Виды документов в бухгалтерском учёте

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

• Введение
• 1. Документирование хозяйственных операций
• 2. Классификация бухгалтерских документов
• 2.1 Общая характеристика классификации
• 2.2 Классификация документов по месту составления
• 2.3 Классификация документов по назначению
• 2.4 Классификация документов по способу охвата фактов
• 2.5 Классификация документов по объему отраженных операций
• 2.6 Классификация документов по содержанию хозяйственных операций
• Заключение
• Список использованной литературы

Введение

В организациях в процессе выполнения финансово-хозяйственной деятельности совершаются разнообразные операции, поэтому различны и документы, которыми они оформляются. Разнообразие документов объясняется также особенностями их в учетной работе. Для выбора наиболее рациональных форм, видов при оформлении тех или иных операций все документы классифицируют по нескольким признакам.

Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственной операции, право на ее совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Финансово-хозяйственная деятельность организаций сопровождается выполнением многочисленных и разнообразных операций. В свою очередь каждая хозяйственная операция обязательно оформляется учетными документами, в которых содержатся первичные сведения о совершенных хозяйственных операциях или право на их совершение. Документом должна быть оформлена любая совершенная операция. Именно правильно составленный документ придает операции юридическую силу. Документы должны содержать достоверные данные и оформляться своевременно.

С документами тесно связаны такие понятия, как документация (первичный учет), унификация, стандартизация и документооборот.

Цель работы - изучить особенности бухгалтерских документов.

Задачи работы:

1) охарактеризовать документирование хозяйственных операций;

2) проанализировать классификацию бухгалтерских документов.

1. Документирование хозяйственных операций

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Документ - любой материальный носитель данных, который позволяет юридически доказательно подтвердить хозяйственные факты и право на их совершение.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а по документам, форма которых не предусмотрена в этих альбомах и утверждаемым организацией, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

· наименование документа (формы), код формы;

· дата составления;

· наименование организации, от имени которой составлен документ;

· содержание хозяйственной операции;

· измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

· наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

· личные подписи указанных лиц и их расшифровки Бабаев Ю.А. Бухгалтерский учет: Учебник. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2012. С. 161..

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты, такие как номер документа, адрес организации, основание для совершения хозяйственной операции и другие.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений.

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Информация о хозяйственных операциях, произведенных за определенный период времени, из регистров бухгалтерского учета переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность.

Первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность подлежит обязательному хранению в соответствии с установленным порядком и сроками.

Первичный учет представляет собой начальную стадию системного восприятия регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие в организации. Его объектами являются: заготовление, приобретение и расходование материальных ресурсов, затраты на производство, движение полуфабрикатов и остатков незавершенного производства, объем выпуска продукции, ее отгрузка и реализация, расчеты с поставщиками, покупателями, заказчиками, банками, финансовыми органами, учредителями и т. п.

Первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях отражаются в первичных документах.

Первичный бухгалтерский документ -- это письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации.

Первичный бухгалтерский документ должен иметь:

наименование -- финансово-экономическое содержание хозяйственной операции. Документ, не имеющий наименования, а также документ с неясным, плохо читаемым наименованием не будет иметь юридической силы;

название, а в некоторых случаях адреса и расчетные счета в банках сторон (юридических и физических лиц), участвующих в данной хозяйственной операции. Первичный документ, в котором нет названия и соответствующих атрибутов хотя бы одной из сторон хозяйственной операции, теряет свою адресность и не может быть исполнен;

дату составления. При отсутствии или нечетком написании даты документ теряет свою адресность во времени. Фактически подобный документ не имеет юридической силы;

содержание хозяйственной операции (объект документирования), вытекающее из наименования документа, в котором оно имеется в общей форме;

измерители осуществляемой хозяйственной операции. Отсутствие измерителей в документе лишает его учетно-расчетной базы;

подписи ответственных лиц -- директора организации и главного бухгалтера.

Документы заполняются работниками бухгалтерии четко, разборчиво с помощью ручной записи чернилами или пастой шариковой ручки, на пишущей машинке или с применением вычислительной техники.

Как правило, для документов используются типовые формы в виде бланков, имеющие межведомственный характер. Сюда относятся бланки ордеров, счетов, накладных, талонов, ведомостей и др. Первичные документы должны составляться в момент совершения операции, а если это по объективным причинам невозможно, то непосредственно по ее окончании.

Если произошла ошибка во внутрихозяйственных учетных записях, то можно применить способ отрицательной или сторнировочной записи. При этом ошибочная запись повторяется красными чернилами или стандартными цветами (синий, черный) с заключением ее в прямоугольную рамку.

Красный цвет или прямоугольная рамка аннулируют ошибочную запись, после чего делают правильную запись. Возможен способ исправления ошибок в учетных записях путем зачеркивания и дальнейшего исправления (ошибочная запись зачеркивается одной чертой и под ней делается правильная запись с указанием даты исправления и подписью бухгалтера, при необходимости составляется справка, раскрывающая необходимость исправления и причину ошибки).

В кассовых и банковских документах никаких исправлений, подчисток, помарок быть не должно.

В работе с любым документом бухгалтер опирается на определенные принципы и методологические основы, закрепленные в официальных документах.

На основании первичных документов делаются записи в учетных регистрах, карточках, ведомостях, журналах, а также на дисках, дискетах и других носителях.

Внешние документы поступают в организацию со стороны -- из государственных органов, вышестоящих организаций, банков, налоговой инспекции, от учредителей, поставщиков, покупателей и др., они составляются по типовым формам. Примерами таких документов могут служить платежное поручение, платежное требование-поручение, платежное требование, счет-фактура поставщика и др.

Внутренние документы составляются непосредственно в организации.

Различают следующие виды внутренних документов:

распорядительные;

оправдательные (исполнительные);

комбинированные;

бухгалтерского оформления.

Распорядительные -- это такие документы, в которых содержатся распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций. К ним относятся распоряжения руководителя организации и уполномоченных им лиц на совершение хозяйственных операций.

Оправдательные (исполнительные) документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся приходные ордера, акты приемки материалов; акты приемки-выбытия основных средств; документы о приемке от рабочих выработанной продукции и т. п.

Комбинированные документы являются одновременно и распорядительными и исполнительными. Сюда входят приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам организации, авансовые отчеты подотчетных лиц и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются в том случае, когда для записей хозяйственных операций нет типовых документов, а также при обобщении и обработке оправдательных и распорядительных документов. Это справки, ведомости распределения и др.

Бухгалтерские документы подразделяются также на разовые и накопительные. Разовые первичные документы используются при оформлении каждой хозяйственной операции. Накопительные документы составляются в течение определенного периода постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. Примерами накопительных документов служат двухнедельные, месячные наряды на работу, лимитные карты на отпуск материалов со складов организации и т. п.

2. Классификация бухгалтерских документов

2.1 Общая характеристика классификации

Разнообразие хозяйственных операций требует составления различных по своему содержанию и назначению документов, так как по каждой хозяйственной операции составляется свой документ. Правильному составлению и использованию документов в бухгалтерском учете способствует их классификация.

Под классификацией документов понимают их группировку по определенным признакам. Основные признаки, по которым классифицируются бухгалтерские документы, и виды документов представлены в следующей таблице Богатырева Е.И. Составление сводной отчетности: подготовка информации // Бухгалтерский учет. 2012. № 3-4. С. 44.:

Таблица 1

2.2 Классификация документов по месту составления

По месту составления первичные учетные документы подразделяются на внешние и внутренние.

Внешние документы составляют вне данного предприятия и ими оформляются операции, осуществляемые между предприятиями. Они поступают в организацию со стороны (от государственных органов, банков, налоговых служб, поставщиков, покупателей и прочих контрагентов). Эти документы составляются по типовым формам. Примерами таких документов могут служить платежные требования-поручения, счета-фактуры и накладные поставщиков, выписки банков с расчетных и валютных счетов и др.

Внутренние документы создаются внутри предприятия. Ими оформляются хозяйственные операции, совершаемые только в пределах данной организации. К таким документам можно отнести расчетно-платежные ведомости, приходные и расходные кассовые ордера и др.

Отдельные внутренние документы в результате совершаемых хозяйственных операций становятся внешними, например, денежные чеки, платежные поручения. При заполнении внутренних документов достаточно указать только обязательные реквизиты, а при составлении внешних документов необходимо еще добавить дополнительные реквизиты документов для полноты характеристики хозяйственной операции Камышанов П.И. Бухгалтерский учет и аудит. М.: Финансы и статистика, 2009. С. 165..

2.3 Классификация документов по назначению

По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные (исполнительные), комбинированные и бухгалтерского исполнения.

Распорядительными называются такие документы, которые содержат распоряжение о выполнении той или иной хозяйственной операции. Их основное назначение - передача указаний руководящих работников непосредственным исполнителям. Многие операции совершаются только при наличии соответствующего распорядительного документа.

К числу распорядительных документов относятся приказы и распоряжения руководителей организации и уполномоченных ими лиц на совершение хозяйственной операции (например, платежное поручение, приказ на командировку, записи о приеме и увольнении с работы, об отпуске и т.д.). Эти документы еще не содержат в себе подтверждения фактов совершения операций, поэтому сами по себе они не могут служить основанием для отражения операций в учете.

Следовательно, распорядительные документы требуют составления оправдательных для того, чтобы данный факт хозяйственной деятельности получил отражение в учете.

Оправдательными (исполнительными) называются документы, оформляющие уже произведенные операции. Они составляются в момент совершения операций и подтверждают факт выполнения приказа или распоряжения. Например, расчетные ведомости по заработной плате, приходные кассовые ордера, накладные, акты, счета-фактуры, квитанции, свидетельствующие о приеме ценностей, и многие другие.

Оправдательные (исполнительные) документы подписывают лица, ответственные за выполнение хозяйственных операций и правильность их оформления (кассиры, начальники цехов, мастера, кладовщики). Оправдательные документы, поступающие в бухгалтерию, проверяются и затем принимаются к учету.

Комбинированные документы - документы, которые одновременно являются и распорядительными, и оправдательными (исполнительными). Они служат одновременно и распоряжением о выполнении данной операции, и оправданием ее выполнения, фиксируют совершенную операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения ее в счетах. Например, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты подотчетных лиц, требования на отпуск материалов, расчетно-платежные ведомости на выдачу зарплаты, объявления о взносе наличных денежных средств на расчетный счет и т.д.

Документами бухгалтерского оформления называются такие документы, которые создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей, а также для облегчения, сокращения и упрощения последних.

Документы бухгалтерского оформления составляют в бухгалтерии на основании ранее оформленных распорядительных и оправдательных документов. Они предназначены для отражения бухгалтерских записей в учетных регистрах с целью ускорения учетного процесса. В этих документах нет распоряжения на проведение хозяйственной операции и нет подтверждения факта ее совершения. Например, расчет суммы претензии по иску, расчет износа основных средств и нематериальных активов, расчеты товарных потерь, мемориальные ордера и т.д.

К документам бухгалтерского оформления относятся также бухгалтерские справки. Они составляются в тех случаях, когда нужно перенести сумму с одного счета на другой, оформить закрытие счета, исправить ошибки, допущенные в учетных записях, и т.п. Необходимость в этом возникает довольно часто, и поэтому справки такого рода в бухгалтерской практике весьма распространены Хахонова Н. Н. Основы бухгалтерского учета и аудита. Ростов-на-Дону, 2009. С. 155..

2.4 Классификация документов по способу охвата фактов

По способу охвата фактов документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы отражают одну или одновременно несколько хозяйственных операций. Отличительная черта этих документов - сразу же после составления они передаются в бухгалтерию и могут служить основанием для бухгалтерских записей. Например, приходных ордер по материалам, ведомости распределения расходов, калькуляции, накладные, приемо-сдаточные акты, кассовые ордера, денежные чеки и т.п.

Накопительные документы служат для оформления однородных операций, совершаемых на предприятии в разное время (за неделю, декаду, полмесяца). Их составляют с целью уменьшения числа выписываемых документов по тем операциям, которые производятся на предприятии многократно в течение короткого времени. Например, двухнедельные наряды на работы, лимитно- заборные карты на материалов со склада, лицевые счета по заработной плате, табель учета рабочего времени, ведомость выполненных работ и т.п Астахов А.П. Бухгалтерский (финансовый) учет: учебник - изд. 8-е, доп. и перераб. - Ростов н/Д: Феникс, 2008. С. 74..

2.5 Классификация документов по объему отраженных операций

По объему отраженных операций учетные документы разделяются на первичные (единичные) и сводные.

Первичными называются документы, которые отражают все хозяйственные операции непосредственно в момент их совершения. Они являются первым формальным доказательством того, что данные операции действительно выполнены. К первичным документам относятся кассовые приходные и расходные ордера, накладные, приемо-сдаточные акты, наряды, квитанции и т.п.

Сводными называются документы, составляемые на основе первичных документов. В них отражаются операции, ранее уже оформленные соответствующими первичными документами. Составление вторичных документов напрямую не связано с хозяйственными операциями, в них лишь регистрируются эти операции по данным первичных документов.

Сводные документы позволяют уменьшить количество записей в счетах бухгалтерского учета. К сводным документам относятся разработочные таблицы, группировочные ведомости, ведомости распределения расходов, отчеты (ведомости) о движении продуктов и материалов, авансовые отчеты, реестры и др. Все эти документы обязательно содержат дополнительные данные, помимо тех, которые имеются в первичных документах, явившихся базой для их составления.

Итак, сводные документы служат, во-первых, для объединения данных первичных документов и получения укрупненных показателей и, во-вторых, для группировки данных первичных документов с целью получения дополнительных сведений об учитываемых операциях и отражения этих операций в новом разрезе. Следовательно, сводные документы используются как средство обработки исходных данных об операциях Фомичева Л.П. Годовая и квартальная бухгалтерская отчетность. - М.: ЗАО Юстицинформ, 2007. С. 155..

2.6 Классификация документов по содержанию хозяйственных операций

По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные, денежные и расчетные.

Материальные документы - документы, которыми оформляют операции по движению товарно-материальных ценностей (материалов, топлива, тары, запасных частей, полуфабрикатов, готовой продукции, товаров и др.).

Денежные документы (кассовые, банковские) служат основанием для оформления операций с наличными (приходные и расходные кассовые ордера) и безналичными денежными средствами организации (расчетные чеки, платежные поручения, платежные требования-поручения, инкассовые поручения и др.).

Расчетные документы отражают расчеты организации со своими контрагентами по возникающим обязательствам (счета на поставленные товарно-материальные ценности, счета-фактуры на их оплату, расчетные чеки, авансовые отчеты, платежные требования и платежные поручения и др.) Агафонова М.Н. Бухгалтерский учет и документооборот в оптовой и в розничной торговле. - М.: РОСБУХ: ГроссМедиа, 2008. С. 143..

учетный документ бухгалтерский

Заключение

При написании реферата я убедилось в огромной значимости документов и их классификации в бухгалтерском учете. Ведь документы являются основанием для последующих записей операций в системе счетов. Они широко используются для анализа хозяйственной деятельности организации, для оперативного руководства и управления хозяйственной деятельностью, так как служат оправданием тех или иных действий оперативных работников. Основанием для отражения хозяйственных операций в системе бухгалтерского учета могут быть только правильно оформленные документы. На основании документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, готовой продукции, денежных средств, устанавливаются законность и целесообразность операций. Важное значение имеют документы при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, при аудиторской проверке, при рассмотрении уголовных и гражданских дел в процессе дознания, следствия и суда, приобретая юридическую силу доказательства.

В ходе работы над рефератом я пришла к выводу, что классификация является одним из методов познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. Правильно составленная комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах. А также, на мой взгляд, цель классификации бухгалтерских документов - это повышение оперативности работы и ответственности исполнителей.

Список использованной литературы

1. 23 ПБУ: практический комментарий. - 7-е изд., перераб. и доп. - М.: АБАК, 2009. - 544с.

2. Агафонова М.Н. Бухгалтерский учет и документооборот в оптовой и в розничной торговле. - М.: РОСБУХ: ГроссМедиа, 2008, - 704с.

3. Астахов А.П. Бухгалтерский (финансовый) учет: учебник - изд. 8-е, доп. и перераб. - Ростов н/Д: Феникс, 2008. - 891 с.

4. Астахов В.П. Бухгалтерский финансовый учет: Учеб. пособие. -- М.: ИКЦ «МарТ», 2009. -- 832 с.

5. Астахов В.П. Теория бухгалтерского учета. - Издательский центр «МАРТ», 2009.

6. Астахов В.П. Теория бухгалтерского учета. Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2011.

7. Бабаев Ю.А. Бухгалтерский учет: Учебник. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2012.

8. Безруких П.С. Бухгалтерский учет. М.: Бухгалтерский учет, 2012.

9. Богатырева Е.И. Составление сводной отчетности: подготовка информации // Бухгалтерский учет. 2012. №3-4.

10. Вахрушина М.А.. Бухгалтерский управленческий учет. Учебник. - М.:2012.

11. Волков Н. Г. Практическое пособие по бухгалтерскому учету. М.: Бухгалтерский учет, 2012.

12. Камышанов П.И. и др. Бухгалтерский учет: отечественная система и международные стандарты. М.: ФБК - ПРЕСС, 2012

13. Камышанов П.И. Бухгалтерский учет и аудит. М.: Финансы и статистика, 2009. - 562 с.

14. Кондраков Н.П., Бухгалтерский учет: учебное пособие. - М., ИНФРА - М. 2008. - 720с.

15. Фомичева Л.П. Годовая и квартальная бухгалтерская отчетность. - М.: ЗАО Юстицинформ, 2007 - 520с.

16. Хахонова Н.Н. Основы бухгалтерского учета и аудита. Ростов-на-Дону, 2009.

Размещено на Allbest.ru