Инвентаризация в системе бухгалтерского учета

Инвентаризация - периодическая проверка наличия числящихся на балансе объединения, предприятия, организации, учреждения ценностей, их сохранности и правильности хранения, обязательств и прав на получение средств, а также ведения складского хозяйства и реальности данных учета. Она позволяет осуществлять контроль за сохранностью материальных ценностей, выявлять и устранять возможные ошибки в учете и работе материально ответственных лиц, определять величину естественной убыли и уточнять учетные данные об остатках материальных и прочих ценностей. Инвентаризации подвергаются основные фонды (средства), товарно-материальные ценности, затраты в незавершенном производстве, денежные средства, расчеты с поставщиками, заказчиками и другие статьи баланса. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке: а) излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации; б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации. Инвентаризации подлежат все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. В состав комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.), а также представители службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете, на каждой странице описи указывают общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице. вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны. Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензии и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества. Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств, Председатель визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "..." (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным. Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества. Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Инвентаризация - способ проверки соответствия фактического наличия средств учетных данных. Объектами инвентаризации являются основные средства, сырье и материалы, товары, денежные средства, расчеты, а так же средства, которые находятся во временном пользовании предприятия. Приказом руководителя предприятия назначаются члены комиссии по инвентаризации и указывается объект, который должен быть проверен. результат инвентаризации оформляется инвентаризационной описью, которая имеет следующие реквизиты:

1. Номер документа и название.

2. Дата проведения.

3. Расписка материально ответственного лица о том, что все материальные ценности предъявляются к проверке и все документы приложены к отчету или сданы в бухгалтерию.

Расписка дается до начала проведения инвентаризации. В самой описи указывается порядковый номер (№) материальной ценности, ее наименование, фактическое наличие, цена за единицу, учетные данные, отклонение между фактическим наличием и учетными данными. в конце ставятся подписи членов комиссии.

Ревизия - это внешняя инвентаризация. Любая инвентаризация происходит в присутствии материально-ответственного лица.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.[4,стр 67]

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

при смене материально ответственных лиц;

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при реорганизации или ликвидации организации;

в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств

Реформирование национальной системы бухгалтерского учета в направлении устранения разрыва в понимании учетной и отчетной информации российскими и зарубежными партнерами неразрывно связано с созданием национальной системы нормативного регулирования бухгалтерского учета.

Правительством Российской Федерации 19 августа 1994 года было принято постановление N 984 “Об утверждении Положения о Министерстве финансов Российской Федерации”. В соответствии с ним все нормативные акты по бухгалтерскому учету, обязательные для всех организаций на территории страны, должны разрабатываться и утверждатся Минфином РФ.

Минфин РФ решает принципиальные вопросы методологии бухгалтерского учета и отчетности. Конкретные ситуации учета в организации самостоятельно решает главный бухгалтер, который должен быть готов к этому.

Законом РФ “О бухгалтерском учете” разработана система нормативного регулирования бухгалтерского учета в России. Эта система состоит из документов трех уровней.

Первый уровень - законы и иные законодательные акты (указы Президента РФ, постановления Правительства РФ), которые прямо или косвенно регулируют бухгалтерский учет в России.

Второй уровень - положения по бухгалтерскому учету, утвержденные Минфином РФ как методологическим центром, а также методические указания (инструкции, указания, письма, рекомендации и т.п.) по ведению бухгалтерского учета (разрабатываемые как Минфином РФ так и другими органами в соответствии с российским законодательством. Например, Банком России, Государственной налоговой службой и т.д.

Третий уровень - рабочие документы организации (фирмы, корпорации и др.), формирующие ее учетную политику в методическом, техническом и организационном аспектах.

Координацию работы общественности по вопросам нормативного регулирования бухгалтерского учета должно взять на себя объединение профессиональных бухгалтеров. Оно же должно представлять страну в международных бухгалтерских организациях.

Основы организации бухгалтерского учета в организациях отражены в законодательстве России о бухгалтерском учете и конкретизированы в учетной политике каждого предприятия.

Закон Российской Федерации “О бухгалтерском учете” (статья 6) возлагает “ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций“ на руководителей организаций (предприятий). Они определяют форму учетной работы (в зависимости от ее объема), утверждают приказом учетную политику, вносят изменения в нее в случаях изменения законодательства или существенных изменений в условиях деятельности организации.

Основными формами организации учетной работы могут быть:

- бухгалтерская служба, выделенная в самостоятельное структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

- штатная должность бухгалтера;

- ведение бухгалтерского учета на договорных началах специализированной организацией или бухгалтером-специалистом;

- ведение бухгалтерского учета лично руководителем организации.

Система бухгалтерского учета рассматривается как информационная система. Ее цель - предоставление соответствующей финансовой информации в форме отчетности. Исходя из этого положения определяются и основные функции бухгалтера.

1. Бухгалтер ведет наблюдение за событиями, изучает их сущность, определяет их как экономические явления, отражает взаимосвязь процессов и операций, управляет ими в финансовой форме. Наблюдение, определение экономической сущности и управление хозяйственными процессами в финансовой форме составляют аналитическую функцию деятельности бухгалтера.

2. Экономические процессы (операции) подлежат учету, классификации по группам, обобщаются в системе счетов путем их регистрации. Это учетная функция, которую часто называют счетоводством.

3. Бухгалтер составляет финансовую отчетность, готовит специальные обзоры, сводки. Эти документы имеют свои особенности, обусловленные их назначением и использованием для принятия управленческих решений.

Главный бухгалтер (или бухгалтер при отсутствии в штате должности главного бухгалтера) “несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности” (ст.7). Он разрабатывает учетную политику предприятия и обеспечивает ее выполнение. Он составляет рабочий план счетов бухгалтерского учета, куда входят синтетические счета, субсчета и аналитические счета, необходимые для отражения хозяйственных операций данной (конкретной) организации с учетом ее отраслевых, организационно-правовых, размерных и других особенностей. Уже на этой стадии разработки учетной политики предусматривается необходимость соблюдения принципов полноты, своевременности, реальности отражения хозяйственных операций на счетах и их обобщения в отчетности.

Первичные учетные документы, для которых не предусмотрены типовые формы, и формы документов внутренней бухгалтерской отчетности разрабатываются главным бухгалтером или под его контролем, утверждаются руководителем организации.

Главный бухгалтер определяет порядок проведения инвентаризации, принимает непосредственное участие в ее проведении, в оценке результатов. Он устанавливает методы оценки всех видов имущества и обязательств.

Главным бухгалтером, исходя из нормативных документов, разрабатываются правила документооборота, технология обработки учетной информации, порядок ее хранения и списания.

Он же осуществляет контроль за движением (поступлением, выбытием) имущества и выполнением обязательств (взысканием дебиторской, погашением кредиторской задолженности), за соответствием хозяйственных операций законодательству России.

В обязанности главного бухгалтера входят:

1) организация бухгалтерского учета по установленным правилам в соответствии с действующими нормативными документами;

2) полный учет поступающих денежных средств и материальных ценностей, своевременное отражение их в регистрах бухгалтерского учета;

3) составление достоверной бухгалтерской отчетности и представление ее в установленные сроки пользователям;

4) обеспечение сохранности бухгалтерских документов, оформление и передача их в установленном порядке в архив;

5) организация контроля за правильным оформлением приема и расхода денежных средств, материальных ценностей, движением спецфондов, своевременностью платежей по обязательствам, пресечением незаконных действий должностных лиц;

6) формирование рациональной финансовой политики организации;

7) внутрифирменный контроль, выявление внутрихозяйственных резервов и планирование их использования.

Законом “О бухгалтерском учете” (ст.7, п.4) предусмотрено, что “в случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций”.

Все документы по приемке и выдаче денежных средств, товарно-материальных ценностей, по кредитным и расчетным обязательствам подписывает не только руководитель организации, но и главный бухгалтер. Требования главного бухгалтера к порядку оформления и срокам представления в бухгалтерию необходимых документов обязательны для всех работников организации.

Главный бухгалтер (бухгалтер) назначается на должность и освобождается от нее руководителем организации. При поступлении на работу, увольнении с работы приемка-сдача дел оформляется актом сдачи-приемки дел. Акт подписывают два лица: лицо, передающее дела, и лицо, принимающее дела. Акт утверждает руководитель организации. Прием на работу и увольнение материально-ответственных лиц (кассир, заведующий складом и др.) руководитель организации согласовывает с главным бухгалтером.

2. Организация проведения инвентаризации обязательств в исследуемой организации

2.1 Технико-экономическая характеристика ООО Контакт

Общество с ограниченной ответственностью Контакт является юридическим лицом. Права и обязанности юридического лица Общество приобрело с даты его регистрации. Общество имеет печать со своим наименованием, фирменный знак (символику), расчетный и иные счета в рублях и иностранной валюте в учреждениях банков I и может иметь валютные счета за границей,

Общество обладает полной хозяйственной самостоятельностью,

Основной целью общества является удовлетворение социальных и экономических интересов акционеров и членов трудового коллектива на основе получения прибыли в рублях и валюте, Видами деятельности акционерного общества являются;

-производство и реализация продуктов питания;

-перевозка грузов;

-коммерческая, внешнеэкономическая, посредническая торговая деятельность, в т.ч. осуществление экспортно-импортных операций по поставке строительной продукции, закупка оборудования, материалов и изделий;

-проведение обучения и проверки знаний правил, норм и инструкций по . безопасному ведению работ на предприятиях производства и торговли;

Общество осуществляет любые виды хозяйственной деятельности за исключением запрещенных законодательными актами Российской Федерации в соответствии с целью своей деятельности. Сделки, выходящие за пределы установленной деятельности, но не противоречащие действующему законодательству, признаются действительными.

В обществе создается резервный фонд в размере 5 % от его уставного капитала. Резервный фонд Общества формируется путём обязательных ежегодных отчислений в размере 5% от чистой прибыли до достижения им размера, установленного Уставом Общества. Резервный фонд Общества предназначен для покрытия его убытков, а также для погашения облигаций Общества и выкупа акций Общества в случае отсутствия иных средств. Резервный фонд не может быть использован для иных целей.

Генеральный директор без доверенности действует от имени Общества, представляет его интересы, совершает сделки от имени Общества в пределах, установленных настоящим Уставом (до 10 % балансовой стоимости активов общества, определяемой по данным бухгалтерской отчетности на последнюю отчетную дату) и действующим законодательством, утверждает штаты, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками Общества.

Генеральный директор несет персональную ответственность за организацию работ и создание условий по защите коммерческой тайны на предприятии, за несоблюдение установленных законодательством ограничений по ознакомлению со сведениями, составляющими государственную тайну.

Имущество образуется за счет:

-доходов от реализации продукции, работ, услуг;

-кредитов банков;

-безвозмездных или благотворительных взносов, пожертвований Российских и иностранных организаций, предприятий, граждан;

Аналитическая группировка и анализ статей актива баланса (тыс.руб.)

Как видно из таблицы 1., общая стоимость имущества ООО Контакт на 2004 год составила 2450 тыс. руб. и уменьшилась по сравнению с 2003 годом на 42,8%. Имущество представлено в общей части внеоборотными активами. Их сумма снизилась с 3189 тыс. руб. до 1968 тыс. руб., или на38,29 %, их удельный вес возрос на 5,87 %.

Мобильные средства также понизились, как в сумме на 612 тыс. руб., так и по удельному весу на 5,87 %. Их снижение произошло за счет понижения доли запасов в 2004 году на 421 тыс. руб. или на 2,93 %, из-за уменьшения готовой продукции, занимаемой наиболее большой удельный вес в данной строке, на 174 тыс. руб. или на 35 %. Для ООО Контакт это очень отрицательный фактор, так как означает, что в связи с конкуренцией, произошла потеря рынков сбыта, снизилась покупательная способность населения, возросла себестоимость продукции.

Отрицательной тенденцией в изменение структуры оборотных средств является появление в 2004 году долгосрочной дебиторской задолженности в сумме 63 тыс.руб.

Для ООО Контакт такое появление очень опасно, так как эта задолженность может перерасти в просроченную, а это означает, что для предприятия наступят финансовые затруднения, т.е. оно будет чувствовать недостаток финансовых ресурсов для приобретения производственных запасов, выплаты заработной платы и на другие цели. Замораживание средств приводит к замедлению оборачиваемости капитала. Поэтому ООО Контакт заинтересовано в сокращение сроков погашения платежей.

Краткосрочная дебиторская задолженность по сравнению с 2003 годом снизилась на 221 тыс. руб. или на 99,5 %, это можно было бы считать положительным фактором, если бы не прослеживающийся спад производства на анализируемом предприятии, а следовательно и снижение числа дебиторов.

Вместе с тем в ООО Контакт, имеет место увеличение в 2004 году высоколиквидных оборотных активов на 5 тыс.руб. или почти в 2 раза, что положительно может сказаться на ликвидности предприятия в будущем.

Для анализа качественного состояния основных средств необходимо определить структуру основных фондов (табл.2)

Таблица 2.

Состав и структура основных фондов ООО Контакт за 2003-2004 годы.

В 2004 году произошло снижение суммы основных средств на 1161 тыс.руб. Особую роль при этом сыграла продажа зданий на сумму 697,5 тыс.руб. и списание оборудования на сумму 223,5 тыс.руб., вследствии их морального и физического износа.

Таким образом, снижение доли активной части основных фондов отрицательно отразится на показателях работы ООО Контакт, и чем ниже доля оборудования, тем меньше дохода можно получить с единицы стоимости фондов, то есть ниже фондоотдача.

Транспортные средства по сравнению с 2003 годом также снизились на 140,5 тыс.руб.

Таблица 3.

Состав и структура источников формирования имущества ООО Контакт за 2003-2004 годы.

Привлечение заемных средств в оборот это нормальное явление, так как оно содействует временному улучшению финансового состояния предприятия при условии, что средства не замораживаются на продолжительное время в обороте и своевременно возвращаются. В противном случае может возникнуть просроченная кредиторская задолженность, что в конечном итоге приводит к выплате штрафов, применению санкций и ухудшению финансового состояния предприятия.

Серьезные изменения в течение отчетного периода претерпел состав краткосрочных заемных средств из-за роста кредиторской задолженности на 486 тыс.руб. или на 36,85 %.

Следует обратить внимание на то, что величина кредиторской задолженности и по удельному весу, и по приросту в абсолютном выражении значительно превышает объем кредитования, которое ООО Контакт предоставляет своим покупателям (дебиторская задолженность).

Поэтому в процессе анализа необходимо изучить состав, давность появления кредиторской задолженности, наличие, частоту и причину образования просроченной задолженности поставщикам ресурсов, персоналу предприятия по оплате труда, бюджету, установить сумму выплаченных санкций за просрочку платежей.

Отрицательной тенденцией для ООО Контакт является увеличение непокрытого убытка прошлых лет на 642 тыс. руб., то есть по сравнению с 2003 годом он возрос в два раза и убыток отчетного периода увеличился на 374 тыс.руб. или на 34 %.

Обобщая сказанное можно сделать следующие выводы:

В течение анализируемого периода политика ООО Контакт была неверной, так как она привела к снижению оборотных средств в частности запасов - товарно-материальных ценностей;

Обращает на себя внимание низкая доля денежных средств - 0,28 % в общем объеме оборотных средств, что свидетельствует об серьезном дефиците;

Кредиторская задолженность превышает дебиторскую задолженность, что является отрицательным фактором для ООО Контакт;

В целом валюта баланса снизилась на 43 %.

Указанные изменения могут серьезно ухудшить, и без того неустойчивое и кризисное, финансовое положение ООО Контакт в будущем.

2.2 Порядок проведения инвентаризации обязательств

При проведении инвентаризации ООО Контакт руководствуется Федеральным законом от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", "Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации", утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.98 N 34н, "Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств", утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.95 N 49 (применяется в части, не противоречащей Закону N 129-ФЗ, Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности).

Инвентаризация обязательств в ООО Контакт заключается в проверке обоснованности числящихся на бухгалтерских счетах сумм дебиторской и кредиторской задолженности и их реальности. Инвентаризация обязательств включает в себя: расчеты с банками; расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами; расчеты с покупателями и заказчиками; расчеты с поставщиками; расчеты с подотчетными лицами; расчеты с работниками, депонентами; расчеты с прочими дебиторами и кредиторами, а также расчеты со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы. При проверке обязательств ООО Контакт устанавливает:

- имеется ли равенство остатков (дебетовых и кредитовых раздельно) по счетам расчетов по балансу, остаткам в оборотных ведомостях (карточках аналитического учета), а также законность и хозяйственную целесообразность совершенной операции. При этом необходимо обратить внимание имеются ли суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности;