Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

КУРСОВАЯ РАБОТА

ОБЕСПЕЧЕНИЕ НОРМАТИВНЫХ УСЛОВИЙ ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Содержание

Введение

1. Обеспечение нормативных условий хранения документов

1.1 Предоставление помещения и оборудования для размещения архивных документов

1.2 Нормативные температурно-влажностные, световые режимы, проведение санитарно-гигиенических мероприятий по условиям хранения документов

1.2.1 Световой режим

1.2.2 Температурно-влажностный режим

1.2.3 Санитарно-гигиенический режим

1.3 Общие требования к размещению архивных документов

2. Применение специальных средств хранения и перемещения документов

2.1 Порядок выдачи дел из хранилищ

2.2 Проверка наличия и состояния дел

2.3 Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования

Заключение

Список литературы мещения

Введение

Актуальность темы курсовой работы. Архивист в настоящее время - первый, кто имеет дело с информацией, созданной в прошлом. Он обязан её отобрать и сохранить. Но архив - это не склад, а научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ.

Задачей архивистов остаётся сохранение документов, отражающих особенности деятельности тех или иных организаций и предприятий. Такими особенностями могут быть: уникальность деятельности, новизна продукции, трудовые, общественные традиции, участие в международных и региональных программах, работа в экспериментальных условиях.

Обеспечение сохранности документов - основная задача государственных архивов. Сложность решения задачи определена тем, что никто и никогда не создавал документы для «вечного» хранения. При этом архивы ежегодно пополняются новыми фондами, а реставрационные возможности остаются скромными. В основе современного подхода к решению данной проблемы лежит принцип постепенного перехода к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности архивных документов, с учетом их ценности, физического состояния.

Дифференцированный подход предполагает выделение из общего объема хранящихся в архиве документов, так называемых приоритетных объектов на уровне фондов, частей фондов, отдельных документов. Основой для приоритетного выделения являются два критерия: ценность документов и признаки физического состояния, угрожающего их сохранности (низкая потенциальная долговечность

Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве.

Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются:

строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;

созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива;

применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов.

Основной целью курсовой работы является исследование проблемы обеспечения сохранности архивных документов как одного из главных направлений работы архивов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

Рассмотреть меры по обеспечению нормативных условий хранения документов.

Раскрыть порядок применения специальных средств хранения и перемещения архивных документов.

1. Обеспечение нормативных условий хранения документов

1.1 Предоставление помещения и оборудования для размещения архивных документов

Архив организации размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или в отдельных помещениях здания.

Размещение архива организации в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архива организации, пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется акт.

Не допускается размещение архива организации в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Архивохранилище должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

При проектировании размещения архивохранилища в специальном или приспособленном здании предпочтение (при равных тепловых характеристиках) отдается помещениям с северной ориентацией окон.

Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

Высота архивохранилища зависит от технологического оборудования, принятого для хранения архивных документов, но не менее 2,25 м и, как правило, не выше 4 м.

Архивохранилище должно иметь удобные выходы к лифтам и лестничным клеткам.

Архивохранилища оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности. Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками, открывающимися наружу.

Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах.

Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон - с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Расстановка стеллажей и шкафов осуществляется в соответствии со следующими нормами:

расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - не менее 120 см;

расстояние (проход) между стеллажами - не менее 75 см;

расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене - не менее 75 см;

расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - не менее 45 см;

расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.

Оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией

Противопожарный режим в здании(ях), где размещается архив организации, и в архивохранилищах регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.

Охранный режим обеспечивается путем оборудования архивохранилищ, а также других помещений, где постоянно или временно хранятся архивные документы, охранной сигнализацией и соблюдением порядка их опечатывания, сдачи под охрану и снятия с охраны, установленного приказом руководителя организации.

Вынос из архива архивных документов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки разрешается только по специальным пропускам, выдаваемым в установленном порядке.

1.2 Нормативные температурно-влажностные, световые режимы, проведение санитарно-гигиенических мероприятий по условиям хранения документов

1.2.1 Световой режим

Архивные документы следует хранить в темноте.

Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа.

Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.

Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте одного метра от пола - 20-50 люксов, на рабочих столах - 100 люксов.

1.2.2 Температурно-влажностный режим

Для хранения документов устанавливаются следующие параметры температурно-влажностного режима:

для хранения документов на бумажном носителе - температура 17- 19°C, относительная влажность воздуха - 50-55%;

для документов на магнитных дисках и дисковых накопителях - 8-18°C и 45-65%;

для документов на оптических дисках - 10-23°C и 20-50%; для документов на кинопленке:

с нитроосновой - черно-белые: температура не выше 10°C, цветные: температура не выше -5°C;

с безопасной основой - черно-белые: температура не выше 15°C, цветные: температура не выше -5°C;

для фотодокументов:

черно-белые - температура не выше 15°C;

цветные - температура не выше -5°C.

Относительная влажность воздуха, необходимая для хранения документов на кинопленке и фотодокументов составляет 40-50%.

При наличии рекомендаций фирм-производителей, устанавливающих иные температурно-влажностные режимы хранения, следует придерживаться рекомендаций производителя.

В архивохранилище с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с применением оптимального отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха. Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры (+/- 5 °С) и относительной влажности воздуха (+/- 10%) не допускаются.

При длительном нарушении температурно-влажностного режима (от 3 суток и более), сопровождающемся повышением относительной влажности воздуха до 70 - 90%, принимаются меры по его нормализации (интенсивное проветривание, осушение архивохранилища).

В период технологической обработки архивных документов допускается их временное хранение (до 2 месяцев) в помещениях с нерегулируемым температурно-влажностным режимом при температуре 20 +/- 5 °С и относительной влажности воздуха 50 +/- 20%.

Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях - не реже 1 раза в неделю; в архивохранилищах с нерегулируемым климатом - 2 раза в неделю; при нарушениях режима - 1 раз в сутки.

Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в специ-альных регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации тем-пературно-влажностного режима в случаях его нарушения.

Номенклатура применяемых контрольно-измерительных приборов, а также порядок измерения и регистрации параметров комнатного воздуха определяются действующими нормативными и методическими документами.

Контрольно-измерительные приборы монтируют на одном щитке, раз-мещенном в главном проходе архивохранилища на стеллаже, вдали от отопи-тельных и вентиляционных систем (контрольная точка), по нормам: при ком-натной системе - одна контрольная точка на комнату, при многоярусной - одна на ярус.

1.2.3 Санитарно-гигиенический режим

Помещения архива организации должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли. В помещениях архивохранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

В помещениях архивохранилищ необходимо:

проводить систематическую влажную уборку;

не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, шкафов, стеллажей, обрабатывать цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники водными растворами антисептиков.

Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы и помещения архивохранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесени. При обнаружении биологических вредителей принимаются срочные меры по дезинфекции и дезинсекции документов и помещений силами работников архива, а при необходимости - силами соответствующих служб.

В архивохранилище запрещается находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви; хранить и употреблять пищевые продукты, а также курить.

1.3 Общие требования к размещению архивных документов

Все поступающие в архив организации документы размещаются в

архивохранилищах на стеллажах или в шкафах так, чтобы документы каждой организации (структурного подразделения) хранились в одном месте и были расположены в порядке, соответствующем описям дел, документов. Документы, температурно-влажностный режим хранения которых различен, должны размещаться в разных архивохранилищах.

Документы Архивного фонда Российской Федерации размещаются отдельно от документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения и от документов по личному составу.

Документы ликвидированных организаций хранятся отдельно.

Документы Архивного фонда Российской Федерации хранятся в коробках или папках, изготовленных из безвредных для документов материалов; дела с документами временных (свыше 10 лет) сроков хранения - в связках.

Электронные документы на физически обособленных носителях размещаются в специальных боксах.

На коробки приклеиваются, а к связкам прикрепляются ярлыки, на которых указываются: номер фонда, номер описи и крайние номера дел, размещенных в данной коробке (связке). Коробки (связки) нумеруются в валовом порядке в пределах каждого фонда или описи.

Связки формируются толщиной не более 20 см.

Коробки, связки с делами размещаются на стеллажах горизонтально или вертикально. Порядок размещения устанавливается в зависимости от расстояния между полками, физического состояния дел, а также от твердости или мягкости переплета. Дела, имеющие твердый переплет, устанавливаются вертикально; с мягким переплетом или непереплетенные - горизонтально.

Коробки и связки не должны выступать за пределы полок стеллажей.

Не допускается хранить документы в транспортной таре, в штабелях, складывать на полу, подоконниках, лестничных площадках и других, не предназначенных для хранения документов местах.

Все помещения архива организации, а также стеллажи, шкафы, контейнеры, полки нумеруются. Стеллажи, шкафы и контейнеры нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз слева направо.

В целях закрепления места хранения документов в архивохранилище составляются топографические указатели: постеллажные, а при большом количестве фондов - пофондовые.

Изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться в топографических указателях.

2. Применение специальных средств хранения и перемещения документов

2.1 Порядок выдачи дел из хранилищ

Дела выдаются из хранилищ:

для использования (пользователям в читальный зал, сотрудникам архива в рабочие помещения, учреждениям и организациям во временное хранение);

для проведения архивных работ с документами.

Дела, содержащие ветхие документы, особо ценные документы, для использования из хранилищ не выдаются, вместо них выдаются копии. Выдача дел из хранилищ и приём их обратно производятся хранителем фондов.

Архивные документы выдаются из архивохранилища на срок: до одного месяца - пользователям в читальный зал и работникам архива (кроме особо ценных документов, выдаваемых на срок не более двух недель); до трех месяцев - фондообразователям; до шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Выдача архивных документов из архивохранилища для экспонирования осуществляется на срок, определенный договором о проведении выставки.

Выдача дел из хранилищ оформляется соответствующими документами и регистрируется в особых книгах. Выдачу архивных документов из архивохранилища и прием их обратно, в том числе полистную проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища. Полистную проверку наличия и состояния архивных документов, возвращаемых пользователями в читальном зале, осуществляет работник читального зала.[3]

Обязательной полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат: уникальные документы и особо ценные документы; архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные камни и металлы; несброшюрованные архивные документы; дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей; дела, содержащие автографы, графические документы, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками, и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес для коллекционеров.

Состав других дел, подлежащих полистной проверке, определяется руководством архива на основе решения экспертно-методической комиссии.

На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов подкладывается карта-заместитель.

Архивные документы, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель и лист использования документов.

Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает: выемку архивных документов; сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью (книгой учета и описания) дел, документов; полистную проверку архивных дел - в установленных случаях.

Сверка архивного шифра архивных документов с описью (книгой учета и описания) дел и документов предполагает проверку правильности оформления обложки и титульного листа дела, первичного средства хранения аудиовизуального, электронного документа, правильности составления заголовка и шифра единицы хранения. При наличии больших исправлений обложка и титульный лист заменяются с сохранением при необходимости старой обложки.

При подготовке к выдаче из архивохранилища отдельных архивных документов, изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне текста архивного документа проставляется штамп с архивным шифром.

В целях контроля за сохранностью архивных документов подразделение, ответственное за хранение архивных документов, проводит проверки сохранности выданных из архивохранилища архивных документов. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с руководством архива.

При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в установленном порядке. В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их работников архива или фондообразователя. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение руководства архива.

При транспортировке архивных документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту архивных документов от осадков, света, механических повреждений.

Транспортировка архивных документов производится при их плотной укладке, исключающей возможность перемещения архивных документов внутри упаковки, ударов и различных сотрясений, при этом фотофонодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки жесткой конструкции соответствующего размера, обернутые во влагонепроницаемую ткань. Другие аудиовизуальные и электронные документы, графические и крупноформатные дела и документы перемещаются только в упаковке, в которой они хранятся, или в специально предназначенных для их перемещения средствах.

Для перемещения архивных документов внутри архива используются передвижные тележки и другие средства транспортировки.

Внутригородские перевозки архивных документов производятся в закрытых автомашинах при обязательном сопровождении работника архива. Транспортировка архивных документов на дальние расстояния производится в упакованном виде в крытом транспортном средстве в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для соответствующего вида транспорта.

2.2 Проверка наличия и состояния дел

Цель проверки наличия и состояния дел в архивах - установить соответствие фактического наличия дел описательным статьям и итоговым записям в описях; выявить повреждённые дела, содержащие документы с затухающими текстами, требующие реставрации, переплёта, дезинфекции, переворота на другую сторону и тому подобное.

Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).

В государственном архиве, музее, библиотеке, архиве Российской академии наук плановая цикличная проверка наличия и состояния проводится [2]:

уникальных документов - ежегодно;

особо ценных документов на бумажной основе - один раз в 10 лет (в государственной библиотеке - один раз в 5 лет);

аудиовизуальных и электронных документов - один раз в 5 лет;

кинодокументов на нитрооснове - один раз в 2 года.

Цикличность проверки наличия остальных архивных документов определяется на основании решения экспертно-методической комиссии (или другого совещательного органа) архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов, но не менее одного раза в 25 лет (в государственной библиотеке - один раз в 15 лет).

В муниципальном архиве, музее, библиотеке, плановая цикличная проверка наличия архивных документов проводится 1 раз в 10 лет.

В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, за время которых могут быть утрачены документы, проводятся внеочередные единовременные проверки наличия и состояния всех фондов архива либо отдельных комплексов материалов.

Проверку наличия и состояния дел проводит группа сотрудников в количестве не менее 2 человек.

До начала работы устанавливается полнота учётных документов по проверяемому фонду, учётные документы тщательно выверяются, то есть устанавливается, правильно ли отражены в итоговых записях фактически числящиеся по описи номера дел. Проверка проводится путём сверки фактического наличия дел с описью. При этом сверяется номер дела, индекс дела, заголовок, крайние даты документов дела, количество листов, указанных в описи, с описанием дела на его обложке. Физическое состояние определяется путём визуального осмотра дела.

Все обнаруженные в ходе проверки недостатки (отсутствие дел, технические ошибки в подсчёте, ошибки в описании, физические повреждения) вносятся в лист проверки наличия и состояния дел. Лист проверки заполняется непосредственно в ходе проверки на каждую опись отдельно, листы проверки нумеруются по порядку номеров и подписываются исполнителем.

При проверке наличия и состояния дел необходимо: сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках; подкладывать на свои места, обнаруженные во время проверки, неправильно подложенные дела других фондов; изымать дела, не внесенные в опись; сообщать заведующим архивохранилищем о делах, заражённых биологическими вредителями, для немедленной их изоляции. Дела, не внесённые в опись, помещаются в конец фонда. Внесение в опись неучтённых дел в ходе проверки запрещается.

По окончании проверки наличия и состояния дел в конце описи проставляется штамп «проверено», дата, должность и подпись.

На основании итоговых записей в листах (листе) проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел, в котором указывается номер, название и категория фонда, дата проверки, а также суммарные данные по итогам проверки: количество дел, числящихся по описям, количество дел, не оказавшихся в наличии, количество литерных номеров, не отмеченных в описи, пропущенных номеров, а также количество дел, оказавшихся в наличии. В акте указывается также количестве дел, требующих подшивки, дезинфекции и дезинсекции, реставрации, восстановления запущенных текстов.

Одновременно с актом проверки могут составляться в случае необходимости справки о технических ошибках при подсчётах, акты обнаружения неучтённых дел, акты о неисправимом повреждении дел и др.

Если в ходе проверки не было выявлено нарушений в условиях хранения документов фонда, то материалы проверки подшиваются в дело фонда, а данные о делах, требующих проведения дезинфекции, переплёта, реставрации, передаются в лабораторию микрофотокопирования и реставрации документов.

Возможны случаи, когда в ходе проверки наличия выявляется отсутствие дел. Это свидетельствует о нарушениях сохранности документов и требует принятия неотложных мер. В этом случае архив должен начать работу по розыску дел в течение одного года с момента завершения проверки.

В ходе розыска необходимо [4]:

изучить учетные документы по выдаче дел из хранилища;

проверить правильность итоговой записи в описи, по которой числятся необнаруженные дела, так как могли быть допущены технические ошибки в порядковой нумерации дел, а при составлении итоговых записей пропущенные и литерные номера не были учтены;

проанализировать заголовки необнаруженных дел в описях дел, что позволит выявить дела, включенные в опись дважды или включенные в другую опись данной организации, но под другим номером;

изучить старые описи на дела, подвергшиеся ранее научно-технической обработке, сверить их с описью, по которой проводилась проверка;

организовать розыск не обнаруженных при проверке дел в соответствующих организациях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их описи;

проверить акты приема-передачи дел в архив из организаций;

изучить акты о выделении дел и документов к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование.

На дела, найденные в ходе розыска, составляется справка, которая подписывается руководителем архива. В справке обязательно указывается место обнаружения дел, числящихся необнаруженными (были выданы во временное пользование без составления соответствующего документа, найдены в организации, объединены с другими делами и т.д.). Найденные дела подкладываются на место. В карточке учета необнаруженных дел делается запись "найдено" с указанием даты и номера справки. Карточка изымается из картотеки необнаруженных дел, переставляется за картотеку и хранится до минования надобности.

На дела, отсутствие которых является обоснованным, составляется справка о результатах розыска со ссылкой на документы, подтверждающие причины их отсутствия (переданы на постоянное хранение, выделены к уничтожению, но не были своевременно сняты с учета и т.д.).

На отсутствующие документы, пути розыска которых исчерпаны, составляются акт о не обнаружении дел и подробная справка о проведении работ по розыску. Проверка наличия и состояния дел считается завершённой после внесения изменений в учётные документы проверяющегося фонда.

2.3 Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования

Страховой фонд - это совокупность страховых копий особо ценных документов архива. Страховой копией документа на бумажной основе является негативный микрофильм первого поколения, изготовленный из соответствующего типа фотоплёнке непосредственным фотографированием документа и впоследствии называемый «микрофильмом страхового фонда».[5]

Страховой фонд создаётся в целях сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии, в специальных архивохранилищах (Центр хранения страхового фонда находится в г. Ялуторовске Тюменской области).

Очередность страхового копирования определяется с учетом физического состояния уникальных документов и особо ценных документов и интенсивности обращения к ним. Первоочередному копированию среди них подлежат наиболее интенсивно используемые, с повреждениями материального носителя и документной информации.

Страховое копирование проводится с соблюдением систематизации единиц хранения в описи дел, документов, которая копируется перед единицами хранения. Страховому копированию подлежат все входящие в единицу хранения архивные документы.

При страховом копировании дела, как правило, расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при полной невозможности копировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается лабораторией или организацией - изготовителем страховых копий заново.

Страховое копирование уникальных документов и особо ценных документов осуществляется в соответствии с технологическими регламентами и другими действующими нормативно-техническими документами.

Страховой копией архивного документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм или микрофиша) 1-го поколения, изготовленная на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.

Страховой копией кинодокумента является первая совмещенная копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати. Страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на фотопленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати. Страховой копией фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная современной системой записи. Страховой копией видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте.

Совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов архивных документов (далее - фонд пользования) создается, как правило, одновременно с созданием страхового фонда, а также целевым порядком на наиболее используемые архивные документы, в процессе других работ (рассекречивание архивных документов, организация их использования).

Фонд пользования, изготовленный одновременно со страховым фондом, создается в обязательном комплекте, включающем:

для архивных документов на бумажной основе - одну микроформу 2-го поколения на галогенидосеребряной пленке (негативная или позитивная), изготовленную с негативной микроформы 1-го поколения, и одну микроформу 3-го поколения, изготовленную с микроформы 2-го поколения;

для фотодокументов - один позитивный фотоотпечаток и один дубль-негатив;

для кинодокументов - одну позитивную совмещенную копию, один промежуточный позитив изображения и один контратип фонограммы (для звуковых кинодокументов). Позитивная копия и промежуточный позитив изображения должны входить в комплект кинодокумента, принимаемого на постоянное хранение. Допускается дополнительное изготовление фонда пользования кинодокументов в виде видеофонограмм в форматах Betacam и VHS;

для фонодокументов - одну копию на магнитной ленте;

для видеодокументов - одну копию в формате VHS.

Включение в фонд пользования копий архивных документов, в том числе на электронных носителях, созданных в процессе других работ, осуществляется архивом самостоятельно.

В фонд пользования включаются копии полностью скопированных единиц хранения. Копии отдельных архивных документов могут быть включены в фонд пользования в составе тематических подборок архивных документов.

Заключение

Цель курсового исследования достигнута путём реализации поставленных задач.

В результате проведённого исследования по теме "Организация архивного фонда РФ" можно сделать ряд выводов:

Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:

- комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);

- комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив до передачи их на постоянное хранение.

Для обеспечения сохранности архивных документов в архивах должен проводится следующий комплекс взаимосвязанных работ:

создание оптимальных условий хранения документов;

размещение документов в хранилищах, топографирование;

соблюдение порядка выдачи дел из хранилища;

проверка наличия и состояния дел;

создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования;

обеспечение физико-химической сохранности документов.

Список литературы

1. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 4 декабря 2006 года № 202-ФЗ).

2. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ
от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

3. Решение коллегии Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 28.03.2005 № 5 «Об обеспечении сохранности и упорядочении архивных документов федеральных органов исполнительной власти, упраздненных Указом Президента РФ от 09.03.2004 г. № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти»».

4. ГОСТ 7.48-2002 СИБИД. Консервация документов. Основные термины и определения.

5. Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. - М.: ВНИИДАД, 2002.

6. Банасюкевич В.Д. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов //Отечественные архивы. -2001. - № 2

7. Правительство обсуждает вопросы сохранности и использования архивов //Отечественные архивы. - 2001.- № 1.

8. Попова Е.Н. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ в современном законодательстве Российской Федерации и ее субъектов //Вестник архивиста. - 2000.- № 1.

9. Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности документального наследия в современных условиях //Отечественные архивы. - 1999. - № 2.

Размещено на Allbest.ru