Финансово-экономический факультет

Кафедра экономики и менеджмента

ВВЕДЕНИЕ

Бухгалтерский учет - упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций

Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях, как и у любых других экономических субъектов, должен быть зеркалом финансово-хозяйственной деятельности, правильно и достоверно отражающим все многообразие реально протекающих процессов. В условиях рыночной экономики повышается роль учета и контроля за рациональным использованием всех ресурсов, в том числе и материальных запасов.

При выборе темы дипломной работы я остановилась на рассмотрении наиболее часто встречающихся в постоянной деятельности бюджетных учреждений инвентаре и хозяйственных принадлежностях, как значительной составляющей материальных запасов. Раздел бухгалтерского учета материальных запасов очень широк, охватывает массу информации и большой круг законодательных и нормативных актов.

Материальные запасы бюджетного учреждения - это материальные объекты, которые независимо от их стоимости используются в процессе деятельности учреждения при выполнении работ или оказании услуг либо для управленческих нужд и срок полезного использования этих объектов не превышает 12 месяцев, или срок службы превышает 12 месяцев, но не относящихся к объектам материальных запасов.

Важнейшей составной частью экономического потенциала страны является национальное богатство, представляющее собой совокупность материальных ресурсов, накопленных продуктов прошлого труда и вовлеченных в экономический оборот природных богатств, которыми общество располагает на определенный момент времени.

Одним из ключевых компонентов национального богатства являются материальные запасы. В отечественной практике учета к материальным запасам относят предметы труда, имеющие материально-вещественное содержание.

Материальные запасы являются одним из важнейших факторов любого производства. Проблема повышения эффективности использования материальных запасов, занимает центральное место в условиях развития рыночных отношений. От решения этой проблемы зависит место предприятия в производстве, его финансовое состояние, конкурентоспособность на рынке.

Формирование рыночных отношений предполагает конкурентную борьбу между различными товаропроизводителями, победить в которой смогут те из них, кто наиболее эффективно использует все виды имеющихся ресурсов в т.ч. материальные ценности.

В условиях перехода к рыночной экономике деятельность менеджмента организаций направлена на постоянный поиск резервов эффективности использования материальных ресурсов. Выявление и практическое использование этих резервов - одна из важнейших задач бухгалтерского учета.

Актуальность дипломной работы объясняется тем, что для осуществления производственно-хозяйственной деятельности любой организации (предприятия, учреждения) необходимо не только использование средств производства, трудовых и финансовых ресурсов, но материальных ресурсов. Особое внимание уделяется инвентарю и хозяйственным принадлежностям, поскольку отличительной способностью материальных запасов является их использование в процессе производства, или удовлетворение определенных общественных потребностей.

Целью дипломной работы является изучение путей совершенствования учета и контроля, материальных запасов на примере бюджетного учреждения Муниципальное дошкольное образовательное учреждение - детский сад № 37.

Для достижения поставленной цели нами определен следующий круг задач:

Первичные документы по поступлению и расходу материальных запасов играют важную роль в организации материального учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.

Первичные документы по движению материалов должны содержать полные реквизиты и тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц совершивших операцию, и коды соответствующих объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений.

Материальные запасы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность материальных запасов и собственного производства. Перечень первичных учетных документов по учету материальных запасов, (см.Таблица 1. 4).

Таблица 1.4 Формы первичных документов по учету материальных запасов

Оприходование материальных запасов в бюджетном учреждение отражают в регистрах бюджетного учета на основании сопроводительных документов поставщика (накладных и т.п.). Документы проводят в программе 1С «Предприятие» и формируют приходные ордера.

В тех случаях, когда с документами поставщика имеются расхождения по количеству, качеству или ассортименту, составляют Акт о приемке материалов (ф. 0315004). Его также составляют, если материалы поступили без документов. Акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику (отправителю).

Акт (в двух экземплярах) составляют члены приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя поставщика (отправителя) или незаинтересованной организации.

Поступающие в организацию материалы оформляются бухгалтерскими документами в следующем порядке.

Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы -- платежное требование (в двух экземплярах -- один непосредственно покупателю, другой через банк), товарно-транспортные накладные, квитанцию к железнодорожной накладной и др.

Документы поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность их оформления. После этого они передаются ответственному исполнителю по снабжению.

В отделе снабжения поступающие документы проходят проверку на соответствие объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов и прочих указанных в них данных договорным условиям. Кроме этого, для контроля за поступлением грузов в отделе снабжения ведут журнал учета поступающих грузов. В нем указывают: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, рол груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке запроса о розыске груза. В примечаниях делают отметку об оплате счета.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад организации и сдает их заведующему склада, который проверяет соответствие количества и качества материалов данным счета поставщика. Поступление материалов оформляется распиской материально ответственного лица на документах поставщика (счете, акте, накладной, товарно-транспортной накладной). При централизованной доставке материальных ценностей приемка их подтверждается не только распиской материально ответственного лица в сопроводительном документе поставщика, но и штампом (печатью) бюджетного учреждения.

Учет материалов на складах (кладовых) ведется в книге складского учета материалов ф. № М-17. До начала записей в книге нумеруются все страницы, на обороте последней страницы подписывается главный бухгалтер. На каждый вид материалов открывается отдельная страница; после каждой записи по приходу и расходу выводятся остатки. Такие записи на основе первичных документов материально ответственные лица делают в тот же день.

В случае расхождения фактических данных о поступивших материалах с данными поставщика комиссией составляется акт приемки ф. № 0315004 в двух экземплярах с обязательным участием заведующего складом и представителя от поставщика или незаинтересованной организации.

Расходные документы по содержанию и назначению можно объединить в две группы: разовые требования и накопительные документы.

К первой группе относятся:

требование - накладная (ф. № 0315006), применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации - между структурными подразделениями или материально ответственными лицами. Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Первый экземпляр служит основанием сдающему складу для списания ценностей, второй - принимающему складу для их оприходования;

меню-требования (ф. № 0504202), применяется для оформления отпуска продуктов питания. Меню-требование составляется ежедневно в соответствии с нормами раскладки продуктов питания и данных о количестве довольствующихся лиц. Меню-требование, заверенное установленными подписями лиц, ответственных за получение, выдачу и использование продуктов питания, утверждается руководителем учреждения и передается в бухгалтерию в сроки, установленные графиком. Сведения из меню-требования после проверки заносятся в ежемесячную накопительную ведомость по расходу продуктов питания.

ведомость выдачи материалов на нужды учреждения (ф. 0504210), применяется для оформления выдачи материальных ценностей в эксплуатацию для хозяйственных, научных и учебных целей, а также предметов материальных запасов стоимостью до 1000 рублей за единицу.

Записи производятся по каждому материально ответственному лицу (графа 1) с указанием выдаваемых материальных ценностей (графы 3 - 12). Ведомость утверждается руководителем учреждения и служит основанием для списания материальных ценностей и предметов материальных запасов стоимостью до 1000 рублей за единицу в установленном порядке с баланса учреждения;

акт о списании материальных запасов (ф. 0504230), применяется для списания с баланса материальных запасов на основании документов, подтверждающих их количественный расход и утвержденных руководителем учреждения. Акт составляется комиссией, назначаемой приказом (распоряжением), и утверждается руководителем учреждения;

акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143), применяется для списания мягкого инвентаря, независимо от стоимости, и однородных предметов хозяйственного инвентаря стоимостью от 1000 рублей до 10000 рублей. Акт составляется комиссией, назначенной приказом (распоряжением), и утверждается руководителем учреждения. Списание производится при полной изношенности предметов, с указанием причины списания. Акт оформляется в двух экземплярах, первый экземпляр сдается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица;

путевой лист (ф.ф. 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007) применяется для списания в расход всех видов топлива и горюче - смазочных материалов. Списание ГСМ на основании показателей путевых листов списываются на текущие затраты учреждения.

Дебет счета 1 401 01 272 "Расходование материальных запасов"

Кредит счета 1 105 03 440 "Уменьшение стоимости материальных запасов"

Бензин списывается по фактическому расходу, но не свыше норм, утвержденных для отдельных марок автомобилей.

Вторая группа включает:

ведомость выдачи материалов на нужды учреждения ф. № 410 предназначена для выдачи материалов хозяйственного назначения на учебные и другие цели в течение месяца. Записи здесь следует производить не в хронологическом порядке, а в систематическом, т.е. оставлять несколько строк для каждого вида материалов, чтобы в конце месяца можно было подсчитать общее количество отпущенных материалов с выделением каждого конкретного наименования;

заборная карта ф. № 431 выписывается ежемесячно каждому получателю на несколько наименований материалов и применяется для документального оформления многократного отпуска материалов со склада. При ежедневном отпуске материалов заборная карта выписывается на срок 15 дней, а при периодическом отпуске -- на месяц. В карте указывается лимит на отпуск материалов исходя из установленных норм расхода. Материалы сверх указанного в карте лимита вследствие превышения норм расхода отпускаются только с разрешения руководителя.

1.4 Синтетический и аналитический учет материальных запасов

В бухгалтерии бюджетного учреждения ведется синтетический учет материалов в денежном выражении. Основанием для записей в учетные регистры являются первичные документы, поступающие со складов (кладовых). В учреждениях, применяющих оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод учета материалов, работники бухгалтерии проверяют непосредственно на складе правильность оформления приходно-расходных документов и записей в книге складского учета материалов. Повседневная проверка состояния учета материалов на складе позволяет ликвидировать отставание аналитического учета от синтетического. Кондраков Н.П., Кондраков И.Н. Бухгалтерский учет в бюджетных организациях. Учебник для Вузов. - М.: Велби Проспект, 2008.

Для учета материальных запасов, предназначенных для использования в процессе деятельности учреждения, а также для перепродажи, предназначен счет 010500000 «Материальные запасы».

Учет материальных запасов ведется на следующих счетах Плана счетов бюджетного учета: Утверждено приказом Минфина РФ от 06 декабря 2010 года № 162н.

010520000 "Материальные запасы - особо ценное движимое имущество учреждения";

010530000 "Материальные запасы - иное движимое имущество учреждения";

010540000 "Материальные запасы - предметы лизинга".

Для ведения бухгалтерского учета материальных запасов применяются счета аналитического учета в соответствии с объектом учета и содержанием хозяйственной операции:

010521000 "Медикаменты и перевязочные средств - особо ценное движимое имущество учреждения";

010522000 "Продукты питания - особо ценное движимое имущество учреждения";

010523000 "Горюче-смазочные материалы - особо ценное движимое имущество учреждения";

010524000 "Строительные материалы - особо ценное движимое имущество учреждения";

010525000 "Мягкий инвентарь - особо ценное движимое имущество учреждения";

010526000 "Прочие материальные запасы - особо ценное движимое имущество учреждения";

010527000 "Готовая продукция - особо ценное движимое имущество учреждения";

010531000 "Медикаменты и перевязочные средства - иное движимое имущество учреждения";

010532000 "Продукты питания - иное движимое имущество учреждения";

010533000 "Горюче-смазочные материалы - иное движимое имущество учреждения";

010534000 "Строительные материалы - иное движимое имущество учреждения";

010535000 "Мягкий инвентарь - иное движимое имущество учреждения";

010536000 "Прочие материальные запасы - иное движимое имущество учреждения";

010537000 "Готовая продукция - иное движимое имущество учреждения";

010538000 "Товары - иное движимое имущество учреждения";

010539000 "Наценка на товары - иное движимое имущество учреждения";

010544000 "Строительные материалы - предметы лизинга";

010546000 "Прочие материальные запасы - предметы лизинга".

На счете 010501000 «Медикаменты и перевязочные средства» учитываются:

- лекарственные средства, эндопротезы, бактерийный препараты, сыворотки, вакцины;

- перевязочные средства (марля, бинты, вата и т.п.);

- вспомогательные материалы (резиновые обхваты, колпачки, капсулы и облатки, бумага пергаментная и фильтрованная и т.п.).

Учет медикаментов осуществляется по следующим группам:

- ядовитые лекарственные средства;

- наркотические лекарственные средства;

- этиловый спирт;

- новые препараты для клинических испытаний и исследований;

- дефицитные и дорогостоящие медикаменты (по списку, утвержденному Минздравом РФ).

На счете 010502000 «Продукты питания» учитываются:

- продукты питания;

- продовольственные пайки;

- молочные смеси,

- лечебно - профилактическое питание и т.п.

Счет 010503000 «Горюче - смазочные материалы» предназначен для учета:

- всех видов топлива,

- горючего и смазочных материалов: дров, угля, торфа, бензина, керосина, мазута, автола т.п.

Все виды топлива и горюче - смазочные материалы списываются на расходы в учреждениях в пределах установленных норм. Нормы расхода топлива и ГСМ устанавливаются министерствами и ведомствами на основании Норм расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденных Минтрансом России 29 апреля 2003 г. Указанные норма введены в действие со дня утверждения.

Базовая норма расхода топлива и ГСМ устанавливается в соответствии с технической документацией на автомобиль.

Нормы расхода топлива повышаются при работе в зимнее время, при работе в горных местах.

Нормы расхода топлива снижаются при работе за пределами пригородной зоны на дорогах из цементобетона, асфальтобетона, брусчатки, щебня (гравия), на гористой местности.

На счете 010504000 «Строительные материалы» учитываются все виды строительных материалов:

- силикатные материалы (цемент, песок, гравий, известь, камень, кирпич, черепица);

- лесные материалы (лес круглый, пиломатериалы, фанера и т.п.);

- строительный металл (железо, жесть, сталь, цинк листовой и т.п.);

- металлоизделия (гвозди, гайки, болты, скобяные изделия и т.п.);

- санитарно - технические материалы (краны, муфты, тройники и т.п.);

- электротехнические материалы (кабель, лампы, патроны, ролики, шнур, провод, предохранители, изоляторы и т.п.);

- химико - москательные (краска, олифа, толь и т.п.) и другие аналогические материалы.

На счете 010505000 «Мягкий инвентарь» учитываются следующие виды мягкого инвентаря:

- белье (рубашки, сорочки, халаты и т.п.);

- постельное белье и принадлежности (матрацы, подушки, одеяла, простыни, пододеяльники, наволочки, покрывала, спальные мешки и т.п.);

- одежда и обмундирование, включая спецодежду (костюмы, пальто, плащи, полушубки, платья, кофты, юбки, куртки, брюки и т.п.);

- обувь, включая специальную (ботинки, сапоги, сандалии, валенки и т.п.);

- спортивная одежда и обувь (костюмы, ботинки и т.п.);

- прочий мягкий инвентарь.

На счете 010506000 «Прочие материальные запасы» учитываются материальные запасы:

- специальное оборудование для научно - исследовательских и опытно - конструкторских работ, приобретенное по договорам с заказчиками для обеспечения выполнения условий договора, до передачи его в научное подразделение;

- молодняк всех видов животных и животных на откорме, птицы, кролики, пушные звери, семьи пчел независимо от их стоимости;

- посадочный материал;

- реактивы и химикаты, стекло и химпосуда, материалы, электроматериалы, радиоматериалы и радиодеталь, фотопринадлежности, драгоценные и другие металлы для протезирования а также инвалидная техника и средства передвижения для инвалидов;

- хозяйственные материалы (электрические лампочки, мыло, щетки и др.), используемые для текущих нужд учреждений;

- канцелярские принадлежности (бумага, карандаши, ручки, стержни и др.);

- посуда;

- возвратная или обменная тара (бочки, бидоны, ящики, банки стеклянные, бутылки и т.п.);

- корма и фураж (сено, овес и другие виды кормов и фуража для животных), семена, удобрения;

- книжная и печатная продукция в том числе сувенирная продукция, предназначенная для продажи, кроме библиотечного фонда и бланочной продукции;

- запасные части, предназначенные для ремонта и замены изношенных частей в машинах и оборудовании, транспортных средств, объектах производственного и хозяйственного инвентаря;

- материалы специального назначения;

- иные материальные запасы.

Счет 010507000 «Готовая продукция» предназначен для учета изготовленной в учреждениях продукции в рамках предпринимательской деятельности, приносящий доход.

Для учреждений, занимающихся изготовлением готовой продукции, рекомендуется отдельно прописывать особенности формирования стоимости изготавливаемой продукции с учетом порядка отражения в учете операций на дату принятия к учету (на склад) и на каждую дату операций по выбытию (внутреннему перемещению).

Необходимость рассматривания в отдельности данного порядка вытекает из того, что по методологии бюджетного учета стоимость готовой продукции формируется по фактической стоимости материального запаса. Определить фактическую стоимость можно только по факту отражения в учете всех соответствующих затрат (прямых и накладных), то есть по результатам текущего отчетного месяца, с одной стороны, а операции по поступлению и выбытию готовой продукции необходимо формировать в течение месяца - с другой. Таким образом, возникает необходимость установить некоторые внутренние правила отражения в учете операций по готовой продукции в момент (на дату) отсутствия сформированной фактической стоимости, которые определяются учреждением.

Обычно для разрешения данного вопроса применяется метод формирования внутри месяца операций по так называемой нормативно-плановой (калькуляционной) себестоимости с дальнейшим корректированием всех операций на выявленные по результатам отчетного месяца отклонения между нормативно-плановой себестоимостью и фактической. Незавершенное производство отражается в виде остатков на счете «Изготовление материалов, готовой продукции (работ, услуг)» в составе:

- прямых расходов;

- прямых и накладных расходов, а также:

- в нормируемых величинах;

- в фактической стоимости.

Операции по принятию к учету материальных запасов оформляются следующими бухгалтерскими записями.

Приобретение и безвозмездное получение материальных запасов отражается по дебету счетов 010501340 «Увеличение стоимости продуктов питания», 010503340 «Увеличение стоимости горюче - смазочных материалов», 010504340 «Увеличение стоимости строительных материалов», 010505340 «Увеличение стоимости мягкого инвентаря», 010506340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов» и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», счетов 020822660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов».

Оприходование материальных запасов, полученных от ликвидации материальных запасов и остающихся в распоряжении учреждения, отражаются по дебету счетов 010501340 «Увеличение стоимости медикаментов и перевязочных средств», 010502340 «Увеличение стоимости продуктов питания», 010503340 «Увеличение стоимости горюче - смазочных материалов», 010504340 «Увеличение стоимости строительных материалов», 010505340 «Увеличение стоимости мягкого инвентаря», 010506340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов» и кредиту счета 040101172 «Доходы от реализации активов».

Излишки материальных ценностей, выявленные при инвентаризации, принимают на учет по дебету счетов 010501340 «Увеличение стоимости медикаментов и перевязочных средств», 010502340 «Увеличение стоимости продуктов питания», 010503340 «Увеличение стоимости горюче - смазочных материалов», 010504340 «Увеличение стоимости строительных материалов», 010505340 «Увеличение стоимости мягкого инвентаря», 010506340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов» и кредиту счета 040101180 «Прочие доходы» (на стоимость излишков по рыночным ценам).

При списании материальных запасов осуществляют следующие бухгалтерские записи.

Списание израсходованных материальных запасов, потерь в объеме норм естественной убыли материальных запасов, а также пришедших в негодность предметов мягкого инвентаря и посуды на основании оправдательных документов отражается по дебету счетов 040101272 «Расходование материальных запасов», 010504340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)» и кредиту счетов 010501340 «Уменьшению стоимости медикаментов и перевязочных средств», 010502340 «Уменьшению стоимости продуктов питания», 010503340 «Уменьшению стоимости горюче - смазочных материалов», 010504340 «Уменьшению стоимости строительных материалов», 010505340 «Уменьшению стоимости мягкого инвентаря», 010506340 «Уменьшению стоимости прочих материальных запасов».

Списание израсходованных материальных запасов, а также естественной их убыли на основании оправдательных документов отражающихся по дебету счета 040101272 «Расходование материальных запасов» и кредиту счетов 010501440 « Уменьшение стоимости медикаментов и перевязочных средств» , 010502440 «Уменьшению стоимости продуктов питания», 010503340 «Уменьшению стоимости горюче - смазочных материалов», 010504340 «Уменьшению стоимости строительных материалов», 010506340 «Уменьшению стоимости прочих материальных запасов».

Аналитический учет материальных запасов, за исключением посуды, продуктов питания, молодняка животных и животных на откорме, ведется на карточках количественно-суммового учета материальных ценностей.

Аналитический учет продуктов питания ведется в оборотной ведомости по нефинансовым активам. Записи в Оборотную ведомость по нефинансовым активам производятся на основании данных Накопительной ведомости по приходу продуктов питания и Накопительной ведомости по расходу продуктов питания. Ежемесячно в Оборотной ведомости по нефинансовым активам подсчитываются обороты и выводятся остатки на конец месяца. Красноперова О.А. Бюджетный учет: Учебное пособие. - М.: ГроссМедиа: РОСБУХ, 2011.

Учет разбитой посуды ведется материально ответственными лицами в книге регистрации боя посуды (ф. 0504044).

Материально ответственные лица ведут учет материальных запасов в книге (карточке) учета материальных ценностей по наименованиям, сортам и количеству.

Предметы мягкого инвентаря маркируются материально ответственным лицом в присутствии руководителя учреждения или его заместителя и работника бухгалтерии специальным штампом несмываемой краской без порчи внешнего вида предмета, с указанием наименования учреждения, а при выдаче предметов в эксплуатацию производится дополнительная маркировка с указанием года и месяца выдачи их со склада. Маркировочные штампы должны храниться у руководителя учреждения или его заместителя.

Учет операций по расходу материальных запасов, их выбытию из эксплуатации, перемещению внутри учреждения ведется в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов.

Таким образом, в первой главе дипломной работы нами рассмотрено нормативное регулирование бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях. Определено понятие, оценка и классификация материальных запасов бюджетного учреждения. Рассмотрен вопрос документального оформления движения материальных запасов, так же порядок их синтетического и аналитического учета.

Следует отметить, что новый план счетов для бюджетных организаций не внес существенных изменений в учет материальных запасов. Анализ произошедших изменений приведен в приложении 1.