Современные системы электронного документооборота

Размещено на http://www.allbest.ru/

Реферат

"Современные системы электронного документооборота"

электронный документооборот автоматизация система

Введение

Для любой организации вопросы автоматизации документооборота имеют ключевое значение: только в США,по данным DELPHI CONSULTING GROUP, ежедневно появляется более 1 млрд. cтраниц документов, а в архивах уже хранится порядка 1,3 трлн. различных документов. В общем, обьем корпоративной текстовой информации удваивается каждые три года.

По оценкам, около 80% своего рабочего времени руководитель тратит на работу с информацией, до 30% рабочего времени сотрудников уходит на создание, поиск, согласование и отправку документов, каждый внутренний документ копируется в среднем до 20 раз и до 6% корпоративных документов безвозвратно теряется. Эффективность работы организации в целом в значительной степени зависит от качества управления бизнес-процессами. Системы электронного документооборота (СЭД) давно стали решением этой проблемы для предприятий любых масштабов и структур. В последнее время автоматизируют свои процессы не только компании-киты и предприятия среднего бизнеса, но и небольшие компании.Современные СЭД уже дают ощутимый экономический эффект на предприятиях различного масштаба.

Структура и компоненты системы электронного документооборота

Задача документооборота не может быть представлена как нечто изолированное в общем бизнес-процессе (или деловом процессе) организации. Движение документов связано с другими задачами. Система документооборота предприятия - это множество специфических организационных, структурных и производственных особенностей, стандартов и требований, процедур взаимодействия и пр.

Обязательным атрибутом комплексной системы автоматизации документооборота должна быть композиция из программных технологий, таких как WorkFlow и DMS (DocumentManagementSystem).

WorkFlow

Весь комплекс задач автоматизации бизнеса - совокупность бизнес-процессов. Инструменты, предоставляемые WorkFlow, обеспечивают формирование описаний процессов, данных, а также содержат средства описания электронных форм для обработки этих данных.

WorkFlow-система позволяет непрерывно улучшать и реструктурировать бизнес-процессы компании; содержит реальные инструменты для постоянной оценки, модификации и улучшения качества бизнес-процессов, средства маршрутизации документов и других объектов, интеграции с другими продуктами корпоративных информационных систем. Наличие подобных инструментов позволяет на практике реализовать концепцию непрерывного реинжиниринга бизнеса. Обеспечивая практически мгновенную передачу работ между участниками бизнес-процесса и имея режим напоминания необходимых действий пользователям, система WorkFlow может существенным образом влиять на скорость реализации бизнес-процессов, производительность и качество труда сотрудников.

DocumentManagementSystem

DMS-системы вначале обеспечивали достаточно простые функции хранения файлов документов (или электронных архивов документов). Со временем ихфункционал усложнился. Были добавлены:

1. Ведение картотеки документов и инструменты быстрой разработки электронных форм;

2. Поддержка справочников с информацией для заполнения карточек;

3. Описание процесса обработки документов (фиксированных маршрутов);

4. Навигация и организация представления учётной информации о документах;

5. Свободная маршрутизация документов и поддержка персональных очередей пользователей;

6. Описание жизненного цикла обработки документа;

7. Управление процессом маршрутизации и средства мониторинга процессов.

Т.о., система применима для решения гораздо более широкого круга задач, нежели только ведение архива документов. Именно функциональность DMS-систем позволяет добавить в СЭД столь необходимые функции обработки слабоструктурированных данных.

Основные особенности и проблемы

Несмотря на огромное количество компании-производителей и их разработок в области СЭД, организации, решившей перейти на электронный документооборот, придется столкнутьсяс рядом вопросов и проблем. Самое главное - что выбрать.

Чтобы сделать окончательный выбор, необходимо детально проработать следующие вопросы:

1. Насколько надежна компания-поставщик СЭД и предлагаемые условия поставки, внедрения и сопровождения;

2. Какой опыт имеет данная компания в разработке и внедрении СЭД в аналогичных организациях;

3. Какая существует (если вообще существует) возможность доработки СЭД под конкретные требования организации.

При подготовке к внедрению уже выбранной СЭД, необходимо проделать, по крайней мере, три шага:

1. Проанализировать бизнес-процессы компании и общее состояние оборудования и технологий;

2. Разработать информационно-функциональную модель предприятия, провести реинжиниринг бизнес-процессов;

3. Проанализировать возможные конфигурации аппаратно-программных средств, необходимых для внедрения СЭД.

Основные тенденции развития СЭД

Наиболее важные изменения, которые претерпели СЭД, - это переход от чисто «канцелярских» или просто «архивных» СЭД к расширению функционала и созданию комплексных систем автоматизации документооборота, к интеграции с другими корпоративными приложениями

Ключевые особенности систем электронного документооборота

Более 80% необходимого предприятию содержания, является неструктурированным. То есть оно представлено в разрозненных документах, изображениях различного формата, видеозаписях, аудиозаписях, флеш-роликах, веб-страницах и в другом совершенно различном представлении.

Именно для организации и систематизации работы с подобной неструктурированной информацией, разработаны системы электронного документооборота.

Рассмотрим системы электронного документооборота на примере СЭД «Е1 Евфрат». Проанализируем информацию, представленную разработчиком на официальном сайте evfrat.ru.

Система Е1 Евфрат -- мощный инструмент автоматизации бизнес-процессов и документооборота для компаний всех типов и размеров. Система эффективно решает задачи как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. При этом Е1 Евфрат полностью настраивается в соответствии с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией. Система занимает лидирующие позиции в классах DMS, BPM и EMC систем.

Ключевые преимущества «Е1 Евфрат»

* Комплексная автоматизация всего цикла документооборота и бизнес-процессов

* Интуитивно понятный и удобный интерфейс

* Работа с различными СУБД (MsSQL, Oracle, скоро -MySQL)

* Простота внедрения и модификации без программирования

* Удобный графический редактор маршрутов движения документов

* Создание форм документов любой сложности в графическом редакторе без программирования

* Управление правами доступа на уровне документов и их разделов

* Высокая скорость работы

* Клиент для мобильных устройств

* Регистрация документов из различных источников (в том числе из электронной почты)

* Гибкая система передачи прав и назначения заместителей

* Работа в офлайн-режиме

* Полная интеграция с MSOfficeи возможность интеграции с 1С:Бухгалтерией

* Возможность работы удаленных офисов по протоколу https

Возможности системы(по данным открытого источника evfrat.ru)

Система Е1 Евфрат обеспечивает весь жизненный цикл электронных документов в рамках ключевых бизнес-процессов организации:

Ввод и регистрация документов

Бумажные и электронные документы могут быть автоматически импортированы в систему. Механизм «понимания» документов (поиск в электронном документе реквизитов и данных) и технология Drag&Recog (распознавание реквизитов с отсканированного документа) обеспечивают максимальную автоматизацию ввода и регистрации документов в системе.

Работа с электронными документами

Применяемая схема документооборота обеспечивает хранение документов всех > типов в единой базе и предоставляет такие возможности как пакетный ввод > бумажных документов; автоимпорт и поддержка версионности документов, > полнотекстовый поиск, создание аналитических отчетов и многое другое.

Контроль исполнения

Взаимодействие сотрудников в ходе бизнес-процессов поддерживается системой согласований и поручений, гарантированно повышающей исполнительскую дисциплину. Важный документ не потеряется в ходе согласований. Всегда есть возможность отследить, на какой стадии работы он находится. Время согласования документов сокращается в разы.

Движение документов (технология Workflow)

Реальные бизнес-процессы компании поддерживаются за счет использования концепций WorkFlow и BPM. В визуальном редакторе можно создавать жёсткие и гибкие маршруты любой сложности, где блоки схемы и связи представлены в наглядной графической форме.

Рассылка документов

Автоматическая рассылка документов на адреса электронной почты позволяет избавиться от рутинных процессов, на которые тратится значительная часть рабочего времени. Вы можете настроить уведомления на все возможные случаи для разных типов пользователей.

Хранение документов

Система позволяет создать единый электронный архив документов практически неограниченного объема и эффективно управлять им. Поддержка версионности позволяет вести всю историю изменений документа, не упустив ни малейшей детали. Благодаря средствам оперативного поиска вы сможете найти нужный документ за секунды, а система автоматического резервного копирования позволит надежно сохранять базу документов.

Внутренняя почта

Система позволяет осуществлять внутреннюю переписку между сотрудниками с использованием встроенного почтового клиента, обладающего всеми функциями стандартных почтовиков. Таким образом, пользователи могут обмениваться всеми типами информации в рамках единой системы.

Вывод

В данной работе мы ознакомились с понятием системы электронного документооборота, определили характерные особенности хранения информации в современных организациях.

Не возникает сомнений, что в современных условиях информационного общества, перед каждой организацией остро становится вопрос об обеспечении единого информационного пространства для работы с документами.

Для демонстрации возможностей современных систем электронного документооборота, в качестве примера нами была выбрана популярная СЭД «Е1 Евфрат» (официальный сайт evfrat.ru).

С позиции пользователя, хорошая система электронного документооборота должна быть:

* Многофункциональной;

* Удобной;

* Простой в освоении;

* Стабильной;

* Надежной;

* Быстрой.

Для того, чтобы развиваться, каждая организация в тот или иной момент будет переводить свой документооборот в электронный вид. Вместе с тем, получая все большие возможности увеличения эффективности деятельности своей организации в целом, которая напрямую зависит от качества ведения бизнес-процессов.

Список литературы

1. Смирнова Г. Н. Электронные системы управления документооборотом

2. Майкл Дж. Д. Саттон. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения.

3. Независимый портал о СЭД - www.doc-online.ru

4. Официальный сайт разработчика СЭД -evfrat.ru

5. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник.под ред. проф. Г.А. Титоренко. - М: Компьютер, ЮНИТИ, 1998. 400 с.

Размещено на Allbest.ru