Организация и ведение документов туристической фирмы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Туризм сегодня - это глобальный компьютеризированный бизнес, в котором участвуют крупнейшие авиакомпании, гостиничные цепочки и туристические корпорации всего мира.

Персональный компьютер и интернет, их доступность и надежность, способствуют проникновению во все сферы общества новых информационных технологий.

Это наблюдается сегодня и в туризме. Ведь туризм и информация неразделимы:

?решение о поездке принимается на основе информации;

?сам тур в момент покупки - тоже только информация;

?информацией обмениваются сотни раз в день все участники туристического рынка, значит, нужно уметь работать с информацией, собирать, обрабатывать и принимать на ее основе единственно верное решение.

Одной из важных задач деятельности предприятия является организация и ведение документов касающихся своей деятельности.

Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если в организации не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и самоуправление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Хозяйственная деятельность предприятия, фирмы фиксируется в контрактах, договорах, коммерческой переписке; распорядительная деятельность директора -- в приказах, распоряжениях по основным направлениям деятельности и по персоналу; работа ревизионных комиссий -- в актах и так далее.

В документах закрепляются производственные отношения как внутри предприятия, так и его отношения с другими предприятиями. Именно документы служат свидетельством того или иного события, факта при возникновении споров с партнерами и при разрешении конфликтов в суде. Именно наличие необходимых документов, оформленных в соответствии с правилами документирования, значительно смягчает напряженность, возникающую при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами, а также при проверках со стороны налоговой службы.

В современных условиях значительного роста объемов информации, увеличения номенклатуры выпускаемых изделий, расширения международных экономических и культурных связей роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого порядка составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.

Учитывая, что документирование является лишь средством достижения целей производства, нужно так организовать его, чтобы из средства оно не превратилось в самоцель, не отвлекало работников от выполнения главных задач производства.

Целью практики является закрепление студентами полученных теоретических знаний на основе практического участия в деятельности туристической фирмы, приобретение ими опыта профессиональной деятельности и самостоятельной работы в сфере реализации туристского бизнеса, сбор, анализ и обобщение материалов для подготовки материалов отчета по практике.

Задачи практики:

? сбор информации о туристском предприятии «1001 тур»;

? провести анализ организации делопроизводства в туристском агентстве «1001 тур»;

? провести анализ организации документооборота в туристском агентстве «1001 тур».

В результате прохождения учебной практики происходит адаптация студентов к работе по избранному направлению подготовки, формирование психологической устойчивости к реальным условиям деятельности, ускорение процесса профессионального становления и развитие способности самостоятельно и качественно выполнять функциональные обязанности по занимаемой должности.

1. Современная оргтехника и организация делопроизводства в туристском агентстве «1001 тур»

1.1 Общая характеристика и организационная структура туристского агентства «1001 тур»

Турагентская деятельность - деятельность по продвижению и реализации туристского продукта, осуществляемая юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем.

Под известной маркой «1001 Тур», на условиях франчайзинга, осуществляет свою деятельность предприятие ООО «Мир Прекрасен». Франчайзинг - это вид отношений между рыночными субъектами, когда одна сторона передаёт другой стороне за плату возмездное право действовать от своего имени, используя товарные знаки и бренды франчайзера на определённый вид бизнеса, используя разработанную бизнес-модель его ведения. Франчайзинг является развитой формой лицензирования.

ООО «Мир Прекрасен» является туристским предприятием, которое на основе использования имущества трудовым коллективом производит и реализует продукцию, выполняет работы, оказывает услуги. Главной задачей туристского предприятия является хозяйственная деятельность, направленная на получение прибыли для удовлетворения социальных и экономических интересов членов трудового коллектива и интересов собственника.

Предприятие, на котором проходила практика, «1001 тур» входит в крупнейшую сеть туристских агентств России, которая функционирует с 2002 года, и насчитывает в своей сети около 119 офисов.

Практика проходилась в филиале «1001 тур» в городе Альметьевск, расположенный практически в центре города.

Адрес: ул. Тимирязева, д. 43

Телефон, факс: (8553) 45-51-19

Адрес сайта: www.1001tur.ru

Часы работы: пн-сб 9.00 - 19.0

Директор: Свинцова Марина Викторовна

Несмотря на то, что в городе Альметьевск достаточно много туристских фирм, «1001 тур» занял свою нишу на рынке, начав свою деятельность 25 января 2012 году.

Организационная структура «1001 тур» города Альметьевск - линейная. Во главе организационной структуры стоит директор филиала. Так как предприятие небольшого размера, то в штат сотрудников входит всего один менеджер по туризму, который занимается бронированием туров, принимает звонки, поступающие в офис, работает с документацией. Организационная структура предприятия представлена на рисунке 1.1.1.:

Рис. 1.1.1. Организационная структура турагентства «1001 тур»

Директор турагентства относится к категории «руководитель». Директор руководит в соответствии с действующим законодательством хозяйственной и финансово-экономической деятельностью турагентства, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества турагентства, а также финансово-хозяйственные результаты его деятельности. Также обеспечивает достижение запланированных финансово-экономических показателей турагентства.

Менеджер по туризму относится к категории технических исполнителей. На должность менеджера по туризму назначается лицо, имеющее высшее или среднее профессиональное образование, прошедшее дополнительную подготовку по туристской деятельности, назначается без предъявления требований к стажу, либо с условием стажа работы не менее 1 года (2 лет, 3 лет).

Туристское предприятие специализируется на внутреннем и международном туризме. К внутренним направлениям относятся экскурсионные туры в Санкт-Петербург, Москву, по Золотому Кольцу, пляжный отдых на курортах Краснодарского края. Турфирма предлагает пляжный отдых во Вьетнаме, Греции, Доминикане, Индии, Испании, Турции, Египте, Тунисе, Марокко, Хорватии, Черногории и других странах. Популярными являются экскурсионные туры в европейские страны.

Все офисы продаж работают с единой, постоянно обновляемой базой туров от различных туроператоров. Фирма сотрудничает с ведущими туристическими операторами, представленными на рисунке 1.1.2.:

Рис. 1.1.2. Туроператоры, сотрудничающие с турагентством «1001 тур»

Любой бизнес начинается с деловых бумаг. Множество различных договоров, юридических бумаг, служебных инструкций, бухгалтерских бланков, рекламных проспектов и афиш, технических заданий и технической документации.

Неотъемлемой частью любого офиса является офисная техника. При недостаточном использовании средств оргтехники снижается производительность труда и эффективность работы персонала. Офисной техникой являются любые технические средства, облегчающие работу в офисе, начиная от карандашей и авторучек и кончая компьютерами и их сетями.

Под оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи. Техническими средствами, применяемыми для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ является оргтехника.

Оргтехника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Недостаточное использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы персонала, к задержкам при решении оперативных вопросов.

Средства офисной оргтехники фирмы включают в свой состав, такие устройства и оборудование, как представленные на рисунке 1.1.3.:

Рис. 1.1.3. Оргтехника турфирмы «1001 тур»

Таким образом, под известной маркой «1001 Тур», на условиях франчайзинга, осуществляет свою деятельность предприятие ООО «Мир Прекрасен». Предприятие небольшого размера, в его штат входит один менеджер по туризму. Туристическое агентство специализируется на внутреннем и международном туризме. К внутренним направлениям относятся экскурсионные туры в Санкт-Петербург, Москву, по Золотому Кольцу, пляжный отдых на курортах Краснодарского края. А к внешним направлениям относятся пляжный отдых во Вьетнаме, Греции, Доминикане, Индии, Испании, Турции, Египте, Тунисе, Марокко, Хорватии, Черногории и других странах. Популярными являются экскурсионные туры в европейские страны.

1.2 Организация делопроизводства в туристском агентстве «1001 тур»

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами.

В набор технологической документации для каждого тура обязательно включаются:

- технологическая карта туристского путешествия по маршруту;

- график загрузки туристского предприятия группами туристов на определенное время;

- информационный листок к путевке туристского;

- бланки путевок типовой формы ТУР-1 «Туристская путевка»;

- лист бронирования;

- бланки договоров с клиентами - турагентами;

- договора с партнерами - поставщиками услуг (гостиницами, транспортными компаниями, экскурсионными бюро и т. д.);

- калькуляция или расчет стоимости тура;

- описание маршрута;

- график движения по маршруту;

- карта-схема маршрута;

- текст путевой информации (для автобусных туров);

- описание технологических особенностей - тура (памятка о сроках подачи заявок, заказов на транспорт, билеты, экскурсии и на бронирование в гостиничных предприятиях, предприятиях питания; бланки заявок; графики движения транспорта по маршруту; возможные пересадки, ожидания и прочее);

- тексты памяток для туристов (в особых случаях, например для загранпоездок в карантинные страны, для специализированных спортивных или приключенческих туров по снаряжению и так далее);

- справочные материалы по маршруту;

- варианты рекламных проспектов и буклетов;

- прайс-листы (каталоги).

В соответствии с рекомендациями Всемирной туристической организации (ВТО), а также установившейся международной и отечественной практикой документация на продажу тура на туристское путешествие в турагентстве «1001 тур», почти те же самые, как и во многих турфирмах. Они изображены на рисунке 1.2.1.

Данный набор документов может изменяться в зависимости от различных факторов (вида путешествия, страны, состава группы и так далее), однако их структура и перечень должны отвечать Генеральным правилам продажи туров.

Рис.1.2.1. Документация на продажу тура на туристское путешествие

Рассмотрим несколько документов наглядно. Лист бронирования изображен на рисунке 1.2.2.:

Рис.1.2.2. Заявка на бронирование туристских услуг

Договор на оказание туристских услуг показан на рисунках 1.2.3 - 1.2.9.:

Рис. 1.2.3. Предмет договора на организацию туристского обслуживания



Рис. 1.2.4 Права и обязанности сторон в договоре на организацию туристского обслуживания

Рис. 1.2.5. Порядок расчетов и вознаграждений турфирмы в договоре на организацию туристского обслуживания



Рис. 1.2.6. Отчет об исполнении поручения и ответственность сторон в договоре на организацию туристского обслуживания

Рис. 1.2.7. Срок действия и порядок расторжения договора в договоре на организацию туристского обслуживания



Рис. 1.2.8. Форс-мажор и прочие условия в договоре на организацию туристского обслуживания

Рис. 1.2.9. Реквизиты и подписи сторон в договоре на организацию туристского обслуживания

Туристская путевка изображена на рисунке 1.2.10.:

Рис. 1.2.10. Туристская путевка

Пример ваучера представлен на рисунке 1.2.11.:

Рис. 1.2.11. Именной ваучер на туристские услуги

Анкета туриста представлена на рисунке 1.2.12.:

Рис.1.2.12. Анкета туриста

Таким образом, состав и содержание технологической документации туров предусмотрены нормативными документами РФ. Туры и их технологическая документация должны отвечать нормативным требованиям, направленным на защиту и прав потребителей. Они контролируются в процессе проведения сертификации турпродукции. Технологическая документация комплектуется в папки туров (или направлений). В набор технологической документации для каждого тура обязательно включается:

? технологическая карта тур путешествия по маршруту;

? график загрузки тур путешествия группами туристов на определенное время;

? информационный листок к путевке тур путешествия;

? бланки путевок типовой формы ТУР-1 «Туристская путевка»;

? лист бронирования;

? бланки договоров с клиентами;

? договора с партнерами - поставщиками услуг (гост-ми, транспортными компаниями, экскурсионными бюро);

? калькуляция или расчет стоимости тура;

? описание маршрута;

? график движения по маршруту;

? карта-схема маршрута;

? текст путевой информации (для автобусных туров);

? описание технологических особенностей тура (памятка о сроках подачи заявок, заказов на транспорт, билеты, экскурсии и бронирование в гостиничных предприятиях, предприятиях питания; бланки заявок; графики движения транспорта по маршруту; возможные пересадки, ожидания);

? тексты памяток для туристов.

1.3 Организация документооборота в туристском агентстве «1001 тур»

Вся деятельность предприятия отражается в соответствующих документах.

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело - это документооборот предприятия.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

В данном разделе мы рассмотрим два вида документооборота:

? документооборот между туроператором и турагентом;

? документооборот между турагентством и туристом.

Рассмотрим первый документооборот между туроператором и турагентом.

Обычно между туроператором и турагентом заключается посреднический (агентский) договор, в рамках которого турагент осуществляет продвижение и реализацию туристского продукта от имени и по поручению туроператора либо от своего имени. Такой договор не предусматривает перехода права собственности на туристский продукт от туроператора к турагенту.

В соответствии с пунктом 1 статьи 1008 Гражданского кодекса РФ агент обязан представить принципалу отчет о выполнении договора. Сделать это нужно в порядке и в сроки, предусмотренные заключенным договором. Чаще всего отчеты представляются по мере выполнения договора либо по окончании срока его действия. Форма отчета не является унифицированной, поэтому ее можно разработать самостоятельно, утвердив в виде приложения к договору. Но при этом отчет должен содержать все обязательные реквизиты первичных документов, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Итак, отчет агента может содержать:

? название документа;

? дату его составления;

? название турфирмы-агента;

? содержание операции (оказание услуг клиенту, поступление выручки и т. п.);

? измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

? данные о состоянии расчетов между агентом и клиентами;

? сведения о расходах агента, которые принципал должен возместить;

? сумму посреднического вознаграждения;

? наименование должностей лиц, которые составили документ, и их личные подписи.

Наглядно отчет представлен на рисунках 1.3.1.-1.3.3.:

Рис. 1.3.1. Отчет агента



Рис. 1.3.2. Отчет агента Рис. 1.3.3. Отчет агента

делопроизводство турфирма договор

К отчету агент должен приложить все необходимые доказательства расходов, произведенных им за счет туроператора (п. 2 ст. 1008 Гражданского кодекса РФ). Если, конечно, туроператор возмещает турагенту какие-то расходы.

Встречаются ситуации, когда между туроператором и турагентом заключается договор купли-продажи туристского продукта. Однако если буквально трактовать Федеральный закон от 24 ноября 1996 г. № 132-ФЗ «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации», то реализация туристского продукта возможна исключительно в рамках туроператорской или турагентской деятельности.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что если организация реализует туристский продукт, сформированный не самостоятельно, то данная организация выступает в роли агента. А значит, договор будет являться посредническим.

Второй документооборот между турагентством и туристом.

В связи с отменой лицензирования туристской деятельности Федеральный закон «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» в целях защиты прав туристов требует, чтобы туроператоры предоставляли покупателю туристского продукта финансовое обеспечение.

Возможны два вида финансового обеспечения, показанных на рисунке 1.3.4.:

Рис. 1.3.4. Виды финансового обеспечения покупателю турпродукта

Причем договор страхования ответственности не исключает возможности оформления банковской гарантии как одного из видов обеспечения исполнения.

Взаимные права и обязанности турфирмы и туриста определяются договором реализации туристского продукта. Неотъемлемой частью данного договора является туристская путевка. Данная форма является бланком строгой отчетности и составляется в двух экземплярах: один отдается туристу, другой остается в турфирме.

Что касается применения ККТ, турфирмы могут не применять контрольно-кассовую технику при наличных расчетах с населением, применяя БСО (бланк строгой отчетности).

Заключение

Целью практики являлось закрепление студентами полученных теоретических знаний на основе практического участия в деятельности виртуальной туристической фирмы, приобретение ими опыта профессиональной деятельности и самостоятельной работы в сфере реализации туристского бизнеса, сбор, анализ и обобщение материалов для подготовки материалов отчета по практике.

Делопроизводство - это главная деталь в развитии любого учреждения. От того как будет развиваться делопроизводство зависит деятельность предприятий. В процессе своей деятельности на каждом предприятии создается огромное количество документов, которые пересылаются в другие организации, страны и если бы делопроизводство не развивалось, не было бы ни документов, ни предприятий.

С каждым годом развитие делопроизводства все сильнее внедряется в деятельность предприятий. Ведь чем выше уровень развития делопроизводства, тем выше уровень развития предприятия, а от этого зависит и уровень развития нашей страны.

Для того чтобы развивалась наша страна, необходимо чтобы развивались существующие в ней предприятия, а для их деятельности необходимо развивать делопроизводство и для всего этого нужны лучшие сотрудники, которые смогут всегда найти новую ступень для лучшего развития делопроизводства.

Развитие каждого предприятия зависит от уровня развития делопроизводства. Каким бы не было предприятие в нем должно существовать делопроизводство, которое должно развиваться.

Список использованной литературы

Специальная литература

1. Андреева В. И. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы (На основе Гостов РФ). - М.: Бизнес - школа. Интел Синтез. - 2012. - 141 с.

2. Волошин Н.И. Менеджмент туризма: Туризм как объект управления / Н.И. Волошин, Н.В. Исаева, Е.Н. Ильина, Л.В. Курило. - М.: Финансы и статистика. - 2013. - 304 с.

3. Делопроизводство: Учебник для вузов / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Г. Ю. Максимович, Л. В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т. В. Кузнецовой. М.: МЦФЭР. - 2012. - 54 с.

4. Косолапов А. Б. Менеджмент в туристической фирме: Учебное пособие. М.: КНОРУС. - 2014. - 256 с.

5. Кудрявцев В. А. и коллектив авторов «Организация работы с документами»: учебник - М.: ИНФРА-М. - 2014. - 97 с.

6. Кузнецова Т.В. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез». - 2015. - 231 с.

7. Саак А. Э., Пшеничных Ю. А. Менеджмент в социально-культурном сервисе и туризме: Учебное пособие. СПб.: Питер. - 2013. - 512 с.

8. Сухов Р. И. Организация работы туристического агентства: Учебное пособие. М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ». - 2014. - 144 с.

9. Тимохина Т. Л. Организация приема и обслуживания туристов: Учебное пособие. 3-е изд., перераб. и доп. М.: ИД «ФОРУМ»; ИНФРА-М. - 2013. - 352 с.

Текущий архив

10. Положения турагентства «1001 тур».

Размещено на Allbest.ru