Понятие внутреннего аудита системы менеджмента

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1. Сущность и функции внутреннего аудита

Глава 2. Цели внутренних проверок

Глава 3. Планирование аудиторских проверок

3.1 Состав процесса планирования, принципы и этапы

3.2 Оценка системы внутреннего контроля

Глава 4. Организация и проведение проверки

Глава 5. Анализ результатов проверок

Глава 6. Внутренний аудит систем менеджмента на ОАО «ЕВРАЗ ЗСМК»

Заключение

Список используемой литературы

Приложение А

Приложение Б

Приложение В

Приложение Г

Приложение Д

Приложение Е

Приложение Ж

Приложение И

Введение

В соответствии с Временными правилами аудиторской деятельности в РФ аудит представляет собой предпринимательскую деятельность аудиторов (аудиторских фирм) по осуществлению независимых вневедомственных проверок бухгалтерской (финансовой) отчетности, платежно-расчетной документации, налоговых деклараций и других финансовых обязательств и требований экономических субъектов, а также оказанию иных аудиторских услуг.

Слово «аудит» происходит от латинского «audio», что означает «он слышит», «слушатель». Это подчеркивает особую доверительность во взаимоотношениях аудитора со своими клиентами, внимательность, доброжелательность, участливость, заинтересованность в делах клиента, обратившегося за услугами к аудитору. Задача аудитора - проверить состояние финансово-хозяйственной деятельности предприятия за определенный период, сформулировать объективные выводы, дать необходимые рекомендации.

Аудит, по мнению зарубежных специалистов, - это вид деятельности, заключающийся в сборе и оценке фактов, касающихся функционирования и положения экономического субъекта, осуществляемый компетентным независимым лицом. Он направлен на снижение до приемлемого уровня информационного риска, то есть вероятности того, что в финансовых отчетах содержатся ложные и неточные сведения для их пользователей.

Основным принципом, регулирующим аудит, является совокупность определенных этических и профессиональных норм: независимость, честность и объективность аудитора, его профессионализм, компетентность и добросовестность, конфиденциальность информации, ответственность.

Цель аудита - решение конкретной задачи, которая определяется законодательством, системой нормативного регулирования аудиторской деятельности, договорными обязательствами аудитора и клиента. В частности, целями аудита могут быть: оценка состояния бухгалтерского учета, проверка достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности, подтверждение проспекта эмиссии ценных бумаг, проведение анализа финансово-хозяйственной деятельности и подготовка рекомендаций по укреплению финансового состояния клиента, оптимизация затрат, консультирование по вопросам бухгалтерского учета, налогообложения, хозяйственного права и др.

1. Сущность и функции внутреннего аудита

Эффективность системы внутреннего контроля в известной степени зависит от его места в организационной структуре предприятия. На предприятии в соответствии с его учредительными документами или правилами внутреннего распорядка может быть назначен ревизор, создана ревизионная комиссия или служба внутреннего аудита. Если внутрихозяйственный контроль возложен на ревизора или ревизионную комиссию, работающих на общественных началах, то, как показывает практика, руководство может игнорировать систему контроля, искажать данные финансовой отчетности. Иначе обстоит дело, когда внутрихозяйственный контроль осуществляется службой (отделом, группой) внутреннего аудита, являющейся самостоятельным подразделением аппарата управления. Такая служба создается с целью проверки эффективности контрольных методов и процедур на предприятии, оказание помощи администрации в контроле за работой всех подразделений и защита законных имущественных интересов собственников. Условием успешной работы службы внутреннего аудита является ее независимость от других подразделений, что достигается путем прямого подчинения это службы руководителю предприятия.

Основными функциями службы внутреннего аудита на предприятии являются:

- проверка достаточности и соответствия действующим нормативным актам и учредительным документам системы внутренних регламентов и процедур контроля (приказов, распоряжений, инструкций и др.);

- экспертиза правильности организации, достоверности бухгалтерской отчетности;

- анализ внешних факторов и оценка их влияния на деятельность предприятия;

- организация подготовки к проведению внешнего аудита, проверок налоговых и других контрольных органов.

Для выполнения своих функций служба внутреннего аудита должна быть укомплектована квалифицированными и заслуживающими доверия специалистами.

Служба внутреннего аудита действует на основании положения, утверждаемого руководителем предприятия или собранием учредителей (акционеров). На должность руководителя и ведущих специалистов службы целесообразно назначать высококвалифицированных специалистов с высшим экономическим образованием, Сотрудниками службы могут быть квалифицированные специалисты по другим профилям для осуществления контроля за технологическими процессами производства. Должностные инструкции для внутренних аудиторов должны предусматривать общие положения, конкретные должностные обязанности, права и персональную ответственность.

В практической работе служба внутреннего аудита руководствуется законодательными и нормативными актами РФ, министерств и ведомств, органов местного самоуправления, правилами (стандартами) аудита, а также учредительными документами, приказами и распоряжениями руководителя предприятия, инструкциями, положениями и т.п.

Деятельность службы внутреннего аудита должна осуществляться в соответствии с планом внутреннего аудита. Такой план разрабатывает руководитель службы, а утверждает руководитель предприятия. Служба внутреннего аудита должна иметь следующие права:

- проверять первичные документы, учетные регистры, планы, сметы и другие документы по финансово-хозяйственной деятельности;

- обследовать территорию предприятия, складские, производственные, хозяйственные и служебные помещения, объекты строительства;

- требовать проведения и проводить лично полную и частичную инвентаризацию имущества и обязательств предприятия, при необходимости опечатывать сейфы, кассы, склады, архивы и другие места хранения ценностей и документов;

- наблюдать за правильностью отражения операций;

- подготавливать предприятие к внешнему аудиту и налоговому контролю, представлять при необходимости имущественные интересы предприятия в суде и арбитражном суде.

Служба внутреннего аудита должна нести ответственность за:

- обоснованность и своевременность представления заключений о состоянии отчетности, о соответствии учредительных и внутрихозяйственных документов действующему законодательству;

- обоснованность представленных предложений по улучшению организации системы контроля, материальной ответственности должностных лиц, распределения прибыли, создания и использования средств различных фондов и др.;

- правильность консультаций, оказываемых учредителям, руководителям, специалистам и работникам аппарата управления предприятия по вопросам организации производства, системы управления.

Практика аудита свидетельствует, что на тех предприятиях, где созданы и эффективно функционируют службы внутреннего аудита, значительно выше уровень сохранности имущества, использования ресурсов, организации бухгалтерского учета и достоверности отчетности.

2. Цели внутренних проверок

Сегодня соревнуется уже не продукция, а системы управления предприятиями. Все в мире имеет свойство изменяться и устаревать, в том числе и система менеджмента качества (СМК) предприятия. Для того чтобы поддерживать СМК в рабочем состоянии и постоянно повышать эффективность ее функционирования проводятся внутренние проверки (далее - проверки). Организация, координация, руководство системой проверок должна возлагаться на представителя руководства предприятия по качеству (как правило, директора по качеству). Типичная ошибка допускается тогда, когда эти функции выполняет начальник службы качества, так как в этом случае он частично проверяет и свою работу.

Внутренние проверки проводятся со следующими целями:

- оценка эффективности функционирования СМК и определение возможностей и путей ее улучшения;

- выявление несоответствий в СМК (процедурах, процессах, продукции) установленным требованиям;

- определение всех причин выявленных несоответствий (основных, дополнительных, сопутствующих);

- проверка и оценка эффективности корректирующих мероприятий по результатам предыдущих проверок.

Проверки могут осуществляться как персоналом службы качества (это характерно для крупных предприятий, где в структуре службы качества имеется отдел внутренних проверок), так и специально создаваемыми группами с привлечением подготовленных и аттестованных аудиторов по внутренним проверкам.

3. Планирование аудиторской проверки

3.1 Состав процесса планирования, принципы и этапы

Аудиторская проверка ограничена во времени. Поэтому для обеспечения высокого качества работы к ней следует тщательно подготовиться. Необходимым средством такой подготовки является всесторонне продуманное планирование, которое создавало бы уверенность у исполнителей в том, что используются наиболее эффективные и действенные процедуры аудита. Четкое планирование необходимо также для выбора предполагаемых подходов к достижению целей аудита; выполнения и контроля работы; убежденности в том, что внимание привлечено к главным аспектам, что работа выполнена полностью.

Названным проблемам посвящено российское правило (стандарт) «Планирование аудита» Стандарты аудиторской деятельности. Учебное пособие. М: 2001., с.134. В нем подчеркнуто, что требования данного стандарта являются обязательными для всех аудиторских организаций при осуществлении аудита, предусматривающего подготовку официального аудиторского заключения, за исключением тех его положений, где прямо указано, что они носят рекомендательный характер.

Для других случаев эти требования носят рекомендательный характер (при проведении аудита, не предусматривающего подготовку по его результатам официального заключения, а также при оказании сопутствующих аудиту услуг).

В случае отклонения при выполнении конкретного задания от обязательных требований данного правила (стандарта) аудиторская организация в обязательном порядке должна отметить это в своей рабочей документации и в письменном отчете руководству экономического субъекта, заказавшего аудит и (или) сопутствующие ему услуги.

Планирование, являясь начальным этапом проведения аудита, состоит в разработке аудиторской фирмой общего плана с указанием ожидаемого объема, графиков и сроков проведения аудита, а также в разработке программы, определяющей объем, виды и последовательность осуществления аудиторских процедур, необходимых для формирования аудиторской организацией объективного и обоснованного мнения о бухгалтерской отчетности организации.

Планирование должно проводиться в соответствии с общими принципами проведения аудита, а также с учетом следующих частных принципов комплексности:

- непрерывности планирования;

- оптимальности.

Принцип комплексности предполагает обеспечение взаимосвязанности и согласованности всех этапов планирования - от предварительного планирования до составления общего плана и программы аудита.

Принцип непрерывности выражается в установлении сопряженных заданий группе аудиторов и увязке этапов планирования по срокам и по смежным хозяйствующим субъектам (структурным подразделениям, выделенным на отдельный баланс, филиалам, представительствам, дочерним организациям).

При планировании на длительный период в случае аудиторского сопровождения экономического субъекта, в течение года аудиторской фирме следует своевременно корректировать планы и программы проведения аудита с учетом изменений в финансово - хозяйственной деятельности клиента и результатов промежуточных аудиторских проверок

Принцип оптимальности планирования аудита заключается в том, что в процессе планирования следует обеспечить вариантность планирования для возможности выбора оптимального варианта общего плана и программы на основании критериев, определенных самой аудиторской фирмой.

При планировании следует выделить такие этапы:

- предварительное планирование;

- подготовка общего плана аудита;

- составление программы аудита.

Для эффективного планирования аудита до написания письма-обязательства и до заключения договора о проведении аудита аудиторская фирма должна согласовать с руководством экономического субъекта основные организационные вопросы, связанные с проведением аудита.

На начальном этапе аудитор должен ознакомиться с финансово-хозяйственной деятельностью экономического субъекта и иметь информацию о внешних и внутренних факторах, влияющих на хозяйственную деятельность экономического субъекта.

Аудитору следует ознакомиться с:

- организационно-управленческой структурой клиента;

- видами хозяйственной деятельности;

- структурой капитала;

- технологическими особенностями производства;

- уровнем рентабельности;

- основными покупателями и поставщиками;

- существованием дочерних и зависимых организаций. Источниками получения информации об организации для аудитора должны являться:

- устав клиента;

- протоколы заседаний совета директоров, собраний акционеров либо других аналогичных органов управления;

- учетная политика;

- бухгалтерская отчетность;

- внутренние отчеты контролеров;

- материалы налоговых проверок;

- материалы судебных и арбитражных исков;

- беседы с руководством и исполнительным персоналом;

- информация, полученная при осмотре основных участков, складов клиента.

На этапе предварительного планирования оценивается возможность проведения аудита. Если аудиторская организация положительно решает вопрос, она переходит к формированию штата для проведения аудита и заключает договор с экономическим субъектом.

С помощью проведения аналитических процедур аудиторская организация должна выявить области, значимые для аудита.

В процессе подготовки общего плана и программы аудиторская организация оценивает эффективность системы внутреннего контроля и производит оценку риска системы внутреннего контроля. Эти вопросы подробнее будут рассмотрены в следующих параграфах данной работы.

В процессе аудита могут возникнуть основания для пересмотра отдельных положений общего плана аудита. Вносимые изменения, а также причины изменений аудитору следует подробно документировать.

В общем плане аудиторская организация должна предусмотреть сроки и составить график проведения аудита, подготовки отчета (письменной информации руководству клиента) и аудиторского заключения. В процессе планирования затрат времени необходимо учесть:

- реальные трудозатраты;

- расчет затрат времени в предыдущем периоде (в случае проведения повторного аудита) и его связь с текущим расчетом;

- уровень существенности;

- проведенные оценки рисков аудита.

В случае решения провести выборочный аудит аудитор формирует выборку в соответствии с правилом (стандартом) аудиторской деятельности «Аудиторская выборка».

В общем плане рекомендуется предусмотреть:

- формирование группы с учетом квалификации аудиторов;

- инструктирование всех членов команды об их обязанностях, ознакомление их с финансово-хозяйственной деятельностью клиента, а также с положениями общего плана аудита;

- контроль руководителя за выполнением плана и качеством работы ассистента аудитора, за ведением ими рабочей документации и надлежащим оформлением результатов аудита;

- разъяснение руководителем аудиторской группы методических вопросов, связанных с практической реализацией аудиторских процедур;

- документальное оформление особого мнения члена аудиторской группы (исполнителя) при возникновении разногласий в оценке того или иного факта между руководителем аудиторской группы и ее рядовым членом.

Аудиторская организация определяет в общем плане роль внутреннего аудита, а также необходимость привлечения экспертов в процессе проведения аудита.

3.2 Оценка системы внутреннего контроля

В ходе аудиторской проверки аудитор обязан разобраться в системе бухгалтерского учета, которая применяется на проверяемом им экономическом субъекте, и при этом изучить и оценить те средства контроля, на основе которых он собирается определить суть, масштаб и временные затраты предполагаемых аудиторских процедур.

Масштаб и особенности системы внутреннего контроля, а также степень их формализации должны соответствовать размерам экономического субъекта и особенностям его деятельности.

Особенности системы внутреннего контроля могут способствовать в получения достаточной убежденности в том, что система бухгалтерского учета достоверно (или недостоверно) отражает хозяйственную деятельность проверяемого экономического субъекта.

В том случае, если аудитор убеждается, что он может опереться на соответствующие средства. контроля, он получает возможность проводить аудиторские процедуры менее детально н (или) более выборочно, чем он делал бы в противном случае, а также может внести изменения в суть применяемых аудиторских процедур и в предполагаемые затраты временя на их осуществление.

При оценке эффективности и надежности системы внутреннего контроля в целом, контрольной среды и отдельных средств контроля аудиторская организация обязана использовать не менее трех следующих градаций: высокая, средняя, низкая.

Изучение и оценка, особенностей бухгалтерского учета, изучение и оценка системы внутреннего контроля должны в обязательном порядке документироваться аудиторскими организациями в ходе аудиторской проверки. При проведении и документировании этой работы рекомендуется использовать следующие формы:

а) специально разработанные тестовые процедуры;

б) перечни типовых вопросов для выяснения мнения руководящего персонала и работников бухгалтерии;

в) специальные бланки и проверочные листы;

г) блок-схемы и графики;

д) перечни замечаний, протоколы или акты.

Аудиторские организации самостоятельно разрабатывают методики и порядок изучения и оценки системы бухгалтерского учёта и внутреннего контроля, а также планируют процедуры аудиторской проверки в зависимости от результатов такого изучения и оценки. Автор предлагает следующий тест для оценки эффективности системы внутреннего контроля организации:

4. Организация и проведение проверки

Вначале проводится предварительное совещание с руководящим составом и ИТР проверяемого подразделения, на котором руководитель проверки сообщает о целях, объеме, плане и методике проверки, представляет аудиторов. На этом совещании определяются формы взаимодействия между аудиторами и персоналом подразделения (предоставление необходимых документов, информации, средств измерения и т.д.), за отдельными направлениями плана проверки закрепляются соответствующие специалисты подразделения, согласовывается дата итогового совещания.

В ходе проверки аудитор должен получить информацию, на основе которой можно будет сделать обоснованные выводы по следующим направлениям:

- состояние проверяемого объекта (процедуры, процесса, продукции) и причины несоответствий;

- наличие, правильное понимание и применение персоналом «Положения о подразделении», должностных инструкций, стандартов предприятия (СтП), рабочей документации;

- соответствие применяемых СтП и технической документации целям предприятия в области качества.

Все наблюдения фиксируются и анализируются. После сбора и накопления информации о состоянии объекта проверки, рабочая группа проводит анализ и обобщение результатов с тем, чтобы выявить фактические несоответствия и выработать рекомендации и мероприятия по их устранению. Все выявленные несоответствия регистрируются в протоколах несоответствий, которые должны быть подписаны аудитором и представителем проверяемого подразделения. В случае несогласия представителя подразделения данное несоответствие рассматривается на итоговом совещании. При выявлении критического несоответствия* руководитель проверки оперативно доводит его до сведения руководителя подразделения и представителя ОТК, которые должны приостановить изготовление продукции и принять корректирующие меры, оформив их в протоколе несоответствия.

* Критическое несоответствие - несоответствие, которое привело или может привести к изготовлению продукции, не отвечающей установленным требованиям, и требует принятия оперативных корректирующих мер.

После окончания проверки и до подготовки отчета проводится итоговое совещание. Его основная цель - представить и разъяснить все заносимые в отчет результаты проверки, согласовать сроки проведения необходимых мероприятий. Протокол совещания приобщается к материалам проверки. На совещании по всем выявленным несоответствиям даются необходимые пояснения для того, чтобы обеспечить четкое понимание руководством подразделения существа несоответствий, их важности и влияния на стабильность качества продукции, услуг, процессов. Здесь же выясняется, насколько случайный или систематический характер имеют эти несоответствия, рассматриваются рекомендации по совершенствованию документации системы качества и разработке корректирующих мер.

Ответственность за составление отчета, его точность и полноту несет руководитель проверки. Форму отчета следует, насколько возможно, формализовать. Отчет должен включать в себя:

- наименование проверки и проверяемого подразделения;

- основание для проверки;

- дату утверждения плана проверки;

- фамилии членов группы проверки;

- результаты проверки;

- заключение о выполнении корректирующих мероприятий по результатам предыдущей проверки;

- выводы и рекомендации;

- приложение (протоколы несоответствий);

- подписи аудиторов, а также руководителя подразделения после ознакомления с отчетом. Чтобы избежать ошибок и недопонимания проект отчета до представления на утверждение анализируется руководством проверяемого подразделения.

В разделе «Выводы» дается оценка того, насколько проверяемое подразделение способно обеспечить достижение целей в области качества, заявленных в политике и «Руководстве по качеству»; насколько деятельность персонала соответствует требованиям СМК; эффективны ли корректирующие мероприятия по результатам предыдущих проверок; какова оперативность устранения критических несоответствий (в случае их наличия).

В разделе «Рекомендации» указывается:

- необходимость и срок разработки корректирующих мероприятий на уровне подразделения или предприятия;

- несоответствия, которые необходимо устранить до разработки плана мероприятий;

- предложения для включения в план корректирующих мероприятий;

- рекомендации по совершенствованию документов системы качества.

После оформления отчета руководитель проверки дает оценку каждому аудитору. Работу руководителя группы проверки оценивает директор по качеству. Эта информация в дальнейшем используется для улучшения подбора аудиторов, повышения уровня их подготовки, а также для выявления недостатков в деятельности аудиторов.

5. Анализ результатов проверок

Копии утвержденного отчета направляются в подразделение, где производилась проверка, и в подразделения, для которых имеются рекомендации. Руководитель подразделения организует работу по выявлению причин каждого несоответствия, подготовке плана корректирующих и(или) предупреждающих мероприятий, контролю его выполнения и информированию службы качества. После получения информации о выполнении мероприятия служба качества проверяет его фактическое выполнение и оценивает эффективность. Если мероприятие выполнено неполно или некачественно, оказалось неэффективным, то об этом сообщается руководству предприятия и оформляется акт.

Информация о результатах внутренней проверки включается в повестку дня ежемесячных совещаний по качеству, используется для анализа и принятия руководством предприятия соответствующих решений, предупреждения аналогичных несоответствий в тех подразделениях, где еще не проводились проверки.

Служба качества периодически (но не реже одного раза в год) анализирует результаты внутренних проверок и представляет их в виде отчета для утверждения и принятия решений. В отчет целесообразно включать следующую информацию:

- результаты проверок, сгруппированные по элементам системы качества и подразделениям;

- оценку динамики изменения зарегистрированных данных;

- среднее количество несоответствий, приходящихся на одну проверку;

- описание повторяющихся критических несоответствий, место их выявления;

- анализ эффективности корректирующих и предупреждающих мероприятий;

- предложения по совершенствованию стандартов предприятия;

- оценку эффективности функционирования СМК;

- предложения по совершенствованию СМК предприятия.

Результаты анализа директор по качеству докладывает на ежегодном совещании по качеству. Также результаты анализа используются службой качества и другими подразделениями при разработке текущих и перспективных планов, программ по повышению качества продукции и услуг.

6. Специальная часть. Внутренний аудит систем менеджмента на ОАО «ЕВРАЗ ЗСМК»

6.1 Основные цели внутреннего аудита

Установить:

а) соответствие систем менеджмента требованиям основополагающих стандартов (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001), запланированным мероприятиям в области СМК, СЭМ и СМПЗиБ, требованиям, разработанным Обществом;

б) результативность СМК, СЭМ, СМПЗиБ по итогам внутреннего аудита;

Представить высшему руководству информацию о результатах внутренних аудитов.

Основанием для проведения внутренних аудитов является годовой график проведения внутренних аудитов ИСМ (СМК, СЭМ, СМПЗиБ) в подразделениях ОАО «ЕВРАЗ ЗСМК».

Заказчиком внутренних аудитов ИСМ является Представитель руководства или член координационного совета по согласованию с Представителем руководства.

Принципы проведения аудита:

этичность поведения - основа профессионализма. Существенными при аудите являются ответственность, неподкупность, умение хранить тайну;

беспристрастность - обязательство представлять правдивые и точные отчеты. Выводы аудитов, заключения по результатам аудита, записи отражают правдиво и точно деятельность по аудиту;

профессиональная осмотрительность - прилежание и умение принимать правильные решения при проведении аудита;

независимость - основа беспристрастности и объективности заключений по результатам аудита. Аудиторы должны быть независимы от проверяемой деятельности (там, где это возможно) и свободны от предубеждений и конфликта интересов;

подход, основанный на свидетельстве - разумная основа для достижения надежных и воспроизводимых заключений аудита в процессе систематического аудита. Свидетельство должно быть проверяемым.

Блок-схема процесса «Внутренний аудит систем менеджмента» представлена в приложении А.

6.2 Проведение внутреннего аудита систем менеджмента

6.2.1 Планирование внутреннего аудита

Проект годового графика проведения внутренних аудитов разрабатывает УСМ до начала планируемого года с учетом:

статуса и важности процессов и подразделений (участков), подлежащих аудиту;

значимости экологических аспектов;

результатов оценки рисков деятельности в области СМПЗиБ;

результатов предыдущих аудитов.

В годовом графике указываются проверяемые в течение календарного года подразделения, месяц проведения аудита и руководители аудиторских групп. Форма графика приведена в приложении В.

В течение календарного года в годовой график могут вноситься изменения в следующих случаях:

- при изменениях организационной структуры Общества (реорганизация и создание новых структурных подразделений);

- при принятии решения о проведении внеочередного аудита (при выявлении более 5 несоответствий и/или более 3 повторяющихся несоответствий по одной из систем менеджмента);

- при изменении законодательных требований;

- при увеличении количества несоответствующей продукции;

- по результатам расследования чрезвычайных ситуаций, аварий, инцидентов, несчастных случаев, профессиональных заболеваний;

- по результатам мониторинга экологических показателей надзорными органами;

- по заданию Представителя руководства;

- при переносе сроков аудита по производственной необходимости с письменного уведомления от руководителя проверяемого подразделения о причине переноса аудита.

Планы проведения внутренних аудитов в подразделениях разрабатывает УСМ, утверждает Представитель руководства. Форма плана приведена в приложении Г.

УСМ формирует состав аудиторской группы, состоящей из руководителя аудиторской группы, аудиторов, стажеров и, при необходимости, технических экспертов.

6.2.2 Подготовка внутреннего аудита

Подготовка проведения внутреннего аудита включает в себя:

- сбор необходимой информации о проверяемом подразделении и проведение совещания в УСМ с аудиторами;

- распределение обязанностей аудиторов;

- предварительное ознакомление с документацией подразделения;

- составление вопросов для регистрации свидетельств аудита.

УСМ до начала месяца планируемой проверки проводит с аудиторскими группами совещание, на котором руководителю группы выдает утвержденный план проверки с необходимыми документами и знакомит участников групп с требованиями и особенностями их проверки.

Руководитель аудиторской группы согласовывает с руководителем проверяемого подразделения план проведения аудита в первой декаде месяца, уточняет дату проведения аудита, но не позднее даты, которая указана в плане.

Руководитель аудиторской группы распределяет обязанности между членами аудиторской группы в соответствии с установленным планом.

Члены аудиторской группы при подготовке к аудиту в соответствии с заданием должны проанализировать информацию, полученную в УСМ, ознакомиться с документацией проверяемого подразделения (процедуры, инструкции, нормативная документация, проверяемые процессы и т.д.) и составить вопросы по разделам основополагающих стандартов, которые будут необходимы в качестве справочного материала для регистрации свидетельств аудита.

6.2.3 Проведение внутреннего аудита на месте

Проведение внутреннего аудита на месте включает в себя:

- проведение предварительного совещания;

- сбор и верификацию информации;

- проведение заключительного совещания.

Предварительное совещание проводит руководитель аудиторской группы с руководством проверяемого подразделения и лицами ответственными за проверяемые процессы.

Целью совещания является:

- представление аудиторской группы;

- подтверждение целей, области, критериев аудита;

-ознакомление с методами проведения аудита, порядком оформления записей по результатам аудита;

- подтверждение того, что проверяемое подразделение будет информировано о ходе аудита во время его проведения;

- подтверждение того, что необходимые ресурсы аудиторской группе будут доступны;

- представление сопровождающих лиц;

-уточнение места и времени проведения заключительного совещания.

Роль и обязанности сопровождающих лиц:

- обеспечение контактов и назначение времени для бесед;

-обеспечение посещений намеченных мест производственной площадки;

- обеспечение того, чтобы правила и процедуры по безопасности были доведены до сведения членов аудиторской группы и соблюдались ими;

- предоставление разъяснений или оказание помощи при сборе информации.

Во время аудита информация, относящаяся к целям аудита, области и критериям аудита, деятельности и процессам должна быть собрана путем необходимых выборок и верифицирована. Свидетельства аудита должны быть зафиксированы.

Методы сбора информации включают:

- опрос (получение информации в виде ответов на вопросы);

- наблюдения видов деятельности, окружающей производственной среды, условий труда;

- изучение и анализ документов и записей.

При проведении опросов аудитор должен принимать во внимание следующее:

проводить опросы в подразделении с лицами, выполняющими работы или решающими задачи в пределах области аудита;

проводить опрос работников в обычное рабочее время и, где это возможно, на рабочем месте;

опрашиваемое лицо должно быть психологически подготовлено к опросу, опрос следует вести доброжелательно;

необходимо объяснить причину опроса и осуществляемых записей;

начинать опрос можно с просьбы рассказать о своей работе;

избегать наводящих вопросов;

результаты опроса должны быть обобщены и проанализированы вместе с опрашиваемым лицом.

Полученные свидетельства аудита могут указывать на соответствие или несоответствие критериям аудита и классифицироваться как несоответствия, замечания и направления для улучшения.

Руководитель аудиторской группы проводит проверку выполнения корректирующих действий, замечаний, направлений для улучшения и оценку результативности выполненных КД по результатам предыдущего аудита.

По окончании аудита руководителем аудиторской группы, после обмена мнениями с аудиторами, проводится заключительное совещание по результатам аудита с участием аудиторской группы, руководителя проверяемого подразделения и работников, участвующих в аудите.

Целью заключительного совещания является представление результатов и выводов по аудиту проверяемому подразделению.

6.2.4 Оформление документов по итогам внутреннего аудита

По результатам аудита члены аудиторской группы заполняют свидетельства по аудиту. Рекомендуемая форма свидетельств по внутреннему аудиту приведена в приложении Д.

Аудиторы и стажеры должны согласовать несоответствия, замечания и направления для улучшения с руководителем аудиторской группы.

Окончательное решение, как классифицировать выявленные отклонения от установленных требований, принимает руководитель аудиторской группы.

Руководитель аудиторской группы дает оценку результативности СМК, СЭМ, СМПЗиБ по итогам проведенного аудита в соответствии с критериями оценки (приложение Е).

Руководитель аудиторской группы обобщенные результаты аудита оформляет в итоговом отчете, форма отчета приведена в приложении Ж. На выявленные несоответствия оформляются протоколы несоответствий по форме приложения И.

Замечания, направления для улучшения, сильные стороны, выполнение КД, замечаний, направлений для улучшения и оценку результативности выполненных КД по результатам предыдущего аудита заносятся в итоговый отчет по аудиту.

Руководитель аудиторской группы согласует с руководителем проверяемого подразделения протоколы несоответствий и итоговый отчет. Оригиналы протоколов несоответствий и копию итогового отчета оставляет в проверяемом подразделении для установления причин несоответствий, разработки КД.

В случае если при определении причины выявленного несоответствия в проверяемом подразделении устанавливается, что причина несоответствия касается другого структурного подразделения, то этот факт фиксируется в протоколе несоответствия и далее протокол направляется в УСМ. Специалисты бюро по аудитам УСМ направляют этот протокол несоответствия с извещением-уведомлением в подразделение, ответственное за данное несоответствие, для установления причин несоответствия и разработки КД. Данное несоответствие будет учитываться в подразделении, ответственном за выполнение КД.

Руководитель аудиторской группы в установленный планом срок сдает документы по аудиту: оригиналы плана, итогового отчета, свидетельств по аудиту, а также копии протоколов несоответствий и личные карточки аудиторов с оценкой по аудиту в УСМ.

6.3 Действия по результатам аудита

Проверяемое подразделение не позднее 10 дней после получения документов по аудиту:

- в протоколах несоответствий указывает причину выявленного несоответствия, КД, коррекцию со сроками и ответственными за исполнение;

- проводит оценку риска предлагаемых КД.

При оценке риска КД выполняется следующая процедура:

если КД не выявляют новые или измененные опасности, или необходимость разработки новых или измененных мер управления, то в п. 5а протокола несоответствия ставится отметка «не требуется». В обратном случае, ставится отметка «требуется» и проводится оценка риска применительно к той операции, с которой этот риск связан, как указано в СТО СМПЗиБ 4.3.1-01.

если по результатам оценки риска КД риск является «допустимым», то КД выполняется;

если новый риск является «условно допустимым», то определяются дополнительные меры управления (СТО СМПЗиБ 4.3.1-01) и снова осуществляется оценка риска;

если после определения дополнительных мер управления риск стал «допустимым», то выполняются КД, дополненные мерами управления, которые указываются в протоколе несоответствия.

Записи результатов оценки риска вносят в Перечень опасностей и рисков подразделения.

Затем протоколы несоответствий направляют в УСМ для оценки на достаточность КД, регистрации и хранения.

Протоколы несоответствий регистрируются УСМ в журнале регистрации.

Срок выполнения КД устанавливается от 1-го до 3-х месяцев, за исключением КД, требующих финансовых затрат.

Представитель руководства (начальник УСМ) оценивает на достаточность разработанные КД и делает отметку в протоколе несоответствия. В случае недостаточности разработанных КД, протокол несоответствия возвращается в проверяемое подразделение на доработку.

Копии зарегистрированных и оцененных на достаточность протоколов несоответствий направляются руководителю проверяемого подразделения для выполнения коррекции/КД.

При выполнении коррекции/корректирующих действий ранее установленного срока, ответственный за ИСМ проверяемого подразделения сообщает об этом в УСМ.

По истечению сроков выполнения КД руководитель аудиторской группы по уведомлению УСМ проверяет их фактическое выполнение и делает отметку в протоколах несоответствия (УСМ и подразделения):

- выполнено,

- не выполнено - продлено до ______ (указывается дата выполнения).

При невозможности выполнения КД, начальником УСМ принимается решение об их отмене, в протоколе несоответствия делается запись о закрытии протокола с указанием причин невыполнимости КД.

6.4 Компетентность и оценка аудиторов

Для проведения внутренних аудитов привлекается специально подготовленный компетентный персонал - аудиторы из числа руководителей и специалистов различных служб Общества.

Компетентность аудиторов основывается на демонстрации личных качеств, способности применить знания и навыки, основанные на образовании, опыте и обучении процедуре проведения аудитов.

Знания и навыки аудиторов:

Аудиторы должны обладать следующими навыками и знаниями:

- принципов, методов и процедур аудита;

- требований СМК, СЭМ, СМПЗиБ;

- структуры, функций Общества и взаимоотношений внутри него;

- процессов, номенклатуры выпускаемой продукции, соответствующей терминологии;

- экологических аспектов, опасностей и рисков Общества;

- корпоративной культуры Общества;

- законодательных и других требований в области ИСМ.

Руководитель аудиторской группы должен иметь дополнительные знания и навыки по управлению аудитом:

- планировать аудит и результативно использовать ресурсы в процессе аудита;

- организовать и распределять работу между членами аудиторской группы;

- предупреждать и разрешать конфликты;

- принимать решения по результатам аудита;

- правильно оформлять записи по результатам аудита.

Для аудиторов установлены требования по образованию, опыту работы, обучению аудиту и опыту проведения аудитов, по оценке качества проведения аудитов (таблица 1).

Таблица 1 Требования по образованию, опыту работы, обучению аудиту и опыту проведения аудитов, по оценке качества проведения аудитов

Характеристика	Аудитор по СМ	Руководитель аудиторской группы по одной из СМ	Руководитель аудиторской группы по аудиту ИСМ
Образование	Высшее/среднетехническое	Высшее/среднетехническое	Высшее/среднетехническое
Общий стаж работы	Не менее 1 года	Не менее 3-х лет	Не менее 3-х лет
Обучение аудиту	Обучение по курсу внутреннего аудита СМ	Обучение по курсу внутреннего аудита СМ	Обучение по курсу внутреннего аудита СМ
Опыт проведения аудитов	Участие в 3-х аудитах по системе менеджмента в качестве стажера	Участие в 3-х аудитах по системе менеджмента в качестве аудитора	Участие в 3-х аудитах в качестве руководителя группы
Результаты оценки аудиторов	Оценка «хорошо»	Оценка «отлично»	Оценка «отлично»

Лица, обученные по программе «Внутренний аудит систем менеджмента» и не имеющие опыта участия в проведении аудитов, включаются в список стажеров, подписанный начальником УСМ, участвуют в составе аудиторской группы в качестве стажеров. После участия в трех аудитах, стажеры проходят тестирование в бюро по аудитам УСМ и при удовлетворительных результатах тестирования участвуют в аудитах в качестве аудиторов.

На текущий год составляется Реестр аудиторов, утвержденный Представителем руководства. При изменении состава аудиторов и по результатам обучения Реестр аудиторов актуализируется.

Оценивание аудиторов осуществляется:

а) руководителем аудиторской группы при проведении внутреннего аудита (анализ записей и применение знаний и навыков). При оценке делается запись в учетной карточке аудитора (приложение К) по трехбалльной шкале («отлично», «хорошо», «удовлетворительно»), оценка «отлично» ставится в случае, если аудитор готов быть руководителем аудиторской группы;

б) специалистами бюро по аудитам УСМ:

тестирование стажеров после участия в трех аудитах и аудиторов, получивших отметку «удовлетворительно» по результатам работы за год;

оценка руководителей аудиторских групп по результатам проведенного аудита с записью в учетной карточке аудитора.

6.4 Хранение записей по внутреннему аудиту

Аудит считается завершенным, если все процедуры, предусмотренные планом аудита, выполнены, и документы по аудиту оформлены.

Хранение документов по внутренним аудитам осуществляет УСМ (5 лет) и проверяемое подразделение (до следующего аудита при условии выполнения КД) согласно перечню, изложенному в таблице 2.

Таблица 2 Перечень документов

Документы	УСМ	Проверяемое подразделение
График проведения внутренних аудитов	О	В
План проведения внутреннего аудита	О	О
Итоговый отчет по внутреннему аудиту	О	О
Свидетельства аудита	О	В
Протоколы несоответствий	О	О

Обозначения: О - обязательно,

В - возможно, но не обязательно.

6.5 Ответственность

Руководитель аудиторской группы по внутреннему аудиту несёт ответственность за:

все этапы аудита;

организацию и своевременное проведение аудита в строгом соответствии с планом;

своевременное получение документов для проведения аудита;

определение обязанностей аудиторов, проведение им инструктажа, оценку их деятельности;

планирование проведения аудита в пределах установленных сроков;

оказание методической помощи стажерам;

своевременное предоставление свидетельств аудита, отчёта, протоколов несоответствий в УСМ;

контроль с отметкой выполнения коррекции/КД в протоколе несоответствия.

Аудитор несёт ответственность за:

исполнение требований проводимого аудита;

эффективное и результативное выполнение возложенных на него обязанностей;

документирование свидетельств аудита;

оказание поддержки руководителю группы;

объективность.

Руководитель проверяемого структурного подразделения несёт ответственность за:

информирование персонала о целях и области внутреннего аудита;

назначение ответственных лиц для работы с аудиторами;

обеспечение аудиторской группы всеми средствами, необходимыми для результативного проведения аудита;

определение причин несоответствий и своевременную разработку КД по выявленным несоответствиям;

оценку риска КД;

организацию и контроль выполнения коррекций/КД.

Начальник УСМ несёт ответственность за:

исполнение годового графика внутренних аудитов;

разработку ежемесячных планов внутренних аудитов в подразделениях;

формирование аудиторских групп;

подбор и оценку аудиторов;

ведение и хранение документов по внутренним аудитам.

Заключение

В настоящее время создание системы внутреннего аудита на предприятии приобретает особенно важное значение. В частности, система внутреннего аудита актуальна для Открытых Акционерных Обществ с разветвленной сетью филиалов и структурных подразделений, региональных сетевых компаний, холдингов, объединяющих в себя большое количество юридических лиц, а также компании, составляющие свою финансовую отчетность.

Рост конкуренции на рынке, а также работа компаний в условиях крайней нестабильности, приводит к необходимости постоянно снижать издержки предприятия, изыскивая потенциальные резервы на всех стадиях производства и реализации продукции. В условиях постоянно развивающегося российского рынка наблюдаются следующие тенденции:

- отход собственников предприятий от управления и передача управленческих функций наемным менеджерам;

- укрупнение предприятий, вследствие чего разрастается их структура, увеличивается численность сотрудников и количество сделок;

- появление новых технологий, миграция кадров.

Таким образом, внутренний контроль является одной из составляющих эффективного функционирования и управления предприятием.

Внутренние аудиты (проверки) являются высшей формой контроля руководством системы менеджмента качества предприятия.

внутренний проверка комплексность

Список используемой литературы

1. Артемьева М.Н. Использование опросных листов при проведении внутренних аудитов. - Все о качестве. Отечественные разработки. - Вып. 11. - М.: НТК "Трек", 2002. - С. 18-21.

2. Бурцев В.В. Внутренний контроль в организации: методологические и практические аспекты. // Аудиторские ведомости, 2002, №8.

3. Камышанов П.И. Практическое пособие по аудиту, М: 1998.

4. Научно-методическая конференция «Аудит в соответствии с МСА». Сборник методических материалов, М: 2002.

5. Ситникова В.А. Разработка аудиторскими организациями внутрифирменных стандартов. //Аудиторские ведомости, 2002, №7.

6. Стандарты аудиторской деятельности. Учебное пособие. М: 2001.

7. Внутренний аудит систем менеджмента СТО ИСМ 5-01-2011

Интернет источники:

1. http://revolution.allbest.ru/audit/00009553_0.html

2 http://ru.wikipedia.org/wiki/Внутренний_аудит

3. http://revolution.allbest.ru/audit/00040597.html

4. http://www.tsak-audit.ru/servises/73-vnutrenniycontrol.html

5. http://quality.eup.ru/SERTIFIC/anprvaud.htm

Приложение А

Блок-схема процесса «Внутренний аудит систем менеджмента»

Вход	Блок-схема	Этапы процесса	Выход
	Требования к процессу (п. 8.2.2 ISO 9001, п.4.5.5 ISO 14001; п.4.5.5 OHSAS 18001)

Размещено на http://www.allbest.ru/

1 Разработка проекта годового графика аудитов	Разработанный проект годового графика внутренних аудитов
Разработанный проект годового графика внутренних аудитов		2 Утверждение годового графика внутренних аудитов	Утверждённый годовой график внутренних аудитов
Утверждённый годовой график внутренних аудитов		3 Подготовка планов внутренних аудитов	Проекты планов внутренних аудитов
Проекты планов внутренних аудитов		4 Утверждение планов внутренних аудитов подразделений	Утвержденные планы внутренних аудитов подразделений
Утвержденные планы внутренних аудитов подразделений		5 Подготовка информации о проверяемых подразделениях и проведение совещания с аудиторами	Информация о проверяемых подразделениях, документы по аудиту
Информация о проверяемых подразделениях, документы по аудиту		6 Подготовка аудиторской группы к аудиту	Согласованный план аудита; подготовленные рабочие записи для регистрации свидетельств аудита
Согласованный план аудита, подготовленные рабочие записи для регистрации свидетельств аудита		7 Проведение предварительного совещания в аудируемом подразделении	Подтверждение плана аудита, сопровождающие лица от подразделения
Подтверждение плана аудита, сопровождающие лица от подразделения		8 Сбор и верификация информации	Свидетельства аудита
Свидетельства аудита		9 Проведение заключительного совещания	Информация об итогах внутреннего аудита
	Информация об итогах внутреннего аудита

Размещено на http://www.allbest.ru/

	10 Оформление документов по итогам аудита	Протоколы несоответствий, итоговый отчет о внутреннем аудите
Протоколы несоответствий, итоговый отчет о внутреннем аудите		11 Определение причин несоответствий, разработка коррекции/ КД, оценка риска КД	Протоколы несоответствий с указанными причинами и разработанными коррекциями/ КД и оценкой риска КД
Протоколы несоответствий с указанными причинами и разработанными коррекцией/ корректирующими действиями и оценкой риска КД		12 Оценка КД на достаточность	Протокол несоответствий с визой о достаточности
Протокол несоответствий с визой о достаточности		13 Выполнение коррекции/ КД	Выполненные коррекция/ КД
Выполненные коррекция/ КД		14 Проверка выполнения КД	Протокол несоответствия с отметкой о выполнении КД
Протокол несоответствия с отметкой о выполнении КД		15 Оценка результативности КД	Протокол несоответствия с отметкой о результативности КД
Протокол несоответствия с отметкой о результативности КД		16 Анализ результатов аудита	Информационное сообщение о результатах аудитов

Размещено на Allbest.ru