Учёт расчётов с подотчётными лицами

Размещено на http://www.allbest.ru

Реферат

на тему: УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

Учет расчетов с подотчетными лицами по хозяйственным расходам

Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает. Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации. Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (100 000 руб. по одной сделке с одним юридическим лицом).

Если работник нарушит установленный лимит расчетов, организация может быть оштрафована. Сумма штрафа - от 40 000 до 50 000 рублей. Штраф налагается только на ту организацию, которая расплатилась наличными (то есть на покупателя). За это же нарушение на руководителя организации может быть наложен административный штраф от 4 000 до 5 000 рублей.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Это - активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму невозмещенного перерасхода. Сальдо дебетовое - остаток денежных средств у подотчетного лица. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основе расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

Хозяйственные расходы подтверждаются:

· квитанциями почтовых отделений,

· квитанциями мастерских по ремонту техники или автомобилей,

· счетами и чеками магазинов,

· счетами оптовых организаций,

· квитанциями или чеками, подтверждающими оплату канцелярских и хозяйственных принадлежностей и др.

Подотчетное лицо может приобрести предметы труда. Эти предметы должны быть сданы на склад, на них должен быть выписан приходный ордер склада, а затем на основе требования они выдаются в эксплуатацию.

В том случае, когда произведенные расходы, не подтверждены документально, но они предусмотрены в смете, должен быть составлен акт о расходах, в котором указывается, что сотрудником фирмы были произведены административные расходы согласно утвержденной смете расходов на содержание фирмы. Акт утверждается руководителем организации, и после обработки в бухгалтерии указанные расходы могут быть списаны на себестоимость в целях бухгалтерского учета. Однако при расчете налогооблагаемой прибыли эти суммы должны быть учтены.

При журнально-ордерной форме учета операции по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами отражают в журнале-ордере № 7. Это комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. А это значит, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка, и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или (расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах полученных и израсходованных. К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса и утвержденные руководителем организации, бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

Доверенность

Если фирма выдает сотруднику доверенность, то он действует от имени своего предприятия, и все документы, которые он получит от других предприятий, будут оформлены на имя фирмы, которую он представляет. Он получит и накладную, и счет-фактуру (что позволит взять НДС в зачет). Если сотрудник доверенности не имеет, для других фирм он -- частное лицо. Все, на что может рассчитывать этот сотрудник, -- это кассовый и товарный чеки. В любом случае эти расходы могут быть приняты предприятием, но бухгалтерские проводки немного различаются. Эти различия будут показаны в таблице бухгалтерских проводок.

Доверенность выписывается в одном экземпляре, регистрируется в специальном журнале регистрации доверенностей и выдается на руки работнику, а у бухгалтера остается корешок от доверенности, в котором указываются все ее реквизиты. Поскольку работник представляет свою родную фирму в другой организации, то доверенность и остается в той организации. Когда работник вернется к работодателю, бухгалтер в корешке доверенности сделает отметку о выполнении поручения.

В доверенности указывается дата ее выдачи и срок действия. Если в доверенности не указан срок действия, то такая доверенность действует 1 год со дня выдачи. Если в доверенности не указана дата ее выдачи, то такая доверенность недействительна. Для получения материальных ценностей утверждена форма доверенности № М--2 (утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 г. № 71а).

Авансовый отчет

После выполнения поручения фирмы сотрудник предоставляет авансовый отчет. Отчет должен быть заполнен самим сотрудником, а не бухгалтером. Очень часто именно поэтому фирма ограничивает круг подотчетных лиц. Ведь не каждый человек может сразу грамотно заполнить авансовый отчет, и тогда бухгалтеру приходится объяснять очередному новичку, как это делается. Если же подотчетные лица постоянно имеют дело с заполнением этих документов, они уже хорошо знают порядок заполнения. Авансовый отчет сдается в бухгалтерию вместе со всеми оправдательными документами, упомянутыми в отчете. Бухгалтер принимает отчет и документы, отрывает от отчета по линии отреза расписку, заполняет ее и отдает подотчетному лицу. Эта расписка служит оправданием для сотрудника, что все документы сданы им бухгалтеру. Теперь за утерю чеков, накладных и т. д. отвечает бухгалтер. Авансовый отчет должен быть утвержден руководителем. Без этого бухгалтер не может принимать его к учету. После того как директор подписывает авансовый отчет, сотрудник считается отчитавшимся перед фирмой за сумму, утвержденную в отчете. Если он еще что-нибудь должен фирме, он возвращает это (чаще всего в кассу, реже -- на расчетный счет). Если фирма должна сотруднику, она выдает ему эту сумму (обычно из кассы).

Если работник не возвращает подотчетную сумму, то в Трудовом кодексе предусмотрено, что удержания из заработной платы работника производятся для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях (ст. 137 ТК РФ). Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника этой суммы не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (и лучше, если он подтвердит это письменно). В любом случае общий размер удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%. Если же работник возражает против суммы или срока возврата, или имеет другие претензии к фирме, отношения придется выяснять в суде.

Предприятие может принять решение простить долг сотруднику, это право работодателя. Тогда будет считаться, что работник получил доход, и с такого дохода следует удержать налог на доходы физических лиц.

В любом случае, независимо от того, принято ли решение удерживать суммы, идти в суд или простить долг, должен быть издан приказ руководителя. Бухгалтер не имеет права предпринимать каких-либо действий без этого приказа.

Учет расчетов с подотчетными лицами по командировкам на территории Российской Федерации

Служебной командировкой признается поездка работника, осуществляемая по распоряжению руководителя организации, на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

В служебную командировку могут направляться только работники организации. Согласно Кодексу законов о труде не предусмотрено направлять в командировку работников, выполняющих работы по договору подряда.

Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимаются также поездки работника, которые связаны с:

* покупкой материально-производственных запасов;

* осуществлением работ капитального характера (выполнением функций заказчика и т.п.);

* подготовкой и повышением квалификации работников;

* участием в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции (вклады);

* другими аналогичными нуждами.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути и носит разъездной либо подвижной характер, не считаются командировками.

Не могут быть направлены в командировку также:

§ беременные женщины;

§ работники младше 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении произведений, профессиональных спортсменов и т.д.);

§ работники, проходящие обучение в организации в период действия ученического договора.

Работников некоторых категорий можно направить в командировку только с их письменного согласия:

§ женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет;

§ работников, имеющих детей-инвалидов в возрасте до 18 лет;

§ работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Выше названные сотрудники направляются в командировку с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями. Работодатель должен получить подпись этих работников под текстом извещения о том, что они ознакомлены со своим правом отказаться от служебной командировки.

В случае производственной необходимости руководитель организации может направлять в служебные поездки граждан, связанных с предприятиями договорами подряда, поручения, авторского договора, если это предусмотрено условиями договора. Такая поездка командировкой не является, так как отношения по договорам гражданско-правового характера регулируются нормами гражданского права, а не трудовым законодательством, и осуществляется за счет средств предприятия. В аналогичном случае без оформления договора выплачиваемые гражданину средства в счет компенсации произведенных расходов включаются в облагаемый подоходным налогом доход.

Срок командировки определяется руководителем предприятия и не должен превышать 40 дней (не считая времени нахождения в пути). Исключение составляют отдельные случаи, когда Правительством Российской Федерации установлены более продолжительные сроки командировки.

В каждой организации следует вести журнал регистрации выбывающих и прибывающих командированных работников.

Командировочное удостоверение может не выписываться при возвращении работника из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Но фактическое время пребывания в командировке определяют по отметкам в командировочном удостоверении, поэтому рекомендуется все же оформлять этот документ во избежание споров с налоговым инспектором.

Командировочное удостоверение должно обязательно содержать отметки о прибытии и выбытии работника. Отметки в данном документе заверяются печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации. Если работник командируется в разные населенные пункты, то соответствующие отметки должны быть заверены печатью предприятия, отправляющего и принимающего работника. При этом фактическое время пребывания в месте командировки определяется по данным отметкам о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из него.

Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства из места постоянно работы командированного, а днем прибытия - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При этом в случае отправления средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. То же относится и ко дню приезда. Вопрос о явке на работу в дни отъезда и приезда решается по согласованию с администрацией.

За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок во время командировки, в том числе за время нахождения в пути. Заработная плата пересылается работнику по его просьбе за счет предприятия, которым он командирован.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника, удостоверенной в установленном порядке, и невозможности вернуться к месту постоянного жительства работнику кроме пособия по временной нетрудоспособности возмещаются расходы по найму жилья и суточные. При этом дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.

При командировках в такую местность, откуда работник может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Вопрос о такой возможности решается руководителем предприятия. Когда в данных случаях командированный остается в месте командировки, то при предоставлении документов о найме ему могут быть возмещены соответствующие расходы.

В течение трех дней по возвращении из командировки подотчетное лицо обязано отчитаться за полученные и израсходованные суммы. С этой целью им составляется авансовый отчет на основе документов (счетов магазинов, товарных чеков, железнодорожных, авиационных и прочих билетов) и прилагается командировочное удостоверение. Целесообразность произведенных расходов подтверждается начальниками цехов, отделов или служб в зависимости от целевого назначения командировки. После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к отчету последний утверждается руководителем организации и принимается к учету.

Командировочные расходы включаются в себестоимость работ, услуг, продукции.

В случае превышения фактических расходов над нормой их полностью включают в себестоимость, но суммы превышения в дальнейшем не участвуют в расчете налогооблагаемой прибыли.

Оплата проезда осуществляется по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами.

Возмещение работникам затрат по проезду в мягких вагонах, в каютах I - IV групп тарифных ставок морского и I, II речного флота, на воздушном транспорте I класса производится в каждом отдельном случае с разрешения руководителя организации. Таким образом, оплату расходов по проезду высоким классом следует подтвердить приказом руководителя либо разрешительной визой на проездных документах или заявлении подотчетного лица, при отсутствии которых данные суммы могут быть не приняты в целях налогооблажения.

Расходы за пользование внутригородским транспортом должны покрываться суточными. В случае возмещения данных затрат дополнительно они производятся за счет использования прибыли с соответствующим налогооблажением доходов работника.

Плата за предоставление пассажирам постельных принадлежностей в поездах производится при наличии подтверждающих документов, обеспечить порядок выдачи которых по требованию пассажира должен начальник дороги.

Руководитель предприятия, организации имеет право возместить работнику расходы на оплату проезда без предоставления проездных документов по минимальной стоимости проезда.

Когда характер командировки предусматривает необходимость каких-либо дополнительных производственных расходов (например, телефонных переговоров, провоза багажа), руководителем предприятия до направления работника в командировку издается соответствующее распоряжение о возмещении указанных расходов. При этом данные затраты при наличии такого распоряжения и оправдательных первичных документов (счетов, квитанций) могут быть отнесены на себестоимость продукции (работ, услуг) предприятия.

Расходы на провоз личного багажа разрешены федеральным государственным служащим при условии, что продолжительность превышает 30 суток.

Работникам, направленным для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, выплачивается за каждый календарный день пребывания на месте производства работ надбавка к зарплате взамен суточных, рассчитываемая как процент тарифной ставки, оклада, но не свыше размера установленной нормы суточных при командировках. Во время нахождения в пути работникам выплачиваются суточные. Жилье таким сотрудникам предоставляется бесплатно. В случае отсутствия такой возможности расходы по найму жилья возмещаются по фактическим расходам по документам в пределах установленных норм для командированных работников.

При возвращении из командировки и сдаче авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывается.

Выплата компенсации за использование автомобиля сотрудника

Организация при необходимости может направить своего работника в командировку на служебной автомашине, принадлежащей данной организации. Все расходы, связанные с эксплуатацией и обслуживанием автомобиля во время поездки, будут считаться затратами на проезд к месту командировки и обратно.

Руководитель и работник могут заключить договор о том, что в командировку работник поедет на личном автомобиле. В этом случае работнику можно:

1. выплатить компенсацию за использование личного автомобиля в период командировки,

2. заключить договор аренды машины без экипажа,

3. заключить договор безвозмездного использования автомобиля,

4. заключить договор аренды автомашины с экипажем только на время поездки, но тогда водитель этой машины не может состоять в штате организации.

По распоряжению администрации предприятия командируемому работнику может быть выдан аванс на командировочные расходы, включающий ориентировочные затраты по эксплуатации и обслуживанию автомобиля во время поездки (оплата ГСМ, техническое обслуживание, мелкий ремонт, приобретение запасных частей и т. п.).

Водителю организации также выдается путевой лист легкового автомобиля (унифицированная форма № 3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78), который выписывается на срок командировки. В нем обязательно должны быть проставлены:

· порядковый номер,

· дата выдачи,

· штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Основанием для включения затраты в издержки производства и обращения являются оправдательные документы, представленные работником вместе с авансовым отчетом:

§ путевой лист;

§ чеки ККМ на приобретение ГСМ;

§ чеки ККМ или квитанции установленного образца за стоянку автомобиля и др.

В бухгалтерском учете стоимость фактически израсходованных ГСМ в полном размере учитывается в составе расходов.

В целях налогообложения прибыли учитывается только стоимость топлива, рассчитанного по нормативу, на основании данных о пробеге автомашины.

Затраты по использованию служебного автотранспорта во время командировки относятся на тот же источник, что и командировочные расходы. Например, могут включаться в первоначальную стоимость приобретения основных средств, материалов, товаров или учитываться в составе управленческих расходов.

Учет командировочных расходов, связанных с зарубежными командировками

Кроме командировок на территории России сотрудники организации могут быть командированы за рубеж. В таком случае в бухгалтерии ведется учет расходов по загранкомандировкам.

В соответствии с Законом РФ "О валютном регулировании и валютном контроле" Банк России, являясь органом валютного регулирования и контроля:

1. определяет сферу и порядок обращения иностранной валюты,

2. устанавливает правила проведения резидентами и нерезидентами валютных операций,

3. определяет соответствие проводимых операций действующему законодательству.

Эти функции он осуществляет через своих агентов, которыми являются уполномоченные банки Банк России.

В целях контроля за использованием наличной валюты Банк России выпустил "Положение о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов", утвержденное 25.06.97 № 62. В нем:

1. введены новые документы, наличие которых обязательно для подтверждения произведенных операций;

2. определен порядок покупки и выдачи иностранной валюты, дорожных чеков уполномоченными банками и их филиалами клиентам для оплаты командировочных расходов за пределами РФ:

2.1. юридическим лицам,

2.2. индивидуальным предпринимателям без образования юридического лица (резидентам и нерезидентам),

2.3. коммерческим банкам, не имеющим лицензии Банка России на проведение валютных операций (резидентам и нерезидентам).

В соответствии с Положением № 62 клиенты могут без специального разрешения Банка России покупать в безналичном порядке за рубли через уполномоченные банки иностранную валюту для оплаты командировочных расходов.

В платежном поручении банку на покупку иностранной валюты необходимо указать в качестве цели покупки - командировочные расходы. Приобретенная валюта зачисляется на текущий валютный счет клиента и может быть использована только для оплаты командировочных расходов в иностранной валюте через кассу клиента либо путем перевода средств в иностранной валюте за пределы Российской Федерации.

Расчеты с подотчетными лицами, получившими под отчет валюту, ведутся в инвалюте и в ее рублевом эквиваленте, поэтому следует разделять расчеты с подотчетными лицами внутри страны и за рубежом. Для этого к счету 71 открываются два субсчета:

1 "Расчеты с подотчетными лицами по командировкам внутри страны",

2 "Расчеты с подотчетными лицами по загранкомандировкам".

Полученную в банке валюту приходуют:

Д 50-2 "Касса в долларах США" К 52

Выданная под отчет валюта списывается и отражается в учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Банка России на момент выдачи:

Д 71-2 "Расчеты с подотчетными лицами по загранкомандировкам"

К 50-2 "Касса в долларах США"

Последовательность действий клиента при направлении им своего сотрудника (далее "командируемого лица") в зарубежную командировку включает следующие шаги.

1. Представление в уполномоченный банк оригинала и копии заявки для получения наличной валюты на командировочные расходы. Заявка составляется в организации на основе следующих документов:

приказа (распоряжения) о норме суточных командируемому лицу (категориям командируемых лиц);

§ приказа о командировании сотрудника в служебную командировку за пределы Российской Федерации с указанием фамилии, имени и отчества командируемого лица, предполагаемой даты выезда в служебную командировку за пределы Российской Федерации, даты возвращения из командировки или планируемого срока командирования, страны командирования.

Заполненная банком копия заявки возвращается клиенту с отметкой уполномоченного банка о дате приема оригинала заявки.

Банк может выдать запрашиваемую валюту не ранее чем за 10 рабочих дней до даты убытия в командировку. Следовательно, каждая организация должна определить день подачи заявки в зависимости от наличия валюты на текущем валютном счете и времени, необходимого для покупки и зачисления валюты на счет.

2. На основе заявки клиента уполномоченный банк открывает досье "Командировочные расходы", в которое помещается заполненный оригинал заявки.

Уполномоченный банк ведет такие досье по каждому клиенту, в них он собирает документы по контролю за расходованием средств в иностранной валюте (использованием дорожных чеков) для оплаты командировочных расходов.

3. Получение организацией наличной иностранной валюты, покупка дорожных чеков в уполномоченном банке осуществляются за счет средств на текущем валютном счете и только для оплаты командировочных расходов. При этом запрещается использование средств в иностранной валюте, выданных для оплаты командировочных расходов на иные цели, в том числе для осуществления платежей по внешнеэкономическим сделкам, например на оплату таможенных пошлин в валюте.

4. Уполномоченный банк выдает организации запрашиваемую сумму наличной иностранной валюты либо дорожные чеки командируемому лицу с одновременной выдачей справок по форме № 0406007 на имя каждого командируемого лица либо на имя старшего группы командируемых лиц, выезжающих за пределы Российской Федерации. Эта справка является основанием для вывоза из России наличной иностранной валюты и дорожных чеков командируемыми лицами в соответствии с действующим порядком.

5. В обязанности организации входит ведение отдельного журнала учета справок по форме № 0406007. Полученные справки хранятся в кассе организации до выдачи их командируемым лицам.

6.По возвращении из командировки командируемое лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных командировочных расходах.

Срок представления авансового отчета - 10 календарных дней с даты окончания служебной командировки за пределы Российской Федерации. При наличии у командируемого лица перерасхода по командировке сумма задолженности перед ним может погашаться путем:

выдачи суммы задолженности в наличной иностранной валюте;

выдачи эквивалента суммы задолженности в рублях, исчисленной по курсу рубля к иностранным валютам, установленному Банком России на дату погашения задолженности;

перевода средств в иностранной валюте с текущего валютного счета клиента на валютный счет командируемого лица - резидента в уполномоченном банке.

Валюта и форма (наличная или безналичная) расчетов с командируемым лицом, связанных с погашением перерасхода по авансу в наличной иностранной валюте на командировочные расходы, определяются по договоренности между организацией и командируемым лицом.

В случае неполного использования полученного аванса в иностранной валюте для оплаты командировочных расходов неиспользованные суммы возвращаются командируемым лицом в кассу клиента и сдаются клиентом в уполномоченный банк в течение 10 рабочих дней с момента их возвращения командируемым лицом в кассу клиента:

Д 50-2 "Касса в долларах США" К 71

Д 52 К 50-2 "Касса в долларах США"

Курсовая разница отражается также по счету 91.

Положением № 62 разрешено по договоренности командированного лица и организации, отправившей его в зарубежную командировку, погасить сумму задолженности:

· наличной иностранной валютой, иной, чем полученная им под отчет, только в том случае, если курс рубля к данной иностранной валюте устанавливается Банком России,

· путем внесения в кассу клиента эквивалента суммы задолженности в рублях, исчисленного по курсу рубля к иностранным валютам, установленному Банком России на дату погашения задолженности.

При этом для расчета суммы задолженности применяется:

· обменный курс, указанный в документе банка страны командирования, подтверждающем обмен выданной для оплаты командировочных расходов наличной иностранной валюты на иную наличную иностранную валюту,

· курс, установленный Банком России на дату погашения задолженности в случае отсутствия такого документа.

7. Организация, направлявшая сотрудника в командировку, должна не позднее даты, определенной уполномоченным банком в заявке, представить в банк отчет. Прием уполномоченным банком неиспользованной наличной иностранной валюты (покупка неиспользованных дорожных чеков), справок по форме № 0406007 без представления отчета не допускается.

Организация представляет в уполномоченный банк оригинал и копию отчета. Оригинал отчета подшивается уполномоченным банком в досье "Командировочные расходы", его копия с отметкой уполномоченного банка о дате приема оригинала отчета возвращается организации.

Возвращенные экземпляры справок по форме № 0406007 погашаются уполномоченным банком в день их получения, заверяются подписью кассира банка или других ответственных работников и помещаются в досье "Командировочные расходы".

Сданная в уполномоченный банк наличная валюта зачисляется на текущий валютный счет организации.

Кроме того, уполномоченный банк на основании отчета организации обязан купить проданные ранее дорожные чеки, не использованные по назначению, и зачислить всю вырученную от продажи сумму иностранной валюты на текущий валютный счет организации.

Погашение перерасхода по авансу в наличной иностранной валюте осуществляется банком только при наличии отчета организации. При этом банк выдает справку по форме № 0406007 на имя командируемого лица на сумму перерасхода и делает отметку на оригинале и копии отчета в виде записи "Перерасход погашен".

Таким образом, для оформления зарубежных командировок сотрудников и подтверждения валютных расходов в бухгалтерии организации должен накопиться следующий пакет документов:

1. копия заявки с отметками банка,

2. копия отчета, сданного в банк, с отметками,

3. авансовый отчет командированного лица,

4. и журнал учета справок по форме № 0406007.

Перевод средств за границу в пользу командируемого лица допускается с аналогичным набором отчетных документов.

Все эти требования должны быть соблюдены, поскольку Положением № 62 предусмотрена ответственность организации и уполномоченных банков за их нарушение.

В соответствии с Законом РФ "О валютном регулировании и валютном контроле" в случае непредставления организацией в уполномоченный банк отчета в установленные сроки уполномоченный банк приостанавливает операции по выдаче наличной иностранной валюты с текущего валютного счета организации до представления им отчета.

Организация несет ответственность в виде штрафа в пределах суммы:

1. которая не была учтена,

2. которая была учтена ненадлежащим образом,

3. по которой документация и информация не были представлены в установленном порядке:

3.1. нарушение срока представления отчета в уполномоченный банк, указанного заявки;

3.2. нарушение порядка ведения журнала учета справок по форме № 0406007. расчёт подотчётный расход

Взыскание указанных штрафов производится Федеральной службой России по валютному и экспортному контролю с юридических лиц в бесспорном порядке, а с физических лиц - в судебном.

Задолженность подотчетных лиц подлежит ежемесячной переоценке в связи с изменением курса рубля по отношению к иностранным валютам в общеустановленном порядке.

Срок заграничной краткосрочной командировки не должен превышать 60 дней. В случае пребывания работника в командировке за границей более этого срока выплата суточных начиная с 61 дня производится в размерах, предусмотренных для прикомандированных работников загранучреждений России.

Размер суточных в иностранной валюте определен письмом Минфина РФ от 29 марта 1996 г. № 34 "О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран". В нем установлен размер суточных в иностранной валюте при краткосрочных командировках на территории иностранных государств, кроме государств-членов СНГ. В тех случаях, когда работники, направленные в командировку за границу, в период командировки обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных не производит. Если же принимающая сторона не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет им питание за свой счет, то направляющая сторона выплачивает им суточные в размере 30% нормы.

При направлении за границу учащихся, обеспеченных за счет принимающей стороны питанием, но не получающих средства на личные нужды, направляющая сторона суточные выплачивает в размере 15%.

При направлении работника в командировку в две или более страны суточные за день перемещения из страны в страну выплачиваются в размере 100%, как правило, в валюте.

Письмом Министерства финансов РФ от 27.12.96 № 110 установлены единые нормы суточных, выплачиваемые работникам, направляемым в краткосрочные командировки в бывшие республики СССР (кроме Латвии, Литвы и Эстонии) в размере 20 долларов США в день, для работников учреждений России - 14 долларов США.

При краткосрочных командировках в Латвию, Литву и Эстонию суточные выплачиваются из расчета 25 долларов США в день, работникам учреждений России - 18 долларов США.

Возмещение расходов по найму жилья при загранкомандировках возможно только при подтверждении их соответствующими документами. Исключение составляют работники автотранспортных предприятий - водители, осуществляющие международные перевозки.

Порядок оплаты проезда к месту командировки и обратно, установленный для загранкомандировок, немного отличается от порядка, установленного по командировкам внутри страны.

Например, в зависимости от должности направляемого в командировку за границу сотрудника лимитирован класс проезда. Руководителям предприятий и их заместителям проезд воздушным, железнодорожным и водным транспортом оплачивается по тарифу 1-го класса; всех остальных - по тарифу 2-го класса; при этом на самолетах - по тарифу экономического класса, на судах - по тарифу туристического класса.

Возмещаются расходы по проезду на вокзал, аэродром, пристань и от них в местах отправления, назначения, пересадок. Кроме того, подлежат оплате аэродромные, страховые и комиссионные сборы, а также провоз багажа (30 кг - независимо от количества багажа, полагающегося провозить бесплатно по билету того вида транспорта, которым следует работник).

Оплата страховых сборов входит в проездные расходы и подлежит включению в себестоимость.

Расходы на пользование внутригородским транспортом компенсируются работнику в составе суточных, а при возмещении их дополнительно относятся на чистую прибыль предприятия, так же, как и затраты по найму автомобиля во время загранкомандировки.

При возмещении расходов по проезду при загранкомандировке необходимо учитывать, что действующим законодательством не установлены выплаты при отсутствии подтверждающих документов, и произведенные соответствующие расходы при отражении их в составе затрат в бухгалтерском учете не должны учитываться в себестоимости в целях налогообложения со всеми вытекающими последствиями (начислением подоходного налога, взносов в фонды).

Работнику, командированному за пределы России, кроме возмещаемых компенсаций по командировкам в пределах Российской Федерации, оплачиваются дополнительные расходы, связанные с необходимостью пересечения границы использования иностранной валюты. Помимо расходов по проезду, найму жилого помещения, оплате суточных возмещаются следующие документально подтвержденные расходы:

по получению виз и загранпаспорта;

по прописке загранпаспорта по необходимости;

по покупке иностранной валюты страны пребывания или обмену чека на валюту;

оплата за провоз багажа;

произведенные в производственных целях дополнительные расходы (на телефонные переговоры).

Суммы командировочных, выдаваемых под отчет, могут превышать установленные законодательными документами нормы. В таком случае они включаются в себестоимость полностью, но при расчете налогооблагаемой прибыли увеличивают ее. В соответствии с Налоговым кодексом РФ, в доход работника при оплате командировочных не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения и суточные в пределах установленных норм. Однако суточные, превышающие установленный норматив, включаются в доход работника и подлежат налогообложению.

Представительские расходы

Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

Полный перечень представительских расходов приведен в Налоговом Кодексе Российской Федерации, согласно которого, к представительским расходам относятся затраты:

по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций;

по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно;

по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров;

по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

Для контроля за затратами по приему делегаций рекомендуется установить предельные размеры (нормативы) отдельных видов представительских расходов. Нормативы и перечень лиц, ответственных за использование средств, утверждаются приказом руководителя.

После каждого приема делегации лицу, ответственному за оформление представительских расходов, следует составить отчет, в котором указываются:

дата и место проведения приема,

его программа,

приглашенные лица,

представители организации, участвовавшие в приеме,

величина представительских расходов.

После окончания приема работник, ответственный за расходование средств на представительские расходы, должен составить авансовый отчет, к которому прилагаются все первичные документы, подтверждающие расходы по приему делегации (чеки ККМ, товарные чеки, закупочные акты и т.д.).

При выдаче подотчетному лицу средств на представительские расходы в учете делается запись:

Д 71 К 50-1

Вся сумма затрат по приему представителей других организаций учитывается в составе расходов по обычным видам деятельности.

Сумму данных расходов отражают записью:

Д 44, 26, 97 К 71

Сумма представительских расходов уменьшает налогооблагаемую прибыль при условии, что она не превышает 4% от затрат организации на оплату труда. Сумма представительских расходов, которая превышает этот норматив, налогооблагаемую прибыль не уменьшает.

Нормативные документы

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (Глава 10 "Представительство. Доверенность")

2. Постановление Госкомстата РФ от 01.08.01 г. № 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО--1 "Авансовый отчет"

3. Постановление Правительства РФ от 08.02.02 г. № 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией"

4. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.04 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"

Размещено на Allbest.ru