Краткая характеристика первичного учета предприятия ООО "Гидросервис"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1. Теоретические основы первичного учета и организация документооборота

1.1 Формы, классификация и виды первичных документов

1.2 Правила заполнения первичных документов

1.3 Исправления в первичных документах

1.4 Организация документооборота

Глава 2. Краткая характеристика первичного учета предприятия ООО «Гидросервис»

2.1 Учетная политика ООО «Гидросервис»

2.3 Документооборот ООО «Гидросервис»

Глава 3. Рекомендации по совершенствованию системы организации первичного учета

3.1 Разработка рекомендаций по совершенствованию учета первичной документации

3.2 Автоматизация первичного учета

Заключение

Список литературы

учет автоматизация документооборот



Введение

Актуальность выбранной темы обусловлена значимостью ведения четкого и достоверного первичного учета, на основании которого определяется конечный результат и эффективность деятельности организации.

Правила ведения и заполнение первичной документации должен знать каждый сотрудник, работающий на предприятии. Первичный учет является основой предприятия.

Основной целью бакалаврской работы является анализ форм и видов первичных документов Общества с ограниченной ответственностью «Гидросервис».

Главная проблема данной работы заключается в способах улучшения заполнения и учета первичной документации.

В соответствии с поставленной целью необходимо решить следующие задачи:

1.Изучить теоретические основы бухгалтерского учета Общества с ограниченной ответственностью «Гидросервис».

2.Изучить правильное ведение первичного учета предприятия.

3.Провести анализ первичного учета на примере Общества с ограниченной ответственностью «Гидросервис».

4.Провести анализ документооборота Общества с ограниченной ответственностью «Гидросервис».

5.Сделать рекомендации по совершенствованию первичного учета и документооборота организации.

Объектом исследования является Общество с ограниченной ответственностью «Гидросервис». Основным видом деятельности является жилищно-коммунальное хозяйство.

Практическая значимость бакалаврской работы является разработка рекомендаций по улучшению и автоматизации первичного учета на примере Общества с ограниченной ответственностью «Гидросервис».

Нормативной базой работы являются:

- налоговый кодекс;

- федеральные законы;

- положения по бухгалтерскому учету.

Информационной базой является первичная документация Общества с ограниченной ответственностью «Гидросервис» за 2012-2015 года.

Бакалаврская работа состоит из:

- введение;

- три главы;

- заключение;

- список используемых источников;

- приложений.

В первой главе раскрываются теоретические основы бухгалтерского учета организации, состоит из четырех разделов. В первом разделе бакалаврской работы изучаем формы, классификацию и виды первичных документов. Во втором и третьем разделе рассмотрим правила заполнения и исправления в первичных документах. В четвертом разделе описывается организация документооборота.

Вторая глава является исследовательско-аналитической. Исследуется особенность ведения первичного учета Общества с ограниченной ответственностью «Гидросервис». Дается краткая характеристика Общества с ограниченной ответственностью «Гидросервис». Изучается Учетная политика организации и формы первичных документов, применяемых Обществом с ограниченной ответственностью «Гидросервис». Вторая глава состоит из трех разделов.

В третьей главе проводится анализ первичного учета и даны рекомендации по совершенствованию учета первичной документации и направлений на эффективности работы организации. Третья глава состоит из двух разделов.

На основании изученной теоретической информации и информации, предоставленной Обществом с ограниченной ответственностью «Гидросервис» в заключении своей бакалаврской работы я смогу сделать выводы о деятельности, первичном учете и документообороте организации.



Глава 1. Теоретические основы первичного учета и организация документооборота

1.1 Формы, классификация и виды первичных документов

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и в которых отражается первичная учетная информация. Первичные документы бухгалтерского учета имеют унифицированные формы. В том случае, когда по какому-либо факту хозяйственной деятельности не предусмотрены унифицированные формы первичной документации, то организация имеет право сама разработать такой документ.(10) Эта процедура должна быть оформлена в соответствующем организационно-распорядительным документе.

К первичным учетным документам относятся: приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, акты-приема передачи основных средств, накладные, требования, счета, акты выполненных работ и услуг, товарные чеки, платежные поручения, акты выбытия, акты на списание материалов, счета-фактуры и многие другие. Для более точного понимания содержания назначения документов их классифицируют по ряду признаков:

1.По назначению (см.табл.1);

2.По способу составления (см.табл.2);

3.По объему содержания (см.табл.3);

4.По месту составления (см.табл.4);

5.По количеству позиций (см.табл.5).



Таблица 1 Документы по назначению

1.распорядительные	содержащие распоряжение, приказ на совершение хозяйственной операции, но они еще не подтверждают факта свершения операции, поэтому сами по себе не служат основанием для отражения операции в бухгалтерском учете. После совершения операции большинство распорядительных документов становится оправдательными
2.оправдательные (исполнительные)	удостоверяющие факт совершения хозяйственной операции, то есть оформляющие уже произведенные операции. Документы такого типа представляют собой первичную форму бухгалтерского отражения хозяйственной операции и являются основанием для учетных записей
3.бухгалтерского оформления	составляемые бухгалтерией на основании распорядительных и оправдательных документов; самостоятельного значения не имеют
4.комбинированные	выполняющие одновременно функции, свойственные нескольким видам приведенных выше документов; их применение упрощает, облегчает и делает более наглядной учетную документацию

Таблица 2 Документы по способу составления

1.разовые	применяемые для оформления одной или нескольких хозяйственных операций при совершении. Сразу же после составления они могут быть использованы для бухгалтерских записей
2.накопительные	применяемые для оформления однородных хозяйственных операций по мере их совершения. Их применение, в отличие от разовых, сокращает время на оформление документации и ее количество. Их отражают в учете только после внесения в них последней операции и суммирования всех записей

Таблица 3 Документы по объему содержания

1.первичные	оформляемые непосредственно при совершении хозяйственной операции
2.сводные	составляемые на основе первичных документов; они служат для объединения данных первичных документов и для группировки этих данных с целью получения дополнительных сведений об учитываемых операциях

Таблица 4 Документы по месту составления

1.внутренние	составленные на самом предприятии
2.внешние	поступающие от других предприятий, организаций, физических лиц

Таблица 5Документы по способу заполнения

1.типовые	применяемые во всех отраслях народного хозяйства без каких-либо изменений и дополнений
2.специализированные	применяемые в отдельных отраслях народного хозяйства, разработанные индивидуально для конкретного предприятия

Первичные документы должны создаваться своевременно, соответствуя следующим требованиям:

- проверяемость по форме, арифметически, по существу. Проверенные и обработанные документы должны иметь отметку, исключающую возможность повторного их использования;

- наличие обязательных реквизитов, отсутствие которых лишает их юридической силы.(14)

Первичные документы на электронном носителе имеют силу первичных документов, оформленных на бумажном носителе. Они должны быть составлены в момент совершения операции или события либо непосредственно после их окончания. Формы и требования к первичным документам, применяемым для оформления операций или событий, утверждаются уполномоченным.(47) Первичный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

-наименование документа;

-дату составления;

-наименование экономического субъекта, составившего документ;

-содержание факта хозяйственной жизни;

-величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

-наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления.

А также в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Если предприятие нарушает данные требования законодательства по оформлению первичных документов, его руководство может быть привлечено к административной ответственности. (48) Сама информация, содержащаяся в таких документах, признается недостоверной.

Понятие «реквизиты» подразумевает совокупность обязательных сведений о документах. (11)

В финансово-бухгалтерских службах регистрируют выданные доверенности, платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, поступающие грузы и т.д.

Номера документам присваивают в порядке возрастания цифр, начиная обычно с начала календарного года. Документам, к которым приходится часто обращаться (договоры, гарантийные письма и др.), присваивают регистрационный индекс, включающий в себя обозначение года, структурного подразделения, к которому относится документ, при необходимости - число и месяц его составления.

1.2 Правила заполнения первичных документов

От качества оформления первичного документа и содержащейся в нем информации зависит правильность бухгалтерского учета и дальнейших выводов из нее.

Информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, накапливается и систематизируется в регистрах бухгалтерского учета, формы которых или требования к которым утверждаются уполномоченным органом. Данные регистров бухгалтерского учета в сгруппированном виде переносятся в финансовую отчетность.

Руководство определяет лиц, имеющих право подписи бухгалтерских документов. При этом может быть установлена иерархия подписи в зависимости от занимаемой должности, размеров денежных сумм, сферы действия и сущности операции.

Предприниматели или организации, использующие электронные подписи, должны установить надлежащие меры предосторожности и контроля, касающиеся права использования и доступа к электронным подписям.(17)

Требования по оформлению первичных документов

1.Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Запрещается использовать для записи простой карандаш.

2.Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво.

3.В документе необходимо заполнять все реквизиты. Если какой-либо реквизит не заполняется, то на его месте ставится прочерк. Обязательные реквизиты заполняются в обязательном порядке.

4.В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью.

5.Первичные документы должны быть заверены личными подписями руководителя организации, главного бухгалтера или уполномоченными лицами.

6.Первичные документы должны содержать расшифровки подписей уполномоченных лиц.

7.Первичные документы должны быть скреплены печатью организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. (18)

Руководитель организации должен по согласованию с главным бухгалтером утвердить в форме приказа перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете (составление или получение от других субъектов хозяйствования, принятие к учету, обработка, передача в архив) также должно регламентироваться графиком, который утверждается приказом руководителя.

Для предостережения, как руководителей, так и исполнителей от непредвиденных негативных последствий и в целях экономии времени при поиске информации необходимо после получения нормативных документов создать базу регистрации первичных документов.

Это значит, что все выписываемые и заполняемые в бухгалтерии первичные документы должны иметь свой идентификатор - код (разовый, неповторимый номер), который присваивается им при обязательной регистрации в одном из регистрационных журналов, обязательно открываемых на каждом предприятии.

Порядок составления документов:

-соблюдение всех установленных реквизитов и форм документов;

-точность, ясность изложения содержания совершенных хозяйственных операций в документах;

-своевременность оформления хозяйственных операций, четкое, аккуратное и разборчивое написание текста;

-зачеркивание свободных мест при отсутствии реквизита;

-указание сумм цифрами и прописью во всех ценных документах; зачеркивание ошибок так, чтобы было видно зачеркнутое, и заверение правильного текста подписью лица, оформившего документ;

-исправления не допускаются.(27)

Первичные документы, созданные механизированным способом, требуют специального подтверждения достоверности полученных данных, т.е. авторизации и защиты зарегистрированных данных от несанкционированного получения сведений о них. По факсу может быть передан любой вид документа, но не первичный бухгалтерский документ, ибо он не имеет подтверждения своей подлинности. Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов и их передачу в установленные сроки для последующего отражения в бухгалтерском учете несут лица, оформившие и подписавшие эти документы.

Первичный учет на производственном предприятии - это информационная основа управления, качество которого напрямую зависит от качества учета. Первичный учет представляет собой комплекс информационно-логических операций с документами, сопровождающими любые материальные и финансовые потоки и их элементы от входа до выхода производственно-хозяйственных объектов предприятия и компании в целом.

Таким образом, первичные документы являются носителями информации обо всех производственно-хозяйственных объектах и субъектах и их взаимодействиях и позволяют комплексно оценивать все управляющие факторы: количественные, качественные, финансовые.(12)

1.3 Исправления в первичных документах

Согласно п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета, внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Поэтому при обнаружении в них ошибки кассовые и банковские документы не могут приниматься к исполнению и должны быть составлены заново. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений. При этом исправление производится в следующей последовательности:

1) зачеркиваются внесенные в документ неверные сведения;

2) рядом с зачеркнутой делается верная запись;

3) рядом или на полях документа делается запись «Исправлено на (полностью воспроизводится текст вновь внесенной записи)»;

4) лицо, внесшее исправления, подписывается под записью «Исправлено на...» и ставит дату исправления;

5) документ под внесенными исправлениями еще раз подписывают все лица, подписавшие его с ранее сделанной записью;

6) лица, подписывающие документ после внесения в него исправлений, одновременно ставят вторую подпись под записью о внесении исправлений.

Невыполнение любого из перечисленных выше действий в последующем может привести к проблемам с определением, кто и что имел в виду, подписывая этот документ, и какая именно операция фактически была совершена.(15)

Исправление записей на счетах бухгалтерского учета. При выявлении фактов неправильного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета составляется бухгалтерская справка об исправительных проводках. Порядок составления такой справки нигде не регламентирован. Никакими нормативными документами не предусмотрена обязательность ее составления.

Исправительные записи в бухгалтерском учете производятся одним из следующих способов:

1) неправильно сделанная в предыдущем периоде бухгалтерская запись сторнируется и производится правильная запись;

2) производится дополнительная запись на сумму, не отраженную на счетах бухгалтерского учета;

3) делается обобщенная проводка, которая приводит счета бухгалтерского учета к такому состоянию, какое было бы в случае первоначально правильного отражения операции (по ошибкам, выявленным по прошлым отчетным годам). Основанием для таких действий является не только процесс совершения хозяйственной операции, но и выявление неправильного отражения этой хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета. Этот факт нужно обязательно зафиксировать документально (хотя никакими нормативными актами специально такие действия и не предусмотрены).

Таким образом, бухгалтерская справка об исправительных проводках фиксирует момент неправильного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета и, кроме этого, также обосновывает необходимость произведенных в учетных регистрах исправительных записей. Такая справка в данном случае играет роль первичного бухгалтерского документа, на основании которого производятся записи в учетных регистрах.(24/31)

Такая справка должна соответствовать требованиям, предъявляемым к первичным учетным документам, и содержать следующие сведения:

1) наименование документа (бухгалтерская справка);

2) дату составления;

3) содержание операции (подробное описание неправильно отраженной операции, содержание неверно произведенной записи, обоснование причин неверного произведения записи и способа ее исправления на счетах бухгалтерского учета, содержание исправительной записи);

4) измерители операции (в денежном и, при исправлении записей об операциях, связанных с движением товарно-материальных ценностей, натуральном выражении);

5) наименование должностей лиц, ответственных за бухгалтерский учет данной операции (гл. бухгалтер, бухгалтер), и их личные подписи.(30)

На основании Федерального закона «О бухгалтерском учете» организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее 5 лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.(13)

1.4 Организация документооборота

На современном предприятии формируется значительный массив учетной информации. Технология его формирования начинается с момента оформления, проверки, приема, обработки и регистрации первичных документов в соответствующих книгах, ведомостях, журналах и т.п. Процесс движения этих документов, начиная от их составления, приемки и обработки на всех стадиях и заканчивая сдачей их на хранение в архив, принято называть документооборотом. Он регулируется Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения или исполнения.(38)

Принципы организации документооборота:

- прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.);

- каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

- порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Основная задача организации документооборота - прямо точность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.
По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).
Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:

- объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря-референта) за год, полугодие или квартал;

- структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;

- режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта).(40)

Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.

Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т. д.), разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.

Существует три основные формы организации работы с документами.

- централизованная форма организации документооборота применяется на предприятиях с небольшим документооборотом;

- при децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях

- смешанная форма работы с документами используется на крупных предприятиях со сложной структурой и большим объемом документооборота.(41)

Документопоток входящих документов составляют:

- документы вышестоящих организаций, органов власти;

- документы подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;

- документы организаций - смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

- жалобы и заявления граждан.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

- прием входящих документов;

- первоначальная (экспедиционная) обработка;

- предварительное рассмотрение и распределение;

- регистрация;

- рассмотрение документов руководством;

- исполнение резолюций;

- отправка ответных документов.

Первоначальная обработка входящей документации имеет своей задачей проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. На всех документах для фиксации факта и времени их поступления в учреждение делают отметку в виде регистрационного штампа. Проставление штампа и даты в нем производится в день получения документа.

В процессе первоначальной обработки документы сортируют по структурным подразделениям. Распределение поступивших документов во многом определяет прямо точность их движения.

Необходимо подчеркнуть, что документы могут быть получены не только по почте, но приняты по факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов.

Предварительное рассмотрение поступивших документов в канцелярии (секретарем-референтом) производится с главной целью - отобрать документы в адрес руководства. На документах, направляемых непосредственно структурному подразделению или исполнителю, проставляется условное обозначение структурного подразделения, в которое направляется документ, или фамилия исполнителя.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученной корреспонденцией.

Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Руководитель учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению.

С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.(26)

Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль.

Все перемещения документа между структурными подразделениями и исполнителями осуществляются без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карте.

Исполнение резолюции осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется на оборотной стороне регистрационной карточки. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

При передаче ответного документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей и т. п. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии (или секретарь-референт).

К числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.

Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:

- составление проекта документа, его распечатка;

- согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;

- подписание (утверждение) документа;

- регистрация и отправка документа.

Процесс согласования и визирования можно ускорить, направив копии проекта заинтересованным организациям и лицам. Их обоснованные замечания учитываются, документ перепечатывается.

Подготовленный проект документа представляется секретарю-референту для проверки правильности оформления, наличия приложений, а также в необходимых случаях - материалов, на основании которых документ готовился. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа вместе с необходимыми материалами секретарем-референтом или в отдельных случаях исполнителем представляются руководителю на подпись. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются.

Подписанные документы регистрируются и передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

В экспедиции (в канцелярии, секретарем) отправляемые Документы сортируются по адресам, их вкладывают в конверты, заклеивают, при необходимости проставляют стоимость отправлений, составляют список на заказную почту и сдают в отделение связи.

Канцелярией, секретарем или экспедицией документы должны быть отправлены в день их поступления.

Что касается внутренних документов, то они проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.(33)

Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т. п. документы поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны.

Приказы, протоколы регистрируются в канцелярии (у секретаря-референта), подвергаются размножению в копировально-множительном подразделении, а затем копии их рассылаются в структурные подразделения. Докладные записки на имя руководителя организации или структурного подразделения, сводки, справки и другие внутренние документы после рассмотрения должностным лицом передаются в структурные подразделения или подшиваются в соответствующие дела.

Работа по обеспечению сохранности конфиденциальных документов, как правило, на малых предприятиях организуется секретарем-референтом, на средних и крупных - начальником канцелярии.

Для нормальной работы сотрудников с конфиденциальными документами необходимо обеспечить следующие три условия:

- работа с конфиденциальными документами должна производиться в отдельном, специально для этого оборудованном помещении. Доступ в такие помещения предоставляется ограниченному числу сотрудников;

- выдача конфиденциальных документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) производится под роспись сотрудника;

- передача документов с грифом «конфиденциально» в другое учреждение (а внутри организации из подразделения в подразделение) производится только с разрешения соответствующего руководителя.

Документы конфиденциального характера учитываются в специальном журнале и хранятся отдельно от других документов - в особых помещениях или в запираемых металлических шкафах. Наиболее важные документы надлежит хранить в запертых и опечатанных несгораемых шкафах или сейфах (в отдельных случаях - под охраной и с соответствующей сигнализацией).

По окончании рабочего дня документы закрытого характера проверяются и сдаются на хранение. Об утрате таких документов немедленно сообщается ответственному руководителю.

Руководители подразделений должны обучать своих подчиненных правилам обращения с конфиденциальными документами. Вновь принятые на работу сотрудники подписывают «Обязательство о неразглашении служебной тайны» по принятой в организации форме. Все сотрудники предупреждаются о возможной уголовной, административной и иной ответственности в соответствии с законодательством.

Работа с письмами и обращениями граждан имеет свою специфику и ведется отдельно от общей документации. Личную ответственность за организацию работы с обращениями граждан и состояние делопроизводства по ним несут руководители государственных органов, предприятий и организаций, которые должны постоянно держать эту работу под контролем, принимать меры по ее совершенствованию.(37)

Все поступающие в государственные органы, на предприятия и в организации предложения, заявления и жалобы граждан должны быть приняты, учтены, централизованно зарегистрированы на регистрационно-контрольных карточках в день их поступления.

При личном приеме граждан их письменные и устные предложения, заявления и жалобы также подлежат централизованной регистрации.

После регистрации документы передаются руководителю для принятия решения. Решение, принимаемое по обращениям граждан, должно быть основано на требованиях законодательства, изучения обстоятельств, ставших причиной написания жалобы.

Ответственность за своевременное разрешение заявлений, жалоб, предложений возлагается на руководство организации, а процесс рассмотрения обращений граждан подлежит обязательному контролю.

Сроки исполнения обращений определяются в зависимости от сложности поставленных в них вопросов.

По установившейся практике заявления и жалобы, не требующие дополнительного изучения обстоятельств, разрешаются не позднее 15 дней со дня поступления. Если для принятия решений по жалобе или заявлению необходимо проведение дополнительных работ, допускается, в порядке исключения, продление сроков для ответа не более чем на один месяц с сообщением об этом гражданину, подавшему заявление или жалобу.

Результаты решения вопроса, поставленного в обращении, сообщаются заявителю. Ответы должны быть исчерпывающими, соответствующими действующему законодательству. Если полученное обращение не относится к компетенции данной организации, оно должно быть не позднее чем в пятидневный срок направлено на рассмотрение в компетентный орган или заявителю. В ответном письме дается разъяснение, куда ему следует направить свое обращение.

Отказ в положительном решении вопроса должен быть направлен в письменном виде, аргументировано обоснован, указаны мотивы и основания отказа со ссылкой на действующее законодательство и решения компетентных органов.

Секретарь-референт или ответственное лицо, ведущее делопроизводство по обращениям граждан, обязаны систематически проводить анализ этой категории документов.



Глава 2. Краткая характеристика первичного учета предприятия ООО «Гидросервис»

2.1 Учетная политика ООО «Гидросервис»

Объектом исследования в дипломной работе является ООО «Гидросервис», основным видом деятельности является оказание услуг по теплоснабжению, водоотведению и вывозу ТБО.

Предприятие создано в 2004 году, является юридическим лицом с момента его регистрации, имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в банковских учреждениях, печать со своим наименованием, другие реквизиты.

Предприятие осуществляет свою деятельность в соответствии с действующим законодательством РФ и настоящим Уставом, а также в соответствии с нормативно-правовыми актами.

Бухгалтерский учет осуществляется бухгалтерской службой как структурным подразделением, возглавляемым главным бухгалтером.

Учетная политика применяется - налоговая и бухгалтерская. Все организации ведут бухучет, а значит, обязаны иметь и бухгалтерскую учетную политику.

Ведется бухгалтерский учет по журнально-ордерной форме в электронном виде с использованием ЭВМ в программе 1С 8. По завершении каждого квартала выводится на бумажный носитель бухгалтерская отчетность, а также сводные оборотно - сальдовые ведомости. Иные регистры бухгалтерского учета распечатываются по мере необходимости (по запросу).

Учетная политика должна быть утверждена руководителем до начала года.

ПРИКАЗ № 15

г. Ногинск от «29» декабря 2012 г.

«Об учетной политике организации для целей бухгалтерского учета и налогообложения»

В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утвержденным Приказом Минфина России от 06.10.2008 №106н, частью второй Налогового кодекса РФ, иными нормативными актами

приказываю:

1. Утвердить редакцию Учетной политики ООО «Гидросервис» для целей бухгалтерского учета, приведенную в Приложении № 1 к настоящему Приказу.

2. Утвердить редакцию Учетной политики ООО «Гидросервис» для целей налогообложения, приведенную в Приложении № 2 к настоящему Приказу.

3. Установить, что данные редакции учетной политики применяются с 1 января 2013 г.

4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на главного бухгалтера ООО «Гидросервис».

Генеральный директор Кирилев Ю.В.

Учетная политика ООО «Гидросервис» для целей бухгалтерского учета.

I. Методическая часть.

Учет основных средств (ОС) ведется в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденным Приказом Минфина России от 30.03.2001 № 26н, и Методическими указаниями по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.10.2003 № 91н.

Активы, в отношении которых выполняются условия принятия их на учет в качестве ОС и стоимостью не более 40 000 руб. за единицу, отражаются в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности в составе материально-производственных запасов.

(Основание: абз. 4 п. 5 ПБУ 6/01)

Объект, удовлетворяющий условиям, указанным в п. 4 ПБУ 6/01 и стоимостью более 40 000 руб., принимается к учету на счет 01 «Основные средства» вне зависимости от факта государственной регистрации права собственности на него.

(Основание: п. 4 ПБУ 6/01)

В качестве инвентарного объекта учитывается объект ОС со всеми его приспособлениями и принадлежностями.

При наличии у одного объекта нескольких частей, сроки полезного использования которых существенно отличаются, каждая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект.

(Основание: абз. 2 п. 6 ПБУ 6/01)

ОС, не подлежат переоценке.

(Основание: п. 15 ПБУ 6/01)

Начисление амортизации по всем объектам ОС (кроме земельных участков) производится линейным способом.

(Основание: пп. 17, 18 ПБУ 6/01)

Срок полезного использования для приобретенных объектов ОС определяется с учетом Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1. Если объект невозможно отнести ни к одной из амортизационных групп, срок полезного использования устанавливается приказом руководителя исходя из технических характеристик объекта и ожидаемого срока его использования.

(Основание: п. 20 ПБУ 6/01, абз. 2 п. 1 Постановления Правительства РФ от 01.01.2002 № 1).

Учет запасов ведется в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденным Приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н, Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными Приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н.

Материалы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Фактической себестоимостью материалов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением НДС и акцизов (кроме случаев, предусмотренных законодательством РФ).

К фактическим затратам на приобретение материалов относятся:

- суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);

- таможенные пошлины;

- невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением материалов;

- затраты на заготовку и доставку материалов до места их использования, включая расходы на страхование (транспортно-заготовительные расходы, ТЗР);

- иные затраты, непосредственно связанные с приобретением материалов.

Под иными затратами, непосредственно связанными с приобретением материалов, понимаются затраты, которые не были бы понесены организацией, если бы не приобретались соответствующие материалы.

(Основание: п. п. 5, 6 ПБУ 5/01)

Специальная оснастка и специальная одежда списываются в бухгалтерском учете в случаях продажи, передачи безвозмездно, передачи в виде вклада в уставный капитал других организаций, при фактическом выбытии.

(Основание: п. 30,31 Методических указаний по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды в ред. Приказов Минфина РФ от 25.10.2010 № 132н, от 24.12.2010 № 186н)

Оценка дебиторской задолженности на предмет необходимости создания резерва по сомнительным долгам осуществляется на конец каждого отчетного периода. При этом учитываются следующие обстоятельства:

-нарушение сроков оплаты;

-значительные финансовые затруднения должника, ставшие известными из СМИ или других источников;

-возбуждение процедуры банкротства в отношении должника;

-невозможность удержания имущества должника;

-обеспеченность долга залогом, задатком, поручительством, банковской гарантией и т.п.

В зависимости от срока просрочки задолженность делится на следующие группы с указанием процента для расчета резерва:

а) менее 45 дней - в резерв не включается;

б) от 45 до 90 дней - 50%;

в) свыше 90 дней - 100%.

(Основание: п. 3 ПБУ 21/2008, п. 70 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности)

Учет расходов по займам и кредитам ведется в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет расходов по займам и кредитам» (ПБУ 15/2008), утвержденным Приказом Минфина России от 06.10.2008 № 107н.

При составлении бухгалтерской отчетности заемные обязательства (включая сумму основного долга и проценты к уплате) учитываются в составе краткосрочных, если они подлежат погашению в течение 12 месяцев после отчетной даты.

Остальные заемные обязательства отражаются в бухгалтерской отчетности в составе долгосрочных.

Учет расчетов по налогу на прибыль ведется в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» ПБУ 18/02, утвержденным Приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н.

В отчете о финансовых результатах величина текущего налога на прибыль определяется на основе налоговой декларации по налогу на прибыль.

(Основание: п. 22 ПБУ 18/02)

Учет доходов и расходов ведется в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99, утвержденным Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н, и Положением по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденным Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н.

К доходам от обычных видов деятельности относится выручка от продажи товаров, работ услуг. Остальные доходы являются прочими доходами.

(Основание: п. п. 4, 5 ПБУ 9/99)

Расходами по обычным видам деятельности являются расходы, связанные с приобретением и продажей товаров, работ услуг. Остальные расходы считаются прочими расходами.

(Основание: п. п. 4, 5 ПБУ 10/99)

Учетная политика ООО «Гидросервис» для целей налогового учета.

I. Организационная часть.

Основным видом деятельности организации, формирующим доходы от реализации и расходы, является деятельность, связанная с оказанием услуг по теплоснабжению, водоотведению и вывозу ТБО.

Налоговый учет осуществляется бухгалтерской службой как структурным подразделением. Ответственным за постановку и ведение налогового учета является главный бухгалтер.

Налоговый учет ведется по регистрам налогового учета разработанным организацией самостоятельно.

По окончании налогового периода регистры налогового учета переносятся на бумажный носитель и заверяются ответственными лицами.

II. Методическая часть.

Если расходы на операции, не облагаемые НДС, не превышают 5% общей суммы расходов организации на приобретение и реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав за налоговый период, суммы предъявленного поставщиками (подрядчиками) НДС принимаются к вычету в полном объеме.

(Основание: абз. 9 п. 4 ст. 170 НК РФ)

В случае если в налоговом периоде расходы на операции, не облагаемые НДС, составляют более 5% общей суммы расходов на приобретение и реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав, организация осуществляет раздельный учет НДС, предъявленного поставщиками (подрядчиками).

Единая нумерация выставленных счетов-фактур на реализацию, счетов-фактур на аванс и корректировочных счетов-фактур производится организацией в порядке возрастания с начала календарного года в индивидуально разработанной программе учета тепловой энергии с ежемесячной выгрузкой данных в программу 1С 8.2.

(Основание: пп. 1 п. 5, пп. 1 п. 5.1, пп. 1 п. 5.2 ст. 169 НК РФ, пп. «а» п. 1)

К налогооблагаемым доходам организации относятся:

- доходы от реализации товаров (работ, услуг) и имущественных прав (далее - доходы от реализации);

- внереализационные доходы.

(Основание: пп. 1, 2 п. 1 ст. 248 НК РФ)

Датой получения доходов от реализации признается дата реализации товаров (работ, услуг) и имущественных прав, определяемая в соответствии с п. 1 ст. 39 НК РФ, независимо от фактического поступления денежных средств (иного имущества (работ, услуг) и (или) имущественных прав) в их оплату.

Расходы на реализацию подразделяются на прямые и косвенные.

К прямым расходам относятся:

- амортизация основных средств основного производства

- оплата труда основных рабочих

- начисления на оплату труда

- материальные затраты на основное производство

- прочие затраты, связанные с основным производством.

Все остальные расходы относятся к косвенным.

(Основание: ст. 320 НК РФ)

Под основными средствами (ОС) в целях налогообложения понимается имущество, используемое в качестве средств труда для производства и реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг) или для управления организацией, первоначальная стоимость которого превышает 40 000 руб.

Первоначальная стоимость объекта основных средств определяется как сумма расходов на его приобретение (сооружение, изготовление), доставку и доведение до состояния, в котором объект пригоден к эксплуатации, за исключением НДС.

Срок полезного использования объекта основных средств определяется приказом руководителя, на основании Классификации основных средств, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1 «О Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы» (далее - Классификация ОС).

Для основных средств, не указанных в Классификации ОС, срок полезного использования устанавливается организацией самостоятельно в соответствии с техническими условиями или рекомендациями изготовителей.

(Основание: п. п. 1, 6 ст. 258 НК РФ)

Движимое имущество, принятое с 01.01.2013 года на учет в качестве основных средств не признается объектом налогообложения по налогу на имущество.

(Основание: пп.8 п. 4 ст. 374 НК РФ)

По всем группам амортизируемых основных средств организация применяет линейный метод начисления амортизации.

(Основание: пп. 1 п. 1, п. 3 ст. 259 НК РФ)

Расходы на оплату труда включают начисления работникам (в том числе стимулирующие и компенсационные выплаты, связанные с режимом работы или условиями труда), предусмотренные нормами законодательства, положением об оплате труда работников организации, положением о премировании работников организации, коллективным и трудовыми договорами.

(Основание: ст. 255 НК РФ)

Проценты, начисленные по имеющимся долговым обязательствам, включаются в состав внереализационных расходов при условии, что их размер не отклоняется более чем ставка рефинансирования ЦБ РФ, увеличенная в пределах норм, установленных законодательством РФ.

(Основание: ст. 269 НК РФ)

Отчетными периодами по налогу на прибыль являются первый квартал, полугодие и девять месяцев календарного года. Организация уплачивает ежемесячные авансовые платежи в порядке, предусмотренном п. 2 ст. 286 НК РФ.

(Основание: п. 2 ст. 285 НК РФ)

Учет доходов, начисленных физическим лицам, в отношении которых организация выступает налоговым агентом, а также сумм удержанного с них налога ведется в налоговом регистре по учету доходов физических лиц и удержанного НДФЛ, из программы 1С 8.2.

(Основание: п. 1 ст. 230 НК РФ)

Ведется бухгалтерский учет по журнально-ордерной форме в электронном виде с использованием ЭВМ в программе 1С 8. По завершении каждого квартала выводится на бумажный носитель бухгалтерская отчетность, а также сводные оборотно - сальдовые ведомости. Иные регистры бухгалтерского учета распечатываются по мере необходимости (по запросу).

Учетная политика должна быть утверждена руководителем до начала года.

В качестве рабочего плана счетов бухгалтерского учета используется типовой План счетов, утвержденный приказом Минфина России от 31.10.2000г. № 94н. При необходимости План счетов дополняется субсчетами, необходимыми в деятельности организации. (Приложение №3)

Для оформления фактов хозяйственной деятельности организации используются унифицированные формы первичных учетных документов. При отсутствии унифицированных форм применяются формы документов, содержащие обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете», а также документы, разработанные организацией самостоятельно.

Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций в организации ведется в рублях и копейках.

Бухгалтерская отчетность предоставляется по типовым формам, рекомендованным Приказом Минфина № 66н от 02.07.2010г. (в ред. от 04.12.12г.).

Бухгалтерская отчетность предоставляется в электронном виде.

Отдельными распорядительными документами устанавливаются:

- порядок, периодичность и сроки проведения инвентаризации;

- перечень должностных лиц организации, имеющих доступ к данным бухгалтерского учета, и объемы предоставленных им прав,

- регламент проведения внутреннего контроля. (19/22)

2.2 Организация первичного учета ООО «Гидросервис»

Согласно перечню должностных лиц, имеющих право подписи первичных документов:

- право подписи разрешения на выдачу наличных денег из кассы имеют руководитель предприятия (право первой подписи) и главный бухгалтер (право второй подписи);

- выдачу наличных денег - кассир предприятия;

- первичных документов по учету основных средств - главный бухгалтер и руководитель предприятия;

- первичных документов по учету труда и его оплаты - бухгалтер (он же работник кадровой службы), главный бухгалтер и руководитель предприятия;

- первичных документов по производству продукции и учету товарно-материальных ценностей - заведующий производством.

Рассмотрим основные первичные бухгалтерские документы, которые используются на предприятии.(23)

Кассовые операции являются самыми многочисленными и самыми распространенными на предприятии. Их учет сопровождается оформлением целого ряда документов, главными из которых являются:

- договор о полной индивидуальной ответственности кассира;

- приходный кассовый ордер (форма № KO-l) (Приложение № 2);

- расходный кассовый ордер (форма № КО-2) (Приложение № 3);

- журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма ко-3);

- авансовый отчет (форма № AO-l);

- доверенность (формы М-2 и М-2а) (Приложение № 4);

- кассовая книга (форма № КО-4).

Оформление выдачи денег из кассы осуществляется по расходным кассовым ордерам (форма КО-2).

Расходный кассовый ордер также должен быть подписан главным бухгалтером предприятия, и, кроме того, он должен содержать распорядительную подпись руководителя или уполномоченного лица.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру одному человеку кассир должен потребовать предъявить документ, который удостоверяет личность получателя.(25)

Далее кассир должен записать наименование и номер документа, кем и когда он был выдан, и получить подпись о получении денег. Она делается получателем собственноручно, причем чернилами или шариковой ручкой с указанием суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов заполняется ежедневно.