Законодавчо-нормативне регулювання бухгалтерського обліку

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Теоретичні основи

1.1 Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»

16.07.1999 р. Верховною Радою України було прийнято Закон України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні". Цей Закон, зокрема, закріпив використання при реформуванні бухгалтерського обліку в нашій державі міжнародних стандартів фінансової звітності.

Приєднання України до міжнародної системи бухгалтерського обліку не є і не повинно бути самоціллю. Проте світовий досвід засвідчує, що принципи, затверджені у міжнародних стандартах, з одного боку, найбільшою мірою відповідають інтересам потенційних користувачів, а з іншого-дають змогу уніфікувати фінансову звітність і зробити її зручною у користуванні. Наводимо принципи бухгалтерського обліку та фінансової звітності, які визначені в Законі:

1. Обачності - застосування в бухгалтерському обліку методів оцінки, які мають запобігати заниженню оцінки зобов'язань та витрат і завищенню оцінки активів і доходів підприємства;

2. Повноти - всі господарські операції підлягають реєстрації на рахунках бухгалтерського обліку без будь-яких винятків. Фінансова звітність повинна містити всю інформацію про фактичні та можливі наслідки операцій підприємства, яка здатна вплинути на рішення, що приймаються на її основі;

3. Автономності - активи та зобов'язання підприємства повинні бути відокремлені від активів та зобов'язань інших підприємств та власників цього підприємства;

4. Сталості - постійне застосування підприємством обраних методів бухгалтерського обліку із року в рік. Зміна методів обліку повинна бути обгрунтована і розкрита у фінансовій звітності;

5. Безперервності - оцінка активів та зобов'язань підприємства здійснюється, виходячи з припущення, що його діяльність триватиме в неосяжному майбутньому;

6. Нарахування та відповідності доходів та витрат для визначення результату звітного періоду потрібно зіставити доходи звітного періоду з витратами, здійсненими для отримання цих доходів.
7. Превалювання сутності над формою - фінансові операції та інші події обліковуються та розкриваються відповідно до їхньої сутності та економічної діяльності, а не лише згідно з їхньою формою;

8. Історичної собівартості - пріоритетною є оцінка активів підприємства, виходячи із витрат на її виробництво і придбання;

9. Єдиного грошового вимірника - вимірювання і узагальнення всіх операцій у бухгалтерському обліку і фінансовій звітності здійснюється у валюті України;

10. Періодичності - можливість розподілу діяльності підприємств на певні періоди часу з метою складання фінансової звітності.

Із 10-ти принципів, визначених Законом, два є зовсім новими, а саме: принцип обачності і принцип превалювання сутності над формою.

Перший принцип передбачає, що при віднесенні тих або інших сум на доходи або витрати, необхідно використовувати методику, що забезпечує не завищення доходів і активів, з одного боку, і не заниження зобов'язань і витрат - з іншого.

Інший принцип - принцип превалювання сутності над формою, у свою чергу змінює всю існуючу технологію бухгалтерського обліку. Цей принцип зобов'язує відображати в обліку будь-яку господарську операцію не за формальними ознаками, а залежно від її економічного і змістового навантаження. Так, придбання векселя залежно від ситуації може бути відображено і як фінансове вкладення, і як придбання цінних паперів, і як кредитна операція, і як операція розрахункова.

Закон надає право підприємству самостійно:

- визначати облікову політику підприємства;

- обирати форму бухгалтерського обліку як певну систему реєстрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з додержанням єдиних засад, встановлених цим Законом, та з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових даних;

- розробляти систему і форми внутрішньогосподарського (управлінського) обліку, звітності і контролю господарських операцій, визначати права окремих працівників на підписання бухгалтерських документів;

- затверджувати правила документообігу і технологію обробки облікової інформації, додаткову систему рахунків і реєстрів аналітичного обліку;

- виділяти на окремий баланс філії, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи, які зобов'язані вести бухгалтерський облік, з наступним включенням показників їхньої бухгалтерської звітності до фінансової звітності підприємства.

Керівник підприємства зобов'язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечити неухильне виконання всіма підрозділами, службами та працівниками, які мають відношення до бухгалтерського обліку, правомірних вимог бухгалтерії щодо дотримання порядку оформлення та подання до обліку первинних документів.

Законом передбачено, що головний бухгалтер або особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства:

- забезпечує дотримання на підприємстві встановлених єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку, складання і подання у встановлені терміни фінансової звітності;

- організовує контроль за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій;

- бере участь в оформленні матеріалів щодо нестачі та відшкодування втрат від нестач, крадіжки і псування активів підприємства;

- забезпечує перевірку стану бухгалтерського обліку у філіях, представництвах, відділеннях, інших відокремлених підрозділах підприємства.

Відповідальність за бухгалтерський облік господарських операцій, пов'язаних з ліквідацією підприємства, включаючи оцінку майна і зобов'язань підприємства та складання ліквідаційного балансу і фінансової звітності, покладається на ліквідаційну комісію, яка утворюється відповідно до законодавства.У Законі приділено велику увагу оформленню первинних облікових документів і реєстрів бухгалтерського обліку.
Підкреслюється, що:

1. Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення. Для контролю та впорядкування оброблених даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

2. Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні включати такі обов'язкові реквізити:

- назву документа (форми);

- дату і місце його складання:

- назву підприємства, від імені якого складається документ;

- зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

- посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і за правильність її оформлення;

- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу яка брала участь у здійсненні господарської операції.

3. Інформація, що міститься у прийнятих в обліку первинних документах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку в реєстрах синтетичного та аналітичного обліку у формі подвійного запису їх на взаємопов'язаних рахунках бухгалтерського обліку. Операції в іноземній валюті відображуються також у валюті розрахунків платежів по кожній іноземній валюті окремо. Дані аналітичних рахунків повинні бути тотожні відповідним рахункам синтетичного обліку на перше число кожного місяця.

4. Реєстри бухгалтерського обліку повинні мати назву. У них зазначаються період реєстрації господарських операцій, прізвища та підписи або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які брали участь у їх складанні.

5. Господарські операції повинні бути відображені в облікових реєстрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.

6. У разі складання та зберігання первинних документів і реєстрів бухгалтерського обліку на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їхні копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їхніх повноважень, передбачених законодавством.

7. Підприємство вживає всіх необхідних заходів для запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах і реєстрах бухгалтерського обліку та забезпечує їхнє належне зберігання протягом установленого терміну.

8. Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і реєстрів бухгалтерського обліку та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи.

9. Первинні документи та реєстри бухгалтерського обліку можуть бути вилучені у підприємства тільки за рішенням відповідних органів, прийнятим у межах їх повноважень, передбачених законодавством. Повноважна посадова особа підприємства має право в присутності представників органів, які здійснюють таке вилучення, зняти копії документів, що вилучаються. Обов'язковим є складання реєстру документів, що вилучаються, у порядку, встановленому законодавством. Для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності підприємства зобов'язані проводити інвентаризацію активів і зобов'язань, під час якої перевіряються і документально підтверджуються їхня наявність, стан і оцінка.Об'єкти та періодичність проведення інвентаризації визначаються власником (керівництвом) підприємства.На основі даних бухгалтерського обліку підприємства зобов'язані складати фінансову звітність, яку підписують керівник та головний бухгалтер підприємства. Фінансова звітність підприємства включає: баланс, звіт про фінансові результати, звіт про рух грошових коштів, звіт про власний капітал та примітки до звітів.

Звітним періодом для складання фінансової звітності є календарний рік. Проміжна звітність складається щоквартально наростаючим підсумком з початку звітного року в складі балансу діяльності підприємства та звіту про фінансові результати. Баланс підприємства складається за станом на кінець останнього звітного дня кварталу (року).

1.2.Положення (стандарти) бухгалтерського обліку

В 1999 р. з появою Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" і перших 13 національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку, Плану рахунків бухгалтерського обліку та Інструкції про його застосування почалася підготовка фахівців до їх впровадження. В 2000-2002 рр. були розроблені та затверджені ще 12 положень (стандартів) бухгалтерського обліку та прийнято низку інших нормативних документів . Сьогодні введені в дію всі 35 національних П(С)БО:

- П(С)БО 1 «Загальні вимоги до фінансової звітності»

- П(С)БО 2 «Баланс»

- П(С)БО 3 «Звіт про фінансові результати»

- П(С)БО 4 «Звіт про рух грошових коштів»

- П(С)БО 5 «Звіт про власний капітал»

- П(С)БО 6 «Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах»

- П(С)БО 7 «Основні засоби

- П(С)БО 8 «Нематеріальні активи»

- П(С)БО 9 «Запаси»

- П(С)БО 10 «Дебіторська заборгованість»

- П(С)БО 11 «Зобов'язання»

- П(С)БО 12 «Фінансові інвестиції»

- П(С)БО 13 «Фінансові інструменти»

- П(С)БО 14 «Оренда»

- П(С)БО 15 «Дохід»

- П(С)БО 16 «Витрати»

- П(С)БО 17 «Податок на прибуток»

- П(С)БО 18 «Будівельні контракти»

- П(С)БО 19 «Об'єднання підприємств»

- П(С)БО 20 «Консолідована фінансова звітність»

- П(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів»

- П(С)БО 22 «Вплив інфляції»

- П(С)БО 23 «Розкриття інформації щодо пов'язаних сторін»

- П(С)БО 24 «Прибуток на акцію»

- П(С)БО 25 «Фінансовий звіт суб'єкта малого підприємництва»

- П(С)БО 26 «Виплати працівникам»

- П(С)БО 27 «Необоротні активи, утримувані для продажу, та припинена діяльність»

- П(С)БО 28 «Зменшення корисності активів»

- П(С)БО 29 «Фінансова звітність за сегментами»

- П(С)БО 30 «Біологічні активи»

- П(С)БО 31 «Фінансові витрати»

- П(С)БО 32 «Інвестиційна нерухомість»

- П(С)БО 33 «Витрати на розвідку запасів корисних копалин»

- П(С)БО 34 «Платіж на основі акцій»

- П(С)БО 35 «Податкові різниці».

Змінення бухгалтерських нормативів.

Доволі несподіваний сюрприз зробив своїм палким шанувальникам - бухгалтерам - Мінфін. Серед нововведень виділимо такі:

1. Змінено План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій та Інструкцію про його застосування, затверджені наказом Мінфіну від 30.11.1999р. № 291.

Рахунок 30 отримав нову назву «Готівка».

Доходи та витрати від зміни вартості фінінструментів, які оцінюють за справедливою вартістю, відображають:

- торговці цінними паперами - на субрахунках 710 та 940;

- інші підприємства - на нових субрахунках 740 «Дохід від зміни вартості фінансових інструментів» та 970 «Витрати від зміни вартості фінансових інструментів».

Відсотки, отримані за строковими депозитами, обліковують на рахунку 73 « Інші фінансові доходи».

2. Відкоригували такі форми фінзвітності:

- Звіт про власний капітал (ф. № 4);

- Консолідований звіт про власний капітал (ф. № 4-к);

- Фінансовий звіт суб'єкта малого підприємництва (ф. № 1-м та № 2-м);

- Спрощений фінансовий звіт суб'єкта малого підприємства (ф. № 1-мс та № 2-мс);

Примітки до річної фінансової звітності (ф. № 5).

3. Удосконалили норми П(С)БО 7, П(С)БО 11, П(С)БО 25, П(С)БО 27, П(С)БО 31, НП(С)БО 1.



2. Принципи організації бухгалтерського обліку у господарстві.

2.1 Системи документації

У зв'язку із швидким зростанням обсягу інформації, яка використовується в управлінні, значення діловодства суттєво підвищується. Це потребує його систематичного удосконалення, підвищення рівня знань та кваліфікації управлінських працівників в галузі документування та документаційного забезпечення обслуговування процесу управління.

Без упорядкування інформаційної бази, удосконалення документаційних процесів неможливо вирішити питання комп'ютеризації управління. Найвища ефективність від використання ПЕОМ може бути досягнута шляхом упорядкування всієї вихідної інформації, масовими носіями якої є документи. Впровадження автоматизованої обробки інформації дозволяє не тільки підвищити продуктивність праці, а й створювати необхідні умови для творчої, аналітичної праці.

Значну роль в справі упорядкування роботи з документами, оптимізації документаційних процесів у масштабі країни відіграє Єдина державна система діловодства (ЄДСД). Це науково упорядкований комплекс правил, нормативів та рекомендацій по веденню діловодства починаючи з надходження або створення документа до здачі його в архів.

Документальне забезпечення - комплекс операцій з готовими документами (Додаток 1.1.)

Основні положення ЄДСД складаються із загальної частини, восьми тематичних розділів та додатків. Тут сформульовані загальні правила документування управлінської діяльності, викладено принцип уніфікації документів, вимоги до формулярів організаційно-розпорядчих документів, до побудови текстів документів, їх мови та стилю. Загальнодержавна система складається з численних підсистем, які перебувають на нижчих ступенях ієрархії. Виділяють: функціональні та галузеві системи документації.

Функціональні системи (планова, матеріально-технічного постачання, звітно-статистична, облікова) характерні для центральних органів функціонального призначення. (Мінфін, Держкомстат, податкова адміністрація тощо). Функціональні системи тісно пов' язані між собою (система планової та облікової документації). Галузеві системи функціонують в органах галузевого управління (міністерства, відомства, галузеві відділи держадміністрації). Вони відображають специфіку тієї чи іншої сфери діяльності.

В додатках ЄДСД наведено приблизний перелік документів, які підлягають контролю за виконанням.Обов' язковою умовою раціональної організації діловодства є автоматизація процесів діловодства. В ЄДСД пропонуються варіанти типових комплектів технічних засобів для механізації операцій з документами.

Розглянемо деякі з ознак класифікації.

За походженням офіційні документи (службові) створюються установою або посадовою особою та оформляються у регламентованому порядку, а особисті - стосуються конкретної особи і створюються за межами сфери службової діяльності, тобто є іменними.

За призначенням, тобто за видами діяльності, документи поділяються на чотири групи:

1. Організаційно-розпорядчі - визначають такі важливі питання, як функції та права підприємства в цілому (статути, установчі договори), його структурних підрозділів, встановлення та зміну оргструктури управління, організацію процесу управління (положення, накази, листи, заяви, розпорядження тощо);

2. Фінансово-розрахункова документація забезпечує точне та своєчасне виконання фінансових забов' язань, банківських та інших операцій, пов'язаних з рухом коштів;

3. Документація з постачання та збуту супроводжує рух товарно-матеріальних цінностей, тобто є логістичним забезпеченням підприємницької діяльності;

4. Документація з особового складу відображає всі кадрові питання організації від забезпечення кадрами до їх переміщення, професійного вдосконалення, якісного складу тощо

За кількістю питань, які в них відображені, виділяють документи прості, що містять одне питання, та складні - що містять декілька питань.

За місцем складання (виникнення) документи поділяються на внутрішні та зовнішні. До внутрішніх належать такі, що готуються, оформляються і виконуються в межах тієї установи, де вони були складені. До зовнішніх відносять отримані організацією ззовні (вхідні) або направлені нею за свої межі (вихідні) документи.

За формою документи бувають: індивідуальні, типові, трафаретні. Індивідуальні створюються у довільній формі в кожному окремому випадку для вирішення конкретної управлінської ситуації. Типові - це текст-зразок, на основі якого складаються тексти документів аналогічного змісту зі збереженням основних граматичних конструкцій та формулювань. В трафаретних документах частина тексту віддруковується завчасно - це постійна інформація, а частина вписується від руки при його складанні. Трафаретні тексти, як правило, фіксуються бланками. За стадією виготовлення розрізняють: чернетки, оригінали та копії. Рукописний або машинописний документ, який відображає роботу автора над текстом, тобто опрацювання документу, є чернеткою.

Оригінал - документ, створений індивідуальним або колективним автором.

Копія - повторне, абсолютно точне відтворення оригіналу, завірене у встановленому порядку.

Зі службовими документами, що не підлягають розголошенню, можуть ознайомлюватися тільки працівники організації, які мають до них безпосереднє відношення. Ознайомлення інших осіб, видача їм документів чи копій, довідок або відомостей службового характеру допускається тільки з дозволу керівництва організації. Публікація службових документів у пресі, оголошення по радіо, телебаченню, використання в доповідях, лекціях, виступах здійснюється відповідно до Закону України "Про інформацію" від 2 жовтня 1992 року № 2657-ХІІ.

Мовою діловодства і документації, а також взаємовідносин з органами державної виконавчої влади, міністерствами, відомствами, підприємствами, громадськими організаціями та громадянами в Україні є українська мова. У випадках, передбачених законами, мовою діловодства, документації та взаємовідносин із зазначеними вище органами та громадянами поряд з українською може бути мова більшості населення тієї чи іншої місцевості або мова, прийнятна для населення даної місцевості.

бухгалтерський норматив документообіг обліковий

2.2 План документообігу та контроль за його виконанням

Документообіг - це рух документів в організації або фірмі з моменту їх створення або отримання до відправлення або передачі їх на зберігання до архіву.

Об'єм документообігу складається з вхідних, вихідних та внутрішніх документів, які оброблені за період одного календарного року.

Основні етапи документообігу:

· прийом вхідної кореспонденції;

· обробка та реєстрація документів;

· контроль виконання документів;

· обробка та відправлення вихідної кореспонденції.

Прийом документів

Документи надходять до установи:

- від спеціалізованих підрозділів;

- від установ зв'язку;

- від посадових осіб споріднених або сторонніх організацій;

- від громадян.

Під час прийому документів необхідно перевірити:

- вірність адресування та наявність вкладень у конвертах;

- наявність реєстраційно- контрольних карток до цих документів;

- відповідність заповнених реквізитів змістові документів;

При неправильному адресуванні переадресовують кореспондентові.

Якщо виявлено недолік вкладень, складають акт.

Приймаючи документи від співробітників, секретар повинен:

- з'ясувати характер роботи, виконаної за резолюцією керівника;

- при необхідності запропонувати виконавцеві зробити доповнення згідно резолюції;

- після перевірки документ передати керівникові;

- повідомити виконавця про результати розгляду документа керівником.

Обробка та реєстрація документів

Реєстрація документів - присвоєння індексу (номера) і проставлення його на документі з наступним записом коротких даних про нього в журналі, картці або в ПК.

1 Після прийому кореспонденції секретар розглядає надіслані документи.

2 Конверти, як правило, знищують, зберігають у таких випадках:

- коли дату та адресу можна встановити за допомогою конверта;

- якщо на конверті проставлена помітка “Секретно”, “Конфіденційно”,

“Для службового користування”.

3 На отриманих документах у правому куті на нижньому полі ставлять помітку про надходження (проставляють дату та номер вхідного документа) згідно нумерації в журналі реєстрації документів.

4 Після попереднього розгляду та реєстрації документів секретар розподіляє їх за призначенням.

5 Документи, які підлягають розгляду керівником разом з підібраними до них матеріалами, вкладають у папку з написом “НА РОЗГЛЯД”, де повинна бути проставлена дата подання документа на розгляд.

6 Документи, що залишилися після розгляду секретарем, доставляють в підрозділи та виконавцям.

Журнал реєстрації вхідної кореспонденції наведені у додатку 2.1.

На обкладинці журналу зазначають назву установи, назву журналу, номер за номенклатурою справ, почато _________, закінчено _________.

Якщо документи реєструють в журналах, то всі аркуші журналу повинні бути пронумеровані в правому верхньому куті, прошиті нитками, кінці яких виводять на останній аркуш. Їх заклеюють папером, який на 2-3 см більший ніж печатка. На ньому пишуть: “В даному журналі прошито, пронумеровано і скріплено печаткою 175 (сто сімдесят п'ять) аркушів”. Вказують прізвище й ініціали секретаря, ставлять підпис і печатку.

Якщо журнал закінчується, на останній сторінці оформлюють запис: “В даному журналі зареєстровано 270 документів”. Вказують посаду, прізвище, ініціали, ставлять підпис та дату.

Контроль виконання документів

1 В установі слід мати перелік документів, термін виконання яких підлягає обов'язковому контролю. Для документів без зазначення терміну, таким є 10 днів.

2 На контроль ставлять доручення керівника, зазначені:

· у резолюціях на вхідних документах;

· у формі усного розпорядження;

· в організаційно-розпорядчих документах;

· у вихідних документах, на які очікують відповідь.

3 Документи на контроль ставлять за вказівкою керівника. Для цього на докуметі проставляють штамп „Контроль” або літеру „К” на лівому полі на рівні заголовка до тексту.

4 Після надходження виконаного документа секретар повинен:

· перевірити терміни його виконання з зазначеним в резолюції;

· перевірити, чи вірно оформлений документ;

· щоб зняти документ з контролю, помічають в журналі про виконання та вказують номер справи, в якій буде зберігатися документ.

Обробка та відправлення вихідної кореспонденції

Основні етапи обробки вихідної кореспонденції:

· складання проекту документа:

· узгодження проекту з відповідними посадовими особами;

· перевірка відповідного оформлення документа;

· підписання та узгодження (при необхідності);

· відправка документа адресату;

· підшивка 2-го примірника документа у справу.

1 Проект документа складає виконавець і узгоджує з відповідними посадовими особами.

2 Документи повинні бути оброблені й відправлені в той же день.

3 Вихідний документ оформлюють у двох примірниках: перший - відправляють адресату, другий - підшивають у справу.

Якщо документи повинні бути повернені назад, на них проставляють штамп “Підлягає поверненню”, про що роблять помітку в журналі реєстрації документів.

4 Відправляючи кореспонденцію через відділення зв'язку, секретар повинен:

· на конвертах зазначити поштову адресу відправника та одержувача;

· перевірити наявність додатків;

якщо кореспонденція рекомендована, укладається реєстр згідно зазначеного зразка.

5 Термінову кореспонденцію в межах даної місцевості доставляє співробітник (кур'єр).

6 Якщо пошту доставляє кур'єр, то вносять запис про документ в розносну книгу.

Журнал реєстрації вихідної кореспонденції наведені у додатку 2.2.

Розносна книга наведені у додатку 2.3.

2.3 Форми бухгалтерського обліку

У теорії бухгалтерські проведення записуються, як було розглянуто вище -- дебет рахунку, потім кредит і сума. А визначення сальдо рахунків здійснюється на Т-рахунках. На практиці цього, звичайно, не досить. Необхідно вести облікові регістри, групувати дані в спеціальних таблицях.

Якщо первинні документи і більшість регістрів аналітичного обліку єдині майже для всіх підприємств, з деякими варіаціями, то регістри синтетичного обліку можуть бути різні. Вид регістрів синтетичного обліку визначається обраною на підприємстві формою бухгалтерського обліку.

Форма бухгалтерського обліку -- це технологія та організація облікового процесу з відповідними способами документування та облікової реєстрації (спосіб ведення обліку при тих самих елементах методу).

На сьогодні в Україні є 5 основних форм бухгалтерського обліку:

1. Повна журнально-ордерна -- 17 журналів-ордерів (ж-о) і відомості до них. Ця форма використовується на великих підприємствах. Облікові регістри -- журнали-ордери, відомості, Головна книга.

Журнал-ордер -- це багатографна таблиця, записи в ньому ведуться за кредитом одного чи кількох рахунків із зазначенням дебетуємих рахунків. Наприклад, журнал-ордер по рахунку 30 "Каса" має приблизно таку форму яка наведена у додатку 3.1.

Наведені суми відповідають таким господарським операціям:

05.08. Видано під звіт -- 550 грн.;

08.08. Видано заробітну плату -- 7450 грн.;

Повернено в банк - 100 грн.

Для здійснення цих операцій 05.08 в банку було отримано 8100 грн. Ця сума буде відображена у відомості за дебетом рахунку 30 "Каса", яка має приблизно таку саму форму, тільки містить дебетові обороти в кореспонденції з кредитом відповідних рахунків. Відомості ведуться не по всіх рахунках; вони слугують для більш повного і зручного висвітлення бухгалтерських даних.

2. Скорочена журнально-ордерна форма -- 7 журналів-ордерів, використовується на підприємствах середнього розміру. Форми журналів затверджені Міністерством фінансів України.

3. Спрощена форма обліку -- для малих підприємств. Методичними рекомендаціями передбачено ведення відомостей від 1-м до 5-м, кожна з яких складається з двох і більше розділів; узагальнюються облікові дані в оборотно-сальдовій відомості. Крім того, не скасовано форму, затверджену Вказівками, яка включає 9 відомостей від В1 до В8, шахову відомість В9 і оборотну відомість. Малі підприємства з незначною кількістю господарських операцій можуть вести просту форму обліку -- Журнал обліку господарських операцій і відомість 3-м для аналітичного обліку розрахунків з оплати праці, з дебіторами і кредиторами.

4. Меморіально-ордерна форма -- використовується в бюджетних організаціях, у банках. Регістр цієї форми -- меморіальний ордер. Порівняно з журнально-ордерною ця форма більш докладна, але містить багато дублюючої інформації.

5. Комп'ютерна форма -- за цією форми обліку порядок заповнення облікових регістрів та їх формат визначаються тією комп'ютерною програмою, яка використовується. Як правило, всі комп'ютерні програми формують журнали-ордери або відомості по кожному рахунку, шахову та оборотну відомості, а також всі форми звітності.

Оборотно-сальдова відомість по синтетичних рахунках (оборотний баланс) -- таблиця, що містить залишки на початок звітного періоду, обороти за період і залишки на кінець періоду за дебетом та кредит синтетичних рахунків.

Шахова відомість -- це таблиця, яка містить обороти за місяць по всіх рахунках, причому кожен рахунок повторюється в боковику (дебетові обороти) і в шапці відомості (кредитові обороти).

Суми оборотів проставляються на перетині граф і рядків. Шахова відомість може бути представлена у вигляді (фрагмент) в додатку 3.4:

Наведені суми означають такі господарські операції (за рядками):

-- отримано матеріали від постачальників 800 грн.;

-- отримано в касу з поточного рахунку 500 грн.;

-- повернено в банк з каси 20 грн.;

-- оплачені рахунки постачальника 800 грн.

Це дуже зручний регістр і бухгалтери на практиці нерідко ним користуються при всіх формах обліку: по-перше, тут відразу визначаються дебетові і кредитові обороти по всіх рахунках, а по-друге, рівність цих оборотів (у нижній правій клітині відомості) свідчить про те, що всі господарські операції враховані, можна заповнювати Головну книгу (або оборотну відомість).

2.4 Розподіл обов'язків між обліковими працівниками

У ході виконання своїх обов'язків між головним бухгалтером та іншими працівниками підприємства виникають взаємовідносини з різних питань, що дозволяє виділити такі види зв'язків як функціональні, організаційні та службові.

Функціональні зв'язки облікових працівників - це відносини, які формуються між працівниками бухгалтерської служби відповідно до виконуваних ними функцій.

Важливим питанням організації роботи облікового підрозділу підприємства є правильне розміщення облікових кадрів на окремих ділянках облікового процесу та найбільш ефективне використання технічних засобів обліку, що забезпечують економне та якісне ведення бухгалтерського обліку й здійснення контролю. Головний бухгалтер, будучи керівником облікового підрозділу і виконуючи покладені на нього обов'язки, особисто розподіляє і контролює роботу своїх підлеглих. Таким чином, формуються організаційні зв'язки, тобто відносини, які виникають між головним бухгалтером і підлеглими йому обліковими працівниками в процесі розподілу прав, обов'язків і відповідальності всередині бухгалтерії для забезпечення найефективнішого здійснення облікового процесу та надання інформації управлінцям.

Організаційні зв'язки головного бухгалтера проявляються також у розробці пропозицій щодо надання обліковим працівникам прав на підписання первинних і зведених бухгалтерських документів, а також щодо усунення від цих функцій при систематичному порушенні ними своїх посадових обов'язків, щодо підвищення професійного рівня бухгалтерів (направлення на курси підвищення кваліфікації, спеціалізовані семінари), забезпечення їх необхідними періодичними виданнями та матеріалами нормативно-правової бази.

Головний бухгалтер керує працівниками бухгалтерської служби та розподіляє між ними функціональні обов'язки, знайомить їх з нормативно-методичними документами та інформаційними матеріалами, які стосуються їх діяльності, а також зі змінами в чинному законодавстві, розробляє графіки облікових робіт.

Бухгалтерська служба також тісно пов'язана з усіма структурними підрозділами підприємства та окремими виконавцями. Надані даному підрозділу для обробки та контролю документи, а також планові, кошторисні та нормативні дані обробляються і групуються за певними ознаками. На їх основі готується інформація про діяльність окремих підрозділів і підприємства в цілому. Практична цінність даної інформації полягає у тому, що вона забезпечує аналіз економічних показників діяльності, систематичний контроль господарських процесів з формуванням на їх основі потрібних висновків і вжиттям заходів з удосконалення роботи підприємства та його підрозділів.

Службові зв'язки - це зв'язки, які визначають процес руху інформації між головним бухгалтером та іншими працівниками бухгалтерської служби й структурними підрозділами підприємства.

Саме завдяки ефективній організації службових зв'язків головного бухгалтера можна забезпечити систематичний контроль за господарськими процесами та процесом своєчасного надання оперативної інформації, формування на її основі відповідних висновків.

У період створення підприємства формулюються завдання господарської діяльності, які відображаються в установчих документах. Відповідно до них визначаються функції облікового персоналу. Як правило, бухгалтерська служба як окремий структурний підрозділ створюється за наявності великого обсягу облікової інформації. Її функціонування вимагає чіткої регламентації діяльності кожного зі штатних працівників і всього підрозділу в цілому.

Регламентування діяльності облікових працівників здійснюється на двох рівнях: всієї бухгалтерської служби та окремих її працівників. Забезпечення другого рівня можливе лише після розробки документу, який визначає структуру, права та обов'язки всієї бухгалтерської служби.

Розподіл облікових функцій закріплюється у «Положенні про бухгалтерську службу», яке визначає її статус, місце як самостійного підрозділу в системі управління підприємством та внутрішню організацію її роботи. Даний документ відноситься до уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації і має чітко визначену структуру:

=> загальні положення;

=> цілі і завдання;

=> функції;

=> права і відповідальність;

=> службові зв'язки;

=> організація роботи.

Розділ "Загальні положення" включає дані про чисельність і штат бухгалтерської служби; її структуру; перелік законодавчих документів, якими керується даний підрозділ у своїй діяльності; вимоги, які висуваються до головного бухгалтера.

Другий розділ даного Положення визначає цілі та завдання, які висуваються до бухгалтерської служби в ході її роботи.

Третій розділ Положення розкриває функції бухгалтерської служби: облік основних засобів, облік грошових коштів, контроль за своєчасним і правильним проведенням інвентаризації, ефективна організація матеріальної відповідальності, ведення розрахунків з оплати праці тощо.

Четвертий розділ "Права і відповідальність" містить перелік прав облікових працівників, дотримання яких забезпечує ефективне виконання поставлених завдань. Розкривається відповідальність головного бухгалтера (для інших працівників відповідальність встановлюється посадовими інструкціями).

У п'ятому розділі "Службові зв'язки" зазначаються служби, з якими взаємодіє обліковий підрозділ:

=> з усіма структурними підрозділами - з питань бухгалтерського обліку;

=> з юридичною службою - щодо правових питань, пов'язаних з підготовкою документів;

=> з відділом кадрів - з питань підбору кадрів, розрахунку заробітної плати персоналу.

Апарат бухгалтерської служби має безпосереднє відношення до всіх виробничих підрозділів підприємства. Від них облікові працівники отримують документально оформлені дані про здійснені господарські операції, які слід відображати в бухгалтерському обліку, або оформлюють необхідні для них документи для проведення господарських операцій.

На кожному підприємстві залежно від його структури та структури й чисельності облікового підрозділу обов'язки кожного працівника будуть відрізнятися.

Як приклад, в таблиці наведено службові зв'язки бухгалтера-касира з іншими підрозділами підприємства та сторонніми підприємствами.(Додаток 4.2.)

Шостий розділ Положення про бухгалтерську службу "Організація роботи" включає правила внутрішнього розпорядку роботи облікових працівників.

Також у цьому розділі можуть передбачатися показники оцінки діяльності бухгалтерської служби, форми стимулювання її працівників. Особливу увагу слід звернути на матеріальне заохочення працівників за підвищення кваліфікації.

Дане Положення оформлюється на бланку підприємства за підписом головного бухгалтера та затверджується керівником підприємства.

Таким чином, Положення про бухгалтерську службу - це багатопрофільний документ, який чітко регламентує порядок її роботи. Від детальної його розробки прямо залежить ефективність організації бухгалтерського обліку підприємства.

Для чіткої організації і планування роботи, а також раціонального розподілу праці на підприємствах будь-якої форми власності розробляються посадові інструкції на кожну посаду, передбачену штатним розкладом (крім такої категорії працівників як робітники).

Посадова інструкція - це документ, у якому зафіксовано завдання, функції, обов'язки, права та відповідальність посадової особи.

Правильно складена інструкція дозволяє чітко визначити обов'язки, права та відповідальність персоналу, запобігає виконанню функцій, які йому не належать, визначає систему взаємовідносин між керівниками та підлеглими їм працівниками.

Посадові інструкції працівників дають змогу:

=> встановити для кожного працівника перелік належних до виконання операцій;

=> визначити та закріпити обов'язки кожної особи, а також її права та персональну відповідальність;

=> контролювати виконання роботи кожним виконавцем, оцінити її результати.

Кандидат на вакантну посаду повинен ознайомитися з посадовою інструкцією для того, щоб знати, що від нього вимагається, і порівняти свої можливості з висунутими вимогами. Наявність посадової інструкції при прийманні на роботу свідчить про відпрацьованість системи управління підприємства.

При складанні посадових інструкцій необхідно керуватися Довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників, які є загальними для всіх видів економічної діяльності. У даному документі наведено специфічні для різноманітних посад кваліфікаційні характеристики, на підставі яких з урахуванням специфіки підприємств працівники відділу кадрів і керівники структурних підрозділів розробляють посадові інструкції для кожної посади окремо.

Для розробки посадових інструкцій можна використовувати типові та галузеві інструкції, проте з обов'язковим урахуванням системи внутрішніх взаємозв'язків і документів, які визначають організацію бухгалтерського обліку на конкретному підприємстві.

Посадова інструкція має складатися відповідно до вимог чинного законодавства України та не суперечити їм. До даного документу не можна включати умови, які обмежують права та соціальні гарантії працівника передбачені трудовим законодавством.

Функції працівників бухгалтерської служби регламентуються посадовими інструкціями, які розробляються головним бухгалтером спільно з юридичною службою. Якщо організаційну основу облікового підрозділу складають сектори (групи, відділи), то посадові інструкції складаються керівниками цих секторів (груп, відділів).

Розробка посадових інструкцій повинна відбуватися виходячи із завдань і функцій, покладених на відповідний структурний підрозділ конкретного підприємства відповідно до його специфіки, структури та штатного розкладу.

Посадові інструкції узгоджуються з юристом і затверджуються керівником підприємства у встановленому порядку та доводяться до відома виконавців під розписку із зазначенням дати ознайомлення. Випадками обов'язкового письмового ознайомлення працівника з посадовою інструкцією є:

=> укладання трудового договору (контракту);

=> переміщення на іншу посаду або тимчасове виконання обов'язків;

=> внесення змін і доповнень до інструкції.

Вимоги посадової інструкції є обов'язковими для працівника, який працює на даній посаді, з моменту його ознайомлення з інструкцією під розписку та до переміщення на іншу посаду чи звільнення.

Найменування посад працівників повинно максимально відповідати виконуваній ними роботі. Якщо працівники здійснюють трудові обов'язки різних штатних одиниць, то називати їх посаду необхідно з урахуванням тих посадових обов'язків, які протягом робочого дня займають більшу частину часу порівняно з іншими.

Оформлювати новопризначених працівників необхідно на ті посади та роботи, які містяться в Державному класифікаторі професій. Якщо у зв'язку з виробничою необхідністю у працівника розширюється коло виконуваних ним обов'язків, не передбачених його посадовою інструкцією, то необхідно внести зміни або доповнення до існуючої посадової інструкції, які оформлюються наказом директора підприємства та доводяться до виконавця під розписку із зазначенням дати ознайомлення. Якщо функціональні обов'язки працівника не змінюються, то немає необхідності щорічно затверджувати їх посадові інструкції. Однак, якщо до посадової інструкції вносяться суттєві зміни або доповнення, то посадова інструкція затверджується в новій редакції.

При складанні посадових інструкцій необхідно дотримуватися єдиного підходу до їх побудови, послідовності викладення, а також чіткості та зрозумілості формулювань, які забезпечують їх однозначне розуміння працівником.

У посадовій інструкції розкривається функціональна структура діяльності посадової особи як комплексу елементів: цілей, програм і завдань; функцій, форм і методів керівництва; інформації; технічних засобів управління. На підставі цих даних визначаються будова посадової інструкції та зміст її складових частин.

Будова посадової інструкції облікового працівника може бути наступною: найменування посади; загальні положення; цілі та завдання; обов'язки та права; відповідальність; взаємозв'язок з іншими посадовими особами; критерії оцінки виконання обов'язків; порядок призначення, звільнення й заміщення посади. Як правило, можна виділити чотири основні розділи даного внутрішнього документу.

У розділі "Загальні положення" зазначається найменування посади, відображаються порядок прийняття або призначення, звільнення працівника з посади, яку він обіймає.

У даному розділі встановлюються кваліфікаційні вимоги: рівень професійної освіти, стаж роботи або спеціальна підготовка, необхідні для виконання передбачених посадових обов'язків. У кожному окремому випадку ці критерії можуть частково змінюватися.

У розділі "Обов'язки" чітко і конкретно визначаються завдання працівника, його функціональні обов'язки, передбачені відповідною кваліфікаційною характеристикою посади. За необхідності обов'язки, включені до характеристики певної посади, можуть розподілятися між декількома виконавцями.

На невеликих за розмірами підприємствах часто виникають ситуації, які вимагають виконання розширеного кола обов'язків працівників порівняно зі встановленою для них посадовою інструкцією. У таких випадках без зміни посадового найменування працівнику наказом по підприємству призначається виконання обов'язків, передбачених характеристиками інших посад, близьких за змістом, рівних за складністю, виконання яких не потребує іншої спеціальності та кваліфікації.

У розділі "Права" зазначаються повноваження працівника для самостійного вирішення питань, які стосуються його компетенції. При цьому допускається конкретизація тих чи інших прав з урахуванням специфіки виконуваних працівником посадових обов'язків. Вони можуть розширюватися або обмежуватися в кожному конкретному випадку з урахуванням специфіки діяльності або підприємства.

Розділ "Відповідальність" включає в себе відомості про відповідальність працівника за невиконання (чи неналежне виконання) своїх посадових обов'язків. У цьому розділі можна конкретизувати, яку саме відповідальність і за що несе працівник. Для цього в зміст розділу можна додати положення, які включають в себе перерахування видів відповідальності (адміністративної, дисциплінарної, матеріальної, кримінальної) за вчинення посадовою особою недобросовісних (непрофесійних) дій і описання того, що такими діями може вважатися (виходячи з пунктів обов'язків даного працівника). Також у цьому розділі можна передбачити, хто з посадових осіб і яким чином повинен застосовувати у відношенні до даного працівника ті чи інші форми притягнення до відповідальності.

У даному розділі також обумовлюється дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку підприємства, інструкцій з охорони праці, протипожежної безпеки та виробничої санітарії, а також відповідальність за нерозголошення відомостей, які складають комерційну таємницю підприємства, у випадку, якщо працівник підписує зобов'язання про нерозголошення таких відомостей.

Крім посадової інструкції до документів, якими регулюється діяльність бухгалтерів, відносяться: контракт або трудовий договір; накази керівника з певних питань господарської діяльності; Положення про облікову політику, з якими облікові працівники мають бути ознайомлені.

На підставі посадової інструкції укладається трудовий контракт з працівником. Трудовий контракт і посадова інструкція використовуються при розгляді конфліктних ситуацій між роботодавцем і працівником.

Посадові інструкції зберігаються протягом трьох років після їх заміни.

У випадку реорганізації, скорочення штату тощо, коли виникає необхідність перерозподілу функцій і посадових обов'язків, до посадової інструкції вносяться зміни на підставі наказу керівника підприємства.

Крім того, посадові інструкції повинні бути змінені та знову затверджені у випадках:

=> зміни назви підприємства або структурного підрозділу;

=> зміни назви посади;

=> внесення до законодавства змін, які стосуються положень інструкції.

2.5 План рахунків бухгалтерського обліку

Оскільки бухгалтерський рахунок є основною одиницею зберігання інформації в бухгалтерському обліку, то для групування цієї інформації використовується система рахунків бухгалтерського обліку. Ця система є єдиною для всіх підприємств і організацій, крім банків та бюджетних організацій, і називається «План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій».

Інструкцією про застосування Плану рахунків визначено: «План рахунків є переліком рахунків і схем реєстрації та групування на них фактів фінансово-господарської діяльності (кореспонденція рахунків) у бухгалтерському обліку». Головною метою його є забезпечення інформацію для контролю та прийняття управлінських рішень, складання фінансової звітності. Структура Плану рахунків узгоджена зі структурою Балансу і Звіту про фінансові результати .(Додаток 5.)

Залишки рахунків класів 1--3 відображаються у розділах активу, класів 4--6 -- у розділах пасиву балансу. За даними рахунків класів 7--9 без додаткових вибірок може бути складений Звіт про фінансові результати. Рахунки класу 0 надають інформацію, розкриття якої передбачено у примітках до фінансових звітів. Крім того, аналітичний облік у межах рахунків запасів, витрат і доходів дасть можливість здійснювати калькуляцію собівартості продукції (товарів), контроль витрат і визначати результати діяльності за центрами відповідальності.

Отже, кожен клас рахунків має конкретне призначення та тісно пов'язаний з інформаційними потребами зовнішніх і внутрішніх користувачів. Кожен клас рахунків поділяється на: синтетичні рахунки (рахунки першого порядку), а вони, в свою чергу -- на субрахунки (рахунки другого порядку). Кожен рахунок має назву і код.
Синтетичні рахунки мають двозначний код: перша цифра показує номер класу рахунків, друга порядковий номер у класі, починаючи з 0 до 9.

Субрахунки мають тризначний код, в якому перші дві цифри збігаються з цифрами відповідного синтетичного рахунка, а третя показує порядковий номер субрахунка, починаючи з 1 до 9.

Кожне підприємство також може відкривати необхідну кількість аналітичних рахунків, зберігаючи при цьому перші три цифри кодів згідно з Планом рахунків.

Отже, План рахунків бухгалтерського обліку є систематизованим переліком рахунків, який забезпечує єдність накопичення та групування облікової інформації для складання звітності та зрозумілості її всіма зовнішніми та внутрішніми користувачами.

2.6 Організація зберігання документів

Первинні документи, що пройшли опрацювання, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву під відповідальність головного бухгалтера або назначеної ним особи. Організація правильного зберігання документів має велике значення. Документи, як відомо, служать підставою для відображення господарських операцій у бухгалтерському обліку. З часом може виникнути необхідність перевірки правильності самого обліку, законності здійснення господарських операцій, надання необхідних документів податковим, фінансовим, ревізійним, судово-слідчим органам для обґрунтування доказів та ін. За даними документів видають відповідні довідки окремим особам.

Тому архів повинен бути організований так, щоб було забезпечено збереження документів і можливість швидкого їх знаходження. Для цього первинні документи звітного місяця, що відносяться до відповідного облікового регістру, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються і супроводжуються відповідною довідкою для архіву.

Касові документи, авансові звіти, виписки банку з усіма доданими до них документами, інші грошові документи, а також документи по операціях з цінними паперами повинні бути підібрані в порядку зростаючих з початку року номерів і переплетеш. Окремо переплітаються бухгалтерські звіти.

На папках з документами (що називаються справами) вказується найменування підприємства або організації, порядковий номер (код) синтетичного рахунка, номери документів (з № _ до № _ включно), кількість документів та до якого звітного періоду вони належать (рік, місяць).

Документи зберігаються в закритих шафах або спеціально відведеному приміщенні за встановленим порядком. Бланки суворого обліку повинні зберігатися в сейфах або металевих шафах, що забезпечують їх збереження. Всі прийняті на зберігання справи реєструються в архівній книзі, що полегшує знаходження документа у випадку необхідності.

Архіви розрізняють: поточні і постійні. Поточний архів організовується безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року, оскільки облікові працівники вимушені часто звертатися до нього для одержання різних довідок. Для поточного архіву відводять спеціальні шафи, ключі від яких знаходяться в особи, відповідальної за зберігання архіву. Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні і призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітності, а й справ інших підрозділів і служб підприємства.

Документи з поточного архіву в постійний передаються після закінчення звітного року. Справи бухгалтерського обліку видаються з архіву тільки за дозволом головного бухгалтера. В окремих випадках за рішенням відповідних органів, прийнятим в межах їх повноважень, передбачених законодавством (судово-слідчих, ревізійних, податкових органів) і з дозволу керівника підприємства з бухгалтерського архіву можуть видаватися (вилучатися) окремі документи і навіть справи. У цьому випадку замість вилученого документа в папку вкладають його копію і реєстр вилучених документів з зазначенням підстави і дати вилучення, а в архівній книзі роблять відповідні помітки. Вилучення документів оформляється протоколом (актом), копія якого вручається під розписку посадовій особі, що відповідає за архів.

Якщо вилучаються справи з недооформленими документами (непронумерованими, непереплетеними), то за дозволом і в присутності представників органів, що проводять вилучення, посадові особи можуть дооформити ці справи (пронумерувати документи, зробити опис, прошнурувати, завірити своїм підписом і печаткою).