Управленческие документы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Тема 1. Управленческие документы. Состав. Классификация

1. Общие понятие документационного обеспечения управления

Документ - материальный носитель информации, предназначенный для ее обработки и передачи во времени и в пространстве. Понятие документ многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

Систему документирования составляет совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности.

Управленческая документация - упорядоченная совокупность документов, состав которой определяется из компетенции и функций предприятия и с учетом установленного на предприятии порядка решения вопросов текущей деятельности.

Под содержанием управленческого документа понимается вся включенная в него информация - текст. Подготовка текста управленческого документа производится с соблюдением общих синтаксических правил на основе:

- унифицированных текстов (форм) документов, входящих в состав унифицированных систем документации;

- типовых нормативных документов;

- текстовых формуляров.

Все документы, функционирующие в организациях, классифицируются:

1. По средствам фиксации - письменные, графические, фотокинодокументы;

2. По видам деятельности - организационные, распорядительные, плановые, отчетно-статистические, финансовые, бухгалтерские и т.д.

3. По месту составления - внутренние и внешние

4. По срокам исполнения - срочные, несрочные

5. По происхождению - служебные, личные

Для повышения эффективности функционирования документов в сфере управления установлены единые правила оформления документов и их реквизитов, проведена унификация состава, форм документов, а также процессов работы с ними. Применение готовых унифицированных форм документов позволяет значительно сократить количество их видов на предприятии.

Унификация текстов документов проводится на основе нормативно-методических документов в области стандартов, стандартов отраслей, предприятий, общественных объединений и включает в себя следующие этапы:

- определение объекта унификации (отдельные виды документов или их группы, отражающие функцию или задачу управления);

- анализ текста документов и обобщение его результатов;

- подготовка унифицированных форм документов;

- формирование и утверждение альбома унифицированных форм документов.

2. Организация документационного обеспечения управления персоналом предприятия

Организация документационного обеспечения управления персоналом предприятия - это комплекс мероприятий, направленных на создание и поддержание условий, необходимых для осуществления эффективного управления документацией по персоналу, документирования трудовой деятельности работников предприятия, а также деятельности руководящего состава предприятия и службы персонала.

Документация по персоналу - это упорядоченная совокупность документов по персоналу.

Таблица 1. Классификация документов по управлению персоналом в соответствии с их функциональным назначением

Группа документов	Состав
Организационно-правовая документация предприятия	Устав предприятия
	Коллективный договор
	Правила внутреннего трудового распорядка
	Положение о персонале предприятия
	Штатное расписание предприятия
Организационно-правовая документация службы персонала	Политика управления персоналом
	Инструкция об организации управления персоналом
	Положении о службе персонала
	Положение о структурных подразделениях службы персонала
	Должностные инструкции работников службы персонала
	Прочие виды документов по персоналу
Документация по персоналу предприятия	Трудовые договоры с работниками
	Трудовые книжки
	Личные дела работников
	Приказы по персоналу
	Документы по адаптации, мотивации, тренингу, контроллингу персонала

Тема 2. Реквизиты управленческих документов. Правила составления и оформления документов

1. Полный набор реквизитов

Реквизит - это обязательный элемент конкретного вида документа. Количество реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке различных управленческих документов составляет 29.

Существуют единые требования и правила оформления документов управления.

При оформлении управленческих документов на них проставляются стандартные надписи (подпись, гриф учреждения, визы согласования и др.). эта надписи являются РЕКВИЗИТАМИ и требуют правильного оформлении в соответствии с действующими нормативами, т.к. влияют на юридическую силу документа.

Правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов документов.

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности назначение в управленческом процессе.

Любой документ можно условно разделить на три основные части:

- Заголовочная - реквизиты, располагаемые до текста

- Основная - сюда входят реквизиты «текст» и «приложение»

- Оформляющая - совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность находящихся в нем сведений.

Таблица 2. Общий состав реквизитов

Наименование реквизита	Код реквизита
Государственный герб РФ	01
Герб субъекта РФ	02
Эмблема организации или товарный знак	03
Код организации по ОКПО (общероссийскому классификатору предприятий и организаций) и ОКОГУ	04
Код формы документа по ОКУД (общероссийскому классификатору управленческой документации)	05
Наименование организации	06
Справочные данные об организации	07
Наименование вида документа	08
Дата документа	09
Регистрационный номер документа	10
Ссылка на регистрационный номер и дату документа	11
Место составления или издания документа	12
Гриф ограничения доступа к документу	13
Адресат	14
Гриф утверждения документа	15
Резолюция	16
Заголовок к тексту	17
Отметка о контроле	18
Текст документа	19
Отметка о наличии приложения	20
Подпись	21
Гриф согласования документа	22
Визы согласования документа	23
Печать	24
Отметка о заверении копии	25
Обметка об исполнителе	26
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело	27
Отметка о поступлении документа в организацию	28
Идентификатор электронной копии документа	29

01 - в практике работы коммерческих служб предприятий не используется, только на документах государственных учреждений

02 - на бланках документов органов представительной и исполнительной власти

03 - эмблема организации или товарный знак

04 - проставляется в соответствии с общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО). Это код автора документа. Наличие кода сокращает количество возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и трудновоспринимаемых названий документов. Код по ОКПО имеют все зарегистрированные предприятия и организации.

05-06 - наименование организации (может быть сокращенным если утверждено в учредительных документах)

07 - справочные данные об организации - включает почтовый адрес, номера телефонов, код по ОКПО и ОКОГУ, код по ОКУД, номер счета в банке, адрес электронной почты.

08 - наименование вида документа - прописными буквами, выделяют полужирным шрифтом и располагают в заголовочной части документа после реквизита наименование организации;

09 - дата документа - реквизит обеспечивает юридическую силу

10 - регистрационный номер документа - состоит из номера структурного подразделения, номера дела по номенклатуре, и порядкового номера регистрации, например - 05-07/112

11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа - при ответе на запрос в этот реквизит переносятся сведения из поступившего документа

12 - место составления или издания документа - место нахождения

13 - гриф ограничения доступа к документам - три степени секретности - особая важность, совершенно секретно, секретно, существует свой перечень документов входящий в этот состав. Секретные документы могут иметь грифы «для служебного пользования» (ДСП)»Конфиденциально». реквизиты проставляются без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа.

14 - адресат - информация, необходимая для доставки документа. Адрес корреспондента пишется в такой последовательности: ООО «Адмирал» ул. Победы, д. 1, г. Москва, 121108

15 - гриф утверждения документа - УТВЕРЖДАЮ

Директор

__________ И.И. Иванов

25.01.2007

Перечень документов с грифом утверждения:

- Акты - проверок, экспертизы, передачи дел и т.д.

- Задания - на проектирование, на строительство, на проведение исследования

- Инструкции - должностные, внутреннего распорядка

- Нормативы - расхода сырья, численности работников

- Отчеты - о производственной деятельности

- Перечни - должностей, типовых документальных материалов

- Планы - производственные, строительные, распределения

- Положения - об организации

- Программы - проведения работ

- Расценки - на производство работ

- Сметы - расходов и доходов

- Стандарты

- Структура и штатная численность

- Тарифные ставки

- Уставы организаций

- Формы (унифицированных документов)

- Штатные расписания

16 - Резолюция - указания по исполнению данного документа. Реквизит включает Ф.И.О. исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату

17 - Заголовок к тексту - краткое изложение содержания текста документа (сокращает время пи прохождении регистрации)

18 - Отместка о контроле - документ поставлен на контроль с целью обеспечения его исполнения в установленный срок. Обозначается «К», словом или штампом «Контроль» располагается на левом поле документа на уровне реквизита «Заголовок к тексту».

19 - текст документа - Существуют общие требования к тексам служебных документов:

- краткость и точность изложения информации

- объективность и достоверность информации

- соблюдение определенной структуры текста

- широкое использование унифицированных форм представления текстов

- все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми и понятными

- тексты большого объема следует делить на разделы, пункты

- текст должен отделяться от заголовка 3-мя межстрочными интервалами.

20 - отметка о наличии приложения - располагается под текстом (приложение: на 2л, в 3 экз.)

21 - подпись - должность подписывающего лица. Его подпись, расшифровку подписи.

22 - Гриф согласования документа - согласие с содержанием документа. СОГЛАСОВАНО. Должность лица, личная подпись и расшифровка

23 - Визы согласования документа - для внутреннего согласования документов и ознакомления с ними. Сюда входит подпись визирующего, расшифровка подписи, дата. Документ визируется исполнителем, ответственными за исполнение, заинтересованными лицами. При наличии у визирующего возражений, виза не проставляется.

24 - Печать - разделяют: гербовые и простые. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего документ, и был хорошо читаем. Оттиск печати не ставиться на личной подписи руководителя и ее расшифровке.

Перечень документов, на которые ставят печать:

Акты, Архивные справки, Архивные копии, Доверенности, Договоры, Задания, заключения и отзывы, заявления, исполнительные листы, командировочные удостоверения. Нормы, Образцы, Представления и ходатайства, Письма гарантийные, Поручения, Положения, Реестры, Сметы расходов, соглашения, справки, спецификации, титульные списки, удостоверения уставы организации, штатные расписания.

25 - отметка о заверении копии - верно, наименование должности заверившего копию, расшифровку, дату.

26 - отметка об исполнителе

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело - включает краткие сведения об исполнителе, слова «В дело», номер дела в котором будет храниться документ. Данная отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих хранению и проставляется в нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

Издан приказ от 01.08.2003 №8

«О создании Совета директоров»

В дело №01-01

___________ Иванов И.И.

12.09.2003

28 - отметка о поступлении документа в организацию - в правой нижней части документа (в виде штампа о входящей документации)

29 - идентификатор электронной копии документа - имя файла, код оператора, дата, место изготовления документа и т.д.могут быть и другие поисковые данные. Этот реквизит проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа.

2. Правила составления и оформления организационных документов

Бланки управленческих документов имеют установленный комплект реквизитов и определенный порядок их расположения.

К организационным документам относятся: устав, положение, договор, штатное расписание, должностная инструкция. Эти документы содержат правила и нормы, определяющие статус организации, ее компетенцию, деятельность ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и положения, изложенные в них, являющиеся обязательными для исполнения.

Бланк организационного документа имеет определенный набор реквизитов. Организационные документы проходят процедуру утверждения и согласования со всеми заинтересованными лицами.

Устав - документ, регулирующий взаимоотношения граждан, организаций, учреждений с другими организациями и гражданами в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Структура устава включает следующие разделы:

- общие положения (задачи и цели организации)

- Организационное единство (структурные подразделения и их взаимосвязи)

- Регламент деятельности (сведения о формах управления, правах и обязанностях должностных лиц)

- Финансово-материальная база (источники финансовых ресурсов) отчетная и ревизионная деятельность

- Порядок ликвидации и ответственность за дела организации.

Положение - документ, определяющий задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы учреждения.

Различают положение об организации и положение о структурных подразделениях.

1) Положение об организации включает: общие положения, основные задачи, функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, контроль, проверка и ревизия деятельности, реорганизация и ликвидация.

2) Положение о подразделении включает: общие положения, основные задачи, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения.

Договор - документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Состав документа: заголовок, дата и место составления, номер, наименование сторон, предмет контракта, условия и сроки, условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов, порядок сдачи и приема выполненных работ, ответственность.

Штатное расписание - документ, содержащий перечень должностей сотрудников предприятий, учреждения; сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках, месячном фонде заработной платы, ответственность за подготовку штатного расписания несет отдел кадров.

Должностная инструкция - документ, определяющий права, обязанности, ответственность должностных лиц, их функции. Состав: общие положения, функции, обязанности, права, ответственность и взаимоотношения.

При разработке должностных инструкций учитываются наименования должностей, предусмотренных общероссийским классификатором профессий рабочих. Должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Должностные инструкции заново утверждаются при:

- Изменении наименования организации;

- Изменении наименования должности

- Замене одного работника другим.

3. Правила оформления и составления распорядительных документов

К распорядительным документам относят: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения. Эти документы играют важную роль в управлении организацией. Они носят административный характер и обращены к нижестоящим или подчиненным или организациям.

4. Правила составления и оформления справочно-распорядительных документов

Информационно-справочные документы носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. Информация содержащаяся в них, может приниматься к сведению либо служить основанием для издания распорядительных документов. Состав таких документов: акты, протоколы, справки, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы и т.д. законспектировать: акт. Протокол, справка, докладная записка, объяснительные записки, служебное письмо и его разновидности, факсограмма, телефонограмма, телеграмма.

документ реквизит управление распорядительный

5. Правила составления и оформления документов по персоналу

В соответствии с кодексом законов о труде РФ в организации установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

Документация по личному составу - комплекс документов, характеризующих правовую, трудовую, служебную деятельность работников организации.

К таким документам относят:

- Трудовые контракты (договоры)

- Приказы по личному составу

- Личные карточки Т-2

- личные дела,

- трудовые книжки,

- лицевые счета по заработной плате.

С 2001 года введены в действие новые унифицированные формы документов:

- Приказ о приеме на работу (Т-1)

- Личная карточка (т-2)

- Учетная карточка научного работника (Т-4)

- Приказ о переводе (Т-5)

- Приказ о предоставлении отпуска (Т-6)

- Приказ оп прекращении трудового договора (Т-8)

Тема 3. Организация работы с документами

1. Обработка входящей, исходящей и внутренней документации

Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка всей необходимой документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам. Это движение документом называется документооборотом.

Выделяют три группы документов:

- Внутренние (созданные внутри и не выходящие за пределы)

- Входящие (поступающие)

- Исходящие (отправляемые)

Каждая из таких групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Организацией делопроизводства на предприятии в основном занимается управление делами, в обязанности которого входит обработка входящей и исходящей документации, контроль, копировально-множительное отделение, архив и др.

Входящие документы должны пройти экспедиционную обработку, т.е. проверка правильности доставки корреспонденции, ее сохранность и т.д. вскрываются все конверты, кроме личной корреспонденции (с пометкой лично). Затем входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. К нерегистрируемым документам как правило относятся: поздравительные письма, каталоги, реклама и т.п.

Регистрацию документов осуществляют с помощью регистрационного штампа, содержащего название организации, дату поступления документа и его номер. Нумерация документов ведется в течение года, затем начинается заново. Если корреспонденция не вскрывается, то штамп ставиться на конверте или упаковке. Регистрация необходима для учета, контроля и поиска документов. Используют журналы входящей документации. В журнале существует календарная шкала, позволяющая контролировать сроки исполнения документов.

При рассмотрении поступившего документа необходимо учитывать следующие факты:

- Вид документа (закон, распоряжение)

- Важность содержания документа

- Сложность и новизну поставленных вопросов

- Срочность исполнения.

Руководитель организации, рассмотрев документ, определяет исполнителя, дает ему четкие и конкретные указания и устанавливает реальные сроки исполнения. Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе. Сведения об исполнителе заносятся в журнал и ставятся на контроль.

Документ с резолюцией передается исполнителю до окончания решения вопроса, и после выполнения, с отметкой о его выполнении и направлении в дело и с копией ответа - передается секретарю для пошивки в дело.

Обработка исходящей документации включает:

- Составление проекта документа исполнителям;

- Согласование проекта документа

- Проверка правильности оформления проекта документа

- Подписание руководителем

- Регистрация документа

- Простановка номера на документе

- Проверка правильности адресования

- Отправка документа адресату

- Подшивка второго экземпляра в дело.

- При регистрации исходящей документации записываются следующие данные: номер документа, дата, адресат, краткое содержание, исполнитель.

Экспедиционная обработка исходящих документов включает сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

Внутренние документы - это документы, которые готовятся, оформляются им исполняются в пределах самого учреждения. Их подготовка и оформление осуществляются в соответствии с общими правилами оформления исходящих документов и включают:

- Составление проекта документа;

- Согласование

- Проверка правильности оформления

- Подписание документа руководителем

- Регистрация

Для установления единого порядка составления документов в учреждении разрабатывается инструкция по делопроизводству, которая содержит образцы правильного оформления документов и правила работы с ними.

Контроль исполнения включает:

- Постановка документа на контроль

- Проверку своевременного доведения документа до исполнителя

- Проверку и регулирование хода исполнения

- Учет и обобщение результатов контроля исполнения документов

- Информирование руководителя.

Срок исполнения для большинства документов не должен превышать 10 дней. Также для осуществления контроля за документами в организации используется компьютер, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения документов и выводит на экран номера документов в день, назначенный для проведения по ним контрольных операций.

После выполнения документа он снимается с контроля, о чем делается соответствующая пометка в журнале и на самом документе.

Тема 4. Систематизация документов

1. Номенклатура дел

Систематизация исполненных документов и оформление их в дела служат основой порядка в делопроизводстве организации, обеспечивают быстрый поиск документов и их сохранность.

Дело - совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердой папке и оформленную по определенным правилам. Систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке, называется номенклатурой дел.

Номенклатура дел включает в себя перечень всех документов, разрабатываемых в данной организации и поступающих в нее из вне.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей для постоянного хранения (свыше 10 лет), а также для учета дел временного хранения (до 10 лет).

Номенклатуры бывают:

- Индивидуальные (для каждого подразделения)

- Типовые (для однородных по характеру деятельности организаций)

- Примерные (носит рекомендательный характер).

Проверку и переутверждение типовых и примерных номенклатур дел проводят раз в 10 лет. В каждой организации должны составляются индивидуальные номенклатуры с учетом типовых и примерных. В этом принимают участие все непосредственно касающиеся деятельности с документами и их систематизацией. Всего печатается 4-5 экземпляров номенклатуры дел:

1 - в дело

2 - используется в службе управления делами в качестве рабочего

3 - как учетный документ в архиве

4 - в виде выписок передается в соответствующие структурные подразделения

2. Формирование дел

Формирование дел - отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела.

Формированием дел в структурных подразделениях осуществляют лица, ответственные за документацию - служба ДОУ. (маленькие организации - секретарь)

Формирование дела начинается с начала года. Для всех названных в номенклатуре дел заводится папка. На обложке каждого из них пишется наименование организации, затем с новой строки - название структурного подразделения и под ним, в середине обложки, указывается индекс дела по номенклатуре. После этого полностью переносится на обложку заголовок дела из номенклатуры. В нижней части обложки дела проставляется срок его хранения. Если дело имеет постоянный срок хранения, то пишется: «Хранить постоянно».

Термин «дело», как правило, применяется в заголовках судебных, следственных, личных, арбитражных и других дел, в которых документы связаны последовательным ведением делопроизводства по одному конкретному вопросу (личное дело Иванова И.И.)

Если в деле объединяются различные виды документов по одному вопросу, не связанные последовательным ведением делопроизводства то в заголовке пишется термин «документы». В конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых формируется дело («Документы о строительстве нового учебного корпуса института (утвержденные сметы расходов, планы работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ, переписка).

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год) за который составлены документы, наименование их вида и авторы.

Документы могут группироваться в дела по следующим признакам:

- Номинальному - принадлежность к одному и тому же виду. (приказы, протоколы)

- предметно-вопросному - основа это содержание (документы по повышению качества продукции)

- авторскому - документы одного автора

- корреспондентскому - связаны с перепиской,

- географическому - территориальное отличие

- хронологическому - за какой то определенный период (квартальные отчеты).

В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. На документы, не указанные в номенклатуре, заводится самостоятельное дело, и его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером.

Документы постоянного хранения и со сроком хранения свыше 10 лет и до 10 лет не могут быть сгруппированы в одно дело.

Сроки хранения устанавливаются на основе специальных перечней типовых и ведомственных документов. Сроки, утвержденные типовыми перечнями, сокращать не разрешается; они могут быть только увеличены в особых случаях, вызванных спецификой деятельности отдельных организаций.

Дело должно содержать не более 250 листов при толщине, не превышающей 4 см. при большом объеме документов, относящихся к одному делу, приводят его деление на тома, части. Ограничений на минимальный объем дел не существует.

Тема 5. Хранение документов

1. Оперативное хранение документов

Формирование дела заканчивается после того, как в него подшиты последние документы за прошедший год. По окончании календарного года исполненные документы в делах должны быть подготовлены к передаче на хранение в архив либо уничтожены.

До передачи в архив организации осуществляется оперативное хранение дел в структурных подразделениях. Существует два вида оперативного хранение документов:

- Хранение в процессе их исполнения

- Хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения находятся у исполнителей в специальных папках с надписями «Срочно», «На исполнение», «На подпись», «На отправку».

Дела с исполненными документами хранятся в запирающихся шкафах, сейфах. К внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Порядок размещения дел на полках шкафа должен соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.

Для дел, содержащих особо ценные документы, а также документы ограниченного доступа, составляется внутренняя опись. Она постоянно дополняется, в нее вписывается каждый подшиваемый в дело документ.

При возникновении потребности в каких-либо документах, уже подшитых в дело, они могут быть извлечены из него лицом, ответственным за формирование и хранение дел. В таких случаях на место отсутствующего документа в дело помещается лист-заменитель.

По завершении делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается.

При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. В этом случае заполняется карта-заменитель, которая помещается на место выданного дела. Выдача дел во временное пользование сотрудникам структурных подразделений разрешается на срок не более одного месяца после истечения указанного срока оно должно быть возвращено на место его хранения.

Выдачу дел в другие организации может разрешить лишь руководитель на основании письменного запроса.

2. Подготовка документов к архивному хранению

Подготовка включает следующие этапы:

1) проведение экспертизы научной и практической ценности документов - проводит экспертная комиссия по выявлению ценности информации. Часть документов может иметь разовое значение, другие могут использоваться в течение ряда лет, а третьи должны храниться постоянно. Экспертиза ценности документов проводится путем анализа содержания имеющихся в деле документов при пролистном просмотре. В процессе экспертизы выделяют 4 группы дел:

- постоянного хранения

- длительного хранения в архиве организации (свыше 10 лет)

- Временного хранения (до 10 лет)

- Подлежащие уничтожению в связи с истечение срока хранения.

По результатам экспертизы составляют описи дел (в 3-х экз) первой, второй и третьей группы, а также акты уничтожения документов четвертой группы.

2) Оформление дел и составление описи на дела с постоянным и долговременными сроками хранения.

Оформление дел - может быть полным (дела постоянного и долговременного хранения) или частичным. Полное оформление включает операции

- перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь

- Нумерацию листов в деле черным графитовым карандашом в верхнем правом углу.

- составление внутренней описи документов для наиболее ценных дел

- составление завершительной надписи дела (отражает наличие повреждений, разрывов, отсутствие отдельных документов)

- подшивку дела в твердую обложку их картона (с завязками) или переплет

- описание дела - вынесение необходимых уточнений в реквизит обложки дела для дальнейшего хранения и поиска сведений о документах дела.

Тема 6. Автоматизация делопроизводства

Ранее отмечалось, что одной из важнейших составляющих процесса управления, оказывающих значительное влияние на оперативность принятия управляющих решений и их качество, является организация работы с документами. Известно, что надежность управления зависит от достоверности информации, оперативности ее приема-передачи, правильной организации поиска, хранения и использования документов.

В настоящее время в связи с ростом объема информации, обусловленным развитием экономики, расширением номенклатуры выпускаемой продукции, строительством новых объектов, освоением новых районов, количество документации, создаваемой в организациях, предприятиях, фирмах, стремительно растет. Отсюда -- необходимость четкой постановки работы с документами, т.к. в противном случае закономерно появление документов низкого качества, плохо составленных и плохо оформленных, не содержащих полную и ценную информацию, требующих увеличения срока обработки.

Решение этой задачи возможно при условии использования системы автоматизированного делопроизводства. Системы автоматизированного делопроизводства предоставляют следующие возможности:

1) ввод, подготовка и редактирование документов;

2) составление документов на основе типовых шаблонов, хранящихся в памяти ПК;

3) осуществление регистрации документов;

4) осуществление контроля исполнения документов;

5) систематизация документов, формирование дел;

6) хранение и поиск документов;

7) обмен документами с руководством и сотрудниками;

8) пересылка документов.

Автоматизация процедур делопроизводства позволяет значительно повысить производительность труда за счет сокращения времени на составление, обработку и передачу документов и снизить затраты на их хранение. В результате работа с документами становится более оперативной и эффективной.

1. Составление документов

Для составления и редактирования документов существует множество программных средств, которые называются текстовыми процессорами или текстовыми редакторами. Так программы типа Word 2000 или Word 2002 можно использовать для создания документов разных видов на основе типовых форм, заранее введенных в память ПК и содержащих трафаретные тексты. В качестве трафарета может применяться бланк конкретного документа, содержащего типовой текст и пробелы для внесения переменной информации. При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого документа. Использование заранее разработанных типовых текстов и шаблонов значительно упрощает процесс подготовки документов. Помимо полностью составленного типового текста документа в память машины можно ввести отдельные выражения и стандартные фразы, наиболее часто применяемые при переписке и составлении справочно-информационных документов. С помощью команды «Автотекст», находящейся в меню «Вставка», можно создать архив из наиболее часто повторяющихся частей текста. Таким образом, работа по набору текста будет сведена к компановке отдельных элементов «Автотекста», что значительно облегчает процесс составления текста документа.

Элементы «Автотекста» могут содержать:

* выдержки из нормативных документов, на которые приходится часто ссылаться;

* традиционные начальные фразы; стандартные выражения; общепринятые обороты, применяемые в конечной части писем.

Например: Уважаемый (ая) господин (госпожа)!

В ответ на ваше письмо от.........

С уважением...............

Искренне Ваш.............

С глубоким уважением..., и т.д.;

* постоянно применяемые наименования предприятий, фирм, их почтовые адреса; название товаров, видов услуг и т.д.;

* схемы, чертежи, рисунки, необходимые для оформления отчетов; рекламных писем и т.п.

Программа MS Word осуществляет автоматически проверку правописания при наборе текста документа. С помощью словарей синонимов можно подобрать синоним слова для слова, выделенного курсором.

2. Автоматизация работы с документами

Передача и прием внутренних документов в электронном виде может осуществляться с компьютера на компьютер в компьютерной локальной сети, а входящих и исходящих документов -- с помощью электронной почты и сети Интернет.

Компьютерная локальная сеть (LAN), объединяющая несколько компьютеров, расположенных внутри организации (фирмы), позволяет руководителю обращаться к документам секретаря, бухгалтера и других специалистов, выводить эти документы на экран, обмениваться информацией с сотрудниками организации.

Если сеть распространяется за пределы организации, она называется глобальной компьютерной сетью (WAN). Автоматическую обработку поступающей электронной корреспонденции можно осуществлять с помощью программы Outlook Express, указав критерии сортировки документации по различным папкам (автор письма; заголовок документа; адрес отправителя и т.д.).

Все документы организации (входящие, исходящие и внутренние) должны проходить обязательную регистрацию. Входящие документы регистрируются в день поступления. Исходящие и внутренние -- в день подписания.

Регистрацию документов в крупных организациях с большим документооборотом осуществляет служба ДОУ (централизованная регистрация), в небольших организациях (фирмах) -- секретарь или секретарь-референт (децентрализованная регистрация). При этом традиционная регистрация документов вручную заменяется вводом сведений о документах в память ПК.

Регистрационная карточка, выводимая на экране компьютера, аналогична традиционной, однако содержит значительно больше сведений о документе. В регистрационную карточку можно внести следующие сведения:

1) дата получения (регистрации) документа;

2) номер регистрируемого документа (регистрационный номер);

3) наименование корреспондента;

4) дата документа;

5) номер документа, присвоенный ему отправителем;

6) краткое содержание;

7) автор резолюции;

8) текст резолюции;

9) исполнители;

10) срок исполнения документа (когда документ должен быть исполнен);

11) ход исполнения;

12) дата исполнения (когда документ фактически был исполнен);

13) № дела (в которое подшит исполненный документ);

14) название структурного подразделения;

15) количество листов в документе;

16) количество листов приложений;

17) вид документа (договор, акт, приказ и т.п.);

18) названия связанных документов.

Могут быть и другие показатели в зависимости от специфики организации.

Основным достоинством использования электронной картотеки (базы данных) по сравнению с традиционной бумажной картотекой является однократность ввода повторяющейся информации и возможность использования одной информации в различных формах и базах данных.

Заполняемые на экране регистрационные формы для входящих, исходящих и внутренних документов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск по всем документам организации.

Форма регистрационной карточки содержит поля, заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции), поля, сведения, в которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа) и поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков.

Такой ввод информации ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки и позволяет избежать опечаток и разночтений.

В виде раскрывающихся списков выполняются поля:

1) вид документа;

2) автор резолюции -- список руководящих лиц организации;

3) структурное подразделение -- список структурных подразделений;

4) исполнители. Это поле состоит из двух частей -- названия (или индекса) структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя. Этот список, как и список «автор резолюции», может быть связан с базой данных по кадрам организации и автоматически корректируется при кадровых изменениях;

5) номер дела -- связан с номенклатурой дел организации;

6) связанные документы. В этом поле устанавливается связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом).

При наличии в организации системы комплексной автоматизации делопроизводства данные об исполнителях и структурных подразделениях берутся из базы данных кадровой службы, список организаций -- из адресной книги. В случае использования системы на одной локальной машине соответствующие списки создаются перед началом работы системы и в последствии пополняются и корректируются. Так же вводится в компьютер и номенклатура дел организации.

Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.

При регистрации входящего документа заполняются следующие поля:

1) дата получения документа (в это поле автоматически проставляется текущая дата);

2) регистрационный номер документа (порядковый номер с начала года). Номер из этого поля переносится в регистрационный штамп поступившего документа;

3) название подразделения, получившего документ (при децентрализованной регистрации);

4) корреспондент (название организации, приславшей документ);

5) дата документа ( дата, указанная на документе);

6) номер документа (номер, указанный на документе);

7) количество листов документа;

8) количество листов приложений (если приложения нет, то количество листов приложений = 0);

9) вид документа (выбирается из раскрывающегося списка);

10) краткое содержание (переносится заголовок документа или указывается его краткое содержание).

Карточка должна иметь раздел (вложенную форму) «сведения о движении документа», в котором отражается передача документа руководителю для наложения резолюции и дальнейшее движение документа к исполнителю (исполнителям).

Поле «состояние документа» отражает стадию работы с документом и может принимать одно из следующих значений:

1. «Передан руководителю» -- поступивший документ после регистрации передается руководителю для рассмотрения и проставления резолюции.

2. «На исполнение» -- сведения о резолюции и назначенном исполнителе.

3. «На исполнении» -- передача документа после регистрации сразу исполнителю.

4. «У внешней организации» -- в том случае, если в ходе исполнения документ временно передается внешней организации.

5. «Исполнен» -- документ исполнен.

При передаче документа внешней организации, за своевременное возвращение документа отвечает лицо, указанное в поле «Исполнитель».

В поле «Исполнитель» указывается лицо, которому передан документ.

В поле «Срок исполнения» проставляется дата, к которой документ должен быть исполнен. Дата исполнения документа берется из самого поступившего документа, а при ее отсутствии из резолюции руководителя. Если же срок исполнения в резолюции тоже не указан, он устанавливается на основании типовых сроков исполнения аналогичных документов в организации. Типовые сроки исполнения должны быть указаны в инструкции по делопроизводству данной организации.

Если документ передается руководству, то после принятия руководителем решения по документу заполняются поля: «Автор резолюции», «Резолюция», «Исполнитель», «Контрольная дата».

Если документ передается сразу исполнителю, заполняются поля: «Исполнитель» и «Контрольная дата».

Для фиксации факта передачи документа исполнителю выводится на печать форма движения документов: вид документа, его дата и номер, дата передачи документа (текущая дата), исполнитель, место для росписи исполнителя в получении документа.

При передаче документа от одного исполнителя к другому также заполняется вышеуказанная форма движения документов. Одновременно данные о передаче документа и о ходе исполнения должны быть внесены в регистрационную карточку в поле «Ход исполнения документа». В этом же поле фиксируется конечный результат исполнения документа.

В поле «Состояние документа» устанавливается значение «Исполнен».

В том случае, когда исполнение документа сопровождается созданием нового документа (ответного письма, договора, справки, служебной записки и т.п.) можно установить связь с регистрационными карточками этих документов с помощью кнопки «Связанные документы».

При подшивке документа в дело в поле «Дело №» вносится запись об исполнении документа и выбирается номер дела по номенклатуре. Поле состоит из индекса структурного подразделения и номера дела по номенклатуре структурного подразделения.

Отличия регистрационной формы для исходящих документов состоят в следующем:

1) указывается название подразделения, подготовившего документ;

2) исходящий номер переносится на отправляемый документ;

3) проставляется дата (подписания утверждения, отправки) документа;

4) указывается адресат: название организации, которой посылается документ;

5) исполнитель: фамилия и инициалы исполнителя, подготовившего документ (выбирается из списка);

6) если на документ ожидается ответ, заполняется поле «контрольная дата»;

7) если документ является ответом на входящий документ или с ним связаны другие документы, кнопкой «связанные документы» устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов;

8) в поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшивается копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправлен по факсу).

Остальные поля полностью соответствуют заполняемым полям при регистрации входящих документов.

При регистрации внутренних документов заполняются следующие поля регистрационной карточки:

1) регистрационный номер внутреннего документа (порядковый номер с начала года);

2) вид документа. Каждый вид документа -- приказы, распоряжения, служебные записки -- нумеруются самостоятельно. Порядковый номер переносится на документ с регистрационной карточки. К номеру приказа по личному составу добавляются буквы «лс» -- личный состав; к номеру распоряжения -- буквы «рп» -- распоряжения;

3) дата документа;

4) количество листов документа;

5) количество листов приложений;

6) краткое содержание документа;

7) подразделение, ответственное за исполнение документа;

8) исполнитель (фамилия, инициалы);

9) срок исполнения («контрольная дата»);

10) отметка об исполнении;

11) ход исполнения;

12) связанные документы. Если исполнение документа связано с подготовкой других документов (ответных писем, договоров, справок, докладных записок и т.п.), устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов;

13) «Дело №» (в этом поле выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ).

Несомненное достоинство компьютеризированной системы регистрации документов по сравнению с ручной состоит в том, что она обеспечивает:

1) сбор и хранение исчерпывающих данных обо всех документах организации;

2) позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу;

3) автоматически составлять внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения.

3. Автоматизированный контроль исполнения документов

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов несут руководители структурных подразделений и сотрудники, которым поручено исполнение. Контроль за сроками исполнения документов ведет, в крупном учреждении, служба документационного обеспечения управления, а в небольшой фирме -- секретарь. Основные этапы контроля исполнения были описаны выше.

Автоматизированная система легко позволяет контролировать все зарегистрированные документы, содержащие задания и требующие их исполнения. При необходимости могут быть поставлены на контроль и устные задания и поручения руководства.

Контролю подлежат все документы, требующие принятия управленческих решений либо выполнения каких-либо действий, составления ответного документа и т.п.

Для распорядительных документов предметом контроля служит каждый пункт, каждое задание или поручение, содержащееся в документе.

Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля «Срок исполнения (контрольная дата)» в регистрационной карточке документа. Одновременно на подлежащий контролю документ ставится отметка о контроле в виде буквы «К» ярким карандашом или слово «контроль» на левом поле документа на уровне заголовка к тексту. Это привлекает внимание исполнителя к контролируемому документу.

При ведении текущего контроля ответственный за контроль исполнения ежедневно вызывает на экран компьютера (а при необходимости и распечатывает) список документов, срок исполнения которых (поле «Контрольная дата») истекает сегодня. При соответствующих настройках программы список может автоматически распечатываться в начале каждого рабочего дня.

В организациях, использующих систему электронной почты, предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться в автоматическом режиме на компьютер исполнителя.

Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система дает возможность просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в любой момент может выдать списки неисполненных документов, документов с истекающим сроком исполнения, документов еще непросмотренных исполнителем с сортировкой их по срокам, по исполнителям, по видам. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.

При создании (настройке) системы регистрации следует сразу заложить определенный перечень типовых справок (отчетов), создаваемых в автоматическом режиме. Это могут быть:

* справка (отчет) об отправленных документах (список отправленных документов или количественные данные);

* справка (отчет) о поступивших (входящих) документах (список или количественные данные);

* справка (отчет) о документах, числящихся за исполнителем (полный список или количественные данные);

* справка (отчет) о количестве выполненных исполнителями исходящих документов (списочный или количественно);

* справка (отчет) о движении документов (используется для фиксации передачи документа от исполнителя к исполнителю);

* справка (отчет) о неисполненных входящих документах (списочный или количественно);

* справка (отчет) о неисполненных исходящих документах (списочный или количественно);

* справка (отчет) о ходе выполнения внутренних документов и т.п.

Для получения определенного вида справки (отчета) в меню программы выбирается соответствующий тип отчета, а затем в открывшемся экране задаются начальная и конечная даты интересующего периода. Полученный отчет выводится на экран компьютера и при необходимости распечатывается.

Автоматизированная система контроля исполнения способствует повышению эффективности работы сотрудников предприятия, организации, фирмы.

4. Хранение документов в электронной форме

Хранение документов в компьютере осуществляется в виде файлов, представляющих собой запись документа на жестком диске. Каждый файл имеет свое имя. Принцип упорядочения хранения файлов на компьютере во многом напоминает обычное делопроизводство. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь тоже могут иметь свои вложенные папки. Таким образом, образуется многоуровневая иерархическая структура папок, если документов много. При условии небольшого количества документов достаточно одной папки. Наиболее простым решением, не требующим специального программного обеспечения, является создание системы папок (каталогов), которая основывается на номенклатуре дел организаций. В основе классификации используется номинальный признак.

Название папки должно начинаться с вида документа (акты, протоколы, докладные записки и т.п.). Затем следуют сведения об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы) и т.п.

Сроки хранения документов не зависят от формы их существования -- бумажной или электронной, а связаны с ценностью содержащейся в них информации и определяются, как было описано выше, специальными справочниками -- перечнями документов с указанием сроков хранения (типовыми или ведомственными).

Особенностью электронного хранения является направление документов в электронный архив сразу по завершении работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet). Кроме того, организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот экономят значительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища. Однако, все преимущества электронного хранения документов будут иметь место только при условии обеспечения надежности хранения документов в электронной форме.

Размещено на Allbest.ru