Особенности использования информационно-справочной документации в управлении

Размещено на http://www.allbest.ru/

Особенности использования информационно-справочной документации в управлении

ВВЕДЕНИЕ

информационный справочный документ

В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних экономических и политических условиях, когда очень быстро меняются и ситуация, и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они владеют информацией своевременно. Документированная информация составляет основу управления, его эффективность и в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с информационно-справочными документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации.

Целью курсовой работы является систематизация, накопление и закрепление знаний о понятии «информационно-справочные документы», определение роли информационно-справочных документов в управлении.

1. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Существенная часть информации для руководителя должна быть задокументирована, поэтому частью информационного обеспечения управленческой деятельности является документационная система организации. Она включает в себя документированную информацию и документооборот.

Информация позволяет управлять. Но и информацией нужно управлять. Управлять процессом ее получения и использования, информационными ресурсами и информационным обеспечением, а это означает оценку информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления, изучение документооборота организации, типизацию информации и данных, создание системы управления данными и т.п.

Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

2. ПОНЯТИЕ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ. ВИДЫ

Документы используются в разных областях человеческой деятельности, поэтому понятие «документ» многозначно: для юриста - это способ доказательства, для историка - это источник ценных сведений, для менеджера - средство фиксации управленческих решений.

Документ - это материальный носитель информации о событиях и явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Таким образом, наиболее общая функция любого документа - способность содержать информацию.

Информация, содержащаяся в документах, служит: основанием для принятия управленческих решений, доказательством их исполнения, источником для обобщения и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы [3, с. 6].

В управленческой сфере документ является:

1) носителем информации;

2) средством фиксации и передачи управленческих решений.

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются справочно-информационными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, служащую основанием для принятия решений, издания распорядительных документов [1].

Информационно-справочные документы по отношению к организационно-распорядительным носят вспомогательный характер. Во-первых, многие из них не являются обязательными к исполнению. Во-вторых, информация, содержащаяся в некоторых из них, не требует прямой реакции. Она или побуждает к действию (т.е. служит названием для принятия распорядительных документов), или принимается к сведению.

Однако следует отметить, что подавляющее большинство документов, отправляемых из организаций и получаемых ими, являются именно информационно-справочными. В любой организации необходима передача информации с одного уровня управления на другой, а также между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении. Для этой цели используются докладные, служебные и объяснительные записки. Они зачастую являются основанием для издания распорядительных документов [4, с. 48]. К информационно-справочным документам относятся: докладные и объяснительные записки, протоколы, личные документы, акты, справки, сводки, обзоры, письма, телеграммы, факсы, визитные карточки, резюме. Столь разнородные документы объединены вместе по одному признаку: их основное назначение - фиксировать информацию о жизнедеятельности предприятия и передавать ее заинтересованным должностным лицам или организациям.

АКТ

Акт - документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризаций, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.) [1, с. 93].

Акты составляются по самым разным поводам, отсюда и большое количество их разновидностей. В зависимости от назначения акты бывают различного содержания:

- при смене работников, являющихся материально-ответственными лицами, составляются акты приема-передачи дел;

- при проверке деятельности предприятия или его структурного подразделения - акты по результатам обследования или ревизии;

- акты, составляющиеся при списании пришедшего в негодность инвентаря или оборудования;

- акты об испытаниях новых изделий,

- акты о выделении к уничтожению документов и т. д. [3, с.96].

Однако независимо от разновидностей все акты составляются по одной схеме (см. приложение 1). Исключением являются случаи, когда форма акта установлена каким-либо нормативным документом.[4, с. 55]

Термин «акт» широко используется также в области права для обозначения решений, действий или документов, имеющих юридическое значение (нормативные правовые акты, акты законодательства, законодательные акты, акты международного права, акты гражданского состояния и др.). В этой области термин «акт» - это не обозначение вида документа, а родовое понятие группы документов. Например, к актам законодательства согласно Закону РБ от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» относятся такие виды документов, как Конституция Республики Беларусь, законы Республики Беларусь, декреты и указы Президента Республики Беларусь, постановления Совета Министров Республики Беларусь, постановления и приказы министерств и иных республиканских органов государственного управления, решения органов местного управления и самоуправления и др. [6].

Акты гражданского состояния - это акты, подтверждающие в установленном законом порядке факты рождения, смерти, заключения брака, его расторжения, усыновления, перемены фамилии, имени, отчества; им соответствуют такие разновидности документов, как свидетельство о рождении, свидетельство о заключении (расторжении) брака и др.

Акты международного права - это такие виды документов, как международные договоры, соглашения, конвенции и др.

В системе организационно-распорядительной документации акт - это документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами) или одним должностным лицом, подтверждающий установленные факты, события, действия.

В большинстве случаев акт составляется комиссией с целью объективной фиксации фактов или определенной ситуации (например, авария, хищение). Возможно составление акта одним уполномоченным лицом - ревизором, инспектором и т.п. Акты оформляются по результатам ревизий, при приеме-передаче дел, проведении испытаний новых изделий и образцов, приеме объектов в эксплуатацию, выделении документов к уничтожению и т.д.

Акт служит основанием для издания руководством организации соответствующих распорядительных документов, например о привлечении к ответственности должностных лиц, виновных в утрате документов, выявленной в ходе проверки наличия дела в процессе их приема-передачи. Эта ответственность отражена в Кодексе Республики Беларусь об административных правонарушениях, которым предусмотрена административная ответственность должностных лиц за нарушение нормативных актов по архивному делу и делопроизводству в виде денежных штрафов, в том числе: - за утрату или незаконное уничтожение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений - от 10 до 30 базовых величин (ст.23.37).

ПРОТОКОЛ

Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях, конференциях, а также при других формах работы коллегиальных органов [5, с. 113].

На основании протокола можно получить самостоятельный документ - выписку их протокола. В выписке записывают вводную часть протокола, включая интересующий вопрос повестки дня, а затем приводят дословную запись основной части рассматриваемого вопроса.

Протокол - один из документов, с которым регулярно приходится иметь дело работникам кадровой службы организации. В ряде нормативных актов предусмотрено ведение протоколов при фиксации тех или иных вопросов, связанных с трудовыми отношениями. Например, ст. 237 Трудового кодекса Республики Беларусь предусмотрено ведение протокола на заседании комиссии по трудовым спорам; нормативные акты требуют оформлять протоколами работу аттестационных, квалификационных комиссий, комиссий по присвоению классов, а также в других случаях.

В протоколе фиксируется информация, необходимая в справочных целях, в первую очередь, для принятия управленческих решений. Однако в протоколе фиксируется и само принятое решение, в связи с чем он приобретает черты распорядительного документа. Именно это качество протокола не позволяет однозначно отнести его к определенной группе ОРД: он сочетает в себе черты и справочно­информационного, и распорядительного документа.

Еще одной особенностью протокола является то, что он используется для документирования деятельности коллегиальных органов: временных (собрания, конференции, совещания, комиссии и т.п.) или постоянных (коллегии министерств и комитетов, ученые советы научных учреждений, президиумы и т.п.) (см. приложение 2). Эта особенность нашла отражение в структуре текста протокола и особых правилах его подписания: традиционно протоколы подписываются двумя лицами (так, ст. 237 ТК предусмотрено, что протокол заседания комиссии по трудовым спорам подписывается председателем и секретарем). Протоколами оформляется также деятельность следственных, административных органов, органов охраны общественного порядка и др.

Составление и оформление протоколов возлагается на секретарей соответствующих коллегиальных органов (штатных или избранных в ходе их работы). Секретарь, наряду с председателем коллегиального органа, несет ответственность за достоверность содержащейся в протоколе информации. Составляется протокол на основании рукописных, стенографических, аудио- или других записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию (повестки дня, текстов и тезисов докладов, проектов решений и др.).

По способу записи протоколы могут быть стенографическими, фонографическими, конспективными; по полноте освещения хода заседания - полными, краткими и сокращенными.

ПИСЬМО

Среди всего разнообразия документов ведущее место занимают письма (см. приложение 3). Ими пользуются все организации, предприятия и учреждения вне зависимости от их подчиненности и формы собственности. С помощью писем выясняются отношения, ведутся переговоры, выставляются претензии и выражаются благодарности. Не будет преувеличением сказать, что письмо - это главное связующее звено в современном деловом мире, потому что, несмотря на развитие других средств коммуникаций, именно письма продолжают составлять большую часть входящей и исходящей документации любой организации.

Письмо - это обобщенное название различных видов информационно-справочных документов, общим признаком которых является их пересылка по почте (хотя они могут передаваться и с помощью телеграфа, факсимильной связью или электронной почтой). Письмо было и до сих пор остается важным элементом ведения бизнеса в мире. Без переписки вести деловые отношения почти невозможно. Практически все телефонные и телеграфные договоренности требуют письменного подтверждения.

Деловые письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в процессе деятельности организации, поэтому их содержание весьма разнообразно. Наиболее часто встречаются следующие виды писем: приглашения, подтверждения, извещения, напоминания, уведомления, просьбы, требования, ответы, разрешения, запрещения, претензии, запросы, предложения (их еще называют офертами), рекламации, изменения, уточнения, сообщения, разъяснения, рекомендации, замечания, информационные, сопроводительные, гарантийные, циркулярные, рекламные и т. п.

Информационное письмо (письмо-сообщение) сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. В отличие от письма-приглашения в нем нет «прямой» инициативы, но обычно оно содержит косвенное предложение совершить определенные действия. Часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность каких-либо организаций, выпускаемую продукцию или издаваемую литературу, т. е. к ним прибегают в рекламных целях

Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут трудоустройство, оплата труда, качество работы, сроки выполнения заказа, работа по специальности, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений. При этом слово «гарантия» в тексте может и не употребляться. Гарантийное письмо выражает готовность оказать поддержку адресату - какому-то лицу или предприятию, выполнить условия договора или требования законодательства. Гарантийное письмо - это единственный вид письма, который подписывается двумя ответственными лицами: руководителем и бухгалтером (главным), и их подписи заверяются печатью организации.

Письмо-извещение является документом, близким к письмам-приглашениям и информационным письмам, но в отличие от них оно всегда составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на полученный запрос.

Письмо-напоминание - это документ, содержащий указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства. Оно направляется адресату для того, чтобы побудить его совершить определенные действия. Как правило, такие письма состоят из двух логически связанных частей: в первой содержится напоминание о необходимости выполнения договорных обязательств, принятых решений или договоренностей, а во второй указываются меры, которые будут приняты в случае их невыполнения.

В процессе осуществления своей деятельности у каждой организации возникают ситуации, когда приходится что-нибудь у кого-нибудь просить, поэтому письма-просьбы занимают значительное место в документообороте. Деловой стиль требует предельно краткого изложения просьбы с приведением убедительных аргументов.

Письмо-требование направляют адресату в тех случаях, когда адресат должен произвести какие-то действия незамедлительно. Как и в письмах-напоминаниях, в этом виде документов могут указываться меры, которые будут приняты в случае их невыполнения.

Письмо-ответ - это чаще всего реакция адресата на полученное им инициативное письмо, поэтому содержание такого документа уже предопределено. В ответе обязательно должна быть ссылка на первичное письмо и его тему. В обоих письмах должны совпадать аспекты содержания в последовательности их изложения, терминология, формулировки и система ссылок. Автору письма-ответа остается только изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнение или невыполнение просьбы и т. п. В случае, когда решение не принято из-за недостаточной информации, вполне уместна просьба сообщить дополнительные данные, основываясь на которых, можно будет еще раз рассмотреть вопрос. Разновидностью писем-ответов являются письма-разрешения и письма-запрещения. Эти виды деловых писем чаще всего составляются организациями или учреждениями, имеющими полномочия принимать решения, например, исполнительными и распорядительными органами власти. Они всегда лаконичны и обычно состоят из одного абзаца.

Сопроводительное письмо - документ, который информирует адресата о направлении к нему каких-либо документов (обычно прилагаемых к письму) или материальных ценностей. Как правило, сопроводительные письма составляют в том случае, когда необходимо что-либо разъяснить или дополнить: указать срок исполнения документов, уточнить условия оплаты, объяснить причину задержки отправления, разъяснить какие-то неясные моменты и т. д. Кроме того, подобные письма являются средством контроля за движением и сохранностью документов и материальных ценностей. При регулярном отправлении грузов сопроводительные письма выполняются в форме трафарета.

Рекламное письмо - разновидность информационного письма, направляемого различным адресатам и содержащее подробное описание рекламируемых услуг или товаров. Цель составления подобного рода писем - побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами или приобрести рекламируемый товар.

Международное письмо - письмо, направляемое в иностранное государство или полученное оттуда. Пересылка международного письма оплачивается особым тарифом. На конвертах международных писем делают специальную почтовую наклейку или ставят штамп с пометкой «международное».

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Докладная записка - это документ, который адресован непосредственному или вышестоящему руководителю и информирует его о выполненной работе, сложившейся ситуации или имевшем место явлении или факте (см. приложение 4). Кроме того, она может направляться и в вышестоящую организацию. Докладная записка всегда содержит выводы или предложения составителя.

Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству). С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами. Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.

Докладные записки могут составляться по вопросам основной деятельности (о выполнении плановых заданий, об автоматизации производства и т.п.), по личному составу (о переводе работника на другую работу, наложении дисциплинарного взыскания и т.п.), по административно-хозяйственным вопросам (о проведении ремонта, об утрате пропусков и удостоверений, об организации складского хозяйства и т.п.).

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Объяснительная записка - это документ, или сопровождающий основной (план, проект, отчет и т. п.) и поясняющий содержание отдельных его положений, или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. [4, с. 50]. Объяснительные записки первого типа выступают в виде приложений к документам. Цель такой объяснительной записки -- пояснение каких-либо моментов в документах, к которым она прилагается. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, событий, поступков и нарушений трудовой дисциплины отдельных работников (см. приложение 5). Текст таких записок, кроме словесных объяснений, может содержать документальные доказательства.

Объяснительная записка помогает разобраться в причине событий и даже снять вину с его участников, если они окажутся невиновными. Поэтому без получения объяснительной записки на работника нельзя накладывать дисциплинарные взыскания.

СПРАВКА

Справка - это документ, содержащий информацию по какому-либо определенному вопросу, описание либо подтверждение тех или иных фактов и событий, констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов (см. приложение 6). В зависимости от содержания и целевого назначения различают служебные справки и справки личного характера [4, с. 58].

Служебная справка чаще всего составляется по запросу или указанию вышестоящей организации либо должностного лица. Служебные справки содержат результат обобщений каких-либо обследований, проведенных должностным лицом (например, справка о наличии материалов на складе, которую составляет зав. складом, или справка о количестве пропусков занятий учениками за какой-то период времени, которая составляется завучем). Личные справки выдаются физическим лицам. В них обычно подтверждаются какие-либо сведения, касающиеся этого лица (например: справка с места учебы, справка с места работы, справка с места жительства, справка о состоянии здоровья).

В государственных архивах и архивах организаций составляются также архивные справки. Архивная справка - это официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов.

ТЕЛЕГРАММА, ТЕЛЕФОНОГРАММА

Телеграмма -- вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи.

Телефонограмма -- обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону, записывается получателем) [1, с. 101].

Телеграммы и телефонограммы чаще всего используют вместо писем, когда передача информации срочная и требует минимальных затрат времени. Телеграмма и телефонограмма может быть основанием для создания распорядительного документа.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Заявление - документ, адресованный должностному лицу учреждения или предприятия, в котором заявитель излагает свою просьбу к нему (например, просьбу о приеме на работу или учебу, об освобождении от занимаемой должности, о предоставлении очередного отпуска или какой-нибудь услуги: установке домашнего телефона или подключении к сети Интернет и т. д.) [3, с. 81].

Заявление используется для решения вопросов, возникающих в трудовых правоотношениях между работником и нанимателем. Заявление, как правило, исходит от работника и направлено на исполнение его прав (см. приложение 7). Например, заявление об увольнении направлено на реализацию права работника прекратить или предложить прекратить трудовые правоотношения нанимателю.

3. РОЛЬ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ В УПРАВЛЕНИИ

Отдельно информационно-справочные документы не несут в себе управленческого характера. Управление осуществляют распорядительные документы. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

Рассмотрим взаимодействие информационно-справочных документов с распорядительными документами при смене руководителя коммерческой организации.

Как правило, процедура смены руководителя коммерческой организации формально начинается с подачи со стороны руководителя заявления об увольнении. Кандидат на должность руководителя подает заявление о приеме на работу (об избрании (назначении) на должность).

Прием и увольнение руководителя (единоличного исполнительного органа) общества с ограниченной ответственностью и общества с дополнительной ответственностью является исключительной компетенцией общего собрания участников общества (ст. 107 Закона Республики Беларусь от 9 декабря 1992 г. «О хозяйственных обществах» с последующими изменениями и дополнениями (далее - Закон о хозяйственных обществах)). В акционерных обществах это право по общему правилу предоставлено общему собранию акционеров, а в случаях, предусмотренных уставом, - совету директоров (наблюдательному совету) (ст. 79 Закона о хозяйственных обществах). В частных унитарных предприятиях такое право предоставлено собственнику имущества либо уполномоченным им органам (п. 4 ст. 113, п. 2 ст. 276 Гражданского кодекса Республики Беларусь).

Следовательно, заявления об увольнении или о приеме на работу адресуются в зависимости от организационно-правовой структуры организации либо общему собранию участников, либо общему собранию акционеров (совету директоров), либо собственнику имущества. Заявление пишется от руки с соблюдением правильности расположения реквизитов согласно СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (см. приложение 8 и приложение 9).

Затем проводится внеочередное собрание. При проведении внеочередного общего собрания участников хозяйственного общества рассматривают на нем следующие вопросы:

а) о расторжении трудового договора (контракта) с действующим руководителем;

б) о назначении на должность руководителя другого лица.

Порядок созыва, проведения и принятия решений общим собранием участников регламентируется ст. 43-49 Закона о хозяйственных обществах, а также учредительными документами общества. Решение вопросов на собрании протоколируется (см. приложение 10).

Основанием для смены прежнего руководителя является протокол общего собрания участников (акционеров) хозяйственного общества либо решение собственника имущества унитарного предприятия. На основании данного документа в последний рабочий день руководитель организации издает приказ о сложении с себя полномочий директора (см. приложение 11).

Трудовой договор с руководителем организации заключается собственником имущества организации либо уполномоченным им органом на срок, установленный учредительными документами организации или соглашением сторон, если иное не предусмотрено законодательными актами (ст. 254 Трудового кодекса Республики Беларусь). Под собственником имущества организации здесь следует понимать либо само хозяйственное общество (в лице общего собрания или совета директоров), либо собственника имущества частного унитарного предприятия.

Действующим законодательством предусмотрена обязательная процедура приема и передачи документов, дел и иных материальных ценностей от увольняемого руководителя вновь принятому.

Так, п. 7 Инструкции по делопроизводству предусмотрено, что при смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел. Составление данного акта обусловлено тем, что ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возложена на руководителя организации.

По акту приема-передачи также передаются документы, находящиеся в делопроизводстве и в архиве, и научно-справочный аппарат к ним (п. 16.1.1 Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г. № 5 (далее - Основные правила)). В акте приема-передачи раздельно указывается количество документов (дел), находящихся в делопроизводстве; количество дел, хранящихся в архиве, с выделением сведений о количестве дел, относящихся к составу Национального архивного фонда Республики Беларусь (дел постоянного хранения); мебель и оборудование архива (п. 16.1.2 Основных правил).

В первый рабочий день после избрания на должность руководитель организации издает приказ о вступлении в должность. Данный приказ, как и приказ о сложении полномочий директора, является приказом по основной деятельности (см. приложение 12).

Смена руководителя организации - это лишь незначительная часть управленческой деятельности организации, но информационно-справочные документы там играют не последнюю роль. Они показывают, что всякое управление должно иметь крепкую основу - объективную, достаточную и своевременную информацию.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

информационный справочный документ

Управление организацией (предприятием, учреждением) невозможно осуществлять без использования распорядительных документов. А распоряжения должны основываться на достоверной информации. Хранителем и источником информации являются информационно-справочные документы. Для того чтобы процесс управления был оперативным и вынесенные решения были объективными необходим тщательный сбор и анализ информации.

Сбор и анализ информации для выработки управленческого решения предусматривает сбор объективной, достаточной и своевременной информации. Для этого необходимо прежде всего определить источники такой информации - это могут быть законодательные акты и нормативная документация; текущая документация организации; документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных организаций; архивные документы; публикации в периодической печати; научные материалы и др. Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Гваева, И.В. Делопроизводство : учебный справочник / И.В. Гваева, С.В. Собалевский.- Минск : ТетраСистемс, 2011.-224 с.

2. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь: утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь 19 янв. 2009 г. №4. -Минск : Дикта, 2010. - 120 с.

3. Кравченя, Э.М. Делопроизводство в учреждениях образования (с использованием информационных технологий): учеб. пособие для студентов учреждений,обеспечивающих получение высшего педагогического образования / Э. М. Кравченя, Т. А. Цесарская. - Мн.: ТетраСистемс, 2006. - 112 с.

4. Овчинников, В.М. Основы делопроизводства с использованием ПЭВМ : учеб.-практ. пособие / В. М. Овчинников. О. Н. Горелая. Е. В. Якобсон ; М-во образования Респ. Беларусь. Белорус, гос. ун-т трансп. - Гомель : БелГУТ. 2012. - 176 с.

5. Белка, Л.Г. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие / Л.Г. Белка. - Минск : Издательство Гревцова, 2012. - 256 с.

6. Информационный портал Бусел. - Режим доступа: http://busel.org.

7. Комментарий к Трудовому кодексу Республики Беларусь / И.С. Андреев [и др.]; под общ. ред. Г.А. Василевича. - Минск: Амалфея, 2000. - 1071 с.

8. Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях: Кодекс Респ. Беларусь, 21 апр. 2003 г., № 194-3 : принят Палатой представителей 17 дек. 2002 г. : одобр. Советом Респ. 2 апреля 2003 г. : текст Кодекса по состоянию на 12 июля 2013 г.// Эталон-Беларусь [Электронный ресурс] / Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. - Минск, 2013.

Размещено на Allbest.ru