Документальное оформление материально-производственных запасов в бухгалтерском учете

3. Соблюдение условий хранения материалов.

Должна быть минимизирована вероятность порчи материалов на складе. Для этого нужно соблюдать правила пожарной безопасности, исключить хранение на открытом воздухе. Необходимо минимизировать потери запасов в результате краж, злоупотреблений, порчи, непроизводительного расходования, для этого нужно правильно организовать охрану складских помещений.

Кроме того недостаток материалов нарушает режим работы предприятия, в то время как излишек замедляет оборачиваемость оборотных средств, увеличивает расходы на хранение, загружает складские помещения. На складе можно применить систему maximum - minimum. Запас maximum - это сумма всех запасов, minimum - текущий запас + гарантированный. Производится сравнение фактического наличия с max. и min. и делаются выводы о величине запасов. Считается нормальным если minimum>фактическое наличие > minimum. Анализ проводят по каждому материалу в отдельности. По тем материалам, где фактический запас превышает minimum нужно применить меры или продать материалы или отсрочить следующую поставку. Если запасы меньше minimum, нужно принять меры по закупке материалов.

4. Регулярное проведение инвентаризаций.

В организации инвентаризации должны проводиться через запланированные промежутки времени с целью обеспечение соответствия данных бухгалтерского учета фактическому наличию материально-производственных запасов. На данном предприятии нет установленного графика проведений проверок. На данный момент документированная процедура по проведению инвентаризаций на предприятии отсутствует.

Для выполнения этого пункта необходимо:

· разработать документировано оформленный порядок проведения инвентаризаций;

· осуществлять проверки в соответствии с этим порядком;

· использовать результаты инвентаризаций для улучшения работы организации;

· обучить сотрудников правильному проведению инвентаризации;

· обеспечить этих сотрудников необходимым инвентарем.

5. Рациональное использование материалов.

В дальнейшем руководство должно, после каждой проведенной инвентаризации определить, какие ресурсы и в каких количествах необходимы для успешного функционирования организации и улучшения ее работы, а затем обеспечить эти ресурсы. Важное условие повышения эффективности использования материальных ресурсов -- усиление личной и коллективной ответственности и материальной заинтересованности рабочих, руководителей и специалистов структурных подразделений в рациональном использовании указанных ресурсов. Одно из условий рационального использования производственных ресурсов - нормирование складских запасов и материальных затрат. Под нормой производственного запаса понимают средний в течение года запас каждого вида материалов, принимаемый как переходящий запас на конец планируемого года. Эта норма измеряется в днях среднесуточного потребления каждого вида материалов.

6. Организация документооборота.

На рассматриваемом предприятии отсутствует график документооборота. Это является значительным упущением, так как точное соблюдение графиков документооборота способствует своевременному и полному отражению в учетных регистрах совершаемых хозяйственных операций.

Главному бухгалтеру следует составить схему или перечень работ по созданию и обработке документов, выполняемых инженерно-техническими, коммерческими, бухгалтерскими службами с указанием сроков исполнения.

Записи о запасах МПЗ должны постоянно корректироваться и дополняться с учетом всех операций по поступлению и возврату товаров.
Во-первых, это необходимо для обеспечения полноты отражения. Компьютеризированные системы могут осуществлять либо пакетную
обработку записей, либо обработку каждой записи в отдельности. Контроль над итогами осуществленных операций должен проводиться как вначале, так и в конце обработки. Во-вторых, это важно для обеспечения
точности: основным средством контроля является инвентаризация.

Обработанные к оплате счета-фактуры и счета регистрируются: обычно полученные счета-фактуры и счета сразу проштамповывают и нумеруют, а затем подшивают.

Все счета-фактуры проверяются и утверждаются на основе записей о поступлении товаров или другой соответствующей документации. Кредиторская задолженность в соответствии со счетом-фактурой не должна отражаться вплоть до того момента, как будут получены доказательства действительного получения и приемки товаров по количеству и качеству. Функция утверждения счетов-фактур должна выполняться независимо от функций заказа, приемки, регистрации и оплаты. Обычно утверждение счетов-фактур производится начальником отдела снабжения.

6. Автоматизация учета материалов на складе.

Особенно важно в настоящее время располагать компьютерами, позволяющими создавать автоматизированные рабочие места. Для упрощения учета материалов на складе и в бухгалтерии необходимо автоматизировать склад. Автоматизация должна обеспечить: контролируемый ввод и вывод информации; организацию хранения учетной информации на внешних носителях; защиту информации от несанкционированного доступа; семантическую целостность и защиту от физического разрушения хранимой учетной информации; поиск, арифметическую и логическую обработку информации; обмен с другими информационными объектами. В этом случае материалы приходуются кладовщиком сразу же при поступлении материальных ценностей на склад. И только после оприходования отпускаются в расход по цене приобретения. Это позволит существенно улучшить учет материальных ценностей на предприятии, а также сократить трудоемкость.

Принцип непрерывного совершенствования - это важнейший инструмент для компаний, умеющих гибко приспосабливаться к постоянно меняющейся обстановке.

3.1 Норма запасов МПЗ

Производственные запасы - это комплексный элемент, включающий следующие виды материальных ресурсов:

· сырье и основные материалы;

· вспомогательные материалы;

· полуфабрикаты;

· топливо;

· тара и упаковка;

· запасные части и производственный инвентарь и т.д.

Кроме того, производственные запасы подразделяются на:

· запасы сырья и полуфабрикатов, поступающего из внешней среды;

· запасы продукции собственного производства на разных стадиях изготовления (полуфабрикаты собственной выработки).

Цель создания производственных запасов на предприятии - обеспечение бесперебойности производственного процесса между поставками продукции, а также в случаях непредвиденной задержки поставки или резкого роста спроса на изготавливаемую из данного сырья продукцию.

Производственные запасы входят в состав оборотных активов предприятия и подлежат нормированию.

Норма производственных запасов сырья Hпр.з. (дни) определяется по формуле:

где - норма текущего запаса, (дни):

- норма подготовительного запаса, связанная с транспортировкой сырья к месту производства, анализом его качества и прочими подготовительными работами (дни);

- норма страхового запаса, необходимая в случае непредвиденного срыва плановой поставки или резкого увеличения спроса на готовую продукцию, при изготовлении которой используется данный вид производственных запасов (дни).

Значения норм подготовительного и страхового запасов могут быть рассчитаны по специальным формулам, а могут не рассчитываются, а приниматься по статистическим данным предприятия за несколько последних лет (как правило, за 3-5 лет); значение нормы текущего запаса обязательно рассчитывается (равна половине интервала между поставками).

Норматив производственных запасов (ден.ед.) определяется по формуле:

где HPпр.з. - норма расхода данного вида производственного запаса на единицу изготавливаемой продукции (нат. ед./нат. ед.);
Цпр.з. - цена единицы производственного запаса (ден. ед./нат. ед.);
Q - запланированное к производству количество продукции, при изготовлении которой используется данный вид запаса (нат. ед.);
Tусл - условный (финансовый) год, состоящий из 360 дней (12 равновеликих месяцев по 30 дней); Tусл=360 (дни).

Норма запасов незавершенного производства (продукции собственного производства на разных стадиях изготовления) Hз.нез.пр (дни) соответствует длительности производственного цикла ДПЦ и определяется по формуле:

где - соответственно, период оборота запасов сырья, незавершенного производства и готовой продукции (дни).

Норматив незавершенного производства (ден.ед.) может быть рассчитан двумя способами: при помощи повышающего Kпов (4) или понижающего Kпон (5) коэффициентов:

где HPнез.пр. - норма расхода полуфабриката на единицу изготавливаемой продукции (нат. ед./нат. ед.);
Цнез.пр. - цена единицы полуфабриката (ден. ед./нат. ед.);
Сг.п. - себестоимость единицы готовой продукции (нат. ед./нат. ед.).

3.2 Зарубежная практика

Порядок учета запасов определяется МСФО 2 «Запасы» (в новой редакции 2003 г.).

Запасы - это активы:

а) предназначенные для продажи в ходе нормальной деятельности;

б) в процессе производства для такой продажи (полуфабрикаты);

в) в форме сырья или материалов, предназначенных для использования в производственном процессе или при предоставлении услуг.

Сфера применения МСФО 2 не распространяется на:

а) незавершенное производство по договорам подряда;

б) финансовые инструменты;

в) биологические активы, связанные с сельскохозяйственной деятельностью, и сельскохозяйственная продукция на момент сбора урожая;

г) товарных брокеров, которые оценивают свои запасы по справедливой стоимости за вычетом расходов на продажу;

д) производителей сельскохозяйственной продукции и продукции лесного

хозяйства, сельскохозяйственной продукции после сбора урожая, минерального сырья и продуктов из минерального сырья, если они оцениваются по чистой стоимости продажи, в соответствии с устоявшейся практикой в этих отраслях экономической деятельности.

Возможная чистая стоимость реализации - это предполагаемая продажная цена при нормальном ходе дел, за вычетом возможных затрат на выполнение работ и возможных затрат на реализацию.

Справедливая стоимость - это та сумма, на которую можно обменять актив или урегулировать обязательство при совершении сделки между хорошо осведомленными, желающими совершить такую сделку и независимыми друг от друга сторонами.

Чистая стоимость продажи определяется с учетом специфики бизнеса компании. Справедливая стоимость определяется чаще по рыночным ценам на аналогичный вид активов, а не по цене договора. Чистая цена продажи может не отражать рыночную цену в случае, когда компания отгружает клиентам товары по договорным ценам, которые не основаны на ценах рынка.

Запасы в обязательном порядке должны оцениваться по наименьшей из двух величин: себестоимости и возможной чистой стоимости реализации.

Себестоимость запасов в обязательном порядке должна включать все затраты на приобретение, переработку и прочие затраты, произведенные в целях доведения запасов до их текущего состояния и места их текущего расположения.

Затраты на приобретение запасов включают покупную цену, импортные пошлины и другие налоги (кроме тех, которые впоследствии возмещаются организации налоговыми органами), а также расходы на транспортировку, разгрузку и другие расходы, непосредственно связанные с приобретением объекта. Торговые скидки, возвраты платежей и прочие аналогичные статьи вычитаются при определении затрат на закупку.

Затраты переработки запасов включают затраты, непосредственно связанные с единицами продукции, такие как прямые затраты на оплату труда. К ним также относится систематическое распределение постоянных и переменных накладных производственных расходов, которые имеют место при переработке сырья в готовую продукцию. Постоянными накладными производственными расходами являются те косвенные производственные затраты, которые остаются относительно неизменными независимо от объема производства, такие как амортизация и обслуживание зданий и оборудования и административно-управленческие расходы. Переменными производственными накладными расходами являются те косвенные производственные расходы, которые находятся в прямой или почти в прямой зависимости от изменения объема производства, такие как косвенные затраты сырья и косвенные затраты труда.

Отнесение постоянных накладных производственных расходов на затраты по переработке проводится с учетом обычного уровня загрузки производственных объектов. Обычный уровень производственной загрузки рассчитывается с учетом среднего ожидаемого объема выпуска продукции в течение нескольких отчетных периодов, принимая по внимание возможное сокращение производства в результате проведения планового ремонта. Низкая загрузка производственных мощностей или простой завода не принимаются во внимание при определении нормы распределения постоянных накладных производственных расходов. Нераспределенные накладные расходы признаются в качестве расхода в отчете о прибылях и убытках в тот период, когда они были понесены. В периоды необычно высокого уровня производства норма распределения накладных расходов снижается, чтобы запасы не оценивались выше их себестоимости.

Переменные производственные накладные расходы относятся на каждую единицу продукции на основе фактического использования производственных мощностей.

Прочие затраты могут включаться в стоимость запасов только в том случае, если они понесены для доставки, размещения запасов и приведения их в требуемое состояние. Такие затраты включают транспортные расходы, расходы по хранению, а также специфические работы по дизайну продукции для удовлетворения потребностей конкретного клиента.

В ограниченном ряде случаев в стоимость запасов могут быть включены затраты по займам. Когда товары приобретаются с отсрочкой платежа, то цена включает элемент, связанный с финансированием приобретения. В связи с этим, указанный элемент признается в качестве расхода по процентам в течение периода кредитования.

В стоимость запасов не включаются следующие затраты:

а) чрезмерный уровень производственных отходов, а также расходов на оплату труда и прочих производственных затрат;

б) затраты по хранению готовой продукции;

в) общие административные расходы;

г) расходы на продажу.

Методы определения себестоимости запасов - метод нормативных затрат и метод розничных цен. Нормативные затраты учитывают нормативные уровни использования сырья и материалов, труда, эффективности и мощности. Они регулярно проверяются и, при необходимости, пересматриваются. Метод розничных цен часто используют в розничной торговле для оценки запасов, состоящих из большого числа меняющихся изделий, имеющих одинаковые маржи, и для которых нецелесообразно использовать другие методы оценки себестоимости. Себестоимость запаса определяют путем уменьшения общей стоимости проданного запаса на соответствующий процент валовой прибыли. Величина используемого процента учитывает запас, цена которого была снижена ниже первоначальной продажной цены. Для каждого подразделения розничной торговли часто используют среднее значение процента.

Себестоимость отдельных статей запасов, не являющихся взаимозаменяемыми, а также товаров или услуг, произведенных и предназначенных для специальных проектов, должна определяться путем точной идентификации индивидуальных затрат. В других случаях себестоимость запасов определяется методом «первое поступление - первый отпуск» (ФИФО) или методом средневзвешенной стоимости. Метод ЛИФО («последнее поступление - первый отпуск») запрещен к применению МСФО 2, так как в период роста цен из всех упомянутых способов метод ЛИФО дает самый низкий показатель чистой прибыли. Организация обязана применять одинаковые формулы оценки для всех запасов, сходных по характеру и их использованию организацией. Для запасов различного характера или использования применение различных формул оценки может быть оправдано. Метод ФИФО предполагает, что статьи запаса, закупленные или произведенные первыми, будут проданы первыми, и соответственно, статьи, остающиеся в запасе в конце периода, были приобретены или произведены в самое недавнее время. По формуле средневзвешенной стоимости, стоимость каждой статьи определяется из средневзвешенной стоимости аналогичных статей в начале периода и стоимости таких же статей, купленных или произведенных в течение периода. Среднее значение может рассчитываться на периодической основе, или по получении каждой дополнительной партии, в зависимости от обстоятельств организации.

Себестоимость запасов может оказаться невозмещаемой, если эти запасы повреждены, если они полностью или частично устарели, или если их продажная цена снизилась, если увеличились возможные затраты на завершение или на осуществление продажи. Практика списания запасов ниже себестоимости, до возможной чистой цены продаж отвечает мнению, что активы не должны учитываться выше сумм, получение которых ожидается от их продажи или использования.

В каждом последующем периоде оценка возможной чистой стоимости реализации производится заново. Когда обстоятельства, которые ранее вызвали необходимость списать запасы ниже себестоимости, перестали существовать, или когда имеются явные свидетельства увеличения возможной чистой стоимости реализации в силу изменившейся экономической конъюнктуры, соответствующая сумма списания возвращается (т.е. возвращение ограничено размерами изначального списания) таким образом, чтобы привести новую балансовую стоимость до меньшей из двух величин - себестоимости и пересмотренной возможной чистой стоимости реализации. Это происходит, например, когда какая-либо статья запаса, которая учитывается из-за снижения ее продажной цены по возможной чистой стоимости реализации, все еще остается в запасе в следующем периоде, а ее продажная цена возросла.

После продажи запасов балансовая стоимость этих запасов в обязательном порядке должна быть признана в качестве расхода в том периоде, когда признается соответствующая выручка. Величина частичного списания стоимости запасов до возможной чистой стоимости реализации и все потери запасов должны признаваться в качестве расходов в период осуществления списания или возникновения потерь.

Некоторые запасы могут относиться на счета других активов, например, запас, использованный в качестве компонента самостоятельно произведенных основных средств. Распределенные таким образом запасы признаются в качестве расхода в течение срока службы данного актива.

МСФО 2 и ПБУ 5/2001 основаны на том, что базовым принципом учета запасов является учет по себестоимости. В двух стандартах запасы определяются как активы, предназначенные для продажи в ходе обычной хозяйственной деятельности, находящиеся в процессе производства для такой продажи и предназначенные для использования в процессе производства товаров или услуг. В двух системах стандартов используются аналогичные модели определения стоимости: метод нормативных затрат или метод розничных цен. Кроме того, согласно двум системам стандартов в стоимость запасов входят все расходы, которые непосредственно связаны с подготовкой запасов к реализации, в том числе распределяемые накладные расходы, в то время как затраты по продаже исключаются из стоимости запасов как и большая часть затрат, связанных с хранением, и общеадминистративные издержки.

В финансовой отчетности, составленной на основании МСФО, отражается стоимость всех готовых и незавершенных товаров. То есть вне зависимости от права собственности активы должны быть признаны запасами и учтены на балансе организации. В то время как по нынешней российской «нормативке» право собственности является обязательным условием для учета на балансе. Еще согласно РСБУ в бухгалтерской отчетности в составе запасов отражаются расходы будущих периодов. В МСФО такой статьи не предусмотрено ни одним стандартом. Также российские бухгалтеры показывают в запасах стоимость животных, которая оговаривается в МСФО 41 «Сельское хозяйство».

Подход к формированию фактической себестоимости запасов, практикуемый в российском бухгалтерском учете, имеет много общего с МСФО. Однако следует обратить внимание на следующие моменты. Пока запасы не приняты к бухучету, п. 6 ПБУ 5/01 разрешает увеличивать их себестоимость на сумму процентов по заемным средствам. МСФО 2 также допускает это, но только на условиях, которые предусмотрены в МСФО 23 «Затраты по займам». А именно когда подготовка запасов к использованию или для продажи занимает много времени. Также балансовая стоимость МПЗ может быть завышена, если не учитывать, что по международным стандартам скидки, возвраты платежей и т. д. из затрат на покупку вычитаются. Тогда как п. 12 ПБУ 5/01 такого изменения в себестоимости запасов не предполагает. Наконец, согласно МСФО из возможной цены реализации МПЗ вычитаются расходы на продажу, что не предусмотрено российскими правилами.

Методы списания материально-производственных запасов в РСБУ и МСФО в целом одинаковы.

Заключение

Подведем итог. Все операции, связанные с движением материалов, в первую очередь отражаются в складском учете. Этот учет обычно называют оперативным, и он имеет важное значение для всего бухгалтерского учета на предприятии. Поэтому работники бухгалтерии должны осуществлять систематический контроль за правильным и своевременным документированием движения материалов на складе и записями в регистрах складского учета материалов, за соответствием фактических остатков материалов данным текущего бухгалтерского учета, проводить фактические проверки наличия ценностей, а также осуществлять сверку складского учета с бухгалтерским.

На производственных предприятиях для хранения материалов могут создаваться как специализированные общезаводские склады, так и кладовые, выполняющие функции промежуточных складов. Каждому складу приказом по предприятию присваивается постоянный номер, который в дальнейшем указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада.

Учет материалов на складах осуществляют заведующие складами (кладовщики), с которыми заключается типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности. На мелких предприятиях обязанности заведующего складом (кладовщика) могут быть возложены на заведующего производством.

Для эффективного ведения складского учета материальные ценности целесообразно размещать по секциям, а внутри них по партиям, группам, подгруппам и сортам в штабелях, контейнерах, ящиках, на стеллажах, полках, ячейках и поддонах. Кроме того, на каждый номенклатурный номер материалов материально ответственные лица должны заполнять материальный ярлык и прикреплять его к месту хранения материалов. В нем необходимо указать наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов. Такая организация складского учета обеспечит оперативность и быстроту приема и отпуска материалов, а также контроль за соответствием фактического их наличия установленным нормам запаса (лимиту).

Список использованной литературы

1. Федеральный Закон РФ от 21 ноября 1996 г. № 129 - ФЗ «О бухгалтерском учете» (в редакции Федеральных Законов РФ от 23.07.1998 г. № 123 - ФЗ, от 28.03.2002 N 32-ФЗ, от 31.12.2002 N 187-ФЗ,от 31.12.2002 N 191-ФЗ, от 10.01.2003 N 8-ФЗ,от 30.06.2003 N 86-ФЗ) // Российская газета. - 1996 г. - № 228. - с. 2 - 4.

2. Приказ Министерства Финансов РФ от 9 июня 2001 г. № 44н «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учет материально - производственных запасов» ПБУ 5/01» // Российская газета. - 2001 г. - № 140. - с. 3.

3. Приказ Министерства Финансов РФ от 28 декабря 2001 г. № 119н «Об утверждении методических указаний по бухгалтерскому учету материально - производственных запасов» // Российская газета. - 2002 г. - № 36. - с. 4.

4. Приказ Министерства Финансов РФ от 31 октября 2000 г. N 94н «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» (в редакции Приказа Министерства Финансов РФ от 07.05.2003 г. № 38н) // Экономика и жизнь. - 2000 г. - № 46. - с. 30 - 42.

Размещено на Allbest.ru