Методика составления номенклатуры дел учреждения

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Алтайский государственный университет

Факультет политических наук

Кафедра документоведения и документационного обеспечения управления

Методика составления номенклатуры дел учреждения

Выполнила студентка

2 курса гр. 1444 ОЗО

Е.В. Никитенко

Научный руководитель,

Д.И.Н., профессор

А.Р. Ивонин

Барнаул 2006

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ОБЩЕГОСУДАРСТВЕННЫЕ НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

ГЛАВА 2. МЕТОДИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ ВЫШЕСТОЯЩИХ ОРГАНИЗАЦИЙ

ГЛАВА 3. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ УЧРЕЖДЕНИЯ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ И ИСТОЧНИКОВ

ПРИЛОЖЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы Мною выбрана тема курсовой работы «Методика составления номенклатуры дел в учреждении». На мой взгляд, эта тема интересна и актуальна.

В наши дни, когда происходит модернизация форм управленческой и экономической деятельности, появляются новые виды документов, связанные с предпринимательской деятельностью, увеличивается электронный документооборот, вопросы упорядочения работы с документами и особенно их систематизации и классификации выступают на первый план. Одним из давно апробированных и эффективных инструментов систематизации и классификации крупных документальных комплексов, образующихся в процессе деятельности организаций, является составление номенклатур дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве организации в предстоящем делопроизводственном году в соответствии со структурой организации, ее функциями и задачами, с указанием сроков хранения дел. Это определение относится к номенклатуре дел конкретной организации. Однако усложнение современной государственной и хозяйственной жизни, структуры административно-хозяйственных органов, предпринимательских организаций и объединений предъявляет все более сложные требования к систематизации и классификации документальных комплексов, образующихся в результате их деятельности. Все больше появляется организаций, объединений, холдингов и целых хозяйственных и административных систем, имеющих разветвленную сеть подчиненных им учреждений, фирм, филиалов, отделений, или, с другой стороны, целых отраслей и сфер деятельности, включающих большое число однородных и однотипных по своим функциям и задачам организаций и предприятий.

Для правильной организации документов в делопроизводстве составляют специальный справочник - номенклатура дел. Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, предприятии и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.

Степень изученности К сожалению, на сегодняшний день, нормативно-методическая база по составлению номенклатуры дел скудна и устарела. Нормативно-методические документы не могут охватить все проблемы связанные с составлением номенклатуры дел. Например: Основные правила работы архивов организаций (далее - Основные правила) не могут учитывать в полном объеме всю специфику документальных процессов учреждения, также как и Перечень типовых управленческих документов (далее - Перечень), не может устанавливать абсолютно на всю документацию сроки хранения, и поэтому для определения сроков хранения некоторых документов необходимо прибегать к ведомственным (отраслевым) перечням. Их наличие позволяет не разыскивать самостоятельно многочисленные законодательные акты и нормативные документы. Основные перечни разрабатывает и издает Росархив, а также министерства и ведомства. Даже отмененные перечни полезны в качестве справочных материалов, особенно если приходится иметь дело с документами, срок хранения которых устанавливался только в этих перечнях.

Объект, предмет Номенклатура дел - «Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке» ГОСТ 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения; введ. 01.01.99. -М.: Изд-во стандартов, 1999. - 4 с..

Источники Основные правила являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Основные правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Основные правила разработаны совместно рабочей группой Росархива и ВНИИДАД, руководителем группы является Еремченко В.ф. и одобрены решением коллегии Росархива.

Основные правила, определяют порядок хранения управленческих документов в учреждениях, в том числе и негосударственных. В Основных правилах в общих чертах определена методика составления номенклатуры дел организаций, содержатся правила формирования, хранения дел, проведение экспертизы ценности.

Перечень - этим нормативным актом установлены сроки хранения важнейших документов, которые составляются и используются в процессе деятельности учреждений. В Перечень включены управленческие документы негосударственных организаций и предприятий.

Перечень построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организации: организационно-распорядительную и правовую деятельности, планирование, финансирование, учет и отчетность, кадровое обеспечение, трудовые отношения, материально-техническое обеспечение, административно-хозяйственные вопросы, социально-бытовые вопросы и др. Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости.

Сроки хранения типовых документов должны обязательно учитываться при подготовке номенклатуры дел, формировании документов в дела. А на нетиповую документацию, Перечнем не могут быть установлены сроки хранения таких документов. Необходимо так же руководствоваться ведомственными (отраслевыми) перечнями, в которые включены специфические документы, образующиеся в деятельности организаций определенной отрасли. Если есть расхождения в сроках между типовыми и ведомственными перечнями, то действует тот срок, который указан в типовом перечне.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее именуется - Типовая инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами, содержится методика составлении номенклатур дел.

Цели, задачи Изучение нормативно-методической базы используемой при составлении номенклатур дел учреждения

номенклатура делопроизводство документ общегосударственный

ГЛАВА 1. ОБЩЕГОСУДАРСТВЕННЫЕ НОРМАТИВНО-методические документы

В качестве нормативно-методической базы при составлении номенклатур дел следует руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций, ГОСТом Р 6.30-2003. "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Перечнем типовых управленческих документов с указанием сроков хранения.

Основные правила используют максимально возможное количество шаблонов и форм документов. В первую очередь они ориентированы на архивы учреждений, являющиеся источниками комплектования Государственного архивного фонда (ГАФ). Для организаций не являющимися источниками комплектования ГАФ Основные правила носят рекомендательный характер (за исключением части документов, относимой к ГАФ в случае ликвидации организации).

Перечень включает типовые документы, образующиеся при документировании общих для всех учреждений, организаций функций управления, и предназначен для организации всех форм собственности.

Перечень не содержит конкретных наименований документов, а лишь их обобщенное наименование.

Сроки хранения документов Перечня обязательны для всех организаций, независимо от того, являются ли они источниками комплектования архивных учреждений или нет. Учреждения по-разному применяют указанные в перечнях сроки хранения - те из них, кто передает свои документы на государственное или муниципальное хранение.

Для учреждений, документы которых не поступают на хранение в архивные учреждения (в соответствии с Перечнем), предусмотрен следующий порядок применения постоянного срока. Государственные и муниципальные организации хранят эти документы в течение 10 лет, негосударственные - не менее 10 лет. Дальнейший срок хранения документов определяется в соответствии с действующим законодательством и необходимостью практического использования документов. Определенные категории документов (например, нормативно-правового характера) следует хранить в организациях всех форм собственности до ликвидации данных организаций и в номенклатуре в таком случае в графе 4 делается отметка «До ликвидации организации». Отметка «ЭПК», проставления в Перечне к отдельным видам документов, означает, что в этих документах может содержаться информация, имеющая научно-историческое значение. Такие документы тщательно изучаются и при необходимости отбираются на государственное или муниципальное хранение.

Отметка «До минования надобности» означает, что документы, содержащиеся в деле, имеют только практическое значение и хранятся в организации до тех пор, пока надобность в них отпадет.

Все вышеизложенное приводит к тому, что определение сроков хранения весьма интересная и запутанная задача. Для ее решения необходимо использовать различные виды законодательных и нормативных актов, а также учитывать собственные интересы организации, и целый ряд других факторов.

ГЛАВА 2. МЕТОДИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ ВЫШЕСТОЯЩИХ ОРГАНИЗАЦИЙ

Примерная номенклатура дел. В первую очередь она предназначена для того, чтобы, облегчить работу по составлению номенклатур дел конкретных организаций, обеспечить качество этих номенклатур и унифицировать их структуру. Примерная номенклатура дел в этом смысле является базой (основанием) для создания номенклатур дел конкретных организаций. Квалифицированно составленные примерные номенклатуры дел максимально полно отражают схему документирования деятельности всего ряда охватываемых ею организаций, всех их функций и задач, тем самым, обеспечивая полноту сохраняемых информационных ресурсов организаций. Можно говорить о том, что примерная номенклатура дел является рекомендацией, ориентиром для достижения высокого качества разрабатываемой в организации номенклатуры дел.

Вместе с тем, примерная номенклатура дел способствует и решению задач унификации структуры государственных и негосударственных систем документирования, их сопоставимости в условиях информатизации. При проектировании автоматизированных систем документационного обеспечения управления примерная номенклатура дел и составленные на ее основе номенклатуры дел организаций могут быть использованы в качестве классификаторов документированной информации. В условиях развивающихся электронных делопроизводственных технологий примерная номенклатура дел, как и индивидуальная, должна включать документы, как в традиционном, так и в электронном виде (о чем делается соответствующая отметка в графе "Приложения".) Примерная номенклатура дел может функционировать и использоваться как в традиционном (бумажном), так и в электронном виде. Не нужно сбрасывать со счета и то, что в результате использования примерных номенклатур дел организациями достигается существенный экономический эффект за счет снижения трудоемкости работ по составлению индивидуальных номенклатур дел.

В примерных номенклатурах дел определяется наиболее эффективная структура дел, их информативные наименования, порядок расположения и сроки хранения на основании нормативных документов.

Практически все организации, независимо от сферы деятельности, формы собственности и иных особенностей, имеют те или иные аналогичные типовые управленческие функции и, соответственно, типовые управленческие системы документации. К последним относятся те, которые в качестве унифицированных систем документации включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД, ОК 011-93): организационно-распорядительная документация, включающая комплекс кадровых документов; первичная учетная документация; банковская документация; финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций; отчетно-статистическая документация; учетная и отчетная бухгалтерская документация предприятий; документация по труду; документация пенсионного фонда РФ; внешнеторговая документация.

Типовыми для всех организаций являются также документы по долгосрочному и краткосрочному планированию их деятельности, административно-хозяйственному обслуживанию, налогообложению, учредительные, договорные и другие документы, которые не вошли в ОКУД.

Названные управленческие функции документируются в принципе одинаково во всех организациях на основании имеющихся унифицированных форм и документов и в соответствии с делопроизводственной традицией. Поэтому однотипность состава документов, входящих в унифицированные системы, и сроков их хранения является основой унификации структуры номенклатур дел.

Для грамотного составления номенклатуры дел, необходимо использовать нормативные документы, которые разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций, поскольку они могут содержать специфические документы отрасли. Используя примерные (типовые) номенклатуры дел, иногда нет необходимости обращаться к законодательным и нормативным актам РФ.

ГЛАВА 3. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ УЧРЕЖДЕНИЯ

Для того чтобы выявить все документируемые участки работы, необходимо внимательно изучить состав и содержание документов всех отделов и служб учреждения.

Номенклатура дел организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатур дел структурных подразделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК (ЭК)) организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждается руководителем организации. Организации, не сдающие документы на государственное хранение, номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем.

В качестве нормативно-методической базы при составлении номенклатур дел следует руководствоваться уставами или положениями об организациях, типовыми структурами организаций, планами и отчетами об их работе, штатными расписаниями классификаторами, справочными картотеками, номенклатурами дел за прошедшие годы, ведомственными инструкциями по делопроизводству, в которых определяется состав документов и правила документирования управленческой и иной деятельности организаций.

Когда необходимо установить круг вопросов, входящих в компетенцию конкретной организации, то он устанавливается на основании положений, уставов, учредительных и распорядительных документов о ее образовании или реорганизации, изменениях ее структуры.

Но одним составом документов ограничиваться нельзя. Самый трудоемкий этап составления номенклатуры дел - это изучение документов текущего делопроизводства и документов прошлых лет, хранящихся в службе документационного обеспечения управления и отделах учреждения.

При составлении индивидуальных номенклатур дел следует использовать законодательные и нормативные акты Российской Федерации, Перечень, Основные правила, примерные, типовые номенклатуры дел базовых организаций, которые соответствуют требованиям, предъявляемым архивными учреждениями.

Архивная служба контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь при составлении номенклатуры дел.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Подводя итог вышеизложенному, можно отметить, что номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.

Работа по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом, координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. Квалифицированно составленные номенклатуры дел максимально полно отражают схему документирования деятельности учреждения, всех ее функций и задач, тем самым, обеспечивая полноту сохраняемых информационных ресурсов организаций.

Номенклатура дел - достаточно сложный документ, и для ее составления требуются специальные знания, и небольшим коммерческим фирмам, не имеющим специально подготовленных работников в области документального обеспечения управления, лучше заказать номенклатуру дел на хозрасчетной основе в архивных учреждениях.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ И ИСТОЧНИКОВ

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения: утв. Главархивом СССР 25.05.1988: - М., 1991. - 53 с.

2. ГОСТ 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения; введ. 01.01.99. -М.: Изд-во стандартов, 1999. - 9 с.

3. Основные правила работы архивов организаций: утв. Росархивом 06.02.2002. - М., 2002. - 80 с.

4. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: утв.Фед.арх.службой 07.11.2000: - М., 2001. - 42 с.

5. Делопроизводство: учебник для вузов/ Т.А.Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимовович (и др.). - М.: ЗАО «МЦФЭР» , 2004.-544 с.

6. Кузнецова Т.В. Секретарское дело/ Т.В.Кузнецова. - изд. 4-е, испр. - М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2001.-328 с.

7. Секретарское дело: ежемес. журн. / № 3 (1).- Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1996.-000 с.

8. Секретарское дело: ежемес. журн. / № 1 (18).- Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000.-000 с.

9. Секретарь-референт: ежемес. журн. / № 1 (13).- ООО «Проф.издательство», 2004.-96 с.

10. Секретарь-референт: ежемес. журн. / № 3 (15).- ООО «Проф.издательство», 2004.-96 с.

11. Справочник секретаря и офис-менеджера: ежемес. журнал. / № 3 - ЗАО «МЦФЭР» , 2004.-111 с.

12. Справочник секретаря и офис-менеджера: ежемес. журнал. / № 3 (март). - ЗАО «МЦФЭР» , 2005.-111 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Наименование организации

Наименование структурного подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

__________ No. ______

(место составления)

На _____________ год

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК структурного

подразделения

от _____________ No. _________

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного

за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

25.12.2005

Итоговая запись о количестве дел, заведенных в 2005 г.

Всего 11 (одиннадцать) дел

25.12.2005

Размещено на Allbest.ru