Учет расчетов с подотчетными лицами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Ивановский филиал

Автономной некоммерческой организации

высшего профессионального образования

Центросоюза Российской Федерации

«РОССИЙСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ КООПЕРАЦИИ»

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине: «Бухгалтерский финансовый учет»

на тему: «Учет расчетов с подотчетными лицами»

Выполнила студентка 4 курса группы 4 БП специальности 080109

«Бухгалтерский учет, анализ и аудит»

Проверил: к.э.н., доцент

Иваново 2011 год

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Глава 1. Нормативное регулирование организации и учета расчетов

Глава 2. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

2.1 Документальное оформление, порядок выдачи и использования подотчетных сумм

2.2 Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

2.3 Отражение расчетов с подотчетными лицами в регистрах бухгалтерского учета

Глава 3. Особенности документального оформления и учета расчетов по заграничным командировкам

Заключение

Список литературы

ВВЕДЕНИЕ

учет подотчетное лицо командировка

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, так как включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; представительские расходы; расходы по командировкам как на территории Российской Федерации так и за ее пределами.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность контроля расчетов с подотчетными лицами.

Целью настоящей работы является изучение вопросов учета расчетов с подотчетными лицами, исходя из этого, можно определить следующие задачи курсовой работы:

- изучить по нормативным материалам и данным литературы основы ведения бухгалтерского учета и учета расчетов с подотчетными лицами на современном этапе;

- проанализировать деятельность действующего предприятия в области бухгалтерского учета, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств;

- осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;

- выдвинуть предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Объектом исследования настоящей курсовой работы является Учреждение Российской академии наук Институт химии растворов РАН (ИХР РАН). Основная сфера деятельности учреждения - научно-исследовательская деятельность в области химии. Данная организация является бюджетным учреждением. Бухгалтерский учет в бюджетных организациях имеет свои специфические особенности, обусловленные законодательством о бюджетном устройстве и бюджетном процессе. Поэтому предметом исследования данной курсовой работы является организация учета расчетов с подотчетными лицами в государственном учреждении с учетом особенностей бюджетного учета.

ГЛАВА 1. НОРМАТИВНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ И УЧЕТА РАСЧЕТОВ

Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

В зависимости от назначения и статуса нормативные документы целесообразно представить в виде следующей системы:

- 1-ый уровень (законодательный) - определяет сущность бухгалтерского учета, его задачи, основные понятия, используемые в учете, порядок регулирования, организации и ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности.

- 2-ой уровень (нормативный) - устанавливает базовые правила формирования полной и достоверной информации по отдельным разделам бухгалтерского учета и представления информации в бухгалтерской отчетности.

- 3-ий уровень (методический) - документы этого уровня носят рекомендательный характер, в них изложены методические указания, разъяснения по вопросам постановки бухгалтерского учета.

- 4-ий уровень (организационный) - организации, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет, самостоятельно формируют свою учетную политику.

В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик.

Основные положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете регламентированы в Федеральном законе от 21.11.1996 N 129-ФЗ (ред. от 28.09.2010) «О бухгалтерском учете».

Нормативным документом по учету расчетов в бюджетных учреждениях является Инструкция по бюджетному учету, утвержденная Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Порядок выдачи кредитным учреждением средств организации на хозяйственные нужды и правила оформления выдачи оговорены в «Положении о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации», утвержденная Банком России 24.04.2008 N 318-П (ред. от 27.02.2010).

В связи с тем, что расчеты с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам, прописанным в Указании Банка России от 27.08.2008 N 2060-У (ред. от 27.12.2010) «О кассовом обслуживании в учреждениях Банка России кредитных организаций и иных юридических лиц», в соответствие с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 100 000 руб.

Расчеты с подотчетными лицами оказывают влияние на налогообложение предприятия в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических, т.е. они находят свое отражение в Налоговом Кодексе РФ от 31.07.1998г №146-ФЗ.

При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса РФ от 30.12.2001 №197-ФЗ, который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку.

Размер суточных устанавливается Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 №729.

Особенности направления работников в командировки регулируется Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008г. №749

Основными документами четвертого уровня по расчетам с подотчетными лицами являются:

1. Учетная политика, формируемая главным бухгалтером организации и утверждаемая руководителем организации. Основы формирования и раскрытия учетной политики организации установлены ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утвержденным приказом Минфина России от 06.10.2008 г. №106н.

2. Утвержденные руководителем формы первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами:

- приходный кассовый ордер (форма КО-1) - выписывается в случае, когда работник возвращает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму;

- расходный кассовый ордер (форма КО-2) - выписывается при выдаче денежных средств под отчет;

- командировочное удостоверение (форма №Т-10) - определяет фактическое время нахождения работника в командировке;

- авансовый отчет с приложением подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов, накладных и т.д.).

3. Утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета - содержит перечень применяемых организацией синтетических счетов и субсчетов.

ГЛАВА 2. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

Глава 2.1 Документальное оформление, порядок выдачи и использования подотчетных сумм

В процессе финансово-хозяйственной деятельности в бюджетных учреждениях постоянно возникает необходимость приобретения материальных ценностей, работ, услуг. Для этих целей могут использоваться как безналичные, так и наличные расчеты. Например, работнику выдаются наличные денежные средства (авансы) под отчет для выполнения определенных действий по поручению учреждения, в частности:

- на хозяйственные расходы;

- в порядке возмещения произведенных сотрудником из личных средств расходов (включая перерасход по авансовым отчетам);

- на командировочные расходы,

- на другие прочие расходы.

Такие выданные денежные средства называются подотчетными суммами, а сами работники, получающие такие средства - называются подотчетными лицами.

Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления работника с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. Под отчет денежные средства могут быть выданы только физическому лицу, состоящему в трудовых отношениях с организацией.

В Институте химии растворов аванс на хозяйственные нужды выдается на основании служебной записки (Приложение А), а командировочные расходы на основании заявления (Приложение Б). Согласно данных документов производится выдача денежных средств из кассы учреждения по Расходным кассовым ордерам (форма по ОКУД 0310002) (Приложение В). Выдача заработной платы (стипендий, пенсий, пособий) через подотчетное лицо ответственное за выдачу заработной платы в тех случаях, когда из-за отдаленности структурного подразделения учреждения оформляется Платежной ведомостью (форма по ОКУД 0504403), подписанной руководителем бюджетного учреждения, по которой производятся причитающиеся работникам структурного подразделения выплаты. Возврат же неиспользованных подотчетных сумм оформляется Приходными кассовыми ордерами (форма по ОКУД 0310001) (Приложение Г).

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу, передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Работник учреждения, получивший денежные средства под отчет, обязан не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который был выдан аванс, представить в бухгалтерию учреждения отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

В ИХР РАН ежегодно создается приказ «О порядке выдачи подотчетных сумм», в котором закреплен порядок выдачи и списания подотчетных сумм. В нем определен список сотрудников, имеющих право на получение денежных сумм в подотчет, там же оговорены сроки сдачи отчетов - не позднее двух недель по истечению срока, на который они выданы или в течение трех дней со дня возвращения с командировки.

По израсходованным суммам работники составляют Авансовый отчет (форма по ОКУД 0504049) (Приложение Д). Он заполняется в единственном экземпляре подотчетным лицом от руки или с помощью ЭВМ и сдается в бухгалтерию.

На титульной части бланка авансового отчета подотчетное лицо указывает:

- наименование организации;

- структурное подразделение, в котором он работает;

- свою фамилию, имя и отчество;

- должность;

- назначение аванса (приобретение ценностей, оплата услуг, командировочные расходы и другое);

- израсходованная сумма и т.д.

Перед заполнением оборотной стороны авансового отчета подотчетное лицо должно систематизировать первичные документы (билеты, транспортные счета, багажные квитанции, счета из гостиниц или от иных лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, акты закупки, счета-фактуры, товарные накладные и т.д.). Документы нужно сформировать в хронологическом порядке, пронумеровать их. Документы небольшого размера (например, билет в автобусе) приклеиваются на лист формата А4.

Оборотная сторона авансового отчета заполняется в следующем порядке, по графам:

1. Номер по порядку - указывается номер документа по порядку, в зависимости от того, как они были пронумерованы и приложены к авансовому отчету.

2. Дата - указывается дата выполнения хозяйственной операции, сопровождающейся уплатой денежных средств, указанная на документе. То есть дата документа. Относительно суточных по служебной командировке может указываться дата оформления приказа директора на командировку.

3. Номер - указывается номер приложенных документов (товарного чека, билетов и т.д.)

4. Кому, за что и по какому документу уплачено - указывается получатель денежных средств, т.е. организация, где были приобретены материалы или билеты, оказаны услуги и т.д.; что приобреталось (билеты, канц. товары, ремонт и т.д.) и по какому документу (чеки, накладные, акты, квитанции и т.д.)

5. Сумма расхода - сумма израсходованных денежных средств согласно документам, приложенным к А/о (кассовые чеки, корешки приходных ордеров и т.д.)

К Авансовому отчету должны быть приложены документы, удостоверяющие произведенные расходы:

- документы, подтверждающие получение материальных ценностей, основных средств, факт потребления работ, оказания услуг;

- документы, подтверждающие факт оплаты расходов.

Документами, подтверждающими факт получения подотчетным лицом материальных ценностей, потребления работ, оказания услуг являются: товарные чеки, накладные на отпуск товаров, акты выполненных работ (оказанных услуг) организаций, торгово-закупочные акты при покупке материальных средств у физического лица и другие.

При предоставлении подотчетным лицом чека контрольно-кассовой техники, содержащего в себе наименование, количество и цену приобретенных товаров, товарный чек может не предоставляться.

При приобретении материальных ценностей к Авансовому отчету кроме документов, подтверждающих получение имущества подотчетным лицом, должны быть приложены документы, подтверждающие факт его оприходования на склад, с подписью его материально-ответственного лица, получившего материальные ценности.

Документами, подтверждающими факт оплаты, являются чеки контрольно-кассовой техники, а также квитанции к ПКО и бланки строгой отчетности, приравненные к кассовым чекам.

В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны наименование продавца, его ИНН, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма.

К бланкам строгой отчетности относятся квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, предназначенные для осуществления наличных денежных расчетов и расчетов с использованием пластиковых карт.

При расчетах по служебным командировкам к Авансовому отчету должны быть приложены следующие унифицированные формы документов:

1. Служебное задание для направления в командировку (ф. № Т-10А) (Приложение Е), которая составляется руководителем структурного подразделения, к которому прикреплен командируемый работник, и утверждается руководителем учреждения либо другим уполномоченным на это лицом. В нем указывается содержание задания (цель) сотрудника, место назначения и срок командировки. По возращению сотрудника из командировки заполняется краткий отчет о выполнении задания, который согласовывается с руководителем структурного подразделения, в котором работает сотрудник.

2. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (ф. № Т-9 или ф. № Т-9А) (Приложение Ж). Он издается на основании утвержденного руководителем учреждения служебного задания. В нем указывается фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность командируемого сотрудника, цель, срок, дата начала и дата окончания командировки, источник финансирования командировочных расходов. Форма Т-9 заполняется при командировании одного сотрудника, а форма Т-9А при направлении в командировку нескольких сотрудников.

3. Командировочное удостоверение (ф. № Т-10) (Приложение И). Оно подтверждает время пребывания сотрудника в командировке (время прибытия в пункт назначения и время выбытия из него). Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре на основании приказа. При однодневных командировках, если сотрудник должен возвратиться из командировки к месту постоянной работы в тот же день, в который он был командирован, Командировочное удостоверение не выписывается. При посещении сотрудником в ходе выполнения Служебного задания нескольких пунктов назначения в каждом пункте необходимо сделать отметки о времени прибытия и выбытия. Отметки должны быть заверены подписью ответственного должностного лица и печатью. Личные данные сотрудника и пункт назначения, должны совпадать с данными в проездных документах. Наименование места назначения, указанное на лицевой стороне удостоверения, должно совпадать с наименованием в графе отметок прибывающей стороны на обороте удостоверения.

Заполненный бланк авансового отчета подписывается подотчетным лицом на оборотной стороне и сдается с приложенными к нему документами в бухгалтерию.

Бухгалтер для осуществления контроля указывает на титульной части бланка авансового отчета информацию о выдаче денег (указывает № и дату документа, по которому выданы деньги, и соответствующий номер счета) и данные о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу.

На титульной части бланка авансового отчета также есть таблица «Бухгалтерская запись», в которую бухгалтер переносит суммы к учету с оборотной стороны авансового отчета по соответствующей корреспонденции счетов.

Внизу авансового отчета имеется раздел - расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.

Проверенный авансовый отчет подписывается директором учреждения, для чего в верхней части лицевой стороны бланка авансового отчета предусмотрена соответствующая строка. Также на лицевой стороне предусмотрены подписи руководителя структурного подразделения, главного бухгалтера и бухгалтера производившего расчет. После утверждения документ принимается к учету для списания подотчетных денежных средств. Остаток неиспользованного аванса приходуется в кассу, перерасходованная сумма выдается подотчетному лицу в установленном порядке.

Если подотчетное лицо не представило авансовый отчет в установленные сроки или не возвратило остаток аванса в кассу, учреждение вправе удержать сумму задолженности из заработной платы подотчетного лица, получившего аванс. При удержании сумм невозвращенного аванса из заработной платы работника общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%. Чтобы удержание из заработной платы работника не обернулось разбирательством в суде, следует получить его письменное согласие в форме заявления. Если оно отсутствует, работодатель не имеет права взыскивать необходимую сумму долга по авансовому отчету.

Кроме того, при выдаче подотчетных сумм за счет бюджетных средств необходимо, чтобы подотчетные суммы были обеспечены финансированием по соответствующей статье бюджетной классификации.

2.2 Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на балансовом счете 208.00 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет 208.00 - активно-пассивный, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам. Счет предназначен для учета расчетов с подотчетными лицами по суммам денежных средств и денежных документов, выдаваемых им учреждением под отчет. Дебиторская задолженность подотчетных лиц отражается в сумме денежных средств, выданных ему по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается, либо в сумме денежных документов выданных подотчетному лицу на соответствующие цели. Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц на суммы полученных денежных средств допускается при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, полученным ранее в подотчет. Учет задолженности подотчетных лиц по выданным авансам в иностранных валютах одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и в рублевом эквиваленте на дату выдачи денежных средств под отчет. Сумма произведенных подотчетным лицом расходов, согласно утвержденного руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) Авансового отчета подотчетного лица и прилагаемых к нему документов, подтверждающих произведенные расходы, отражается путем уменьшения дебиторской задолженности подотчетного лица перед учреждением. Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством.

Для формирования информации в денежном выражении о состоянии расчетов с подотчетными лицами и операций, изменяющих указанные расчеты, применяются следующие группы счетов:

208.10 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда и начислениям на выплаты по оплате труда»;

208.20 «Расчеты с подотчетными лицами по работам, услугам»;

208.30 «Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов»;

208.60 «Расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению»;

208.90 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам».

Для ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами применяются счета аналитического учета в соответствии с объектом учета и содержанием хозяйственной операции:

208.11 «Расчеты с подотчетными лицами по заработной плате»;

208.12 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам»;

208.13 «Расчеты с подотчетными лицами по начислениям на выплаты по оплате труда»;

208.21 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»;

208.22 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»;

208.23 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате коммунальных услуг»;

208.24 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом»;

208.25 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате работ, услуг по содержанию имущества»;

208.26 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг»;

208.31 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств»;

208.32 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов»;

208.34 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материальных запасов»;

208.62 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальной помощи населению»;

208.63 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий, выплачиваемых организациями сектора государственного управления»;

208.91 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов».

Группировка расчетов с подотчетными лицами осуществляется в разрезе видов выплат, утвержденных сметой учреждения (планом финансово-хозяйственной деятельности) по аналитическим группам синтетического учета объекта учета.

10 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда и начислениям на выплаты по оплате труда»;

20 «Расчеты с подотчетными лицами по работам, услугам»;

30 «Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов»;

60 «Расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению»;

90 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам».

Расчеты с подотчетными лицами учитываются:

- расчеты с подотчетными лицами по оплате труда и начислениям на выплаты по оплате труда - на счете, содержащем аналитический код группы синтетического счета 10 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда и начислениям на выплаты по оплате труда» и соответствующий аналитический код вида синтетического счета финансовых активов:

1 «Расчеты с подотчетными лицами по заработной плате»;

2 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам»;

3 «Расчеты с подотчетными лицами по начислениям на выплаты по оплате труда»;

- расчеты с подотчетными лицами по работам, услугам - на счете, содержащем аналитический код группы синтетического счета 20 «Расчеты с подотчетными лицами по работам, услугам» и соответствующий аналитический код вида синтетического счета финансовых активов:

1 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»;

2 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»;

3 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате коммунальных услуг»;

4 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом»;

5 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате работ, услуг по содержанию имущества»;

6 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг»;

- расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов - на счете, содержащем аналитический код группы синтетического счета 30 «Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов» и соответствующий аналитический код вида синтетического счета финансовых активов:

1 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств»;

2 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов»;

4 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материальных запасов»;

- расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению - на счете, содержащем аналитический код группы синтетического счета 60 «Расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению» и соответствующий аналитический код вида синтетического счета финансовых активов:

1 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий и выплат по пенсионному, социальному и медицинскому страхованию населения»;

2 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальной помощи населению»;

3 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий, выплачиваемых организациями сектора государственного управления»;

- расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам - на счете, содержащем аналитический код группы синтетического счета 90 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам» и соответствующий аналитический код вида синтетического счета финансовых активов:

1 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов».

Операции по увеличению расчетов с подотчетными лицами оформляются следующими бухгалтерскими записями:

получение денежных средств подотчетным лицом при условии полного его отчета по ранее выданному авансу согласно его заявлению с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается, отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020812560, 020813560, 020821560 - 020826560, 020831560, 020832560, 020834560, 020862560, 020863560, 020891560) и кредиту счетов 020111610 «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства», 020134610 «Выбытия средств из кассы учреждения», 020127610 «Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации»;

выдача заработной платы (стипендий, пенсий, пособий) через подотчетное лицо, отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020811560 - 020813560, 020862560, 020863560, 020891560) и кредиту счетов 020111610 «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства», 020127610 «Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации», 020134610 «Выбытия средств из кассы учреждения»;

получение подотчетным лицом денежных документов подотчет отражается по дебету соответствующего счета аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020812560, 020813560, 020821560, 020822560, 020826560, 020834560, 020862560, 020863560, 020891560) и кредиту счета 020135610 «Выбытия денежных документов из кассы учреждения».

Операции по уменьшению расчетов с подотчетными лицами оформляются следующими бухгалтерскими записями:

принятые к бухгалтерскому учету суммы произведенных расходов на основании утвержденного руководителем Авансового отчета с приложенными к нему оправдательными документами, отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020812660, 020813660, 020821660 - 020826660, 020831660, 020832660, 020834660, 020862660, 020863660, 020891660) и дебету соответствующих счетов аналитического учета счетов 010500000 «Материальные запасы» (010521340 - 010526340, 010531340 - 010536340), 010600000 «Вложения в нефинансовые активы» (010621310, 010631310, 010634340), 010900000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» (010960212, 010960221 - 010960226, 010960290, 010960212, 010970221 - 010970226, 010970290, 010980212, 010980221 - 010980226, 010980290, 010990212, 010990221 - 010990226, 010990290), 021001560 «Увеличение дебиторской задолженности по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам», 030200000 «Расчеты по принятым обязательствам» (030212830, 030213830, 030221830 - 030226830, 030231830 - 030234830, 030291830), 030403830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда», 040120200 «Расходы хозяйствующего субъекта» (040120213, 040120213, 040120221 - 040120226, 040120262, 040120263, 040120290);

выданные подотчетным лицом, ответственным за выдачу заработной платы, суммы заработной платы, пособий, пенсий, стипендий, иных выплат отражаются на основании Платежной ведомости по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020811660 - 020813660, 020862660, 020863660, 020891660) и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 «Расчеты по принятым обязательствам» (030211830 - 030213830, 030262830, 030263830, 030291830);

возврат остатков подотчетных сумм отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020813660, 020821660 - 020826660, 020831660, 020832660, 020834660, 020881660) и дебету счетов 020111510 «Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства», 020134510 «Поступления средств в кассу учреждения»;

возврат подотчетным лицом, ответственным за выдачу заработной платы, денежных средств в сумме остатков невыплаченной заработной платы, пособий, пенсий, стипендий отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020811660 - 020813660, 020862660, 020863660, 020891660) и дебету счетов 020111510 «Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства», 020134510 «Поступления средств в кассу учреждения»;

возврат в кассу учреждения неиспользованных денежных документов отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020813660, 020821660, 020822660, 020826660, 020834660, 020862660, 020863660, 020872660, 020873660, 020875660, 020891660) и дебету счета 020135510 «Поступления денежных документов в кассу учреждения»;

списание с балансового учета задолженности подотчетных лиц, признанной согласно законодательству Российской Федерации нереальной ко взысканию, отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020811660 - 020813660, 020821660 - 020826660, 020831660, 020832660, 020834660, 020862660, 020863660, 020881660) и дебету счета 040120273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» с одновременным отражением списанной задолженности на забалансовом счете 04 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов»;

оплата подотчетным лицом аванса отражается согласно представленному по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020812660, 020813660, 020821660 - 020826660, 020831660, 020832660, 020834660, 020862660, 020863660, 020891660) и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020600000 «Расчеты по выданным авансам» (020612560, 020613560, 020621560 - 020626560, 020631560, 020632560, 020634560, 020662560, 020663560, 020691560);

погашение задолженности подотчетного лица в сумме удержаний из его заработной платы отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020821660 - 020826660, 020831660, 020832660, 020834660, 020862660, 020863660, 020891660) и дебету счета 030403830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»;

выплата подотчетным лицом алиментов, иных удержанных с работников (студентов) сумм отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020821660 - 020826660, 020831660, 020832660, 020834660, 020862660, 020863660, 020891660) и дебету счета 030403830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда».

В рамках формирования учетной политики учреждение вправе с учетом требований законодательства Российской Федерации, органов, осуществляющих функции и полномочия учредителя, налогового законодательства Российской Федерации по раскрытию информации о результатах деятельности учреждения (раздельном учете), устанавливать в составе Рабочего плана счетов дополнительную группировку расчетов с подотчетными лицами в разрезе видов расходов (выбытий) - дополнительные аналитические коды номеров счетов бухгалтерского учета.

Отражение операций по счету осуществляется в Журналах по расчетам с подотчетными лицами обособленно в части расчетов по выданным денежным средствам и расчетам по полученным денежным документам.

На примере Института химии растворов РАН рассмотрим следующие виды учетов расчета с подотчетными лицами:

- учет хозяйственных расходов (расходы по приобретению хозяйственных материалов, канцтоваров, горюче-смазочных материалов, запасных частей к оборудованию и т.д.)

Пример 1. Инженеру 1 категории Феоктисовой Н.В. 21.04.2011г.,согласно служебной записки был выдан аванс на приобретение расходных материалов (масло, тестер сети) в размере 546 рублей - Дебет 208.34 Кредит 201.34. Авансовый отчет был сдан 29.04.2011г., вследствие чего на склад были заприходованы материалы, указанные в товарных чеках, на сумму 546 рублей - Дебет 105.34 Кредит 208.34.

208.34

С. н.
Об. 546	546
С. к.

Ни остатка не перерасхода по авансовому отчету нет.

- учет прочих расходов (расходы по оплате услуг ксерокопирования, почтовых услуг, текущему ремонту оборудования т.д.)

Пример 2. 16.03.2011г. Феоктистова Н.В. сдала авансовый отчет за отправку заказного письма через отделение почты на сумму 85,74 рублей, вследствие чего бухгалтер сделал следующую запись - Дебет 401.20 Кредит 208.21.

208.21

С. н.
Об.	85,74
С. к.	85,74

Аванс на данные услуги получен ей не был, вследствие чего 06.04.2011г. ей была выдана кредиторская задолженность по данному отчету - Дебет 208.21 Кредит 201.34 в сумме 85,74 рублей

- учет командировочных расходов (суточные, проезд, проживание)

Пример 3. 03.04.2011 Феоктистова Н.В. принесла в бухгалтерию заявление на выдачу наличных денежных средств на сумму 4657 рублей. На основании его кассир 06.04.2011 г. выдала соответствующую сумму. Это отразилось в бухгалтерском учете так: Дебет 208.12 Кредит 201.34 - выдана подотчетная сумма на суточные в сумме 600 рублей; Дебет 208.22 Кредит 201.34 в сумме 2132 рубля - на приобретение билетов; Дебет 208.26 Кредит 201.34 в сумме 1925 рублей - на проживание в гостинице. По приезду из командировки Феоктистовой был сдан отчет со всеми прилагающими к нему документами, на основании чего сделаны следующие записи: Дебет 401.20 Кредит 208.12 - согласно отметкам в командировочном удостоверении учтены суточные за 6 суток в размере 600 рублей; Дебет 401.20 Кредит 208.22 - списана стоимость билетов в размере 2133,80 рублей; Дебет 401.20 Кредит 208.26 в сумме 1365 рублей - списаны расходы на проживание в гостинице.

208.12 208.22

С. н.
Об. 600	600
С. к.

С. н.
Об. 2132	2133,80
С. к.	1,80

208 26

С. н.
Об. 1925	1365
С. к. 560

Феоктистовой Н.В. был выдан перерасход по проездным билетам в сумме 1,80 рублей и сдан остаток денежных средств не израсходованный на проживание в сумме 560 рублей.

Синтетический учет подотчетных сумм, исходя из вышеперечисленных примеров, выглядит следующим образом:

208.00

С. н.
Об. 546 600 2132 1925	546 85,74 600 2133,80 1365
5203	4730,54
С. к. 472,46

Для улучшения контроля расчетов с подотчетными лицами в Институте химии растворов ведется аналитический учет подотчетных сумм, как в разрезе субсчетов, так и в разрезе контрагентов (сотрудников).

2.3 Отражение расчетов с подотчетными лицами в регистрах бухгалтерского учета

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов (расчеты по выданным денежным средствам, расчеты по полученным денежным документам) в карточке учета средств и расчетов (форма по ОКУД 0504051) или в Журнале операций №3 расчетов с подотчетными лицами (форма по ОКУД 0504071) (Приложение К).

Карточка ведется непосредственно по конкретным дебиторам (кредиторам). В ней указывается дата; номер журнала ордера, в котором отразились данные операции; содержание операции; корр. счет; сумма (по дебету или по кредиту); дебетовый или кредитовый остаток.

Записи в Журнале №3 осуществляются ежедневно на основании авансовых отчетов, приходных и расходных кассовых ордеров. По каждой строке в графе «Документ» указывается дата, номер и наименование документа, в котором были отражены операции по счету 208 «Расчеты с подотчетными лицами». В графе «Наименование показателя» записываются фамилия подотчетного лица. Также в журнале показываются остатки на начало и на конец периода, за который формируется журнал (в ИХР РАН журналы операций формируются за месяц), корреспонденция счетов и сумма бухгалтерской операции.

По окончании месяца в Главную книгу (форма по ОКУД 0504072)(Приложение Л) переносятся сальдо на начало и конец отчетного периода по счету 208, за исключением операций по выдаче и возврату подотчетных сумм, которые отражаются в Журнале операций №1 по счету «Касса». Данные из главной книги переносятся в Баланс (форма по ОКУД 0503130)(Приложение М). Задолженность по расчетам с подотчетными лицами показывается во II разделе актива баланса «Финансовые активы» по строке 310 - «Расчеты с подотчетными лицами».

ГЛАВА 3. ОСОБЕННОСТИ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ОФОРМЛЕНИЯ И УЧЕТА РАСЧЕТОВ ПО ЗАГРАНИЧНЫМ КОМАНДИРОВКАМ

Служебной командировкой является поездка работника по распоряжению руководителя учреждения на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места основной работы.

Не признаются служебными командировками:

- служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер;

- поездки, вызванные производственной необходимостью, работников, отношения которых с учреждением регламентированы не трудовым, а гражданским законодательством (по договорам подряда, поручения и др.).

На время служебной командировки работнику гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

В состав возмещаемых расходов входят:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

В состав иных расходов могут включаться:

- сборы за услуги аэропортов (например, расходы на оплату услуг таможенных терминалов), комиссионные сборы;

- расходы на провоз багажа;

- расходы по оплате услуг связи;

- расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения и пересадок, в том числе на такси;

- расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз;

- расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке за наличную иностранную валюту.

В случае отмены командировки по решению руководителя учреждения сумма удержанного сбора за сданные проездные документы при наличии подтверждающего документа о возврате билета включается в расходы учреждения.

Командированным сотрудникам выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, подтвержденной соответствующими документами. Время задержки командированного сотрудника в пути по независящим от него причинам удостоверяется должностными лицами вокзалов, аэропортов, пристаней.

Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по той же норме, что и за время пребывания в месте командировки.

Обязательным условием осуществления командировок в бюджетном учреждении является наличие лимитов бюджетных обязательств по соответствующим КОСГУ (Классификация операций сектора государственного управления).

Командировочные расходы относятся на следующие подстатьи классификации расходов бюджетов Российской Федерации:

- суточные - на подстатью 212 «Прочие выплаты»;

- оплата услуг связи - на подстатью 221 «Услуги связи»;

- оплата проезда, постельных принадлежностей, не включенных в стоимость билета, оплата разных сборов при приобретении билетов на проезд всеми видами транспорта (комиссионный сбор, оплата страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте и т.д.) - на подстатью 222 «Транспортные услуги»;

- оплата расходов по найму жилого помещения; оплата за оформление заграничных паспортов, виз и других документов при следовании в заграничные командировки; оплата комиссии за обмен иностранной валюты; оплата договоров на оказание услуг по обслуживанию в залах официальных лиц и делегаций, организуемых в составе железнодорожных и автомобильных вокзалов (станций), морских и речных портов, аэропортов (аэродромов) - на подстатью 226 «Прочие услуги»;

- оплата расходов протокольного характера в соответствии с законодательством Российской Федерации при служебных командировках на территории иностранных государств - на подстатью 290 «Прочие расходы".

Нецелевым использованием средств бюджета, выделенных для возмещения командировочных расходов, являются:

- расходование средств при отсутствии оправдательных документов;

- не оформление или неправильное оформление первичных документов;

- расходование средств сверх установленных норм без разрешения руководителя учреждения или уполномоченного им лица;

- перераспределение бюджетных средств получателем, у которого отсутствует право самостоятельно определять направление их расходования, по кодам классификации расходов бюджетов внутри сметы доходов и расходов.

Возмещение командировочных расходов сверх установленных законодательством норм производится за счет экономии средств, выделенных по смете на содержание учреждения, по согласованию с главным распорядителем бюджетных средств.

Для направления сотрудника бюджетного учреждения в командировку за границу необходимо оформить:

1. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;

2. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

3. Смету командировочных расходов (она составляется исходя из норм возмещения стоимости проезда, количества дней командировки, норм суточных, расходов по найму жилого помещения и др.);

4. Командировочное удостоверение оформляется только при командировках в страны СНГ, когда не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. При командировке в страну с визовым режимом въезда Командировочное удостоверение не оформляется. Время пребывания сотрудника учреждения в загранкомандировке определяется на основании дат, указанных в проездных документах, и по отметкам о пересечении границы в загранпаспорте.

Выдача наличных денежных средств под отчет на расходы, связанные с командировками за границу, производится в соответствии со сметой командировочных расходов.

Авансовый отчет представляется в течение трех рабочих дней после возвращения сотрудника из загранкомандировки.

При получении сотрудником наличных денежных средств в иностранной валюте и дальнейшем ее расходовании в Авансовом отчете на лицевой и оборотной стороне выданные и израсходованные суммы отражаются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте.

Датой погашения задолженности в иностранной валюте по суммам, выданным сотрудникам учреждения социального обслуживания населения под отчет на осуществление расходов, считается дата утверждения Авансового отчета.

Для подтверждения времени пребывания сотрудника в загранкомандировке к Авансовому отчету прилагается ксерокопия страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы.

Оправдательные документы, которые прилагаются к Авансовому отчету, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Перевод документов на иностранных языках, поступающих в учреждение социального обслуживания населения, подписывается переводчиком и удостоверяется руководителем структурного подразделения учреждения, в котором работает командируемый работник. Нотариальное заверение переведенных документов не требуется.

Направление федеральных гражданских служащих в служебную командировку за пределы территории Российской Федерации производится по правовому акту (приказу, распоряжению) представителя нанимателя или уполномоченного им лица (Правительства РФ, Минздравсоцразвития России, Российской академии наук и т.д.) или уполномоченного им лица.

Работники подведомственных учреждений командируются за пределы Российской Федерации только по согласованию с руководителем органа государственной власти, являющегося главным распорядителем бюджетных средств (главным распорядителем Института химии растворов является Российская академия наук).

При направлении сотрудников учреждений в загранкомандировку суточные выплачиваются в иностранной валюте в размерах, устанавливаемых Правительством РФ.

Отдельным категориям работников в период их пребывания в краткосрочных служебных командировках на территории иностранных государств в соответствии с действующим законодательством предусмотрены надбавки к суточным, а также выплаты безотчетных средств в иностранной валюте на расходы протокольного характера.

Сотрудникам учреждений, направляемым в краткосрочные командировки за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке.

За время нахождения в пути работника, направляемого в служебную командировку на территорию иностранного государства, суточные выплачиваются:

- при проезде по территории Российской Федерации - в порядке и размерах, установленных для служебных командировок в пределах территории Российской Федерации (100 рублей);

- при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, установленных для служебных командировок в пределах территории иностранного государства.

При следовании работника с территории Российской Федерации день пересечения Государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации день пересечения Государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

При направлении работника учреждения в служебную командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между иностранными государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя учреждения или уполномоченного им лица при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

Работникам, выехавшим в командировки за границу и возвратившимся из-за границы в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% установленной нормы.

В случае если работник учреждения, направленный в служебную командировку на территорию иностранного государства, в период служебной командировки обеспечивается иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных в иностранной валюте не производит.

Если принимающая сторона не выплачивает работнику иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет ему за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает ему суточные в иностранной валюте в размере 30 процентов установленной нормы суточных (включая надбавки).

В случае пребывания сотрудника учреждения в служебной командировке за границей более 60 дней выплата суточных, начиная с 61-го дня, производится в размерах, установленных для работников загранучреждений Российской Федерации при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение.

Расходы по найму жилого помещения при направлении сотрудников учреждений в загранкомандировки возмещаются по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами, но не превышающим предельные нормы, также установленные Правительством Российской Федерации.

При следовании в загранкомандировки сотрудникам помимо суточных, расходов по проезду и найму жилых помещений возмещаются также расходы по оформлению заграничных паспортов, виз и других документов.

В случае служебной необходимости расходы за пользование услугами такси в загранкомандировках, при наличии документального подтверждения произведенных расходов (кассовых чеков, бланков строгой отчетности об оплате услуг такси) и разрешения руководителя учреждения подлежат возмещению сотруднику.

Возмещение командировочных расходов за границу без подтверждающих документов не производится и рассматривается как сверхнормативные расходы.

Задолженность в иностранной валюте по суммам, выданным сотрудникам учреждения под отчет на загранкомандировки, для отражения в бюджетном учете и отчетности подлежит пересчету в валюту Российской Федерации. Датой погашения задолженности в иностранной валюте по суммам, выданным сотрудникам учреждения под отчет на осуществление расходов, считается дата утверждения Авансового отчета. Перевод денежных средств в валюте в Российские рубли производится по курсу Центрального Банка Российской Федерации.

Пример:

Научный сотрудник Института химии растворов РАН Шиханова Ирина Владимировна была командирована в Республику Абхазия для участия во 2 Молодежной школе-семинаре «Современные проблемы металловедения» сроком на 10 календарных дней с 14 по 23 мая. Оформленный ей Авансовый отчет на сумму 20618,99 рублей со всеми прилагающими к нему документами был сдан в бухгалтерию 24 мая 2011года. На основании чего бухгалтер произвел расчет:

- суточные по территории РФ (14-15 и 21-23 мая) - 5дн.*100руб.=500руб.

- суточные по Республике Абхазия (16-20 мая) - 5дн.*54долл. =270долл. Доллар по курсу ЦБ РФ на 24.05.2011г. стоил 28,3418 руб. 270долл.*28,3418 =7652,29руб.

- проживание в гостинице по квитанции с 16.05.2011 по 20.05.2011(4суток): 550*4=2200руб.

- расходы по проезду составили:

· Билет Иваново-Москва 14.05.2011 - 584руб.