История делопроизводства в ХV-XIX веках

Размещено на http://www.allbest.ru

Учебная дисциплина

Документирование управленческой деятельности

Тема 2

История делопроизводства в ХV-XIX веках

Содержание

Введение

1. Становление документационного обеспечения управления в России

1.1 Возникновение делопроизводства в России

1.2 Приказное делопроизводство ХV - XVII вв.

1.3 Система коллежского делопроизводства в VIII веке

2. Делопроизводство в России в XIX - XX вв

2.1 Система министерского делопроизводства XIX - начала XX вв

Заключение

Список литературы

Введение

С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее прошлое, особенности быта своего народа, правовые формы и этические нормы взаимоотношений между людьми. Роль и значение документов велики. Они служат в различных областях человеческой деятельности, поэтому содержание понятия «документ» многозначительно и является предметом изучения многих научных дисциплин. Не нужно доказывать, что знание делопроизводства, умение документально оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для менеджера любого уровня, специалиста стало неотъемлемым признаком профессионализма.

Делопроизводство - это специфическое направление деятельности, которое занимается процессом документирования, т.е. составления, оформления документов и их обработкой и хранением.

Документ - материальный объект с информацией, реквизитами, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Документы возникли вместе с письменностью - сначала как средство учета имущества и отношений, а затем стали средством общения, передачи информации. Собственно, первые письмена и были документами - бюрократическими записями, учетом имущества храмов и царей.

Документы сопровождают человека уже несколько веков. В древности документы составлялись на самых различных материалах. В Ассирии - на глиняных табличках, в Индии и Цейлоне - на пальмовых листьях, в Египте - на каменных плитах и папирусах, в Древнем Новгороде - на бересте. Изобретенная в 105 г. в Китае бумага открыла новую эру в жизни документов. На многие столетия она стала практически единственным материалом для оформления. Реальная альтернатива документам на бумажной основе возникла только несколько десятилетий назад с появлением компьютера.

В период Древнерусского государства формировался государственный механизм, местное самоуправление, возрастала роль и влияние церкви на нормирование государственности. Все это привело к началу развития делопроизводства в Древнерусском государстве.

В Киевский период развития Древнерусского государства появились разные виды документов, в которых фиксировались конкретные частноправовые отношения: грамоты уставные, вкладные, купчие, полные, жалованные и др.; заемные, закладные кабалы; житийные записи и т.д.

Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

Организация делопроизводства в России складывалась веками и имеет глубокие корни. Выделяют несколько периодов делопроизводства:

приказное (столбцовое) - ХV - XVII вв.

коллежское (коллегиальное) - VIIIв.

министерское (исполнительное) - XIX -XX вв.

1. Становление документационного обеспечения управления в России

1.1 Возникновение делопроизводства в России

Название «делопроизводство» сохранилось от дореволюционной России. История государственных учреждений в царской России свидетельствует, как шаг за шагом рос государственный аппарат, множилось чиновничество, бюрократия, игравшая важную роль в жизни государства.

В работе чиновников дореволюционной России писание документов, как тогда говорили, и бумаг, работе с ними занимали главное место. Обладая огромной властью, чиновники использовали «бумаги» в качестве орудия укрепления государства помещиков и капиталистов. Царская бюрократия была одной из опор самодержавия, являясь основной государственной машиной управления. Делопроизводство в учреждениях царской России отличалось крайне бюрократическим характером. В учреждениях царила канцелярщина и волокита. Среди чиновников процветало взяточничество. Часто дела рассматривались годами.

Понятие и слово «делопроизводство» возникли в центральных учреждениях Московского государства - приказах - несколько столетий назад (ХV - ХVI в.в.). Тогда под делопроизводством понимали письменное оформление, рассмотрение и решение вопросов («дел») в приказе. Каждое дело начиналось подачей в приказ челобитной (в ХVIII - ХIХ и начале ХХ в.- прошение). К ней присоединялись различные справки, следственные документы, решение приказа и другие материалы. Все составляли «дело» по данному «производству», иначе - его «делопроизводство». Совокупность дел также называли делопроизводством.

В ХVIII в. правила ведения делопроизводства нашли подробное отражение в законодательстве. Особенно подробно эти правила были сформулированы в Генеральном регламенте (1720г.) Указание Генерального регламента царской бюрократии почитались за непреложный закон. В значительной мере он сохранил свою силу до падения царизма.

Но и Генеральный регламент и последующее законодательство ХIХ и начала ХХ в. под делопроизводством понимали главным образом порядок письменного оформления производства дел, а также переписку. Делопроизводство же, как система документирования самых разнообразных сторон деятельности государственных учреждений, развивалось в нескольких направлениях и было представлено несколькими системами документирования. Так, уже в приказах отчетливо обособляется система документирования административной деятельности, или административное делопроизводство. Управленческая, административная деятельность имеет место в каждом учреждении - большом малом, центральном и местном. Без администрации, которая руководит работой учреждения, оно действовать не может. В силу этого административное производство было самым распространенным. Почти параллельно с административным делопроизводством как самостоятельная развивалась система документирования учета, вначале бухгалтерского, а затем и статистического.

Отдельные системы документирования возникли в области военной, судебной и дипломатической деятельности. Все эти системы документирования носят название специальных. Развитие специальных систем документирования в дальнейшем еще более усилилось. Так, большое значение в царской России приобрела коммерческая («деловая») корреспонденция. Она широко распространена в торговых, промышленных предприятиях и частично проникла в государственные учреждения.

1.2 Приказное делопроизводство ХV - XVII вв

Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства с середины XV в. С усложнением административных задач появились постоянно присутственные места - приказы (практика личных поручений-приказов великого князя ближайшему окружению - князьям и боярам по решению отдельных вопросов государственного управления). По названию первых государственных учреждений - приказов этот период становления и развития государственного делопроизводства (XV-XVII вв.) принято называть приказным периодом.

В XVII в. на Руси было около 40-70 приказов (разрядный, поместный, посольский, тайных дел, разбойный, пушкарский, холопий, казанский, большой казны, сибирский и др.)

Но стройной системы не было, так как управление строилось на системе «поручений»: определенный круг дел передавался доверенному лицу и могло получиться, что в одном ведомстве управляли 2 лица или одному лицу подчинялось несколько ведомств, имело место смешение функций.

Направления развития делопроизводства этого периода характеризуется появлением специальных ведомств, занимающихся делопроизводством - приказов.

Разделение приказов по функциям на органы территориального управления (казанский, сибирский приказы) и органы отраслевого управления (пушкарский, холопий, разбойный).

Формирование структуры приказа: разделение труда, функций между отдельными звеньями приказного управления. Был введен контроль за работой делопроизводителей и наказания за ошибки в официальном делопроизводстве.

Развитие делопроизводства в управление территориями.

В XV веке пергамент стала вытеснять западноевропейская бумага, в XVII веке - отечественная бумага (+чернила + гусиные перья + мелкий кварцевый песок).

Форма документа - столбец (свиток из подкрепленных друг к другу узких листов бумаги). Документы могли иметь длину более 1 метра и хранились свернутыми рулоном. В дальнейшем рулонная форма документа сменялась тетрадной и книжной - переплетением вместе нескольких тетрадей.

Видовой состав документов приказного делопроизводства: грамоты (царские указы боярам и др,), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки (документы в приказы от воевод), челобитные (обращение граждан в центральные власти).

Важнейшим признаком официального документа, как говорилось, является его формуляр - совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности и отражающих специфику каждого документа. Из отдельных документов сшивались формулярники - своеобразное пособие по делопроизводству. В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделялось из текста - один сплошной текст. Тем не менее царские указные грамоты начинались:

«От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, князю Ивану Алексеевичу Воротынскому с товарищами...» затем изложение сути вопроса.

Челобитные и отписки начинались: «Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой...»

При обращении к великому князю служилые люди писались холопами, посадские и крестьяне - сиротами, духовные лица - богомольцами.

Использовались традиционные формулировки: «вели государь мне дать», «царь - государь смилуйся пожалуй». Т.о. формируются устойчивые формы, образцы, по которым оформляются документы. Литература по вопросам документоведения.

Важнейшим направлением развития делопроизводства в этот период являлось развитие документооборота.

Процедура подготовки документа в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:

поступления документа на рассмотрение, его регистрация

подготовка дела к «докладу», ведение переписки

рассмотрение и решение дела

оформление документа, содержащего решение

обособление оконченных дел от текущих

Способы хранения документов - в кулях, мешках, сундуках. Появляются шкафы для хранения документов и замки на сундуках. Такимобоазом, в приказной период создается система делопроизводства центральных и местных учреждений: кадры делопроизводителей, устойчивые формы документов и приемы их составления.

С середины XVII века появляются первые отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов, то есть начинает развиваться нормативная база.

1.3 Система коллежского делопроизводства в VIII веке

Существенное упорядочение делопроизводства происходит при Петре I. В 1720 году Петр утвердил Генеральный регламент, которым ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской» по названию учреждения нового типа - коллегии. Всего за 1718-1720 гг. вместо упраздненных приказов создано 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммеру-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная, Главный магистрат.

Государственные учреждения в XVIII в.

Порядок рассмотрения дел в коллегиях и должностные обязанности чиновников по Генеральному регламенту 1720 г.

Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллегиальный способ принятия решений коллегией, в которую входили: президент, вице-президент, 2-3 советника, асессоры. С изданием Генерального регламента делопроизводство становится на твердую почву закона. Делопроизводственная деятельность закрепляется за самостоятельным подразделением - канцелярией. Центральными фигурами канцелярии становятся: секретарь + нотариус + регистратор + актуариус (ведение общего журнала всех входящих бумаг, хранение бумаг, ответственность за их сохранность, заготовление канцелярских принадлежностей) + канцеляристы +копиисты + переводчики + толмачи (для устного перевода) + вахмистр ( сторож для охраны).

Генеральный регламент подробно разрабатывает все вопросы деятельности канцелярии, внося много нового, заимствованного из Западной Европы. В обращение вводится гербовая бумага. Происходит замена столбцовой формы документа тетрадной.

Если раньше судьи и их приближенные, принимавшие решения, не ставили своих подписей под приказами. Это входило в обязанности дьяка, отвечавшего за делопроизводства приказа. Лишь царь и бояре собственноручно подписывали только договорные грамоты, заключаемые с другими государствами. То Генеральный регламент Петра I ввел подписи руководителя присутственного места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. Впервые Петр I стал лично подписывать издаваемые им указы. Главы губернской администрации стали подписывать доношения в Сенат.

Генеральный регламент подробно расписывал всю процедуру рассмотрения и решения вопроса (поступление дела, подготовка дела к слушанию (рассмотрению и решению), слушание дела и принятие решения, оформление решения и доведение его до исполнителя, контроль за исполнением решения, архивное хранение дел).

Новым явлением в документоведении явилось появление архивов (европейское наименование), как особых от канцелярии подразделений для хранения оконченных делАрхивариус + процедура сдачи документов в архив и условия их хранения в архиве.

Генеральный регламент устанавливал порядок пользования печатями. Приложение печати в присутствии двух свидетелей + государственная тайна и присяга о ее хранении.

Наказание за подделку и хищение документов, разглашение тайны голосования, неправильное составление и искажение смысла документа: смертная казнь, ссылка на галеры с вырезанием ноздрей, конфискация имущества, денежные штрафы, лишение чина и др.).

Сроки движения документов и наказание за нарушение сроков (5-месячное продление влекло лишение имущества и ссылку на галеры).

В делопроизводство, как и в русский язык, проникло много западноевропейских слов, заменивших прежние слова: администратор, актуариус, аудитор, бухгалтер, губернатор, инспектор, маклер, министр. Прежние учреждения - думы и приказы заменены Коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами. Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденции, инструкции, резолюции.

Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало составлять документы, формализация текста документа, начинается выделение реквизитов как самостоятельных элементов формуляра: дата документа + наименование документа и его обозначение («Рапорт о получении указа»), подпись, отметка о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др.

Возникла проблема: обилие дел, усложнение делопроизводства, разбухание канцелярских штатов, неспособность справиться с делами - бюрократическая волокита.

Реформа Петра I затронула только центральный уровень государственного управления, почти не отразившись на местных учреждениях. Завершила эту реформу Екатерина II, издав «Учреждения для управления губерний» (1775г.). Губернская реформа Екатерины II внесла единообразие в устройство губерний: разграничила места административные, судебные и финансовые, определила иерархический порядок взаимоотношений высших, центральных и местных учреждений.

Иерархический порядок взаимоотношений учреждений, определяющий порядок документоведения, присутствует и в современном делопроизводстве. Таким образом, XVIII век в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений, развитие бюрократии.

2. Делопроизводство в России в XIX - XX вв

2.1 Система министерского делопроизводства XIX-начала XX века

Начало XIX века ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления, высшие и центральные учреждения.

Новая система управления - министерская; основана на принципе единоначалия министра. Это необходимо для более гибкой и оперативной системы управления. Коллегиальный принцип принятия решений не был исключен вовсе из новой системы: сначала коллегии ввели в состав вновь созданных министерств; позже при министрах создали советы, имевшие статус коллегиального совещательного органа. Тем не менее, отношение к министрам как к единоличным исполнителям воли царя определило делопроизводство министерств как «исполнительное».

Законодательными актами 1802, 1810 и 1811 гг. была определена система министерского устройства.

Были созданы министерства: военно-морских сил, иностранных дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции, на правах министерства - Государственное казначейство и другие. Был утвержден Комитет министров - высшее административное учреждение, действовавшее на коллегиальных началах и рассматривавшее дела, выходящие за рамки компетенции отдельного министра и требующее совместного согласования решения.

Министры назначались самим императором и были ответственны только перед ним. Вводилось единообразие в систему делопроизводства министерств: от создания документов до их архивного хранения, регламентировались внешние отношения министерств.

Термин делопроизводство появился во второй половине XVIII века и его значение было намного шире, чем сейчас.

«Делопроизводство» - «производство дела», т.е. подготовка, рассмотрение и решение дела. А поскольку всякое решение предполагало его письменную фиксацию на всех стадиях, то под делопроизводством понимались «правила, коими канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще, и исполнительных бумаг».

Общий порядок движения дел в Министерствах строго регламентировался и представлял сложный иерархически организованный процесс.

Четко разграничиваются 2 аспекта делопроизводственной деятельности:

формы документов

движение документов

Дела, направляемые в министерство, в зависимости от их важности могли попасть или в канцелярию министра или непосредственно в департаменты. Все поступавшие в министерство дела делились на три категории:

Текущие дела

Чрезвычайные дела (по злоупотреблению)

Срочные дела

Документы разделялись на две группы:

а) внутреннее делопроизводство учреждения

б) делопроизводство, связанное с другими учреждениями Развитие советского документоведения (1917-1981гг.) От вышестоящих учреждений министерства получали: от императора - указы, повеления, от государственного совета - высочайшие утвержденные мнения, от Сената - сенатские указы, от комитета министров - выписки из журналов заседаний.

Министры вышестоящей инстанции отправляли высочайшие доклады ( императору), мнения, предложения, представления. С равными учреждениями министерства обменивались посредством отношений, сообщений, официальных писем. Подведомственным местам и лицам - предписания министров. От них получали - рапорты, донесения, представления.

Самостоятельную стадию производства дела составляла отправка дел. С ней связано появление с середины XIX века в России почтовых конвертов, марок, сургучной печати.

Другим самостоятельным участком делопроизводства явилась ревизия дел - проверка правильности ведения дел, хранения документов, сроков движения дел. Ревизия вменялась начальникам отделений, директорам департаментов, в губерниях - губернатору и начальникам присутственных мест.

Важная стадия производства дел - отчеты:

1) в суммах (финансовые);

2) в делах (о деятельности);

3) в предложениях (план работы на следующий год) Сборник законодательных актов по делопроизводству (1917-1970). М.1973 стр.137

Изменяется форма документа: появляются бланк министерств с угловым расположением реквизитов, отпечатанные типографическим способом; на бланках закрепляется определенный набор реквизитов: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, дата документа, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту документа, ссылка на поступивший документ, реквизит адресат (указание должностного лица в дательном падеже).

Особенностью организации делопроизводства в этот период является не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление обширной делопроизводственной литературы, в частности сборники образцов документов.

В последней трети XIX века сначала в делопроизводстве военного ведомства, а затем и в гражданских министерствах и учреждениях начинает использоваться пишущие машинки - революционный шаг в документоведении: ускорение + копии + сокращение объема (компактность), телеграф - новый вид переписки - телеграммы, телефон - телефонограммы, гектограф - копирование документов.

Большая работа по упрощению делопроизводства: сокращение количества служебных документов и их унификация.

делопроизводство приказное министерское

Заключение

Прошло несколько тысяч лет, и теперешний век, ознаменовавшийся не только накоплением колоссального объема знаний, но и тем, с какой скоростью можно получать и передавать эти знания в различные уголки планеты, требует от нас "информационного порядка". Собственно поэтому и возникла такая отрасль управленческой деятельности, занимающаяся фиксированием и обработкой информации. Это очень тяжелый, воистину титанический труд, требующий большого внимания и выдержки...

На помощь человеку пришел компьютер. Создание этого "короля" машин позволило многократно увеличить скорость обработки огромного количества информации. Появляются мощные пользовательские операционные системы Windows 95, Windows 98, Windows Millennium, Windows XP, Windows Vista. Создаются программы, позволющие просто и быстро редактировать и форматировать необходимую информацию, передавать ее в доступной и понятной любому человеку форме...

В тоже время всегда важно помнить, что то, чем мы пользуемся в повседневной жизни, имеет свою историю развития. И знание этой истории, особенно своего Отечества, помогает нам более полно понять всю важность тех вещей, которыми человек занимается.

Литература

1.Фортунатов В.В. Отечественная история. уч. пос. СПб. Питер, 2007

2.Бондырева Т.Н. Секретарское дело. М. Высшая школа. 1999

3.Государственные учреждения России XVI-XVIII вв.- М., изд-во МГУ, 1991

4.Ерошкин Н. П. История государственных учреждений России - М., изд-во ВЫСШАЯ ШКОЛА, 1968

5.Литература по вопросам документоведения. 1924-1975 гг. Аннотированный указатель. М., Главархив, ВНИИДАД, 1979

6.Генеральный регламент от 28 февраля 1720г.В.И. Лебедев. Реформы Петра I. Сборник документов. М. Гос. соц.-эк. изд-во, 1937

7.Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011. 1993.М

8.Развитие советского документоведения (1917-1981гг.) Сб-к научных трудов. М. Главархив, ВНИИДАД, 1983

9.Сборник законодательных актов по делопроизводству (1917-1970). М.1973

1. Размещено на www.allbest.ru