Обзор отечественной литературы по проблемам делопроизводства в России

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава I. История становления документооборота в нашей стране

1.1 Причины возникновения документооборота в обществе

1.2 Этапы становления документооборота в России

Глава II. Проблемы делопроизводства в учреждениях

2.1 Общая характеристика системы документооборота

2.2 Проблемы документооборота в России

Глава III. Обзор литературы по проблемам делопроизводства в 90 годы

3.1 Государственная регламентация системы ДОУ в России

3.2 Обзор литературы

Заключение

Список литературы

Введение

В России, вслед за ведущими капиталистическими странами, началась революция в делопроизводстве. Ускоряется внедрение информационных технологий, электронные документы начинают постепенно вытеснять документы на традиционных носителях. Существенно изменяется нормативно-правовая база делопроизводства. В государственном секторе реализуется программа создания «электронного правительства», которая также приводит к усилению роли электронных документов.Но,дело в том, что в России наблюдается переход от традиционного бумажного документооборота идет не к электронному, а к смешанному документообороту, это было заложено в 90 годы прошлого столетия, и наблюдается сейчас во многих учреждениях. К сожалению, наблюдается такое явление как дублирование электронного документа бумажным и наоборот. Широкое применение ПК в нашей стране на рубеже 80--90-х годов начиналось именно с автоматизации работы с документами. Это тогда была настоящая революция! Поэтому в начале 90-годов прошлого столетия начался процесс массовой автоматизации управленческой деятельности предприятий. Развитие документооборота в России происходило по несколько иным, чем в западных странах,принципам. В Америке, например, вся система строилась по принципу «один документ -- один менеджер», который после окончания работы с документом просто вкладывает его в архивную папку. Однако при таком порядке документы могут практически беспрепятственно «теряться», а с увольнением сотрудников информация вообще оказывается под угрозой исчезновения. В российском государстве едва ли не со времен первых приказов XV-XVII вв. была выстроена специальная система учета и перемещения документов, контроля над их исполнением. Подобный подход приводит к дополнительным затратам но, зато работа с документацией полностью контролируется, и информация не пропадает.

Когда стали создавать первые электронные системы документооборота, выяснилось, что оптимальным для их разработки является именно российский принцип, поскольку он предполагает детально разработанные регламенты коллективной работы с документами. Кроме того, по мнению экспертов, с методологической точки зрения, наши системы более «продвинуты», они, например, выполняют ряд функций CRM-систем, обеспечивая учет документационного взаимодействия с контрагентами. Несмотря на то, что разработчики каждой страны занимаются построением систем, основанных на национальных культурных традициях и менталитете, тенденция к унификации и стандартизации не обошла стороной и этот рынок. В частности, сегодня все более актуальной становится проблема работы с документами, создаваемыми в различных текстовых редакторах и других офисных приложениях.

Национальные особенности делопроизводства и накопленный в России опыт, несомненно, способствуют тому, что российские системы вполне могут конкурировать на международном рынке с западными разработками. Тем более что мировой рынок систем электронного документооборота все еще находится на стадии формирования, и, по большому счету, только с начала ХХI в. появилась возможность говорить о массовом внедрении подобных систем. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций. Последний вопрос широко обсуждался научной общественностью страны в связи с планами создания автоматизированных систем управления (АСУ) и проектом подготовки общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС).

Даже краткое перечисление проблем современного делопроизводства показывает, насколько сложной становится сфера нашей профессиональной деятельности..Но,проблемы документооборота остаются весьма актуальными и глобальными даже на общемировом уровне. Так как управление документами зародилось в 90-х годах XX века и за прошедшие годы постепенно превратилось из концепции в общемировую действительность. Это относится и к нашей стране. В 90 годы страна менялась коренным образом, неудивительно, что появились проблемы в связи с переходом документооборота от бумажного к электронному. Ведь методологическая база для подобного перехода фактически не сущестовала, поэтому именно 90 годы стали временем формирования методологии подобного перехода. В ряде специализированных журналов начинают публиковаться статьи по данной проблеме.

Актуальность работы: Если проанализировать отдельные источники по изучаемой нами проблеме, то в определении актуальности работы можно определить, момент принятия решения перехода от бумажного к электронному документообороту и увидеть точки зрения различных авторов по данной проблеме.

Цель исследования - проанализировать методическую и теоретическую литературу по проблеме исследования, выявить основные особенности проблем системы делопроизводства в России в 90 годы.

В курсовой работе в соответствии с целью предстоит решить следующие задачи:

1.Охарактеризовать систему документооборота в учреждениях в 90 годы;

2.Провести обзор литературы по изучаемой теме.

Объект исследования - литература по проблемам документооборота.

Предмет исследования - процесс документооборота.

Методы исследования:

1.Изучение методической и научной литературы по данной теме;

2. Обзор и анализ полученной информации.

Глава I. История становления документооборота в нашей стране

1.1 Причины возникновения документооборота в обществе

Уже на заре своей жизни человек начал передавать знания и опыт из поколения в поколение. Сначала люди передавали друг другу "сигналы" с помощью нечленораздельных звуков, мимики и жестов. Затем появились наскальные рисунки, позднее, с совершенствованием речи, накоплением знаний и опыта, возникает клинопись. Люди выдалбливают иероглифы на специальных дощечках. В дальнейшем происходит становление письменности, появляются берестяные письма, одни из первых носителей информации. Отдельные "странички" складываются вместе, и возникает первая небольшая книга.

Прошло несколько тысяч лет, и теперешний век, ознаменовавшийся не только накоплением колоссального объема знаний, но и тем, с какой скоростью можно получать и передавать эти знания в различные уголки планеты, требует от нас "информационного порядка". Собственно поэтому и возникла такая отрасль управленческой деятельности, занимающаяся фиксированием и обработкой информации. Это очень тяжелый, воистину титанический труд, требующий большого внимания и выдержки...

На помощь человеку пришел компьютер. Создание этого "короля" машин позволило многократно увеличить скорость обработки огромного количества информации.

Появляются мощные пользовательские операционные системы Windows 95, Windows 98, Windows Millennium, Windows XP, Windows Vista. Создаются программы, позволющие просто и быстро редактировать и форматировать необходимую информацию, передавать ее в доступной и понятной любому человеку форме...

В тоже время всегда важно помнить, что то, чем мы пользуемся в повседневной жизни, имеет свою историю развития.

И знание этой истории, особенно своего Отечества, помогает нам более полно понять всю важность тех вещей, которыми человек занимается.

1.2 Этапы становления документооборота в России

На ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца XV в.) государственных учреждений еще не существовало. Их функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без штата чиновников, либо с очень ограниченным штатом. В этих условиях единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления. Но период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом - по названию первых государственных учреждений - приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII вв.

Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в этот период документы группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные Васильев М. А. «Проблемы стандартизации документов в делопроизводстве «//Делопроизводство//1997.-№3.с.11..

Административный хаос, вызванный отсутствием в прежних учреждениях, установленного законом, порядка, общих письменных форм документов, постоянных сроков для производства дел, побудил правительство искать новые формы государственного устройства. После длительных поисков и переработки найденных образцов появляются новые учреждения бюрократического типа и регламенты для них, определяющие точно состав, организацию, компетенцию и делопроизводство.

Еще в 1699 г. Петр I вводит в обращение гербовую бумагу, в 1700 г. издает указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной). »Основой законодательной основой реформы стал "Генеральный регламент" утвержденный Петром I 28 февраля 1720 г. Васильев М.А. Проблема унификации текстов управленческих документов, применяемых в делопроизводстве советских учреждений (история и современное состояние). М: МГИАИ.- 1996.с-168. Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название "коллежской" по названию учреждений нового типа - коллегий. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллегиальный способ принятия решений присутствием коллегии, в состав которого, как правило, входили президент, вице-президент, 2-3 советника и асессоры. Этой форме принятия решений Петр I уделял особое внимание, отмечая, что "все лучшее устроение через советы бывает" (глава 2 Генерального регламента "О преимуществе коллегий").

С изданием Генерального регламента делопроизводство становится на твердую почву закона. Этим законодательным актом окончательно отделяются обязанности присутствия как органа, принимающего решения, от делопроизводственной деятельности, которая закрепляется за самостоятельным подразделением - канцелярией. Центральной фигурой канцелярии становится секретарь. На нем лежала ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии.

Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления - высшие и центральные учреждения, и вместе с реформами Екатерины II в последней четверти XVIII в. завершила формирование системы центральных и местных учреждений.

Следует отметить, что само понятие делопроизводства (этот термин появился во второй половине XVIII в.) обозначало деятельность, которой занималась не только и не столько канцелярия, сколько весь аппарат учреждения в целом. Термин "делопроизводство" происходит от сочетания слов "производство дела", а под "делом" в то время понималась не папка с документами, как в современном делопроизводственном значении этого слова, а рассматриваемый и решаемый вопрос: производство дела - это не что иное, как решение дела. Поскольку всякое решение предполагало его письменную фиксацию на всех стадиях, то, естественно, делопроизводство понималось и как "правила, коими канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще, и исполнительных бумаг".

Содержание "Общего учреждения министерств" свидетельствует о том, что его авторы достаточно четко различали два аспекта делопроизводственной деятельности: формы документов, по которым совершается делопроизводство (для обозначения этой деятельности в XIX в. широко употреблялся самостоятельный термин - письмоводство), и движение документов и дел (порядок течения дел), понимая вместе с тем, что в практической деятельности канцелярии они тесно взаимодействуют. Основой этого взаимодействия является не что иное, как принятый в учреждении порядок рассмотрения и решения дел, или "производства дел" (используя современную терминологию, - процесс принятия управленческих решений).

Именно это осознание "вторичности" делопроизводства по отношению к "производству дел" (принятию решений) пронизывает и "Общее учреждение министерств" и все последующие законодательные акты, принимавшиеся с целью регламентации делопроизводства на протяжении всего XIX и начала XX вв.

В силу этого регламентация министерского делопроизводства в "Общем учреждении министерств" давалась как "образ" (порядок) производства дел, включающий порядок вступления дел, движение (или производство) дел, отправку дел, ревизию дел, отчетность в делах.

Серьезные изменения в системе управления, соответствующая перестройка системы документирования деятельности новых учреждений привели к изменениям формы документа. В делопроизводстве истерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения - автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). Дата документа также включается в состав реквизитов бланка, как и регистрационный индекс документа. Занимает свое обособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка (практически также, как и в современных документах). Появляется и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита "Ссылка на дату и номер входящего документа"), которая не имеет пока унифицированного вида и может выглядеть по-разному: "Ответ на ?..." или: "От такого-то" и т.п.

Приобретает устойчивый вид и реквизит "Адресат", появившийся еще в XVIII в. в коллежском делопроизводстве, - это указание должности лица в дательном падеже или наименование присутственного места.

Получает определенную форму удостоверение документа: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись.

На протяжении всего XIX и начала XX вв. осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений.

Благодаря принятой в то время системе кодификации законодательства в Сводах законов Российской империи достаточно легко получить подробные сведения о законодательной регламентации делопроизводства учреждений любого уровня. Своды законов начинают издаваться с 1832 г. Затем, пополняясь новыми узаконениями, переиздаются в 1842, 1857 и последующие годы. Первые два тома Сводов содержат узаконения, касающиеся верховной власти, деятельности высших, центральных и местных (губернских, уездных) учреждений, включая их делопроизводство.

Особенностью организации делопроизводства в этот период являлась не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера. Большое значение в этот период имели письмовники - сборники образцов документов. Первые такие сборники появляются уже во второй половине XVIII в., а с конца XVIII - начала XIX вв. начинают издаваться регулярно. Известно более ста таких сборников, изданных до 1917 г.

Цель издания сборников образцов документов - дать полное руководство о порядке производства дел в присутственных местах с описанием "обряда делопроизводства" и приложением форм документов. Предназначались такие сборники самому широкому кругу чиновников и частных лиц, которым приходится обращаться в государственные учреждения.

На фоне обширной делопроизводственной литературы этого периода совершенно самостоятельное значение имеют работы Н.В. Варадинова - "Делопроизводство, или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловых бумаг и к ведению самих дел" (СПб., 1857) и ее переиздания с несколько измененным названием 1873 и 1887 гг.

Если представления ученых об истории становления и развития учреждений управления, делопроизводства до октября 1917 г. имеют Давнюю традицию и сложились в достаточно четкую и стройную систему знаний, то советский период нуждается в переосмыслении.30 октября 1917 г. СНК издает декрет "О порядке утверждения и опубликования законов". Для оформления административных документов принято постановление СНК от 2 марта 1918 г."О форме бланков государственных учреждений", в котором перечислялись обязательные реквизиты бланка документов. В период становления советского государственного аппарата много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства.

На долгом и тернистом пути подготовки Государственной системы документационного обеспечения управления, действующей в настоящее время, первым юридически важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР "О мерах по улучшению архивного дела в СССР". Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов поручалась разработка ЕГСД. Первым реальным результатом этой работы можно считать подготовку в 1965 г. "Материалов к Единой государственной системе делопроизводства". Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.).

А так же общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг.90 годы коренным образом не только изменили самцу страну, но и всю систему в управлении в том числе и в документообороте.

Глава II. Проблемы делопроизводства в учреждениях

2.1 Общая характеристика системы документооборота

документооборот бумажный делопроизводство

«Документационное обеспечение ДОУ-отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами - является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение» Васильев М. А. «Проблемы стандартизации документов в делопроизводстве «//Делопроизводство//1997.-№3..с.23..

Именно, документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом. Успешное управление любым процессом, бизнесом, предприятием невозможно без использования современных технологий делопроизводства или документационного обеспечения управления (ДОУ).

Процесс правления базируется на информации об управляемых объектах, которая чаще всего представлена в документах и, в свою очередь, является основой принятия любого решения. ДОУ возникает только тогда, когда возникает процесс управления, но сам процесс управления может существовать только тогда, когда в нем поставлено ДОУ, то есть, определен порядок документирования и работы с документами. По существу ДОУ - это технология управления.

Организация ДОУ на уровне современных требований предусматривает создание единой комплексной системы ДОУ, единого порядка работы с документами, начиная с их создания/получения и до сдачи в архив (уничтожения).

ДОУ является эффективным инструментом контроля исполнения, достаточно простым средством ведения общего дело производства и решения различных вопросов при работе с документами.

Форма организации делопроизводства

Существует три формы организации делопроизводства:

- централизованная;

- децентрализованная;

- смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении.

Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях.

На практике используются различные названия делопроизводственного подразделения: управление делами, канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства, отдел корреспонденции, служба делопроизводства, служба документационного обеспечения управления, управление по работе с документами, отдел документации и др.

Управление делами - это, как правило, подразделение, имеющее внутреннюю структуру. В составе управления делами выделяются группы, сектора, отделы и другие структурные части, обеспечивающие учет и регистрацию документов, контроль за исполнением документов, работу с документами коллегиальных органов, изготовление документов, копирование и тиражирование документов, а также такие подразделения, как секретариат, архив, отдел совершенствования делопроизводства и др. Управления делами создаются в крупных организациях, имеющих подведомственную структуру: органах федеральной исполнительной власти (министерства, службы, агентства), крупных акционерных компаниях и др. Управление делами наряду с сугубо делопроизводственными функциями осуществляет организационно-методическое обеспечение делопроизводства подведомственных организаций.

Остальные приведенные названия - канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и др. в содержательном плане можно рассматривать как синонимы. Канцелярия - это, пожалуй, наиболее понятное и привычное название службы ДОУ.

Оно удобно тем, что состоит из одного слова, а значит, проще в употреблении, однако в сознании многих это название ассоциируется с «канцелярской рутиной», «канцелярской волокитой», то есть с негативными сторонами делопроизводства.

На крупных предприятиях в составе службы ДОУ выделяются функциональные группы и за каждым сотрудником закрепляются определенные обязанности.

2.2 Проблемы документооборота в России

Организация государственного управления в России всегда было проблемой - огромная страна, высокая цена управленческих решений и громоздкий аппарат управления, состоящий из низкооплачиваемых чиновников, требовали создания некой системы, сводившей к минимуму последствия личной безответственности каждого конкретного чиновника.

И такая система была создана. Основывалась она на том, что функции содержательного исполнения документов и контроля были разделены. Контроль над движением и исполнением документов был возложен на специальных людей - делопроизводителей, которые документально фиксировали всю информацию о поступающих в организацию и исходящих документах, поручениях (резолюциях) по документам и их исполнении, а так же движение (передачу) документов внутри организации.

То есть передача документов от одного чиновника другому шла не непосредственно через делопроизводителей. И именно они контролировали сроки исполнения поручений, и представляли отчеты вышестоящему начальству. Основы российской системы делопроизводства были заложены еще при Петре I, и доведена до совершенства она была уже в 30 годы ХХ века. Она повсеместно использовалась в СССР, и по наследству перешла не только в государственные, но и в частные российские организации. Основными понятиями ее являются Регистрационная карточка (РК) документа, где фиксируются основные реквизиты документа и ход его исполнения, картотеки, объединяющие наборы карточек, и журналы передачи документов. При поступлении документа в организацию он регистрируется (т.е. на него заводится РК) и поступает на исполнение какому-либо должностному лицу.

В каждый момент времени должностное лицо может видеть - какие документы у него висят на исполнении, по каким, в свою очередь, есть его неисполненные поручения и др.

По исполнению документа (когда все поручения по нему выполнены), он, что называется, ``списывается в дело'', т.е. уходит из числа документов, находящихся на контроле, а его РК и сам документ помещаются в архив.

Жесткая формализация этой системы сделала возможным и относительно несложным ее автоматизацию - т.е. переход от бумажных РК, картотек и журналов к электронным.

В 90-тые годы прошлого века появилось довольно много российских систем разной степени сложности, обеспечивающих описанную выше функциональность - от простейших ``самописных'' картотек до достаточно развитых продуктов, близких к коробочным (Золушка, Дело-96, и др.), а так же целый комплекс надстроек над Lotus Notes.

Все они с той или иной степенью полноты обеспечивали процессы регистрации документов, учета резолюций, контроль исполнения, поиск документов по различным реквизитам, генерацию всякого рода отчетов и др. Наиболее продвинутые системы также позволяли организовывать учет движения бумажных документов» .Гуляева Ю.В. Информационное обеспечение государственного управления. М: Академия.1997.-с.11..В современном обществе бумажный документооборот постепенно вытесняется электронным, но это процесс будет длиться еще очень долго.

Глава III. Обзор литературы по проблемам делопроизводства в 90 годы

3.1 Государственнная регламентация системы ДОУ в России

На сегодняшний день в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативов и методик, регламентирующих наиболее общие правила организации работы с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов. Разработка таких документов преследует ряд целей:

· обеспечение юридической силы документа;

· организацию длительного хранения документов и последующего их использования;

· рационализацию технологии обработки документов и ее дальнейшее совершенствование.

Создание современной нормативной базы документационного обеспечения управления относится к началу 70-х гг. двадцатого столетия. В 1973 г. была разработана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).

Система была одобрена Государственным комитетом СССР по науке и технике, поэтому формально не являлась юридически обязательной для применения. Тем не менее ряд ее разделов основывался на изданных ранее государственных стандартах оформления организационно-распорядительной документации. Таким образом, требования к документированию управленческой деятельности, включенные в ЕГСД, получили нормативный характер.

В 80-х гг была подготовлена вторая редакция ЕГСД, получившая название Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Причиной ее возникновения стало быстрое развитие компьютерных технологий и их использование для работы с документами, вызвавшее значительные изменения традиционных технологий обработки документов.

Таким образом, ЕГСДОУ - это документ, развивающий, дополняющий и уточняющий требования ЕГСД в связи с модификациями, которые претерпело делопроизводство к тому времени.

В 1991 г. вышла Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)- несколько сокращенный вариант ЕГСДОУ. Эта систма-ГСДОУ - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой (административной) деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (в объединениях), в учреждениях и др.

Этот документ был направлен на нормативное закрепление изменений, произошедших в службах делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности. Его основными целями являются упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов и в конечном итоге совершенствование работы аппарата управления.

В 1993 г. утверждена Типовая инструкция по делопроизводству для министерств и ведомств, устанавливающая общие требования к документированию управленческой деятельности и технологиям работы с документами в упомянутых организациях. Инструкция впервые закрепила не только требования к оформлению реквизитов, но и к тексту конкретных видов документов (приказу, распоряжению, протоколу, акту).

Основные перечисленные нормативные документы имеют ряд приложений, отвечающих на практические вопросы, возникающие в процессе непосредственной деятельности. Так, например, в приложениях к ГСДОУ содержится Примерное положение о службе документационного обеспечения управления (службе ДОУ). В нем рекомендованы типовые варианты ее организационных структур в зависимости от типа организации, а также сформулированы ее цели, задачи и функции.

Еще один аспект регламентации работы с документами - их архивное хранение. Главным нормативным документом в этой области являются Основные правила работы ведомственных архивов, вышедшие в 1986 г.

В них отражены требования к составлению номенклатуры дел, правила их формирования и оформления, а также изложены принципы изучения документов (экспертизы) с целью отбора их для дальнейшего архивного хранения и выбора тех из них, которые подлежат правомерному уничтожению. К Основным правилам прилагаются формы номенклатуры дел, акта о выделении к уничтожению, описи документов постоянного и долговременного хранения.

В последние годы был принят ряд правительственных решений, направленных на обеспечение сохранности документов в организациях частных форм собственности. Распоряжение правительства Российской Федерации от 21.03.94 358-р установило обязательность хранения документов по личному составу, в том числе договоров (контрактов). В нем же определено, что хранение документов в организациях частных форм собственности должно осуществляться на общепринятых основаниях.

Еще одним способом регламентирования делопроизводства является разработка государственных стандартов - ГОСТов.

Требования к оформлению документов устанавливает состав реквизитов, их расположение на листе бумаги, требования к бланкам и тексту документов. Соблюдение всего комплекса требований гарантирует создание документов, обладающих полной юридической силой и являющихся безусловным доказательством в любом спорном вопросе. Согласно ГОСТ 6.38 - 90. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов, юридическая сила документа обеспечивается наличием определенного состава реквизитов и удостоверением подлинности документа.

Важной частью любой регламентации является установление единообразной терминологии, применяемой в регламентируемой области. В сфере работы с документами эта задача была решена с помощью разработанного в 1983 г. ГОСТ 16487 - 83 Делопроизводство и архивное дело. Термины, и определения.

В 1988 г. стандартизация делопроизводственной терминологии была продолжена введением ГОСТ 6.10.1 - 88 Унифицированные системы документации. Основные положения.

Основополагающими документами для современного делопроизводства являются:

· ГОСТ Рб.30-97 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

· Федеральный закон об информации, информатизации и защите информации от 20.02.95 № 24 ФЗ.

Помимо стандартов и федеральных законов, существует еще и Альбом унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Госкомстатом России.

С 01.07.1998 года в Российской Федерации введен в действие ГОСТ Р 6.30-97 , внесший существенные изменения в оформление управленческой документации в связи с компьютеризацией делопроизводства. В настоящее время сложившаяся система обработки документов развивается с учетом специфики рыночных отношений, механизации и компьютеризации делопроизводства. Это говорит о том, что ДОУ, как часть системы государственного управления, должна изменяться в соответствии с требованиями времени. В данном случае, следует обратить внимание на те проблемы, которые появились в системе документооборота в 90 годы в нашей стране и обратить внимание на литературу по данной проблематике, которая появилась в 90 годы на рынке управления.

3.2 Обзор литературы

Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем материалов по проблемам докуменотооборота в постперестроечную эпоху. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований. Опубликованные работы имеют преимущественно характер учебников и учебных пособий (работы Андреевой В.И., Кузнецовой Т.В., Лившица Я.З., Митяева К.Г., Мингалева B.C., Пшенко А.В., Соковой А.Н., авторского коллектива кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления).

Принципиальное значение для характеристики нашей темы имеют работы К.Г. Митяева, который первым предложил термин «документоведение» и внес большой теоретический и практический вклад в становление документоведения как научной дисциплины^. К.Г. Митяев впервые систематически изложил историю делопроизводства в дореволюционной России и СССР, выделив основные периоды его развития, специфику различных типов делопроизводства, показав взаимосвязь делопроизводства с соответствующими системами построения государственного аппарата, взаимообусловленность развития делопроизводства и архивного дела. Последующие учебные пособия Историко-архивного института в основном лишь увеличили объем излагаемого материала по истории делопроизводства, расширив хронологические рамки охватываемого периода.

Вместе с тем в 80-90-е годы появились учебные пособия Т.В. Кузне- цовой, Я.З. Лившица, М.П. Илюшенко и других ученых, которые развивают документоведение как научную дисциплину и отражают вопросы терминологии документа и систем документации, функции документа и их развитие, роль документации в процессах управления, ставят основополагающие для документоведения вопросы документообразования.

Они рассматривают проблемы влияния электронно-вычислительной техники на документационное обеспечение управления.

Нельзя не отметить работу ученых ВНИИДАД, которые с момента создания института в 1966 г. последовательно решали проблемы документоведения, организации делопроизводства и документационного обеспечения управления, автоматизации работы с документами. Существенный вклад в исследование основных категорий документоведения внесли А.С. Малитиков, В.Д. Банаскжевич, К.И. Рудельсон и другие ученые. Значительным вкладом в развитие документоведения являются защищенные в МГИАИ и ВНИИДАД докторские и кандидатские диссертации.

Следует выделить докторскую диссертацию А.Н. Соковой: «Деловая документация в сфере управления». Автор делает фундаментальную попытку сформулировать теорию документоведения в условиях внедрения в практику новых информационных технологий.

«Делопроизводство в современном виде родилось в России в XIX веке, было и до сих пор остается настолько самобытно, что вполне можно говорить о его национальных особенностях» Сокова А.Н. Деловая документация в сфере управления. -- М.: Знание.-1991.с.55..Автор приходит к выводу о том, что важной национальной специфической чертой является давнее и четкое разделение понятий «делопроизводство» и «деловые процедуры». Может быть, это связано с тем, что документоведение, как наука, изучающая документы, родилось в начале XIX в. в недрах российского государственного аппарата. Кроме того, и тогда и сейчас у нас значительно, более строгое законодательство в отличие от большинства западных стран, требующее четкого документального подтверждения всех шагов практически в любых областях деятельности предприятий. Например, на договорах обязана быть печать, информация в базах данных не является официальной, электронные документы не считаются юридически правомочными.

Соответственно, дополнительное различие между продуктами и технологиями автоматизации на Западе и в России состоит в том, что решения для российских предприятий должны в гораздо большей мере учитывать наличие бумажных документов в делопроизводстве и, как ни парадоксально, предлагать менее жесткую схему автоматизации деловых процедур. Этот тезис, наверное, требует более подробного пояснения.

К числу наиболее разработанных относятся вопросы истории документоведения и делопроизводства советского периода (работы Андреевой В.И., Багинского И.М., Банасюкевича В.Д., Бобылевой М.П., Додоновой М.И., Костомарова М.Н., Кремера Б.И., Кузьмичева А.Д., Подольской И.А., Райхцаума А.Л., Сельского Д.И., Тамм И.Е. и др.).

«Итак, документационное обеспечение деятельности российских учреждений осуществляется в основном стихийно, не принимая во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ, накопленный в России за последние 175 лет» Андреева В.И. Основные направления научной организации управленческого труда и делопроизводства государственного аппарата СССР и Российской Федерации .-М:Знание.-1995.с.178..

Ряд работ, изданных в 90 годы посвящено отдельным проблемам и исследованиям систем документации и документированию функций управления (работы Быковой Т.А., Герасимовой И.В., Ефановой И.Б., Красавина А.С., Потаповой Л.В., Чуковенкова А.Ю.), другие диссертации охватывают вопросы документационного обеспечения отдельных объектов, однотипных учреждений (Архипова Н.И., Можаева Н.Г., Морозов Е.А., Пшенко А.В., Сироткин А.Н., Степанов Е.А.)

И хотя эти работы весьма специфичны, можно выделить некоторые. В некоторых особенно глубоко проработаны вопросы унификации и стандартизации документов. Так, например известный ученый Васильев М. А в своей монографии «Проблемы стандартизации документов в делопроизводстве» уделяет данной проблеме достаточно много времени. Первые попытки введения стандартов состояли в том, чтобы просто перенять западный опыт.

Это звучало примерно так: «Давайте возьмем международные стандарты и переведем их». Васильев М.А. Проблема унификации текстов управленческих документов, применяемых в делопроизводстве советских учреждений (история и современное состояние). М: МГИАИ.- 1996.с.45.

Уже тогда поднимались проблемы внедрения электронного документооборота.

Кокорев В.И. в своей работе «Проблемы внедрения электронного документооборота» пишет: «Если обратиться к истории, то в числе немногих значимых вех в области стандартизации работы с документами можно отметить принятие Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) в 1988 году и закона об ЭЦП в 2002 году, в котором, собственно, и появилось понятие электронного документа. Последним и весьма серьезным достижением было принятие стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования»». Этот стандарт является адаптацией соответствующего стандарта ИСО, и это отражает тот факт, что сегодня адаптация международных стандартов в большинстве случаев является наиболее эффективным (а зачастую и единственно возможным) путем создания отечественной нормативной базы в области СЭД.

Быкова Т.А. в своей работе «Формирование системы документации по управлению социальным развитием трудовых коллективов. 1965-1995 гг.» подняла проблему документации на промышленных предприятиях.

Красавин А.С. в своей работе «Документирование трудовой деятельности работников органов государственного управления (история и современное состояние)» рассматривает проблему организации документооборота на в органах государственного управления и связь в данном контексте с трудовыми взаимоотношениями на предприятиях.

Чуковенков А.Ю. «Организация хранения и использования машиночитаемых документов в сфере управления». В данной работе поднимается проблема хранения подобных документов на предприятии.

Санкина Л.В. в своей монографии «Совершенствование форм управленческих документов на основе методов и способов стандартизации и унификации в делопроизводстве (1917-1990)» очень подробно излагает методы и способы работы с документами при документообороте.

Щенснович Г.Г в работе «Культура делопроизводства» рассмотрел общие и специальные проблемы функционирования служб документационного обеспечения управления. В России традиционная культура делопроизводства строилась на совершенно других принципах. Управление прохождением документов отделялось от конкретных исполнителей. Была разработана технология коллективной работы с документами,которая начиналась с регистрации каждого входящего или созданного документа, который получал уникальный номер (что полностью соответствует принципу уникальной идентификации в современной информатике). Кроме того, были жестко регламентированы процедуры перемещения документов.

Эти технологии были единообразны для всего государства, что создало нам хорошую историческую базу для создания систем электронного документооборота». Ермакова И.Н. «Становление и развитие советского государственного делопроизводства (1959-1991 гг)». М: Наука.-1991с.15. В последнее десятилетие, к сожалению, нарушился баланс между теоретическими исследованиями и прикладными разработками в пользу последних. Об этом свидетельствует большое число методических пособий и руководств для работников практического делопроизводства, которые, в основном, интерпретируют накопленный научно-методический потенциал документоведения. Сейчас наблюдается тенденция к постепенному восстановлению нарушенного баланса и усилению теоретических исследований в области документационного обеспечения управления. Многие современные публикации профильных журналов, сборников научных конференций направлены на решение актуальных проблем работы с документами в современных условиях, защиты документированной информации, терминологии, истории делопроизводства, правового обеспечения документирования деятельности управленческого аппарата, влияния новых информационных технологий на организацию документооборота и документирование, проблем электронных документов. Несмотря на большую ценность, эти работы освещают лишь отдельные аспекты управления документацией и могут служить добротным исследовательским материалом для последующей аналитико-синтетической переработки.

В данной литературе также поднимаются проблемы управлением документооборота. Если вспомнить об особенности эпохи 90,то можно сделать вывод, что с точки зрения наличия стратегических предпосылок для стандартизации документооборота ситуация в России намного лучше в связи с наличием жестко регламентированных и единообразных технологий. Но, к сожалению, сегодня ситуация развивается в обратном направлении.

На Западе широкое внедрение информационных технологий объективно привело к необходимости унификации и стандартизации

Для эпохи 90 годов проблемы российского документооборота заключались в нескольких причинах. «Сегодняключевой проблемой является практическое отсутствие государственного регулирования в этой области - ни одно конкретное ведомствоне уполномочено координировать решение вопросов в области делопроизводства и документооборота» Гуляева Ю.В. Информационное обеспечение государственного управления. М: Академия.1997.с.56.. Логично, чтобы эти полномочия были закреплены за Федеральным архивным агентством, как это принято во многих развитых странах, например в США. И именно в этих странах удалось достичь наибольших успехов в области электронного правительства вообще и электронного документооборота в частности. Постепенно, что в ходе дальнейших административных реформ этот вопрос был решен. Термин “управление документооборотом” пришел на в систему управления, кажется, еще из советской поры и уже более полутора десятков лет в профессиональной среде обсуждается вопрос, насколько адекватно это название отражает суть задач данного направления автоматизации. И, тем не менее, именно он чаще всего и сегодня используется в России для характеристики очень большого документооборота сегмента.

Можно сказать и следующее. В начале прошлого нынешнего десятилетия общественный интерес к теме автоматизации документооборота в нашей стране был весьма велик. Именно тогда, наступил период практической работы по реализации проектов. Общемировая тенденция в России эпохи 90 ,весьма медленно усиливалась таким образом, что по сути только к началу 2000 сейчас мы переходим от решения задач учета документов (чему и соответствует в традиционном понимании термин “управление документооборотом”) к полномасштабной автоматизированной работе с документами и другой корпоративной информацией, т. е. к решению задач.

Тем не менее, стоит сказать и провести обзор еще ряда работ по изучаемой нами проблеме и понять, что еще волновало авторов данных публикаций.

Янковая В.Ф. “Оптимизация текстов управленческих документов”

«Российский рынок систем электронного документооборота зародился приблизительно в конце 1980-х годов, в это время в министерствах и ведомствах шла разработка первых автоматизированных систем. Системы представляли собой одно рабочее место секретаря, делопроизводителя, экспедитора. Функционал систем первого поколения был весьма ограничен: ввод регистрационно-контрольных карточек (РКК) в систему, ведение журналов входящих/исходящих внутренних документов и обращений граждан, поиск РКК по атрибутам, составление оперативных отчетов по документообороту для руководства». Янковая В.Ф. Оптимизация текстов управленческих документов (теоретический аспект): ВНИИДАД. -- М:Наука.- 1993.с.171.

Щенснович Г.Г. Разработка основных принципов организации системы документирования в условиях АСУ.

«Документ - объект, вокруг которого построены СЭД/ECM - это устаревшая технология, придуманная в расчете не на компьютеры, а на бумагу» Щенснович Г.Г. Разработка основных принципов организации системы документирования в условиях АСУ--М:Знание.-1991.с.31..

Специалисты в области истории документов много сделали для понимания информационных свойств документа, указав на связь документных массивов и информационных ресурсов. В отдельных работах по архивоведению (В.Н. Автократов, К.Б. Гельман-Виноградов) доказано сходство процессов обработки информации как в оперативном управлении, так и на стадии архивного хранения документов. Представляют интерес работы, в которых показаны взаимосвязи делопроизводства и архивного дела, процесс постепенного перехода делопроизводства в ведение архивных органов¹.

Архивоведческие исследования обнаруживают изменение ценности отдельных видов документов в ходе исторического развития, раскрывают эволюцию систем документации в связи с развитием государства и способов его организации. Управление документацией как научная категория тесно связано с информацией и организацией информационных процессов в управлении, поэтому анализ литературы по вопросам теории информации, информационным системам, вопросам информатизации и компьютеризации работы с документами представляет существенную часть настоящего исследования. В первую очередь это исследования, в которых отражены проблемы, связанные с пониманием сущностных характеристик информации как исходной субстанции для организации документальных массивов. Работы А.Д. Урсула, А.И. Жукова, Ю.И. Черняка, В.Г. Афанасьева и других, написанные в разные годы, позволили сформировать теоретический фундамент, на котором выстроена основная идея о неразрывной связи информации и документации и определены возможности применения информационной методологии к управлению документацией.

Ермакова И.Н. «Становление и развитие советского государственного делопроизводства (1959-1991 гг)». М.-1991. В данной работе глубоко исследованы принципиально важные проблемы формирования и эксплуатации информационных ресурсов российского и советского делопроизводства как в глобальном понимании, так и в рамках отдельных организаций. Окончательного решения проблема информационных ресурсов еще не получила, тем не менее, в указанных работах сформулированы понятийные категории, основные методологические и концептуальные положения, важные для данного исследования. Существуют и ряд проблем, которые не всегда рассматриваются глобально или вообще изучаются нашими исследователями.

Поэтому следует внимательнейшим образом отметить те проблемы, которые существовали в развитии российского делопроизводства в 90 годы прошлого столетия. Следует сделать акцент на следующем. В работах специалистов-информатиков, документоведческие проблемы выступают как подчиненные, а не основные, в них отсутствует проработка вопросов документации и документационного обеспечения в условиях развития новых информационных технологий. Эта проблема никак не очерчена в ряду таких понятий, как «обработка информации», «доступ к информации», «информационные коммуникации», «хранение информации», «использование информации», хотя вся эта «информация» практически и есть документы на различных, преимущественно бумажных, носителях'.

Слабо разработаны в литературе и вопросы электронных документов. Наблюдаются серьезные терминологические расхождения, отсутствие четких представлений о природе и свойствах электронных документов, их взаимосвязи с технотронными, машиночитаемыми и традиционными документами.

Тем не менее, анализ этой группы исследований позволяет сформулировать документоведческое понимание вопроса и использовать данные работы для решения научной проблемы управления документацией^.

Клименко С.В., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин ЮЛ. Электронные документы в корпоративных сетях: второе пришествие Гутенберга.

В данной работе авторы поднимают проблему внедрения электронного оборота в российскую систему делопроизводства.

Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Электронные архивы и электронный документооборот.Весьма актуальна проблема документооборота и для архивных учреждений.

Курило А.П. О правовом режиме электронного документа в системе межбанковских электронных расчетов. Автор поднимает проблему правого оформления электронных документооборотов.