Облік розрахунків з підзвітними особами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Вступ

В умовах ринкової економіки бухгалтерський облік є особливо важливою функцією ефективного управління виробничими і комерційними структурами, знаряддям контролю за раціональним і економічним використанням ресурсів з метою досягнення комерційного успіху і виконання фінансових обов'язків перед державою.

Опанування знаннями бухгалтерського обліку, контролю і аналізу господарської діяльності з метою виявлення слабких місць у роботі підприємств і знаходження шляхів подальшого покращення їх роботи є головною метою керівника підприємства, бухгалтера, економіста, менеджера.

Виникненню нових підходів до бухгалтерського обліку на державних, приватних, спільних підприємствах, у міжнародних об'єднаннях сприяє ринкова економіка.

Чітка побудова бухгалтерського обліку підвищує роль його як основного засобу за додержанням режиму економії і комерційного успіху в усіх підприємствах.

Актуальність теми “Організація обліку розрахунків з підзвітними особами” на підприємстві ЗАТ “Інжстрой” є те, що на шляху підготування й оформлення відрядження виникає велика кількість питань організаційного характеру, наприклад яку саме суму готівки потрібно надати відрядженому, з якого часу офіційно працівник буде вважатися відрядженим тощо. Також важливим є удосконалення організації розрахунків, зокрема безготівкових, та розрахунків відповідно до економічних відносин ринкового спрямування.

Метою курсової роботи “Облік розрахунків з підзвітними особами” є дослідити актуальність на підприємстві, визначити шляхи вдосконалення, зробити висновки та внести свої пропозиції щодо даної теми.

Основне завдання: визначити економічну сутність теми, дослідити характеристику підприємства, зазначити нормативне регулювання, вказати первинний облік та синтетичний, охарактеризувати нормативні документи, надати організаційно-економічну характеристику.

Об'єктом дослідження є ЗАТ “Інжстрой”. Джерела накопичення курсової роботи: нормативні документи, періодичні видання, облікові регістри, первинні документи, фінансова звітність підприємства.

1. Теоретичні основи обліку розрахунків з підзвітними особами

1.1 Поняття та завдання обліку розрахунків з підзвітними особами

Більшість розрахунків підприємств здійснюється в безготівковій формі, а значна її частина - готівкою через підзвітних осіб.

Підзвітними особами є працівники підприємства, яким в обмежених розмірах видаються аванси на деякі операційно-господарські витрати, які не можуть бути здійснені безготівковими розрахунками, а також на відрядження.

Підзвітні суми - це суми видані авансом штатним працівникам підприємства на певні строки та на певні цілі, на проведення витрат, які не можливо здійснити через безготівкові розрахунки.

Підзвітні суми на підприємстві видаються на такі цілі:

· на господарські видатки;

· на службові відрядження.

Службове відрядження - це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний термін до іншого населеного пункту для виконання службового доручення не за місцем його постійної роботи.

Готівка на відрядження або під звіт видається працівникам підприємства на підставі їх письмової заяви за дозволом керівника в разі відсутності заборгованості працівника за раніш отримані аванси.

Організація обліку розрахунків з підзвітними особами передбачає використання таких завдань:

· визначення кола штатних посад, які мають право отримувати кошти під звіт;

· встановлення ліміту підзвітних сум до отримання щодо кожного структурного підрозділу підприємства;

· визначення механізму видачі грошей під звіт та порядку звітування за витраченими підзвітними коштами.

1.2 Організація розрахунків з підзвітними особами

На кожне придбання товарно-матеріальних цінностей необхідне розпорядження керівника, окрім випадків, якщо в службові обов'язки працівника підприємства входить придбання товарно-матеріальних цінностей, то на кожен факт придбання розпорядження керівника не потрібне, але з ним укладається договір на повну матеріальну відповідальність. Список таких осіб складається бухгалтером і затверджується керівником підприємства (тільки на господарські потреби).

Особи, які одержали готівку під звіт, зобов'язані подати до бухгалтерії підприємства звіт про витрачені (або з якихось причин частково чи повністю не витрачені) суми не пізніше:

· 10 робочих днів з дня видавання готівки під звіт - на закупівлю сільськогосподарської продукції та її заготівлю вторинної сировини і металобрухту;

· наступного робочого дня після видавання її під звіт - на всі інші виробничі (господарські) потреби.

Якщо з каси підприємства його працівнику одночасно видана готівка на відрядження та кошти під звіт для розв'язання у цьому відрядженні виробничих та господарських питань (у тому числі й для закупівлі сільськогосподарської продукції та заготівлі вторинної сировини чи металобрухту), то підзвітна особа не залежно від строку відрядження протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження повинна подати до бухгалтерії підприємства одночасно звіт про суму, що була їй видана для розв'язання виробничих (господарських) питань, та авансовий звіт про витрачені кошти безпосередньо на відрядження.

У тих випадках, коли філії, дільниці та інші підрозділи підприємства знаходяться в іншій місцевості, місцем постійної роботи вважається той підрозділ, робота в якому обумовлена трудовим договором (контрактом). Службові поїздки працівників, постійна робота яких проводить в дорозі або має роз'їзний (пересувний) характер, не вважається відрядженнями, якщо інше не передбачене законодавством, колективним договором, трудовим договором (контрактом) між працівником і власником (або уповноваженою ним особою).

Витрати на відрядження особа, яка перебуває в трудових відносинах з платником податку, включаються до складу валових витрат платника податку лише за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з основною діяльністю підприємства, а саме: запрошень сторони, яка приймає і діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що скеровує у відрядження; укладеного договору (контракту) та інших документів, які відреагують або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, які проводяться за тематикою, що стосується основної діяльності підприємства, яке відряджає працівника.

Підприємство, що відряджає працівника, зобов'язане забезпечити його грошовими коштами (авансом) у розмірах, установлених нормативно-правовими актами про службові відрядження. Аванс відрядженому працівникові може видаватися готівкою або перераховуватися у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосування платіжних карток.

Підтвердними документами є розрахункові документи відповідно до Законів України "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг" та "Про оподаткування прибутку підприємств".

Окремим видом витрат, що не потребують документального підтвердження, є добові витрати (видатки на харчування та фінансування інших особистих потреб фізичної особи), норми яких встановлені відповідно до Постанови № 663. Добові витрати відшкодовуються в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту.

Днем вибуття відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття із відрядження - день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. При відрядженні транспортного засобу до 24-ї години включено днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0-ї години і пізніше - наступна доба. Якщо станція, пристань аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений, у строк відрядження зараховується час, який потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналітично визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.

На працівника, який перебуває у відрядженні, поширюються такі умови робочого часу:

· режим робочого часу того підприємства, до якого він відряджений;

· замість днів відпочинку, не використаний час відрядження, інші дні відпочинку, після повернення з відрядження не надаються;

· якщо працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, то, відповідно до статей 72 та 107 Кодексу законів про працю, такому працівнику надається інший день відпочинку або здійснюється оплата в подвійному розмірі таким чином:

1) працівникам з відрядною оплатою праці - за подвійними відрядними розмірами;

2) працівникам, праця яких оплачується за годинними або денними ставками, - у розмірі подвійної годинної або денної ставки;

3) працівникам, які одержують місячний оклад - у розмірі одинарної годинної або денної ставки понад оклад, якщо робота у святковий і неробочий день провадилася у межах місячної норми робочого часу, і в розмірі подвійної годинної або денної ставки понад оклад, якщо робота провадилася понад місячну норму.

· якщо працівник відбуває у відрядження у вихідний день, то йому після повернення з відрядження в установленому порядку надається інший день відпочинку;

· якщо наказом про відрядження передбачено повернення працівника з відрядження у вихідний день, то працівникові може надатися інший день відпочинку відповідно до законодавства у сфері регулювання трудових відносин.

За відрядженим працівником зберігається місце роботи (посада) та середній заробіток за час відрядження, в тому числі й за час перебування в дорозі. Середній заробіток за час перебування працівника у відрядженні зберігається на всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи.

Підприємство відповідно до підпунктів 5.4.8 пункту 5.4 статті 5 Законі України "Про оподаткування прибутку підприємств" може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження: витрат на наймання житлового приміщення, на побутові послуги, транспортні ті інші витрати. Розмір добових витрат, що виплачуються працівникам, направленим у відрядження підприємствами, не може бути нижчім ніж норми добових витрат, установлених працівникам, які направляються у відрядження підприємствами, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, залежно від країни відрядження. Указані в цьому абзаці обмеження запроваджуються наказом (розпорядженням) керівництва підприємства.

Для прийняття рішення про відрядження працівників підприємства на розгляд керівника подають погоджену із заступниками керівника відповідно до розподілу функціональних обов'язків та підписану керівником департаменту (начальником самостійного управління, відділу, сектору) службову записку. Службова записка повинна містити посилання на документи, що підтверджують зв'язок такого відрядження з основною діяльністю підприємства, а саме запрошень сторони, якам приймає, і укладеного договору (контракту) та інших документів, які регулюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, які проводяться за тематикою, що стосується основної діяльності підприємства.

Термін відрядження в межах України визначається керівником або його заступником, але не може перевищувати 30 календарних днів. Термін відрядження працівників, які направляються для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, не повинен перевищувати терміну будівництва об'єктів.

Заробітна плата переказується поштою відрядженому працівникові на його прохання за рахунок підприємства, що його відрядило.

На час відрядження особи, яка працює за сумісництвом, середній заробіток зберігається на тому підприємстві, що його відрядило. У разі направлення працівника у відрядження одночасно з основної роботи й роботи за сумісництвом середній заробіток зберігається за ним на обох посадах, а видатки для відшкодування витрат на відрядження розподіляються між підприємствами, що направляли працівника у відрядження, за згодою між ними.

За кожний день (включаючи день від'їзду та приїзду) перебування працівника у відрядженні в межах України, враховуючи вихідні, святкові й не робочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимішеними зупинками), йому виплачуються добові в межах граничних норм, установлених Постановою № 663.

Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні.

При відрядженні працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу.

Якщо відсутні відмітки в посвідченні про відрядження, то добові не виплачуються.

Підприємство за наявності підтвердних документів (в оригіналі) відшкодовує витрати відрядженим працівникам на:

· наймання жилого приміщення:

o в розмірі фактичних витрат з урахуванням побутових послуг, що надаються в готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу), за користування холодильником, телевізором, телефоном (крім витрат на телефонні переговори) тощо;

o плата за бронювання місця в готелях у розмірі не більш як 50 відсотків його вартості за одну добу, згідно з поданими підтвердними документами в оригіналі;

o витрати на наймання жилого приміщення за час вимушеної зупинки в дорозі, що підтверджуються відповідними документами, відшкодовуються в порядку й розмірах, передбачених цим пунктом;

· проїзд:

o до місця відрядження і назад в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов'язаних із придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, та страхових платежів на транспорті;

o транспортом загального користування (крім таксі) до станції, пристані, аеропорту, якщо вони розташовані за межами населеного пункту, де постійно працює відряджений, або до місця перебування у відрядженні;

o міським транспортом загального користування (крім таксі) за місцем відрядження (згідно з підтвердними документами) відповідно до маршруту, погодженого з керівником.

З наявності декількох видів транспорту, що зв'язує місце постійної роботи з місцем відрядження, адміністрація може запропонувати відрядженому працівникові вид транспорту, яким йому слід користуватися. У разі відсутності такої пропозиції працівник самостійно вирішує питання про вибір виду транспорту.

· витрати на оплату податку на додану вартість за проїзд, користування в поїздах постільними речами та наймання жилого приміщення.

Крім названих витрат, відрядженому працівникові відповідно до Постанови № 663 відшкодовуються, у межах граничних норм, не підтверджені документально витрати на харчування та фінансування інших власних потреб - добові витрати, що з'явилися у зв'язку з відрядженням.

Таблиця 1. Розмір добових витрат під час відрядження (для працівників не бюджетних установ)

Умови витрат	В межах України	За кордоном
1	2	3
Розмір добових якщо до готельного рахунку
Уразі коли до рахунків на оплату вартості проживання у готелях не включаються витрати на харчування	30.00 грн.	280.00 грн.
Уразі коли до рахунків вартості проживання у готелях включаються витрати на: - одноразове харчування - дворазове харчування - триразове харчування	24.00 грн. 18.00грн. 12.00 грн.	224.00 грн. 154.00 грн. 98.00 грн.

У разі тимчасової непрацездатності відрядженого працівника йому на загальних підставах відшкодовуються витрати на наймання житлового приміщення (крім випадків, коли відряджений працівник перебуває на соціальному лікуванні) і сплачуються добові протягом усього часу, поки він не може за станом здоров'я приступити до виконання покладеного на нього службового доручення або повернутися до місця свого постійного проживання, але на строк не більше двох місяців.

Тимчасова непрацездатність відрядженого працівника, а також неможливість за станом здоров'я повернутися до місця постійного проживання повинні бути засвідчені в установленому порядку.

За період тимчасової непрацездатності відрядженому працівникові на загальних підставах виплачується допомога з тимчасової непрацездатності. Дні тимчасової непрацездатності не включаються до строку відрядження.

За час затримки в місці перебування у відрядженні без поважних причин працівникові не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на наймання житлового приміщення та інші витрати.

Відрядженому працівникові перед від'їздом у відрядження видається грошовий аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, наймання житлового приміщення і добові. Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження. Сума надміру витрачених коштів (залишків коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, наданих на відрядження) підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства, що їх надало, у вставленому законодавству порядку. Разом із звітом подається посвідчення на відрядження, оформлене в установленому порядку, і документи в оригіналі, що підтверджують вартість понесених у зв'язку з відрядженням витрат.

Витрати у зв'язку з відрядженням, що не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), працівникові не відшкодовуються.

Витрати у зв'язку з поверненням відрядженим працівником квитка на потяг, літак або інший транспортний засіб можуть бути відшкодовані з дозволу керівника підприємства лише з поважних причин (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження тощо) за наявності документа, що підтверджує витрати.

Відрядження за кордоном здійснюється відповідно до наказу (розпорядження) керівника підприємства після затвердження завдання, в якому визначаються мета виїзду, термін, умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням подається його копія з перекладом), і кошторису витрат.

Термін відрядження визначається керівником, але не може перевищувати 60 календарних днів. Термін відрядження працівників, які направляються за кордон за зовнішньоекономічними договорами (контрактами) для здійснення монтажних, налагоджувальних, ремонтних, проектних, проектно-пошукових, будівельних, будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт, шефмонтажу та авторського накладу під час будівництва, не повинен перевищувати одного раку.

Підприємства, що направляють працівників у відрядження за кордон, зобов'язані забезпечити їх коштами в національній валюті країни, куди відряджаються працівники, або у вільно конвертованій валюті як аванс на поточні витрати у розмірах згідно з установленими нормами та з урахуванням положень підпункту 5.4.8 пункту 5.4 статті 5 Закону України "Про оподаткування прибутку підприємства". Якщо при видачі авансу загальна сума в іноземній валюті має добову частину, то можливе застосування арифметичного правила округлення до певної одиниці.

Працівникам, яких направляють у відрядження, добові виплачують в іноземній валюті у сумі, що в еквіваленті за офіційним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком на день видачі коштів із каси уповноваженого банку, не перевищує визначених граничних норм добових витрат.

Відповідно до постанови Правління Національного баку України від 26.03.98 № 119 "Про затвердження Правил використання готівкової іноземної валюти на території України" для отримання іноземної валюти готівкою з поточного рахунку, а також для придбання у банку дорожніх чеків у вільно ви конвертованій валюті на відрядження за кордон до уповноваженого банку подається заявка юридичної особи, в якій зазначаються:

· номер і дата наказу (розпорядження);

· прізвище, ім'я, по батькові осіб, які виїжджають за кордон;

· термін перебування за кордоном;

· розрахунок передбачених витрат.

Також подається доручення на отримання коштів на відрядження у касі уповноваженого банку.

Документи, що надаються для виплати іноземної валюти на відрядження за кордон, залишаються в уповноваженому банку.

Також надається розрахунок витрат юридичної особи - резидента або постійного представництва юридичної особи - нерезидента, але в сумі, що не перевищує на одного працівника 300 доларів США готівкою на добу чи в еквіваленті цієї суми і іншій іноземній валюті за офіційним курсом гривні до іноземних валют, встановленим Національним банком України на день видачі коштів з каси уповноваженого банку, для оплати добових та витрат за наймання житлового приміщення за кордоном.

Для забезпечення транспортних витрат працівника за кордоном під час відрядження видача готівки здійснюється в сумі до 100 доларів США на одного працівника чи в еквіваленті цієї суми і іншій іноземній валюті за офіційним курсом гривні до іноземних валют, встановленим Національним банком України.

Виплата коштів на представницькі витрати (організацію та інших офіційних заходів за кордоном) юридичним особам - резидентам та постійним представництвам юридичних осіб - нерезидентів для працівників, які від'їжджають за кордон, здійснюється уповноваженим банком відповідно до чинного законодавства України за наданою заявкою.

Загальна сума іноземної валюти готівкою та/або дорожніх чеків міжнародних платіжних систем у вільно конвертованій валюті, що може бути видана одному працівнику-резиденту чи нерезиденту на відрядження за кордон, не може перевищувати суми, установленої Інструкцією про переміщення валюти України, іноземної валюти, банківських металів, платіжних документів, інших банківських документів і платіжних карток через митний кордон України, затвердженою постановою Правління Національного банку України від 12.07.2000 № 283 (далі - Інструкція № 283).

Якщо сума витрат на відрядження перевищує встановлені норми вивезення іноземної валюти, то для здійснення розрахунків за кордоном використовується корпоративна пластикова картка однієї з міжнародних платіжних систем.

За наявності документів в оригіналі, що підтверджують вартість цих витрат за час перебування у відрядженні працівникові відшкодовуються витрати на:

· проїзд (включаючи попереднє замовлення квитків, користування постільними речами в поїздах, оплату аеропорт них зборів, перевезення багажу) як до місця відрядження й назад, так і за місцем відрядження;

· оплату рахунків за проживання в готелях (мотелях) або наймання інших житлових приміщень, а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, білизни, взуття), за користування холодильником, телевізором (крім каналів, за які встановлено окрему плату), кондиціонером;

· оплату телефонних рахунків;

· оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), на комісійні (в разі обміну валютних коштів), обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування в місці відрядження, включаючи будь-які збори та податки, що підлягають сплаті у зв'язку зі здійсненням таких витрат.

За кожен день перебування у відрядженні працівникові виплачуються добові відповідно до Постанови № 663 в розмірі 280 грн.

Фактичний час перебування у відрядженні за кордоном визначається:

· у разі відрядження з України до країн, з якими встановлено повний прикордонний митний контроль, - за відмітками контрольно-пропускних пунктів Прикордонних військ України в закордонному паспорті або документі, що його замінює;

· у разі відрядження з України до країн, з якими не встановлено або спрощено прикордонний контроль, - згідно з відмітками сторони, яка відряджає, та сторони, яка приймає, у посвідченні про відрядження;

· у разі відсутності відміток до вищенаведених пунктів добові витрати відрядженому працівникові не відшкодовуються.

Виїзд у відрядження за кордон і повернення в Україну в один і тай самий день вважається одним днем відрядження.

Добові витрати за час перебування у відрядженні відшкодовуються в межах граничних норм:

· за кожний день відрядження, включаючи день вибуття та прибуття;

· у разі включення витрат на харчування до рахунків на наймання житлового приміщення, проїзних документів та у випадках, коли відряджені працівники за умовами запрошення забезпечуються стороною, яка приймає, безкоштовним харчуванням у країні перебування (дорозі), - в межах граничних норм з урахуванням кількості разів харчування на добу. Залежно від кількості разів харчування на добу окремо;

· якщо дата вибуття у відрядження до країн, з якими встановлено повний прикордонний митний контроль, або дата повернення з них не збігається з датами за відмітками контрольно-пропускних пунктів Прикордонних військ України в закордонному паспорті чи документі, що його змінює, то добові витрати за час проїзду територією України відшкодовуються відповідно до порядку, передбаченого для відрядження у межах України. При цьому за дні перетину кордону України (в обох напрямках) відповідно до вказаних відміток добові витрати відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон;

· якщо відряджений перебуваючи в дорозі до країни, з якою не встановлено чи спрощено прикордонний контроль, або повертаючись з такої країни, має пересадку на інший транспортний засіб або зупинку в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України, то відшкодування витрат на відрядження за період проїзду територією України здійснюється в порядку, передбаченому для службових відряджень у межах України.

При цьому добові витрати з дня останньої пересадки та інший транспортний засіб (вибуття з готелю, мотелю, іншого житлового приміщення) на території України під час прямування у відрядження за кордон і до дня першої пересадки на інший транспортний засіб (зупинки в готелі, мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України (включно) під час повернення в Україну відшкодовуються за нормами, встановленими для відрядження за кордон. У разі якщо день вибуття у відрядження або день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи збігається з днем вказаної пересадки (зупинки), добові витрати за відповідний день вибуття або прибуття відшкодовуються за нормами, встановленими для відрядження за кордон. У разі відсутності такої пересадки (зупинки) добові витрати відшкодовуються за кожний день відрядження, включаючи день вибуття та прибуття, - за нормами встановленими для відряджень за кордон.

Працівнику підприємства, направленому на роботу в зарубіжні країни терміном, що перевищує 60 календарних днів, який отримує в період перебування за кордоном заробітну плату в іноземній валюті (або якому відшкодовуються добові витрати відповідно до абзацу другого пункту 11(1) постанови №663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон"), у разі відрядження у межах країни перебування та до інших країн добові витрати відшкодовуються в іноземній валюті у сумі, що в еквіваленті за офіційним курсом гривні до іноземних валют, встановленим Національним банком на день складання кошторису витрат на відрядження, не перевищує граничних норм добових витрат.

З дозволу керівника може братися вимушена затримка у відрядженні (у разі захворювання, відсутності транспортних квитків, відміни авіарейсів, ремонту транспортного засобу або інших причин, не залежних від працівника) за наявності підтверджених документів в оригіналі. При цьому загальний термін відрядження не може перевищувати 60 календарних днів. Рішення про продовження терміну керівник приймає після прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи на підставі його доповідної записки, його відповідно оформити відповідним наказом (розпорядженням) керівника підприємства. За час затримки у відрядженні без поважних причин працівникові не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на наймання житлового приміщення та інші витрати.

Якщо сторона, яка приймає, забезпечує відрядженого за кордон працівника додатковими валютними коштами у вигляді компенсації поточних витрат (крім витрат на проїзд до країни призначення і назад та на наймання житлового приміщення) або добових витрат, то сторона, яка відряджає, виплату йому добових витрат зменшує на суму додатково наданих коштів. Якщо сума, надана стороною, яка приймає, більша або довіряє встановленим нормам добових витрат, то сторона, яка відряджає, виплату добових витрат не проводить.

Якщо працівник отримав аванс на відрядження за кордон і не виїхав, то він повинен протягом трьох робочих днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти в тих грошових одиницях, яких було видано аванс.

Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження. У межах строків, визначених Законом України "Про податок з доходів фізичних осіб" для подання звіту про використання коштів, наданих на відрядження, керівник підприємства (у разі відсутності - його заступник) зобов'язаний прийняти рішення щодо затвердження цього звіту.

Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, наданих на відрядження) підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства, що їх надало, у грошових одиницях, в яких було надано аванс, у встановленому законодавством порядку.

Разом із звітом про використання коштів, наданих на відрядження, подаються документи (в оригіналі), що підтверджують вартість оплачених витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, платіжною карткою, безготівковим перерахунком). У разі відрядження до країн, з якими встановлено повний прикордонний митний контроль, до звіту також додаються завірені відділом кадрів або головним бухгалтером ксерокопії сторінок закордонного паспорта чи документа, що його змінює, з прізвищем відрядженого працівника, відмітками про перетин кордону і візою країни відрядження (у разі відрядження до країн, з якими встановлено візовий контроль).

У разі не повернення працівником залишку коштів у визначений термін відповідна сума стягується з нього підприємством у встановленому чинним законодавством порядку.

Якщо для останнього розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, то виплата здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банкам України на день погашення заборгованості, але не пізніше третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, наданих на відрядження.

У разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти, в який видано аванс, на національну валюту країни відрядження перерахунок витрат, здійсненні у відрядженні, що підтверджені документально, здійснюється виходячи з крос-курсу, розраховано за офіційним обмінним валютним курсом, що встановлений Національним банком України на день затвердження звіту про використання коштів, наданих на відрядження.

Дозвіл (погодження) керівника установи на відшкодування витрат понад встановлені норми оформлюється письмово у довільній формі.

Для повернення в Україну сум поданих на додану вартість з одержаних під час службових відряджень за кордон і оплачених працівником підприємства послуг підприємство має право використовувати оригінали розрахункових, платіжних та інших документів, які подаються разом з авансовим звітом. На період тимчасової відсутності загальних документів до авансового звіту повинні бути прикладені їхні нотаріально завірені копії.

Згідно П(С)БО № 10 дебіторська заборгованість за виданим на витрати з відрядження авансом визнається немонетарною і визначається за валютним курсом на дату видачі авансу. Фактичні витрати відрядженого працівника в іноземній валюті, що визначаються відповідно до затвердженого авансового звіту, перераховуються у валюту звітності за валютним курсом на дату одержання авансу з включенням до адміністративних, загальновиробничих витрат, витрат на збут. Якщо фактичні витрати працівника в іноземній валюті в затвердженому авансовому звіті більші від авансу, то таке перевищення підлягає перерахунку і включенню до витрат за валютним курсом на дату затвердження авансового звіту, а кредиторська заборгованість, що утворилася, вважатиметься монетарною і підлягатиме перерахунку на кожну дату балансу до погашення боргу перед працівником.

Відповідно до Інструкції № 283 вивезення іноземної валюти, чеків за межі України фізичними особами, що від'їжджають у службові відрядження, дозволено:

· за умови усного декларування митному органу іноземної валюти готівкою та/або дорожніми чеками для фізичних осіб - резидентів та нерезидентів на суму до 3000 доларів США або еквівалент цієї суми і іншій іноземній валюті за офіційним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком на день перетинання митного кордону;

· з обов'язковим зазначенням у митній декларації фізичними особами резидентами та нерезидентами:

o іноземної валюти, чеків, що ввезені раніше в Україну на закордонних підставах (за наявності митної декларації на їх увезення);

o коштів загальною сумою до 10000 доларів США або еквівалент цієї суми в іншій іноземній валюті за офіційним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком на день оформлення митної декларації, готівкою та/або дорожніми чеками за довідкою уповноваженого банку на вивезення іноземної валюти та чеків, витрачених в іноземній валюті, при виїзді в службове відрядження в межах України за формою 01с;

o фізичними особами - нерезидентами - чеків, що були надіслані в Україну з дотриманням вимог законодавства України.

При виїзді делегації за межі України за однією довідкою на вивезення іноземної валюти за формою 01с дозволяється вивезення з України через підзвітну фізичну особу іноземної валюти тільки для членів делегації, які фактично перетинають митний кордон України і прізвища яких зазначені в копії наказу про склад делегації.

1.3 Нормативне регулювання обліку розрахунків з підзвітними особами

Нормативне регулювання обліку розрахунків з підзвітними особами здійснюється за допомогою таких нормативно-правових джерел:

Кодекс законів про працю України від 10.12.1997р. (зі змінами і доповненнями) передбачає статті, які стосуються підзвітних осіб, а саме:

· гарантії і компенсації при службових відрядженнях: визначає категорії витрат на відрядження (добові; на проїзд до місця призначення і назад; на проживання з урахуванням наданих у готелі побутових послуг; на оплату телефонних рахунків; на оформлення закордонних паспортів, віз, обов'язкове страхування, сплату податків і зборів, переклади та інших витрат, пов'язаних з правилами в'їзду та перебування в місці відрядження, бронювання місця в готелі), а також гарантує зберігання за відрядженими працівниками місця роботи і середнього заробітку протягом усього часу відрядження.

· заборону залучення вагітних жінок і жінок, що мають дітей віком до трьох років, до нічних, надурочних робіт, робіт у вихідні, направлення їх у відрядження.

Закон України “Про податок з доходів фізичних осіб” № 889-IV від 22.05.03р.(ст.9, п.9.10, пп..9.10.1 - 9.10.4). Згідно закону з 01.01.2004 року виник новий об'єкт оподаткування - суми перевиконаних коштів, стриманих у вигляді підзвіту або на відрядження, неповернуті платником податку чи повернуті невчасно. Звіт про використання коштів наданих на відрядження або під звіт надаватиметься за спеціально розробленою ДПА України формою протягом трьох банківських днів, що настають за датою закінчення відрядження або завершенням виконання операції за дорученням. Сума перевитрачених коштів підлягає поверненню в касу чи зарахуванню на розрахунковий рахунок до або в момент надання звіту:

· у разі повернення таких сум після граничного строку, аж в межах звітного місяця, на який припадає цей граничний строк, платник податку сплачує штраф у розмірі 15% від суми таких коштів;

· у разі неповернення таких сум у межах звітного місяця, на який припадає граничний строк, сума обкладається податком за ставкою 13%(з 01.01.04р. по 31.12.06р.) і 15% з 01.01.07р., а також сплата штрафу у розмірі 15% від суми таких коштів.

Закон України “Про оподаткування прибутку підприємств” №349- IV від 24.12.02р. Згідно до п.п.5.4.8 ст. 5 даного закону витрати відрядженої особи на проїзд(включено перевезення багажу) до місця відрядження і назад включаються до складу валових витрат лише за наявності підтверджуючих документів, які засвідчують зв'язок такого відрядження з основною діяльністю підприємства(участь відрядженої особи у переговорах, конференціях), а також до складу валових витрат відносяться не підтверджені документально витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи(добових витрат) понесених у зв'язку з її відрядженням, в межах норм, встановлених Кабінетом Міністрів України за кожний повний день відрядження, включаючи день від'їзду, з погляду Держкомпідприємництва, суб'єкт підприємницької діяльності - платник податку на прибуток має право віднести до валових витрат добові, що оплачуються відрядженому за кордон працівникові виходячи з розміру 231 грн. Незалежно від забезпечення чи незабезпечення його авансом у іноземній валюті. Не дозволяється відносити до складу витрат на харчування вартість алкогольних напоїв та тютюнових виробів, суми “чайових” включаються до рахунку згідно із законами країни перебування.

Постанова КМУ “Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордоном” № 663 від 23.04.98р. Відповідно до п.п.5.4.8 ст.5 Закону України “Про оподаткування прибутку підприємств” КМУ постановляє:

· граничні норми для працівників підприємств, установ і організацій всіх форм власності(крім державних службовців, а також інших осіб, які направлені у відрядження підприємствами, установами, організаціями, що повністю або частково утримуються за рахунок коштів бюджетів);

· норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон для державних службовців і працівників підприємств, установ і організацій, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджетів;

· підприємства, установи та організації, що направляють працівників у відрядження за кордон, зобов'язані забезпечити їх коштами у національній валюті країни, куди відряджається працівник або у вільно конвертованій валюті як аванс на поточні витрати у розмірах згідно з установленими;

· граничні межі терміну відрядження;

· витрати на проїзд державних службовців, також інших осіб, які направлені у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів відшкодовуються в комплексному випадку з дозволу керівника згідно з підтвердними документами.

Інструкція “Про службові відрядження в межах України та за кордон” №59 від 13.03.98р. визначає:

· порядок відрядження в межах України працівників підприємств усіх форм власності;

· порядок відрядження за кордон працівників підприємств усіх форм власності;

· додаткові обмеження для державних службовців та інших осіб які направляються у відрядження підприємствами, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів.

Порядок складання звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт № 440 від 19.08.03р. Підпунктом 9.10.2 п. 9.10. ст.9 Закон України “Про податок з доходу фізичних осіб” передбачено, що звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, подається за формою встановленою центральним податковим органом. Наказом ДПА України від 19.08.03р. № 440 затверджено форму Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, та порядок складання вказаного звіту, зареєстровані у Міністерстві юстиції України 09.10.03р. за № 915/8236.

Звіт про використання коштів наданих на відрядження або під звіт, передбачає звітування про суми витрачені на відрядження або взяті на використання цивільно-правових дій, розрахунок штрафу та суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті надміру витрачені кошти, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернуті в установлений термін.

Зазначена форма звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт почала використовуватись з 01.01.04р. одночасно з набранням чинності Законом України “Про податок з доходу фізичних осіб”.

Постанова КМУ “Розміри надбавок до норм добових витрат в іноземній валюті для окремих категорій працівників” № 997 від 11.07.02р.

Додаток до Постанови КМУ № 663 від 23.04.99р.(у редакції Постанови КМУ № 977 від 11.09.02р.) “Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон для державних службовців і працівників підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів”.

2. Організація обліку розрахунків з підзвітними особами на ЗАТ “Інжстрой”

2.1 Організаційно-економічна характеристика підприємства

Місцезнаходження ЗАТ “Інжстрой”: 40030, Сумська область, місто Суми, вулиця Петропавловська, 86.

Акціонерне товариство “Інжстрой” створено на засадах угоди громадянами України для здійснення підприємницької діяльності з метою одержання прибутку й реалізації на підставі отриманого прибутку інтересів засновників товариством.

Для забезпечення діяльності “Інжстрой”, за рахунок вкладів його засновників, створюється статутний фонд у розмірі 18880000000 кар. Статутній фонд ділиться на 188-акцій, вартістю 10000000 кар. кожна. Всі акції товариства розподіляються між засновниками по 47 акцій на кожного. Акції є простими, іменними. Внесок засновника, направлений на оплату належної йому частини акцій, складає частку в статутному фонді “Інжстрой”. Зміни статутного фонду здійснюються в порядку, передбаченому законодавством.

Прибуток “Інжстрой” утворюється з надходжень від господарської діяльності після покриття матеріальних та прирівняних до них витрат і витрат на оплату праці. З балансу прибутку “Інжстрой” вносяться передбачені законодавством податки та інші платежі до бюджету. “Інжстрой” створює фонд розвитку виробництва та фонд споживання, розміри відрахувань які визначаються зборами “Інжстрой”. При цьому доля прибутку, який направляється у фонд споживання не може перевищувати 30%. Прибуток “Інжстрой”, який залишається після відрахувань і формування фондів розподіляється потім засновниками по кількості належних їм акцій у вигляді дивідендів, згідно рішенню зборів засновників. Дивіденди оплачуються кожного кварталу в готівковій або безготівковій формі, товаром, нерухомістю, а також у іншому вигляді по рішенню зборів засновників.

На покриття можливих збитків “Інжстрой” утворює резервний фонд у розмірі 25% статутного фонду шляхом щоквартальних відрахувань до нього 5% від чистого прибутку до моменту накопичення крайнього розміру. При недостатності коштів резервного фонду для покриття збитків збори засновників приймають рішення про додаткові джерела фінансування.

2.2 Первинний облік розрахунків з підзвітними особами на ЗАТ “Інжстрой”

Розрахунки із підзвітними особами за службовими відрядженнями здійснюються відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджені наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 р. № 59 (далі Інструкція № 59) та постанови Кабінету Міністрів України від 23.04.1999 р. № 663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон" (далі Постанова №663).

Скерування керівника підприємства у відрядження здійснюється його керівником або заступником і оформляється наказом (розпорядженням) із зазначення м:

· пункту призначення;

· назви підприємства (установи), куди відряджений працівник;

· строку відрядження;

· мети відрядження.

Таблиця 2. Форма наказу про відрядження

Наказ № 22 Про відрядження 1.02.2006 р. м. Львів Відрядити головного бухгалтера Ковальчук Володимира Васильовича до міста Івано-Франківська, ТзОВ "Консалтинг" термін на 4 дні, з 3 по 6 лютого 2006 року, для участі у семінарі "Оптимізація оподаткування на підприємстві" Директор ________________ Максимик А.А.

На підставі наказу (розпорядження) по підприємству про направлення працівника у відрядження відповідальною особою виписується відрядженому працівнику посвідчення про відрядження за формою, затвердженою наказом ДПАУ від 28.07.97р. № 260.

Посвідчення про відрядження має бути оформлено належним чином як з лицьового, так і зі зворотного боку. У відмітках про вибуття та придбання з відрядження зазначають дати прибуття та вибуття, які повинні відповідати датам, у проїзних документах (квитки на потяг, літак, автобус тощо). Якщо працівник відряджається до різних населених пунктів, позначки про дні прибуття і вибуття проставляються в кожному пункті. Вищезазначені позначки обов'язково мають бути завірені підписом посадової особи та печаткою підприємства. Згідно з п. 1.3. I Інструкції № 59 позначка в посвідченні про відрядження завіряється тією печаткою, якою користується у своїй діяльності підприємства для засвідчення підпису відповідної службової особи, на яку наказом (розпорядженням) керівника підприємства покладено обов'язки здійснювати реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження та прибувають з нього.

Про виїзді працівника у відрядження та поверненні в той же день посвідчення на відрядження виписується на один день і має бути оформлене в установленому порядку. Приклад заповнення посвідчення на відрядження поданий в Таблиці 3.

Таблиця 3. Посвідчення про відрядження

Посвідчення про відрядження № 18 від 3 лютого 2006 р.
ЗАТ "Інжстрой" м. Львів вул.1	Видане Ковальчуку Володимиру Васильовичу Головному бухгалтер (посада місце роботи)
	відрядженому до м. Івано-Франківська, вул. (пункт призначення) ТзОВ "Консалтинг" (найменування підприємства, установи, організації)
	Термін відрядження "4" дні участь у семінарі (мета відрядження)
	Підстава Наказ № 22 від 1.02.2006 р. Дійсне по Серії СГ-335822, виданий Галицьким РВ пред'явленні УМВС України у Львівській області 12 паспорта січня 1995 року. М.П. Директору ___________ Максимик А.А.
Зворотній бік посвідчення про відрядження Відмітки про вибуття у відрядження, вибуття в пункти призначення, вибуття з них і прибуття до місця постійної роботи
Вибув із Львова "3" лютого 2006 р. М.П. ______ Підпис Трач Р.О.	Прибув до Івано-Франківська "3" лютого 2006 р. М.П. ______ Підпис Навроцькі П.П.
Вибув із Івано-Франківська "6" лютого 2006 р. М.П. ______ Підпис Навроцькі П.П.	Прибув до Львова "6" лютого 2006 р. М.П. ______ Підпис Трач Р.О.
Вибув із ______________________ "__" ___________ р. М.П. _________ Підпис	Прибув до ____________________ "__" ___________ р. М.П. _________ Підпис

Підприємство, що направляє працівника у відрядження, має зареєструвати факт видачі посвідчення про відрядження такому працівнику в журналі реєстрації посвідчень на відрядження, форму якого наведено в Таблиці 4.

Таблиця 4. Журнал реєстрації посвідчень про відрядження

№ з/п з/п	Прізвище, ініціали	Місце роботи та посада	Місце відрядження	Дата і номер наказу (розпорядження)	Дата і номер посвідчення про відрядження	Дата вибуття у відрядження	Дата прибуття з відрядження
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Ковальчук В.В.	Головний бухгалтер	м. Івано- Франківськ	Наказ № 22 від 1.02.2006 р.	18 від 3.02.2006	3.02.2006	6.02.2006

2.3 Синтетичний облік розрахунків з підзвітними особами на ЗАТ “Інжстрой”

Облік розрахунків із підзвітними особами здійснюється на активному рахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами" рахунку 37 "Розрахунки з різними дебіторами". За дебітом назначеного рахунку фіксуються суми, видані підзвітним особам, а також суми перевитрат, що відшкодовує підзвітна особа, за кредитом витрати суми авансу і повернені залишки підзвітних сум.

Аналітичний облік розрахунків із підзвітними особами ведеться в розрізі фізичних осіб, які отримали грошові кошти під звіт, причому сальдо на субрахунку 372 може бути як дебетовим, так і кредитовим.

Дебетове сальдо вказує на залишки отриманих під звіт авансів, за якими ще не надано звіти. Кредитове сальдо відображає розмір перевитрат за авансовим звітом порівняно із сумою, отриманого під звіт.

У балансі підприємства такі показники відображаються розгорнуто: дебетове сальдо - у складі оборотних активів, кредитове - у складі зобов'язань установи.

Інформацію про фактично отриману готівку під звіт отримують з журналу № 3, за дебетом субрахунку - 372 "Розрахунки з підзвітними особами".

Одночасно отриману інформацію необхідно звірити із записами в касовій книзі в розрізі отримувачів готівки під звіт та відображенням здійсненої операції в журналі № 3, за кредитом рахунку 301 "Каса в національній валюті".

За кредитом рахунку 372 по кожній підзвітній особі ведеться відомість № 3.2.

2.4. Інвентаризація обліку розрахунків з підзвітними особами на ЗАТ “Інжстрой”

Інвентаризація є способом виявлення (з наступним обліком) господарських засобів і джерел їх формування, не оформлених поточною документацією, для забезпечення достовірності показників обліку і звітності підприємства.

Здійснюється інвентаризація шляхом перевірки в натурі наявності майна (господарських засобів) підприємства (зважуванням, переліком, обміром тощо) і порівняння одержаних результатів з даними бухгалтерського обліку. Це дає змогу встановити розходження між даними обліку і фактичною наявністю засобів, тобто лишки або нестачі (якщо вони мали місце), які оформляють відповідними документами і відображають в обліку.

Періодичне проведення інвентаризації є не лише засобом уточнення показників обліку, а й засобом боротьби із зловживаннями матеріально відповідальних осіб, а також упорядкування складського господарства, оскільки при її проведенні одночасно перевіряють стан складських приміщень, правильність зберігання матеріальних цінностей, справність приладів.

Інвентаризація фінансових розрахунків допомагає уточненню розрахункових відносин з дебіторами і кредиторами, зміцненню розрахунково-фінансової дисципліни.

Залежно від повноти охоплення перевіркою засобів господарства розрізняють інвентаризацію повну і часткову. Повна інвентаризація передбачає суцільну перевірку всього майна підприємства і стану розрахункових відносин. Часткова інвентаризація охоплює окремі види засобів (грошових коштів у касі, готової продукції на складах тощо). Повна інвентаризація проводиться, як правило, перед складанням річного звіту, а також у випадках, передбачених чинним законодавством (при зміні матеріально відповідальних осіб, приватизації державних підприємств тощо). Вона дає найбільш повну інформацію, проте не завжди доцільна, оскільки трудомістка і відволікає значну кількість працівників від основної роботи.