2.1 Краткая характеристика предприятия

Поступившие на предприятие материалы отправляются на производство в переработку.

На материалы, поступившие по договору купли-продажи, поставки или другим аналогичным договорам, предприятие получает от поставщика (грузоотправителя) расчетные документы (счет, счет-фактура, платежные требования, платежные требования-поручения и т.п.) и сопроводительные (товарно-транспортные накладные, накладные-требования, сертификаты, спецификация, удостоверения качества и др.). Администрация предприятия устанавливает порядок приемки, регистрации, проверки, акцептования и прохождения расчетных документов на поступающие материалы с учетом условий поставок, транспортировки (доставки) и функциональных обязанностей подразделений и должностных лиц.

Для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации уполномоченному лицу выдаются документы и доверенность на получение материалов. Доверенность выписывается от имени предприятия и за подписью руководителя и главного бухгалтера. На доверенности должна стоять печать организации.

После доставки полученных материалов на предприятие материально ответственное лицо предъявляет в бухгалтерию товаросопроводительные документы. Бухгалтер делает отметку в книге доверенностей о том, что по данной доверенности товар получен по такому-то документу. Эта процедура называется «закрытие доверенности».

Для приемки материалов на территории предприятия руководитель назначает приказом приемную комиссию либо материально ответственных лиц, ответственных за приемку (начальник цеха). Обязанности работников по приемке материалов и условия ответственности закрепляются в приказах руководителя, трудовых контрактах, договорах о материальной ответственности, должностных инструкциях.

О каждой поставке материалов на территорию предприятия администрация сообщает материально ответственному лицу, которое должно подготовить подъездные пути, разгрузочные площадки, площади под МПЗ и необходимые документы.

По общим правилам проверке подлежат объективные характеристики товара:

- количество товаров;

- ассортимент товаров;

- качество товаров;

- комплектность товаров;

- упаковка и тара.

Условиями договора могут быть предусмотрены дополнительные требования к характеристикам товаров. При приемке товаров следует проверить выполнение этих условий.

Все товары, поступающие в торговую организацию, должны быть сертифицированы, а в числе сопроводительных документов должен быть сертификат, то есть документ, удостоверяющий качество товара в соответствии с принятыми стандартами.

При приемке материалов по количеству, качеству проверяется соответствие материалов его характеристикам:

1) по количеству - соответствие количества, указанного в договоре, фактически поставленным материалам.

Проверка производится на основании транспортных документов (товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, коносамента) и товаросопроводительных документов (товарной накладной, накладной, счета-фактуры, счета, спецификации к договору и т.д.).

2) по качеству (приемка осуществляется двумя способами).

1-й способ. На основе документа, подтверждающего соответствие качества материала.

В зависимости от вида товара, условий договора качество материалов может определяться по сертификатам, техническим условиям, стандартам, образцам и т.д.

2-й способ. Путем проверки качества фактически поставленных материалов в месте приемки.

При этом способе приемки проводят качественный анализ, сличение ранее отобранных образцов, осмотр товара, различного рода испытания.

3) по комплектности.

Существует два способа проверки поступивших материалов по количеству, качеству и комплектности - сплошной и выборочный:

1) сплошным способом проверяют материалы, поступившие в таре или упаковке;

2) выборочный способ применяют при поступлении материалов навалом и иногда в упакованном виде.

В случае несогласия отправителя (поставщика) с результатами проверки производится рассортировка и перевешивание всей партии.

Комиссия производит приемку МПЗ по фактическому наличию. Если обнаруживаются отклонения по количеству, качеству или массе, то на предприятии должны произвести такие действия:

- приостановить приемку МПЗ;

- обеспечить сохранность МПЗ;

- принять меры к предотвращению его смешения с другим однородным товаром (продукцией);

- вызвать представителя поставщика (грузоотправителя) для составления двустороннего акта.

Когда по результатам приемки материалов установлено соответствие их количества, качества и комплектности условиям поставки, тогда на товаросопроводительные документы (накладную, счет-фактуру, товарно-транспортную накладную, качественное удостоверение и др.) накладывается штамп предприятия. Этим подтверждается соответствие принятых материалов данным, указанным в документах. Материально ответственное лицо, принявшее под отчет поступившие материалы, ставит свою подпись на товарной накладной (или другом сопроводительном документе) и заверяет ее круглой печатью предприятия.

В случае несоответствия фактического наличия материалов данным товаросопроводительных документов или отклонения по качеству приемка материалов приостанавливается. Составляется акт о приемке материалов по унифицированной форме М-7, а в сопроводительных документах делается отметка об актировании.

В состав комиссии, составляющей акт, должны входить представители администрации предприятия (например, заместитель руководителя, инженер, механик), материально ответственное лицо (лица), представитель поставщика или незаинтересованной стороны. В случае отказа какого-либо лица подписать акт об этом делается отметка в самом акте.

После приемки материалов акты с приложенными документами передаются:

- один экземпляр в бухгалтерию для учета движения материалов;

- второй экземпляр в отдел снабжения для предъявления претензионного письма поставщику материалов.

В этом случае приходный ордер не оформляется.

При наличии согласия поставщика акт в одностороннем порядке может быть составлен и подписан получателем материалов.

Приемка и оприходование поступающих материалов и тары (под материалы) оформляются складскими работниками (материально-ответственное лицо), путем составления на каждое наименование материалов приходных ордеров (форма М-4).

Приходные ордера составляются в одном экземпляре в день поступления соответствующих материалов на склад.

Способ хранение материалов на складе предприятия осуществляться по наименованиям. Материалы одного наименования хранятся отдельно от материалов других наименований. Материалы, хранящиеся на складе, снабжены ярлыком.

При отпуске материалов в производство понимается их выдача со склада непосредственно для изготовления продукции, а также для управленческих нужд предприятия.

По мере отпуска материалов со складов подразделения на участки, в бригады, на рабочие места они списываются со счетов учета материальных ценностей и зачисляются на соответствующие счета учета затрат на производство.

Первичными учетными документами по отпуску материалов со склада предприятия в его подразделения является требование-накладная (форма М-11), которую в двух экземплярах составляет материально-ответственное лицо структурного подразделения, один из экземпляров сдается в бухгалтерию предприятия.

Материально ответственные лица, работающие на складе, ведут количественно-суммовой учет материалов на специальных карточках унифицированной формы М-17. Кроме этого, материально ответственные лица составляют отчеты, в которых отражают поступление, и отпуск материалов за определенный период времени. Отчеты с приложенными к ним первичными приходными и расходными документами передаются в бухгалтерию. Срок представления отчетов определены графиком документооборота и составляют 5 дней.

В бухгалтерской службе на предприятии применяется вариант учета материалов на основе использования оборотных ведомостей.

В бухгалтерии ведутся карточки количественно-суммового учета материалов, которая открывается на каждый номенклатурный номер. В карточках осуществляются записи на основе первичных учетных документов по приходу и расходу материалов. В этих карточках выводятся ежемесячно обороты за месяц и остаток на начало следующего месяца. На основе этих карточек в бухгалтерии составляются оборотные ведомости по движению материалов.

Этот вариант учета является очень трудоемким. Целесообразнее было бы вести учет материалов с использованием сальдового метода, когда учет движения материалов ведется в разрезе групп, субсчетов, синтетических счетов только в денежном выражении.

При отпуске материалов в производство они оцениваются по методу ФИФО (данный метод закреплен в учетной политике по ведению бухгалтерского учета на предприятия). Метод ФИФО предполагает списание материалов в оценке, соответствующей порядку их поступления (приобретения).

На предприятии фактическая себестоимость приобретения запасов включает в себя: затраты на оплату договорной стоимости запасов; оказанных сторонними организациями консультационных услуг, связанных с приобретением запасов; затраты на заготовку и доставку ценностей до места их использования, включая расходы по страхованию. Поступление материально-производственных запасов ведется на счете 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей». Учет МПЗ ведется на счете 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

Операции, связанные с расчетами за принятые работы или потребленные услуги, отражаются на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». При этом основанием для записи на счет 60 служат такие документы как: счет, счет-фактура, акты выполненных работ.

В процессе своей финансово-хозяйственной деятельности предприятие производит расчеты за приобретенные материальные ценности и оказанные услуги поставщикам, а также материальные ценности, приобретенные работниками предприятия - подотчетными лицами.

Денежные расчеты за оказанные услуги и приобретенные ценности осуществляются на предприятии наличными деньгами при расчетах с подотчетными лицами, безналичными - с поставщиками материальных ценностей и за оказанные услуги (юридическими лицами).

Для хранения денежных средств и расчетов с контрагентами организация открывает банковский счет, на который зачисляются ее денежные средства и с которого производятся платежи.

Основным первичным документом операций по банковскому счету для расчетов с поставщиками за оказанные услуги и приобретенные ценности, является платежное поручение.

Платежное поручение представляет собой распоряжение владельца счета (плательщика) обслуживающему его банку перевести определенную денежную сумму на счет получателя средств, открытый в этом или другом банке. В платежном поручении обязательно указывается назначение подлежащих перечислению сумм.

Выдача наличных денежных средств подотчетным лицам из кассы оформляется расходным кассовым ордером. В расходном кассовом ордере необходимо указывать цель выдачи денежных средств (покупка материальных ценностей, за оказанные услуги сторонних организаций и др.).

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Подотчетные лица, получившие денежные средства под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы предоставить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах. Денежные средства должны расходоваться только нате цели, на которые были выданы.

Аналитический учет (количественный и суммовой учет) МПЗ ведется на основе использования оборотных ведомостей.

Учет ведется в разрезе каждого склада, подразделения, а внутри них - в разрезе каждого наименования (номенклатурного номера), групп материалов, субсчетов и синтетических счетов бухгалтерского учета.

В каждой оборотной ведомости выводятся итоги сумм по каждой странице, по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу (подразделению).

Группировка материалов по субсчетам и синтетическим счетам бухгалтерского учета должна обеспечиваться системой кодирования номенклатурных номеров материалов, которые должны содержать соответствующие отличительные признаки.

На основе указанных оборотных ведомостей составляется сводная оборотная ведомость, в которую переносятся итоги оборотных ведомостей складов и подразделений по группам, субсчетам, синтетическим счетам, по складам и подразделениям в целом.

Отдельно учитываются движение (образование и распределение) и остатки транспортно - заготовительных расходов.

Сводные оборотные ведомости сверяются с данными синтетического учета материалов.

Кроме того, ежемесячно производится сверка данных в карточках, ведущихся в бухгалтерской службе, с данными в карточках складов и подразделений.

3. Мероприятия по совершенствованию учета материально-производственных запасов

В целях совершенствования, учета процесса приобретения материально-производственных запасов при использовании сч.15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" и 16 "Отклонение в стоимости материалов" предлагается вести учет по этим счетам в разрезе субсчетов. Основными субсчетами сч.15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" могут быть: субсчет по отражению договорной стоимости поставок за минусом сумм НДС, а последующими субсчетами - субсчета для учета ТЗР с использованием укрупненной классификации этих расходов. Состав этих расходов является одним из самых многочисленных в учете. Поэтому укрупненная классификация ТЗР позволит унифицировать указанные расходы как в целях их планирования и управления, так и в целях организации аналитического учета.

Рекомендуется подразделение ТЗР на следующие укрупненные группы расходов:

1) транспортные расходы;

2) таможенные пошлины и сборы;

3) расходы на погрузочно-разгрузочные работы;

4) стоимость информационных, консультационных и посреднических услуг, связанных с приобретением запасов;

5) расходы по хранению и страхованию груза в пути;

6) стоимость потерь и порчи ценностей за время нахождения груза в пути в пределах их естественной убыли;

7) прочие расходы, связанные с приобретением материальных ценностей.

Учет на сч.16 "Отклонение в стоимости материалов" предлагается осуществлять также в разрезе субсчетов, открываемых по группам материалов.

Текущий учет на сч.15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" рекомендуется вести по субсчетам в следующем порядке: договорную стоимость поставок за минусом НДС отражать на сч.15-1; а на последующих сч. (15-2, 15-3, 15-4, 15-5, 15-6, 15-7, 15-8) - указанные группы ТЗР; на счете 15-9 - учетную стоимость поступивших ценностей; на счете 15-10 - разницу фактической себестоимости заготовленных материалов и их учетной стоимости.

Состав хозяйственных операций, связанных с заготовлением и приобретением материальных ценностей, и их отражение на счетах бухгалтерского учета с использованием указанных субсчетов, открываемых к сч.15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей", представлены далее (табл. 1).

Таблица 1 - Порядок отражения хозяйственных операций по учету поступления материалов на счетах бухгалтерского учета

Данный вариант учета предусматривает в случае необходимости открытие дополнительного субсчета к сч.15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" для учета неотфактурованных поставок, которые оцениваются, как и практиковалось ранее, по учетным ценам. Затем после поступления сопроводительных документов учетная стоимость этих поставок сторнируется, и оформляются бухгалтерские проводки по приведенным субсчетам, как при обычных поставках.

Выявленные отклонения учитываются при этом, как и предусмотрено Планом счетов, на сч.16 "Отклонение в стоимости материалов", порядок учета которых в целом не претерпевает существенных изменений.

Данная методика позволяет получить информацию о составе транспортно-заготовительных расходов в случае их возникновения по договорам мены, дарения и иным прочим поступлениям материалов.

При оформлении операций по договору мены в бухгалтерском учете необходимо руководствоваться нормами Гражданского кодекса Российской Федерации (ГК РФ) и условиями конкретного договора. В соответствии со ст.570 ГК РФ, если договором мены не предусмотрено иное, право собственности на обмениваемые товары переходит к сторонам, выступающим по этому договору в качестве покупателей, одновременно после исполнения обязательств передать соответствующие товары обеими сторонами.

Целесообразным является более подробное рассмотрение в рамках рекомендуемой методики последовательности бухгалтерских записей по этим операциям.

Порядок бухгалтерских записей по меновым операциям зависит от условий договора мены, по которым возможны два варианта проведения взаиморасчетов:

1) материалы от поставщика поступают до отгрузки обмениваемого имущества;

2) обмениваемое имущество отгружается до получения материалов по договору мены.

В первом случае получение материалов от поставщика у стороны, являющейся покупателем, до передачи соответствующего имущества в обмен отражается по дебету забалансового сч.002 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение". После исполнения своих обязательств перед поставщиком, т.е. передачи обмениваемого имущества, полученные материалы списываются с кредита указанного забалансового счета в дебет сч.15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей". По дебету этого счета отражаются также все дополнительные затраты организации, связанные с указанными поставками. Оприходование материалов производится по дебету сч.10 "Материалы" в соответствии с изложенной методикой, как и при обычных поставках, т.е. в оценке по учетным ценам.

В соответствии с общими нормами гражданского законодательства при заключении договоров мены обмениваемые товары признаются равноценными. Однако в соответствии с действующим Гражданским кодексом РФ могут заключаться договоры мены по неравноценным товарам. При этом сторона, обязанная передать товар, цена которого ниже цены товара, предоставляемого в обмен, должна оплатить разницу в ценах непосредственно до или после исполнения обязанности передать. Договором мены по указанным операциям может быть предусмотрен иной порядок расчетов между контрагентами.

Последовательность отражения операций, связанных с исполнением договорных обязательств по договору мены по варианту расчетов, когда материалы поступают от контрагента до отгрузки ему обмениваемого имущества, представлена в табл.2. Эти операции, как и операции при обычных поставках, рекомендуем отражать на соответствующих субсчетах сч.15 "Заготовление и приобретение материалов".

Таблица 2 - Бухгалтерские записи по отражению меновых операций, связанных с поступлением материалов (до отгрузки обмениваемого имущества)

Во втором случае при поступлении материалов от контрагента до передачи ему собственного (обмениваемого) имущества факт его передачи покупателю отражается по дебету сч.45 "Товары отгруженные" с кредита сч.10 "Материалы", 41 "Товары" или любого другого счета по учету передаваемого имущества. Затем производится отражение всех операций по поступлению материалов, суммы НДС по этим поставкам, всех дополнительных затрат организаций в случае их возникновения, а также факта передачи права собственности на отгруженные товары по договору мены.

После отражения указанных операций оформляется, как и в первом случае, зачет взаимозадолженностей по договору мены. Последовательность отражения операций, связанных с исполнением договорных обязательств по указанному варианту расчетов при рекомендуемой методике, представлена далее (табл. 3).

Таблица 3 -Бухгалтерские записи по отражению операций, связанных с поступлением материалов по договору мены (после отгрузки обмениваемого имущества)

Таким образом, основным преимуществом рекомендуемой методики учета является наглядность бухгалтерских записей и повышение оперативности получения учетной информации о структуре заготовительной стоимости материалов, поступивших по договорам поставок, договорам мены, в качестве вклада в уставный капитал организации от учредителей и всех прочих поступлений из субсчетов. При анализе причин отклонений фактической себестоимости приобретенных материалов от стоимости, исчисленной по учетным ценам, отпадает необходимость в трудоемкой работе и привлечении данных непосредственно из множества регистров аналитического учета и из первичных документов.

Данная методика предусматривает в случае необходимости возможность накопительной записи по указанным субсчетам в течение года и автоматизированного их учета. В настоящее время подобные записи практикуются только по сч.90 "Продажи" и 91 "Прочие доходы и расходы". Закрытие субсчетов сч.15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" в конце отчетного года рекомендуется производить внутренними записями по указанному счету (табл. 4).

Таблица 4 - Рекомендуемый порядок закрытия субсчетов сч.15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей"

Выводы и предложения

Внедрение указанной методики учета поступления материалов позволит системно следить за изменениями структуры заготовительной стоимости в течение года, оперативно выявлять причины отклонений стоимости поступивших материалов и виновников, допустивших эти отклонения. Наличие значительных отклонений при этом должно восприниматься как экстраординарное событие, свидетельствующее или о необоснованности учетных цен, или о неудовлетворительной работе внутрихозяйственной службы снабжения.

Только при таком подходе можно говорить об эффективности учета формирования оборотного материального капитала предприятия. Учет по указанным субсчетам рекомендуется вести в основном по отдельным группам и видам материалов, поскольку удельный вес ТЗР в общей сумме затрат на заготовление и приобретение материалов в практике деятельности предприятий имеет, как правило, значительные различия между отдельными группами и видами материалов. В рамках данной методики учета возможно использование и методов оценки по партиям поступления грузов.

Предлагаемый вариант учета целесообразно использовать на анализируемом предприятии, т.к. имеет большую номенклатуру заготавливаемых материалов, разветвленную сеть службы снабжения и большое число поставщиков. Значительный эффект от внедрения этой методики возможен при использовании в качестве учетных цен нормативной стоимости материалов. Поэтому особое значение придается при этом разработке научно обоснованных нормативов заготовительной стоимости, которая является, по-нашему мнению, одной из актуальных проблем внутреннего управленческого учета на многих предприятиях.

БУХГАЛТЕРСКИЙ БАЛАНС