Классификация документов. Формы и реквизиты документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

1

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственного образовательного учреждения

Высшего профессионального образования

Кафедра финансов и бухгалтерского учета

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине: ТЕОРИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЁТА

на тему: «Классификация документов. Формы и реквизиты документов»

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение

1. Классификация документов

2. Формы и реквизиты документов

2.1 Формы документов

2.2 Реквизиты документов

3. Требования к оформлению документов

4. Оформление документов в практической деятельности

Заключение

Список используемой литературы

Приложение

ВВЕДЕНИЕ

документ бухгалтерский реквизит оформление

Ведение бухгалтерского учёта является одним из важнейших элементов работы любого предприятия во всём мире. Трудно представить, что даже какая-нибудь мелкая организация существует без бухгалтерии.

Актуальность темы курсовой работы состоит в том, что управление предприятием любой формы собственности неизбежно требует создания многих видов бухгалтерских документов.

С помощью документов осуществляется постоянное наблюдение за движением материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Подписывая документ, лицо, наделённое правомочием, контролирует таким путём законность и целесообразность операции. Это способствует режиму экономии, возлагает на каждого работника, подписавшего документ, персональную ответственность за совершаемые им действия. Таким путём осуществляется контроль за сохранностью имущества, действиями материально ответственных лиц, выявляющих факты недобросовестности или прямых злоупотреблений.

При налоговой проверке бухгалтерские документы имеют значение как письменное свидетельство о факте совершения хозяйственных операций или о праве на её совершение и служат основным средством проверки правильности и достоверности отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учёте.

Целью курсовой работы является изучение классификаций, форм и реквизитов бухгалтерских документов.

Для её достижения необходимо решить следующие задачи:

а) дать определение понятию «бухгалтерский документ»;

б) рассмотреть классификацию бухгалтерских документов;

в) рассмотреть формы и реквизиты бухгалтерских документов.

Объектом исследования являются признаки, по которым классифицируются документы, а также формы и реквизиты. Предметом исследования - первичная документация.

В структуру курсовой работы входят введение, главы, заключение, список используемой литературы и приложение. Первая глава «Классификация документов», в состав второй главы «Формы и реквизиты документов» входят два параграфа «Формы документов» и «Реквизиты документов». Третья глава «Требования к оформлению документов».

1. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Среди отличительных признаков бухгалтерского учёта наиболее существенным является его документальность только ему присуще сплошное и документальное оформление совершаемых хозяйственных операций.

Документ является основанием и подтверждением учётных записей. Все хозяйственные операции оформляются документами. Они служат первичными учётными документами. На их основании ведётся бухгалтерский учёт. Без документа нет бухгалтерской записи, а следовательно и правовых последствий.

Бухгалтерский документ (от латинского documentum - поучительный пример, свидетельство, доказательство) - это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности Бабаева Ю.А. Теория бухгалтерского учёта. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. - с. 142..

Классификация бухгалтерских документов это группировка документов по определённым признакам, с целью их изучения и правильного использования. По степени приоритетности не следует выделять тот или иной порядок в представленной классификации, так как каждый из этих признаков несёт свою содержательную нагрузку.

Итак, бухгалтерские документы классифицируют по следующим признакам:

По назначению:

Распорядительные документы дают право на совершение строго определённых распоряжением соответствующего должностного лица хозяйственных операций. Эти документы не подтверждают факта совершения операции и не являются основой для отражения в приказе. Например, чек, подписанный руководителем организации, позволяет кассиру получить определённую сумму в банке с её расчётного счёта.

Исполнительные документы подтверждают, что указанные действия в соответствующем документе выполнены лицом, представляющим такой документ. Эти документы служат основанием для отражения хозяйственной операции в учёте. Как пример можно рассматривать авансовый отчёт со всеми оправдательными документами, приложенными к нему, рассматривается как исполнительный при сдаче его подотчётным лицом бухгалтеру.

Документы бухгалтерского оформления самостоятельного назначения не имеют. Их роль в том, чтобы на основе распорядительных и исполнительных документов подготовить в дальнейшем соответствующие учётные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учётном процессе. Поэтому они составляются и используются только для нужд бухгалтерии. Эти документы конкретизируют или поясняют отражение в бухгалтерском учёте тех или иных фактов хозяйственной деятельности либо их последствия. Например, это различные справки-расчёты, составленные в бухгалтерии, служат основанием для отражения сумм, исчисленных в возмещении обязательств перед бюджетом, внебюджетными фондами и т.п.

Комбинированные документы содержат в себе распоряжение и одновременно оформляют уже совершённую операцию (приходные и расходные кассовые ордера, накладные и др.), т.е. сочетают в себе признаки вышерассмотренных документов. Такие документы весьма распространены в практике бухгалтерского учёта. Примером таких документов могут быть приходные и расходные кассовые ордера, накладные.

По способу отражения Любушин Н.П. Теория бухгалтерского учёта. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. - с. 137.:

Первичные документы представляют огромный массив в бухгалтерском учёте. Составляются в момент совершения операции и являются первым свидетельством хозяйственной операции. Они составляют основу первичного учёта. К таким документам относятся накладные, кассовые ордера, акты, платёжные поручения и др.

Сводные документы составляются на основании первичных документов и обобщают сведения, содержащиеся в них, что позволяет осуществлять контроль за сохранностью материальных ценностей и облегчает учётную работу. Например, это такие документы как кассовые, товарные отчёты и др.

Первичные и сводные учётные документы могут составляться на бумажных и на машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счёт копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ..

По способу использования:

Разовые документы фиксируют единовременно в документе одну или несколько хозяйственных операций. При соблюдении определённых требований, предъявляемых к документу, информация, содержащаяся в нём, служит основанием для составления бухгалтерской записи в учёте. К таким документам относятся приходные и расходные кассовые ордера, требования-накладные на отпуск и др.

Накопительные документы формируют информацию об однородных хозяйственных операциях за определённый отрезок времени. Это может быть день, декада, месяц. Преимущество такого типа документов заключается в сокращении первичных учётных документов и усилении контроля за движением имущества и обязательств.

Примером таких документов являются накопительные наряды по начислению заработной платы рабочим массовых профессий, выполняющим ежедневно одни и те же операции. Они, как правило, ведутся на бригаду и закрываются один-два раза в месяц.

Различие этих двух способов использования документов заключается в степени охвата хозяйственных операций.

По статусу в системе информационного обеспечения:

Простые документы - наиболее распространённые первичные учётные документы. На них распространяется общепринятый порядок документооборота и обычные требования к составлению и хранению. Первичный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после её окончания.

Документы строгой отчётности формируют особый перечень форм документов, утверждённых в установленном порядке в соответствии с требованиями постановления Правительства от 30.07.1993 г. №745. Этим постановлением предоставлено право определённым категориям организаций, а также предпринимателями использовать в расчётах с населением для учёта наличных денежных средств определённый перечень форм первичных документов строгой отчётности:

а) кассовые ведомости на получение денег за работы и услуги, выполняемые в присутствии заказчика;

б) путёвки, наряды-путёвки, туристические путёвки для оформления экскурсий сборной группы и т.п.

К таким документам предъявляются особые условия хранения. Они должны храниться в сейфах, металлических шкафах. В учёте их получения должно оформляться приходными ордерами с указанием наименований бланков, их номеров и количества.

Документы строгой отчётности при осуществлении расчётов с населением без применения контрольно-кассовых машин приравниваются к косовым чекам.

По месту составления:

Внутренние документы составляются и имеют юридическую силу только на самом предприятии. К ним относится подавляющая часть документов, имеющих обращение на предприятии. Например, это платёжная ведомость, инвентаризационная опись, приходные ордера, лимитно-заборная карта и т.д.

Внешние документы поступаю на предприятие с других предприятий. На входе в данное предприятие они должны быть зарегистрированы. Это счёт-фактура, товарно-транспортная накладная, платёжные поручения и т.д.

Требования, предъявляемые к внутренним и внешним документам, в основном одни и те же. Однако все внешние документы должны быть оформлены на бланках унифицированных форм. При их отсутствии допускается представление документов иной формы, но они должны содержать обязательные реквизиты.

По количеству учётных позиций:

Однопозиционные документы носят узкоспециализированный характер, ограничиваясь отражением операции движения одного наименования однородного объекта учёта. Например, операций по приходу и расходу товарно-материальных ценностей по одному номенклатурному номеру.

Если в документе представлены операции по отражению движения нескольких наименований, пусть даже в пределах одной группы (подгруппы), то такие документы называются многопозиционными (многострочными). Примером таких документов являются расчётно-платёжные ведомости, лимитно-заборные карты и др. В практической учётной работе в последнее время они находят всё более широкое применение. Их преимущество в уплотнении информации, поскольку справочные сведения по учитываемому объекту заносятся в такие документы один раз. Они более удобны в условиях внедрения автоматизированного учёта.

По способу заполнения различают документы заполняемые:

а) вручную;

б) на пишущей машинке;

в) полностью составляемые автоматизированным путём.

К документам, заполняемым вручную, относятся документы внутреннего пользования. К ним в первую очередь относятся различного рода разработочные таблицы: начисление амортизации по основным средствам, а также накопительные ведомости и пр.

Документы, заполняемые частично механизированным путём, представлены чаще всего в виде макетированных карт. При этом речь идёт не только о заполнении документов указанным путём, сколько машинном, скорее техническом, способе измерения хозяйственных операций. С этой целью применяются различного рода приборы и устройства: счётчики, автоматические весы, мерная тара, пишущие электрические и иные машины и т.п.

Более совершенный способ подготовки документов связан с применением персональных электронно-вычислительных маши (ПЭВМ). Информация храниться в базе данных и размещена «по полочкам». Доступ к ней осуществляется с помощью ранее рассмотренных приёмов, заложенных в системах управления базами данных. Некоторая часть информационного потока представлена как неструктурированная информация в электронном виде. Содержание её определяют файлы текстовых редакторов и электронных таблиц, сообщения, приходящие по электронной почте при наличии замкнутых локальных сетей и т.п. вся эта информация накапливается на жёстком магнитном диске у персонального пользователя.

В условиях типизации хозяйственных операций подобный способ значительно облегчает разработку соответствующих бухгалтерских программ и делает более творческой работу бухгалтера. Становится возможным обходиться без бумажной регистрации хозяйственных операций. Хозяйственные операции записываются на машинный носитель, т.е. первичный документ в традиционном виде не создаётся. Воспроизведение операции осуществляется на экране компьютера путём извлечения из базы данных в виде прямого набора на клавиатуре. Аналогичная ситуация возникает в автоматическом режиме регистрации операции с использованием различных считывающих приборов и устройств, соединённых с ПЭВМ.

Классификация бухгалтерских документов представлена в схеме (см. приложение).

2. ФОРМЫ И РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ

2.1 Формы документов

Форма документа определяется совокупностью показателей (реквизитов) и их расположением в документах Кондраков Н.П. Бухгалтерский учёт. - М.: ИНРА-М, 2008. - с. 52..

Согласно п. 1, п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учёте» от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основе которых ведётся бухгалтерский учёт. Первичные учётные документы принимаются к учёту, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации. В данное время в бухгалтерии используются альбомы от 30.10.97 г. №71а Кондраков Н.П. Бухгалтерский учёт. - М.: ИНФРА-М, 2008. - с. 53..

Унифицированные формы документов обязательны к применению всеми организациями, независимо от форм собственности, осуществляющими деятельность на всей территории Российской Федерации.

Перечень форм первичных учётных документов разрабатывается применительно к отдельным участкам бухгалтерского учёта. Например, по учёту основных средств разработана следующая учётная документация, включающая 14 наименований:

а) акт о приёме-передаче объекта основных средств (кроме зданий и сооружений) (ф. №ОС-1);

б) акт о приёме-передаче здания (сооружения) (ф. №ОС-1 а);

в) акт о приёме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий и сооружений) (ф. №ОС-1 б);

г) накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. №ОС-2);

д) акт о приёме-передаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (ф. №ОС-3);

е) акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. №ОС-4);

ж) акт о списании автотранспортных средств (ф. №ОС-4 а);

з) акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. №ОС-4 б);

и) инвентарная карточка учёта объекта основных средств (ф. №ОС-6);

й) инвентарная карточка группового учёта объектов основных средств (ф. №ОС-6 а);

к) инвентарная книга учёта объектов основных средств (Ф №ОС-6 б);

л) акт о приёме (поступлении) оборудования (ф. №ОС-14);

м) акт о приёме-передаче оборудования в монтаж (ф. №ОС-15);

н) акт о выявленных дефектах оборудования (ф. №ОС-16) Астахов В.П. Теория бухгалтерского учёта. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. - с. 151-152..

Когда по какому-либо факту хозяйственной деятельности не предусмотрены унифицированные формы первичной учётной документации, то организация имеет право сама разработать такой документ, который должен содержать обязательные реквизиты (о них подробно будет сказано в следующем параграфе). Эта процедура должна быть оформлена в соответствующем организационно-распорядительным документе, например, в приказе по учётной политике. В зависимости от места расположения тех или иных реквизитов в документах, форма последних может быть:

а) зональной;

б) анкетной;

в) табельной;

г) комбинированной.

Зональная форма документов наиболее распространённая. Документ при построении по данной форме разграфлен на отдельные зоны. Каждый реквизит размещается в отдельной зоне, которая является постоянной для данного типа документов, что облегчает работу с ними непосредственного исполнителя.

Анкетная форма предусматривает размещение названия реквизитов в левой стороне документа, а заполнение их - один под другим, т.е. сверху вниз.

Документ в табельной форме есть продолжение зональной формы. В нём реквизиты расположены по вертикали и горизонтали с выделением для каждой группы несколько строк, образующих самостоятельную таблицу (матрицу).

Документ, представленный в комбинированной форме, сочетает в себе признаки построения ранее рассмотренных форм - зональной и анкетной, анкетной и табельной.

2.2 Реквизиты документов

Реквизит (от латинского requisitum - нужное, требуемое) - совокупность обязательных данных, без которых документ не может быть основанием для учёта и не имеет юридической силы. Это обязательные данные, установленные законом или положениями для деловых документов. Отсутствие хотя бы одного из реквизитов лишает его держателя возможности использовать документ по назначению. Именно с помощью реквизитов документам придаётся стандартное оформление.

Реквизиты подразделяются на призрачные и содержательные.

Призрачные реквизиты отображают объекты учёта (наименование основных средств и пр.).

Содержательные реквизиты раскрывают характеристику объекта учёта (сорт, типоразмер и пр.).

Для удобства чтения документа реквизиты размещаются в нём компактно, в одном месте. Нередко они обводятся жирными линиями.

Для того чтобы документы, форма которых не представлена в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, могли использоваться в хозяйственной и управленческой деятельности, а также в бухгалтерском учёте, законодательством установлены определённые условия.

В частности, это наличие следующих обязательных реквизитов:

а) наименование документа;

б) дата составления;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;

ж) личные подписи указанных лиц Захарьин В.Р. Теория бухгалтерского учёта. - М.: ИНФРА-М, 2002. - с. 65-66..

Признание реквизита «личные подписи указанных лиц» в расширенном толковании, а именно с расшифровкой подписи должностных лиц, включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники, повышают юридическую доказательность конкретных фактов хозяйственной жизни, зафиксированных в соответствующем документе.

Если организация нарушает эти требования, т.е. в документе отсутствуют обязательные реквизиты, то его руководство могут привлечь к административной ответственности, а информация, содержащаяся в таких документах, признаётся недостоверной.

Указание в документе необходимых реквизитов принято называть составлением документа. Все реквизиты, относящиеся к обязательным по перечню, утверждённым Госкомстатом России, не подлежит исключению или изменению.

3. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Так как первичные учётные документы являются основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета, то к их оформлению предъявляются особые требования www.dogovor4you.ru/codes/clause/44099.

Своевременность оформления документов. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, непосредственно по окончании операции. При продаже товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в конце рабочего дня на основании кассовых чеков. Несоблюдение этого требования может привести к запущенности в бухгалтерском учете. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете осуществляются в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Лица, составившие и подписавшие первичные документы, обеспечивают своевременное и качественное оформление, а затем передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.

Точность, ясность и полнота содержания операции, оформляемой документом. В каждом документе текст, характеризующий операцию, должен быть конкретным, с тем чтобы после заполнения не возникали неясности. Все показатели по форме документа должны быть заполнены, а свободные графы и строки прочеркнуты.

Чёткое заполнение документа. Бланк документа следует заполнять аккуратно, текст и цифры должны быть написаны чётко и разборчиво. В документах не допускаются неоговоренные исправления. Если в тексте или цифрах допущена ошибка, её следует зачеркнуть (так, чтобы можно было прочесть зачёркнутое) и написать сверху правильный текст или сумму повторяют на полях документа и заверяют подписью лица, оформляющего документ (см. рис. 1).

Рис. 1. - Образец исправления ошибок

В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. Документы, составленные с нарушением установленных требований, не имеют юридической силы; они не могут служить доказательством совершения операций или правильности записей в бухгалтерском учете. Документы с дефектами возвращают лицам, ответственным за их составление; документы, содержащие подчистки, не возвращают, а лиц, виновных в их совершении, привлекают к ответственности.

4. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ПРАКТИЧЕСКОЙ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Заполнить по произвольным данным первичные бухгалтерские документы:

а) приходный кассовый ордер;

б) расходный кассовый ордер;

в) авансовый отчёт;

г) накладную по приходу материалов (3-4 наименования);

д) счёт-фактуру;

е) платёжное поручение.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Цель курсовой работы достигнута путём реализации поставленных задач. В результате работы над темой «Классификация документов. Форма и реквизиты документов» я пришла к следующим выводам.

Все бухгалтерские документы подвергаются группировке по следующим признакам:

а) по назначению;

б) по способу отражения информации;

в) по способу использования;

г) по статусу в системе информационного обеспечения;

д) по месту составления;

е) по количеству учётных позиций;

ж) по способу заполнения.

Существуют два типа форм документов: унифицированные и неунифицированные формы. Последние, в свою очередь, делятся на документы зональной, анкетной, табельной и комбинированной форм.

В независимости от вида формы документов, в нём должны присутствовать обязательные реквизиты (совокупность обязательных данных, без которых документ не может быть основанием для учёта и не имеет юридической силы):

а) наименование документа;

б) дата составления;

в) наименование организации, от имени которой он составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

ж) личные подписи указанных лиц.

К оформлению первичных учётных документов предъявляются некоторые требования. Они должны быть оформлены своевременно, точно, ясно, чётко и аккуратно.

Все эти моменты отмечены в нормативном документе, регулирующим и регламентирующим бухгалтерский учёт, а именно это принятый Государственной Думой 21 ноября 1996 году Федеральный закон №129-ФЗ «О бухгалтерском учёте».

В своей курсовой работе я пользовалась Федеральным законом №129-ФЗ, а также учебниками и пособиями по бухгалтерскому учёту отечественных авторов. Основным для меня явился учебник В.П. Астахова «Теория бухгалтерского учёта».

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ.

2. Астахов В.П. Теория бухгалтерского учёта. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. - 634 с.

3. Бабаева Ю.А., Бородин В.А., Амаглобели Н.Д. Теория бухгалтерского учёта. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. - 304 с.

4. Захарьин В.Р. Теория бухгалтерского учёта. - М.: ИНФРА-М, 2003. - 272 с.

5. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учёт. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 720 с.

6. Любушин Н.П., Жиров В.В., Бородина Н.В. Теория бухгалтерского учёта. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. - 312 с.

7. www.dogovor4you.ru/codes/clause/44099

Приложение

Схема классификации бухгалтерских документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

1

Размещено на Allbest.ru