Проблеми формування фонду електронних документів

Размещено на http://www.allbest.ru/

Вступ

електронний документ бібліотека

Актуальність теми полягає у створенні в інформаційних установах ФЕД як важливого інформаційного ресурсу, який забезпечує доступ до інформації як в локальному, так і в дистанційному режимах.

В умовах переходу до інформаційного суспільства і зростання ролі електронних комунікацій перед бібліотеками постає проблема формування фондів електронних документів і забезпечення їх багатоаспектного використання. Вихід цієї проблеми на перший план зумовлений зростанням обсягу знань, що мають фіксуватися в документній формі, з одного боку, і неможливістю видання творів друку значними тиражами (а в ряді випадків і забезпечення появи публікацій взагалі), з іншого. Її вирішення особливо актуальне для України, де при наявності значного інтелектуального потенціалу (знань науковців і фахівців, які мають акумулюватися і поширюватися в часі і просторі) науково-видавнича діяльність у зв'язку з економічними негараздами не підтримується на належному рівні.

Результати аналізу запитів та вивчення потреб користувачів у бібліотеках підтверджують: все більше затребуваною стає фактографічна і повнотекстова, а не бібліографічна інформація. Крім того, нині, в наш нелегкий час, вкрай важливо не лише забезпечити доступ до інформації, але й зберегти (чи відновити) особливо цінні, рідкісні документи, інтегрувати їх в нове інформаційне середовище без жодних втрат. Тому сьогодні особливо актуальною стає проблема переведення текстів документів, зокрема і в повному обсязі, в інформаційно-машинну форму.

Формування фонду електронних документів відбувається відповідно до законодавства України.

Сьогодні у країні вже сформовано достатнє інформаційно-правове поле, яке представлено законами України "Про наукову і науково-технічну діяльність" [1], "Про інформацію" [2], "Про науково-технічну інформацію" [3], "Про захист інформації в автоматизованих системах" [5], "Про телекомунікації" [10] та ін. У 1993 році Україна стала членом Міжнародного центру наукової та технічної інформації, а у 1995 році в нашій державі було створено Національне агентство з питань інформатизації.

Кроком уперед щодо розвитку інформаційного суспільства став Закон України "Про Національну програму інформатизації" [6], затверджений 4 лютого 1998 року, який визначає стратегію розв'язання проблеми забезпечення інформаційних потреб та інформаційної підтримки соціально-економічної, екологічної, науково-технічної, оборонної, національно-культурної та іншої діяльності у сферах загальнодержавного значення.

З квітня 2003 року Постановою Верховної Ради України було затверджено Концепцію національної інформаційної політики, метою якої є створення правових, економічних і організаційних умов для формування в Україні розвинутого інформаційного суспільства. У 2003 році було прийнято закони України "Про електронний цифровий підпис" [9] і "Про електронні документи та електронний документообіг" [8], які мають фундаментальне значення для забезпечення суттєвого зростання електронного обміну інформацією.

Важливим програмним документом є Концепція формування системи національних електронних інформаційних ресурсів (затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 5 травня 2003 p.), спрямована на визначення стратегії формування системи, основних засад і напрямів створення, використання та захисту національних ресурсів [13].

Конкретні завдання щодо інформатизації українського суспільства визначені в Законі України "Про Основні засади розвитку інформаційного суспільства в Україні на 2007-2015 роки" [12].

Розробленість теми.

Аналіз літературних джерел дозволив виділити коло питань, пов'язаних з формуванням ФЕД.

Питанням організації та модифікації електронних інформаційних ресурсів як складників ФЕД надавалась увага у роботах таких фахівців як І. Давидова [27, 28], О. Ткаченко [55].

Аналізу та обґрунтуванню сутності понять «електронний документ», «електронний ресурс» та «електронний фонд» приділив увагу Ю. Столяров [51].

Формування повнотекстового електронного ресурсу розкрито в праці І.П. Степаненко [74].

Поняття „електронний документний фонд”, напрямки та завдання формування і розвитку ФЕД в бібліотеках всебічно висвітлено в працях В. Армс [15], О Баркової [17-23], Н. Литвинової [36], І. Павлуші [38-41], О. Сокур [46], Н. І. Хахалевої [56].

Проблеми формування ФЕД розкрито в монографіях Л.Й. Костенко [33], О. Баркової [23].

Формуванню бази електронних інформаційних ресурсів приділено уваги в працях М. Потапенко [42], Н. Самохіної [43, 44].

В своїй праці Г. Нежурбіца [37] підкреслює пріоритетність та умови розвитку ЕІР, нормативно-правове забезпечення їх функціонування.

Правові аспекти формування ФЕД розкрито в праці К.О. Афанасьєва [16].

Про значення документа у формуванні ФЕД, про зв'язок понять «електронний ресурс», «електронний фонд», «електронна бібліотека» висвітлено в працях Ю.Н. Столярова [76-79], який поділяє бібліотечний фонд на два підфонда: електронний та традиційний.

Окремі процеси формування фонду ЕД розглядалася в публікаціях І. Антоненко [14], Т. Гранчак [26], С. Дубай [30].

Значна кількість публікацій у професійних виданнях присвячена питанням формування ФЕД в контексті організації та технології створення даного фонду, зокрема, у працях І. Павлуші [54-57]. Проте окремі технологічні процеси формування фонду ЕД висвітлені поверхнево. Зокрема, його моделювання, облік, опрацювання, зберігання. Відсутні також узагальнені праці щодо роботи бібліотеки з ФЕД.

Об”єкт дослідження: ФЕД.

Предмет дослідження - формування фонду електронних документів.

Метою дослідження є аналіз і узагальнення теоретичних та практичних аспектів формування ФЕД.

Задачі дослідження обумовлені його метою і потребують визначення й аналізу таких аспектів:

визначення понять «електронний документ» та «електронний документний фонд»;

аналіз технологічного циклу формування ФЕД;

визначення пріоритетних напрямків та завдань формування і розвитку електронних документних фондів в Україні;

вивчення особливостей формування ФЕД у Рівненській ДОБ;

виявлення проблем формування ФЕД у РДОБ та шляхів їх вирішення;

узагальнення теоретичних та практичних знань щодо формування електронного фонду.

Рішення поставлених задач потребувало таких методів:наукового аналізу, синтезу, абстрагування, моделювання, системного підходу, узагальнення.

Наукова і практична цінність даної роботи. Була зроблена спроба дослідити і узагальнити теоретичні та практичні аспекти формування ФЕД, які висвітлюються на сторінках різних джерел і системно викласти їх у дипломній роботі з метою розширення уявлення про формування ФЕД в інформаційних установах. У дипломній роботі визначені шляхи вирішення наявних проблем у формуванні ФЕД.

Структура роботи. Дипломна робота складається з вступу, основної частини, висновків, списку використаної літератури, додатків.

У вступі обґрунтовано актуальність теми дипломної роботи, визначено стан її розробки в літературі, об`єкт, предмет, мета та задачі дослідження.

Основна частина дипломної роботи складається з двох розділів.

У першому розділі розкрито сутність ФЕД як інформаційного ресурсу та особливості технологічного циклу формування ФЕД. Розкрито поняття «інформаційний ресурс», «інформаційна (комп'ютерна) технологія», «інформаційний продукт», «інформаційні системи», «документний фонд», «електронний фонд», «технологічний цикл формування ФЕД».

У другому розділі проаналізовано основні підходи до формування ФЕД у Рівненській ДОБ, визначені проблеми формування ФЕД та шляхи їх вирішення.

У висновках підведені підсумки результатів дослідження з теми.

Список використаної літератури включає 59 назв публікацій за профілем теми дослідження. У дипломній роботі вміщено 15 додатків, які включають матеріали і статистичні дані РДОБ і є доповненням до основного змісту роботи.

Розділ 1. Формування ФЕД як нова інформаційна технологія

1.1 ФЕД як інформаційний ресурс

Безперервне збільшення потоку електронної інформації, кількості електронних документів (ЕД) і виникнення електронних бібліотек - характерні ознаки сучасного стану розвитку бібліотечно-інформаційної сфери суспільної діяльності. Необхідність задоволення нових інформаційних потреб (ІП) сучасних користувачів за рахунок використання переваг, які надає застосування ЕД та нового електронного інформаційно-комунікаційного середовища, ставлять перед книгозбірнями завдання комплектування ФЕД та забезпечення техніко-технологічних умов введення їх в суспільний обіг [Баркова О. Інформаційна технологія формування фонду електронних документів21, 210].

Специфічні властивості електронного середовища, яке будується на комп'ютерному обладнанні, програмному забезпеченні та інформаційних мережах і в якому ЕД існують, зберігаються та використовуються, вимагають вирішення завдань формування в бібліотеках нового виду фондів - ФЕД, принциповою відмінністю яких від традиційних БФ є комп'ютерно-програмна техніко-технологічна база.

ФЕД - організована множина електронних документів об'єднаних за певною формальною ознакою (тематичною, хронологічною, класовою тощо).

На відміну від фонду паперових документів ФЕД має ряд позитивних особливостей, а саме:

* Оперативність. Пошук необхідного документа, його копіювання, роздрук займає мінімальну кількість часу.

* Довговічність і надійність. Оцифровані документи з часом не руйнуються, не погіршується їх якість. При правильній організації зберігання їх не можна «зіпсувати».

* Можливість одночасної роботи відразу декількох користувачів. При цьому вони не створять ніяких перешкод один одному.

* Віддалений доступ до документів. Користуватися ресурсами можна, знаходячись на відстані від безпосереднього місцерозташування, що виключено при роботі з традиційним БФ [Дубай С. Рецепты создания электронных ресурсов // Библиотека. - 2007. - №5. - С.58-6130, 58].

ФЕД є важливим інформаційним ресурсом (ІР), реалізований в електронній формі. Саме поняття ІР розглядається як організована сукупність інформації, інформаційних продуктів (ІП) і інформаційних технологій (ІТ), призначених для забезпечення визначених економічних, екологічних, фінансових, інформаційних та інших потреб людини, суспільства і держави [Система інформатизації законотворчої та правоохоронної діяльності. Монографія / Кер. Авт. Кол. Швець М.Я.; За ред.. Дурдинця В.В. та ін.- К.: Навч. Книга, 2005.-63945, 434].

Згідно ст. 1 Закону України «Про Національну програму інформатизації» ІР -- це сукупність документів в інформаційних системах (ІС) (бібліотеках, архівах, банках даних і ін.) [Система інформатизації законотворчої та правоохоронної діяльності. Монографія / Кер. Авт. Кол. Швець М.Я.; За ред.. Дурдинця В.В. та ін.- К.: Навч. Книга, 2005.-63945, 434].

ІР - це особливий вид ресурсу, що ґрунтується на ідеях і знаннях, накопичених в результаті науково-виробничої діяльності людей у визначеній предметній області, і представлений у зручному вигляді для накопичення й використання (документи й масиви документів у бібліотеках, архівах, фондах, банках даних, депозитаріях, музейних сховищах і ін.). На відміну від інших видів ресурсів (енергетичних, матеріальних, трудових, фінансових) названий ресурс невичерпний, як невичерпні людські знання [Баркова О.В. Електронні ресурси: аспекти типології// Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність.- Київ, 25--26 травня 2004 р. -- К, 2004.--С. 147--14918, 149].

ІР є унікальним продуктом інформатизації - процесу інтенсивного (індустріального) нарощування і проникнення знань у повсякденну життєдіяльність людини, суспільства та держави. Фактично ІР - це знання, перетворені за допомогою інформаційних і телекомунікаційних технологій. Перетворення знань здійснюється шляхом їх ідентифікації, класифікації, кодування, передачі по каналах зв'язку чи телекомунікацій, їх прийому, декодування і занесення на носій інформації за допомогою апаратних (комп'ютерних) і програмних засобів [Павлуша І. Електронні бібліотеки: новий рівень одержання, розповсюдження та використання інформації40, 168].

На сучасному етапі побудови інформаційного суспільства серед тенденцій розвитку бібліотечної галузі виокремлюються ті, які пов'язані із активним використанням електронного середовища та формуванням систем електронних інформаційних ресурсів (ЕІР). Характерною ознакою сьогодення є збільшення виробництва інформації в електронному вигляді. Цьому сприяє розвиток інформаційних технологій (ІТ), що базуються на засобах комп'ютерної техніки та телекомунікаційного зв'язку [Антоненко І., Баркова О. Електронні ресурси як об'єкт каталогізації14, 11].

Інформаційна (комп'ютерна) технологія (ІТ) - це сукупність методів, виробничих процесів і програмно-технічних засобів, об'єднаних у технологічний ланцюжок, що забезпечує збір, обробку, збереження, поширення й відображення інформації з метою зниження трудомісткості процесів одержання й використання ІР, а також підвищення їхньої надійності й оперативності [Баркова О.В. Електронні ресурси: аспекти типології // Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність.- Київ, 25--26 травня 2004 р. -- К, 2004.--С. 147--149.14, 149].

ФЕД належить до електронних інформаційних ресурсів (ЕІР). ЕІР можна визначити як увесь обсяг інформації, що є в ІС.

ЕІР складають документи, представлені у вигляді комп'ютерних файлів. Це можуть бути різного роду БД, у тому числі й бібліотечні каталоги; зібрання текстів класичних літературних творів, популярних пісень і електронні версії газет і журналів; довідники з усіх країн світу або таблиці хімічних елементів тощо. Інформаційний потенціал цього віртуального комп'ютерного всесвіту величезний. Уже зараз він дуже складно піддається визначенню і продовжує розширюватися надзвичайно швидко. По суті, Інтернет являє собою могутню альтернативну інфраструктуру розповсюдження інформації, яку ігнорувати сьогодні вже неможливо [Павлуша І. Електронні бібліотеки: новий рівень одержання, розповсюдження та використання інформації40, 173].

Відомим фондознавцем Ю.Столяровим зроблена спроба визначити поняття інформаційний ресурс, електронний ресурс, електронна бібліотека, електронний документний фонд, у їх зв'язку обґрунтовано ділення документів на нонелектронні і електронні, серед останніх виділені офлайнові і онлайнові [Столяров Ю.Н. Понятие электронный фонд: дискуссионные вопросы // НТБ. - 2006. - №8. - С.80-8978, 80]. У результаті розгляду цих питань зроблений висновок, що так звані старі уявлення про бібліотеку повністю зберігають силу і в нинішню еру, в епоху інформатизації суспільства. З появою ЕД вони лише істотно розширюють свої можливості, повністю зберігаючи свою сутність [Столяров Ю.Н. Понятие электронный фонд: дискуссионные вопросы // НТБ. - 2006. - №8. - С.80-8951, 80]. Електронна бібліотека, за визначенням Ю. Столярова,- це по суті, як і Ліберея Івана Грозного, впорядкована (керована) колекція документів [Столяров Ю.Н. Библиотека - двухконтурная система / Ю.Н. Столяров // Научн. и техн. б-ки.- 2002.- №11.- С. 5-11.48,10].

Н. Літвінова у своїх рецензіях на публікацію Ю.Столярова - продемонструвала багатші можливості ЕР в порівнянні з поняттям документ [Столяров Ю.Н. Понятие электронный фонд: дискуссионные вопросы // НТБ. - 2006. - №8. - С.80-8951, 80]. Вони бачаться рецензентові в тому, що ЕР - узагальнюючий термін ФЕД, що продовжує розвиватися. Його можна застосовувати по відношенню як до окремих документів, так і до їх колекцій (тобто фондів). Крім документа і колекції документів, ЕР вбирає в себе комп'ютерні програми. Компонентом ЕР вважаються «так звані сервіси, тобто продукти, в яких програмне забезпечення працює на базі деякого набору початкових документів». Завдяки включенню сервісів з'являється можливість «на льоту» створювати безліч нових документів, що є невід'ємною складовою ЕР [Столяров Ю.Н. Поняття електронний фонд: дискусійні питання // НТБ. - 2006. - №8. - С.80-8951, 89].

Згідно з ГОСТ 7.82-2001 електронні ресурси -- це інформаційні ресурси, які керуються комп'ютером, у тому числі ті, які потребують використання периферійного пристрою, підключеного до комп'ютера. Електронними ресурсами є електронні дані (інформація у вигляді чисел, букв, символів, зображень, включаючи графічну інформацію, відеоінформацію тощо, або їх комбінації), електронні програми або об'єднання цих видів в одному ресурсі [Антоненко О. Електронні ресурси як об'єкти каталогізації 14, 15].

За статусом ЕР можна поділити на:

оригінали;

електронні версії традиційних видань;

електронні аналоги традиційних видань;

електронні відтворення, зокрема копії друкованих документів, трьохвимірних об'єктів тощо [Антоненко І. Електронні ресурси як об'єкт каталогізації: історія питання, термінологія, форматне забезпечення / І.Антоненко, О.Баркова // Бібл. вісн. -- 2004. -- N 2. -- С. 11-22.14, 18].

Електронними ресурсами можна вважати документи, що відповідають наступним вимогам:

матеріальний носій інформації повинен забезпечувати її довгострокове збереження (CD-ROM, DVD диски та ін.);

електронна інформація має бути зафіксована на носії у вигляді, що передбачає її подальше ефективне використання;

ЕД, як і традиційний, повинен мати вихідні дані для його реєстрації в книзі сумарного обліку документів і відображення в ДПА бібліотеки [Павлуша І. Електронні бібліотеки40, 17].

ФЕД має ті самі ознаки, які притаманні БФ : наявність документів, певну множину зосереджених у фонді документів (обсяг фонду), профіль фонду, упорядкованість масиву документів, готовність до використання, бути призначеним для користувачів бібліотеки та використовуватися ними [Баркова О.В. Інформаційна технологія формування фонду електронних документів // Наук. пр. НБУВ. -- К.: НБУВ, 2002. -- Вип. 8. -- С. 209-22021, 210].

За визначенням Ю.Н. Столярова, бібліотечний фонд - це систематизована сукупність документів, яка відповідає завданням, типу, профілю бібліотеки, також ІП її абонентів та призначена для використання та збереження документів. За якісними характеристиками БФ - цілісна, відкрита, стохастична, керована, надійна система [Столяров Ю.Н. Библиотечный фонд. - М.: «Книжная палата», 1991.-271с.49, 12].

Існує декілька способів оцифровки БФ:

оцифровка власними силами -- сканування і фотографування оригіналів документів;

отримання копій ЕД безпосередньо від видавництв або самих авторів;

копіювання ЕД, що знаходяться у вільному доступі в Інтернеті [Дубай С. Рецепты создания электронных ресурсов // Библиотека. - 2007. - №5. - С.58-61.30, 59].

Переклад паперових аналогів документів у цифрову форму дозволяє вирішувати і внутрішні бібліотечні завдання:

розміщення ДФ (економія площ фондосховищ);

надання доступу до найактивніше використовуваних видань (стане неможливою ситуація, при якій книга не може бути видана унаслідок того, що «зайнята»);

забезпечення збереження (завдяки наявності цифрової копії, само друкарське видання рідше видається на руки, що забезпечує його фізичне збереження);

істотне підвищення оперативності і ефективності інформаційно-бібліографічного обслуговування;

зниження навантаження на читальні зали і абонементи, а отже, зростання якості обслуговування (можна виділити значно більше часу для консультацій користувачів);

можливість копіювання і роздруку сторінок без збитку для оригіналу, що особливо важливо для фонду рідкісних видань.

ФЕД є різновидом документних фондів (ДФ). ДФ - це зібрання документів, які в силу суспільного значення охоплюють документи всіх галузей діяльності суспільства, знаходяться і використовуються в бібліотеці, архіві, музеї, інформаційному центрі [Кушнаренко Н.Н. Документоведение. - К. : “Знання“, 2000. - 460 с, 35, 138].

Основним фондоутворюючим елементом БФ є документ. Термін „документ” визначає носій інформації, що є предметом каталогізації. Це може бути книга, аудіо касета, платівка, відеострічка, комп'ютерний файл.

Документом вважається будь-яка нооінформація (інформація, створена людським розумом, на відміну від інформації, зафіксованої в явищах неживої природи, або біології), зафіксована на спеціальному речовому носієві в цілях її використання, передачі і зберігання. Форма і спосіб фіксації тут допускаються будь-які, тобто на папері, плівці, у вигляді кодексу, стрічки, диска і тому подібне [Столяров Ю.Н. Библиотечный фонд: Учебник. - М.: Изд-во: «Книжная палата», 1991. - 271с.49, 20].

Одиницею збереження ФЕД є електронний документ: електронне видання, Інтернет-публікація, електронний аналог або електронна копія друкованого видання або публікації. ЕД надається у вигляді одного або декількох файлів у відповідних вмісту документа форматах (текстових, графічних, векторних, мультимедійних) [Баркова О. Інформаційна технологія формування фонду електронних документів 21, 210].

Електронні документи (ЕД) - це інформаційні матеріали, візуальною формою представлення яких є відображення інформації, що вони містять, електронними (програмно-апаратними) засобами відображення або переведення її до друкованої форми за допомогою комп'ютерного обладнання. Для цих цілей використовуються такі програмні засоби, як текстові та графічні редактори, браузери Інтернету, спеціалізовані програми та пристрої для перегляду та друкування [Баркова О. Організація фонду онлайнових документів / О.Баркова // Бібл. вісн. -- 2003. -- N 4. -- С. 8-1723, 8].

ГОСТ 7.83-2001 [14] визначає наступні види електронних видань:

за цільовим призначенням -- офіційне, наукове, науково-популярне, виробничо-практичне (зокрема нормативне), навчальне, масово-політичне, довідкове, видання для дозвілля, рекламне, художнє;

за періодичністю -- неперіодичне (виходить одноразово), серіальне (виходить за невстановленою тривалістю), періодичне (виходить через певні інтервали часу), видання, що продовжується (у міру накопичення матеріалу); також електронне видання, що оновлюється (кожний наступний випуск містить актуальну інформацію попереднього випуску, але повністю замінює вміст);

за структурою -- однотомне, багатотомне, електронна серія (вміщує сукупність однотипних томів) [Антоненко О. Електронні ресурси як об'єкт каталогізації14, 19].

За типами реалізації документи представляють:

гіпертекстові (передбачають наявність системи посилань);

текстові;

у форматі MS Word;

у форматі PDF;

інтегровані у форматі ЕК [Степаненко І.П. До питання формування повнотекстового електронного ресурсу [Електронний ресурс].- Режим доступу: http://www.library.kr.ua/conference/stepanenko.html 47].

За технологією розповсюдження міждержавний стандарт «Электронные издания: Основные виды и выходные сведения» визначає три види ЕД:

локальні - призначені для локального використання, існують у вигляді певної кількості ідентичних екземплярів (тиражу) на окремих фізичних носіях. Видаються, розповсюджуються та надходять до користувачів такі компакт-диски у формі додатку до друкованого видання або як самостійний носій;

мережеві - надають лише доступ до інформації потенційно необмеженій кількості користувачів інтернет-середовища;

ЕР комбінованого розповсюдження, які можуть використовуватися як локально, так і через мережі (компакт-диск / мережа). Комбіновані видання можуть мати інтерактивну навігацію по документах за допомогою механізму гіпертекстових зв'язків від видання на оптичному носієві до інформації в мережі. Система гіперпосилань до динамічних мережевих ресурсів дозволяє вчасно актуалізувати потрібну частину. Інформація, яка зафіксована на окремих фізичних носіях, потребує додаткового програмного та технічного забезпечення процесу зчитування [Сокур О.Формування фонду наукових журналів на електронних носіях інформації: проблеми та перспективи // Бібл. вісник. - 2006. - №2. - С.8-1446, 8].

ЕД фіксуються на відносно нових фізичних носіях. Основними засобами збереження та розповсюдження інформації у цифровій формі сьогодні є: по-перше, найпопулярніші у останні роки компакт-диски -- цифрові аудіодиски (CD-A), диски для зчитування (CD-ROM), запису (CD-R), перезапису (CD-RW та магнітооптичні), багатофункціональні цифрові диски (DVD) тощо; по-друге, засоби віддаленого доступу, такі як комп'ютерні мережі з відповідним програмно-технічним обладнанням для збереження електронної інформації та засобами візуального відображення (браузери, редактори, спеціалізовані програми для перегляду та друкування) у міжнародних стандартах, наприклад UNIMARC, визначаються як інтерактивні системи або системи оперативного доступу [Баркова О. Електронні ресурси як об'єкт каталогізації:історія питання, термінологія, форматне забезпечення 19, 77].

Оригіналом ЕД вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора.

У разі надсилання ЕД кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом ЕД.

Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами ЕД та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Оригінал ЕД повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством. У визначених законодавством випадках він може бути пред'явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії.

Електронна копія ЕД засвідчується у порядку, встановленому законом.

Копією документа на папері для ЕД є візуальне подання ЕД на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством [Про електронні документи та електронний документообіг : Закон України від 22 травня 2003 року № 851-IV // Відомості Верх. Ради Укр.- 2003. - №36. -Ст.278, 7].

ФЕД є найважливішим системоутворюючим елементом електронної бібліотеки (ЕБ), що є новою системою організації, розвитку та використання ЕІР [Баркова О. Інформаційна технологія 21, 212].

ЕБ - це впорядкована (керована) колекція документів [Столяров Ю. Библиотека - двухконтурная система // Наукові і технічні бібліотеки 2002 №1148, 8].

Електронна бібліотека (ЕБ) та її підсистема ФЕД являють собою інформаційну службу, в якій всі ІР містяться в електронній формі, а всі функції комплектування, зберігання, забезпечення збереження, видачі і доступу реалізуються за рахунок використання цифрових технологій [Павлуша І. Електронні бібліотеки: новий рівень одержання, розповсюдження та використання інформ39, 173].

Формування ЕБ - один з перспективних напрямків організації ІР. Вони створюються як розподілені ІС, які дозволяють надійно накопичувати, зберігати і ефективно використовувати ІР, що надаються в цифрових форматах та доступні через глобальні мережі передачі даних в зручному для користувача вигляді. В монографії В. Армса надається таке "інформаційне" визначення: "ЕБ - це керована колекція інформації у сукупності з відповідними сервісами, причому інформація зберігається у цифрових форматах і доступна по мережі. [Армс В. Электронные библиотеки /Перев. с англ.- ПИК ВИНИТИ,2001. - 274 15, 125]. Отже, створення ЕБ пов'язано з формуванням цифрових колекцій, розподілених ресурсів і організацією широкого спектру онлайнових інформаційних сервісів.

Оскільки ЕБ реалізуються зазвичай у мережевому режимі, в аспекті формування їх інформаційних складових маємо справу з ЕР віддаленого доступу (або мережевими ресурсами), які складають ФЕД і пошуковий апарат, включаючи бібліографічні, реферативні та інші БД і лінгвістичне забезпечення [Баркова О. Електронна бібліотека як перспективний засіб організації доставки документів та обслуговування по МБА / О.Баркова // Бібл. вісник . -2002. -N 1. - С. 47 - 5417, 76].

ЕБ формуються на інформаційній та технологічній базі різних інформаційних установ: бібліотек, науково-дослідних інститутів, навчальних закладів, архівів, музеїв, великих видавництв, державних інформаційних органів тощо. Таким чином, об'єктом ЕБ може бути будь-яка інформація (документи, об'єкти матеріального світу, явища, дані), що зафіксована або відтворена у цифровій формі. Це обумовлює різноманіття ЕР та багатоаспектність їх типології. Так, за специфікою інформаційного вмісту ЕР можна поділити на дві основні групи:

текстові, які охоплюють усі види текстових документів (тексти природною мовою, листінги програм, статистичні дані, економічні розрахунки, технічна документація тощо);

нетекстові, якими є цифрові образи речей та творів історико-культурної спадщини, зображувальні та картографічні матеріали, музичні твори, креслення, програмні продукти, звуко- та відеоматеріали тощо.

ЕБ можуть містити різні види інформаційних матеріалів: текст, графіка, звукозаписи, креслення, комп'ютерні програми, БД, ігри тощо. При цьому вказані матеріали можуть бути як копіями вже опублікованих у традиційній формі документів і даних, так і оригінальними об'єктами, які не мають матеріального еквіваленту [Павлуша І. Електронні бібліотеки: новий рівень одержання 39, 174].

ЕБ мають чимало переваг над традиційними, попри такі істотні обмеження, як необхідність значного фінансування і сучасного технічного оснащення. Найсуттєвішими з переваг є:

надання користувачам якісно нових можливостей роботи з великою кількістю документів;

забезпечення доступу до інформації, що існує виключно в електронній формі;

одержання інформації незалежно від часу і місця її знаходження;

суттєве підвищення оперативності надання документів користувачам;

можливість доступу до різнорідних ЕР з однієї точки завдяки єдиному інтерфейсу;

запобігання погіршенню фізичного стану оригіналів документів, оскільки вони виводяться з обігу і стають страховими масивами,

полегшення і прискорення обслуговування користувачів, що мають фізичні вади;

розширення доступу до рідкісних й особливо цінних документів, у тому числі архівних. Найчастіше електронна форма являє собою єдину можливість одержання необхідних документів;

оперативний пошук необхідної інформації за іменем, ключовим словом, фразою тощо;

можливість одержання високоякісної копії необхідного матеріалу;

економічність зберігання великих масивів у мінімальному фізичному просторі.

Різновидом ФЕД є фонд онлайнових документів ~ це принципово новий для бібліотек вид фондів і найважливіша системна компонента у функціональній структурі ЕБ. Одночасно він є принципово новою системою організації, розвитку та використання ЕІР бібліотек. Специфіку організації фонду онлайнових документів зумовлюють особливості електронного середовища, яке базується на комп'ютерному обладнанні, програмному забезпеченні та інформаційних мережах і в якому ЕД існують, зберігаються та використовуються [Баркова О. Організація фонду онлайнових документів / О.Баркова // Бібл. вісн. -- 2003. -- N 4. -- С. 8-1723, 12].

Формування фондів онлайнових документів вимагає розв'язання завдань системного створення упорядкованих масивів файлів, розробки нових технологій обліку ЕД, методів моніторингу їх використання, технологій резервного копіювання тощо. Набуває актуальності питання організації систематизованих документальних файлових сховищ, що фізично відрізняються від традиційних бібліотечних книгосховищ, та забезпечення оперативного доступу до окремих документів із файлових масивів. До питання фізичного збереження додаються проблеми програмно-апаратної підтримки, захисту від несанкціонованого доступу, негативних впливів на обладнання та інформацію, підтримки масивів онлайнових документів у актуальному стані.

Важливою складовою ФЕД бібліотеки є колекція електронних журналів (ЕЖ). Не існує загальноприйнятого визначення ЕЖ. Термін об'єднує багато різних явищ і понять. Наприклад, чимало різних типів видань уже доступні чи невдовзі будуть доступні в електронній формі, і серед них - наукові журнали; популярні тижневики; інформаційні бюлетені; газети та аматорські видання ЕЖ можуть бути: 1) тільки електронними; 2) електронною версією попередньо існуючого журналу; 3) одночасно електронними і друкованими. Термін «ЕЖ» стосується журналів, доступних через: 1) СD-RОМ; 2) онлайнову мережу; 3) такі глобальні інформаційні мережі, як Іntеrnеt. ЕЖ можуть бути: 1) безкоштовними; 2) оплаченими на основі попередньої оплати; 3) оплачуваними за кожне використання або 4) ліцензовані на право доступу. Вони можуть: 1) зберігатися у комп'ютері бібліотеки; 2) бути доступними з віддаленого сайту. Іншими явищами, що мають відношення до ЕЖ, є: 1) домашні сторінки видавництв і журналів в Інтернеті; 2) академічні конференції чи дискусійні групи; 3) репринтні сервери в мережі.

ЕЖ відрізняється від «онлайнового» ЕЖ тим, що текст його зчитується або видруковується з комп'ютера кінцевого користувача, а не надрукованого документа. Дані онлайнового прямо перевантажуються з головного комп'ютера на комп'ютер кінцевого користувача, без застосування проміжного носія, такого, як, наприклад, СD-RОМ.

Велика частина онлайнових журналів є паралельними, тобто являють собою електронну версію існуючих друкованих видань [Ткаченко О. Електронні журнали та електронні бібліотеки як фактор інформаційного розвитку /О. Ткаченко // Наукові праці Національної бібл. Укр. ім. В.І. Вернадського. Вип.6. - К.: НБУВ, 2001. - 53455, 124].

Отже, збільшення у ДФ України документів на нетрадиційних носіях, зокрема на електронних, дає можливість створювати ФЕД, здійснювати оперативний пошук необхідних документів та доступ до них.

1.2 Технологічний цикл формування ФЕД

Процес розширення фондів бібліотек і розвиток новітніх технологій зумовили появу в БФ поряд з документами на традиційних носіях інформації і ЕІР. Це поєднання має значною мірою синкретичний характер, оскільки ще недостатньо відпрацьована інструктивно-нормативна база організації комплектування, обробки, зберігання та використання ЕД, відсутня взаємоузгодженість цих технологій з традиційно бібліотечними [Павлуша І.А. Створення та розвиток електронних бібліотек в Україні: бібліотекознавчий аспект (кінець XX -- початок XXI ст.): Автореф. дис... канд. іст. наук: 07.00.01 [Електронний ресурс]. - Режим доступу:41].

Технологічно функціонуванням бібліотеки є комплекс взаємозв'язаних циклів, від яких залежить перетворення предметів праці (документів, інформації, знань) у формування БФ і ДПА, обслуговування користувача та ін. Цикли розділяються на процеси (наприклад, моделювання -- комплектування -- облік -- обробка -- розміщення фонду і т. д.), а процеси -- на етапи, процедури, стадії, операції, прийоми. Бібліотечна технологія -- це цілеспрямовані, послідовно здійснювані дії з документами або відомостями про них для реалізації цілей і змісту бібліотечної діяльності. Останнім часом в бібліотечну діяльність все ширше упроваджується комплексна автоматизована технологія [Столяров Ю. Документний ресурс50, 62].

Формування ДФ -- це сукупність процесів комплектування, організації та вилучення творів друку й інших документів, один з основних бібліотечних циклів, що здійснюється згідно з установленими правилами, складається з ряду менших за обсягом процесів, процедур і операцій.

Значна кількість бібліотечних циклів - це інформаційні технології (ІТ), тобто виробничі процеси, де основною продукцією, яка обробляється, є інформація [Баркова О. Інформаційна технологія формування фонду електронних документів21, 211]. Взагалі ІТ - це цілеспрямована організована сукупність інформаційних процесів з використанням засобів обчислювальної техніки, що забезпечують високу швидкість обробки даних, швидкий пошук інформації, розподілених даних, доступ до джерел інформації незалежно від місця їх розташування. Автоматизовані бібліотечно-інформаційні технології, які базуються на спеціалізованих бібліотечно-інформаційних системах, є програмно-технологічною основою формування ДПА бібліотек та інформаційних складових ЕБ: бібліографічних, реферативних, повнотекстових ІР та лінгвістичних засобів.

Формування фонду електронних документів - це нова бібліотечна технологія. Основна відмінність від традиційної технології формування фондів пов'язана зі специфікою онлайнових документів - відсутністю окремого для кожного документа фізичного носія, новими джерелами комплектування (зокрема, з глобальної мережі Інтернет) та шляхами надходжень (комп'ютерні мережі та засоби телекомунікаційного зв'язку), файловою структурою ЕД тощо. Тому етапи та операції окремих процесів технологічного циклу формування ФЕД відрізняються від традиційних бібліотечних процедур опрацювання вхідного документального потоку, зокрема друкованих видань. Але набір процесів залишається постійним [Баркова О. Інформаційна технологія формування фонду електронних документів 21, 211].

Загальний цикл формування ФЕД включає наступні процеси:

моделювання фонду;

комплектування (виокремлюються технології збору електронних документів та технології оцифровування фондів);

облік;

технічна або формальна обробка файлів документів та аналітико-синтезне наукове опрацювання вмісту документів;

розташування документів у файловому сховищі;

зберігання та захист інформації та носіїв;

забезпечення умов використання (онлайновий доступ та локальне використання);

аналізування інформації та моніторинг використання фондів ЕД (Дод.1).

Практично усі ці процеси технологічного циклу формування ФЕД знаходяться в стадії досліджень, розробок та апробацій [Баркова О. Інформаційна технологія формування фонду електронних документів // Наукові праці Національної бібліотеки України імені В. 1. Вернадського. Випуск 8 / НАН21, 212].

В основу технологічної схеми створення ФЕД покладена базова технологія бібліотечної діяльності, що виходить з необхідності проведення ЕР за циклом "шлях документа" з урахуванням специфіки ІР. На початковій стадії формування ФЕД необхідно визначити поняття ЕД як одиниці бібліотечного обліку і зберігання. За одиницю зберігання ЕД визначено диск, за одиницю обліку - файл (як окремий, так і їх сукупність).

За одиницю зберігання ЕР запропоновано визнати матеріальний носій інформації, який забезпечуватиме його довгострокове збереження (CD-ROM, DVD тощо). Інформація на ньому фіксується у вигляді, котрий передбачає її подальше ефективне використання. Такий ЕД повинен мати вихідні дані, що реєструються у паспорті ЕР та відображаються в книзі сумарного обліку документів, а також включаються до ДПА бібліотеки.

Технологічний цикл створення ФЕД розпочинається з його моделювання.

По мірі розвитку бібліотеки як соціального інституту вона сама і кожен її сутнісний елемент обростають моделями, що дозволяють робити осяжним безліч документів, користувачів, співробітників, матеріально-технічних пристроїв, вивчати їх, управляти ними, тобто оптимізувати технологію, зміст і форми бібліотечної роботи. Кожна модель є самостійним документним ресурсом, оскільки існує у вигляді документа.

Моделлю бібліотеки є її нормативні і організаційні документи: статут, положення, ліцензія, сертифікат, правила внутрішнього розпорядку і тому подібне.

Функцію моделі БФ виконують бібліотечний каталог, тематико-типологічний план комплектування, інвентарна книга і так далі [Столяров Ю. Документный ресурс 50, 58]. Відповідно, моделі ФЕД виконують ЕК, тематико-типологічний план комплектування, інвентарна книга і т.і.

Необхідність задоволення нових інформаційних потреб сучасних користувачів за рахунок переваг нового електронного інформаційно-комунікаційного середовища ставлять перед бібліотеками завдання комплектування фондів електронними документами та забезпечення техніко-технологічних умов їхнього використання.

Комплектування БФ за загальним правилом здійснюється шляхом отримання обов'язкового примірника документів у порядку, встановленому законом, документів, що випускаються за цільовими програмами книговидання, придбання документів за готівковий і безготівковий рахунки, документообміну, отримання в дарунок та іншого безкоштовного одержання документів. Легітимну основу формування ФЕД певною мірою забезпечує Закон України "Про обов'язковий екземпляр документів" [4]. Згідно із ним бібліотеки повинні забезпечуватися обов'язковим примірником нових аудіовізуальних (кіно-, відео-, фото-, фонодокументи), текстових, нотних, картографічних, образотворчих творів, а також електронних видань. Наявність у переліку електронних видань дозволяє законодавчо виправдати поповнення фондів бібліотек творами в електронній формі. Окрім того, бібліотеки, що отримали обов'язкові примірники документів, зобов'язані надавати їх юридичним або фізичним особам у тимчасове користування, тобто виконувати бібліотечні функції (зокрема і надавати доступ через Інтернет) [Афанасьєва К.О. Правові аспекти функціонування електронних бібліотек// Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. - 2008. - №2. - С.45-4916, 47].

Комплектування має на меті забезпечення повноти відбору і оперативного придбання творів друку та інших документів.

Для професійної оцінки дійсної вартості електронного матеріалу необхідне оптимальне використання джерел комплектування (дар, обмін, підписка, покупка і ін.) і тих фінансових можливостей, які має в своєму розпорядженні бібліотека, а також уміння вести переговори з посередниками або видавцями.

Технологія ФЕД повинна бути побудована так, щоб своєчасно і повноцінно задовольнити інформаційні запити при найменшій витраті часу як бібліотекаря, так і користувача, при раціональних фінансових витратах [Чуниховская А. Использование электронных технологий в комплектовании / А.Чуниховская // Бібл. форум. - 2005. - №1. - С. 36-37.57, 36].

Раніше комплектатор орієнтувався на асортимент книжкового ринку і інтереси користувачів бібліотеки. Зіставлення цих критеріїв було достатньо для ухвалення об'єктивного рішення.

Сьогодні він вже повинен проводити комплексний аналіз ситуації з поетапною підготовкою такого рішення. Спочатку комплектатор з'ясовує, чи є необхідне видання в Інтернеті -- у відкритому безкоштовному або платному доступі, потім визначає цінність видання. У результаті ухвалюються рішення: а) включити публікацію у ФЕД своєї установи; б) укласти ліцензійну угоду на доступ до видання; в) інформувати користувача про наявність вільного доступу до видання в Інтернеті. Якщо, наприклад, документ в Інтернеті відсутній, вивчається питання про те, де він є, і за наявності різних носіїв інформації вибирається найнадійніший варіант -- з погляду зберігання або оперативності доступу -- залежно від характеру документа і статусу бібліотеки [Хахалева Н.И. Формирование библиотечного фонда в электронной среде: концептуальный подход// Библиотековедение. -2006. - №3. - С.38-4156, 39].

В комплекс технологічних операцій комплектування, обробки та обліку надходжень електронних видань входять наступні технологічні етапи:

робота з постачальниками: запрошення до інформаційної взаємодії, узгодження умов, режиму та способів постачання, роз'яснення вимог до інформації, що розміщується в ІР електронної бібліотеки;

отримання (електронними засобами) та реєстрація надходжень (фіксуються дата надходження, постачальник, вихідні дані періодичного або продовжуваного видання, кількість публікацій);

первинна обробка та технологічний розподіл масивів електронної інформації: підготовка метаданих для подальшого опрацювання, підготовка електронних текстів для розміщення у ФЕД;

облік розміщених у файловому сховищі ЕД [Баркова О.В. Комплектування електронної бібліотеки: досвід НБУВ та проблеми розвитку // Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: Проблеми науки, освіти, практики: Зб. матеріалів міжнар. наук.-практ. конф., Київ, 17-18 травня 2005 р. -- К., 2005. -- Ч. 1. -- С. 137-139. 22, 138].

Автоматизовані процеси комплектування, обробки та обліку ЕД включають:

збір інформації про потреби в документах від підрозділів бібліотеки ;

формування замовлення на документи (зокрема періодику) для постачальника; відстежування надходжень замовлених документів;

обробка партії документів, які поступають від постачальників з розподілом їх по підрозділах бібліотеки;

штрихкодування і облік документів;

списання документів з ЕК;

друк листів інвентарної книги [Чуниховская А. Использование электронных технологий в комплектовании /А.Чуниховская // Бібл. форум України. - 2005. - №1. - С.36-3757, 36].

При роботі з ЕД кожен документ звіряють на дублетність з ЕК, штрихкодують, якщо бібліотека використовує штрихкод, і розподіляють між підрозділами бібліотеки. В ЕК роблять короткий бібліографічний опис (автор, назва, рік видання, ISBN). У полі "Екземпляр" вводять штрихкод кожного документу, інвентарний номер, постачальник, ціна, шифр зберігання. Кожній партії привласнюють номер акту в книзі сумарного обліку (КСО). Після закінчення реєстрації всіх документів даної партії роздруковують лист інвентарної книги. Система автоматично формує сторінки інвентарної книги, які переплітають, підраховує кількість і суму кожної партії Інформація про нові надходження в бібліотеку розсилають на всі підрозділи електронною поштою [Чуниховская А.57, 37].

Процеси комплектування, обробки та обліку стосується в основному ФЕД на оптичних компакт-дисках, що отримують бібліотеки як обов'язкові примірники або купують. Передбачається, що термін їх зберігання в бібліотеці обмежується періодом робочого стану диска. При цьому архівну функцію, тобто збереження електронної інформації, забезпечуватиме депозитарний фонд НТЦ «Інформрегистр».

Використання ресурсів на CD і DVD дає можливість:

- надати більший обсяг інформації користувачам, спростити процес її сприйняття й оброблення (на одному диску можливе розміщення декількох БД з однієї або декількох суміжних галузей);

- запобігти погіршенню фізичного стану документів на традиційних носіях;

- вивільнити приміщення бібліотеки завдяки компактності оптичних носіїв інформації [Потапенко М. Формування бази електронних інформаційних ресурсів - перший крок до створення цифрової бібліотеки // Бібл. планета. - 2004. - №3. - С.11-1242, 12].

Найбільш дискусійним стало питання про віддалені мережеві ресурси, до яких забезпечується доступ користувачів на основі підписки, договорів, ліцензійних угод. Досить поширеною є точка зору, згідно якої цей напрям бібліотечній діяльності розглядається як послуга, аналогічна доставці документів за системою МБА. Опоненти ж рахують подібне порівняння досить поверхневим і пов'язують цю діяльність з формуванням фонду тимчасового зберігання [Хахалева Н.И. Формирование библиотечного фонда в электронной среде: концептуальный подход// Библиотековедение. -2006. - №3. - С.38-4156, 40].

Можна також відзначити ряд особливостей в роботі з віддаленими ЕР, які свідчать про близькість до традиційних процесів формування фонду: а) відбір документів здійснюється комплектатором відповідно до загальної політики формування фондів бібліотеки; б) у каталогах бібліотеки вони відбиваються разом з іншими джерелами інформації; у) бібліотека надає доступ всім своїм користувачам, а не окремим абонентам, що більше свідчить про факт придбання того або іншого ресурсу, чим про надання послуги. По суті, покупку бібліотекою доступу до ресурсу можна розглядати як придбання екземпляра видання при делегуванні функції його зберігання іншої організації. Але при цьому віртуальна частина фонду повинна бути врахована в бібліотеці так само, як і традиційна, реальна.

Загальний цикл формування фонду електронних онлайнових документів включає наступні технологічні процеси:

робота з постачальниками: запрошення до інформаційної взаємодії, узгодження умов, режиму та способів постачання,

мережеве зібрання ЕД, оцифровування фондів книгозбірні;

обробка змісту документів (каталогізація, реферування, систематизація та індексування);

опрацювання файлів документів (кодування назв, архівування тощо);

формування унікальної електронної адреси документа (URL);

розташування документів у файловому сховищі;

представлення на WEB-сайті;

архівне копіювання, зберігання [Баркова О.В. Інформаційна технологія формування фонду електронних документів // Наук. пр. НБУВ. -- К.: НБУВ, 2002. -- Вип. 8. -- С. 209-220.21, 214].

Крім віддалених мережевих ресурсів можна виділити фонд мережевих документів, що створюються в бібліотеці. Фонд частково виставляється в Інтернеті і формується з урахуванням запитів зовнішніх користувачів. В той же час він може включати документи, доступні, за узгодженням з автором, відповідно до Закону України «Про авторське право і суміжних правах», тільки в стінах бібліотеки [4]. Ці документи призначаються виключно для задоволення запитів користувачів, відвідувачів бібліотеки.

В цілях надійності збереження електронної інформації створюються архівні копії, утворюючі архівний фонд документів на різних носіях: на магнітних стрічках, оптичних компакт-дисках, на вінчестері та ін. Фонд підлягає постійній програмно-технічній актуалізації.

Облік означає отримання, обробку, аналіз, систематизацію документів та узагальнення відомостей про документи, які складають ФЕД.

Облік ФЕД здійснюється згідно з нормативними документами щодо обліку БФ. Обов'язкові елементи індивідуального обліку документа фіксуються та обробляються в автоматизованій бібліотечно-інформаційній системі (АБІС). Основними одиницями обліку є:

- назва - умовне позначення одного ЕД;

- файл - кожний окремий файл ЕД.

Комплектування документами не лише на традиційних носіях інформації вимагає нових розробок у визначенні одиниць обліку та самих облікових форм, які б дали можливість створити систему обліку, представлену як в традиційній, так і в комп'ютерній формах. Система обліку має відображати надходження документів у фонд (їх прийом та реєстрацію), перевірку наявності документів у фонді, їх переміщення, вибуття, об'єм всього фонду, бути основою для статистичного обліку, звітності, планування, забезпеченості збереження фонду, контролю за наявністю та рухом документів.

Оскільки ЕР може знаходитись поза межами бібліотеки, але бути доступним для користувачів через Інтернет, здійснюється облік тільки тих ресурсів, що зберігаються безпосередньо у бібліотеці. ЕД, що існують самостійно, інвентаризують в окремій відповідній книзі з зазначенням матеріального носія та передають для балансового обліку бібліотеки.

Реєстрація нових надходжень до бібліотеки, формування фонду ЕД і контроль за його складом і змістом здійснюються через універсальну облікову форму -- картку-паспорт ЕД, у якій зафіксована вся можлива інформація про ЕР. У ній, крім традиційних елементів обліку (бібліографічного опису та шифру зберігання документа) зазначаються також відомості про специфічні особливості ЕД. Якщо ЕД не опублікований, його бібліографічний опис необхідно здійснювати за археографічними правилами, зберігаючи при цьому форму паспорта як єдиного облікового документа [Павлуша І.А. Створення та розвиток електронних бібліотек в Україні: бібліотекознавчий аспект (кінець XX -- початок XXI ст.): Автореф. дис... канд. іст. наук: 07.00.01 [Електронний ресурс]. - Режим доступу:57].

Паспорт ЕР, який дасть змогу не лише реєструвати документ, а й здійснювати управління ЕР з урахуванням його специфіки.