностей от поставщиков, вспомогательных производств, а также прочих источников: своевременность их поступления, полнота и точность отражения в них материальных ценностей, а также правильность оформления.

Ревизор проверяет и правильность отражения поступающих материальных ценностей на счетах бухгалтерского учета и соответствующих регистрах.

Проводя проверку операций по отпуску материальных ценностей, ревизор в первую очередь должен выяснить, лимитируется ли отпуск материальных ценностей со склада в производство, а также вносятся ли корректировки в лимит в связи с допустимой заменой материалов в производство.

Ревизор проверяет правильность расчета лимита, в соответствии с нормами отпуска материальных ценностей на производство. Следует проверить, кем эти нормы были утверждены, конкретно для каких предприятий, и в какое время.

Путем сопоставления норм расхода материальных ценностей за предыдущие годы, а также норм расходов за соответствующий отчетный период ревизор может выявить завышение расходов материальных ценностей.

Проверку правильности применения норм расходов материальных ценностей, целесообразно провести путем контрольного запуска сырья и материалов в производство. Контрольный запуск сырья и материалов в производство ревизор должен производить вместе со специалистами, по результатам которого составляется акт. Акт составляется в соответствии со всеми требованиями оформления и содержит следующие обязательные реквизиты: дата составления; вид контрольного запуска; участок (цех), материально ответственное лицо (бригада); члены комиссии, подробно изложены результаты контрольного запуска; подписи членов комиссии; а также виза руководителя предприятия, утверждающего результаты контрольного запуска.

Приступая к проверке использования материальных ценностей на производство, ревизору необходимо ознакомиться со специфическими особенностями предприятия, так как методы контроля за использованием материальных ценностей в производстве зависят от типов производства, от особенностей организации технологического процесса, от методов учета затрат на производство, а также от видов используемых на производство материальных ценностей.

Методом документального контроля проверяется правильность израсходованного на производство материальных ценностей, те материальные ценности, которые в период проведения ревизии имеются в наличии, рекомендуется проверять методом фактического контроля.

Правильность использования материалов на производство ревизоры проверяют путем сопоставления количества списанных на производство материальных ценностей с расходом по нормам необходимым для выпуска продукции, а также с учетом остатков незавершенного производства.

Для проверки правильности применения норм расходов при отпуске материальных ценностей со склада в производство ревизор, путем сопоставления данных отпуска материальных ценностей по лимитно-заборной карте и правильным применениям норм расходов с действующими нормами расхода на производство, которые ревизор может получить путем контрольного запуска материалов в производство.

Все выявленные случаи расхождений должен ревизор проанализировать и ответить на следующие вопросы:

ѕ какое конкретно количество сырья и материалов выдано на производство сверх установленных нормам расходов по конкретным товарным группам или номенклатура;

ѕ были ли оформлены соответствующие документы;

ѕ как было использовано сверх выданное сырье и материалы;

ѕ установлены ли причины и виновные лица перерасхода, применялись ли к ним меры взыскания ущерба;

ѕ была ли учтена излишне выпущенная готовая продукция и т.д.

На практике встречаются случаи отпуска материальных ценностей в производство без оформления каких-либо документов со склада, что является серьезным нарушением, поэтому ревизор должен проконтролировать документы по ежедневному отпуску материальных ценностей в производство.

Основными нарушениями, которые встречаются при проведении ревизии, являются:

ѕ материальные ценности в производство отпускаются без взвешивания, обмера, пересчета;

ѕ переданные в производство материальные ценности не оформляются сопроводительными документами;

ѕ передача материальных ценностей из смены в смену носит «формальный характер»;

ѕ порча, брак в производстве, отходы сырья не отражаются в технологических журналах;

ѕ отпуск продуктов для проведения анализа не оформляется документами;

ѕ производственные отчеты материально ответственных лиц составляются в соответствии с выпущенной продукцией, встречаются не оговоренные исправления, не соблюдаются сроки сдачи в бухгалтерию и т.д.

ѕ Важным моментом при проверке расходов материальных ценностей в производство является ревизия незавершенного производства. Здесь ревизор должен установить:

ѕ что конкретно включается в состав незавершенного производства;

ѕ нет ли случаев завышения объема незавершенного производства;

ѕ существуют ли факты сокрытия брака, недоделок, недостач материальных ценностей, и т.д.

ѕ Ревизору необходимо помнить, что в состав незавершенного производства не включаются:

ѕ материалы, которые получены со склада в производство, но еще не участвующие в производственном процессе;

ѕ полуфабрикаты, полученные со стороны или от вспомогательных производств;

ѕ комплектующие изделия;

ѕ окончательно забракованные изделия.

Правильность определения остатков незавершенного производства на прямую влияет на данные о себестоимости готовой продукции, и, соответственно, на размер прибыли, получаемой от реализации готовой продукции, а также и на другие показатели, характеризующие деятельность предприятия.

В связи с этим ревизор должен выяснить:

ѕ как часто проводится инвентаризация незавершенного производства;

ѕ каким образом определяется объем незавершенного производства;

ѕ каким образом производиться оценка незавершенного производства;

ѕ встречались ли случаи неточного учета незавершенного производства, которые выявлялись в ходе контрольных перепроверок;

ѕ устанавливались ли причины искажения данных и принимались ли меры к виновным лицам.

Правильность отражения на счетах бухгалтерского учета недостач и излишек, выявленных в ходе инвентаризации, является неотъемлемой частью ревизионной работы.

Основными нарушениями, которые ревизор может выявить при проведении ревизии отпуска материальных ценностей в производство, являются:

ѕ завышение норм расходов;

ѕ списание материальных ценностей в производство по нормам, а не по фактическому расходу;

ѕ сокрытие экономии материалов, полученных от внедрения прогрессивных технологий;

ѕ нарушения производственных рецептур, т.е. недовложение материалов предусмотренных рецептурой или замена дорогих материалов дешевыми, и т.д.

Ревизор должен проверить всю первичную документацию, по которой производится отпуск материальных ценностей в производство (требования, накладные на отпуск товаров на сторону, а также на внутреннее перемещения материальных ценностей и т.д.). Документы проверяются с точки зрения их правильности оформления и качества выданных материальных ценностей, а также верности указанных в них данных по количеству и сумме.

Операции по внутреннему перемещению материальных ценностей проверяются с точки зрения их экономической целесообразности и местам возникновения.

При проверке операций, по отпуску материальных ценностей на сторону, ревизору необходимо установить: по чьему распоряжению они были осуществлены, чем были вызваны и к каким дополнительным расходам привели. Все операции на отпуск материальных ценностей на сторону следует проверить сплошным путем; на документах, в обязательном порядке, должны стоять визы руководителя предприятия и главного бухгалтера. При этом ревизору рекомендуется сверить данные расходных документов склада и данные платежных документов, а также количественные данные по наименованиям материальных ценностей по заявкам (договорам, соглашениям) с их количеством по расходным документам склада. Здесь необходимо проанализировать все случаи неправильного распределения материальных ценностей, которые привели к нанесению материального ущерба.

Важное значение имеет ревизия операций с готовой продукцией. Основным моментом, который ревизор должен проконтролировать в первую очередь, является сохранность готовой продукции на складе предприятия или в других местах хранения готовой продукции.

Далее следует проверить правильность отпуска готовой продукции в магазины, на лотки и т.д., для чего ревизор должен сопоставить накладные выписанные по готовой продукции, с данными о таре, в которой она перевозилась (мешки, ящики, бочки и т.д.).

Путем метода взаимного контроля документов, ревизор, сопоставляет данные накладных, путевых листов, записей в книгах регистрации пропусков, книг учета доверенностей, может выявить случаи реализации неучтенной продукции.

Проверяя документы на отпуск готовой продукции необходимо обращать внимания на правильность их оформления: имеются ли все реквизиты, подписи материально ответственных лиц и главного бухгалтера, дата отпуска, полное наименование отпускаемых изделий, единицы измерения, количество и сумма. В документах не должно быть исправлений, помарок, подчисток, особенно по количеству и качеству реализуемого товара.

На практике встречаются случаи хищения готовой продукции при ее реализации, путем неправильного указания сорта или количества реализуемых изделий.

Большого внимание требует проверка учета и списания тары. На ряде предприятий количество тары и ее суммарная оценка значительны. Не редко предприятия стоимость тары (в тех случаях, когда она поставщиков материалов в платежных документах выделена отдельной строкой) включают в стоимость материалов, что делать категорически нельзя.

Необходимо также проверить, как учитывается тара на предприятиях-изготовителях продукции, для которых хранения продукции в таре предусмотрено технологическим процессом.

Одной из наиболее крупных групп, являются инструменты. Здесь ревизору необходимо проверить: как организован учет инструментов, каким образом обеспечивается сохранность, и в каком порядке выдаются инструменты в пользования рабочим. Необходимо проверить наличие малоценного инвентаря и сличить его с данными бухгалтерского учета. На практике встречаются случаи, когда закупленные на предприятии дорогостоящие предметы сразу списываются в износ и тут же исчезают в неизвестном направлении. Ревизор должен тщательно проверить все обнаруженные нарушения подобного образа и принять меры по восстановлению исчезнувшего инвентаря в учете. Проверяя хозяйственный инвентарь, необходимо проверить, не приобретались ли предметы, не нужные для эксплуатации на предприятии (мягкая мебель, дорогие люстры, ковры и т.д.).

Важным вопросом при ревизии является проверка правильности списания стоимости специальных инструментов и специальных приспособлений, особенно если они используются для выполнения разовых заказов. Ревизоры проверяют также состояние учета и порядок выдачи рабочим и другим работникам спецодежды и спецобуви. При этом необходимо проверить: имеет ли право получатель пользоваться спецодеждой и спецобувью за счет предприятия; соблюдаются ли на предприятии нормы выдачи спецодежды; соблюдаются ли сроки пользования ею. Нередки случаи, когда на предприятии выдается спецодежда и спецобувь в бесплатное пользование работникам, которые не имеют на это право. Ревизору следует выяснить: по чьему указанию произведена выдача, какова стоимость выданных предметов и сумма нанесенного материального ущерба, а также принимаются ли меры к виновным лицам.

В случае реализации материальных ценностей ревизор проверяет правильность определения цены их реализации, отражения на счетах бухгалтерского учета, а также правильность исчисления налогов и документального оформления этих операций.

В заключении можно сказать, что проверку операций материальных ценностей можно проводить по разным направлениям, в зависимости от особенностей организации конкретного производства и организации бухгалтерского учета этих операций, на каждом, отдельно взятом, предприятии.

Размещено на Allbest.ur