Організація обліку і аналізу запасів

Запаси на КП «Іллінціхліб» в бухгалтерському обліку відображають за найменшою з двох оцінок - первісною вартістю або чистою вартістю реалізації. Друга оцінка застосовується, якщо на дату складання Балансу їхня вартість знизилася або вони втратили початково очікувану економічну вигоду. При цьому відбувається уцінення запасів до чистої вартості реалізації з віднесенням суми перевищення первісної вартості над чистою вартістю реалізації на витрати звітного періоду.

Дооцінка відбувається лише в межах раніше проведеної уцінки, тобто балансова вартість ніколи не перевищує первісної вартості.

Вихідні дані задачі обліку переоцінки виробничих запасів (код ZВ205) використовуються як вхідна інформація при формуванні і коригуванні записів у картках складського обліку (задача обліку та контролю наявності і руху матеріальних цінностей (запасів) на складах і в експлуатації-- код ZВ202).

Розв'язання, задачі відображення операцій з матеріальними цінностями (запасами) в облікових реєстрах (код ZВ206) полягає в формуванні таких облікових форм:

Журнал 5 або 5А за кредитом рахунків 20 "Виробничі запаси", 22 "МШП,

23 "Виробництво", 24 "Брак у виробництві", 25 "Напівфабрикати", 26 "Готова продукція", 28 "Товари" та Відомість 5,1 аналітичного обліку запасів; Головна книга; Оборотні відомості по аналітичних рахунках запасів.

Для обліку матеріальних цінностей характерна різноманітність первинних документів та велика трудомісткість їх обробки, що визначає доцільність використання технічних засобів на стадії первинного обліку.

Перерахуємо основні первинні документи з надходження, вибуття, внутрішнього переміщення та наявності матеріалів на складах підприємства та опишемо сферу їх застосування на ділянці обліку матеріальних цінностей:

1.документи з надходження запасів:

- журнал обліку вантажів, що надійшли (ф. М-1) - застосовується для обліку та контролю за надходженням та оприбуткуванням матеріальних цінностей;

- прибутковий ордер (ф. М-4) - застосовується для обліку матеріалів, які надходять на підприємство від постачальників чи з переробки;

-акт про приймання матеріалів (ф. М-7) -застосовується для оформлення приймання матеріальних цінностей, які мають кількісні та якісні розбіжності з даними супровідних документів постачальника; складається також при прийманні матеріалів, які прибули без документів.

2 документи з вибуття запасів:

- лімітно-забірна картка (використовується для оформлення відпуску матеріалів, що систематично витрачаються при виготовленні продукції, а також для поточного контролю за додержанням встановлених лімітів відпуску матеріалів на виробничі потреби) таких форм;

- ф. М-8 - призначена для багаторазового відпуску одного номенклатурного номеру матеріалів на. один місяць;

- ф. М-9 призначена для чотириразового відпуску лімітованих матеріалів, що відносяться па один вид витрат (замовлення) на один місяць та на різноманітні види витрат (замовлення);

- ф. М-28 - призначена для відпуску матеріалів на будівельні об'єкти, ведеться протягом усього періоду будівництва і знаходиться у виконавця робіт.

- акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів (ф. М-10)- використовується для обліку відпуску матеріалів понад встановленого ліміту або норм заміні матеріалів і є основою для списання матеріалів зі складу;

-товарно-трансиортна накладна (ф. М-6) - виписується вантажовідправником для документального оформлення відпуску матеріалів автомобільним транспортом.

З -- документи по внутрішньому переміщенню запасів:

- накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів

(ф. М-11) -- використовується для обліку руху матеріальних цінностей в середині підприємства та їх відпуску господарствам свого підприємства, що розташовані за межами його території, а також стороннім організаціям.

4 - документи з наявності матеріалів на складах підприємства:

- картка складського обліку матеріалів (ф. М-12) - застосовується для обліку руху матеріалів на складі за кожним сортом, видом та розміром, заповнюється на кожний номенклатурний номер матеріалу;

-відомість обліку залишків матеріалів на складі (ф. М-14)-ведеться на підприємствах (в організаціях), які обліковують матеріали за оперативно-бухгалтерським методом;

-інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей (ф. М-21)-складається при знятті натуральних залишків товарно-матеріальних цінностей по кожному окремому складу, дільниці, об'єкту, які знаходяться у матеріально- відповідальних, осіб. Використовується для контролю фактичної наявності запасів на складах.

Для аналітичного обліку запасів використовують первинні документи, форми яких затверджені наказом Міністерства статистики України "Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини і матеріалів" № 193 від 21.06.96 р. і які були наведені вище (ф. М-4, М-8, М-9, М-1 1, М-12), а також форми, визначені наказом Міністерства статистики України "Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку запасів" № 145 від 22.05.96 р.

4.2 Вхідна та вихідна інформація

Під час машинного розв'язання задачі даної ділянки обліку з первинних документів створюються такі масиви вхідної інформації:

1.Масив вхідного залишку (МVХВ201) матеріальних цінностей (запасів), що має структуру: код структурного підрозділу, місце зберігання, марка, сорт, профіль, розмір, номенклатурний номер, назва матеріалу, код одиниці вимірювання, назва одиниці вимірювання, дата, залишок;

2,Масив фактичних залишків матеріалів по результатах інвентаризації (МVХВ202), що має структуру, аналогічну масиву вхідного залишку матеріальних цінностей (запасів) МVХВ201;

3. Масив даних про надходження, вибуття, внутрішнє переміщення матеріальних цінностей (МVХВ203). Структура цього масиву така: код структурного підрозділу, код виду господарської операції, код М В О, кореспондуючий рахунок (рахунок, субрахунок), код аналітичного обліку, марка, сорт, профіль, розмір, номенклатурний номер, назва матеріалу, код одиниці вимірювання, назва одиниці вимірювання, дата оприбуткування (реалізації на сторону, внутрішнього переміщення), ціна, норма запасу, номер документа, порядковий номер, цех-одержувач, організація-постачальник (організація-одержувач) матеріальних цінностей, одержано (кількість), витрачено (кількість), залишок (кількість);

4. Масив руху спецодягу, спецвзуття та запобіжних засобів по табельних номерах (МVХВ204) з такими реквізитами: прізвище, ім'я, по батькові робітника, табельний номер, професія, посада, код структурного підрозділу, код виду організації, номенклатурний номер, назва спецодягу (спецвзуття, запобіжних засобів), розміри спецодягу (одягу, головного убору, взуття), кількість, строк служби, дата видачі, дата повернення;

5. Масив бухгалтерських проводок (МSVВ 702) - формується на ділянці численого обліку і звітності на основі даних про рух матеріальних цінностей (запасів та МШП) і використовується як вхідна інформація для розв'язання задачі відображення операцій з матеріальними цінностями (запасами) в облікових реєстрах (код 2В206).

4.3 Обробна інформація

Умовно-постійна інформація, що використовується при розв'язанні комплексу задач з обліку матеріальних цінностей на КП «Іллінціхліб» може містити:

1. Довідник номенклатура-цінник (МРS 201) з такими реквізитами:

кореспондуючий рахунок (рахунок, субрахунок, код аналітичного обліку), номенклатурний номер, назва матеріалу, код одиниці вимірювання, назва одиниці вимірювання, марка, сорт, профіль, розмір, норма запасу, ціна. Довідник призначено дня здійснення оцінки товарно-матеріальних цінностей, а також для віднесення матеріалів до конкретної групи з метою ведення аналітичного обліку;

2. Довідник кодів організацій-постачальників (МРЗ 202), що призначений для формування інформації про матеріали, отримані від зовнішніх постачальників і має такі реквізити: код підприємства, назва підприємства, юридична адреса телефон, факс, розрахунковий рахунок, обслуговуючий банк, код ЄДРПОУ;

3.Довідник прізвищ робітників підприємства (МРS 301), що одержаний з ділянки обліку праці і заробітної плати і має структуру: код структурного підрозділу, табельний номер, прізвище, ім'я, по батькові працівника, стать, професія;

4.Довідник статей обліку (МРS 203) призначений для формування інформації з ведення облікової політики на підприємстві, вибору методу списання сировини і матеріалів, вибору методу нарахування амортизації малоцінних необоротних матеріальних активів, а також для віднесення витрат на статті обліку.

Довідник містить такі реквізити: кореспондуючий рахунок (рахунок, субрахунок, код аналітичного обліку), метод списання матеріальних цінностей, метод нарахування амортизації малоцінних необоротних матеріальних активів, стаття віднесення на витрати виробництва;

5. Довідник видів господарських операцій з обліку матеріальних цінностей (МРS 204), що призначений для формування інформації про види господарських операцій стосовно обліку матеріалів і має структуру: код операції, назва операції.

6. Довідник видів одиниць вимірювання (МРS 205),- що містить інформацію про сукупність одиниць вимірювання довжини, об'єму та ваги і має структуру: код одиниці вимірювання, вид одиниці вимірювання., назва одиниці вимірювання.

7.Довідник відсотків нарахування зносу (МРS 206), що має структуру:

код структурного підрозділу, код затрат, кореспондуючий рахунок (субрахунок), код аналітичного обліку, відсоток нарахування зносу.

Організація машинної обробки інформації на ділянці обліку матеріальних цінностей вимагає наявності сукупності кодів облікових номенклатур, зокрема: синтетичних рахунків, субрахунків, об'єктів аналітичного обліку; видів операцій; постачальників; структурних підрозділів; номенклатурних номерів; одиниць вимірювання; матеріально-відповідальних осіб.

Розглянемо організацію та ведення обліку і аудиту запасів на КП «Іллінціхліб» використовуючи комп'ютерні технології, а саме діючу на підприємстві програму «1С-Бухгалтерія».

Виконаємо і детально опишемо процес формування і опрацювання внутрішніх документів в системі «1С-Бухгалтерія». для цього поставимо наступні завдання:

1 Зареєструвати внутрішню накладну № 100 від 8.03. ПР на отримання від ТОВ «Роксолана» МШП на підставі договору №25 від 01.03.:

- шурупи 8х10 - 100 кг по 1,20 грн

- гайки М16 - 100 кг по 4,00 грн

- Шайби М16 - 60 кг по 3,00 грн.

2. Зареєструвати внутрішню накладну №101 від 10.03 на передачу МШП Петрику СП:

- шурупи - 20кг

- гайки - 10л

- шайби - 15 кг.

3. Відпрацювати в обліку 08.03. Прибуткову внутрішню накладну №100 на прихід передоплатних матеріалів від постачальника.(Дт201 Кт 371) (Дт 644 Кт371) Зразок. Придбання спец одягу (переплата) підрозділу Запаси / Малоцінні та швидкозношуванні предмети.

4. Відпрацювати в обліку 10.03 Пр внутрішню накладну №101 на передачу матеріалів у виробництво (Дт 23 Кт 201) .

Порядок вводу документа Прибуткова накладна:

Введення реквізитів шапки:

Постачальника ТОВ «Роксолана» вибираємо з довідника Контрагенти

Договір по якому відбулось постачання матеріалів вибираємо з довідника Договори (рахунки)

Склад, на який оприбутковано матеріали шляхом вибору з довідника Місця зберігання.

В табличну частину документа вводиться інформація про фактично одержаних матеріальних цінностях.

Документ Прибуткова накладна №100 буде зареєстрований в журналі операцій і журналі документів «Прибуткові накладні».

Проведення документа забезпечить:

формування необхідного числа проводок по оприбуткуванню всіх матеріальних цінностей на субрахунок 22

формування проводки по обліку ПДВ.

Проведення даного документа забезпечить автоматичне формування проводок по оприбуткуванню матеріалів, фактично поступивши на склад, одною проводкою по зарахуванню ПДВ по фактично поступивши матеріалам і одною проводкою по зарахуванню передоплати.

1.Для того, щоб зареєструвати внутрішню накладну № 101 скористаємось меню Списання виробничих запасів. Форма документа списання виробничих запасів містить шапку і табличну форму. В шапці вказуємо:

В полі Списання ТМЦ № 101 від 10.03.

В полі Місце зберігання - склад.

В полі Рахунок - 23 «Виробництво»

В полі ПДВ - 20%

В полі Субконто - Петрику СП.

Введення даних табличної частини документа виконується способом підбору інформації про виробничі запаси

В графі Кількість вказується кількість необхідних запасів, в графі залишок - кількість фактичного залишку запасів.

Після даної операції документ зберігається в комп'ютерній системі підприємства і стає доступним для інших користувачів.

В формі документа передбачена кнопка Друк. Натиск цієї кнопки приведе до роздруку документа.

Результатами вводу даного документа є:

в журналі документів Склад з'явився запис, який відображає факт вводу даного документа в систему.

В журналі операцій міститься запис про господарські операції створені даним документом, вказана сума - 109 грн

Виконати і детально описати процеси створення касових документів і реєстрації на їх основі господарських операцій в системі «1С-Бухгалтерія» Створимо прибутковий касовий ордер №96 від 01.03. на повернення до каси суми 20 грн, що була видана на господарські потреби підзвітній особі Бабенку ЄА

Створимо видатковий касовий ордер № 71 від 02.03. Пр на видачу з каси 2000грн під звіт Петрику СП на відрядження на підставі наказу №105 від 28.02 пр

Створимо видатковий касовий ордер № 72 від 02.03. Пр на видачу з каси 1000грн під звіт Герасимчуку ЮН на господарські потреби на підставі наказу №108 від 01.03 пр

Відпрацювати в обліку 01.03. Пр ( Дт 301 - Кт 372) прибутковий касовий ордер №96 від 01.03. на повернення до каси суми 20 грн, підзвітною особою Бабенком ЄА

Відпрацювати в обліку 02.03. Пр ( Дт 372 - Кт 301) видатковий касовий ордер № 71 від 02.03. Пр на видачу з каси 2000грн під звіт Петрику СП на відрядження на підставі наказу №105 від 28.02 пр

Відпрацювати в обліку 02.03. Пр ( Дт 372 - Кт 301) видатковий касовий ордер № 72 від 02.03. Пр на видачу з каси 1000грн під звіт Герасимчуку ЮН на господарські потреби на підставі наказу №108 від 01.03 пр

1. Для того, щоб відобразити надходження грошових коштів до каси підприємства слід скористатись документом Прибутковий касовий ордер. Для цього скористаємось меню «Документи - Прибутковий касовий ордер»

В першому полі вводимо номер документа № 96, в другому проставляємо дату - 01.03. В полі Каса - основна каса, в полі Рахунок - 372, в полі Субконто - Бабенко ЄА, в полі сума - 20,00 грн, в полі ПДВ - 0, в полі Основа - повернення підзвітних сум. Після заповнення всіх полів нажимається кнопка «Печать» , документ з'являється на екран.

Після завершення друку документа вікно з друкованою формою можна закрити.

Перед тим як завершити даний режим роботи, програма видасть два запитання :

«Зберегти документ?» - Так, документ буде збережений в інформаційній базі.

«Провести документ?» - Так, на екрані з'явиться, що в вікні журналу Каса з'явиться запис про проведений документ.

Виконані вище дії призведуть до таких результатів:

створений прибутковий касовий ордер і квитанція до нього роздруковані і збережені в базі даних

в журналі операцій зареєстрований запис про документ №96 від 01.03.

в журналі документів Каса зареєстрований запис про документ

на основі документу сформовані проводки, які зареєстровані в журналі проводок.

2. Розглянемо порядок відображення в комп'ютерній бухгалтерії операцій по видачі грошових коштів.

Виписку Видаткового касового ордера краще за все виконати з використанням документа Видатковий касовий ордер.

Перше поле призначене для дати документа - № 71, друге для дати - 02.03.

В полі Каса - основна каса.

В полі Вид операції - на відрядження.

В полі рахунок - 372.

В полі Субконто - Петрик СП

В полі По документу - паспорт, серія номер

В полі Сума - 2000

В полі Додаток - наказ № 105 від 28.02.

Після заповнення всіх полів нажимаємо кнопку «Друк», на екрані з'явиться готовий до друку документ.

Результатами вводу документа є :- сформований видатковий касовий ордер № 71, який роздрукований і збережений в інформаційній базі

в журналі Каса зареєстрований запис про документ, датований 02.03. в якому вказані такі реквізити: документ, номер, дата, номер ВКО і ПКО, сума, автор.

В журналі операцій зареєстрований запис 02,.03.

Проведення документа викличе автоматичне формування проводок, де в якості субконто дебетує розрахунки з підзвітними особами.

3. Виписку Видаткового касового ордера краще за все виконати з використанням документа Видатковий касовий ордер.

Перше поле призначене для дати документа - № 72, друге для дати - 02.03.

В полі Каса - основна каса.

В полі Вид операції - на господарські потреби.

В полі рахунок - 372.

В полі Субконто - Герасимчук ЮН

В полі По документу - паспорт, серія номер

В полі Сума - 1000

В полі Додаток - наказ № 108 від 01.03.

Після заповнення всіх полів нажимаємо кнопку «Друк», на екрані з'явиться готовий до друку документ.

Використання комп'ютерних технологій в процесі обліку запасів значно зменшує затрати праці .Якість обліку в 100 разів перевищує облік в ручному режимі . З допомогою автоматизованої системи обліку забезпечується архівізація документів , якісні первинні документи затверджених ,а не пристосованих форм як при ручному обліку. Лише ввівши один первинний документ ми одержуємо ув'язку по всіх регістрах , де передбачені операції з цим документом .

Размещено на Allbest.ru