Система діловодства на підприємстві
Проектування раціональної системи документообігу. Вибір системи діловодства на підприємстві. Класифікація справ та документів у процесі зберігання. Складання наказу по діяльності підприємства, протоколу розбіжностей по договору постачання продукції.
| Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | украинский |
| Дата добавления | 26.02.2012 |
| Размер файла | 34,1 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/15
Система діловодства на підприємстві. Вибір системи діловодства
План
- Система діловодства на підприємстві. Вибір системи діловодства
- Класифікація справ та документів у процесі зберігання
- Скласти наказ по основній діяльності підприємства
- Скласти протокол розбіжностей по договору постачання продукції
- Список використаної літератури
Система діловодства на підприємстві. Вибір системи діловодства
Діловодство сьогодні визначається стандартом як "галузь діяльності", що забезпечує документування й організацію роботи з документами" (ДЕРЖСТАНДАРТ Р51141-98 Діловодство й архівна справа. Терміни й визначення.), тобто весь процес від моменту створення документа й до його знищення або передачі на зберігання в архів.
З'являється термін спочатку в усному мовленні (приблизно в XVII в.) і означає сам процес рішення (виробництва) справи - "справа провадити" (вирішувати питання). Тому що в ході рішення будь-якого питання виникали документи, щоб закріпити досягнуту домовленість, ухвалене рішення (тому що усне слово короткочасно, може бути забуто, перекручено при передачі або не так зрозуміле), уже в XVI в. уживається слово справа як "збори документів, що ставляться до якому або справі, питанню". Уперше в цьому понятті слово "справа" зафіксовано в документах в 1584 р.
Документ виник насамперед щоб зафіксувати інформацію й додати їй юридичну чинність. Латинське documentum - доказ, свідоцтво. Сьогодні в століття інформаційних технологій документні ресурси й потоки відіграють важливу роль у житті суспільства. Ще десять років тому документообіг, за даними статистики, в Україні становив усього 13%. На сьогоднішній день цей показник досяг 56%.
Дослідники зв'язують цей різкий стрибок показника саме розвитком і діяльністю суспільства в умовах ринкової економіки. Документні ресурси являють собою сукупність документів різних видів і класифікацій, які роблять документообіг у системі діловодства.
Ріст документних ресурсів у сучасному суспільстві обумовлений розвитком самого суспільства й взаєминами межу його індивідуумами: політичними, економічними, міжособистісними.
діловодство наказ договір документ
Порядок руху документів, їх склад вторинні в конкретній організації по відношенню до цілей та завдань, внутрішній структурі й розподілу обов'язків серед працівників.
Однак це не означає, що організація документообігу не піддається самостійному регулюванню й нормуванню. ДСДОУ рекомендує закріплювати порядок проходження документів усередині організації в спеціальних технологічних схемах, розробкою яких займаються служби документаційного забезпечення управління.
В таких схемах мають знайти відображення всі етапи й пункти проходження документної інформації, строки вироблення й виконання документів.
Проектування раціональної системи документообігу засновується на положеннях, що вироблені практикою виробництва й наукової організації праці, наприклад:
виключення або обмеження зворотного руху документів;
одноразовість перебування документу в одному структурному підрозділі або у одного виконавця;
перебування документу в тій чи іншій інстанції повинно бути обумовлено тільки необхідністю його обробки;
різні операції повинні виконуватись паралельно для скорочення часу руху документів й підвищення оперативності їх виконання;
обліково-інформаційні відомості про рух й виконання документів, результати контролю й інші відомості слід передавати у службу документаційного забезпечення за допомогою реєстраційних карток, бездокументними засобами, що виключають рух самих документів;
повинні бути передбачені всі можливі варіанти руху документів.
Розбивка системи документообігу на конкретні технологічні операції можуть здійснюватись тільки на основі аналізу структури документу.
Під час організації системи раціонального документаційного забезпечення у якості об'єкту дослідження можна розглядати окремий документ, документопотік, документаційний технологічний процес.
Але основним об'єктом дослідження й вдосконалення в процесі управління документацією є документопотік. Основними керованими параметрами документопотоку є:
зміст або функціональна приналежність;
структура потоку;
напрямок потоку та його об'єм.
Структура потоку описується ознаками, у відповідності з якими може бути здійснена класифікація документів та їх індексація, побудована система науково-довідкового апарату по документах організації.
Режим документопотоку визначається зміною у часі його інформаційного навантаження.
Напрямок документопотоку залежить від змісту конкретної технологічної ланки обробки документів: документи, що реєструються та не реєструються; документи, за якими службою документаційного забезпечення здійснюється та не здійснюється контроль виконання та інше.
На напрямок документопотоку впливає також засіб оцінки й посвідчення складових цих потік документів: узгодження, ствердження, ознайомлення та інше.
Об'єм документопотоку вимірюється фізичною кількістю документів (оригіналів та копій).
Вирішальними при організації документопотоку є їх структура, режим та напрямок руху.
Зовнішнє по відношенню до організації потоки документів зливаються в єдиний в пункті їх експедиційної обробки й реєстрації, потім розпадаються знову, розходячись по виконавцям.
За функціонально-цільовим призначенням в основному це інформаційні документи про стан об'єктів управління, документація планова, розпорядча, фінансова. Звичайно, склад вхідної документації значно ширше, її точний склад залежить від специфіки діяльності конкретної управлінської структури.
До факторів, що характеризують режим руху документів, належать об'єм документопотоку у фізичних величинах, пропускна здатність різних каналів зв'язку, засобів створення й тиражування документів, припустиме завантаження працівників, що обробляють інформацію, та її кінцевих споживачів.
Наявність у системі документообігу змінної частини визначає специфіку адресності руху документів й режими їх обробки.
Саме з цією метою частина документів направляється на розгляд керівництва й доповнюється резолюцією, що містить інформацію про адресу виконавців та режим виконання.
Постійний документопотік можна вважати впорядкованим, якщо у системі управління визначений склад та об'єм складових частин його документів та відомостей, що міститься у них, встановлені раціональні схеми руху.
В організаціях на основі діючих УСД доцільне також проведення робіт з раціоналізації документопотоку.
Найбільш ефективними сучасними методами вдосконалення потоків документів є: створення державних, локальних систем й ланок уніфікованих документів; побудова ефективних документів; інформаційно-пошукових систем; регламентування документостворення й проходження документів; введення комп'ютерних технологій обробки інформації.
Для аналізу та фіксації руху документів достатньо простим та наочним засобом є складання графічних опер програм й таблично-маршрутних технологічних карт, у яких поетапно відображаються операції, що проводяться над документами, їх виконавці, порядок виконання операцій.
Маршрутно-технологічні карти можуть бути доповненні тимчасовими, а через них й фінансовими витратами на кожному етапі проходження документів.
Класифікація справ та документів у процесі зберігання
Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості справ за уніфікованою формою. Першою - група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група ОРД установи (накази, розпорядження, рішення), планово-звітна документація, листування (тут першими справи, що містять листування з вищими органами). Графа 3 - (кількість справ, томів) заповнюється на кінці року. Графа 4 - строк зберігання із вказівкою на перелік (типовий, відомчий). Графа 5 - переліки документів із строками їх зберігання, помітки про заведення справ до знищення, про передачу справ.
У кінці ділового року НС структурного підрозділу обов'язково завіряється підсумковим записом, в якому вказується кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підписує особа, відповідальна за діловодство. Порядок складання та затвердження в установі НС НС структурного підрозділу складається у 3-х примірниках на кожному заповнюється гриф погодження експертною комісією структурного підрозділу і завідуючим архівом установи.1-й - зберігається в структурному підрозділі; 2-й - передається в канцелярію установи; 5-й - використовується для формування справ і пошуку документів. НС структурних підрозділів зводяться канцелярією в єдину (зведену) НС установи.
Під час складання зведеної НС може використовуватися структурний або функціональний принцип її побудови. Структурний - підзаголовки справ - назва структурного підрозділу. Перший - канцелярія, організаційний відділ, плановий відділ, відділ реалізації та збуту. Функціональний - за напрямком діяльності. Розділи і підрозділи відображають управлінські функції і розмішуються за ступенем важливості: планування, фінансування і так далі. До НС включають не закінчені справи, що наділити від інших установ. Справи питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні) вносять до НС кожного року протягом терміну їх. вирішення. Справи громадських організацій розміщуються в кінці НС. До НС не включають друковані видання, брошури, довідники, бюлетені та інше. Зведена НС погоджується з експертною комісією установи та експертно-перевірною комісією державного архіву, затверджується керівником установи.
Зведена НС (ЗНС) складається з 5-ти примірників: 1-й - в канцелярії; 2-й - до архіву установи; 3-й - направляється до відповідної державної архівної установи; 4-й - у поточній роботі канцелярії; 5-й - структурним підрозділам для роботи. ЗНС як і НС структурного підрозділу щороку (листопад-грудень) переглядається, уточнюється, передруковується, затверджується керівництвом. Повторному перегляду і затвердженню з архівними органами НС підлягають один раз на п'ять років або у разі змін у структурі, функціях установи. Остання графа "Примітки" служить для приміток про знищення справ чи передачі їх в архів. У кінці кожного розділу треба залишати резервні порядкові номери, що не передбачені раніше.6. Зберігання документів На кожній справі вказують її індекс за номенклатурою. Послідовність розташування справ має відповідати номенклатурі справ. Для справ, що містять особливо цінні документи (протоколи, накази) складається та систематично ведеться внутрішній опис на початку справи. № документа Дата Короткий зміст № сторінки в справі Примітки 32 0.12.99 Розпорядження про проведення інвентаризації 45 Додаток: Акт №3 від 15.12.99
Документ може бути витягнутий із справи особою, що відповідає за формування справ та їх зберігання. На його місце вкладається аркуш - замінювач, в якому вказується кому, коші та на - який строк виданий документ під розпис. Наприклад: "Розпорядження про інвентаризацію видано заступнику директора по господарській частині Омельчуку О. П.10 січня 1999 року. Підлягає поверненню 15 січня 1999 року. Заступник директора Омельчук О.П. (підпис)" У випадку видачі справи цілком, робиться відмітка у "Реєстрі видачі справ". Оперативне зберігання. Документи з часу заведення (надходження) їх у діловодстві і до передачі у відомчий архів зберігаються за місцем формування у справи (у невеликих установах доцільне централізоване зберігання справ у канцелярії). З метою підвищення оперативності пошуків документів справи розмішують відповідно до їх номенклатури.
На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою. У разі зберігання справ у структурних підрозділах збереження документів і справ забезпечують їх керівники і співробітники, відповідальні за документацію.
Справи повита знаходитись у робочих кімнатах або спеціально відведених для цій мети приміщеннях у шафах і столах, що замикаються, чим забезпечується повне збереження документів. Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у відповідального секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису, секретар колегіального органу несе відповідальність за їх зберігання. Документи, створені засобами обчислювальної техніки, зберігаються на загальних підставах.
Видача справ у тимчасове користування стороннім установам проводиться з дозволу керівника установи. На видану справу заводиться картка-замінник справи, у якій зазначають: структурний підрозділ, номер справи, дату видачі, кому видано, повернення. Передбачають графи для розписок в одержанні та прийманні справи. Регістр видачі справ - Індекс справи - Дата, коли видано - Дата, до якої видано справу - Кому видано - Розписка в отриманні - Примітки 3.1.1.05.01.98 06.01.98 - Директору Бендеру О.І. - Підпис.
Вилучення документів зі справ постійного строку зберігання забороняється. У виключних випадках вилучення документа допускається з дозволу керівника установи з обов'язковим залишенням у справі засвідченої копи документа.
Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання мають здаватися у відомчий архів для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання їх (до 10 років включно) можуть передаватися у відомчий архів за погодженням з керівниками установ.
Підготовка документів до наступного зберігання і використання включає такі види робіт: - експертиза цінності документів; - оформлення справ; - складання описів справ; - передача справ до відомчого архіву і забезпечення схоронності документів.
Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання та відбору на державне зберігання.
Для організації і проведення експертизи цінності документів, а також контролю за діяльністю експертних служб підвідомчих установ, у міністерствах і відомствах створюються постійно діючі центральні експертні комісії (ЦЕК). В інших установах і структурних підрозділах міністерств і відомств створюються постійно діючі експертні комісії (ЕК).
Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатури справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тимчасового строків зберігання та акти виділення документів і справ для знищення. Відбір документів, для знищення і складання на них акта проводиться після підготовки описів справ постійного і тривалого зберігання за цей же період; акти про виділення документів для знищення розглядаються на засіданнях експертної комісії одночасно з описами справ.
Для установ, що передають документи на державне зберігання, акти затверджують керівники установ після затвердження описів справ постійного зберігання експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву. Після затвердження актів документи і справи, виділені для знищення, здаються працівниками служби документації або відомчого архіву організації господарчій службі установи або конторам з заготівлі вторинної сировини. Документи установи формуються у справи, які підлягають оформленню при їх заведенні і після закінчення року.
Справи постійного і тривалого зберігання підлягають повному оформленню, яке передбачає: підшивання в обкладинку з твердого картону; нумерацію аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.
Сформовані у справи документи тимчасового зберігання оформляються спрощено: вони не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться. Окремі групи справ постійного зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, наказами, розпорядженнями), повинні мати внутрішні описи документів. Опис подається на початку справи і містить індекси документів, їх короткий зміст, дати і номери аркушів у справі.
Обкладинка справ постійного і тривалого зберігання оформляється за встановленою формою. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносять необхідні уточнення, перевіряють відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі необхідності до заголовку справи вносяться додаткові відомості (проставляють номери наказів, протоколів, вказують види і форми звітності тощо).
Закінчені діловодством справи постійного та тимчасового зберігання (більше 10 років) зберігання після закінчення календарного року, в якому вони були заведеш, для підготовки їх до передачі в відомчий архів підлягають оформленню, опису в відповідності з вимогами діючих нормативних документів.
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому оформленню: справи дозволяється зберігати в скорозшивачах, не проводити пересистематизацію документів, аркуш справи не нумерувати, завіряючі написи не складати.
В кінці кожної справи підшиваються чисті бланки форм для завіряючого напису, а на початку справи - бланки форм для внутрішнього опису документів.
З ціллю забезпечення зберігання та закріплення порядку місцезнаходження аркушів, всі листи, крім внутрішніх описів, нумеруються в розвернутому вигляді арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому кутку чорним графічним олівцем. Використання чорнил або кольорових олівців забороняється. Листи внутрішнього опису нумеруються окремо. Якщо справа складається з декількох томів або частіш, вона нумерується по кожній частині окремо.
Фотографії, креслення діаграми та інші ілюстративні матеріали на самостійних аркушах нумеруються на зворотній стороні в лівому верхньому кутку.
Складений лист розгортається та нумерується в правому верхньому кутку. Аркуші з наглухо наклеєними документами нумеруються як один лист. Якщо до документу підклеєні інші документи, то кожний документ нумерується окремо. Підшиті в справу конверти з вставками нумеруються так: спочатку конверт, а потім кожна вставка.
Підшиті в справу документи з власною нумерацією листів (включаючи друковані видання) можуть нумеруватися в загальному порядку або зберігати власну інформацію. У випадках більшої кількості помилок в нумерації аркушів в діловодстві проводиться їх перенумерація. При перенумерації старі номери закреслюються одною рискою, а поруч ставиться новий номер кожного аркуша.
В кінці справи складається новий завіряючий напис, при цьому старий напис закреслюється, але зберігається. При наявності окремих помилок в нумерації листів у справах, що готуються до передачі на державне зберігання, дозволяється по узгодженню з державним архівом використання літерних номерів аркушів.
Справи тимчасового (до 10 років включно) збереження передачі у відомчий архів, як правило, не підлягають, вони зберігаються централізовано службою діловодства або в структурних підрозділах і після закінчення термінів збереження підлягають знищенню у встановленому порядку. Вони можуть передаватися в архів тільки у виняткових випадках за рішенням керівника організації.
Передача їх може здійснюватися по розсуді відомчого архіву або по описам чи номенклатурам справ. Передача справ у відомчий архів здійснюється за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів (громадських організацій) і організацій, що передають документи в архів, і затвердженим керівником організації.
В період підготування справ структурним підрозділом (громадською організацією) до передачі у відомчий архів співробітником архіву попередньо перевіряється правильність їх формування, оформлення і відповідність кількості справ, включених в опис, кількості справ, заведених відповідно до номенклатури справ організації.
Всі виявлені при перевірці недоліки у формуванні й оформленні справ працівники структурного підрозділу (громадської організації) зобов'язані усунути. При виявленні відсутності справ складається довідка.
Прийом кожної справи робиться завідуючим (спеціальним співробітником) відомчого архіву (особою, відповідальною за архів) у присутності працівника структурного підрозділу. При цьому на обох екземплярах опису проти кожної справи, включеної в неї, робиться відмітка про наявність справи. Наприкінці кожного екземпляра опису вказується цифрами і прописом кількість фактично прийнятих в архів справ, номера відсутніх справ, дата прийому-передачі справ, а також підписи співробітника відомчого архіву й особи, що передала справи.
Скласти наказ по основній діяльності підприємства
Торгівельний центр “Росія”
НАКАЗ
13.11.2003 № 3 м. Луганськ
про дисциплінарне стягнення з приводу порушення норм торгівлі
У зв'язку з порушенням п.12 “Правил торгівлі”, затверджених Міністерством торгівлі України 22.04.99, здійснити дисциплінарне стягнення у вигляді штрафу (у розмірі трьох неоподаткованих податків мінімумів прибутків громадян) з Покугай Олени Володимирівни, продавця відділу галантереї торгового центру “Росія”.
Директор ТЦ “Росія” (підпис) І.І. Петров
З наказом ознайомлена (підпис) О.В. Погукай
Скласти протокол розбіжностей по договору постачання продукції
Протокол
розбіжностей до договору №3 від 12.05.06розбіжностей до договору №. від.
від "_12__" квітня 2006__ р.
з _______________________________________
|
Редакція постачальника |
Редакція покупця |
Примітки |
|
|
1 |
2 |
3 |
|
Постачальник Покупець
_________________ _________________
М.П. М. П.
Список використаної літератури
1. Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян. - Донецьк: Сталкер, 1997. - 352 с.
2. Віденко А.Н. Сучасне діловодство. - К.: Либідь, 2002.
3. Коваль А.П. Культура ділового мовлення. - К.: Вища шк., 1974. - 223 с.
4. Маратова А.Ф. Мова сучасних ділових документів. - К.: Наук. думка, 1981 - 140 с.
5. Паламар Л.М., Кацавець Г.Н. Мова ділових паперів. - К.: Либідь, 1992. - 248 с.
6. Потелло Н.Я. Українська мова і ділове мовлення. - К.: МАУП, 1998. - 248 с.
7. Універсальний довідник-пратикум з ділових паперів/Уклад.: С.П. Бибик, І.Л. Михно, Л.О. Пустовіт, Г.М. Сюта. - К.: Довіра: УНВЦ “Рідна мова”, 1997. - 399 с.
8. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. - К.: Вища шк., 1997. - 270 с.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Статут та договір як основні установчі документи. Розроблення інструкції з діловодства. Складання фірмового бланку підприємства. Раціоналізація документообігу на підприємстві. Оформлення журналів реєстрації документів та розроблення номенклатури справ.
курсовая работа [84,8 K], добавлен 28.05.2010Місце конфіденційного діловодства в загальній системі діловодства. Поняття, види, форми і класифікація документів, вимоги до їх змісту і оформлення. Правові засади і організація конфіденційного документообігу, напрямки підвищення його ефективності.
дипломная работа [117,6 K], добавлен 09.01.2014Аналіз електронних документів, як виду документації у фірмі, їх ролі у системі електронного діловодства. Застосування універсальних інформаційних технологій, переваги та недоліки електронного документообігу. Маршрутизація документів в державній установі.
дипломная работа [115,1 K], добавлен 29.01.2010Складання номенклатури справ, формування справ. Оперативне зберігання документів підприємства. Підготовка справ до подальшого зберігання, архівна робота. Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу. Групування виконаних документів у справи.
контрольная работа [31,5 K], добавлен 01.08.2010Уніфікація документів на підприємстві, етапи її проведення та значення. Способи уніфікації текстів. Порядок впровадження системи електронного документообігу. Сучасні проблеми документообігу та шляхи їх вирішення. Методика оформлення особистих справ.
контрольная работа [23,3 K], добавлен 21.06.2009Аналіз терміносистеми дослідження. Зберігання документів: сутність, методи. Відповідальність за невиконання вимог по зберіганню документів. Створення архіву на підприємстві. Експертиза цінності документів. Передача документів на державне зберігання.
дипломная работа [1,5 M], добавлен 18.05.2011Основні напрями діяльності відділу кадрів. Підготовка та оформлення документів: заяв, наказів, трудових книжок, особових справ працівників. Складання номенклатурних справ з кадрового діловодства, їх введення. Використання оргтехніки у відділі кадрів.
курсовая работа [32,7 K], добавлен 04.01.2014Ознайомлення з документообігом на підприємстві, з організацією інформаційно-довідкової роботи, етапами документообігу, систематизацією окремих категорій документів, індексацією справ, проходженням документів. Оформлення матеріалів у вигляді реферату.
контрольная работа [26,9 K], добавлен 01.08.2010Журнал "Кадровик України" - видання нового покоління. Розділи журналу та їх тематика. Питання діловодства в журнал, загальні вимоги до складання документів. Службові та розпорядчі документи. Реквізити документів, бланки та особливості їх оформлення.
курсовая работа [260,4 K], добавлен 10.03.2010Сутність та функції розпорядчих документів як різновиду офіційних документів на підприємстві. Вивчення поняття та класифікації наказів; процедура їх складання та оформлення. Правила виокремлення констатуючої (вступної) та розпорядчої частин наказу.
курсовая работа [401,7 K], добавлен 03.10.2014
