Электронный документ и его место в архивном деле
Организация работ по автоматизации средств поиска в архивных учреждениях. Тенденции и перспективы развития законодательно-нормативной базы электронных архивов в России. Разработка методики обеспечения сохранности и государственного учёта документов.
| Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 24.07.2014 |
| Размер файла | 37,9 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://allbest.ru
Содержание
Введение
1. Электронный документ в архивном деле
1.1 Понятие архива электронных документов
1.2 Информатизация архивного дела
1.3 Организация работ по информатизации
2. Практика организации архивного хранения электронных документов
2.1 Основные тенденции развития законодательно-нормативной
базы электронных архивов в России
2.2 Международный опыт организации электронных архивов
2.3 Проблемы обеспечения сохранности электронных документов и возможные пути решения
Заключение
Список литературы
Введение
Архивное дело - это та отрасль деятельности, которая имеет традиционные задачи и функции в любом государстве мира. Передовое ли это государство мира, с точки зрения культурного, экономического развития, или государство, не отличающееся богатством, благосостоянием - везде архивы занимаются одним и тем же. Но то, как они этим занимаются - это другой вопрос. Сохранение, пополнение, использование национальной памяти - основная задача, ради чего организовано архивное дело в широком смысле слова.
На каждом этапе исторического развития нашей Родины, конечно, выдвигались специфические требования, ставящие перед архивистами те задачи, без которых невозможно модернизировать архивное дело, продвигать его в будущее, делать современным. Сегодня стоит особенно актуальная задача внедрения информационных технологий в развитие архивного дела
Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и принтеров позволили успешно использовать персональный компьютер в делопроизводстве. Сегодня развитие малого и среднего бизнеса не обходится без компьютера в организации.
Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Огромные стеллажи бумажных архивов и «десять тысяч одних курьеров» определяли «лицо» солидной организации. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.
В настоящее время оснащенность государственных архивных учреждений компьютерной техникой неравномерна, ее нельзя признать удовлетворительной. В государственных архивах более половины машинного парка относится к устаревшим моделям (Роботрон, PC XT, PC AT/286).
Почти все архивы, располагающие компьютерами, начали создавать базы данных как тематические, обеспечивающие использование документов, так и по другим направлениям деятельности архивов. В целом по архивам России эти две категории представлены в неравных долях как по количеству БД, так и по их совокупному объему. По числу введенных записей лидирующее место занимают тематические БД - 88.7%, БД учетного характера составляют 10%, оставшиеся 1.3% содержат административно-управленческую информацию. За этими цифрами скрывается совершенно различное состояние по государственным архивам и центрам федерального уровня и архивным учреждениям субъектов Федерации.
Приведенная статистика свидетельствует о том, что более раннее начало информатизации в федеральных архивах, их договорные связи с зарубежными партнерами позволили закупать (или получать) технику и обеспечивать частичное финансирование работ по созданию БД. В ближайшее время можно ожидать выравнивания ситуации, поскольку региональные архивы активно приобретают современную технику, пользуясь поддержкой местных администраций, принимают организационные и кадровые решения для интенсивной автоматизации архивных работ, некоторые из них установили договорные отношения с зарубежными партнерами.
Следует констатировать, что в течение ряда лет происходило во многом стихийное развитие информатизации государственных архивных учреждений, что было обусловлено прежде всего отсутствием методической и программной базы для координированного и целенаправленного регулирования процессов информатизации: типового программного обеспечения (ПО) по основным направлениям деятельности архивных учреждений, методических разработок по эффективному использованию компьютерных технологий в архивном деле, стандартов описаний архивных документов в электронном формате, единого по отрасли лингвистического обеспечения (ЛО) баз и банков данных.
В настоящей работе поставлена цель: изучить место электронного документа в архивном деле. Поставленная цель достигается путем решения следующих задач:
-определить понятие архива электронных документов;
-оценить состояние информатизации архивного дела;
-изучить практику организации архивного хранения электронных
документов;
-выявить и проанализировать существующие проблемы электронных архивов.
Поскольку организация электронного хранения документов имеет в исторических рамках небольшой опыт, то в работе наряду с монографиями и учебными пособиями широко используются данные периодических изданий и интернет - ресурсов.
1.Электронный документ в архивном деле
1.1 Понятие архива электронных документов
.
Электронный документ - это документ с записью звука или информации для ЭВМ. Основным способом документирования здесь выступает не письменность, а экранность, основанная не на линейном, то есть вытянутом в строку письме, а на временном потоке экранных изображений (электронная книга, электронный журнал, диск). Воспроизведение текста ЭВМ осуществляется двумя путями: изображение его на экране дисплея или в виде текстовой распечатки.
Архив электронных документов - это не просто отдельный сервер, компьютер или место для складирования носителей с информацией. Это не только и не столько поисковая система, способная "выудить" нужную пользователю электронную информацию. Архив - это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата.
«В ГА РФ сложилась разветвленная система научно-справочного аппарата, дающая информацию о содержании документов, хранящихся в архиве на трех основных уровнях: фонд. дело, документ» Котлова Т.Н. Электронные описи ГА РФ. Опыт создания, новые возможности использования и совершенствования//Вестник архивиста. М. 2006. №1 (91). С. 133.. В ней представлены все типы архивных справочников как в традиционной форме (на бумажных носителях), так и в электронных форматах. Весь научно-справочный аппарат архива создается с применением электронных технологий, при этом идет процесс создания и новых справочников (путеводителей, описей, каталогов, указателей), и перевод в электронный формат уже имеющихся традиционных справочников.
Основой научно-справочного аппарата архива, его самым верхним уровнем является многотомный электронный путеводитель по ГА РФ, охватывающий все фонды архива (более 6 тыс. записей включая Перечень фондов) и постоянно пополняющийся за счет описаний новых поступлений. Наличие такого путеводителя позволяет свободно ориентироваться во всем многообразии фондов, а их в архиве уже более 3 тыс., дает представление о структуре фондов, составе и содержании документов. И все же, в силу своего назначения, путеводитель может дать лишь общие сведения о документах.
Базовым архивным справочником все-таки остается архивная опись. Именно опись, раскрывая содержание документов на уровне дела, несет основную информационную нагрузку. Именно опись, являясь одновременно и учетным документом, закрепляет место каждого дела в определенном фонде, и этот «архивный адрес» сопровождает дело во всех его ипостасях, служит основой для составления других справочников и, в конечном итоге, для выдачи дел. Нет необходимости объяснять, что найти все требуемые дела среди большого количества довольно сложно, тем более, что они могут находиться в разных фондах и описях. Помочь здесь может только перевод описей в электронный формат и создание эффективной поисковой базы данных.
Вновь создаваемые описи при описании документов в стенах архива и при обработке документов в ведомствах имеются как в традиционном виде, так и в электронном формате. Таким образом, новые описи поступают в архив уже в электронном виде, правда, в основном в текстовом редакторе, но обработка такой информации для включения ее в информационно-поисковую систему архива значительно облегчена. «Опыт по созданию электронных описей вызывает интерес в архивной отрасли и в определенной степени использован в Методических рекомендациях ВНИИДАД» Методические рекомендации ВНИИДАД. Составление архивных описей. М., 2003 г.
Следует отметить, что для создания электронного научно-справочного аппарата архива большое значение имеет разработка единых для архива стандартных форм описания информации на трех уровнях: на уровне фонда, дела, документа. Для каждого уровня информации определен набор реквизитов (полей), основных и дополнительных, их типы и размеры, унифицировано их заполнение, что обеспечивает в дальнейшем их совместимость.
На основе разработанных перечней полей созданы основные таблицы баз данных в MS Access для всех уровней информации. Именно в таком виде и накапливается весь НСА архива, и этот информационный ресурс может быть использован для поиска информации, как в рамках отдельных баз данных, так и в составе единой информационно-поисковой системы, а также для решения
Информация о делах, содержащихся в описях, переводится в электронный вид в полном соответствии с текстом оригинала, исправляются только явные опечатки. В отдельных случаях сотрудники архива проводят частичное редактирование заголовков, с обращением непосредственно к делам. Все вопросы, касающиеся учета дел (порядковый номер дела, итоговая запись), решаются в обязательном порядке с отделом сохранности и учета документов.
Работа по переводу описей в электронный формат, особенно в массовом порядке, должна включать обязательную проверку качества ввода информации. Может быть, более правильным было бы осуществление полной сверки (считки) базы данных с текстом оригинала, но это привело бы к значительным трудозатратам и снижению положительного эффекта от данной работы. Кроме того, в предложенных моделях ИПС всегда можно посмотреть электронный образ описи.
Проверка качества ввода информации проводится с максимально возможным применением средств Microsoft Access (путем составления различных запросов).
Проверяется полнота базы данных. С помощью запросов автоматически составляются перечни введенных фондов и описей, которые сверяются со списками описей, передаваемых для обработки. Проводится проверка соответствия названий фондов и описей их номерам. Весь проверяемый массив тестируется на наличие пустых записей, дублетных записей, не заполненных обязательных полей (номер фонда, номер описи, номер дела, название фонда, заголовок дела, крайние даты, дата дела сортировочная).
Таким образом, значение по созданию электронных описей очевидно, затраченные финансовые и трудовые ресурсы в дальнейшем окупятся. В результате этой работы архив получает не только электронные описи, но и выверенный электронный реестр описей по фондам архива, который является важной частью любой поисковой системы.
Наличие электронных описей открывает новые возможности их использования. Один раз введенная информация на уровне дела может многократно использоваться с самыми разными целями в различных информационно-поисковых системах и баз данных, во взаимодействии с другими электронными справочниками.
И все же самым важным преимуществом электронных описей, основной целью их создания является возможность сквозного поиска информации по заголовкам дел, всех описей, представленных в базе данных.
1.2 Информатизация архивного дела
Информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов.
Среди основных задач ГАС Российской Федерации важнейшей является обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящимся в государственных архивах и центрах хранения документации (ЦХД). В настоящее время их использование затруднено как из-за удаленности многих архивов, так и вследствие недостаточно высокого уровня научного описания архивных материалов и их тематической разработки. Создание информационно-поисковых баз данных (БД), электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа через телекоммуникационные сети и системы позволят расширить доступ к архивной информации.
Внутриархивные БД учетного характера повышают точность сведений и оперативность информирования об объемах и состоянии архивных документов, служат основой создания автоматизированных фондовых каталогов, различных указателей, списков учреждений-источников комплектования и т.п., в том числе межархивного и общеотраслевого уровня.
Создание комплекса БД по материально-техническому, кадровому и финансовому состоянию федеральных архивов и использование экспертных систем дает возможность повысить обоснованность и эффективность управления и планирования, контроля за реализацией принимаемых решений.
Создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов, развитие телекоммуникационных систем улучшит обеспечение пользователей архивной информацией, позволяет более оперативно решать вопросы информационного обмена между архивными учреждениями, способствовует укреплению взаимодействия архивных учреждений с федеральными и региональными органами государственной власти.
Работы по автоматизации средств поиска архивной информации начались в архивных учреждениях СССР в конце 70-х годов. Была разработана концепция, включившая в себя следующие положения: обоснованной является лишь компьютеризация поиска архивных документов, относящихся к выборочным тематическим комплексам, имеющим особо важное общественно-политическое и народнохозяйственное значение, а также документов, которые наиболее часто запрашиваются исследователями; ввод в систему сведений обо всех архивных документах является слишком дорогим и требует больших трудовых затрат; наиболее целесообразно создание межархивных баз данных. Было принято решение о поэтапном вводе в автоматизированную систему сведений о документах, хранящихся в государственных архивах СССР, на уровне фонда.
В соответствии с этой концепцией была разработана многофункциональная автоматизированная информационно-поисковая система для ряда тематических комплексов архивных документов, которая предназначалась для оперативного справочно-информационного обслуживания потребителей архивной информации, а также для подготовки автоматизированным способом архивных справочников.
В Автоматизированную систему научно технической информации (АСНТИ по документам ГАФ СССР), реализованную на ЕС ЭВМ, вошли около 70 тыс. описаний документов архивов на уровне фонда; базы данных четырех тематических комплексов на начало 1990 г. включали в себя 176 тыс. описаний архивных документов.
Ведение указанных БД позволило накопить значительные информационные массивы в электронном формате, большая часть которых в дальнейшем была переведена на ПЭВМ; к настоящему времени они включают в себя около 250 тыс. записей.
Основные направления информатизации архивного дела вытекают из главных задач и функций учреждений ГАС России:
· обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ);
· комплектование АФ РФ и экспертиза ценности документов;
· научно-информационная деятельность архивов, использование и публикация документов АФ РФ;
· организационно-методическое руководство и контроль за работой государственных и ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений.
Значительная регламентация и типизация деятельности архивов, хранящих документы на бумажной основе, создает предпосылки для широкого использования принципа типизации при разработке и внедрении автоматизированных информационных технологических процессов. Существующие особенности в работе архивов с документами на пленочных носителях могут потребовать создания для них специализированных программно-технических комплексов. Наряду с этим в настоящее время уже назрела необходимость выработки концептуальных подходов к организации и технологическим аспектам работы с документами на машиночитаемых носителях. Наиболее важным направлением использования современных информационных технологий в деятельности архивных учреждений является организация учета документов Архивного фонда РФ. С реализацией этого первоочередного направления тесно связано создание автоматизированного справочного аппарата, в котором используется информация, накапливаемая в процессе учета документов.
Второе направление информатизации ориентировано на автоматизированное выполнение работ, связанных с комплектованием АФ РФ. К нему относятся учет учреждений-источников комплектования, информационная поддержка определения состава документов, подлежащих хранению в госархивах.
Третье направление охватывает задачи использования и публикации документов: организацию поступления запросов на архивную информацию, совершенствование процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учет выдачи дел исследователям, составление и выдачу архивных справок, учет использования документов. Одним из результатов решения задачи учета использования является обоснование состава страхового фонда и фонда пользования, что в свою очередь относится к задачам, решаемым в рамках направления обеспечения сохранности документов.
Четвертое направление - применение средств автоматизации для проведения научно-исследовательских и методических работ в государственных архивах. Этому способствует использование высокоэффективных общесистемных и прикладных программ, в том числе - текстовых и табличных процессоров, издательских систем, систем управления базами данных, гипертекстовых и мультимедийных технологий, которые позволяют создавать базы данных, содержащие копии документов, сборники архивных документов, справочно-информационные издания.
Пятым направлением информатизации является автоматизация организационно- управленческих функций архивных учреждений. Автоматизированные технологии служат инструментом информационного обеспечения руководства госархивами, анализа их деятельности, состояния архивного дела в регионах. Использование средств ЭВТ и специализированного ПО способствует сокращению трудоемкости и повышению эффективности работ, связанных с управлением архивом. Отдельные задачи имеют локальный характер (управление кадрами, бухгалтерский учет и др.), другие ("Паспорт архива" и т.п.) - реализуются в увязке с задачами, выполняемыми в рамках иных направлений.
Информатизация архивного дела РФ базируется на следующих основных принципах:
· преемственность по отношению к традиционно сложившейся системе государственного учета и НСА к документам АФ РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов;
· преемственность в развитии автоматизированных архивных технологий: каждая последующая версия технологии определенного типа позволяет использовать информационные ресурсы, накопленные в рамках предыдущей версии;
· системность в реализации технологических и информационных решений как одного архивного учреждения, так и группы архивных учреждений: ААТ представляют собой программно-технический комплекс, обеспечивающий рациональное функционирование связанных баз данных;
· внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивных учреждений;
· сопряженность с информационными системами учреждений-источников комплектования и учреждений, являющихся постоянными потребителями архивной информации, с внеотраслевыми системами передачи данных.
1.3 Организация работ по информатизации
Осуществление информатизации архивной отрасли требует проведения комплекса мероприятий, направленных на организационную, научную, методическую, кадровую, материальную поддержку проводимых работ. Конкретное содержание каждого из направлений, этапы их реализации составят отраслевую Программу информатизации.
Для оптимизации работ по информатизации важно, чтобы каждый госархив и центр документации, органы управления архивным делом разработали обоснованную и реалистичную программу информатизации, то есть целостный и всесторонний план мероприятий, определяющий порядок и основные виды работ, проводимых архивными учреждениями, привлеченными сторонними организациями и специалистами. В программе следует предусмотреть рациональное использование материальных и кадровых ресурсов: использование типового программного обеспечения, реализацию специальных проектов совместно с другими архивными и внеотраслевыми учреждениями и т.п.
Практика информатизации архивных учреждений показывает исключительную важность планирования и регулярного проведения на общеотраслевом и региональном уровнях семинаров сотрудников госархивов по овладению навыками работы с современным программным обеспечением, по вопросам проектирования БД, совещаний руководящих работников по вопросам организации работ по информатизации.
Крайне необходимо проведение мероприятий по согласованию стандартов описания и организации информационных массивов по всей цепочке движения документа с момента его создания: делопроизводство учреждения - архив учреждения - ведомственный архив - государственный архив. В рамках автоматизации работы с учреждениями-источниками комплектования следует провести разработку единых технологий, обеспечивающих совместимость информационно-технологических решений, используемых в ведомственных и государственных архивах. Созданные в учреждениях материалы учетного характера должны стать органической частью баз данных по учету в государственных архивах без повторного ручного ввода сведений и существенной переработки данных в автоматизированном режиме. Указанный подход необходимо закрепить в специальных разделах договоров с учреждениями-источниками комплектования.
По мере накопления архивных автоматизированных информационных ресурсов любого рода, расширения круга пользователе БД все более актуальными становятся проблемы защиты АИР от насанкционированного доступа, хищения и преднамеренного или неумышленного искажения. В настоящее время на повестке дня стоит организация ведения централизованных баз данных, и прежде всего - Центрального фондового каталога (ЦФК). Переведенный в автоматизированный режим ЦФК сможет выполнять как функции учетного характера, так и архивного справочника. Его сведения могут быть использованы при анализе состава АФ РФ, реализации планов использования, в работах по зарубежной архивной Россике, при воссоздания архивов, материалы которых были утрачены, для активного архивного сотрудничества со странами ближнего зарубежья.
На начальном этапе информатизации система информационных технологий неизбежно в значительной степени копирует сложившуюся традиционную "бумажную" технологию работы с документами, дублирует устоявшуюся схему внутри- и межотраслевых информационных потоков. По мере увеличения автоматизированных информационных ресурсов, их вовлечения в активный оборот, "врастания" в архивную практику информационных технологий столь же неизбежна трансформация структуры и интенсивности информационных потоков, форм, методов и показателей архивной деятельности, видов работы пользователей. Эти факторы, а также прогресс в развитии компьютерной техники и технологии определяют необходимость постоянной и высокоэффективной работы по информатизации архивного дела России.
2. Практика организации архивного хранения электронных документов
2.1 Основные тенденции развития законодательно-нормативной базы электронных архивов в России
Вопрос создания государственных электронных архивов на федеральном уровне до последнего времени даже не поднимался, однако и здесь были сделаны определенные шаги. Самое главное - на эту проблему наконец-то обратило внимание высшее руководство страны.
В последние годы активизировалось формирование законодательной и нормативной базы по делопроизводству и архивному делу. Приняты такие законодательные акты, как федеральные законы: от 10.01.2002 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» гласит, что в состав Архивного фонда РФ включаются архивные документы, независимо от способа их создания, вида носителя, в том числе электронные документы. Поэтому экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной собственности.
Помимо упомянутого Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ его регулирование осуществляется такими нормативными правовыми актами, как Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 (зарегистрирован Минюстом России 06.03.2007, № 9059), а также Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, зарегистрирован в Минюсте России 27.09.2007, № 10194). Естественно, действующая законодательная база обязательна для исполнения специалистами организаций независимо от форм собственности.
Тем не менее, законодательная база в области делопроизводства и архивного дела требует дальнейшего развития и совершенствования, особенно в части электронного документирования, электронного документооборота и создания электронных архивов. Это одна из тех государственных задач, от решения которой зависит успешное социально-экономическое развитие страны. Открывая совместное заседание Комиссии по противодействию попыткам фальсификации истории в ущерб интересам России и Межведомственной комиссии по защите государственной тайны, состоявшееся 7 сентября 2010 г. в Кремле, руководитель Администрации Президента С.Е. Нарышкин, в частности, сказал: «Степень доступности архивных документов, эффективность их использования зависят от многих факторов: нормативно-правового, материально-технического, организационного обеспечения и ряда других. Сегодня я хотел бы сделать акцент на нескольких приоритетах развития архивного дела. Прежде всего, это порядок комплектования, хранения и использования архивных документов. Исключительно актуален и вопрос подготовки архивов к приему на хранение электронных документов. Переход на электронные носители требует технического переоснащения архивов, в том числе архивов кинофотодокументов, материалы которых используются в документальном кино, в новостных и образовательных программах». http://state.kremlin.ru/face/8850.
Выступая на форуме «Развитие системы электронного документооборота: step-by-step!» 15 октября 2010 г. консультант Федерального архивного агентства С. Кузнецов обозначил некоторые направления, которые сейчас рассматриваются в Росархиве как основные в плане создания государственных электронных архивов:
? прорабатывается вопрос о том, чтобы организации - источники комплектования государственных архивов сдавали на хранение не только бумажные документы, но и экспортировали в электронном виде из корпоративных и ведомственных систем электронного документооборота информацию и документы. Это позволит архивам не тратить деньги на повторную их оцифровку;
? для реализации этой идеи разрабатываются требования по совместимости СЭД, используемых источниками комплектования, с Программным комплексом «Архивный фонд». Основным будет требование о том, что система должна не только обеспечить передачу данных в универсальном формате, но и экспортировать информацию и сами документы в формате, совместимом с единой общегосударственной системой учета документов архивного фонда Российской Федерации;
? рассматривается также проект о создании единой базы по всем документам федеральных органов исполнительной власти и использования ее в качестве единой системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО).
С. Кузнецов уверен, что все основные законодательные проблемы в области создания электронных архивов должны быть решены уже в 2010/2011 г.
2.2 Международный опыт организации электронных архивов
Одним из способов преодоления отставания от передовых стран является активное использование уже накопленного ими опыта, зафиксированного в т.ч. в законах, подзаконных нормативных актах, стандартах и методических разработках этих стран.
Понятно, что попытки слепо скопировать успешный опыт вряд ли приведут к желаемому результату. Необходим взвешенный, критический подход к зарубежным материалам, но их использование может помочь, прежде всего, в ускорении разработки законодательно-нормативной базы. Кроме того, благодаря опыту зарубежных коллег мы сможем отсечь тупиковые, не оправдавшие надежд пути развития.
Стоит внимательно изучать опыт не только западных стран, но и стран СНГ и Балтии. Он представляет интерес, прежде всего, потому, что все эти республики начинали модернизацию экономики и государственного управления при близких начальных условиях, имея за плечами те же традиции делопроизводства и однотипную законодательно-нормативную базу. Получается, что сейчас на территории этих стран осуществляется масштабный эксперимент по внедрению различных вариантов электронного документооборота, причем накопленный положительный опыт достаточно несложно тиражировать в других странах этой группы. При этом представляет интерес опыт как больших, так маленьких стран; как лидеров, так и аутсайдеров.
Стоит, наверное, взять пример с Петра I, который на рубеже XVII- XVIII вв. также занимался реформированием системы государственного управления в России. Он требовал от своих подчиненных не изобретать велосипед там, где можно скопировать опробованную, отработанную нормативную базу. Так, в одном из своих указов Петр писал: «Всем Коллегиям надлежит ныне на основании Шведского Устава, сочинить во всех делах и порядках по пунктам; а которые пункты в Шведском Регламенте неудобны, или с ситуациею сего Государства несходны, и оные ставить по своему рассуждению, и поставя об оных, докладывать, так ли им быть».
Цели и принципы стандартизации в Российской Федерации установлены Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ "О техническом регулировании". В соответствии с этими принципами все лучшее за рубежом можно заимствовать, и международные стандарты применяются как основа разработки национальных стандартов. Ряд международных стандартов нашел свое применение в области делопроизводства. Например, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.СИБД. "Управление документами. Общие требования" идентичен международному стандарту ИСО 15489-1:2001. "Информация и документация. Управление записями. Общие положения". Стандарт определяет управление документами любого формата и на различных носителях информации.
В деле создания государственных электронных архивов мы отстаем даже от наших ближайших соседей, не говоря уже о США и странах Европейского союза. Если говорить об опыте долговременного (более 30 лет) хранения электронных документов, то следует обращаться к практике зарубежных национальных архивных служб и корпоративных архивов. Среди зарубежных национальных архивов следует отметить Центр хранения электронных документов Национальной администрации по архивам и делопроизводству (CfER NARA) в США, хранящий более 80 тыс. баз данных, а также Национальный архив цифровых баз данных Великобритании (NDAD UK). На просторах СНГ первыми к организации государственного хранения электронных документов приступили в Республике Беларусь. В 1996 г. там был создан Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИЦЭД, г. Минск), который, по существу, является ведущим научным центром по разработке методик и практической работе с электронными документами в государственных архивах республик бывшего Советского Союза. В Украине распоряжением Кабинета министров от 12.05.2007 № 279-р был создан Центральный государственный электронный архив (ЦГЭА Украины). Официальный сайт - http://tsdea.archives.gov.ua. Этот архив активно работает над нормативной и методической базой. В середине сентября 2010 г. на веб-сайте архива был опубликован для публичного обсуждения проект Концепции планирования жизненного цикла электронных документов и электронных информационных ресурсов - по сути дела, концепция создания электронного архива и его взаимодействия с государственным делопроизводством. ЦГЭА Украины разработал также методические рекомендации «О создании и сохранности архивных копий веб-сайтов» и Порядок пользования электронными документами и электронными информационными ресурсами в ЦГЕА Украины. Утвержден приказом Центрального государственного электронного архива Украины от 16.07.2010 № 38, http://tsdea.archives.gov.ua/ru/advisory/work/pdf/Poriadok_koristuvannia.pdf
Данная проблема на самом деле носит стратегический характер: раз мы начинаем создавать юридически значимые электронные документы, то мы одновременно обязаны обеспечить их сохранность в течение установленных, порой весьма длительных сроков.
Анализ опыта ряда зарубежных стран показывает, что создание государственного электронного архива требует не только выделения ресурсов (финансовых, материальных, кадровых), но и создания законодательно-нормативной базы, а также времени на отработку технологий работы с электронными архивными документами. Кроме того, для электронных документов придется пересматривать сроки ведомственного хранения, в связи с тем что электронные документы и необходимые для работы с ними технологии очень быстро устаревают.
2.3 Проблемы обеспечения сохранности электронных документов и возможные пути решения
Работы по обеспечению сохранности электронных документов можно разделить на три вида:
1) обеспечение физической сохранности и целостности файлов с электронными документами;
2) обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе;
3) обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом человекочитаемом виде.
Первый аспект обеспечения сохранности электронных документов - проблема практически решенная, причем для всех видов хранения. Это решение связано не столько с созданием оптимальных условий хранения носителей с электронной информацией, сколько с физическим размещением электронных документов. Для того, чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях. Тогда при утрате одного из носителей, можно быстро сделать дубликат файлов с оставшегося носителя.
Важен также выбор типа носителя, его долговечность. Этот выбор зависит от вида электронного документа и срока его хранения. Наиболее распространенный способ хранения информационных ресурсов в организациях - хранение файлов на жестких дисках компьютеров или серверах. Иногда (по разным причинам) возникает необходимость переноса электронных документов на внешние носители. Для хранения же объемных и сложноструктурных баз данных и других информационных ресурсов (например, научно-технических или издательских), чтобы не нарушать целостности данных, лучше использовать емкие электронные носители: оптические диски, съемные жесткие диски, RAID-массивы и т.п.
Для архивного хранения электронных документов в пределах 5 лет любые современные носители электронной информации (магнитные дискеты, магнитные ленты, магнитные, магнитооптические и оптические диски) вполне надежны.
При долговременном хранении электронных документов на внешних носителях лучшим решением будет использование оптических компакт-дисков CD. Они непритязательны в хранении и вполне надежны в течение 15-20 лет. По истечении этого срока неизбежно придется или переписывать файлы на другой тип носителя (т.к. невозможно будет считать информацию с CD), или конвертировать электронные документы в другие форматы и также переписывать на более современные и емкие носители.
Второй и третий аспекты обеспечения сохранности гораздо сложнее. Они связаны с быстрой сменой и устареванием аппаратного и программного компьютерного обеспечения. Со временем устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей, изнашиваются и морально устаревают. Так, например, исчезли 5-дюймовые магнитные дискеты, а вслед за ними компьютеры перестали оснащать дисководами для их считывания. В ближайшее время подобная судьба ожидает 3-дюймовые дискеты и многие современные модели ПК уже выпускают без дисководов к ним. Устройства для считывания информации с оптических дисков скорее всего также со временем изменятся. Приблизительный жизненный цикл подобных технологий - 10-15 лет. Эти технологические изменения нужно учитывать при организации долговременного хранения электронных документов.
Воспроизведение электронных документов зависит в первую очередь от применяемого программного обеспечения: ОС, СУБД, браузеров, других прикладных приложений. Смена программной платформы может привести к полной утрате документа из-за невозможности его просмотреть. Впрочем, для основной массы делопроизводственных и финансовых электронных документов со сроком хранения до 5 лет этот фактор не так существенен: жизненный цикл программного обеспечения оценивается в 5-7 лет. В кратковременной перспективе для доступа и воспроизведения большинства текстовых, графических и видео документов (но не баз данных или сложных конструкторских систем и мультимедиа) использование таких конверторов самодостаточно.
При более длительном хранении электронных документов существуют несколько решений:
1) Своевременный перевод (миграция) баз данных и других электронных документов на современную технологическую платформу, чаще всего в форматы, которые используются в организации для оперативного управления информационными ресурсами. Это сложный и дорогой путь. В государственных архивах этот путь рационально использовать для организации оперативного доступа к наиболее важным или часто используемым архивным электронным ресурсам.
2) Миграция электронных документов в "открытые" или наиболее распространенные компьютерные форматы.
3) Иногда миграция информационных ресурсов на другие платформы по какой-то причине представляется нереальной или может существенно исказить оригиналы электронных документов. В этом случае можно использовать эмуляторы программной среды.
4) Инкапсуляция: включение электронных документов в состав файлов межплатформенных форматов, например в XML. В настоящее время американские архивисты рассматривают этот способ как наиболее оптимальный для обмена и долговременного хранения электронных документов, хотя вряд ли его можно считать панацеей от всех проблем. Исследования в этой области носят пока зачаточный характер. Поэтому единственным проверенным способом долговременного хранения электронных документов остается миграция.
Со временем (через 10-15 лет) часть электронных ресурсов из ведомств и организаций будет передана на хранение в государственные архивы, как это сейчас практикуется с документами на бумажной основе. При этом совершенно упускается из виду принципиальная разница между электронными и бумажными документами - зависимость первых от изменчивости технологической среды.
Мировая практика хранения электронных документов показала, что решение о том, какие документы, где и в каких форматах они должны постоянно храниться, когда осуществлять передачу на постоянное хранение (т.е. вопросы экспертизы ценности и комплектования) должно приниматься не в последний момент перед приемом-передачей, а в момент создания документов, еще лучше при разработке технического проекта информационной системы, в которой они будут создаваться.
Указанной нормативно-правовой базы явно не достаточно, чтобы всерьез говорить о проведении экспертизы ценности электронных документов в организациях. Отсутствует механизм выявления ценной электронной документации на этапе делопроизводства и другого их оперативного использования.
Таким образом, главные проблемы экспертизы ценности электронных документов состоят в том, чтобы выявить эти документы в организациях (и их подразделениях), определить, какие из них подлежать временному и постоянному хранению, и заинтересовать их держателей (или владельцев) в передаче документов в архив.
Заключение
Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.
Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации” создал единое архивное пространство, в котором должны действовать все юридические лица, в т. ч. и коммерческие организации, в деятельности которых образуются архивные документы. В ряде статей закона четко прописаны обязанности всех юридических лиц по обеспечению сохранности архивных документов и их использованию.
В настоящее время значительно возросла роль электронных архивов. С каждым годом в органах власти и организациях все более актуальными становятся вопросы создания, организации и функционирования архивов электронных документов. Еще большую остроту этим вопросам придали ФЦП "Электронная Россия" и аналогичные программы в субъектах федерации (например, ГЦП "Электронная Москва"). Следует ожидать, что в ближайшие годы архивы электронных документов превратятся в серьезные источники информации для принятия важнейших решений на всех уровнях управления. В связи с этим проблемы хранения электронных информационных ресурсов и пути преодоления этих проблем приобретают ключевое значение в методологии организации такого рода архивов. Само понятие электронного архива предполагает, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата.
Информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов. Основные направления информатизации:
- организация учета документов Архивного фонда РФ;
- автоматизированное выполнение работ, связанных с комплектованием АФ РФ;
- использование и публикация документов(организация поступления запросов на архивную информацию, совершенствование процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учет выдачи дел исследователями т.д.);
- применение средств автоматизации для проведения научно-исследовательских и методических работ в государственных архивах;
- автоматизация организационно- управленческих функций архивных учреждений.
Основные проблемы обеспечения сохранности электронных документов сводятся к следующим:
- обеспечение физической сохранности и целостности файлов с электронными документами;
- обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе;
- обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом человекочитаемом виде.
Решения в области архивного хранения электронных документов еще далеки от своих окончательных форм. Напротив, чем сложнее и функциональнее становятся информационные технологии и информационные системы, тем больше возникает новых проблем на всех этапах работы с электронными документами в архиве. К этому следует прибавить правовые аспекты, связанные с хранением электронных документов: права владения и интеллектуальной собственности, авторские права, защита от несанкционированного доступа, персональные данные и другие конфиденциальные документы в электронном виде и т.д.
При этом нормативная и методическая база архивного хранения электронных документов в настоящее время находится в зачаточном состоянии. "Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации" (2002) лишь в самых общих чертах касаются вопросов приема на хранение, обеспечения сохранности, учета и описания электронных документов. учёт документ архив электронный
Решение проблем, безусловно, предполагает изучение опыта зарубежных стран и стран СНГ. И не только. Здесь важен учет мнений и опыта всех заинтересованных сторон: архивистов (в архивах организаций и государственных архивах), делопроизводителей, ИТ-специалистов, управленцев, менеджеров, историков, других пользователей электронными информационными ресурсами. От этого зависит, что станется с накопленным информационным богатством страны, с каким интеллектуальным багажом Россия окажется среди других "путешественников" к открытому информационному обществу.
Список литературы
1. 1. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 4 декабря 2006 года № 202-ФЗ).
2.Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149-ФЗ от 27 июля 2006 г.
3. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи». №1-ФЗ от 10 января 2002г.
4. Методические рекомендации ВНИИДАД. Составление архивных описей. М., 2003 г.
5. О состоянии и перспективах развития системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. Решение коллегии Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 24 января 2005 года № 2.
6. Бобылёва М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. - М.: Издательство МЭИ, 2004. - 172 с.
7. Ларин М.В. Электронные документы: нормативно-методическое обеспечение., | 26 Февраля 2009
8. Артизов А.Н. О состоянии делопроизводства и архивного дела в России"// "Справочник секретаря и офис-менеджера» №7 2010 г.
9. Котлова Т.Н. Электронные описи ГА РФ. Опыт создания, новые возможности использования и совершенствования//Вестник архивиста. М. 2006. №1
10. Храмцовская Н.А. Тихая электронная революция в делопроизводстве и архивном деле.//»Секретарь-референт», №12 2010 г.
11. Тихонов В.И. Организация архивного хранения электронных документов:проблемы, практика, рекомендации // http://www.gdm.ru/
12. Внедрение автоматизированных информационных технологий в архивном деле: актуальные проблемы и пути решения . Интернет-конференция руководителя Федерального архивного агентства Артизова А.Н.// http://www.garant.ru/
13. http://state.kremlin.ru/face/8850.
14. http://tsdea.archives.gov.ua
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Теоретические принципы учёта документов. Единица учёта архивных документов. Проведение учёта документов в государственном архиве. Порядок выдачи дел из архивов. Обеспечение физико-химической сохранности документов. Книга поступлений документов.
курсовая работа [49,5 K], добавлен 22.04.2016Общие понятия об архивах и Архивном фонде. Состав и структура Архивного фонда РФ. Классификация, порядок комплектования, хранения, учёта и использования документов архива. Понятие архива электронных документов и проблемы обеспечения их сохранности.
курсовая работа [52,1 K], добавлен 01.09.2008Основные направления деятельности электронных архивов. Характеристика главных особенностей экспертизы ценности электронных документов. Нормативное и методическое обеспечение архивного хранения документов, проблемы обеспечения сохранности и подлинности.
курсовая работа [27,5 K], добавлен 08.12.2011Специальные средства хранения и перемещения документов и их сохранность. Порядок выдачи дел из хранилища и поверка их наличия. Обеспечение сохранности архивных документов. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации.
курсовая работа [42,0 K], добавлен 19.04.2016Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов. Топографирование. Применение специальных средств хранения и перемещения документов. Порядок выдачи дел из хранилищ. Проверка наличия, состояния дел. Обеспечение физико-химической сохранности.
курсовая работа [37,7 K], добавлен 01.09.2008Задачи, функции, права, ответственность архивов. Организация документов, учет документов, использование документов в архиве. Требования к составлению номенклатур дел и формированию дел. Экспертиза ценности документов. Обеспечение сохранности документов.
курсовая работа [42,1 K], добавлен 19.07.2008Понятие об архивном фонде, виды архивных фондов. Состав, структура, комплектование архивной коллекции. Экспертиза ценности документов архивных коллекций. Систематизация документов и формирование единиц хранения. Примеры формирования архивных коллекций.
курсовая работа [41,5 K], добавлен 05.09.2008История законодательства и основы сохранности документов архива. Устройство, оборудование и эксплуатация помещений. Порядок проверки наличия и состояния особо ценных и уникальных документов. Топографирование и учет движения материалов в электронной форме.
курсовая работа [57,7 K], добавлен 17.03.2019Краткая история архивоведения, законодательство об архивном деле. Состав Архивного фонда Российской Федерации и включение в него документов, защита права собственности на архивные документы. Правила комплектования, хранения и учета архивных документов.
методичка [30,8 K], добавлен 17.12.2009Документы как информационная основа деятельности организации. Сохранность документа архива: история законодательства и основы обеспечения. Учет движения документов. Режимы хранения документов: световой, охранный, температурно-влажностный, противопожарный.
курсовая работа [70,1 K], добавлен 10.06.2011
