Методика выбора системы электронного документооборота (СЭД) в организации

Размещено на http://allbest.ru

Методика выбора системы электронного документооборота (СЭД) в организации

Введение

электронный документооборот делопроизводственный

Целью данной курсовой работы является методика выбора системы электронного документооборота в организациях.

Задачей курсовой работы является проанализировать методику выбора СЭД Система электронного документооборота в организациях.

Актуальность проблемы выбора и внедрения электронного документооборота определяется необходимостью создания на предприятии единого документационного пространства с учетом рационального использования человеческих ресурсов при выполнении определенных делопроизводственных работ.

Какие же причины первоначально привели к необходимости автоматизировать документопотоки? В последней четверти двадцатого века объемы управленческой документации предприятий еще не достигли критических показателей, однако имеющаяся территориальная разрозненность структурных подразделений приводила к тому, что процедуры согласования руководителями различных уровней могли проходить неделями и в отдельных случаях даже месяцами. Введение на таких предприятиях служб кольцевой почты позволяло оптимизировать только механизмы последовательного согласования, веерное же, или как его называют сейчас, параллельное согласование, требовало очень больших временных затрат, вследствие чего его использование сводилось к минимуму и применялось, по возможности, исключительно пределах одного здания.

Когда же во многих крупных промышленных предприятиях и органах власти объемы документооборота стали подходить к критическим значениям, стало понятно, что процессы документооборота требуется подвергнуть кардинальному реинжинирингу, то есть перестройке, в результате которой при сохранении общих требований к результатам процессов сами процессы должны были быть оптимизированы и, как следствие, их прохождение должно было занимать значительно меньше времени.

Таким образом, первые СЭД были полностью индивидуализированы, разрабатывались непосредственно на предприятиях, для которых создавались силами внутренних ресурсов. Очевидные достоинства такого подхода (четкое соответствие построенной СЭД фактическим регламентированным процессам документооборота, общая интегрированность в информационную инфраструктуру организации) были с лихвой компенсированы одним принципиальным недостатком: такая система, разработанная в самой организации, обычно была не масштабируемой, а изменить структуру автоматизируемых процессов было практически невозможно, что приводило к невозможности развития такой системы. А поскольку полученная таким образом СЭД была неразрывно связана с моделью управления организацией, то наступал момент, когда развитие компании полностью останавливалось вследствие того, что используемая система электронного документооборота сама тормозила то, что должна была совершенствовать: эффективность принятой в организации системы управления начинала быстро падать и компания была вынуждена прикладывать усилия для того, чтобы создать адекватную СЭД, которая бы смогла поддержать управление и сделать развитие компании более эффективным.

Решение этих задач приняли на себя одновременно несколько компаний, созданных в середине 90-х годов: они начали создавать универсальные СЭД, которые легко масштабировались под нужды практически любых заказчиков, а сама технология создания конечного решения СЭД стала двухэтапной: на первом этапе компания создавала унифицированное ядро СЭД, на втором этапе происходило внедрение - подгонка процессов под нужды конкретного заказчика. Такой подход позволил снизить стоимость конечных решений, а будучи одновременно значительно более функциональным, обеспечивал возможности организационного и функционального масштабирования системы.

По экспертным оценкам применение электронного документооборота способствует росту производительности труда сотрудников на 25-50%, а время обработки одного документа сокращается более чем на 75%. Поэтому неоценимую роль в деятельности любого предприятия играет эффективная система управления электронным документооборотом (СЭД), обеспечивающая бесперебойную циркуляцию его бизнес - потоков.

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В офисе производственного предприятия технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основной производственной деятельности. Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок организации движения документов (документооборота). В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Технология управления документооборотом предполагает ведение регистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек. При этом регламентируются состав и содержание регистрируемых реквизитов документов, а также различные формы отчетности. Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом - практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации. Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах. Однако сегодня происходит парадоксальная вещь: любое уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьютеры, которые объединяются в локальную корпоративную сеть, что обеспечивает полную технологическую поддержку «электронного документооборота», но дальше использования техники для подготовки документа в текстовом редакторе с последующей его распечаткой на принтере дело не идет.

Проблема совершенствования документооборота в организации является одной из актуальных нашего времени. Главными объективными причинами увеличение объемов документооборота - влияние научно-технического прогресса, развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, усложнение процессов управления. При этом объемы создаваемых документов увеличиваются с ростом документированной информации. Таким образом, возрастание или сокращение объемов документов значительным образом связано с процессами документирования.

Для современного документоведения важны исследования возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией. Необходимы анализ накопленных достижений в области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и получение на этой базе новых научных результатов.

Глава I. Система электронного документооборота понятия, функционал, история развития, классификация

Не так давно, с появлением систем управления базами данных, предприятия смогли значительно оптимизировать управление данными, представленными в электронном виде. Такие компании существенно повысили свою эффективность. Существует огромное множество различных приложений - бухгалтерских, систем для страхования, заказа билетов и др.

Но у всех их присутствовал один существенный недостаток - работают подобные системы только с хорошо структурированной информацией. В то же время, многочисленными исследованиями установлено, что более 80% необходимого предприятию содержания, является неструктурированным. То есть оно представлено в разрозненных документах, изображениях различного формата, видеозаписях, аудиозаписях, флеш-роликах, веб-страницах и в другом совершенно различном представлении.

Именно для организации и систематизации работы с подобной неструктурированной информацией, разработаны системы электронного документооборота.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения или отправки их. (ГОСТ Государственный стандарт 51141-98 делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.)

Документопоток - это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководители организаций, структурных подразделений специалистами ) и пунктами технической обработки документов, экспедиций, секретариатом, канцелярией, копировальной множительной службой и др.

Электронный документ - документированная информация представленная в электронной форме, пригодном для восприятия человеком с помощью ЭВМ и передачи по информационно- телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. (ФЗ Федеральный закон от 27. 07. 2006г. № 149- ФЗ). Электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы. (Постановление от 15 июня 2006 № 47).

1.1 История развития

Говоря о подобной, машиноориентированной (такой термин представляется возможным) документации, можно было бы выделить как минимум три этапа развития подходов к ней.

Первый этап (его хронологические рамки - середина 60-х - начало 80-х гг. прошлого века) можно назвать этапом машиночитаемых документов, что отразилось в названии соответствующих работ (в основном, К.Б. Гельман-Виноградова).

Второй этап можно было бы назвать этапом электронных документов.

Он начался ориентировочно в начале 1980-х, а в середине 1990-х постепенно перерос в третий этап - этап систем электронного документооборота. Суть разницы между этими этапами понятна для любого знакомого с азами диалектики: количественный рост числа электронных документов привёл к качественному скачку - созданию систем, в которых документы проходят полный жизненный цикл, ни разу не принимая бумажную форму.

Первая советская система документооборота родилась в недрах общего отдела ЦК КПСС ещё в начале 1980-х годов и благополучно функционировала несколько лет. На примере переданных, на архивное хранение в электронной форме её материалов можно наглядно увидеть те проблемы, которые встанут в будущем перед историками-исследователями.

Файлы эти сейчас прочесть невозможно ввиду отсутствия как давно демонтированных ЭВМ Электронные вычислительные машины прежних поколений, так и полностью исчезнувшего программного обеспечения.

Процедура ведения классификаторов строго регламентирована. Часть справочников формируется специалистами, ведущими регистрацию (например, классификатор организаций - корреспондентов). Внесение изменений в остальные - прерогатива администратора, кроме того, администратор осуществляет постоянный мониторинг новых позиций классификаторов и при необходимости корректирует их. Таким образом, устраняется возможное дублирование позиций справочников, и устраняются ошибки при регистрации документов. Эффективность работы системы может быть обеспечена только при условии регулярного обучения пользователей и контроля за их действиями в системе.

1.2 Классификация систем электронного документооборота (СЭД)

В настоящее время выделяет следующие типы СЭД (при этом некоторые из СЭД могут одновременно относиться к нескольким типам):

· СЭД, ориентированные на бизнес-процессы (business-process EDM) - лежат в основе концепции ECM (Enterprise Content Management). Системы этого типа (EDMS) предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений (иногда они имеют и отраслевое применение).

· Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM) - обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикаций. Базовые функции корпоративных СЭД аналогичны функциям СЭД, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, корпоративные СЭД не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи.

· Системы управления содержимым (CMS, Content Management Systems) - обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции). Доступность информации не в виде документов, а в виде объектов меньшего размера облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

· Системы управления информацией (IMS, Information Management Systems) - порталы. Такие системы обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet/extranet. С их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных.

· Системы управления изображениями/образами (Imaging Systems) - осуществляют конвертацию отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму (обычно в формате TIFF). Данная технология лежит в основе перевода в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов.

· Системы управления потоками работ (WMS, Workflow Management Systems) - предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов.

Функции, предлагаемые СЭД своим пользователям, весьма разнообразны. В первом приближении их можно разделить на такие категории:

· хранение и поиск документов;

· поддержка канцелярии;

· маршрутизация и контроль исполнения документов;

· аналитические отчеты;

· информационная безопасность;

· дополнительные (специфические) функции.

· Критерии выбора поставщика СЭД

Большинство современных СЭД рассчитаны на применение в условиях одновременного функционирования бумажного документооборота. Это несколько задерживает развитие отрасли, однако позволяет организациям внедрять такие системы постепенно, не нарушая установленный режим работы. Обновления также происходят «прозрачно» за счет совместимости различных версий. Важной особенностью всех СЭД является открытость: все АР1-интерфейсы открытые, что позволяет добавлять новые функции, а также подстраивать работу всей системы под конкретные бизнес-процессы. Это весьма существенно, поскольку количество бизнес-процессов, подлежащих автоматизации, очень велико. При внедрении СЭД в определенную организацию речь может идти фактически о двух исполнителях: первый предоставляет платформу (Lotus Notes/Domino, Oracle Workflow), второй (интегратор) -- расширяет эту платформу в соответствии с требованиями заказчика и внедряет ее.

Изменилась и архитектура решений: если первоначально СЭД представляла собой пример двухзвенной архитектуры, то к 2005-му году требование трехзвенной архитектуры СУБД - сервер приложений - интерфейс пользователя стало фактическим стандартом отрасли, а организации, проводящие тендеры на поставку СЭД, стали указывать именно такое требование к системной архитектуре как предпочтительное либо обязательное.

Благодатная экономическая ситуация этого времени способствовала бурному росту предприятий всех отраслей, одновременно создавая благоприятные условия для вывода на рынок новых продуктовых решений СЭД. В это время окончательно сформировался круг производителей СЭД, работающих на российском рынке и рынках ближайшего зарубежья.

1.3 Позиционирование и современная функциональность СЭД

Корпоративные информационные системы и системы электронного документооборота в частности представляют собой решения, преимущественно предназначенные для управления информационными ресурсами средних и крупных предприятий. Основными причинами такого расслоения является, прежде всего достаточно высокая цена “входного билета” на этот рынок. Приобретение полноценной, качественной и безопасной системы управления базами данных (СУБД), обеспечение ее современными средствами криптографической защиты информации, а также необходимость привлечения к проектам внедрения высококвалифицированного персонала аналитиков, консультантов и внедренцев привели к тому, что компания, пришедшая к необходимости получения такого мощного средства управления корпоративным контентом, как СЭД, была вынуждена единовременно понести достаточно большие финансовые затраты, которых не могли себе позволить индивидуальные предприниматели и малые предприятия. Таким образом, СЭД становились инструментами совершенствования управления именно в крупных компаниях, а обеспечить максимальную отдачу от внедрения могли территориально-распределенные коммерческие структуры холдингового типа.

Развитие функциональности СЭД привело к тому, что все больше документно-ориентированных процедур управления было автоматизировано и все больше областей повседневной деятельности компаний были покрыты их функционалом.

К настоящему времени фактическим стандартом современных СЭД являются следующие области деятельности:

Ш общее делопроизводство - обработка входящей корреспонденции и обращений граждан, подготовка исходящих писем и документов, внутренняя и организационно-распорядительная документация, контроль исполнения поручений;

Ш кадровое делопроизводство - жестко регламентированная область частного документооборота, позволяющая осуществлять поддержку процедур приема на работу и увольнения работников, направления работников в командировку, предоставления планового отпуска и иных видов отпусков. Такие системы обеспечивают ведение всех утвержденных форм кадрового делопроизводства: приказ о приёме работника на работу (ф. Т-1), приказ о расторжении трудового договора (ф. Т-8, Т-8а), приказ о переводе работника на другую работу (ф. Т-5), личная карточка работника (ф. Т-2, Т-2ГС, Т-2МС), штатное расписание (ф. Т-3), график отпусков (ф. Т-7);

Ш архивное делопроизводство - область частного делопроизводства, завершающая жизненный цикл документов организации и поддерживающая следующие процедуры: формирование описей по утвержденным формам, передача дел на архивное хранение, экспертиза ценности документов и дел в целом, уничтожение документов и дел, более не представляющих ценности для организации, ее сотрудников, государства и общества, сдача отдельных дел на хранение в структуры федерального архивного агентства (Росархива);

Ш коллегиальная работа - позволяет автоматизировать документное обеспечение деятельности коллегиальных органов управления - совещаний, заседаний, советов директоров, собраний акционеров. Также позволяет осуществлять подготовку, согласование и утверждение повесток дня (плановой документации) и протоколов (результирующей документации);

управление взаимоотношениями с клиентами - функционал CRM (cunsumer relationship management) сейчас в той или иной степени реализован во всех СЭД, исключая самые старые, у пользователям которых, впрочем, такой функционал не особо востребован.

Будущее рынка систем электронного документооборота

В настоящее время рынок СЭД в том виде, в котором мы его знаем, является практически насыщенным и полностью поделенным между десятком крупных компаний. Одним из путей развития является расширение целевой аудитории современной СЭД посредством использования сети Интернет.

Одним из таких путей является включение в целевую аудиторию СЭД предприятий малого и среднего бизнеса. Как говорилось ранее, внедрение систем электронного документооборота с сопутствующим функционалом не является для этой категории потенциальных заказчиков экономически обоснованным вследствие высоких затрат не только на закупку программного комплекса и серверного оборудования, но и необходимости в оплате услуг компетентных специалистов, которые смогут организовать бесперебойную работу системы.

Фактическим решением этой проблемы является предоставление доступа к универсальной системе электронного документооборота по модели SaaS - software as a servise, т.е. предоставления программного обеспечения потребителю как услуги. В этом случае организация происходит следующим образом: сервис-провайдер обеспечивает функционирование аппаратных серверов и программной части СЭД полностью самостоятельно. Организация-потребитель приобретает в этом случае не само программное обеспечение, а право доступа к системе на определенные время и количество пользователей. Всю техническую работу выполняет сервис-провайдер, а непосредственный доступ осуществляется посредством сети Интернет.

Основным недостатком такого решения может являться достаточно низкий уровень доверия к сторонним организациям вследствие значительного повышения уровня рисков, связанных с дискредитацией либо утратой важных документов, а также риска возможной передачи коммерчески важной информации третьим лицам без согласования с владельцем передаваемых таким образом данных.

С точки зрения функционального развития систем СЭД дальнейшие тенденции приводят нас к созданию многофункциональных конвергентных корпоративных информационных систем типа all-in-one (все в одном).

Таким образом, создаваемые системы должны обладать функционалом поддержки электронного бумажного и безбумажного документооборота, хранилищ однотипной и разнотипной документации, легко конфигурируемых workflow-систем, систем совместной работы пользователей (collaboration),

В любом случае, реализацию этих трендов мы увидим в течении ближайших двух-трех лет, если экономическая, либо политическая ситуации в стране не внесут свои коррективы, отодвигая сроки реализации этих тенденций.

Глава ІІ. Фактор, влияющий на систему электронного документооборота

2.1 Основные особенности и проблемы

Организация, решившая перейти на электронный документооборот, сталкивается со многими вопросами и проблемами. Первая заключается в том, что выбрать.

При выборе СЭД необходимо обратить внимание на несколько важных моментов:

1. Надежность компании-поставщика СЭД и предлагаемые ею условия поставки, внедрения и сопровождения;

2. Опыт компании в разработке и внедрении СЭД в аналогичных организациях;

3. Возможность доработки СЭД под специфику предприятия;

Следующий этап -- внедрение системы -- также предполагает решение некоторых проблем, от которых зависит успех проекта. Все проблемы реализации проектов можно разделить на три основных блока: организационные, экономические и технические. Первые связаны с человеческим фактором -- недостаточной мотивацией сотрудников к работе с новой системой, низким уровнем их технических знаний, иногда ошибочным или неполным определением клиентом задач при внедрении решения. Экономические проблемы -- это в первую очередь необходимость вложения значительных средств при том, что экономический эффект для заказчика не всегда и далеко не сразу заметен. Среди технических проблем можно отметить необходимость создания качественной инфраструктуры, сложность интеграции с уже действующими системами. Важно помнить, что СЭД -- это не только и не столько техническое решение, сколько организационное. Поэтому при подготовке к внедрению электронного документооборота на первом месте находятся организационные вопросы. На этом этапе нужно выполнить по крайней мере три шага:

1. Анализ бизнес-процессов организации, состояние используемого оборудования и технологий;

2. Разработка информационно-функциональной модели предприятия, реинжиниринг бизнес-процессов;

3. Анализ возможных конфигураций аппаратно-программных средств, необходимых для внедрения СЭД.

2.2 Основные тенденции развития СЭД

Наиболее заметными изменениями в тенденциях развития СЭД можно назвать переход от чисто «канцелярских» или просто «архивных» СЭД к расширению функциональных возможностей и созданию комплексных систем автоматизации документооборота, к интеграции с другими корпоративными приложениями, в том числе с ERP-системами. В составе корпоративных комплексов всё чаще появляются довольно хорошо развитые автоматизированные подсистемы, блоки, решающие задачи документооборота, имеющие функции электронного архива, обмена и представления информации самых разнообразных форматов и структур, в том числе неструктурированных форматов: аудио-, видео-, документального и изобразительного ряда, интернет-форматов и пр. Эти подсистемы явно выходят за рамки компетенции традиционных ERP-систем, реализованы и работают на тех же платформах в единой информационной базе. Интеграция корпоративных систем -- одна из важнейших проблем современных крупных организаций. Через некоторое время эта проблема придет в SMB. По мнению ЮС, в эпоху электронного бизнеса преуспеют только те предприятия, которые смогут наиболее эффективно управлять своей корпоративной информацией. Таким образом, возможность интеграции СЭД с другими приложениями критически важна и ее важность только возрастет со временем.

Ключевые особенности систем электронного документооборота.

Не так давно, с появлением систем управления базами данных, предприятия смогли значительно оптимизировать управление данными, представленными в электронном виде. Такие компании существенно повысили свою эффективность. Существует огромное множество различных приложений - бухгалтерских, систем для страхования, заказа билетов и др.

Но у всех их присутствовал один существенный недостаток - работают подобные системы только с хорошо структурированной информацией. В то же время, многочисленными исследованиями установлено, что более 80% необходимого предприятию содержания, является неструктурированным. То есть оно представлено в разрозненных документах, изображениях различного формата, видеозаписях, аудиозаписях, флеш-роликах, веб-страницах и в другом совершенно различном представлении.

Именно для организации и систематизации работы с подобной неструктурированной информацией, разработаны системы электронного документооборота.

Система электронного документооборота работает в различном аппаратном и программном окружении - поддержка различных операционных систем и серверного программного обеспечения (Microsoft, Linux, Mac и др.).

Глава ІІІ. Методика выбора системы электронного документооборота

В современных условиях быстро меняющейся рыночной ситуации, возникают проблемы управляемости предприятий и организаций. Эти проблемы вызваны:

- необходимостью динамически управлять организационной структурой предприятия, в идеале - синхронно с изменениями на рынке;

- диверсификацией бизнеса, и соответственно - изменением функций элементов организационной структуры;

- реинженирингом бизнес-процессов и сопутствующим ростом числа внутренних документов одновременно с необходимостью быстро на них реагировать.

На практике эти проблемы выражаются в том, что менеджеры всех уровней практически «задыхаются» под тяжестью непрерывного потока документов и задач, требующих немедленного решения. Естественно, что в таких условиях качество и оперативность принятия решений серьезно страдают. Реальным выходом из создавшейся ситуации служат системы электронного документооборота, который необходим:

- во-первых, потому что он пронизывает всю структуру управления, как по вертикали, так и по горизонтали;

- во-вторых, менеджеры всех уровней работают в основном с документами, и на их основании принимают решения;

- в-третьих, контроль исполнения организуется и подтверждается документами;

- в-четвертых, в документах хранится вся необходимая информация для последующего анализа и планирования, т.е. для построения учетных контуров.

Если не управлять потоками документации, то через некоторое время начинаются проблемы. Например, теряются документы, а потом, когда они уже не нужны, обнаруживаются. Или: руководитель подписывает договор, в котором указана неверная сумма и вдобавок нет визы лица, отвечающего за его выполнение. Руководители предприятий пытаются упорядочить документооборот и находят организационные решения. Это может быть аккуратное и четкое размещение файлов и папок на сервере, подключение электронной почты для сокращения времени при согласовании, подписании и контроле исполнения документа. Но практика показывает зачастую, что это всего лишь полумеры. Они работают на начальных этапах работы организации. В случае же разукрупнения и рассредоточения подразделений организации, увеличения ее количественного состава, порой бывает очень тяжело следить за ситуацией, используя такие методы. В конце концов руководство вынуждено для решения всех возникших проблем, прибегать к выбору и внедрению электронной системы. Обычно выбор делается однозначно в пользу автоматизации, но -- вопрос только в том, какую систему выбрать.

На рынке программного обеспечения представлено большое количество систем электронного документооборота: от простых (коробочных) продуктов до корпоративных (интеграционных) решений. Спектр продукции на сегодняшний день очень широк, но не менее широк и диапазон цен.

Возникает вопрос:

«На какие факторы надо обратить внимание руководителю предприятия прежде всего, чтобы правильно выбрать систему?».

Выделим основные требования к ним:

- Требования по объему хранения. Если у вас много документов (по объему хранения), необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM - Hierarchal Storage Management). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители.

- Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.).

- Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры.

- Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д.

- Наличие бумажного архива большого объема. Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов.

- Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing). Как продолжение этой необходимости потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов.

- Требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива на микрофильмах.

- Требования к "открытости", расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования.

- Необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия.

- Необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов.

- Требования к безопасности (шифрование, организация доступа, и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота.

- Требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации.

Внедрение информационных систем на базе электронного документооборота позволяет:

- упорядочить и оптимизировать бизнес-процессы, не только связанные с документооборотом, но и технологические;

- перераспределить функциональные обязанности работников, сократив освободившиеся штатные единицы;

- организовать автоматический мониторинг исполнительской дисциплины.

Но не стоит ошибочно полагать, что внедрение таких систем проходит гладко и просто, если в этом действительно заинтересовано руководство. На самом деле этот процесс сопровождается целым рядом проблем как чисто психологического свойства, так и другого характера. Перечислим основные:

- Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание переобучаться.

- Нежелание «показывать» собственную деятельность руководству, которая независимо от желания персонала возникает после внедрения системы электронного документооборота.

- Нежелание руководства (директора) непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.

- Постоянные структурные изменения в организации.

- Слабая формализация бизнес-процессов.

- Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость).

- Необходимость взаимодействовать с внешним "бумажным" миром, в особенности если это касается параллельных структур в организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.

На сегодняшний день существует ряд оптимальных систем документооборота:

1) Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА). Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т. д., другие - за счет эффективной организации хранения: HSM, поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации и т. д.

2) Системы с развитыми средствами workflow (WF). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая "жесткая маршрутизация"). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом "работа" (work). Системы такого типа называют системами workflow - "поток работ" (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

3) Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Эти "гибридные" системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как "жесткая", так и "свободная" маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель ("расписывает" входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение.

При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.

4) Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения "только самое нужное", без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции "порталов". Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в intranet, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах.

5) Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM - Customer Relation Management), управления проектами, биллинга, электронной почты и пр. (Отметим, что по сложности функций система документооборота и, например, сервис CRM могут иметь различные пропорции в зависимости от организации. Но в контексте этой статьи функциональность CRM является дополнительной.)

3.1 Проблемы внедрения СЭД

Основные проблемы, с которыми может столкнуться предприятие при выборе и внедрении СЭД:

1. не информированность руководителей о продуктах СЭД, их существовании и свойствах;

2. расхождение принципов построения и функционирования СЭД с реальной (т.е. неидеальной) орг. структурой и бизнес-процессами конкретного предприятия;

3. психологические проблемы (СЭД, как «контролёр», сразу выявит недостатки работы, и будет постоянно «стоять за спиной» у всех, даже у руководителя);

4. отсутствие электронных навыков у большинства из старых кадров - далеко не все «проверенные», высококвалифицированные работники сумеют хорошо освоиться в совершенно новых условиях работы.

Иначе, другими словами, основные проблемы внедрения СЭД можно сформулировать как:

· консерватизм персонала;

· отсутствие поддержки первого лица;

· сложность формализации структуры и бизнес-процессов;

· отсутствие корпоративной культуры работы с документами.

Заключение

Организация электронного документооборота дает значительный экономический эффект организации, однако количественная его оценка является сложным процессом, так как приходится учитывать множество факторов. Экономический эффект в значительной степени определяется правильностью выбора системы и проведения процесса внедрения.

Подытоживая наши рассуждения, хочется еще раз обратить внимание руководителей предприятий, сотрудников служб документационного обеспечения управления и других специалистов на следующие моменты: На сегодняшний день внедрение систем автоматизации документооборота на предприятии является необходимым. Организация документооборота дает реальные выгоды и реальный экономический эффект. Очень важно правильно выбрать систему и не следует экономить на процессе внедрения. Стоимость системы определяется в первую очередь ее принадлежностью к определенному классу. Длительность процесса внедрения зависит от сложности системы и может составлять от одной недели до года и более.

Проблемы управления потоками документов актуальны для любого предприятия.

Но особенную остроту эти проблемы приобретают при переходе на новые компьютерные технологии проектирования, конструирования и подготовки производства, когда привычные бумажные документы заменяются электронными.

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.

Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.

Внедрение автоматизированной системы обеспечит удобство в работе,

рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок.

Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.

Внедрение автоматизированной системы управления предприятием, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы.

Все вышеперечисленные задачи, возникающие в процессе построения информационной системы, и методы их решения являются наиболее распространенными и естественно, каждое предприятие имеет свою уникальную организационную специфику, и при внедрении автоматизированной системы управления предприятием могут возникать различные нюансы, которые требуют дополнительного рассмотрения и поиска методов их решения.

Основные выводы:

Перед тем, как осуществлять проект внедрения максимально необходимо формализовать его цели;

· Обязательно проводить стадию пред проектного анализа.

· Привлечь профессиональных консультантов для обследования предприятия и постановки задач менеджмента (затраты непременно окупятся);

· Необходимо старательно подходить к выбору программного обеспечения для построения корпоративной информационной системы, так как ошибки дорого обходятся. Посмотреть как можно больше систем, и посмотреть их "живьем", а не по маркетинговым материалам разработчиков. Разрабатывать систему силами своих программистов не даст желаемого результаты. Готовые системы разрабатываются специализированными коллективами на протяжении многих лет и имеют реальную себестоимость гораздо выше продажной цены - известный парадокс характерный для программных и интеллектуальных продуктов;

· Можно установить высокий приоритет процессу внедрения системы, среди остальных организационных и коммерческих процессов и наделить высокими полномочиями руководителя проекта;

· Создать среди всех сотрудников предприятия атмосферу неотвратимости внедрения и постараться организационными мерами повысить темп освоения новых технологий;

· Внедрение автоматизированной системы управления предприятием как ремонт - его невозможно закончить, можно лишь прекратить. Так что внедрение, по сути, никогда не закончится, система должна все время совершенствоваться в процессе своей промышленной эксплуатации вместе с прогрессом информационных технологий и методологий управления

Размещено на Allbest.ru