Размещено на http: //www. allbest. ru/

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

«КРАСНОХОЛМСКИЙ КОЛЛЕДЖ»

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине/МДК 01.01. Документационное обеспечение управления

на тему: Основные этапы по подготовке документов к архивному хранению

Автор работы:

Н.И. Бекасова

Руководитель работы:

Мастер п/о: Г.А. Бадеева

Красный Холм 2015



СОДЕРЖАНИЕ

• ВВЕДЕНИЕ
• 1. ОЦЕНКА ЗНАЧИМОСТИ ДОКУМЕНТОВ И СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ
• 1.1. Экспертные комиссии организаций
• 1.2. Типовые и ведомственные перечни документов
• 2. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ И ОПИСАНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПОСТОЯННОГО И ДОЛГОВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ

2.1 Оформление обложек дел

2.2 Заверительная надпись

2.3 Внутренняя опись

• 3. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДЕЛ
• 4. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ УЧРЕЖДЕНИЯ
• ЗАКЛЮЧЕНИЕ
• СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ПРИЛОЖЕНИЯ



ВВЕДЕНИЕ

Подготовка документов к архивному хранению - во все времена является востребованной. В любом учреждение необходимо понимать общие принципы формирования и хранения дел. В каждой организации создаётся архив. Правильное формирование, хранение, учёт, и использование законченных делопроизводством документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения, является неотъемлемой частью успешного существования организации (предприятия). Архивные данные не редко позволяют произвести сравнительный анализ, подтвердить исторические факты, которые непосредственно могут быть востребованы в любой момент. Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию.

Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов - создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Для достижения этой цели я поставила следующие задачи:

- оценить значимость документов и сроки их хранения;

- рассмотреть экспертные комиссии организации;

- рассмотреть оформление дел;

- рассмотреть сохранность дел;

- рассмотреть передачу дел в архив.

Документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.

Значение и ценность образующихся в деятельности организаций документов различна. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго, в идеале - постоянно.



1. ОЦЕНКА ЗНАЧИМОСТИ ДОКУМЕНТОВ И СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ

документ делопроизводственный отчетность архив

Взаимодействие человека с документами включает создание документов, их использование, доведение до исполнителей и само исполнение, хранение документов и сведений о них с целью последующего использования.

Значение и ценность документов, образующихся в процессе офисной деятельности, а также полученных от различных корреспондентов, различна. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, пока в них имеется практическая надобность.

Документы, содержащие социальную информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и так далее, должны сохраняться на всем протяжении жизни человека, но и они, в конечном счете, утрачивают свою информационную ценность, т.к. имеют личностный характер и представляют ценность только для конкретного человека.

Документы, которые создаются специально, чтобы запечатлеть основные становления и развития конкретных организаций, и представляющие ценность только для данной организации хранятся, пока существует организация.

Документы, содержащие нормативно-методическую базу и имеющие большое управленческое и справочное значение, хранятся, пока будет существовать потребность в них заглянуть.

Другие документы, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную, политическую жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение и включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации, в его государственную или негосударственную часть, в зависимости от автора и владельца.

Последние, как памятники истории и культуры, наряду с архитектурными, материальными памятниками эпохи, должны быть сохранены максимально долго, в идеале - бессрочно.

Таким образом, оценка документов и их содержания проводится практически на всех этапах создания и обработки.

1.1 Экспертные комиссии организаций

В организациях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне, создаются постоянно действующие экспертные комиссии.

Экспертные комиссии действуют на основании утвержденных руководителями организации Положений о постоянно действующей экспертной комиссии. Архивной службой Российской Федерации (Росархивом) в 1995 году разработано и утверждено Типовое положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации.

Экспертная комиссия создается из квалифицированных сотрудников. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру своего офиса, систему документационного обеспечения - состав и содержание всей совокупности документов.

Председателем экспертной комиссии, назначается один из заместителей руководителя организации. Секретарем экспертной комиссии - секретарь фирмы или сотрудник архива. Заседания экспертной комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.

Экспертная комиссия - это совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации.

Экспертиза осуществляется на основе общих критериев:

- оценки происхождения;

- оценки содержания;

- оценки внешних особенностей документов.

Критериями оценки происхождения являются роль и место организации в системе государственного управления, экономики, социальной жизни общества, значимость ее деятельности, время и место образования документов.

Критериями оценки содержания можно назвать значимость события, явления, предмета и фактов, отраженных в документах, значение зафиксированной в документах информации, ее повторяемость в других документах, вид и разновидность конкретного документа.

К критериям оценки внешних особенностей документа относятся: юридическая достоверность, то есть наличие необходимых подписей, дат, печатей, резолюций, отметок о прохождении и исполнении, особенности передачи текста и способа передачи информации.

В результате работы ЭК образуются разные группы документов с различными сроками хранения:

- постоянного хранения - в государственных органах;

- долговременного хранения (свыше 10 лет) - в ведомственном архиве;

- временного хранения (до 10 лет) - остаются в службе ДОУ;

- до минования надобности (срок хранения определяет предприятие);

- подлежащие уничтожению по истечению срока хранения.

Подводя итог, можно сказать, что экспертные комиссии действуют на основании утвержденных руководителями организации положений о постоянно действующей экспертной комиссии.



1.2 Типовые и ведомственные перечни документов

В помощь организациям при проведении экспертизы ценности их документов Росархивом разработан ряд нормативно-методических материалов о порядке проведения, оценке информационной ценности и определении сроков их хранения различны.

Определение сроков хранения дел и документов проводится на основе специальных перечней наиболее типовых документов и типовых номенклатур дел. Установленные в них сроки хранения документов являются обязательными для всех работающих в России организаций, независимо от рода занятий и формы собственности. Сроки хранения документов, установленные Архивной службой, сокращать не разрешается, но они могут быть увеличены в случаях, вызванных спецификой деятельности офиса.

В развитие работ Архивной службы министерства и ведомства нередко разрабатывают собственные перечни, за счет дополнения их специфическими документами своей отрасли, все они проходят экспертизу в Архивной службе.

Действующий Перечень разбит на 523 статьи, содержащие наименования конкретных документов и сроков их хранения, сгруппированные в подразделы и объединенные в 12 разделов.

При установлении сроков хранения надо учитывать, что некоторые статьи перечней могут быть разбиты на пункты, содержащие документы, имеющие разные сроки хранения.

Необходимо обращать внимание и на специальные отметки, относящиеся к срокам хранения документов, например:

- «До замены новыми»;

- «До минования надобности»;

- «После истечения срока действия договора»;

- «При условии завершения проверки (ревизии)» и другие.



2. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ И ОПИСАНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПОСТОЯННОГО И ДОЛГОВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ

Оформление дела -- это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства.

В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению, они могут храниться без нумерации листов и без составления заверительной надписи.

2.1 Оформление обложек дел

При оформлении обложек дел постоянного долговременного хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты:

- наименование учреждения и его непосредственная подчиненность;

- наименование структурного подразделения;

- индекс дела;

- аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела;

- архивный шифр дела.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место ниже верхнего поля для наименования государственного архива и учреждения, в который будут переданы дела организации на государственное хранение.

Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК. Архивные шифры на обложках дел долговременного хранения и по личному составу проставляются после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЭК и утвержденных руководителем учреждения.

При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие требования:

- название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывают его официально принятое сокращенное наименование;

- заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры.

В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывают название этого учреждения структурного подразделения.

В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов на обложку каждого тома выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома. ([4; 300)]

Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, письма и т.д.), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов включенных в дело. Число и год обозначают арабскими цифрами, а месяц - словами. Допускается написание даты тремя парами арабских цифр, если это не будет приводить к неоднозначности толкования даты.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

2.2 Заверительная надпись

В конце каждого дела постоянного, долговременного хранения для учета количества и особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс)-- количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

2.3 Внутренняя опись

Для определенных дел постоянного и долговременного сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в документации (личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и т.д.) заголовки которых не раскрывают их содержания, составляется внутренняя опись документов. Наличие внутренней описи в делах оговаривается специальными инструкциями, положениями и инструкциями делопроизводства.

Опись дел -- это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. ([2; 170])

Внутренняя опись содержит:

- номер дела, документы которого внесены в данную опись;

- номера документов дела;

- индексы документов;

- даты документов;

- вид документа и краткое содержание документа;

- номера листов, на которых расположен документ;

- примечание.

Опись подписывает составитель с расшифровкой подписи и датой составления. В графе "Примечание" отражают со ссылками на соответствующие акты изменения в составе дела (при изъятии, замене документов). При необходимости составляют новую итоговую запись внутренней описи и новую заверительную надпись дела.

По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет.



3. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДЕЛ

С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями. ([2; 167)]

В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, и в ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль, за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.



4. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ УЧРЕЖДЕНИЯ

Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу.

Ведомственным называется архив, находящийся в подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации. Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения.

Передача дел производится только по описям. Дела временного хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.

Дела принимает заведующий ведомственным архивом или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения. Передача дел производится по описи и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела ставится отметка о его наличии, в конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, приема-передачи дел.

Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела.

Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация-сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов.

Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Передача документов на архивное хранение является завершающей частью цикла делопроизводства в организации. Данная операция производится согласно установленным правилам.

По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления. Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учета позволяет составить подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.

В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описания дела постоянного и долговременного сроков хранения.

Я считаю, что моя работа достигла поставленной цели - изучение основных этапов по подготовке документов к архивному хранению. Поставленные для достижения основной цели задачи в полном объеме выполнены.



СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Алексеева, Е.В., Афанасьева, Л.П., Бурова, Е.М. Архивоведение/ Е.В, Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М, Бурова. - М.: Академия, 2005. - 271 с.

2. Варламова, Я.Е., Кошелева, Е.А. Кадровое делопроизводство с нуля/под ред. И.В. Журавлевой.- М.: Профессиональное издательство,2008. - 224 с.

3. Давыдова, Э.Н., Рыбаков, А.Е. Делопроизводство/ Э.Н. Давыдова, А.Е. Рыбаков. - М.: ТетраСистемс, 2005. - 300 с.

4. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов/В.В. Галахов, И.К. Корнеев [и др.], под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. - М.: ТК Велби, Изд-во РОСПЕКТ, 2008. - 480 с.

5. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство./М.В. Кирсанова. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005. - 459 с.

6. Спивак, В.А. Документирование управленческой деятельности/ В.А. Спивак. - СПб.: Питер, 2005. - 357 с.



ПРИЛОЖЕНИЕ 1



ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Образец акта о выделении документов к уничтожению

Размещено на Аllbest.ru