Порядок движения документов в организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Тема: Порядок движения документов в организации

План

1. Понятие документооборота и его основные этапы

2. Обработка поступающих документов

3. Обработка отправляемых документов

4. Регистрация и контроль исполнения документов

1. Понятие документооборота и его основные этапы

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

Документооборот - неотъемлемая часть документационного обеспечения любой системы управления от отрасли до отдельного учреждения, организации или предприятия.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решения, так как движение документов во всех случаях отражает организационную структуру аппарата управления и распределение обязанностей между его составными частями.

Как уже говорилось выше, наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является «Государственная система документационного обеспечения управления» (ГСДОУ).

Специальный раздел ГСДОУ «Организация работы с документами» устанавливает принципы и порядок организации документооборота учреждения, построение информационно-поисковой системы по документам учреждения, контроля исполнения документов и подготовки документов к передаче на хранение.

В документационном обеспечении учреждения (предприятия) можно выделить три документопотока:

- входящие (поступающие) документы;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние документы.

Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения. В этой технологической цепочке выделяют следующие основные этапы:

- прием и первичная обработка документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация;

- рациональное движение документов внутри организации;

- исполнение документов (составление);

-контроль за исполнением;

- обработка исполненных и отправляемых документов.

Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника, в то же время исключает дублирование операций при работе с документами. Разделение труда между работниками закрепляется в должностных инструкциях.

Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, содержащая образцы правильно оформленных документов (по ГОСТР6.30-97) и правила работы с ними.

Кроме того, ГСДОУ рекомендует закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

Основные цели исследования документопотоков организации:

повышение эффективности управленческой деятельности;

ускорение движения документов в организации;

уменьшение трудоемкости обработки документов.

Наиболее эффективными современными методами совершенствования потоков документов в настоящее время являются: создание унифицированных систем документов; унификация текстов документов; построение информационно-поисковых систем; регламентирование документообразования и прохождения документов; введение компьютерных технологий обработки информации.

2. Обработка поступающих документов

Документы могут быть получены по почте, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем.

Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки. Кроме того, электронная почта позволяет исключить процедуру последующего ввода входящих документов в память машины (вручную или путем сканирования). Однако не следует забывать, что передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверной подписи (авторизации документа), т.е. применения специальной программы «электронной подписи» и заключения специального соглашения об авторизации с каждым корреспондентом. Передача документов в виде факсимильного сообщения также не дает гарантий подлинности документа.

Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства (канцелярии, общего отдела и др.).

Поступившие документы проходят следующие этапы:

- первичную обработку;

- предварительное рассмотрение, разметку;

- регистрацию;

- рассмотрение документов руководством;

- направление на исполнение;

- контроль исполнения;

- исполнение документов;

- подшивку документов в дела.

При получении документов, после проверки правильности их доставки, конверты вскрываются и проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса также проверяется как общее количество полученных страниц, их соответствие указанному количеству на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю. Учитывая, что факс, как правило, выводится на светочувствительную бумагу, текст на которой быстро выцветает, с документов снимается ксерокопия. В последнее время появились факсимильные аппараты, позволяющие получить документ на обычной бумаге и, следовательно, не нуждающиеся в копировании.

Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»), которая передается адресату.

При отсутствии приложений или некоторых листов документа ставится в известность отправитель корреспонденции и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание».

При вскрытии упаковки последняя уничтожается. Исключения делаются в следующих случаях:

в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя (но они есть на упаковке);

в документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;

при получении доплатной корреспонденции;

если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) грифа «Лично» не было.

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения их на регистрируемые и нерегистрируемые.

На регистрируемых документах автоматическим нумератором проставляется реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию», включающий порядковый номер поступления и дату поступления. При отсутствии нумератора этот реквизит проставляется от руки. Регистрационные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом нижнем углу (на приложениях к документам эта отметка не проставляется).

Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конвертах и упаковке пакетов.

На документах, подлежащих централизованному хранению в службе документационного обеспечения управления, ставится дополнительная отметка (возможно штампом): «Подлежит возврату в службу ДОУ». Отметку ставят на первом листе документа в правом верхнем или нижнем левом углу по усмотрению организации.

Кроме того, секретарь-референт или работник службы делопроизводства должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю.

Документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам, передаются по назначению сразу после регистрации без предварительного рассмотрения секретарем-референтом или работником службы ДОУ. На таких документах в правом верхнем углу первого листа (или титульного) проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: «ОМ» - отдел маркетинга или 05 - номер (шифр) этого подразделения. При передаче документов непосредственно заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии и инициалы.

В ряде фирм применяется условное обозначение руководящих должностных лиц, которое используется при разметке и направлении документов, например 01 - генеральный директор, 02 - зам. директора и т.п.

Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов: документы, полученные из администрации Президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц и т.п.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководству фирмы, в подборе дополнительных материалов (предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т.д.). Эти документы подбираются и передаются вместе с входящим документом руководителю. Принятие управленческого решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя, центральное, решающее звено в технологии управления. Руководитель фирмы, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания оформляются в виде резолюции. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль. При рассмотрении документов руководитель должен придерживаться рекомендаций, соблюдение которых позволяет ускорить прохождение документов, избежать сбоев в их обработке, создать условия для их своевременного и качественного исполнения. Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления и в тот же день (в крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю-референту.

С резолюцией руководителя документ передается исполнителю. Документы с грифом «КТ» или «Конфиденциально» передаются исполнителю под расписку в журнале регистрации с проставлением исполнителем даты получения.

Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям. Документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие, задание), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа передается секретарю-референту для подшивки в дело.

На предприятии для ряда документов может быть принят порядок, при котором рассмотрение документов руководителем осуществляется после окончания их исполнения, одновременно с подготовленными для подписания проектами внутренних или отправляемых документов. Это позволит сэкономить время руководителя за счет не двукратного, а однократного ознакомления с документом. Но для введения такого порядка необходимо четко разграничить, какие виды служебных документов могут так обрабатываться, а какие нет.

3. Обработка отправляемых документов

документ регистрация компьютерный

Все отправляемые (исходящие) документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм.

В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой.

Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлялся проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракты, акты, нормативные документы).

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту или работнику службы делопроизводства для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Она осуществляется в соответствии с действующими почтовыми правилами и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

Второй экземпляр отправленного документа подшивается в дело.

Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия, не выходя за его пределы. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами; на этапах исполнения и завершения работ порядок операций такой же, как и с входящими документами.

Завершающими стадиями работы с внутренними документами являются: использование в справочно-информационной работе, определение сроков хранения либо уничтожение документов.

4. Регистрация и контроль исполнения документов

Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информациюовсех документах, которыми располагает организация.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме (журнале, на карточке) или в памяти ПК.

Главное назначение регистрации - придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления.

Так, пока приказ не зарегистрирован, он фактически не существует; если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственности за него, так как не подтвержден факт его поступления.

На базе регистрационных данных традиционно строится учет документов, поиск и контроль исполнения. В соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.

Существуют несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Для небольших коммерческих предприятий наиболее эффективна централизованная система регистрации, когда все регистрационные операции осуществляются в одном месте или одним работником, например секретарем-референтом.

Большинство предприятий проводит регистрацию документов в основном децентрализовано: в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях). Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, бухгалтерская - в бухгалтерии, распорядительные документы по основной деятельности - в службе документационного обеспечения (канцелярии) и т.д.

С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

- входящие документы;

- исходящие документы;

- внутренние документы;

- коммерческие контракты;

- документы, имеющие гриф ограничения доступа.

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов). Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год, с 1 января по 31 декабря. Вместе с датой и названием он служит поисковым образцом документа и используется также для целей учета. Дополнения к порядковому номеру могут указывать место исполнения и хранения документа, принадлежность его к определенному вопросу, периоду, лицу и т.д. и служат целям облегчения поиска.

Например, номер документа №72/01-05 включает:

72 - порядковый номер документа по журналу регистрации;

01-05 - номер дела по номенклатуре.

Или: №72-ВН, где 72 - порядковый номер; ВН - Владимир Николаев, автор документа.

При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного буквенного индекса. Так, при регистрации заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например И-221, А-143 и т.д., при регистрации приказов по кадровым вопросам порядковый номер дополняется буквой «К» или буквенным индексом «л/с» (личный состав).

Индекс документов, составленных несколькими организациями, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных в каждой организации-авторе; их последовательность определяется последовательностью указания авторов в оформляющей части документа.

Ввод сведений о документе в информационно-поисковую систему (ИПС) производится путем записи его индекса и других соответствующих реквизитов в регистрационные формы: журналы, карточки или экранные формы.

Ведение регистрационных журналов целесообразно для документов, в состав индекса которых входит только порядковый номер или в случаях небольшого объема документооборота.

Регистрация на карточках позволяет оперативно производить поиск при большом объеме документов, так как можно сразу отпечатать несколько экземпляров карточек и разложить по картотекам, используя различные признаки классификации. Недостатком карточной регистрационной системы является вероятность потерь карточек.

При использовании компьютерных технологий ввод сведений о документе в автоматизированную ИПС осуществляется непосредственно с документа на машинный носитель с помощью клавиатуры и других устройств ввода.

Поиск документов на ПК может осуществляться последовательным просмотром («пролистыванием») журнала или по разным «ключам» (автор, корреспондент, дата и т.д.).

Выбор той или иной технологии ведения информационно-поисковой системы находится в компетенции руководства организации, поэтому в ГСДОУ нормативно закреплен только состав показателей, которые должны быть введены в ИПС, и правила заполнения этих показателей (табл.1).

Таблица 1. Состав нормативно закрепленных показателей для ввода в информационно-поисковую систему и правила их заполнения

Регистрационные графы в журнале и карточке существенных различий не имеют.

Предприятие по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф.

Не все входящие и исходящие документы подлежат регистрации. Каждое предприятие может составить для себя перечень нерегистрируемых документов. Обычно в него включают:

поздравительные письма и телеграммы;

пригласительные билеты;

корреспонденцию, адресованную работникам предприятия с пометкой «лично»;

документы первичного бухгалтерского учета (банковские счета, фондовые извещения, кредитные справки и т.д.);

документы первичного материального учета (накладные, наряды, заявки и т.д.);

формы статистической отчетности;

документы по кадровым вопросам и повышению квалификации (планы, программы, объяснительные записки и т.д.);

сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня;

рекламные извещения, рекламные письма, прайс-листы, прейскуранты, каталоги;

печатные издания (журналы, брошюры, бюллетени).

Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля за их исполнением. Возможность проверки исполнения документов должна быть заложена в системе делопроизводства, принятой на предприятии. Поэтому, исходя из специфики и опыта работы, на предприятиях (в учреждениях) составляются и утверждаются руководством в виде самостоятельного документа или в составе приложений к инструкции по делопроизводству методика постановки контроля исполнения документов и перечень документов, подлежащих контролю за исполнением.

Основная цель контроля - содействие своевременному и качественному исполнению документов, получение аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Контроль исполнения включает в себя несколько последовательных этапов:

- постановку документов на контроль;

- проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Контроль исполнения документов в организации может осуществляться различными должностными лицами. Прежде всего, он входит в должностные обязанности руководителей всех рангов. Технологическое обеспечение контроля за исполнением во многих организациях (учреждениях) осуществляет секретарь-референт или работник службы делопроизводства.

В идеальном варианте контролируется исполнение всех документов, однако трудоемкость этой деятельности и неравнозначная ценность документной информации привели на практике к еще одной классификации документов: на документы, подлежащие контролю за исполнением, и документы, контроль за исполнением которых не обязателен.

В состав документов, подлежащих обязательному контролю, включают документы директивных и вышестоящих органов, распорядительные документы самого учреждения (предприятия), важные специфические документы, свойственные данной системе управления и имеющие конкретные сроки исполнения. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Для документов, наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации, определяются типовые сроки их исполнения. Так, типовые сроки установлены законодательно в указах Президента, правительственных нормативных актах, в государственных законах Российской Федерации. Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например о предоставлении статистической и финансовой отчетности, по подаче апелляций на решение финансовых и судебных инстанций и др. Часть сроков исполнения зафиксирована в ГСДОУ и также выступает в качестве типовых.

В рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в законах и подзаконных нормативных актах. После их утверждения и включения в Инструкцию по делопроизводству, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции руководителя.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций - с даты их поступления.

После указания руководителя о постановке документа на контроль секретарь-референт проставляет красным фломастером букву «К» на левом поле документа на уровне заголовка. Затем в регистрационном журнале или карточке делается отметка о контроле, сроках исполнения, ответственном исполнителе. Эти сведения берутся из резолюции руководителя на документе. Если в регистрационном журнале нет графы о сроках исполнения, ее вводят для проведения контроля.

Секретарь-референт или служба документационного обеспечения управления помечают для себя промежуточные сроки проверки исполнения документа.

Нередко для ведения контрольных операций используется персональный компьютер, который в указанном режиме устанавливает промежуточные сроки проверки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения по ним проверки хода исполнения.

Ряд программ предоставляют пользователю возможность вести рабочий календарь-ежедневник с помощью ПК. В соответствующий день календаря заносится номер документа, взятого на контроль, исполнитель и его телефон, содержание поручения (если необходимо). ПК не только будет давать предварительные напоминания лицу, проводящему контроль, но и сможет в случае необходимости передавать их на компьютер исполнителя.

Служба контроля в установленные дни проводит предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. По результатам проверки проводится анализ исполнения документов, о чем регулярно информируется руководитель или делаются сообщения на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов. Продление сроков исполнения может производиться только по указанию руководителя.

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем (составления отчета, ответного письма, проекта контракта и т.п.). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»). Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале регистрации.

Размещено на Allbest.ru