Основные задачи и функции архивов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВОВ

1. Комплектование архивов

Комплектование архивов -- это система мероприятий, направленная на отбор и передачу документальных материалов на государственное хранение. Комплектование архивов осуществляется в соответствии с их профилями, т.е. установленными для архивов определенными составами документов. К процессу комплектования архивов относятся: 1) определение источников пополнения документального состава архивов; 2) распределение документов по архивам; 3) подготовка документального материала к хранению и передача их в архивохранилища.

При работе с организациями архивисты руководствуются «Методическими рекомендациями по составлению и ведению списков учреждений, организаций и предприятий -- источников комплектования госархивов» и «Рекомендациями п организации и ведению списков учреждений, организаций предприятий -- источников комплектования государствен ных и муниципальных архивов». В случаях, если речь иде об организациях негосударственной формы собственности методической базой для работы с ними являются рекомендаци ВНИИДАД «Отнесение организаций и предприятий новог типа к числу источников комплектования госархивов» и «От бор на государственное хранение управленческих документов образующихся в деятельности негосударственных организаци (новых хозяйственно-экономических структур)».

Организацией и проведением работы по комплектованию государственных архивовдокументами занимаются все архив ные учреждения -- как руководящие архивные органы, так сами государственные архивы.

Особенности комплектования государственных и ведом ственных архивов. Ранее мы уже говорили, что ведомственны архивы принимают документы от структурных подразделений и подведомственных учреждений всех сроков хранения, по этому комплектован не ведомственных архивов осуществляется (.-тематически. В ведомственный архив или объединенный ведомственный архив документы поступают ежегодно. Из структурных подразделений учреждения (управлений, отделов, секторов) дела передаются по описям по завершении их в дело-дроизводстве (дела с кратковременными сроками хранения (до 3-х лет) в архив не передаются, они выделяются к уничтожению в структурных подразделениях). В ведомственных архивах (ранятся временно, в пределах установленных для них сроков. По их истечении документы научного значения передаются на вечное хранение в государственные архивы, остальные -- выделяются к уничтожению. Профиль ведомственного архива ограничивается документами своего учреждения или фондами учреждений одной системы. Ответственность за организацию, сохранность и использование документов архивов всех ведомств и учреждений несут их руководители. Кроме того, на руководителей министерств и ведомств возлагается обеспечение контроля за состоянием архивов в подведомственных учреждениях. При определении сроков хранения документов в архивах учреждений учитываются интересы практического использования документов этими учреждениями и возможности обеспечения их сохранности. По истечении сроков хранения в архивах этих учреждений документы передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные архивы.

Комплектование государственных архивов сложнее. Оно включает в себя мероприятия, связанные с определением источников поступления документов в государственные архивы -- круга учреждений-фондообразователей, с отбором документов на государственное хранение и распределением их по сети государственных архивов. В процессе отбора восполняются утраченные основные документы учреждений; для дублетов документов устанавливается количество экземпляров и архивы, в составе которых они должны храниться; осуществляется розыск недостающих материалов, относящихся к составу государственных архивов. К системе мероприятий, связанных с комплектованием государственных архивов, относится также прием-передача документов и дел из ведомственных и объединенных ведомственных архивов в государственные архивы. Основной задачей комплектования государственных архивов является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю каждого конкретного государственного архива. Это помогает правильно организовать документы, создать систему научно-справочного аппарата по материа лам архива, обеспечить их всестороннее использование.На государственное хранение документы и дела принимаются в установленные сроки, в полном составе и приведенными в порядок. Распределение документов по сети государственных архивов производится с учетом принципа недробимости архивных фондов и их комплексов, а также основных признаков классификации документов, к числу которых относятся принадлежность архивных документов к историческим эпохам определенным административно-территориальным единицам, отраслям государственной и общественной деятельности с учетом способа и техники их создания.

Для осуществления правильного комплектования государственных архивов архивные учреждения должны систематически контролировать своевременный прием документов в архивы учреждений от всех структурных частей, особенно полноту состава и упорядоченность материалов, которые в дальнейшем поступят на государственное хранение. Необходимо контролировать и правильно направлять работу архивов учреждений по фондированию и учету документов; изучать историю государственных учреждений и административно-территориальных преобразований, происходивших на территории региона; иметь списки учреждений, существовавших ранее в данном регионе, а также сведения о неполноте документов отдельных фондов, об утраченных и погибших материалах; брать на учет документы, хранящиеся в рукописных отделах библиотек музеев, других учреждениях, относящиеся к профилю конкретного государственного архива. Если документы каких-либо фондов в свое время не поступили в государственных архив, необходимо принять меры к розыску этих материалов, а в случае утраты ценных документов следует принять меры к их восстановлению. Архивные учреждения должны проводить большую работу по учету и выявлению личных фондов политических, государственных и общественных деятелей, деятелей литературы и искусства, документы которых представляют научное значение. Распределение документов по сети государственных архивов производится в соответствии с принципом недробимости архивных фондов, с учетом исторической эпохи, административно-территориальной единицы, а также с учетом. принадлежности к определенным отраслям государственной и общественной деятельности. Источниками комплектования документальных материалов дореволюционного периода могут быть рукописные отделы библиотек, музеев, архивы некоторых научных учреждений и организаций, хранящие материалы этого периода и имеющие государственное значение, а также документы отдельных лиц. Источниками пополнения архивного фонда РФ являются федеральные музеи, библиотеки; органы государственной власти; академии наук РФ; документы учреждений, организаций, имеющие государственное значение; личные архивы политических общественных деятелей, деятелей пауки, техники, литературы и искусства. I Прием документов на хранение в ГАФ имеет выборочный характер: из общей массы материалов отбирается их небольшая часть -- выборка, которая репрезентативно (или представительно) отражает информационные свойства, присущие всему исходному объему документов. Выбор совершается из равноценных документов, а не основывается на предпочтении более ценных менее ценным, как это происходит в процессе экспертизы ценности документов.

Перед архивистами стоит непростая задача наиболее точного определения круга организаций, документы которых могут быть приняты в архив и представляют научную ценность. Государственные организации, документы которых передаются в архив, определяются по следующим критериям: 1) функционально-целевое значение организации; 2) полнота отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций. При решении вопроса о приеме в госархив документов негосударственных организаций учитываются их особая роль среди других подобных организаций, масштаб деятельности, вид организации (ее организационно-правовая форма).

2. Учет и обеспечение сохранности документальных материалов

Понятие и задачи учета архивных материалов. Документы, хранящиеся в архивах, подлежат обязательному учету, под которым понимаются установление и регистрация количества архивных материалов, их состава, учет их состояния и система хранения. Количество зарегистрированных архивных материалов отражается в учетных документах архивов. Являясь средством обеспечения сохранности документов, учет в то же время дает возможность адресного поиска архивных материалов (по архивам, фондам, описям, делам, т.е. по единицам учета). Основной особенностью всех учетных документов является их органическая связь и взаимодополняемость. Это позволяет вести учет архивных материалов на всех стадиях их хранения и по любым классификационным группам.

Учет документов выполняет ряд важных задач. Во-первых, он является необходимым условием обеспечения сохранности документов, так как без точных сведений о количестве и составе архивных материалов можно не заметить пропажи документов, а при стихийных бедствиях (наводнение, пожар) -- не установить, какое количество и какие именно документы пострадали. Во-вторых, учет обеспечивает хорошее качество составляемых архивом справочников (каталогов, обзоров, путеводителей). В-третьих, он облегчает выявление необходимых сведений по разнообразным темам, способствуя широкому использованию документов в научных и практических целях. В-четвертых, госархивы посредством учета и регистрации документов получают возможность проводить планомерное комплектование архивных материалов в соответствии со своим профилем. Наконец, учет является основой планирования работы госархива.

Единицы учета архивных документов. Учет архивных материалов представляет собой централизованную систему учета документов путем сосредоточения в органах архивного управления сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения в них. Единица учета архивных документов -- эта принятая в архивном деле единица измерения количества документов (лист, дело, архивный фонд, кинофильм, микрофильм, фонодокумент и т.д.). Основными единицами учета являются фонды и дела. Дела учитываются по описям, фонды -- по спискам фондов и по листам фондов. В архивах ведут книгу поступлений архивных материалов.

Книга поступлений документов представляет собой учетный документ, с помощью которого осуществляется первичный учет поступающих в архив материалов. В книге указываются основные данные о каждом документе: когда, от кого и на основании какого документа поступили материалы; наименование, годы, объем, какие номера фондов им присвоены. Книга поступлений дает возможность узнать в каждом отдельном случае, когда, откуда и в каком состоянии были получены те или иные материалы; установить поступление в архив фондов и дел за каждый год; показать динамику роста архива за тот или другой отрезок времени; правильно вести отчетность о приеме архивных материалов. В книгу в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, является поступление первым по данному фонду или повторным. Каждое поступление получает порядковый номер, независимо от того, состоит оно из материалов одного или нескольких фондов.

Список фондов -- это учетный документ, представляющий собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров. Фонды заносятся в список в порядке их поступления. Каждый поступающий в архив фонд в хронологической последовательности получает порядковый номер, который не может быть присвоен другому фонду. В случае передачи или утраты фонда этот номер другому фонду не присваивается. Перенумерация хранящихся в архиве фондов может проводиться лишь в исключительных случаях, например в результате утраты большого количества фондов. В архивах, хранящих документы современных, советских и дореволюционных учреждений, списки фондов ведутся раздельно для каждой из этих групп фондов с самостоятельной порядковой нумерацией. Например, перед номерами фондов советских учреждений проставляется буква «Р», отделяемая от номера фонда чертой (Р -- 1, Р -- 2, р- 3 и т. д.). Во всех других случаях список фондов ведется один для всего архива.

В списке фондов помимо номера и даты первоначального поступления фонда указывается полное официально принятое название учреждения-фондообразователя или, если оно есть, его сокращенное название. Если название фондообразователя менялось, то указываются все названия в хронологической последовательности. Если фонд полностью выбывает из архива, то в графе «Отметка о выбытии» указываются учреждение, куда переданы материалы, атакже название, номер идатадокумен-та, на основании которого выбыли материалы.

Форма списка фондов предусматривает только постоянные сведения: номер и название фонда. Меняющиеся сведения (количество и годы документов) отражаются в листе фонда.

Лист фонда -- это учетный документ, отражающий сведения о названии и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и описей на дела и документы фонда. Лист фонда составляется при первом поступлении материалов после записи в книгу поступлений и в список фондов и служит первичным источником информации по фонду: он кратко раскрывает содержание материалов и дает динамичную картину состава и состояния фонда благодаря наличию записей всех поступлений и каждого выбытия материалов. Этот документ является важнейшей формой учета архивных материалов, так как содержит суммированные сведения о составе фонда в целом и происходящих изменениях.

Лист фонда состоит из трех основных разделов. Это:

во-первых, общая характеристика материалов, включающая название фонда и крайние даты каждого названия, дату первого поступления, местонахождение фонда (название государственного архива), номер фонда, дату посылки карточки фонда вышестоящему архивному учреждению, прежний номер фонда, примечание; во-вторых, учет неописанных материалов, включающий количественные показатели и документальное основание поступления и выбытия материалов, а также наличное количество дел на каждую дату записи;

в-третьих, учет описанных материалов, включающий характеристику описей (номера описей, их названия, даты и объем в делах), выбытие описанных материалов, а также наличное количество дел по каждой описи и фонду в целом по состоянию на каждую дату записи.

Форма листа фонда позволяет представить в конкретных объемных показателях состояние фонда и состав его описей. По листу фонда присваивается номер каждой описи. Если материалы какой-либо описи выбывают из архива, то ее номер другой описи не присваивается, чтобы впоследствии не затруднять ссылки на документы в процессе их использования.

В некоторых случаях лист фонда может пересоставляться, в частности, если материалы фонда были подвергнуты пересистематизации, переработке, перешифровке, в результате чего он перестал отражать содержание материалов. Новый лист фонда составляется также при приеме фонда из другого государственного архива. В указанных двух случаях составляется новый лист фонда, а старый (составленный до переработки или полученный из другого архива) помещается в дело фонда.

Листы фондов архива располагаются в порядке номеров фондов и составляют один или несколько прошнурованных и опечатанных печатью архива томов. Если в архиве хранятся фонды советских и дореволюционных учреждений, то листы фондов комплектуются в два различных тома соответственно нумерации фондов каждой группы фондов.

Карточный указатель к .листам фондов. Являясь частью системы научно-справочного аппарата, листы фондов выполняют не только учетные, но и информационные функции, поскольку включают важные сведения о содержании фондов. Однако принятый в практике архивного дела и оправдавший себя с точки зрения учета принцип систематизации листов фондов по номерам фондов не позволяет вести поиск фондов по их названиям, поэтому возникла необходимость в подсобном справочном аппарате -- карточном указателе к листам фондов. В указатель включаются сведения о названии фонда, его номере, объеме и крайних годах материалов. Если название фондообразователя менялось, то в указатель включается каждое название. Группировка названий фондов внутри указателя производится в соответствии с заранее разработанной схемой в зависимости от характера хранимых материалов. В основу схемы может быть положена группировка по разделам согласно производственно-отраслевому признаку (например, органы государственного управления, суд и прокуратура, промышленность, сельское хозяйство, транспорт и др.). Внутри основных рубрик производится дальнейшая группировка названий однородных фондов по признакам характера деятельности, роли производства, подведомственности. Так, раздел «Промышленность» может состоять из подразделов: тяжелая, лесная, легкая, пищевая. Внутри раздела может производится дальнейшая детализация. Например, карточки, относящиеся к тяжелой промышленности, могут подразделяться по отраслям: черная и цветная металлургия, химическая, нефтяная, газовая, угольная и др. В пределах последнего деления карточки располагаются в алфавитном порядке наименований фондов.

При небольшом количестве фондов первой группы может быть принят простейший способ, заключающийся в группировке карточек по однородным фондам. Образованные группы фондов располагаются в алфавитной последовательности названий (например, арбитражи, заводы, издательства, колхозы). Внутри каждой группы фондов карточки могут систематизироваться по наиболее характерным для каждой группы признакам: род производства, характер деятельности. Например, если систематизируются заводы, то они могут быть автомобилестроительные, вагоноремонтные и т.д. В образованных низших делениях карточки, как и в первом случае, размещаются в алфавитном порядке наименования фондов.

Кроме основных карточек составляются ссылочные карточки, имеющие целью отослать от одной рубрики или подрубрики указателя к другой, например: «Отделения агентства» см. «Агентства». Ссылочные карточки могут взаимно связать группы карточек, стоящие под разными рубриками и подрубриками указателя, например: «Бюро статистическое» см. также «Комитеты статистические». Практикуется составление ссылочных карточек на каждое переименование фондообразователя (если эти переименования существенно отличаются друг от друга) и на основании инверсии и аббревиатуры. Только такой полный указатель позволяет ориентироваться в фондовом составе архива.

Опись -- основной документ учета единиц хранения -- представляет собой перечень единиц хранения одного фонда. Если фонд имеет ряд описей, то они получают порядковые номера. Иногда одна большая опись для удобства пользования делится на несколько частей, но все они имеют общую нумерацию единиц хранения. Каждая опись имеет итоговую запись, где содержатся сведения о числе включенных в нее единиц хранения. При наличии в архиве большого количества описей может вестись реестр описей, в котором указываются номер фонда, описи, название описи, крайние годы материалов, внесенных в опись, количество дел, листов в описи. Документы, образующиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, частных лиц входят в состав дел, учет и состав которых ведется путем нумерации листов черным графитным карандашом.

Паспорт архива -- это учетный документ, в котором содержатся два раздела: 1) сведения об условиях хранения, объеме хранящихся в архиве документов, составе научно-справочного аппарата к ним и кадрах архива; 2) данные о количестве фондов архива, количестве дел, в том числе внесенных в описи, микрофильмированных. В паспорт также включаются соответствующие объемные показатели о документах на бумажной основе, кинофотофонодокументах, микрофильмах. Паспорт архива составляется ежегодно на 1 января наступившего года в двух экземплярах, один из которых остается в архиве, а второй направляется в архивное управление (отдел), где паспортные данные суммируются по всем подведомственным архивам. Далее составляется сводный паспорт по архивам субъекта Федерации, содержащий сведения о количестве архивов и количестве находящихся у них на хранении дел.

Карточка фонда -- это сокращенный вариант листа фонда, где указывается номер и название фонда с перечислением всех переименований и дат этих переименовании; название архива, в котором хранится фонд; дата первого поступления карточки фонда в архивный орган; прежний номер фонда того архива, где фонд хранился раньше. Карточка фонда содержит также сведения об объеме фонда (включая описанные и неописанные дела) на 1 января наступившего года; составе фонда с указанием крайних дат структурных частей фондообразователя или групп документов. Она дает архиву суммарные сведения о составе и количестве документов, в том числе о тех, которые в будущем поступят в этот архив.

В районном (городском) архиве с переменным составом на материалы каждого учреждения при первом их поступлении в архив составляется карточка фонда, которая состоит из двух разделов. В первом разделе записываются все названия фонда, крайние даты этих названий, номер фонда, а также делается отметка о месте хранения фонда в архиве (номера помещений, стеллажей и полок). Во втором разделе карточки фонда ведется учет поступления и выбытия материалов, а также учет описей. Таким образом, список фондов объединяет в себе функции книги поступлений и списка фондов, которые ведутся в государственных архивах с постоянным составом, а карточка фонда является некоторой модификацией листа фонда. На основании описей и карточек фондов ежегодно заполняется раздел паспорта архива, где указываются общее количество фондов и дел, их крайние даты, количество материалов, приведенных в порядок, из них отдельно количество материалов постоянного и долговременного сроков хранения, подлежащих сдаче в вышестоящий государственный архив. Форма карточки фонда позволяет отражать все изменения, происходящие в его составе и объеме. Записи об этих изменениях делаются в архивных управлениях (отделах) на основании ежегодно получаемых от государственных архивов «Сведений об изменениях составе и объеме архивных фондов». В сведениях приводятся: 1) номер и название фонда, в котором произошли изменения; 2) название структурной части или групп материалов с указанием года документов, которые поступили в архив или выбыли из него.

При передаче фонда из одного государственного архива в другой карточка фонда остается в фондовом каталоге на прежнем месте с отметкой на ней, в какой архив передан фонд и за каким номером он там числится. Новая карточка фонда, полученная архивным органом от государственного архива, в который был передан фонд, включается в фондовый каталог по новому местонахождению фонда.

Карточки в фондовом каталоге располагаются по алфавиту названий архивов, а внутри -- по номерам фондов. Для быстрого нахождения карточек в фондовом каталоге к нему составляется картонный указатель по образцу указателя к листам фондов.

Цели и периодичность проверки наличия и состояния архивных материалов. Учет архивных материалов динамичен, т.е. он отра-жает все изменения в количестве и составе документов каждого фонда: в учетных документах отражается каждое поступление и выбытие единиц хранения. Периодически проводится проверка наличия и состояния архивных материалов. Необходимость периодической проверки вызывается постоянным перемещением материалов в хранилище, выдачей дел для использования. Кроме того, контролируется физическое состояние материалов, которое является показателем правильности режима хранения. Цель проверки наличия и состояния дел в государственных архивах -- установить соответствие фактического наличия дел описательным статьям и итоговым записям в описях; выявить поврежденные дела, содержащие документы с затухающими текстами, требующие реставрации, переплета, дезинфекции, перевода на другую основу и т.п. Проверка проводится в архивах в соответствии с утвержденными текущими и перспективными планами, в которых предусматривается проверка материалов всех фондов данного архива. Проводится проверка строго по фондам. Очередность проверки определяется по спискам и листам фондов, картотекам анализа состояния научно-справочного аппарата. В случае стихийных бедствий, массовых перемещений фондов и других обстоятельств, за время которых могут быть утрачены документы, возможно проведение внеочередных единовременных проверок наличия и состояния всех фондов архива либо отдельных комплексов материалов.

Периодически (один раз в год, в квартал) должны проверяться дела, которые в течение предшествующего периода (года, квартала) выдавались из хранилищ.

Проверка проводится по описям, которые необходимо предварительно выверить, т.е. проверить, правильно ли отражены в итоговой записи литерные и пропущенные номера, соответствует ли итоговая запись фактически числящимся по описи номерам дел. Проверка проводится путем сверки фактического наличия дел с описью, при этом сверяется описательная статья описи (номер дела, номер делопроизводственный, заголовок, крайние даты документов дела, количество листов) с описанием дела на его обложке. Физическое состояние определяется путем визуального осмотра дела.

В процессе проверки устанавливается фактическое наличие дел; выявляются материалы, относящиеся к фонду, но не внесенные в описи; устанавливается общее количество дел, внесенных и не внесенных в описи; выявляются дела, ошибочно внесенные в ту или иную опись и т.д. При записи неисправимо поврежденных дел необходимо сразу же описывать характер повреждения. Если при проверке не обнаруживаются какие-то дела, то по окончании работы предпринимаются попытки к их розыску. По окончании проверки фонда составляется акт проверки наличия и состояния документов.

Лист проверки наличия и состояния архивных материалов заполняется непосредственно в ходе проверки на каждую опись отдельно. Если фонд небольшой, допускается составление единого листа на все описи. Листы проверки нумеруются по порядку номеров в пределах каждой проверки и хранятся в деле фонда. Если опись составлена на большое количество дел (тысячи и десятки тысяч), лист проверки будет иметь много страниц-продолжений, при этом возможна брошюровка листов проверки в отдельный том, который хранится вместе с делом фонда как его продолжение. При проверке наличия дел, до документы которых (ввиду их художественной ценности или по иным причинам, например материалы личных фондов, картографические материалы) не могут быть подшиты, хранятся в папках и учитываются по внутренним описям, проводится также сверка наличия документов с внутренней описью, при этом проводится проверка наличия листов. Итоги такой проверки фиксируются в листе проверки, наличия и состояния дел, в соответствующих графах которого проставляются не номера дел, а номера листов.

На основании итоговых записей в листах проверки составляется акт проверки наличия и состояния, в котором указываются номер, название и категория фонда, дата проверки, а также суммарные данные по итогам проверки: количество дел, числящихся по описям, количество дел, не оказавшихся в наличии, количество литерных номеров, не отмеченных в описях, пропущенных номеров, неправильно подложенных дел. а также количество дел, оказавшихся в наличии. В акте указывается также количество дел, требующих подшивки, дезинфекции и дезинсекции, реставрации, восстановления затухающих текстов. Одновременно с актом проверки в случае необходимости могут составляться справки о технических ошибках при подсчетах, акты обнаружения неучтенных дел, акты о неисправимом повреждении дел и др.

Акты проверки наличия и состояния дел с приложением других документов проверки рассматриваются директором архива, который утверждает акт и другие документы и дает распоряжение о дальнейшей работе. Если в ходе проверки не было выявлено нарушений в условиях хранения документов фонда, то материалы проверки подшиваются в дело фонда, а данные о делах, требующих проведения дезинфекции, переплета, реставрации, служат основанием для планирования работ лабораторий микрофотокопирования и реставрации документов.

Учет документов в архивах с переменным составом и ведомственных архивах. В архивах учреждений, организаций и предприятий фонды и дела подлежат учету. Основными учетными документами являются описи дел, список фондов, листы фондов, паспорт архива. На каждый фонд заводится дело фонда. Дела учитываются прежде всего по описям. Документы со сроками хранения до 10 лет включительно могут учитываться по номенклатурам дел. Каждой описи при ее поступлении в архив присваивается очередной порядковый номер по листу фонда. Если документы одной описи поступают по частям, то номер присваивается описи при первом поступлении, все последующие продолжения учитываются под тем же номером. Описи документов постоянного и временного хранения нумеруются отдельно. Номенклатурам, заменяющим описи материалов временного хранения, присваиваются по месту хранения фонда очередные порядковые номера описей материалов временного хранения с добавлением буквы «н».

Особенностью учета документов в ведомственных архивах является его взаимосвязь и преемственность с учетом документов в государственном архиве. Так, если материалы данного фонда уже имеются на хранении в архиве, то нумерация фондов, а также порядок нумерации описей согласовываются с этим государственным архивом.

Лист фонда ведомственного архива во многом напоминает лист фонда государственного архива как по форме, так и по своему назначению. В листе фонда ведомственного архива приводятся полное название фонда со всеми его переименованиями, даты деятельности и переименований учреждения-фондообразователя, номер фонда, сведения о составе и объеме фонда и всех происходящих в нем изменений. Как и в государственном архиве, лист фонда используется для учета описей. Все записи в листе фонда об изменениях в объеме и составе производятся со ссылками на соответствующие документы.

На основании листов фондов в архиве ежегодно заполняется раздел паспорта архива, где указываются общее количество фондов и дел, крайние даты материалов, состояние обработки документов постоянного хранения в самом архиве, а также количество и крайние даты документов постоянного хранения в подразделениях учреждения. На основании листа фонда составляются карточка фонда, направляемая в архивный орган, а также ежегодные сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов, которые по своей форме во многом повторяют аналогичные учетные документы государственных архивов.

Назначение дела фонда, которое ведется в ведомственном архиве, аналогично делу фонда в государственном архиве.

3. Обеспечение сохранности архивных документов

На протяжении достаточного большого исторического периода необходимость сохранения архивных документов и ответственность за их гибель были закреплены в законе. Так, Судебник 1550 года предусматривал такое суровое наказание, как битье кнутом, за порчу документов. В петровское время на смену телесному наказанию приходит денежное взыскание. В советское время положение о ГАФ СССР (1941 г.) угрожало уголовной ответственностью за гибель и хищение документов, а также за разглашение секретных сведений из документов. Одним из первых специальных законодательных актов по проблемам защиты архивных документов стал Закон СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры» от 1976 года. Закон подчеркивал, что памятники истории и культуры являются достоянием народа и составляют неотъемлемую часть мирового культурного наследия. К числу таких памятников закон относил и документальные памятники. В действующем Законе об архивном деле также сказано, что собственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, обязаны обеспечивать их сохранность. Система мер по организации хранения включает в себя следующие направления:

1) обеспечение физико-химической сохранности документов (организация хранения документов в соответствии с требованиями к температурно-влажностному, световому, санитарно-гигиеническому, охранному режиму, а также требованиями противопожарной безопасности);

2) создание материально-технической базы хранения документов, включающей здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения, консервация документов;

3) учет движения и контроль за физическим состоянием документов, предполагающие отражение всех изменений в учетных формах архива;

4) копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования. Это направление деятельности возлагает на архивиста дополнительные задачи по учету и организации хранения страховых копий помимо основных фондов архива.

Требования к обустройству архивохранилищ. В первую очередь обеспечение сохранности документальных материалов осуществляется путем постройки хранилищ с закрытым доступом. Разработаны типовые проекты для архивов с различным объемом хранилищ. В них предусмотрены специальные помещения для обеспыливания и реставрации документов. Требования, предъявляемые к зданиям и помещениям архива, зафиксированы в современных нормативных и методических Документах -- «Основных правилах работы государственных архивов Российской Федерации», в ряде ГОСТов, методических разработках. Условия хранения документов дифференцируется в зависимости от их состава и материала, на котором они сделаны (печатные документы, кинофонофотодокументы на бумаге или пленке). Если, например, в организации не предусмотрено специальное помещение для архива, то для хранения документов следует переоборудовать часть административного здания в соответствие с нормативными требованиями. Помещение не должно быть ветхим, деревянным, подвальным, чердачным, неотапливаемым, лишенным естественной вентиляции. Поблизости от архивного помещения не должно быть пожароопасных объектов, промышленных зданий, загрязняющих воздух агрессивными газами и пылью. Нельзя размещать архив поблизости от помещения, занятого службами общественного питания, пищевыми складам. В непосредственном хранилище архивных материалов запрещается совмещение хранилищ и рабочих помещений любого назначения. Помещения должны иметь удобные для эвакуации выходы к лифтам и лестничным клеткам. Внутренняя отделка помещений должна проводиться с использованием материалов, не собирающих пыль. В комнатах хранения не следует прокладывать трубы водоснабжения и канализации; если трубы проложены, то они заключаются в изоляционные короба и подлежат постоянному контролю, чтобы исключить возможность аварии. Электропроводка должна быть скрытой. Хранилища желательно отделять от соседних помещений архива несгораемыми стенами. Если архивохранилище размещается на первом этаже, окна заделываются металлическими решетками. Помещения для архива должно отвечать требованиям пожарной безопасности и быть оборудовано пожарной сигнализацией. Запрещается пользоваться в таких помещениях электроприборами, зажигать свечи, курить.

Помещения для архива обязательно оснащаются установками кондиционирования воздуха и другим оборудованием, обеспечивающим оптимальный для хранения документов температурно-влажностный режим. Рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах от 14 до 20 градусов тепла.

В помещениях читального зала следует предусмотреть водяное отопление. Воздухообмен помещений читального зала обеспечивается от общей системы приточной вентиляции с кратностью воздухообмена: приток -- 3, вытяжка -- 2; отделка стен и потолков должна быть выполнена из несгораемых материалов. Помещение читального зала должно быть снабжено переносными углекислотными огнетушителями.

В том случае, если здание архива сооружается специально, его строительство и эксплуатация должны осуществляться с соблюдением требований пожарной безопасности, правилами и инструкциями по пожарной безопасности в учреждениях Росархива. Если выделяется здание (помещение) для переоборудования под архив, признать его годным можно только после экспертизы. экспертная комиссия в составе всех профильных служб (архивных, пожарных, санитарных, охранных) внимательно изучает площадь выделенного помещения; расположение данного помещения в здании (этаж); месторасположение здания; состояние физико-химической среды помещения. По этим критериям должны быть получены конкретные данные. Для удобства составляется чертежный план выделенного помещения. Если установлено соответствие помещения вышеперечисленным критериям, составляется акт, который подписывает все члены экспертной комиссии.

Для того чтобы учитывать место хранения каждой группы материалов в архивохранилище, нумеруются все помещения архива, стеллажи и полки. Если архив располагает помещением в разных зданиях (корпусах), каждому из них присваивается номер. Нумерация комнат самостоятельна по каждому зданию и этажу, комнаты нумеруются от входа слева направо. Если комнаты переходят одна в другую, то нумерация ведется последовательно от первой комнаты. Стеллажи нумеруются, как правило, в пределах комнат слева направо от входа. Стеллажи бывают двусторонние (стоящие торцами к стене) и односторонние (расположенные вдоль стены). Нумеруются они подряд, независимо от длины, высоты, односторонности или двусторонности и других особенностей. Стеллажи состоят из секций -- в архивах их принято называть шкафами. Стеллажные шкафы также нумеруются в пределах каждого стеллажа слева направо от входа. В двусторонних стеллажах нумерация шкафов начинается от стены, доводится до наружного края стеллажа и продолжается с другой стороны. Полки нумеруются сверху вниз, так как установка или укладка дел на стеллажах начинается с верхних полок.

Есть несколько способов укладки документов на стеллажах: вертикальный и горизонтальный, в связках и в коробках. В настоящее время все дела постоянного хранения переплетаются, поэтому в государственных и ведомственных архивах они хранятся, как правило, в вертикальном положении. Стоят дела достаточно плотно прижатыми друг к другу, но основное давление направлено на корешок, поэтому листы внутри дела давления не испытывают, и это благоприятно сказывается на сохранности документов. Вынимать вертикально стоящие дела легко (если они не перевязаны шпагатом). При транспортировке для удобства и обеспечения сохранности следует делать связки дел и прикреплять к ним ярлыки. В конце года в канцелярии и структурных подразделениях готовят обложки в соответствии с номенклатурой дел. Для этого используются, как правило, твердые папки-скоросшиватели. Дела в мягких обложках хранить вертикально нельзя, так как от этого ветшают и рвутся нижние края документов. Кроме того, шпагат, которым перевязывают дела, часто рвет обложки. Поэтому дела в мягких обложках целесообразно хранить в горизонтальном положении.

Если материалы часто используются для справок, то их удобнее помещать в коробки, так как при постоянном развязывании и завязывании связок не только изнашиваются обложки, но страдают и документы, а из коробок дела легко вынимать и подкладывать обратно. К связкам привязываются, а на коробки наклеиваются ярлыки с указанием названия фонда и структурного подразделения, номера фонда (там, где их несколько), номера описи, года, первого и последнего номеров дел, включенных в связку (коробку) и номера связки или коробки. Нумерация связок ведется в пределах фонда или части фонда (в зависимости от порядка размещения материалов). В некоторых государственных и ведомственных архивах для переплетенных дел применяют ярлыки-перекладки из мягкого картона типа папки без клапанов, но с завязками из тесьмы.

Топографические указатели. Для ориентирования в постоянно меняющихся материалах, хранящихся в архиве, служат топографические указатели -- справочники, отражающие размещение документов в архивохранилище. Топографические указатели бывают двух видов: постеллажные и пофондовые Назначение постеллажного указателя -- фиксировать сведения о том, какими материалами заняты конкретные полки на конкретном стеллаже, т.е. в основе постеллажного указателя лежит место хранения. Назначение пофондового указателя -- давать информацию, где хранятся документы конкретного фонда т.е. в основе пофондового указателя лежит объект хранения Таким образом, у каждого вида топографического указателя свое назначение. Они не заменяют друг друга и даже не дополняют потому что используются в разных целях. Однако они взаимосвязаны, так как сведения о месте хранения конкретного дела (группы дел) и в том и в другом указателе должны совпадать Перемещение любой связки дел должно отмечаться в обоих указателях, иначе они не будут правильно отражать местонахождение документов и, следовательно, не будут выполнять своего назначения. Указатели составляются на карточках большого формата или листах. Если на одном листе не поместились все сведения по конкретному фонду (или конкретному стеллажу) заполняется следующий лист. Все листы или карточки, относящиеся к одному фонду (или стеллажу), скрепляются, но так чтобы можно было вносить в них изменения. Если хранится крупный фонд, допустимо составлять отдельные карточки по-фондового указателя на структурные подразделения.

Постоянное движение комплексов дел не всегда дает возможность компактно разместить материалы, поэтому, собственно, и нужны топографические указатели. Формы топографических указателей разработаны для государственных архивов, но особенности хранения материалов в ведомственных архивах вызывают необходимость предусмотреть дополнительные графы в обоих видах указателей. Так, размещение документов по срокам хранения потребовало введения графы «срок хранения», учет документов временного хранения по номенклатуре требует указания года, к которому относятся материалы.

В некоторых небольших архивах учреждений не составляют топографических указателей, считая, что заведующий архивом (или архивариус либо лицо, ответственное за архив) достаточно хорошо знает состав и размещение материалов. Но такая мотивировка неосновательна. Документальный фонд в архиве учреждения рассредоточен по частям, и чем меньше дел создается ежегодно в учреждении, тем мельче комплекс документов каждого срока хранения за конкретный год и тем труднее этот комплекс увидеть на полке. Опытный работник архива действительно может знать, где лежит каждое дело, но при сменеегоили временной замене новый работник окажется в сложном положении. Без постеллажного топографического указателя можно обойтись в одно-, двухкомнатном архивохранилище, но пофондовый топографический указатель необходим в каждом архиве.

Режимы хранения документов. Способом, обеспечивающим сохранность документов, является поддержание специального режима хранения, под которым понимают совокупность тем-пературно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах. Существуют такие режимы хранения, как температурно-влажностный, санитарно-гигиенический, противопожарный, охранный, световой -- остановимся на нем подробнее.

Световой резким хранения архивных материалов должен соответствовать следующим условиям: чем меньше света, тем лучше -- постоянное хранение должно осуществляться в темноте. Освещение хранилищи документов солнечным светом не допускается: составляющие солнечного спектра, особенно ультрафиолет, оказывают разрушительное действие на документы. Если внимательно присмотреться к специализированным архивным зданиям, то, несомненно, можно обратить внимание на узкие прорези окон в помещениях хранилищ, чем-то напоминающие амбразуры дзотов или бойницы средневековых крепостей. Архив должен быть своеобразной крепостью, защищающей документы от разрушающих факторов. Стекла архивохранилищ также имеют специфический темный топ.

Естественное освещение в хранилище допускается только при наличии светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока, защитных фильтров, жалюзи. Для защиты документов отсвета применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа. Кроме того, в хранилищах с естественным освещением стеллажи и шкафы (даже с закрытыми от света коробками и другими приспособлениями) устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами.

Для искусственного освещения в хранилищах применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.

Самым светлым местом архива должен быть читальный зал. На столах читателей должны быть установлены настольные лампы. Однако в помещениях для временного хранения документов по возможности должен соблюдаться тот же световой режим, что и в хранилище.

Большое значение имеет хорошая циркуляция воздуха в помещении. Это достигается проветриванием и правильной установкой стеллажей. Если документы уложены вплотную к стене, они отсыревают, и появляется плесень. Для устранения этого проводится дезинфекция помещений, предохраняющая архивы от возникновения плесени. Для предохранения документов от пыли рекомендуется обеспечить максимальную герметичность архивохранилища, а вентиляционную систему оборудовать фильтрами. В архиве обязательно ведутся реставрационные работы документов. Эта необходимость возникает не только в результате несоблюдения режима их хранения, но и вследствие естественно процесса старения, которому документы подвержены так же, как и люди. Под старением документов понимают изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов. В случае пожара, затопления помещения или иного бедствия, при обнаружении нарушения целостности печати на двери, повреждения запоров на дверях и окнах или явных следов проникновения в помещение посторонних лиц составляется акт с участием представителей соответствующих органов. Принимаются меры к охране материалов, и проводится проверка наличия и состояния документов. 4. Принципы экспертизы и критерии ценности документов

В процессе документирования деятельности организаций но создаются миллионы документов. Практическая и научная ценность их различна. С вопросом ценности документов связан вопрос об их хранении и дальнейшем использовании: часть документов оставляется на хранение в связи с необходимостью их использования в управленческих целях, а часть в качестве источника -- в научных, исторических целях. Отбор документов проводится в процессе определения их научной и практической ценности -- экспертизы ценности архивных материалов, под которой понимается определение степени политической, научной, историко-культурной важности документов. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы выявить, какие документы с наибольшей полнотой удовлетворяют целям обеспечения государства и общества необходимой информацией.

История развития экспертизы ценности архивных материалов в России. Проблема отбора на хранение и специальную обработку только той документной информации, которая может быть использована в будущем, актуальна уже более ста лет. Она возникла в связи с практическими потребностями хранения документов в архивах учреждений. Пока в учреждениях хранилось сравнительно небольшое количество документов, таким проблемы не существовало. В результате реформы государственного управления в начале XIX в. сложился громоздкий бюрократический аппарат, с большим количеством структурных подразделений, регламентацией их работы и постановки в них делопроизводства. Усложнение государственного аппарата, рост производства, внутренних и внешних связей вызвали к жизни потребность в существенном увеличении количества документной информации. В этих условиях накопление большого массива документов в учреждениях с последующей передачей их в архивы поставило вопрос о возможном и целесообразном количестве хранимых документов.

Экспертиза ценности документов в архивах учреждений России началась в 30--40-х гг. XIX в., когда единых критериев отбора и уничтожения дел еще не было. Архив каждого ведомства решал эти вопросы в соответствии со своими правилами и инструкциями. Экспертиза ценности документов начиналась в делопроизводстве. Ответственность за экспертизу в центральных учреждениях несли руководители министерств и ведомств. Поскольку единых правил проведения экспертизы ценности документов для всех учреждений не было, лица, занимавшиеся разбором дел, подходили к оценке их значимости с позиций узковедомственных, и это нередко приводило к гибели ценных документов.

После Октябрьской революции 1917 года экспертиза ценности документов приобрела общегосударственное значение. В связи с возникшей необходимостью спасти от гибели ценные документальные материалы функцию экспертизы взяли на себя архивные учреждения. В январе 1919 г. была издана специальная инструкция по вопросам экспертизы. В ней устанавливался единый для всех учреждений порядок проведения экспертизы, давались основные методические указания по определению ценности документов. В последующие годы вопросы экспертизы ценности документов получили дальнейшее развитие, как в нормативных актах, так и в методических пособиях и литературе. Право окончательного разрешения вопросов о ценности документальных материалов возлагалось на экспертно-поверочные комиссии архивных органов.

Критерии отбора документов на хранение. Существует несколько критериев отбора документальных материалов на хранение в архивы. Они исходят из основных принципов оценки материалов, таких, как значимость фондообразователя (учреждения, лица, в деятельности которых образовались документы); значение содержания документов, повторяемость информации; время и место возникновения документов; их юридическая сила, а также внешние особенности (например, материал на котором они написаны). Таким образом, первым критерием отбора является значимость учреждений, в результате деятельности которых созданы документы. В процессе развития государства и общества создается огромное количество учреждений, организаций, предприятий с самыми разнообразными функциями, которые накапливают документальные материалы. Ценность комплекса документов, созданного в каждом из них, определяется, прежде всего, значимостью учреждения в системе государственного управления, в развитии науки, народного хозяйства, культуры и др. Поэтому отбор документов на государственное храпение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества.

К материалам фондов личного происхождения, издательств, театров, музеев и др. применим такой критерий, как авторская принадлежность, значение отдельных личностей в научной политической, общественной, культурной жизни существенно влияет на ценность создаваемой ими документации. Особое внимание уделяется рукописям, документам за подписью их авторов. Документы могут отражать производственную, общественную, творческую деятельность лица, у которого они отложились. Научный интерес представляют документы общественных и государственных деятелей, ученых, военачальников, писателей, художников и др.