Классификация документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

«КУЗБАССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ» ФИЛИАЛ ГУ КузГТУ в г. НОВОКУЗНЕЦКЕ

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

ПО ДИСЦИПЛИНЕ: ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

Выполнил(а):

Иванова Анна Александровна

Проверил (а):

Борисова Татьяна Николаевна

Новокузнецк 2009

Содержание

Введение

1. Организационно-правовая документация

1.1 Устав

1.2 Должностная инструкция

2. Распорядительная документация

2.1 Приказ

2.2 Распоряжение

3. Справочно-информационное и справочно-аналитическая документация

3.1 Протокол

3.2 Акт

3.3 Докладная записка

3.4 Справка

3.5 Деловая переписка

4. Документы по личному составу

4.1 Трудовой договор

4.2 Личная карточка

4.3 Личное дело

5. Организация документооборота

5.1 Номенклатура дел организации

6. Резюме

Список использованной литературы

Введение

ДОУ - эта работа с готовыми документами, созданными на предприятии или полученными из вне (прием, регистрация, исполнения, контроль исполнения, формирования дел, подготовка документов к архивному хранению и сдача в архив).

Деятельность любой, в том числе коммерческой, организации сопровождается созданием документов. Оформление документов в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда.

Правильная организация работы с документами предполагает, прежде всего, их разбиение на группы по назначению и принципам подготовки и оформления, т. е. это организационно-правовые, распорядительные и информационно-справочные документы.

При всей необходимости и важности знания того, как составить и оформить документ, не менее значимым является умение организовывать работу с ним на всех этапах его происхождения от момента создания до реализации связанного с ним управленческого или иного действия. Любой документ в течение определенного времени хранится в организации.

Важнейшую роль в подготовке и реализации документов, а также контроле за их исполнением играет организационный офисный персонал, в составе которого наиболее значимыми являются секретари руководителей. Персонал является основным ресурсом организации. Работа с ним связана не только с содержанием основной деятельности организации, но и со многими факторами деятельности общества в целом.

1. Организационно-правовая документация

В процессе организационной деятельности учреждения формируется комплекс организационно-правовых документов, содержащих положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся:

1. Учредительные документы (устав и договор),

2. Структура и штатная численность,

3. Штатное расписание,

4. Правила внутреннего трудового распорядка,

5. Положение о структурных подразделениях,

6. Должностные инструкции работников.

1.1 Устав

Устав - это правовой акт, представляющий собой свод правил, установленных государством или организацией, предприятием, регулирующих деятельность этих организаций, предприятий или определенных сфер управления и хозяйственной деятельности. Устав организации утверждается его учредителями (участниками), оформляется на стандартных листах бумаги формата А4.

Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. Юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, в случаях, предусмотренных законом, может действовать на основании положения об организациях данного вида.

Устав должен иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, гриф утверждения, отметку о регистрации устава, место издания, текст и подписи учредителей.

Датой устава является датой его утверждения. Текст состоит из разделов пронумерованных арабскими цифрами, разделы могут быть разбиты на пункты и подпункты. Разделы устава имеют следующие заголовки: общие положения; уставной капитал; порядок деятельности; управления; учет и отчетность распределение прибыли; прекращения деятельности.

Отметка о регистрации проставляется на титульном листе устава и состоит из наименования органа осуществляющего государственную регистрацию, дата регистрации, регистрационный номер, подписи, печати и регистрирующего органа.

Гриф утверждения выносится на титульный лист и заверяется печатью, устав государственной организации утверждается выше стоящим учреждением, а не государственной, его учредителями является собрание акционеров.

1.2 Должностная инструкция

Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно - правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, а также взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. Кроме того, они позволяют осуществить объективную оценку деятельности работников. Должностные инструкции разрабатываются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами являются: наименование организации, гриф утверждения, название вида документа и заголовок к тексту, место составления, подпись. Она подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации или заместителем руководителя, курирующим данное подразделение. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений, руководителем службы персонала, юристом, а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата её утверждения.

Текст должностной инструкции, как правило, состоит из разделов:

1. Общие положения включает: наименование должности с обозначением структурного подразделения; должностное лицо, которому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождения от должности; требования к специальным знаниям и навыкам и т. д.

2. Должностные обязанности: участок работы, закрепленный за работником; виды работ, выполняемых работником; обязанности.

3. Права: право принимать решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в пределах компетенции; право участвовать в совещаниях; право требовать определенных действий от других работников т. д.

4. Ответственность: устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника.

5. Взаимоотношения указывает: от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов и т. д.

После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.

2. Распорядительная документация

Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения.

Распорядительные документы с юридической точки зрения относятся к категории правовых актов. Распорядительные документы могут иметь нормативный характер. Нормативный правовой акт - письменный официальный документ, принятый в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм.

С точки зрения порядка разрешения вопросов все распорядительные документы делятся на две группы:

· документы, издаваемые в условиях коллегиальности (постановления, решения);

· документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений (приказы, распоряжения, указания).

2.1 Приказ

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия в целях решения основных задач стоящих перед предприятием.

По содержанию приказы делятся на два вида:

1. приказы по основной деятельности;

2. приказы по личному составу.

Приказы по основной деятельности являются нормативными документами, отражающие управленческие решения по вопросам производственной, хозяйственной, внешнеэкономической деятельности, планирования, отчетности и т. д.

Проекты приказов подготавливаются специалистами предприятия, согласовываются с главными ведущими специалистами, юристом, главным бухгалтером и подписываются директором предприятия. Подписанный директором приказ регистрируется работником службы ДОУ и приказ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте нет другой даты.

Приказы по основной деятельности оформляется на бланке предприятия и содержит следующие реквизиты:

· Наименование предприятия. Должно включать: сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации, если она имеется; указание на организационно-правовую форму или характер деятельности организации; собственное индивидуальное название организации; сокращенное наименование организации; наименование филиала, территориального отделения, представительства.

· Наименование вида документа. Реквизит присутствует в бланках конкретных видов документа и печатается прописными буквами.

· Дата документа. Устанавливается цифровым способом в последовательности (день, месяц, год) и словесно-цифровым способом.

· Регистрационный номер документа. Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения; регистрационный номер проставляется одновременно с датой документа.

· Заголовок к тексту. Составляется ко всем документам, за исключением писем; отвечает на вопрос «О чем?» или «Чего?».

· Отметка о контроле. Означает, что срок исполнения документа контролируется службой ДОУ; проставляют на верхнем поле документа справа, как правило, с помощью штампа «Контроль».

· Текст. Содержательная основная часть документа; в соответствии с видом документа выбираются композиционная структура текста, стиль изложения и языковые средства.

· Подпись. В состав этого реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, если документ оформлен на бланке), личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

· Виза согласования документа. Визирование документа проводится до подписания документа всеми заинтересованными лицами, то есть теми, кого затрагивает содержание документа. Виза включает: должность визирующего, его подпись, инициалы и фамилию, дату.

· Отметка об исполнителе. Этот реквизит включает инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Исполнителем документа является тот работник, который составлял текст документа. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа.

· Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела.

· Идентификатор электронной копии документа. Реквизит оформляется при изготовлении документа слева как нижний колонтитул и представляет собой адрес электронной копии документа в компьютерной базе данных.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующий и распорядительный. Констатирующая часть излагает причины послуживших основанием для издания приказа. Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнения и сроки исполнения. Отделяется от констатирующей части словом «ПРИКАЗЫВАЮ», который печатается прописными буквами на отдельной строке. После слова «ПРИКАЗЫВАЮ» ставится двоеточие.

Распорядительная часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами сточками. Каждый пункт приказа начинается с указание конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме. Далее указывается исполнитель и срок использования. Последний пункт приказа содержит указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом. Текст приказа печатается через 1,5 интервала от заголовка отделяется 2-3 межстрочными интервалами, абзац 5 печатных знаков.

В практике возникает потребность подготовить выписку из приказа (копия части документа) содержащая все реквизиты приказа до распорядительной части. Из распорядительной части берется только та информация, которая необходима в каждом конкретном случае. Выписка заверяется проставлением реквизита 26 (отметка о заверении копии).

2.2 Распоряжение

По текущим оперативным вопросам в повседневной производственно хозяйственной деятельности руководители предприятия директор, его заместители, специалисты могут издавать распоряжение и указание. Эти разновидности распорядительных документов составляются аналогично приказом, но констатирующая часть отделяется от распорядительной части словами «ПРЕДПОЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ», «РЕКОМЕНДУЮ». Текст не должен носить нормативного характера.

Обязательными реквизитами являются: Государственный герб РФ, эмблема, наименование организации, наименование вида документа, дату и номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.

3. Справочно-информационное и справочно-аналитическая документация

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке информации о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, докладные записки, предложения, переписка и др.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

3.1 Протокол

Это документ, содержащий запись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, деловых встреч.

Оформление протокола возлагаются на сотрудников службы ДОУ. Протоколы оформляются на бланках предприятия, и содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дата и номер документа, место, гриф утверждения (если он утвержден), текст, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: председатель, секретарь, присутствовали) и переменную (инициалы и фамилии секретаря, председателя и присутствующих). При большом количестве участников совещания составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу. Слова «председатель, секретарь, присутствовали» печатаются от 0 положения табулятора, от 2 положения ставят тире. Инициалы и фамилии пишут в именительном падеже. Фамилии присутствующих и приглашенных располагаются в алфавитном порядке, которые печатаются через 1 межстрочный интервал.

Вводная часть заканчивается словами «ПОВЕСТКА ДНЯ», после которого ставится двоеточие и печатается прописными буквами. Вопросы повестки дня нумеруются. Наименование должности и фамилию докладчика пишут в родительном падеже. Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Запись обсуждения каждого вопроса строится по схеме: «СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ», которые печатаются прописными буквами.

В разделе «СЛУШАЛИ» приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: (Текст доклада прилагается). В разделе «ВЫСТУПИЛИ» фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение. Наряду с решением указываются количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

В практике применяются краткие и сокращенные формы протокола, когда не требуется подробная запись обсуждения вопроса. Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания. Протокол заседания подписывается председателем и секретарем.

3.2 Акт

Акт - это документ, служащий для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Составляется на бланке предприятия и содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Акт, подписанный лицами, принимавшие участие в его составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей: председатель члены комиссии.

Текст состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Вводной части указываются причины послужившие основанием для составления акта, далее перечисляется состав комиссии: председатель (должность, фамилия и инициалы) члены комиссии. Фамилии членов комиссии приводится по алфавиту и нумеруется арабскими цифрами с точкой, печатаются через 1,5 интервала. В вводной части указываются также лица, не являющиеся членами комиссии, но присутствующие при проведении проверки.

В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проверки, указывая документы на основании которых работала комиссия, фиксируются установленные факты.

Акт составляется в том количестве экземпляров в потребности заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров и их место нахождение помещают в конце текста, перед отметкой о наличии приложения.

3.3 Докладная записка

Это документ, адресованный руководителю организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладные записки составляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя в случаях, когда для разрешения ситуации требуется принятие решения вышестоящим руководством.

Обязательными реквизитами являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения, в третьей - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит описание сложившейся ситуации, выводы и предложения составителя.

Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации.

3.4 Справка

Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных факторов или событий. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую вышестоящую организацию, справки внутренние составляются для представления руководству организации.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги формата А4 аналогично докладной записке с теми же реквизитами.

Текст справки состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной части. Если информация, представленная в справке, может быть разбита не тематические блоки, в тексте справки выделяют разделы, нумеруемые арабскими цифрами и имеющие собственные заголовки. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов.

Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем. Если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения.

3.5 Деловая переписка

Переписка - обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, электронное письмо и др.), обеспечивающих оперативный информационный обмен между организациями.

Содержанием переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, напоминание, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, рекомендация, приглашение и др.

Для ведения переписки используются бланки писем организации, структурных подразделений, должностных лиц.

В организациях используются бланки писем двух форматов - А4 или А5, в зависимости от размера текста письма. Обязательными реквизитами являются: наименование организации-автора, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа. А также адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах, письмах финансового содержания - печать.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной - двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть, заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. В основой части излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. В заключении формулируется основная цель письма.

Текст большинство писем излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем и т. д.) или от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю и т. д.).

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений.

4. Документы по личному составу

4.1 Трудовой договор

Это соглашение, которое заключают между собой работник и работодатель и, согласно которому, работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, соответствующей его квалификации, а работодатель, в свою очередь, обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечить его условиями труда, соответствующими трудовому законодательству РФ. В трудовом договоре указывают:

· фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя;

· место работы (с указанием структурного подразделения);

· дата начала работы;

· наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации;

· права и обязанности работника;

· права и обязанности работодателя;

· характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

· режим труда и отдыха;

· условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

· виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается обеими сторонами. Один экземпляр передается работнику, а второй остается у работодателя. Он вступает в силу со дня его подписания сторонами либо со дня фактического допущения работника к выполнению трудовых обязанностей. Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменном виде.

4.2 Личная карточка

Личная карточка работника заполняется сотрудником кадровой службы на лиц, принятых на работу на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу; паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или любого другого документа. А также страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником.

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов. При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и подпись сотрудника. При заполнении пункта 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем». В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Здесь нужно указать вид отпуска, за какой период он предоставляется, дату его начала и окончания, количество дней, основание -- номер приказа и его дату.

4.3 Личное дело

Личное дело заводят после издания приказа о назначении на должность. Все документы в личном деле подшивают в хронологическом порядке по мере поступления. Хранят их в сейфе компании и выдают в личное пользование только определенной категории сотрудников, которые имеют доступ к кадровой информации. Изменения в личные дела вносят сотрудники отдела кадров. Если в организации нет такой должности -- бухгалтер. В состав личного дела входят:

· внутренняя опись документов;

· анкета, личный листок по учету кадров;

· резюме (или автобиография);

· копии документов об образовании (в том числе все квалификационные свидетельства), удостоверения личности;

· справки и другие документы, подтверждающие изменения анкетных данных работника (копии свидетельства о браке, ИНН, страхового свидетельства, свидетельства о рождении детей);

· копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках и т. д.;

· трудовой контракт;

· данные аттестаций;

· характеристики;

· план карьерного роста.

5. Организация документооборота

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Документы, поступающие на предприятие, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, передачу на исполнение. Принимаются к обработки только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте. В противном случае присланные документы возвращаются автору в соответствии с сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на направляемые на рассмотрение руководителю предприятия; направляемые непосредственно в структурные подразделения. Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в службу ДОУ.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют, как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации. Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

5.1 Номенклатура дел организации

Наиболее технологически тесно с организацией систематизированного хранения документов связаны регистрация и сроки хранения документов, так как они являются основными факторами выбора и закрепления системы накопления документов в процессе оперативной работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов производится в номенклатуре дел.

Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения - номенклатура дел, это важнейший элемент не только информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов организации.

В номенклатуру дел должны включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации.

Номенклатура дел:

· закрепляет классификацию, группировку исполненных документов в дела;

· закрепляет систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;

· служит основным учетным документов в текущей работе с документами;

· является единственным средством учета переходящих дел;

· становится учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

В первой графе указывают наименования структурных подразделений и их индексы, во второй - полные заголовки дел. Третья графа заполняется в конце года. Каждое дело не должно превышать 250 листов, в четвертой проставляются сроки хранения дел, определенные экспертом комиссией. Пятая графа номенклатуры дел заполняется в течение срока действия номенклатуры службы ДОУ.

Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года, и после оформления утверждается руководителем организации. Утвержденная номенклатура дел организации действует в течение 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит досрочному пересоставлению и переутверждению.

организационный трудовой договор документация

6. Резюме

Это документ официально личный, составленный претендентом при трудоустройстве, содержащий сведения автобиографического характера.

В практике составляется обычно основной тип резюме, который содержит следующие данные:

· Ф. И. О.;

· домашний адрес и телефон;

· должность, на которую претендует кандидат;

· образование (указываются наименования всех учебных заведениях, даты поступления и окончания);

· список предыдущих мест работы, включая работы временного характера;

· список публикаций (если есть);

· квалификация по должности, на которую претендует;

· личные данные (дата рождения, семейное положение, число детей, гражданство, возможность или желание совершать поездки в рамках служебных обязанностей).

Пункты должны формулироваться в нейтральном стиле. По структуре и стилю изложения резюме напоминает автобиографию, который имеет необязательный информационно-рекламный характер.

Обязательными реквизитами являются: наименование вида документа, дата, текст, подпись.

Список использованной литературы

1. ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

2. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более Д29 120 документов. - 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004- 456 с.

3. Стенюков М.В. «Образцы документов по делопроизводству» (руководство к составлению) - М.: «Приор-издат», 2004. - 160 с.

Размещено на Allbest.ru