Формування інформаційної бази обліку в системі звітності

Витрати, пов'язані із поліпшенням стану об'єкта (модернізація, модифікація, добудова, реконструкція тощо), які призведуть до зростання майбутніх економічних вигод, очікуваних від використання об'єкта, відносити на збільшення первісної вартості основних засобів після їх введення в експлуатацію (відповідно до пункту 14 П(С)БО 7).

Витрати, що виконані з метою підтримання об'єкта у робочому стані та одержання первісно визначеної суми майбутніх економічних вигод від його використання, включати до складу витрат (відповідно до пункту 15 П(С)БО 7).

До складу малоцінних необоротних матеріальних активів рекомендується відносити матеріальні активи, строк корисного використання (експлуатації) яких більше 1 року та вартість (без ПДВ) менше 1000 грн. за одиницю (відповідно до пункту 5 П(С)БО 7).

Відповідно до пункту 27 П(С)БО 7, амортизацію по малоцінних необоротних матеріальних активах і бібліотечних фондах нараховувати одним з двох варіантів:

- нараховувати у першому місяці використання об'єкта в розмірі 50 % його вартості, яка амортизується, та решта 50 % вартості, яка амортизується, у місяці їх вилучення з активів (списання з балансу) внаслідок невідповідності критеріям визнання активом;

- нараховувати в першому місяці використання об'єкта 100 % його вартості (по об'єктах вартість яких (без ПДВ) менше 50 грн.). Здійснювати обов'язкове ведення кількісного обліку малоцінних необоротних матеріальних активів у розрізі матеріально відповідальних осіб до моменту їх повної ліквідації (списання з балансу).

На облік у складі нематеріальних активів брати: придбані права на володіння, користування та розпорядження об'єктами нематеріальних активів, після відчуження їх (прав) від колишніх власників та визначення його вартості.

Програмне забезпечення (комп'ютерні програми) обліковувати на субрахунку 125 "Авторське право та суміжні з ним права".

Первісну вартість об'єкта нематеріального активу визначати відповідно до П(С)БО 8 "Нематеріальні активи".

Терміни корисного використання основних засобів та нематеріальних активів встановлюються на підставі технічних паспортів та іншої документації на засіданні постійно діючої виробничої комісії, склад якої рекомендується викласти у додатку до розпорядчого документа про облікову політику підприємства.

Рекомендований термін корисного використання нематеріальних активів не повинен перевищувати 20 років.

Субрахунки використовуються підприємствами, виходячи з потреб управління, контролю, аналізу й звітності та можуть ними доповнюватися введеннями нових субрахунків (рахунків другого, третього порядків) із збереженням кодів (номерів) субрахунків Планів рахунку, затверджених наказами Міністерства фінансів України.

Робочий План рахунків підприємства рекомендується викласти в окремому додатку до розпорядчого документа про облікову політику підприємства.

На основі структурної схеми підприємства, положень про структурні підрозділи та посадових інструкцій співробітників, інших внутрішніх нормативних актів підприємство розробляє графік документообігу.

Графік документообігу повинен містити:

- типові форми первинного обліку, затверджені наказами Державного комітету статистики України;

- бланки суворої звітності;

- спеціалізовані первинні документи, затверджені наказами Мінагрополітики України;

- документи розроблені підприємством самостійно.

Графік регламентує терміни складання, надання та обробки первинних документів; визначає перелік документів, час їх просування та обробки, посадових осіб, відповідальних за складання документів, порядок подання документів до відповідних органів, строк надходження документів до бухгалтерії, термін обробки і проходження документів всередині бухгалтерської служби підприємства, термін завершення всіх робіт за звітний період до складання бухгалтерського балансу та подання фінансової звітності.

При складанні Графіка документообігу необхідно врахувати терміни подання податкової, статистичної та фінансової звітності.

Організація матеріальної відповідальності на підприємстві базується на статті 135 Кодексу Законів про працю та Положенням.

2.3 Організація документування господарських операцій на підприємстві

Касові операції оформлюються документами, типові міжвідомчі форми яких затверджені Мінстатом України за згодою з НБУ і Мінфіном України, і які повинні застосовуватись без змін на всіх підприємствах, незалежно від їх відомчої підпорядкованості та форми власності:

- КО-1 "Прибутковий касовий ордер";

- КО-2 "Видатковий касовий ордер";

- КО-3, За "Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів";

- КО-4 "Касова книга";

- КО-5 "Книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей".

Касові ордери - це документи, що засвідчують законність надходження грошей до каси підприємства та їх витрачання за цільовим призначенням.

Оприбуткування готівки в касу здійснюється на підставі прибуткового касового ордеру (ПКО), підписаного головним бухгалтером або уповноваженими на це особами. При цьому особі, яка здала гроші, після отримання їх касиром видається квитанція, підписана головним бухгалтером та касиром. ПКО в залежності від цілей використання коштів, які надходять до каси, повинен мати юридичне обґрунтування. В прибутковому касовому ордері зазначають, від кого прийнято гроші, на якій підставі, сума (цифрами і прописом), підпис головного бухгалтера і касира.

Отримання грошей з банку здійснюється через касира або іншу уповноважену нате особу по грошовому чеку, виписаному на її ім'я.

Для одержання в банку чекової книжки необхідно заповнити заяву, в якій зазначається прізвище, ім'я, по батькові касира і зразок його підпису. Заява повинна бути завірена печаткою підприємства, підписами керівника та головного бухгалтера. За цією заявою касир одержує чекову книжку на 25 або 50 чеків. Зберігається чекова книжка в касі підприємства. Жодних виправлень у чеках не допускається. На корінці чеку вказується прізвище, ім'я та по батькові особи, якій доручено одержання готівки.

Витрачання готівки з каси оформлюється видатковим касовим ордером (ВКО). Він підписується керівником і головним бухгалтером підприємства чи особами, ними уповноваженими. Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявках, рахунках, інших розрахункових документах присутній дозволяючий надпис керівника підприємства, то його підпис на видаткових ордерах не є обов'язковим. У випадку видачі грошей окремій особі за видатковим касовим ордером касир вимагає пред'явлення документу, який засвідчує особу отримувача і містить фотокартку та особистий підпис власника.

На операцію по здачі грошей до банку касир, крім видаткового касового ордеру, також оформлює об'яву на внесок готівкою, в якій вказує дату операції, хто здає кошти і через кого, банк та назву одержувача, суму цифрами і прописом, призначення внеску, номер власного рахунку. Об'ява складається з трьох частин. Перша частина залишається в банку, другі (квитанція) - передається касиру, третя (ордер) - повертається підприємству з випискою банку після зарахування грошей на поточний рахунок.

Оплата праці, виплата допомог по тимчасовій непрацездатності, стипендій, премій тощо проводиться касиром за платіжними (розрахунково - платіжними) відомостями, без складання видаткового касового ордера на кожного отримувача. На титульному аркуші платіжної (розрахунково - платіжної) відомості робиться надпис про видачу грошей за підписами керівника та головного бухгалтера або осіб, ними уповноваженими, із зазначенням строків видачі грошей і суми прописом. В аналогічному порядку може оформлюватись і разова видача грошей на оплату праці (у випадку відпустки, хвороби тощо), а також видача в підзвіт на витрати, пов'язані із службовими відрядженнями, декільком особам. По закінченні трьох робочих днів, які встановлені для виплати заробітної плати, бухгалтер виписує ВКО на загальну виплачену за платіжною відомістю суму.

Прибуткові та видаткові касові ордери чи документи, що їх замінюють, до передачі в касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів (форма № КО-3) Журнал реєстрації побудовано таким чином, що за його даними здійснюється контроль за цільовим призначенням готівки, отриманої і витраченої підприємством. Після реєстрації касові ордери передаються бухгалтером в касу підприємства для виконання. Видаткові касові ордери оформлені за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями на виплату заробітної плати, реєструються після видачі.

Всі факти надходження і вибуття готівки на підприємстві відображаються в касовій книзі.

Касова книга - обліковий регістр, призначений для обліку касових операцій касиром підприємства.

Кожне підприємство, що має касу, веде тільки одну касову книгу в національній валюті, яка повинна бути пронумерованою, прошнурованою і опечатаною сургучною або мастичною печаткою. Кількість аркушів в касовій книзі підтверджується підписами керівника і головного бухгалтера цього підприємства або вищестоящого органу.

На кожну іноземну валюту відкривається окрема касова книга. Записи в касовій книзі здійснюються у 2-х примірниках через копіювальний папір кульковою ручкою темного кольору або чорнилами. Перші примірники аркушів залишаються в касовій книзі. Другі примірники повинні бути відривними і є звітами касира. Перші і другі примірники нумеруються однаковими номерами. Приписки та необумовлені виправлення . в касовій книзі забороняються. Зроблені виправлення завіряються підписами касира і головного бухгалтера підприємства або особи, яка його замінює.

Записи в касовій книзі здійснюються касиром одразу ж після отримання або видачі грошей по кожному ордеру або по замінюючих його документах. В кінці кожного робочого дня касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок грошей в касі на наступне число і передає до бухгалтерії звіт касира.

Звіт касира - це документ, який передається касиром підприємства в бухгалтерію, і представляє собою відривний листок касової книги з додатком прибуткових та видаткових касових документів.

Документи з обліку інших коштів.

Надходження і видача грошових документів оформлюються прибутковими і видатковими касовими ордерами або накладними, що їх замінюють. Касир складає звіт про рух грошових документів.

Здача виручки інкасатору оформлюється супровідною відомістю, яка складається в трьох примірниках через копіювальний папір: перший примірник (супровідна відомість) вкладають в інкасаторську сумку, другий (накладна) - віддають інкасатору при отриманні ним сумки, третій (копія супровідної відомості) - залишається в касі підприємства (інкасатор розписується на цьому примірнику і ставить відповідний штамп) і служить підставою для списання коштів з касира, який підтверджує здачу грошей до каси банку. На зворотному боці першого і другого примірників вказаних документів матеріально відповідальні особи заповнюють покупюрний опис грошей, що здаються.

Підставою для прийняття сум грошових коштів в дорозі на облік є:

1) при здачі виручки - квитанція установи банку, ощадної каси, поштового відділення, копії супровідних відомостей на здачу виручки інкасаторам банку тощо;

2) по сумах, що переказані вищестоящими організаціями, - отримані від них повідомлення (авізо) із зазначеною датою, номером платіжного доручення, суми і назви установи банку чи поштового відділення, яке прийняло перерахування.

2.4 Оцінка господарських операцій

Грошові кошти, що надходять у касу підприємства, повинні вчасно й у повній сумі прибуткуватися. Щоб наявні кошти вважалися оприбуткованими, необхідно оформити прибутковий касовий ордер, і зробити про це запис у касовій книзі. Причому прибутковий запис у касовій книзі не обов'язково робити відразу ж після виписки прибуткового касового ордера, вона може бути зроблена протягом робочого дня касира в день надходження коштів.

При прийомі до касу грошових білетів і монет касири підприємств зобов'язані керуватися Правилами визначення платіжності банкнот і монет Національного банку України, затвердженими постановою Правління Національного банку України, від касову книгу і прибуткують готівка у своїх касах.

Прибуткові касові ордери і квитанції до них повинні заповнюватися бухгалтером тільки чорнильною чи кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп'ютерних чи коштів іншими способами, що забезпечили б належну схоронність цих записів протягом установленого для збереження документів терміну.

Рух грошових коштів у касі можна відобразити такими бухгалтерськими проведеннями:

№ Зміст господарської операції Кореспондуючі рахунки
Дт Кт
1. Одержано кошти з банку в касу 301 31
2. Отримано готівкою цільове фінансування з бюджету 301 48
3. Одержано в касу:- короткострокову позику банку 301 60
- кошти від наймачів і орендарів нежитлових приміщень 301 68
4. Повернуто зарплату, надлишково видану працівникам 301 66
5. Одержано готівкою виручку від продажу товарів 301 70
6. Оплачено готівкою витрати на монтаж або ремонт основних засобів 15 301
7. Передано гроші з каси до банку 311 301
8. Зараховано на поточний рахунок виручку, здану касиром 31 301
9. Видано готівкою безвідсоткову позику працівнику; видано в підзвіт; виплачено аліменти 37 301
10. Проведено передоплату за газети та журнали 39 301
11. Погашено -заборгованість перед постачальниками та підрядниками 63 301
-заборгованість перед фондами соціального страхування та Пенсійним фондом 65 301
12. Виплачено заробітну плату працівникам підприємства 66 301
13. Погашено готівкою заборгованість перед кредиторами 68 301
14. Оплачено готівкою витрати фірми 91-95, 97 301

Достовірний аналітичний облік грошових коштів ведеться в звіті касира, де відображається кожна господарська операція з руху грошових коштів у касі. Основним джерелом поступлення коштів в касу є їх надходження у вигляді оплати покупців за отриману продукцію та надані послуги. Аналітичний облік на рахунку 31 здійснюється за виписками банку, які є основою для запису операцій. На поточний рахунок найбільші суми коштів надходять у вигляді виручки від реалізації.

Усі надходження і видачі готівки у національній валюті підприємства враховують у касовій книзі, типова форма якої затверджена наказом Міністерства статистики України від 15.02.96 №51.

Кожне підприємство, що є юридичною особою і має касою, веде одну касову книгу для обліку операцій з наявними в національній валюті (без обліку кас відособлених підрозділів).

Підприємство веде на кожен вид валюти окрему касову книгу. Аркуші книг повинні бути пронумеровані, прошнуровані. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства - юридичної особи.

Відособлені підрозділи, що мають каси і здійснюють розрахунки готівкою, проводять при цьому касові операції по видачі (прийому) готівки на будь-які нестатки з оформленням видаткових (прибуткових) касових чи ордерів застосовують РРО (РК) при розрахунках зі споживачами в сфері торгівлі, суспільного харчування і послуг, самостійно здають наявний виторг у касу установи банку (інкасаторам банку), повинні також вести касові книги, видавані й оформлювані підприємством - юридичною особою, у склад якого вони входять.

Відособлені підрозділи, що мають каси і здійснюють розрахунки готівкою зі споживачами в сфері торгівлі, суспільного харчування і послуг із застосуванням РРО (РК) і не проводять при цьому касових операцій по видачі (прийому) готівки з каси на будь-які нестатки з оформленням видаткових (прибуткових) касових ордерів, а здають отриманий наявний виторг на підприємство - юридична особа, до складу якого вони входять у встановлений їм термін, можуть не вести касову книгу.

Запису в касовій книзі здійснюються в двох екземплярах (через копіювальний папір) чорнилом темного кольору кульковою чи чорнильною ручкою. Перші екземпляри залишаються в касовій книзі. Інші екземпляри повинні бути відривними, що і є звітом касира. Перші і другі екземпляри мають однакові номери.

Виправлення в касовій книзі не допускаються. Якщо виправлення зроблені, то вони засвідчуються підписами касира, а також головного бухгалтера його заступника.

Запису в касовій книзі робляться касиром по операціях чи одержання видачі готівки по кожному прибутковому касовому ордері і видатковому документі в день їхнього чи надходження видачі.

Щодня наприкінці робочого дня касир підсумовує операції за день, виводить залишок готівки у касі (наявна готівка в період виплати заробітної плати перераховуються з обліком готівки, виданих по незакритим платіжним (розрахунково-платіжним) відомостям) наступного дня і передає в бухгалтерію як звіт касира другий відривний лист (копію записів у касовій книзі за день) із прибутковими касовими ордерами і видатковими документами під розпис у касовій книзі.

Якщо бухгалтерія і касир підприємства - юридичної особи не працюють у вихідні і святкові дні, а його відособлений підрозділ, що використовує при розрахунках РРО (РК), у ці дні працює, але не веде касової книги, то запису в касовій книзі підприємства - юридичної особи здійснюються на наступний робітник день підприємства - юридичної особи.

На підприємствах за умови забезпечення належного збереження касових документів касову книгу можна вести також в електронній формі за допомогою комп'ютерних коштів. Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, повинне забезпечувати візуальне відображення і роздруківку документів «Вкладний лист касової книги» і «Звіт касира», що за формою і змістом повинні відтворювати форму і зміст касової книги в паперовій формі, затвердженої наказом Мінстату.

Запису в касовій книзі здійснюються шляхом уведення необхідної інформації з первинних касових документів. Запису в касовій книзі повинні здійснюватися до початку наступного робочого дня (тобто з залишками на кінець попереднього дня), а також містити всі реквізити, передбачені формою касової книги. Сторінки касової книги повинні нумеруватися автоматично в порядку зростання з початку року.

У випадку роздруківки «Вкладного листа касової книги» наприкінці місяця повинне автоматично роздруковуватися загальна кількість аркушів касової книги за цей місяць, а у випадку роздруківки наприкінці року - їхня загальна кількість за рік.

Після роздруківки «Вкладного листа касової книги» і «Звіту касира» касир зобов'язаний перевірити правильність складання цих документів, підписати їх і передати «Звіт касира» разом із прибутковими і видатковими касовими документами в бухгалтерію під розпис у «Вкладному листі касової книги».

З метою забезпечення схоронності і зручності використання «Вкладний лист касової книги» протягом року зберігається касиром окремо за кожен місяць. Після закінчення календарного року (чи в залежності від необхідності) «Вкладний лист касової книги» формується в підшивки в хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства - юридичної особи, а підшивки формуються в книгу, що скріплюється печаткою підприємства - юридичної особи.

Після закінчення календарного року касова книга на електронних носіях повинна передаватися для збереження протягом 36 місяців в архів підприємства - юридичної особи.

Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного чи бухгалтера уповноважена керівником особа.

2.5 Робочий план рахунків і система регістрів на підприємстві

План рахунків бухгалтерського обліку є систематизованим переліком рахунків і схем реєстрації та групування на них фактів фінансово-господарської діяльності (кореспонденція рахунків) у бухгалтерському обліку.

При розробці робочого плану рахунків за основу беруть "План рахунків бухгалтерського обліку, активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій" (далі - План рахунків).

Основним документом, який регламентує порядок використання Плану рахунків, є Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій. Ці документи затверджені одним наказом МФ України від 30.11.99 р. №291, який зареєстрований у Мінюсті 21.12. 99 р. за №892/4185.

Згідно з Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», в цей час діють такі Плани рахунків:

* План рахунку бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 30. 11.1999р. №291.

* План рахунків бюджетних організацій, затверджений Головним управлінням Державного казначейства України Міністерства фінансів України від 10.12.1999р. № 114.

* План рахунків банківських установ, затверджений постановою Правління Національного банку України від 21 листопада 1997 р. № 388.

* План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій суб'єктів малого підприємництва, затверджений Наказом Міністерства фінансів України від 19.04.2001 р. № 186.

Сільськогосподарські підприємства використовують План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 30. 11.1999 р. № 291 або План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій суб'єктів малого підприємництва, затверджений Наказом Міністерства фінансів України від 19.04.2001р. №186.

З типового плану рахунків вилучаються синтетичні рахунки та субрахунки не властиві сільськогосподарським підприємствам, наприклад: 24 - брак у виробництві: 25-напівфабрикати; 49-страхові резерви; 76 - страхові платежі, та інші.

Включаючи рахунки до робочого плану рахунків, бухгалтер керується практичними потребами підприємства.

Підприємства не мають права вводити до робочого плану рахунків нові синтетичні рахунки та змінювати визначену наказом № 291 від 30.11.1999 р. нумерацію субрахунків.

Кожен господарський суб'єкт, виходячи із своїх потреб, розробляє власний робочий план рахунків, який відображає специфіку галузі, виду діяльності, зміст аналітичного обліку і характеристику форми обліку, яка застосовується. Робочий план рахунків бухгалтерського обліку містить синтетичні рахунки та субрахунки до них, необхідні для ведення бухгалтерського обліку відповідно до вимог своєчасності і повноти обліку та звітності.

В ньому може бути використано стільки рахунків і субрахунків, скільки необхідно для відображення господарської діяльності. Розроблений підприємством робочий план рахунків повинен відповідати таким вимогам:

· бути гнучким; відповідати національним принципам і стандартам обліку; повністю задовольняти потреби внутрішніх та зовнішніх користувачів;

· бути зручним у користуванні;

· сприяти здійсненню контролю за фінансовою, інвестиційною та операційною діяльністю підприємства шляхом створення дієвої системи контролю.

При складанні робочого плану рахунків головне - щоб його структура була спрямована на забезпечення необхідною інформацією відповідних користувачів при складанні фінансової та іншої звітності підприємства (як зовнішньої, так і внутрішньої).

Необхідно максимально забезпечувати потрібною фінансово-економічною інформацією управлінські структури підприємства, гарантувати прозорість фінансового обліку та фінансової звітності, сприяти збереженню комерційної таємниці.

Досягти такого триєдиного завдання можна шляхом поділу бухгалтерського обліку на фінансовий та управлінський, що і передбачено Законом про бухгалтерський облік.

Обов'язковими для всіх суб'єктів підприємства є рахунки від 0-го до 7-го класу.

Рахунки класу 9 "Витрати діяльності" ведуться всіма підприємствами, крім суб'єктів малого підприємництва, а також інших організацій, діяльність яких не спрямована на ведення комерційної діяльності, із відкриттям за власним рішенням рахунків класу 8 "Витрати за елементами".

Малі підприємства та інші організації, діяльність яких не спрямована на ведення комерційної діяльності, можуть вести бухгалтерський облік витрат із використанням тільки рахунків класу 8 "Витрати за елементами" або в порядку, наведеному в попередньому абзаці.

2.6 Порядок проведення інвентаризації та закриття рахунків на підприємстві

Кожне підприємство, установа щонайменше раз на рік перед складанням фінансової звітності повинно провести інвентаризацію власних активів і зобов'язань. Оскільки ця тема завжди є актуальною, у зазначеній статті розглянемо основні суттєві аспекти проведення інвентаризації небюджетних організацій. А щодо бюджетних установ, то основним документом, яким слід керуватися при інвентаризації у цьому випадку, є Інструкція № 90. У ній розглядаються особливості інвентаризації бюджетних установ і наводяться форми інвентаризаційних документів.

Об'єкти і періодичність проведення інвентаризації

Пунктом 1 ст. 10 Закону про бухоблік встановлено, що підприємства зобов'язані проводити інвентаризацію активів і зобов'язань для перевірки їх наявності, стану і оцінки. Інвентаризація дає змогу забезпечити достовірність даних бухобліку та фінансової звітності.

Об'єкти і періодичність проведення інвентаризації визначаються власником (керівником) підприємства, крім випадків, коли її проведення є обов'язковим згідно із законодавством (п. 2 ст. 10 Закону про бухоблік).

Призначає проведення інвентаризації керівник чи власники підприємства своїм наказом (наприклад протоколом, на підставі якого може видаватися наказ керівника).

У наказі зазначаються вид інвентаризації (повна, планова, суцільна, вибіркова, обов'язкова перед складанням річної звітності), її об'єкти (що саме слід перевіряти), кількість і строки проведення, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим (п. 2 Інструкції № 69).

Призначені постійні (робочі) комісії проводять інвентаризацію, складають відповідні описи, протокол. Протокол, описи та інші інвентаризаційні документи надаються на розгляд таким комісіям. Останні також складають свій протокол.

Усі інвентаризаційні документи надаються на розгляд керівника підприємства, який їх затверджує. Затверджені документи передаються до бухгалтерії для відображення в обліку наслідків інвентаризації.

Затверджені результати інвентаризації відображаються в бухгалтерському обліку підприємства в тому місяці, в якому закінчено інвентаризацію, але не пізніше грудня звітного року (пп. «г» пп. 11.12 п. 11 Інструкції № 69).

Згідно з постановою № 158 існують певні специфічні особливості інвентаризації майна державних підприємств, що приватизуються (корпоратизуються), а також майна державних підприємств та організацій, яке передається в оренду (повертається після закінчення строку дії договору оренди або його розірвання):

інвентаризація проводиться за рішенням державних органів приватизації (під час корпоратизації - органів, уповноважених управляти державним майном) чи орендодавців;

інвентаризація проводиться на останнє число місяця, на яке здійснюється оцінка майна державних підприємств, що приватизуються (корпоратизуються), чи майно яких передається в оренду (повертається з оренди);

за загальним правилом інвентаризацію слід провести за 15 календарних днів;

узагальнення результатів інвентаризації, підготовка пропозицій і висновків інвентаризаційної комісії щодо врегулювання встановлених різниць проводиться у 5-денний термін після подання всіх інвентаризаційних описів (актів);

матеріали інвентаризації (описи, акти, звіряльні відомості, протоколи) оформляються не менш як у двох примірниках, один з яких подається державному органу приватизації (під час корпоратизації - органу, уповноваженому управляти державним майном) або орендодавцю, а другий залишається на підприємстві або організації і є підставою для відображення результатів інвентаризації в бухгалтерському обліку.

Основні завдання інвентаризації наведено в п. 7 Інструкції № 69, зокрема:

виявлення фактичної наявності основних фондів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, коштів, цінних паперів та інших грошових документів, а також обсягів незавершеного виробництва в натурі;

установлення надлишку або нестачі цінностей і коштів шляхом зіставлення фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку;

виявлення товарно-матеріальних цінностей, які частково втратили свою первісну якість, застарілих фасонів і моделей, а також матеріальних цінностей та нематеріальних активів, що не використовуються;

перевірка дотримання умов та порядку збереження матеріальних та грошових цінностей, а також правил утримання та експлуатації основних фондів;

перевірка реальності вартості зарахованих на баланс основних фондів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, цінних паперів і фінансових вкладень, сум грошей у касах, на розрахунковому, валютному та інших рахунках в установах банків, грошей у дорозі, дебіторської і кредиторської заборгованості, незавершеного виробництва, витрат майбутніх періодів, забезпечень та резервів наступних витрат і платежів.

Аналогічні завдання інвентаризації встановлено п. 4 постанови № 158, вимоги якої згідно з пп. 11.3 п. 11 Інструкції № 69 поширюються на всі випадки проведення інвентаризації: головною метою інвентаризації є визначення не тільки фактичної наявності майна, а й його стану (зношене чи незношене, придатне або непридатне) з даними бухгалтерського обліку, врегулювання інвентаризаційних різниць та відображення результатів інвентаризації у передаточному балансі.

Під час інвентаризації не тільки перевіряється фактична наявність майна та його відповідність обліковим даним, а й проводиться контроль за збереженням, дотриманням відповідальними особами правил збереження майна і ведення первинного обліку.

Згідно з п. 2 Інструкції № 69 відповідальність за організацію інвентаризації, правильне та своєчасне її проведення несе керівник підприємства.

Крім того, відповідно до пп. 11.4 п. 11 Інструкції № 69 робочі інвентаризаційні комісії несуть відповідальність за своєчасність і дотримання порядку проведення інвентаризацій за наказом керівника підприємства, за повноту і точність внесення до інвентаризаційних описів даних про фактичні залишки майна, матеріальних цінностей, коштів і документів, цінних паперів та заборгованості в розрахунках.

Інвентаризація проводиться повним складом інвентаризаційної комісії у присутності матеріально відповідальної особи (пп. 11.2 п. 11 Інструкції № 69).

Якщо склад комісій затверджено, наказ про проведення інвентаризації видано, то можна розпочинати інвентаризацію.

Комісією заповнюються бланки інвентаризаційних описів відповідної форми в одному примірнику, до яких заносяться дані про початок інвентаризації, дані про матеріально-відповідальну особу, у підзвіті якої проводиться інвентаризація, зазначено перелік членів інвентаризаційної комісії без зазначення даних бухгалтерського обліку.

З підготовленим таким чином бланком комісія прибуває до місця проведення інвентаризації. Наприклад, якщо перевіряються цінності на складі, комісія прибуває на склад. Матеріально-відповідальна особа (комірник тощо) розписується у відповідному інвентаризаційному описі. Після чого власне і починається огляд, переважування, обмір, підрахунок цінностей. Усі дані заносяться до опису.

Для різних об'єктів існують певні особливості проведення інвентаризації. Зокрема, для:

товарно-матеріальних цінностей, включаючи бібліотечні фонди (п. 11.8 Інструкції № 69);

незавершеного виробництва, незавершеного капітального будівництва і незавершеного ремонту (п. 11.9 Інструкції № 69);

витрат майбутніх періодів, забезпечення та резерву майбутніх витрат і платежів (п. 11.10 Інструкції № 69);

розрахунків (дебітори і кредитори) (п. 11.11 Інструкції № 69).

Окрім того, особливості інвентаризації об'єктів (специфічних та інших) підприємств агропромислового комплексу зазначено в Методичних рекомендаціях № 37.

Окремо слід зазначити про правила призупинення інвентаризації цінностей у приміщеннях, де вони зберігаються, якщо інвентаризація не закінчена протягом одного дня і має бути закінчена протягом наступних днів. Згідно з п. 12 постанови № 158 голова інвентаризаційної комісії опечатує приміщення пломбіром. Під час перерви в роботі комісії в цьому самому приміщенні повинні зберігатися і інвентаризаційні описи.

Комісія після обрахування, вимірювання, зважування відповідних об'єктів заносить їх до відповідного інвентаризаційного опису, акта, після чого в описі, акті підбиваються підсумки - загальна кількість, вартість проінвентаризованих об'єктів, члени комісії ставлять власні підписи, підписується також і матеріально-відповідальна особа, зазначається дата закінчення інвентаризації.

Окремі особливості заповнення інвентаризаційної відомості (опису) зазначено в пунктах 14 і 15 постанови № 158. По-перше, в інвентаризаційному описі найменування цінностей та їх кількість надається із зазначенням номенклатурного номера та в одиницях виміру, прийнятих в обліку (штуках, метрах, кілограмах тощо). По-друге, на кожній сторінці інвентаризаційного опису зазначається прописом число порядкових номерів цінностей та загальна кількість у натуральних вимірах усіх цінностей, що записані на цій сторінці, незалежно від того, в яких одиницях виміру (штуках, метрах, кілограмах тощо) їх відображено. По-третє, матеріали інвентаризації (описи, акти, звіряльні відомості, протоколи) оформлюються не менш як у двох примірниках (для майна державних підприємств, що приватизуються (корпоратизуються), або майна державних підприємств, яке передається в оренду).

За даними бухобліку в описі, акті проставляють облікову кількість і вартість об'єктів. До речі, при проведенні інвентаризації комісія спочатку заносить до опису, акта фактичну кількість цінностей і тільки потім разом з бухгалтерією облікову, а не навпаки. Далі комісія разом з бухгалтерією підприємства:

відхилення за основними засобами записують до форми № інв-18, за товарно-матеріальними цінностями до форми № інв-19. Останні складаються бухгалтером і підписуються матеріально-відповідальною особою;

за виявленими фактами відхилень фактичних даних від облікових отримують письмові пояснення матеріально-відповідальних осіб;

розробляють пропозиції щодо заліку нестач і надлишків за пересортицею, а також списання нестач у межах норм природного убутку.

Насамкінець відбувається засідання інвентаризаційної комісії, результати якого оформляються протоколом. У протоколі слід відобразити всі суттєві аспекти проведеної інвентаризації. Наприклад, у протоколі зазначають стан складського господарства, результати інвентаризації і висновки щодо них, пропозиції про залік нестач та надлишків за пересортицею, списання нестач у межах норм природного убутку, а також понаднормативних нестач і втрат від псування цінностей із зазначенням вжитих заходів щодо запобігання таким втратам і нестачам тощо. До протоколу додають усі інвентаризаційні документи.

Якщо на підприємстві окрім робочих комісій діють постійні комісії, то протокол робочої комісії разом з доданими документами передається на розгляд постійної комісії. У свою чергу, постійні комісії розглядають протокол робочої комісії з доданими інвентаризаційними документами. Засідання постійних комісій також документується протоколом, разом з яким надаються всі інвентаризаційні документи, складені робочою комісією.

Протоколи постійних комісій передаються керівнику підприємства, який у 5-денний термін повинен їх розглянути та затвердити (пп. «в» пп. 11.12 п. 11 Інструкції № 69).

Згідно з методикою ведення бухгалтерського обліку в нашій країні, а також відповідно до чинного законодавства єдиним фінансовим звітним роком для всіх підприємств, у тому числі сільськогосподарських, є календарний рік, який починається 1 січня і закінчується 31 грудня (включно). Таким чином, всі факти фінансово-господарської діяльності підприємств, що мали місце протягом цього періоду, повинні бути зафіксовані в бухгалтерському обліку, оцінені, згруповані належним чином і в кінцевому рахунку відображені в річній фінансовій звітності.

Особливість сільськогосподарських підприємств у даному випадку полягає в тому, що вони мають довгий виробничий цикл за основним видом діяльності, а також яскраво виражений сезонний характер виробництва. У зв'язку з цим облік виробничого процесу і всього, що з ним пов'язано, на підприємствах галузі не може бути закритий в середині сільськогосподарського року. Це означає, що закриття всіх необхідних рахунків повинно здійснюватися в кінці періоду, коли завершені масові польові роботи та сформовано основні фінансові показники.

Протягом фінансового року готову продукцію, виконані роботи та надані послуги списують з кредиту рахунків обліку витрат за плановими цінами, затвердженими в господарстві. У кінці звітного року відповідно до сформованої фактичною сумою витрат собівартість продукції, робіт і послуг доводять до фактичної шляхом складання додаткової проводки або методом «червоне сторно».

Рахунки потрібно закривати в наступному порядку:

- за результатами проведеної інвентаризації виходячи з прийнятих управлінських рішень закривають рахунок 94 «Нестачі і втрати від псування цінностей»;

- закривають всі субрахунки рахунку 23 «Допоміжне виробництво», крім субрахунка 23-3 «Машинно-тракторний парк»;

- закривають субрахунок 23-3;

- розподіляють витрати майбутніх періодів, загальновиробничі і загальногосподарські витрати;

- розподіляють або коригують суми амортизації і відрахувань на ремонт основних засобів за окремими рахунками рослинництва;

- розраховують фактичну собівартість і списують виявлені відхилення в основних галузях виробництва (рослинництві, тваринництві, промисловому виробництві) і закривають рахунок 24 «Брак у виробництві»;

- уточнюють витрати за рахунками капітальних вкладень і при необхідності списують;

- визначають результати від реалізації основних видів продукції та інші види доходів і витрат і закривають рахунки 90 «Собівартість реалізованої продукції» і 94 «Операційні витрати»;

- списують прибуток (збиток) і закривають рахунок 44 «Прибутки та збитки».

Розділ 3. Формування інформаційної бази обліку в системі звітності

3.1 Порядок складання фінансової звітності підприємства

В Національному положенні (стандарті) бухгалтерського обліку 1 «Загальні вимоги до фінансової звітності» наведено таке визначення: «Фінансова звітність - це бухгалтерська звітність, яка дає інформацію про фінансовий стан, результати діяльності та рух грошових коштів підприємства за звітний період».

Ціллю складання фінансової звітності є надання користувачам для прийняття рішень повної, правдивої інформації про фінансовий стан, результати діяльності та рух грошових коштів підприємства.

Фінансова звітність підприємств включає:

- звіт про фінансовий стан підприємства (ф. № 1);

- звіт про доходи, витрати, прибутки і збитки (ф. № 2);

- звіт про зміни, що відбулися у грошових коштах та їх еквівалентах (ф. № 3);

- звіт про зміни у складі власного капіталу (ф. № 4);

- примітки до річної фінансової звітності (ф. № 5);

Квартальна фінансова звітність, на відміну від річної, передбачає складання лише двох форм: звіту про фінансовий стан підприємства та звіту про доходи, витрати, прибутки і збитки. Заповнюючи форми звітності, необхідно пам'ятати про обов'язкові реквізити. Зокрема, потрібно вказати дату, станом на яку або період, за який складається звітність, повну назву підприємства, форму власності підприємства, у віданні якого державного органу перебуває це підприємство, галузь, та вид економічної діяльності підприємства, його юридичну адресу. Фінансова звітність складається в тисячах гривень з одним десятковим знаком і обов'язково підписується керівником і головним бухгалтером підприємства.

Правові основи порядку складання, подання та оприлюднення фінансової звітності закладені в статті 14 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16 липня 1999 p. № 996-XIV та у Порядку подання фінансової звітності, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2000 р. № 419.

Підприємство подає фінансову звітність таким адресатам:

1. органам, до сфери управління яких належать підприємства;

2. трудовим колективам на їх вимогу;

3. власникам (засновникам) відповідно до установчих документів.

Термін подання фінансової звітності визначає уряд. Так, квартальна фінансова звітність (крім зведеної та консолідованої) подається підприємствами адресатам не пізніше 25 числа місяця, що настає за звітним кварталом, а річна - не пізніше 20 лютого наступного за звітним року.

Датою подання фінансової звітності для підприємства вважається день фактичної її передачі за належністю, а в разі надсилання її поштою - дата одержання адресатом звітності, зазначена на штемпелі підприємства зв'язку, що обслуговує адресата. У разі, коли дата подання звітності випадає на неробочий день, термін подання переноситься на перший після вихідного робочий день.

Форми фінансової звітності підписуються керівником підприємства і головним бухгалтером, а у випадку відсутності на підприємстві бухгалтерської служби - керівником спеціалізованої організації або фахівцем-бухгалтером, які за угодою виконували роботу з ведення бухгалтерського обліку і складання звітності. Особи, які підписали звітність, несуть повну відповідальність за достовірність звітних даних.

Фінансова звітність підприємства є відкритою, крім випадків передбачених законодавством. Оприлюднення звітності - це офіційне подання фінансової звітності до органів Державного комітету статистики України, Державної податкової адміністрації України, Фонду державного майна, Антимонопольного комітету України, Комітету у справах нагляду за страховою діяльністю, Державної комісії з цінних паперів та фондового ринку та інших установ і організацій, які відповідно до законодавчих актів України вповноважено для отримання бухгалтерської звітності від суб'єктів господарювання, а також офіційна публікація звітів про фінансовий стан підприємства в засобах масової інформації, якщо це передбачено законодавством.

Контроль за додержанням законодавства про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні здійснюють відповідні органи в межах їх повноважень, передбачених законами.

Відповідні органи при перевірці поданої на їхню адресу звітності встановлюють правильність оформлення звіту і звітних даних, наявність всіх звітних форм, взаємозв'язок і погодженість між окремими показниками та формами звітності.

Затвердження звітності підприємства відповідним органом оформлюється актом (протоколом), у якому дається також оцінка діяльності підприємства та пропозиції щодо поліпшення його діяльності.

«Баланс (Звіт про фінансовий стан підприємства)» - відображає на певну дату активи, зобов'язання і власний капітал і містить узагальнені підсумкові показники, отримані на підставі звірених даних бухгалтерського обліку, станом на початок звітного року та на кінець звітного періоду (року).

19 березня 2013 року набрав чинності наказ Міністерства фінансів України від 07.02.2013 р. №73, зареєстрований у Мін'юсті 28.02.2013 р. за №336/22868. Ним затверджено Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку 1 «Загальні вимоги до фінансової звітності». Згідно даного положення форми звітності зазнали деяких змін. Так, у Формі № 1 «Баланс (Звіт про фінансовий стан підприємства)» не всі рядки є обов'язковими. Сама форма стала меншою. Коди рядків - чотиризначні.

У Балансі відображаються активи, зобов'язання та власний капітал підприємства. Підсумок активів Балансу повинен дорівнювати сумі зобов'язань та власного капіталу.

Актив відображається у Балансі за умови, що його оцінка може бути достовірно визначена й очікується отримання в майбутньому економічних вигод, пов'язаних із його використанням.

Витрати на придбання та створення активу, який не може бути відображений у Балансі, включаються до складу витрат звітного періоду.

Зобов'язання відображається у Балансі, якщо його оцінка може бути достовірно визначена та є ймовірність зменшення економічних вигод у майбутньому внаслідок його погашення.

Власний капітал відображається у Балансі одночасно з відображенням активів або зобов'язань, які призводять до його зміни.

Те, як заповнювати кожен рядок форми №1 «Баланс (Звіт про фінансовий стан)», докладно визначено у розділі ІІ «Зміст статей балансу» Методичних рекомендацій, затверджених наказом Мінфіну від 28.03.2013 р. №433.

Метою складання балансу є надання користувачам повної, правдивої та неупередженої інформації про фінансовий стан підприємства на звітну дату.

Звіт про фінансові результати призначений для обчислення чистого прибутку (збитку) звітного періоду. Вивчаючи параграф 1.2 розділу 1, ви вже ознайомилися з призначенням цього звіту та усвідомили, яке місце він посідає у системі фінансової звітності. Цей звіт є своєрідним ланцюгом між балансами початку та кінця звітного періоду. Головна мета звіту про фінансові результати - продемонструвати менеджерам та зовнішнім користувачам, які доходи отримав банк та які він мав витрати за певний звітний (обліковий період). Отже, зазначений звіт стосується лише певного періоду. Банки складають звіт про фінансові результати за такі звітні періоди:

- місяць;

- квартал;

- рік.

Місячний і квартальний звіти є проміжними, а річний Звіт про фінансові результати - кінцевим. Він демонструє остаточно одержаний банком за рік фінансовий результат від діяльності: чистий прибуток або збиток.

Методика складання місячного звіту має певні відмінності від методики складання квартального та річного звіту про фінансові результати. Зупинимося на розгляді цих особливостей.

Місячний звіт має назву «Звіт про прибутки та збитки банку». Головна його особливість полягає в тому, що він складається за схемою бухгалтерських рахунків для обліку доходів та витрат, які передбачені в шостому та сьомому класах плану рахунків комерційного банку, наростаючим підсумком з початку року. Цей звіт складається у форматі вертикальної таблиці, яка структурно включає три частини:

- доходи;

- витрати;

- чистий прибуток (збиток).

Місячний звіт про прибутки та збитки складається на базі даних оборотно-сальдової відомості (сальдової відомості) за рахунками третього порядку (групами рахунків), які входять до складу бухгалтерських рахунків шостого та сьомого класів. Доходи та витрати показують у зазначеному звіті згідно з класифікацією рахунків для їх обліку у шостому та сьомому класах плану рахунків. У зазначений звіт переносяться кредитові залишки за рахунками шостого класу і дебетові залишки за рахунками сьомого класу. Формою звіту передбачено визначення проміжних підсумків за рахунками другого порядку (розділами). Показник чистого прибутку (збитку) обчислюється як різниця між сумою сукупних доходів та сумою сукупних витрат. Рахунки доходів та витрат закриваються тільки один раз на рік в останній робочий день року. Протягом року в проміжних звітах про фінансові результати визначений поточний чистий прибуток (збиток) звітного періоду відображається наростаючим підсумком з початку року на тимчасовому рахунку «Поточний фінансовий результат».

Квартальний та річний звіти про фінансові результати складаються за методом послідовного розрахунку фінансового результату за звітний період.

У формі квартального та річного звітів передбачено послідовне зіставлення їх статей з метою визначення проміжних показників фінансового результату. Це досягається використанням класифікації доходів і витрат за їх типами та видами діяльності банку. Кожна стаття розраховується через об'єднання залишків за певними рахунками доходів (шостого класу) і витрат (сьомого класу). Для правильного тлумачення впливу проміжних фінансових результатів на кінцевий фінансовий результат потрібно уважно вивчити методику їх розрахунку.

Процес розрахунку чистого прибутку (збитку) звітного періоду можна поділити на такі етапи:

перший етап - розрахунок валового прибутку (збитку) (п. 8 звіту);

другий етап - розрахунок прибутку (збитку) від здійснених банком операцій (п. 11 звіту);

третій етап - розрахунок прибутку (збитку) від звичайної діяльності банку до оподаткування (п. 13 звіту);

четвертий етап - розрахунок прибутку (збитку) від звичайної діяльності (п. 15 звіту);

п'ятий етап - визначення чистого прибутку (збитку) звітного періоду (п. 17 звіту).

З принципами, покладеними в основу побудови звіту про фінансові результати, ви ознайомилися, вивчаючи загальну характеристику фінансових звітів, викладену у першому розділі. В основу побудови структури звіту покладені такі принципи:

1) класифікація господарської діяльності на звичайну та надзвичайну;

2) обчислення проміжного фінансового результату на базі класифікації доходів і витрат за їх типами та видами діяльності банку;

3) розподіл витрат на прямі та непрямі.

Успішне функціонування підприємства передбачає не тільки забезпечення прибутковості, а й формування оптимальних грошових потоків, здатність акумулювати грошові кошти з метою ефективного господарювання, його ліквідність, платоспроможність. Прибуткова діяльність не завжди ототожнюється з наявністю у компанії грошових коштів у обсягах, необхідних для погашення зобов'язань. Разом з тим, у процесі діяльності підприємству постійно потрібні грошові кошти для оплати придбаних товарно-матеріальних цінностей, отриманих послуг, виплати заробітної плати персоналу, сплати податків тощо.

За цих умов виживання компанії залежить не стільки від прибутку, скільки від стану її платоспроможності. Першою ознакою виникнення на підприємстві фінансових проблем є, як правило, нестача у нього грошей. Відсутність грошових коштів паралізує підприємство. Тому здатність компанії накопичувати грошові кошти в обсягах, достатніх для здійснення платежів, не менш важлива, ніж прибуткова діяльність. Дані про зміни стану грошових коштів порівняно з попереднім періодом містяться в Балансі, але в ньому не розкривається інформація про джерела надходження та напрямки використання готівки. Звіт про прибутки та збитки містить інформацію про одержані доходи та понесені витрати, але він складається за принципом нарахування, а тому доходи і витрати не співпадають з реальним рухом грошових коштів.

Інформація про рух грошових коштів згідно з операціями, які здійснювалися за звітний період, деталізована за видами діяльності підприємства, міститься в Звіті про рух грошових коштів (Statement of Cash Flow).

Звіт про рух грошових коштів є одним із основних елементів обов'язкової фінансової звітності, в якому відображається вплив операційної, інвестиційної і фінансової діяльності на грошові потоки компанії за звітний період. Він надає інформацію, яка доповнює Баланс та Звіт про прибутки і збитки і дає можливість користувачам оцінити чисте збільшення (або зменшення) грошових коштів за звітний період.

Під терміном "грошові кошти" (Cash - готівка) у цьому Звіті, як і Балансі розуміють готівку в касі компанії та на її рахунках в банках, а під терміном еквіваленти грошових коштів (Cash Equivalents)- короткострокові високоліквідні інвестиції, які вільно трансформуються в грошові кошти і мають незначний ризик щодо зміни вартості (наприклад, розміщення вільних коштів у вигляді депозитних сертифікатів на термін, що не перевищує 90 днів з метою отримання додаткових доходів). Операції з надходження і вибуття грошових коштів та їх еквівалентів формують грошові потоки підприємства (Cash Flow).