Учет денежных средств в кассе и на расчетном счету

2.4.1 Общая оценка финансового состояния

Проанализируем финансовые показатели ООО «Кемос» за последние 3 года. В таблице 2.6 представлен его баланс и отчет о прибылях и убытках.

Таблица 2.6 - Баланс и отчет о прибылях и убытках ООО «Кемос» в 2009-2011 гг., тыс. руб.

2.4.2 Анализ ликвидности баланса

Проанализируем показатели. Все они в 2009-2011 годах - выше нормы, при этом они имеют тенденцию к снижению. Это объясняется возросшей кредиторской задолженностью предприятия. Величина показателей объясняется избыточным количеством денежных средств на его расчетном счете.

2.4.3 Оценка финансовой устойчивости

3 ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ СИСТЕМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ, МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ЭФФЕКТИВНОСТИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО «КЕМОС»

Проведенный анализ показал, что несмотря превосходство предприятия перед конкурентами и рост финансово-экономических показателей предприятия, ряд показателей, прежде всего, показатели ликвидности нуждаются в существенной корректировке.

Основными путями улучшения показателей фирмы являются:

- сокращение сверхнормативных запасов;

- уменьшение кредиторской задолженности;

- грамотные инвестиции прибыли предприятия.

Прежде всего, следует наладить работу по уменьшению кредиторской задолженности. Важный фактор финансового оздоровления фирмы - совершенствование договорной работы и договорной дисциплины.

При выборе поставщиков предприятию необходимо руководствоваться следующими основными критериями:

- финансовое положение поставщика;

- возможность поставлять продукцию на условиях отсрочки платежа или ее оплаты после продажи;

- возможность предоставления поставщиком товарного кредита;

- возможность бесплатной доставки приобретенных товаров;

- сроки выполнения текущих и экстренных заказов;

- наличие резервных мощностей;

- повышение качества выпускаемой продукции;

- удаленность поставщика от потребителя;

- организация управления качеством у поставщика;

- профессиональный уровень персонала поставщика, текучесть кадров;

Особое внимание предприятию следует уделять таким критериям, как возможность предоставления отсрочки платежа или поставки продукции «под реализацию», возможности предоставления поставщиком товарного кредита и бесплатной доставки приобретаемой продукции.

Одним из условий долгосрочной работы с новым поставщиком, является надежность, финансовая ликвидность компании. Предприятию необходимо использовать следующие методы проверки надежности поставщиков:

- личная встреча с руководством компании;

- местные источники (действующие на данной территории юридические лица или «осведомители» официальных органов);

- банки и финансовые институты;

- конкуренты потенциального поставщика;

- торговые ассоциации;

- информационные агентства;

- государственные источники (регистрационные палаты, налоговая инспекция и др., обладающие открытой для ознакомления информацией).

Необходимо оптимизировать объем складских запасов, более четко определять объемы закупаемой продукции. Для их расчета нужно использовать АВС метод. Суть его заключается в следующем:

В зависимости от затрат, материалы делятся на 3 класса А, В, С.

А - немногочисленная, но важная продукция, требующая больших вложений.

В - относительно второстепенная продукция, требующая меньшего внимания, чем А.

С - составляет значительную часть в номенклатуре, недорогие, на них приходятся наименьшая часть вложений в запасы. Весь остальной ассортимент предприятия.

Этапы АВС метода следующие:

- установить стоимость каждого вида продукции;

- установить спрос на каждый вид продукции;

- расположить продукцию по убыванию цены;

- суммировать данные о количестве и издержках на закупку продукции;

- разбить продукцию на группы в зависимости от удельного веса в общих издержках.

Для оптимизации закупочной логистики предприятия следует в дополнение к программе «1С - Предприятие» установить систему управления запасами «Логистика 1.2». Стоимость установки программы - 11000 руб., стоимость обслуживания программы - 2000 руб. в месяц.

Компонент позволяет решать следующий круг задач:

- Определение минимального и максимального складского запаса, исходя из уровня текущих продаж;

- Определение даты заказа очередной партии товара;

- Определение объема заказа товаров, необходимого для бесперебойного наличия сырья и товаров без создания избыточного запаса;

- Определение неликвидных запасов;

- Определение сверхнормативных запасов;

- Решение проблемы снабжения нескольких торговых точек с головного склада компании.

Опишем систему управления запасами «Логистика 1.2».

В закупочной логистике выделены три основных метода закупок:

- оптовые закупки;

- регулярные закупки мелкими партиями;

- закупки по мере необходимости;

- а также различные комбинации перечисленных методов.

Все запасы предприятия принято делить на три части:

- текущие - основная часть, обеспечивающая непрерывность производственного или торгового процесса между очередными поставками;

- страховые - предназначены для непрерывного обеспечения материалами или товарами производственного или торгового процесса в случае различных непредвиденных обстоятельств;

- сезонные - образуются при сезонном характере потребления или транспортировки.

На первом шаге работы с настройкой пользователь может задать нормы товарных запасов вручную, используя опыт компании. Однако, при отсутствии жестко заданного минимального и максимального запасов, их расчет можно проводить на промежуточных этапах из текущего объема продаж.

Отчет, полученный в «Логистике 1.2» позволяет определить группу «сверхлимитов» - товаров, запас которых превышает максимальный товарный запас, необходимый для торговли с существующим объемом продаж. Анализ отчета позволяет сделать выводы либо о снижении цен, либо об увеличении активности в продвижении данного товара. Как и последующие, данный отчет позволяет работать с различными складами (торговыми точками фирмы, имеющей территориальную распределенность.

Отчет также позволяет определить группу «дефицитов» - товаров, запас которых ниже минимально допустимого. Это означает, что количество попавшего в отчет товара недостаточно для торговли в течение заданного числа дней (или меньше жестко заданного минимума). На основании отчета возможны выводы о заказе новой партии товара, или об изменении ценовой политики по отношению к нему.

Отчет позволяет оценить товарные запасы в количественно-временном разрезе. Становится видно, каковы текущие продажи, на сколько дней торговли хватит запаса, если не предпринять адекватных ситуации мер.

Отчет позволяет проанализировать продажи за выбранный период с разбивкой на дни, недели, месяцы (в зависимости от интервала анализа). Отчет позволяет наглядно сравнить продажи, текущий остаток и минимальный (максимальный) запас.

Отчет позволяет наглядно отследить динамику продаж, своевременно среагировать на изменение спроса.

Если товаров на складе становится недостаточно для продолжения торговли (меньше минимального запаса), встает задача заказа товара поставщику. В настройке заложено два основных способа заказа товара: с фиксированным объемом заказа и с фиксированным временем заказа. Фиксированный объем заказа используется в случае, когда существует минимальная партия поставки - например, один вагон. Есть потребность или нет, но заказать треть вагона бывает возможно не всегда, в таких случаях приходится выбирать срок поставки. В случае определенной периодичности поставок необходимо определять объем заказа и здесь предлагается использовать систему заказов с фиксированным временем. Выбрав принятую с поставщиком схему заказа, можно получить отчет, рекомендующий срок (объем) заказа.

Кроме заказа у поставщика существует возможность для организаций с распределенными складами и торговыми точками проводить внутреннее перемещение товара для его более эффективного использования. Стандартной является ситуация с перемещением товара с основного склада фирмы на удаленную торговую точку или с одной точки на другую. Настройка позволяет реализовать такой внутрифирменный заказ и более эффективно распорядиться общим товарным запасом компании.

Привлечение дополнительных долгосрочных источников финансирования положительно сказывается на повышении ликвидности и финансовой устойчивости предприятия. Направление чистой прибыли на развитие предприятия, а также пополнение уставного капитала за счет дополнительных вкладов собственников поможет увеличить собственные средства фирмы, что также повысит ее ликвидность.

Для оптимизации расчетов с поставщиками необходимо объединение всех процессов, связанных с закупкой товаров, в рамках одной структуры. Оптимальным здесь является расширение полномочий начальника отдела снабжения и предоставление ему права принимать решения на всех стадиях процесса, начиная от сбора информации и заканчивая оплатой за товар. При этом со стороны коммерческого директора необходим всесторонний контроль за работой начальника отдела снабжения. Целесообразно также установить предел суммы закупок, по которым решение принимается начальником отдела снабжения (например, 500000 рублей). Суммы закупок большего объема должны предоставляться им на утверждение коммерческому директору. При работе с поставщиками лучше использовать такие формы как отсрочка платежа, а также поставки «под реализацию».

Вызывает опасение возрастающая кредиторская задолженность ООО «Кемос».

В таблице 3.1 представлены кредитные операции ООО «Кемос» в 2009-2011 гг. (данные взяты на основании журнала-ордера №4).

Таблица 3.1 - Кредитные операции ООО «Кемос» в 2009-2010 гг., тыс. руб.

В 2010 году Сбербанком РФ была проведена аудиторская проверка финансового состояния предприятия, в том числе и его кредитных операций. Проверка кредитных операций предприятия включала в себя следующие процедуры:

Процедура КИЗ. 1.1.1. Проверка полноты наличия договоров, на основании которых аудируемое лицо привлекает заемные средства.

Цель: установить, что у аудируемой организации, привлекающей заемные средства, имеются в наличии и правильно оформлены все договоры кредита (займа).

Средства: для выполнения данной процедуры аудитору следует использовать:

- выписки банка по расчетному счету;

- выписки банка по ссудному счету;

- приходные кассовые ордера;

- договоры кредита или займа;

- синтетические регистры учета кредитов и займов.

Техника исполнения: приступив к проверке кредитов и займов, аудитор проверяет наличие договоров кредита (займа), сразу определяя, какие именно из процедур в соответствии с классификатором необходимо использовать.

Просматривая обороты по счетам 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» и 67 «Расчеты по долгосрочным кредитами займам» в регистрах синтетического учета, аудитор устанавливает соответствие оборота по указанным счетам с наличием договора.

Процедура КИЗ. 1.3.1. Проверка наличия регистров учета и распределения процентов по заемным средствам.

Цель: установить, что у аудируемой организации, привлекающей заемные средства, утверждены учетной политикой, имеются в наличии и регулярно заполняются регистры бухгалтерского и налогового учета процентов по кредитам и займам.

Средства: для выполнения данной процедуры аудитору следует использовать:

- учетную политику;

- график документооборота;

- бухгалтерские справки-расчеты процентов по кредитам и займам.

Техника исполнения: приступив к проверке кредитов и займов, аудитор проверяет наличие приложенного к учетной политике графика документооборота, обращая внимание на наличие в нем такого документа, как бухгалтерская справка-расчет процентов по договорам кредита (займа).

Из графика документооборота аудитор получает информацию о тех должностных лицах, которые утверждают его после оформления, и об исполнителях, на которых возложены обязанности по его заполнению.

Аудитор подбирает справки-расчеты за каждый месяц и проверяет их по формальным признакам наличия итогов, подписей ответственных лиц, расшифровок подписей, утверждения внесенных исправлений и др.

Если в процессе проверки бухгалтерских справок-расчетов процентов по кредитам и займам на полноту будут выявлены недостающие договоры, то аудитор должен получить разъяснения по данному обстоятельству от ответственного сотрудника аудируемого лица.

Процедура КИ3. 1.5.1. Проверка наличия и выполнения дополнительных соглашений к договорам кредита (займа).

Цель: установить, что у аудируемой организации, привлекающей средства кредитов банков, договорами о которых условия договора могут быть пересмотрены, имеются в наличии дополнительные соглашения к кредитным договорам, изменяющие условия кредитования.

Особые условия: данная процедура назначается в случае, если другие процедуры проверки раздела учета «Кредиты и займы» показывают фактическое изменение условий кредитования, но документальное обоснование изменениям условий кредитования отсутствует.

Средства: для выполнения данной процедуры аудитору следует использовать:

- кредитные договоры, в соответствии с которыми условия кредитования могут быть изменены;

- дополнительные соглашения к кредитным договорам.

Техника исполнения: аудитор проверяет наличие дополнительных соглашений к кредитным договорам.

Если в процессе проверки будут выявлены недостающие дополнительные соглашения к кредитным договорам, условия которых были изменены, то аудитор должен получить разъяснения от ответственного сотрудника аудируемого лица.

Процедура КИ3.1.6.1. Проверка своевременности перевода срочной задолженности по кредитам и займам в просроченную при наличии оснований.

Цель: установить, что аудируемая организация, привлекающая заемные средства и своевременно в соответствии с условиями договора кредита (займа) не погасившая задолженности по кредиту (займу) или процентам по кредиту (займу), осуществляет своевременный перевод задолженности в просроченную на счетах бухгалтерского учета.

Средства: для выполнения данной процедуры аудитору следует; использовать:

- выписку банка по расчетному счету;

- договоры кредита или займа;

- аналитические и синтетические регистры учета кредитов и займов.

Техника исполнения: просматривая договоры кредита и займа, аудитор обращает внимание на установленные ими сроки возврата и порядок уплаты процентов по ним. По каждому договору выясняют:

- уплачены ли проценты в сроки, установленные договором;

- произведен ли возврат суммы кредита (займа) в срок, установленный договором;

- соблюдался ли график возврата сумм кредита (займа) в случае, если кредит (заем) должен погашаться частями по условиям договора.

Процедура КИЗ. 2.1.1. Проверка включения в налоговые расходы организаций, применяющих кассовый метод, процентов за пользование заемными средствами, фактически на конец отчетного года уплачиваемых банку.

Цель: установить, что организация, применяющая кассовый метод, относит на расходы, принимаемые для целей налогообложения прибыли проценты в сумме, фактически уплаченной на конец отчетного периода банку (заимодавцу).

Средства: для выполнения данной процедуры аудитору следует использовать:

- договор кредита или займа;

- выписки банка, подтверждающие фактическую уплату процентов банку;

- бухгалтерские справки-расчеты по начислению процентов по кредиту или займу;

- курсы валют (в случае, если сумма кредита или займа выражена в иностранной валюте);

- нормативно-справочную таблицу ставок рефинансирования Центрального банка РФ.

Техника исполнения: аудитор производит выборку бухгалтерских записей по начислению процентов по договору кредита (займа) и выборку платежных документов по перечислению процентов банку (заимодавцу) и выясняет:

- правильность начисления процентов в соответствии с отчетным периодом и условиями договора кредита (займа);

- правильность отражения в учете временных разниц в случае, если на конец отчетного месяца начисленные проценты фактически не уплачены;

- правильность начисления отложенных налоговых активов на сумму временных разниц;

- правильность отражения в учете постоянных разниц в случае, если ставка процентов по кредиту (займу) превышает норматив, установленный ст. 269 НК РФ;

- правильность начисления постоянных налоговых обязательств на сумму постоянных разниц;

- правильность исчисления и отражения в учете суммовых разниц в случае, если сумма кредита (займа) выражена в иностранной валюте.

Результаты проверки кредитных операций ЗАО «Рабочий» следующие.

Предприятие в свой деятельности использует два долгосрочных кредита, взятых с целью увеличения оборотного капитала - Сбербанку РФ и Банку «Русский стандарт». Срок погашения этих кредитов еще не наступил. Периодически у предприятия возникают краткосрочные задолженности перед персоналом организации, по налогам и сборам. В 2005 году возникла довольно внушительная задолженность перед поставщиками и подрядчиками (1800 тыс. руб.).

Проверка выявила отсутствие дополнительного соглашения об изменении порядка погашения долга по кредиту банка «Русский стандарт». В остальном, нарушений в учете кредитных операций предприятия не обнаружено.

Поскольку заработная плата сотрудникам предприятия выплачивается из кассы, то иногда происходит ее несвоевременная выплата, в случае недостаточного количества денежных средств в кассе в дни платежей.

Для оптимизации процесса выдачи зарплаты необходимо выдать сотрудникам ЗАО «Рабочий» пластиковые карточки и перечислять деньги сотрудникам непосредственно с банковского счета предприятия.

Аудиторская проверка предприятия, выявила также следующие нарушения:

- нарушение правил по охране и транспортировке денежных средств из банка в кассу предприятия;

- существование случаев подписи руководителем и главным бухгалтером незаполненных чеков и выдачи их кассиру для самостоятельного заполнения при получении денег в банке.

Предприятию необходимо исключить в своей деятельности данные виды нарушений. Необходимо также аккуратно вести кассовую книгу и упорядочить ведение авансовых отчетов.

Особое внимание на предприятии необходимо уделять учету работы с подотчетными лицами.

Вышеперечисленные меры будут способствовать повышению эффективности системы денежных расчетов предприятия.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ