Значение документационного обеспечения управления. Классификация документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Республики Казахстан

Чу Карагандинский коммерческий колледж

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине: «Делопроизводство на государственном языке»

на тему: «Значение документационного обеспечения управления. Классификация документов»

Выполнил: ст-т гр. ВТ-10

Щёткин С.В.

Проверил:

Байманбетова Т.М.

Караганда 2012



Содержание

1. Значение документационного обеспечения управления

2. Классификация документов

Список литературы



1. Значение документационного обеспечения управления

Эффективная деятельность аппарата управления любой организации или фирмы зависима от правильной организации работы с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования - процесса создания, исполнения и оформления документов.

С документацией связана деятельность всех работников аппарата управления - от технических исполнителей до руководителей всех звеньев. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи руководствуются этими документами и на их основе принимают решения.

В повседневной работе предприятий создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности. Документы, которые составляются на предприятиях, принято называть корреспонденцией.

Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.

Делопроизводство - это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами. Одним из основных элементом делопроизводства является документирование. Под документированием понимается запись информации на бумаге или другом носителе. Оно осуществляется по правилам, установленным правовыми нормативными актами, и имеет юридическую силу.

Юридическая сила - свойство документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа, установленным порядком оформления.

В результате документирования деятельности организации создается документ. Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно её идентифицировать.

Предметом делопроизводства является правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия (фирмы, организации);

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) - комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документальных процессов на предприятиях.

2. В последнее время все чаще начал употребляться термин документационное обеспечение управления - ДОУ. Он возник в связи с совершенствованием организационно-технической основы делопроизводства, в связи с внедрением в сферу работы с документами средств вычислительной техники, современных информационных технологий сбора, обработки, хранения и использования информации. Под документационным обеспечением управления понимается целенаправленная, упорядоченная деятельность по полному и своевременному документированию управленческих решений, а также регулированию документационных потоков.

Решение задач документационного обеспечения организации возлагается на штатную службу документационного обеспечения управления.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) организации представляет собой одно из ее самостоятельных структурных подразделений. Основным предназначением службы является организационно-документационное и информационно-документационное обеспечение управленческой деятельности (деятельности управленческих структур) организации, а также выполнение других, связанных с реализацией своего предназначения задач по приему, учету, исполнению, отправке, выдаче и хранению документов, ведению по ним контрольно-поисковой и информационно-справочной работы.

В своей деятельности службы документационного обеспечения управления руководствуются законами, указами, постановлениями правительства, приказами и распоряжениями руководства, положениями о службе, ЕГСДОУ, Основными правилами работы ведомственных архивов, инструкцией по делопроизводству данного учреждения, должностными инструкциями работников службы, ГОСТами на унифицированные системы документации.

К функциям службы документационного обеспечения управления относятся:

Полное информационно-документационное обслуживание деятельности учреждения, включающее: прием, учет, первичную обработку и отправку корреспонденции, распределение, доставку, печатание и размножение документов, контроль за их исполнением, формирование дел, текущее хранение, подготовку дел к сдаче в архив;

Организационно-методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства во всех структурных подразделениях и подведомственных организациях;

Систематическое совершенствование информационно-документационного обслуживания путем внедрения ЭВМ;

Рациональная организация документационного обеспечения Рациональная организация документационного обеспечения деятельности учреждений, организаций и предприятий требует достаточного работников этой службы. Основными факторами, определяющими количество и состав работников службы, являются объем документооборота, общая численность работников учреждения и степень автоматизации обработки информации и документов.

Основу рациональной организации любого труда, в том числе и по делопроизводственному обслуживанию, составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между конкретными исполнителями. Точное знание своих обязанностей повышает ответственность каждого работника, позволяет правильно распланировать рабочий день и в то же время исключает дублирование операций. Разделение труда закрепляется должностными инструкциями, в которых определено его организационно-правовое положение в структурном подразделении.

Процесс делопроизводства определяется нормативно-методической базой делопроизводства на основе:

- законов;

- нормативных правовых актов;

- методических документов.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

- законодательные акты РК в сфере информации и документации;

- указы и распоряжения Президента РК, постановления и распоряжения Правительства РК, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на республиканском уровне;

- правовые акты республиканских органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

- правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РК и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

- гос. стандарты на документацию;

- унифицированные системы документации;

- классификаторы технико-экономической и социальной информации;

- гос. систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

- нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

- нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Законодательство РК, правовые акты Президента, Правительства РК, республиканских органов исполнительной власти в области документационного обеспечения.

Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство РК регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц.

Основу гражданского законодательства составляет гражданский кодекс. Он определяет правовое положение участников гражданских отношений, основания возникновения и порядок осуществления права собственности и других прав.

Регулируя гражданские правоотношения, гражданский кодекс устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских правоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждением правоотношений и др.

Гражданский кодекс устанавливает виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица; письменную форму сделки и основные требования, предъявляемые к ней; определяет виды договоров, фиксирующих обязательства одной стороны (физического или юридического лица) в пользу другой стороны; содержит общие положения о договоре- соглашении двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей, включая положения о форме, особенностях заключения, изменения и расторжения договора.

Наряду с гражданским кодексом РК отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными законами. Закон РК «О техническом регулировании» устанавливает правовые основы стандартизации в РК, обязательные для всех гос. органов управления, предприятий и предпринимателей, общественных объединений, и определяет меры гос.защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации. Закон устанавливает порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление гос. контроля и надзора за соблюдением требований гос. стандартов, ответственность за нарушение положений закона, а также порядок финансирования работ по стандартизации и некоторые другие аспекты.

Закон «О техническом регулировании», возложил на комитет РК по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт РК) формирование и реализацию гос. политики в области стандартизации, осуществление гос. контроля и надзора за соблюдение обязательных требований госстандартов, участие в работах по международной (региональной) стандартизации, организацию профессиональной подготовки и переподготовки кадров в области стандартизации, установление правил применения международных (региональных) стандартов, правил, норм и рекомендаций по стандартизации на территории РК, если иное не установлено международными договорами РК.

Документирование информации - обязательное условие для ее включения в информационные ресурсы - осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов.

Основы законодательства РК об Архивном фонде РК и архивах направлены на совершенствование организации архивного дела в стране, предотвращение порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу; регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими, обеспечивает сохранность архивных документов, их всестороннее использование в интересах граждан, общества и государства; определяют понятия основных терминов архивного дела (архивный фонд РК, архивный документ, архивный фонд, архив, архивное дело и др.), характеризуют состав архивного фонда РК в его государственной и негосударственной частях, устанавливает право собственности на архивы, порядок передачи этого права и его защиты, систему управления архивным делом в РК, порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов; определяют ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде РК и архивах и принципы международного сотрудничества в области архивного дела. документационное обеспечение правление офисный

Закон «О языке в РК» устанавливает правовые основы функционирования языков в РК, обязанности государства в создании условий для их изучения и развития, обеспечивает одинаково уважительное отношение ко всем без исключения языкам, употребляемым в РК.

Гос. языком в РК является казахский язык - язык государственного управления, законодательства, судопроизводства и делопроизводства, действующий во всех сферах общественных отношений, на всей территории РК. Долгом каждого гражданина РК является овладение гос. языком.

Правительство, иные гос. местные представительные и исполнительные органы обязаны:

- развивать гос. язык в РК, укреплять его международный авторитет;

- создавать все необходимые условия для свободного и бесплатного овладения гос. языком;

Языком работы и делопроизводства гос. органов, организаций и органов местного самоуправления РК является гос. язык, наравне с казахским официально употребляется русский язык.

Акты гос. органов разрабатываются на гос. языке, при необходимости - на русском языке.

Ведение учетно-статистической документации, финансовой и технической документации в системе гос. органов обеспечивается на гос. и русском языках.

Ответы на обращения граждан и др. документы даются на гос. языке или на языке обращения.

Судопроизводство в РК ведется на гос. языке, употребляется также русский. Все сделки физических и юридических лиц в РК совершаются в письменной форме, излагаются нагос. и русском языках.

Тексты печатей, штампов гос. и негос. Органов - на гос. языке и русском.

Бланки, вывески, объявления, реклама излагаются на гос. и русском языках.

Все тексты визуальной информации располагаются в следующем порядке: слева и сверху - на государственном языке, справа и снизу - на русском.

Закон «О труде в РК» от 10.12.99 регулирует трудовые отношения, возникающие в процессе реализации гражданами конституционного права на свободу труда в РК. Даются понятия индивидуальный трудовой договор - двухстороннее трудовое соглашение между работником и работодателем, заключаемое в письменной форме, по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности, с исполнением актов работодателя, а работодатель обязуется своевременно и в полном объеме выплачивать работнику заработную плату и иные, предусмотренные законодательством и соглашением сторон, денежные выплаты, обеспечивать условия труда, предусмотренные законом о труде.

Коллективный трудовой договор - правовой акт, оформленный в виде письменного договора, подписанного одним или несколькими работодателями и одним или несколькими профсоюзами, либо работниками, не являющимися членами профсоюза, образовавшими своего рода организацию для ведение переговоров.

Нормальная продолжительность времени не должна превышать 40 часов в неделю. Ежегодный оплачиваемый отпуск не более 18 дней.

Документами, подтверждающими трудовую деятельность являются: трудовая книжка, трудовой договор, выписка из приказа о приеме и увольнении.

Самостоятельный комплекс составляют стандарты на УСД и Единую систему кодирования технико-экономической информации:

ГОСТ 6.01.1-87. ГСК и КТЭОИ;

ГОСТ 6.10.3-83. УСД. Запись информации УД в коммуникативном формате.

ГОСТ 6.10.4-84.УСД. придание юридической силы документам на машинном носителе, создаваемым средствами ВТ. Основные положения.

ГОСТ 6.10.5-87 УСД. Требования к построению формуляра-образца.

ГОСТ 6.10.7- 90 Единая система внешнеторговой документации.

ГОСТ 16487-83 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

В целях сокращения количества применяемых в деятельности организаций, предприятий документов, типизации их форм, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку проводятся работы по унификации документов и созданию УСД - совокупности взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документирование представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации - установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

Разработка УСД ведется соответственно министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.

Основные правила - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного . управления, на предприятиях, в организациях.

Основные правила - цель - упорядочение документооборота предприятия, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

Заметным явлением в истории делопроизводства в 70-80 г.г. стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38 -72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Значение этих ГОСТов проявилось в полной мере позднее, в 90-х годах. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций.



2. Классификация документов

Деловой документ является основным средством осуществления управленческой деятельности, фиксации и передачи информации. В документах содержатся планы деятельности и конкретные программы работ по государственному и общественному развитию. При их помощи координируются усилия различных организаций, посредством документов передаются управленческие команды подчиненным объектам, благодаря им сохраняются огромные массивы информации для анализа, сопоставления, критической оценки. Кроме того, документ позволяет накапливать сведения и передавать их последующим поколениям, являясь основой отображения этапов развития науки, техники, культуры и источником изучения истории общества.

Одним из основных требований, предъявляемых к документам, является их пригодность к длительному хранению максимальная наглядность. Необходимыми условиями для выполнения этих требований является соблюдение требований по обеспечению внешнего оформления и внутреннего содержания.

Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленным формам необходимой для управления информации, т.е. в создании документов. Основанием для создания документов в учреждении является необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передачи информации, хранение и использование в течение определенного времени. Для того чтобы выработать определенные принципы составления, оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.

Классификация документов является основой их организации, поиска и хранения.

Классификация - группировка документов по определенным признакам с целью облегчения их изучения и исследования. Целью классификации является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей. Повышение ответственности исполнителей осуществляется путем разграничения функций структурных подразделений учреждения и обязанностей исполнителей, более четкого распределения информации между ними, ликвидации возможности субъективизма и случайностей в осуществлении процесса работы с документами.

Важно и то, что при неправильной группировке документов значительно затрудняется работа архивных органов, в которых продолжается работа с ними. Наибольшие трудности возникают в архивах, которые ведут практическую работу по выдаче справок, предоставлению документов через читальные залы ученым, исследователям, выявлению и публикации документов различной тематики для широкого круга читателей. Вся работа требует точного знания состава и содержания документов, что возможно лишь при условии поступления из учреждений полноценных, правильно сгруппированных и оформленных документов. Достичь же этого можно при четкой классификации документов.

Для классификации документов в пределах одного учреждения создаются классификационные схемы - классификаторы. Они бывают двух типов: структурные и производственно-отраслевые.

В классификаторе структурного типа документацию делят на части в соответствии со структурными подразделениями. Рубриками являются названия структурных подразделений, а статьями - названия видов документов.

Если в организации нет четкого деления на структурные подразделения, то наиболее удобным является классификатор производственно-отраслевого типа. При составлении классификатора могут быть использованы положения об учреждении и его структурных подразделениях, должностные инструкции, номенклатуры дел, перечни дел с указанием сроков хранения, описи дел постоянного и временного хранения.

Классификация документов по признакам.

Рассмотрим несколько критериев классификации документов существующих на данный момент в научной литературе.

До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации систем документации, видов разновидностей документов.

Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Рассматривая документы как форму отражения действительности учреждений, организаций, предприятий, можно выявить множество систем документации взаимосвязанных и соподчиненных.

Самой общей и целостной системой, занимающей верхнюю ступеньку на иерархической лестнице документных образований, можно рассматривать общегосударственную систему документации, которая включает все виды систем документации, возникающие и обращающиеся в стране. Она состоит из множества подсистем, которые можно классифицировать по различным признакам (территориальному, функциональному, признаку уровня управления т.д.).

Прежде всего, можно выделить функциональные и отраслевые системы документации. Функциональные системы документации, имеющие межотраслевое значение, такие как - плановая, отчетно-статистическая, материально-технического снабжения, финансирования и др. - в том или ином объеме присущи всем органам управления.

Системы документации, функционирующие и соответственно отражающие деятельность органов отраслевого управления (комитетов, министерств, ведомств, управлений) принято считать отраслевыми.

Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

В различных учреждениях состав и количество создаваемых документов, неодинаковы. В основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления говорится о том, что комплекс документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.

По юридической силе различают подлинные и подложные документы.

Документ подлинный, если сведения об авторе, времени и месте его создания, содержащиеся в нем самом или выявленные каким-либо путем соответствуют действительности. “Подлинными считаются документы, выданные в установленном законом порядке с соблюдением всех правил, подложными - документы, оформление или содержание которых не соответствует истине. Подлинные документы подразделяются, в свою очередь, на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким-либо причинам, например истечении срока действия, или компетенция которого ограничивается выданной сферой, например служебное удостоверение или удостоверение личности, по сравнению с паспортом.

По стадии создания различают документы оригиналы, подлинники и копии документов.

Подлинник официального документа - первый или единственный экземпляр официального документа. И еще, текст документа составленный на бланке, оформленный и удостоверенный в установленном порядке (имеющий печать, штамп, и подпись руководителя учреждения или структурного подразделения от имени которых он исходит), называется подлинником. Подлинник официального документа первый или единственный его экземпляр.

В качестве синонима слова “подлинник” иногда употребляется термин “оригинал”, поскольку по своему смыслу определение “подлинник” означает - “истинный, настоящий, оригинальный, “оригинал”, а оригинал означает - “подлинник, образец”.

Копия воспроизводит информацию другого документа, все его внешние признаки или часть их. Существует несколько видов копий документов:

- редакция - исторический вид копий документов, “т.е. произведения, основанные на одном протографе (первоначальном тексте), но получившие новую направленность, форму и содержание”; “разновидность текста какого-нибудь произведения”.

- списки - также один из исторических видов копий документов, “в делопроизводственной практике средневековых московских учреждений соблюдалось правило переписки акта “слово в слово”, а если текст нельзя было прочесть, писцы могли делать пропуски. В ряде случаев редакции источников сохраняются в нескольких списках, которые имеют свои особенности и отличия”. Дошедшие до нас исторические документы в большинстве своем до XVIII в. сохранились в списках

- факсимильная копия - точно воспроизводит ряд внешних признаков письменного, графического, изобразительного документа, т.е. содержит все его реквизиты и отражает особенности их расположения, фиксирования и оформления, копия документа переданного по каналам факсимильной связи, при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой;

- свободная копия - содержит все реквизиты подлинного документа, но не обязательно повторяет его форму;

- отпуск - полное и точное воспроизведение подлинника исходящего документа, остающегося в учреждении, отпуск создается одновременно с подлинником (появление данного термина относят к концу XVIII - XIXвв., называя им сохранившийся в делах учреждения черновик или копию с отосланного документа;

- выписка - копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке;

- дубликат - повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника; дубликат выдается в случае утери подлинного документа (например, паспорта, свидетельства о рождении и других документов);

- авторизованная копия - копия документа, подписанная автором, имеет силу подлинника. Авторизованная копия вместе с подлинником документа подшивается в дело и сдается на хранение в архив;

- интерполяция - литературный вид копии документа, с измененным первоначальным текстом, когда в текст были произведены вставки слов или фраз, отсутствующие в подлиннике;

- дублетными документами называют размноженные документы, т.е. несколько экземпляров одного и того же документа подлинника или копии;

Копии также подразделяются на:

- заверенные - копии документов, составленные и заверенные внутри учреждения; и нотариально заверенные; заверенные без соблюдения формальностей (отсутствуют печати), заверенные частными лицами. Исторически известные формы заверения документов, начинаются с приказной системы делопроизводства, когда дьяк или подьячий с надписью “скреплял” столп, расписываясь по местам “ставов” так, чтобы буквы, слоги или отдельные слова его подписи растягивались по склейкам, если “столп” был длинный, подпись могла несколько раз повторяться;

- не заверенные - не имеющие реквизита “отметка о заверении копии”.

Таким образом, можно сделать вывод, если подлинник играет функцию обеспечения сохранности документа, то копия документа выполняет функцию источника информации, поскольку именно копия является объектом информационного обращения.

По форме и размерам документы можно подразделить на:

- объемные (музейные экспонаты, археологические находки, здания и сооружения, произведения зодчества и другие) - восприятие которых происходит в трех измерениях;

- плоскостные (чертежи, фотографии, географические карты и другие) - восприятие которых происходит в двух измерениях;

- ленточные (магнитные ленты, рулонные фотопленки и другие), ширина которых мала по сравнению с длинной].

По форме представления содержащейся в документах информации, их можно подразделить на:

- первичные - содержащие “новые научно-технические сведения, являющиеся результатом научно-исследовательской, проектно-конструкторской и практической деятельности или новое осмысление известных идей и фактов;

- вторичные - являются результатом переработки одного или нескольких первичных документов.

Данную группировку наиболее целесообразно использовать при обработке, хранении и распространении документов.

По форме фиксации информации документы подразделяются на:

- письменные - сведения в которых изложены в виде буквенного текста;

- статистические - форма изложения информации в основном цифровая;

- иконографические - информация представлена в виде иллюстраций или изображений (кино фотодокументы, картины);

- фонетические - форма представления информации звуковая (магнитофонные записи, грампластинки).

По характеру восприятия информации документы подразделяются на:

- визуальные - воспринимаемые органами зрения;

- аудиальные - воспринимаемые органами слуха;

- аудиовизуальные - воспринимаемые органами слуха и зрения одновременно.

По конструкции документы могут быть: листовыми; сброшюрованными; рулонными.

По цвету изображения документы подразделяются на: одноцветные (черно-белые); многоцветные.

По способу воспроизведения: полиграфические; фотографические; электрографические; диазо-графические; термографические; машинописные; рукописные.

По длительности хранения - на постоянного срока хранения, временного срока хранения свыше 10 лет, временного срока хранения до 10 лет.

По технике создания документы различают на:

- машинно-ориентированные, приспособленные для обработки данных средствами вычислительной техники (перфокарты, перфоленты);

- машиночитаемые, приспособленные для автоматического считывания содержащихся в них информации, в которых поиск и выдача информации осуществляется средствами вычислительной техники;

- машинные, созданные средствами вычислительной техники (магнитные ленты, диски)].

В зависимости от носителя информации, документы могут быть на носителе информации на бумажной основе не светочувствительные, носители для репрографических процессов (термобумага, диазобумага, фотопленка, калька, бумага многослойная для элекроискрового копирования и т.д.), микроносители визуальной информации, звуконосители, видеоносители, перфоленте, перфокарте, магнитной ленте, диске, лазерном диске, кристаллах.

С точки зрения гласности документы могут быть - обычные, только для служебного пользования, секретные.

По приемам записи документы подразделяются на созданные естественным языком (с помощью простой записи), стенографические, шифрованные.

В зависимости от срока исполнения документы классифицируются следующим образом:

- срочные - требующие исполнения в определенный срок, установленный законом;

- несрочные - срок исполнения, которых не установлен.

По количеству отраженных в документах вопросов различают:

- простые (элементарные), содержание которых посвящено одному вопросу;

- сложные (составные), отражающие содержание нескольких вопросов.

Исходя из назначения документы могут быть:

- индивидуальные, создаваемые по произвольной форме и в каждом отдельном случае для решения конкретной управленческой задачи;

- типовые, отражающие однородные вопросы и представляющие собой текст-образец, на основе которого строятся тексты документов аналогичного содержания с сохранением основных конструкций и формулировок (типовые письма, типовые инструкции, типовые номенклатуры дел);

- трафаретные, документы, часть текста которых отпечатана заранее (постоянная информация), а часть текста вписывается при его составлении (переменная информация) - справки, анкеты, личные листки по учету кадров.

По происхождению документы делят на :

- официальные - созданные организацией, учреждением, предприятием или должностным лицом и оформленные в установленном порядке; среди официальных документов могут быть выделены документы личного характера, удостоверяющие личность человека или его права, обязанности, служебное или общественное положение, а также содержащие сведения биографического характера;

- документ личного происхождения, создается лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей;

- общественные (или социальные), это документы, характеризующие личность, межличностные отношения, отношения между личностью и государством, между различными общественными формированиями и государством (заявления, предложения и жалобы граждан).

По назначению различают документы:

- как средства фиксирования фактов, событий, явлений (акты, отчеты, протоколы);

- как средства передачи информации на расстоянии (письма, телеграммы, телефонограммы и пр.).

По месту составления документы бывают:

- внешние, полученные учреждением или направленные им за его пределы;

- внутренние, составленные внутри учреждения и используемые внутри него.

По наименованию выделяют несколько видов и разновидностей документов - акты, протоколы, приказы и т.д.



Список литературы

1. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. ?Р СТ 1042-2001. Ресми басылым.- Астана, 2002

2. Іс ж?ргізу ж?не м?ра?ат ісі. Терминдер мен аны?тамалар. ?Р СТ 1037-2001. Ресми басылым. - Астана, 2002

3. http://vko.enbek.gov.kz

4. http://kitaphana.idhost.kz

Размещено на Allbest.ru