Контроль як засіб забезпечення дієвості управлінських рішень і управління

Размещено на http://www.allbest.ru/

Зміст

Вступ

1. Загальні положення про виконання та контроль документів

2. Строки виконання документів

3. Контрольні служби, що здійснюють контроль за виконанням документів. Їх функції

4. Довідкова контрольна картотека та її призначення в документаційному процесі

Висновок

Список використаних джерел

Вступ

Ефективність роботи центральних і місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, організацій значною мірою залежить від здійсненням контролю за виконанням законів України, актів і доручень Президента України, Кабінету міністрів України, інших управлінських рішень, а також від організації їх виконання.

В умовах налагодженої співпраці усіх ланок виконавчих органів державної влади контроль перетворюється на дієвий важель у системі державного управління, що охоплює всі ланки управління: від постановки цілей та прийняття управлінських рішень до аналізу їх виконання та коригування.

За останні роки напрацьовано певну законодавчу і нормативно-правову базу щодо контрольної діяльності органів виконавчої влади та їх підрозділів контролю. Діють Конституція України, ряд законів, указів Президента України та постанов Кабінету міністрів України, які регулюють контрольні повноваження органів виконавчої влади, проте система контролю за виконанням документів залишається недосконалою, а тому малоефективною. Слабкість системи посилюється у зв'язку з відсутністю науково обґрунтованої концепції розвитку системи державного контролю в Україні, відповідного закону та урядової програми.

Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного і якісного їх виконання.

Відповідальність за організацію здійснення контролю несе керівництво згідно з розподілом обов'язків та керівники структурних підрозділів.

Контролю підлягає виконання всіх зареєстрованих в канцелярії документів, для яких зазначено термін виконання.

Відповідальність за своєчасне і якісне виконання документа несуть особи, вказані у розпорядчому документі (наказі, рішенні, вказівці тощо) або резолюції керівника.

Однією з найважливіших умов успішного здійснення контролю за виконанням розпоряджень, наказів, доручень, планів, програм є якісна підготовка документів, їх конкретність (що, кому, до якого часу виконати?), компетентність, обґрунтованість.

Багаторічна практика свідчить, що використання загальних фраз типу «поліпшити», «поглибити», «сприяти», «постійно вдосконалювати», «піднести на вищий рівень», «систематично аналізувати» тощо без їх конкретизації, перекладання на мову реальних завдань і чітких термінів для виконавців прирікає будь-яке управлінське рішення на не контрольованість і невиконання.

Важливою й місткою частиною контролю є збір контрольованої інформації, її вивчення, аналіз, систематизація, перевірки на місцях, оцінка стану справ з питання, що вивчалося, і вироблення відповідних пропозицій щодо заходів для поліпшення роботи.

документ контроль картотека управління

1. Загальні положення про виконання та контроль документів

В кожній установі, організації, на підприємстві документи перебувають в постійному обігу. Для цього потрібно створення оптимальних умов для всіх видів робіт з документами на всіх етапах опрацювання документів - від моменту створення чи одержання документа до його знищення або відправлення на архівне зберігання.

Існує чітка система здійснення всіх послідовних операцій з документами: приймання і реєстрація, розгляд керівником, порядок проходження документів в організації, їх виконання, контроль виконання, формування справ, підготовка і передача справ до архіву.

Обіг документів повинен бути прямоточним, тобто, виключати зворотні, зигзагоподібні та інші маршрути. Повинен діяти принцип одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або в одного виконавця.

Основу правильної організації обігу документів становить чітке розмежування функцій і обов'язків між працівниками підприємства. Точне знання обов'язків підвищує відповідальність кожного співробітника, в той же час виключає дублювання операцій при роботі з документами.

Для встановлення єдиного порядку складання документів і організації роботи з ними на підприємстві розробляється інструкція з діловодства. До неї вводяться зразки правильно оформлених документів і правила роботи з ними.

Помітний вклад у вдосконалення роботи з документами може внести секретар-референт керівника. Значна частина діловодства виконується безпосередньо на його робочому місці. Одна з функцій секретаря-референта - методичне керівництво і контроль за організацією діловодства у структурних підрозділах підприємства і його філіалах.

2. Строки виконання документів

У діловодстві документи можуть поділятися на дві групи:

* із зазначеним строком виконання;

* без зазначеного строку виконання.

Строки виконання документів можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства. Документи без зазначення строків виконання повинні бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів, а з позначкою "терміново" -- протягом 7 робочих днів від дати підписання документа. Строк виконання може бути замінено лише за вказівкою посадової особи, яка її встановила, а в разі її відсутності -- посадової особи, яка її заміщає. При потребі строк може бути продовжений на обґрунтоване прохання виконавця, яке подається не пізніш як за три робочі дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначеного строку -- до закінчення 30-денного строку від дати його одержання.

Перелік документів із зазначенням строків виконання

Депутатський запит -- не пізніш як у 15-денний строк з дня його одержання або інший строк, установлений Верховною Радою України.

Звернення народного депутата України та депутата місцевої ради народних депутатів -- протягом не більш як 10 днів з дня одержання.

Листи-доручення та листи-запити установ вищого рівня -- до зазначеного в них строку або протягом 30 днів.

Звіт бухгалтерський і баланс річний: розгляд, затвердження й повідомлення рішень за ними у 15-денний строк з дня одержання.

Телеграми, у яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, -- до 2 днів, решта -- протягом 10 днів.

3. Контрольні служби, що здійснюють контроль за виконанням документів. Їх функції

Структура в системі органів управління розглядається, по-перше, як стійкий зв'язок, тобто взаємодія елементів управління, по-друге, як схема розподілу загального обсягу функцій органу управління між структурними підрозділами і схема їх взаємодії.

Управління справами створюється в міністерствах і відомствах як структура, в якій виконується робота з документами, і як орган контролю та координації діловодства в центральному апараті та в галузі. Управління справами мають наступний типовий склад структурних підрозділів:

* секретаріат (до складу якого входять приймальна міністра, його секретаріат, приймальні та секретаріати заступників міністра, секретаріат колегії, протокольне бюро);

* інспекція при міністрі, що виконує функції контролю за виконанням урядових документів, розпорядчих документів органів влади, наказів міністра;

* канцелярія, до складу якої включають експедицію, бюро урядової листування, бюро обліку та реєстрації документів, машинописне бюро (комп'ютерний центр обробки текстів документів), копіювально-розмножувальне бюро, телетайпною, відділ листів (скарг), відділ раціоналізації роботи з документами, центральний архів.

Це типовий набір структурних підрозділів. На практиці в наших міністерствах і відомствах у складі управління справами створюють на додаток до перерахованого групу наказів, перший відділ (відділ захисту інформації) та інші відділи.

Канцелярія створюється на державних підприємствах, в науково-дослідних, проектно-конструкторських організаціях, вищих навчальних закладах. У складі канцелярії зазвичай створюються підрозділи (відділ, сектор, група) з прийому та обробці вступників та відправляються документів, з обліку та реєстрації документів, з контролю за термінами виконання документів, по роботі зі зверненнями громадян, щодо створення документів.

Загальний відділ - це служба по роботі з документами у виконавчих органах влади та виконавчих структурах (мерії, префектури, муніципалітети) місцевого самоврядування. У структурі загального відділу завжди створюється протокольний відділ, група листів, приймальня. Наявність цих структурних підрозділів пояснюється специфікою діяльності, управлінських процедур, порядком прийняття рішень та особливостями документування в цих установах.

Секретар установи (структурного підрозділу) виконує всю роботу з документами в невеликих установах і організаціях, які мають внутрішньої організаційної структури.

Завдання і функції контрольних служб.

Основною метою контрольних служб, незалежно від її назви, є організація, керівництво, координація, контроль і реалізація робіт з документаційного забезпечення.

Виконання цієї мети передбачає вирішення наступних завдань:

* постійне вдосконалення форм і методів роботи з документами;

* забезпечення єдиного порядку документування, організації роботи з документами, інформаційно-пошукових систем, контролю виконання та підготовки документів до передачі у відомчий архів у відповідності з діючими державними нормативно-методичними документами;

* скорочення документообігу;

* розробка і впровадження нормативних та методичних документів щодо вдосконалення документаційного забезпечення в організації і в підвідомчій системі, прогресивних технологій діловодства.

Функції структурних підрозділів.

1. Секретаріат - структурний підрозділ, що створюється, як правило, для обслуговування керівництва організації. У його складі працюють помічник керівника, секретар-референт, технічні секретарі. Секретаріатом у деяких організаціях називають всю службу діловодства. Секретаріат виконує такі типові функції:

* попередній розгляд та підготовка до доповіді керівникові надходять на його ім'я документів;

* підготовка по вказівці керівника проектів окремих документів та їх узгодження з функціональними структурними підрозділами організації;

* організація та документаційне обслуговування нарад, які проводить керівник. Зазвичай в секретаріатах зосереджено і документування діяльності колегіальних органів управління (складання проектів планів засідань, підготовка матеріалів до засідання, ведення та оформлення протоколів, підготовка проектів рішень і контроль за виконанням прийнятих рішень);

2. Протокольна група створюється в органах місцевого самоврядування у складі установ, що мають у своїй структурі постійно діючий колегіальний орган. Виконує наступні функції:

* підготовка проектів нормативно-розпорядчих документів (редагування, оформлення і випуск) керівництва органу місцевого управління, листів, довідок, їх узгодження зі структурними підрозділами;

* аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів, підготовка висновків щодо них;

* організація та проведення засідань органу управління, документування їх діяльності;

* прийом, реєстрація, організація зберігання та довідково-інформаційної роботи, розсилка прийнятих документів і їх доведення до керованих об'єктів.

3. Експедиція - спеціалізована ділянка, здійснює прийом і відправку надходять поштою і кур'єрського зв'язку документації та кореспонденції. Експедиція виконує:

* прийом документів, що надходять, їх сортування і розподіл по структурних підрозділах;

* доставку документів до структурних підрозділів;

* обробку, упаковку та відправлення відправляються документів;

* кількісний облік вступників і відправляються документів.

4. Підрозділ з обліку та реєстрації документів виконує:

* реєстрацію вхідних, вихідних і внутрішніх документів;

* формування та ведення довідково-інформаційного масиву;

* контроль за оформленням та складанням вихідних і внутрішніх документів (щодо візування, погодження, відповідності прийнятих правил, юридичної сили документів і т.д.).

5. Група контролю (може називатися бюро, відділ, інспекція) виконує:

* контроль за термінами виконання документів;

* контроль за термінами виконання усних розпоряджень керівника;

* аналіз виконавської дисципліни;

* інформування керівництва про хід виконання документів та доручень.

4. Довідкова контрольна картотека та її призначення в документаційному процесі

Контроль за виконанням документів здійснюється з використанням реєстраційно-контрольних карток, додаткові примірники яких виготовляються при постановці документів на контроль. Одночасно на документі, що підлягає контролю, на лівому полі першої сторінки проставляється штамп (робиться напис посадовою особою, яка встановила контроль) "Контроль" або буква "К", після чого документ передається виконавцю, а один примірник реєстраційно-контрольної картки вміщується до контрольної картотеки.

Картки контрольованих документів групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за строками виконання документів, за виконавцями, групами документів тощо.

Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або при проведенні перевірки структурного підрозділу-виконавця, вносяться до графи "Контрольні відмітки" реєстраційно-контрольної картки. При цьому попередні записи не фіксуються.

При автоматизованій формі контролю періодично (раз на місяць) складаються і надсилаються до структурних підрозділів переліки невиконаних ними у встановлені строки документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до канцелярії (контрольної служби для узагальнення).

Інформація про строки виконання доручень і документів, зведення про стан їх виконання, а також відомості про перенесення строків та інформація про завершення виконання виводиться на екран дисплея і роздруковується на папері за встановленою або за довільною формою, передається на зберігання до архіву.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли питання, поставлені в ньому, вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті.

Після виконання документи (доручення) знімаються з контролю. Зняти документ з контролю може тільки відповідальна особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і в картці робиться відмітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття з контролю вносяться в контрольну картку і містять дату виконання, номер вихідного документа і його короткий зміст, прізвище і підпис керівника структурного підрозділу -- відповідального виконавця.

Закриття карток здійснюється в порядку, зазначеному нижче.

Порядок роботи з контрольними картками про виконання доручень

1. Картка на доручення (документ) виписується канцелярією i передається на виконання разом з документом.

2. Про отримання доручення (документа) у карті робиться запис: дата отримання, індекс посадової особи (підрозділу), підпис особи, що отримала.

3. Керівні особи розписуються в картці за отримання доручення (документа) в картці безпосередньо або через діловода структурного підрозділу і визначають виконавця, який буде виконувати доручення або його частину згідно з компетенцією підрозділу, про що робиться запис в картці.

4. Передача документа в ході виконання доручення від однієї посадової особи (підрозділу) до іншої здійснюється тільки через канцелярію з відповідним записом у картці.

5. Після виконання доручення картка закривається. Якщо доручення закривається підготовленим документом - відповіддю, то про це робиться запис у картці, де вказується вихідний номер документа і дата, яким закривається доручення. Підписує картку керівник структурного підрозділу -- відповідальний виконавець.

При відправці документа-відповіді картка про виконання доручення закривається і знімається з контролю.

Для цього необхідно: зареєструвати у канцелярії документ-відповідь, зробити відмітку про виконання у контрольно-реєстраційній картці і за підписом керівника структурного підрозділу повернути перший примірник картки до канцелярії.

У разі відсутності документа-відповіді, коли доручення виконується іншим чином (по телефону, шляхом взяття участі у заході тощо), в картці робиться погоджений із співвиконавцями запис про виконання доручення і за підписом керівника підрозділу -- відповідального виконавця подається на засвідчення посадовій особі, яка дала доручення. Після засвідчення діловод підрозділу передає перший примірник картки до канцелярії, робить відмітку про виконання на другому примірнику картки, який залишається в картотеці структурного підрозділу -- відповідального виконавця.

6. Термін виконання доручення може бути продовжений посадовою особою, яка йога встановила, про що обов'язково робиться відмітка в канцелярії. Відповідальність за своєчасне продовження термінів покладається на керівників структурних підрозділів -- відповідальних виконавців. Якщо виконання не документувалося, відмітка про виконання робиться, на самому документі-запиті та засвідчується в контрольній картці посадовою особою, яка давала доручення. Дані про результати виконання взятих на контроль документів узагальнюються канцелярією і станом на перше число кожного місяця, доповідаються керівнику організації.

Дані про хід і результати контролю за виконанням періодично аналізуються. На основі аналізу розробляються пропозиції щодо поліпшення виконавської дисципліни й удосконалення контролю за виконанням документів.

Керівники структурних підрозділів зобов'язані:

- особисто розглядати кореспонденцію в день її надходження, визначати за кожним документом, який потребує виконання, конкретних виконавців і строки;

- систематично контролювати виконання документів;

- забезпечити компетентний і невідкладний (протягом 1-2 днів) розгляд проектів документів вищих органів або за їх дорученням, які подаються на погодження іншими структурними підрозділами.

Функції контролю за виконанням доручень і документів у структурних підрозділах покладаються на діловодів, інспекторів структурних підрозділів. Вони постійно аналізують стан виконавської дисципліни і в установленому порядку інформують керівника свого підрозділу і службу контролю канцелярії про хід виконання доручень і документів. Посадові особи, які допустили невчасне або неякісне виконання документів, несуть відповідальність в установленому порядку.

Висновок

Всі методи контрольної діяльності дають керівнику необхідну інформацію щодо відповідності досягнутих результатів очікуваним (запланованим). У разі, коли співставлення виявило значні відхилення фактичних результатів від очікуваних, визначених завданнями у документі, керівник має виявити причини цих відхилень, внести відповідні корективи, провести кадрові зміни тощо.

Підвищення ефективності контролю значною мірою залежить від застосування до виконавців переважно заохочувальних форм над каральними. За неякісне виконання документа працівник майже завжди отримує адміністративне стягнення, але за відмінне його виконання дуже рідко надається винагорода, хоча між результатом і винагородою існує чіткий зв'язок. Успішне здійснення контролю - справа кожного керівника і кожного працівника управлінської сфери.

Необхідно вжити практичних заходів щодо вдосконалення контролю на всіх рівнях управління. Це, зокрема, впровадження електронного обігу документів, навчання та підвищення кваліфікації спеціалістів, що займаються безпосередньо контролем за документами, стимулювання та підвищення відповідальності за результати роботи. Не підкріплені послідовною організаторською роботою управлінські рішення лише створюють видимість активної діяльності.

Контроль має бути могутнім засобом забезпечення дієвості управлінських рішень і управління.

Список використаних джерел

1. Андреева В.И. Делопроизводство. - Изд. 4. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997. - 85 c.

2. Воробьев Л.И., Щёкин Г.В. Делопроизводство, учет и отчетность в кадровой службе. В 5 ч. -- К.: ВЗУУП, 1990. - 36 c.

3. Головач А.С. Зразки оформлення документів. - Донецьк: Сталкер, 1997.

4. Гутгарц Р.Д. Документирование управленческой деятельности: Курс лекций: Навчальне видання.- М.: Инфра-М, 2001.- 185 c.

5. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папері. - К.: А.С.К., 2002 - 400 с.

6. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навчальний посібник. - К.: Либідь, 1998 - 256 с.

7. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. - 2-е вид. - К.: Либідь, 2000. - 75с.

8. Комова М. Діловодство : Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т "Львівська політехніка". -Львів: Тріада плюс, 2006. -217 с.

9. . Кірочок О.Г., Корбутяк В.І., Процюк В.К., Дубич К.В. Документування у менеджменті: Підручник, - Київ: Центр навчальної літератури, 2003, - 216 с.

10. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. -- М.: ИНФРА-М, 1998. 42- 45 c.

11. Мурашко М.І. Довідник для підприємців-роботодавців та працівників відділу кадрів підприємств, установ та організацій. -- К., 1994. 20- 28 c.

12. Паламар Л.М., Кацівець Г.М. Мова ділових паперів. -- К.: Либідь, 1993.

13. Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління. -- К.: МАУП, 1997. 77- 100 c.

14. Палеха Ю.Управлінське документування : Навчальний посібник: У 2 ч./ Юрій Іванович Палеха; М-во освіти і науки України, Європейський ун-т. -2-е вид.. -К. : Вид-во Європейського ун-ту. -2003- Ч. 1 : Ведення загальної документації : (зі зразками сучасних ділових паперів). -2003. -327 с.

15. Пашутинський Є. Діловодство кадрової служби/ Євген Пашутинський, Ред. О. А. Кривенко. -К.: КНТ, 2004. -268 с.

16. Рожнов В.С. Загальне і кадрове діловодство. -- К.: ТКК "Персонал", 1996. - 18 c.

17. Слиньков В.Н. Документы административного делопроизводства в менеджменте бизнеса. - К., 1999. 38-44 c.

Размещено на Allbest.ru