Операции делопроизводства

1. Организация работы с документами, основные операции делопроизводства

2. Напишите письмо-предупреждение фирме, занимающейся пусконаладочными работами на предприятии, директором которого Вы являетесь, и срывающей сдачу объекта в срок. Наименование предприятия и остальные данные укажите самостоятельно

3. Составьте автобиографию

4. Составьте заявление о приеме на работу. Наименование предприятия и другие данные укажите самостоятельно

Список литературы

Основными делопроизводственными функциями системы управления персоналом являются:

Ш своевременная обработка входящей и исходящей документации;

Ш регистрация, учет и текущее хранение документов по персоналу;

Ш разработка, согласование, печатание документов по кадровым вопросам;

Ш доведение документации до соответствующих работников для исполнения;

Ш контроль за исполнением требований документов;

Ш размножение документов по кадровым вопросам и др.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

Ш прием входящих документов;

Ш первоначальная (экспедиционная) обработка;

Ш предварительное рассмотрение и распределение по подразделениям и исполнителям;

Ш регистрация;

Ш рассмотрение документов руководством;

Ш передача документов в подразделения и исполнителям;

Ш исполнение резолюций руководства;

Ш отправка ответных документов (при необходимости).

Вся корреспонденция, поступающая в организацию, независимо от способа доставки (почта, телетайп, факс) и адресата проходит соответствующую обработку в канцелярии (или в секретариате на малых предприятиях).

Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:

Ш составление проекта документа, его распечатка;

Ш согласование проекта, его визирование (в необходимых случаях);

Ш подписание (утверждение) документа;

Ш регистрация и отправка документа.

Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение.

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения Делопроизводство в кадровой службе. / Сост. Верховцев А.В. - М.: ИНФРА-М, 1999. . Регистрация необходима для учета, контроля исполнения и поиска документов, придания им юридической силы.

На документы, не подлежащие регистрации, составляется специальный перечень, утверждаемый руководителем организации.

Журнальная форма применяется как для регистрации документов, так и для учета личного состава. Для регистрации документов ведется журнал приказов (распоряжений) о приеме на работу, переводах, увольнениях работников, трудовых договоров, трудовых книжек, выдачи командировочных удостоверений, личных дел работников, выдачи различного рода изложения соответствующих вопросов, справок персонального характера.

Карточная форма регистрации используются для контроля исполнения и прохождения документов, их можно систематизировать по любому признаку (виду документа, содержанию и др.), что облегчает поиск необходимой информации.

Компьютеризация делопроизводственных процессов в кадровых службах позволила заменить ручную карточную форму регистрации документов на современную автоматизированную. При этом большинство программ заносится в электронную карточку, выводящую на экран компьютера, как традиционные реквизиты, так и ряд дополнительных.

Важной функцией делопроизводственной службы организации является систематизация и хранение документов. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела. Дело - совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку Басаков М.И. Кадровое делопроизводство. - Ростов-на -Дону: Феникс, 2002.. На каждой обложке (папке) помещается заголовок-этикетка. Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения называют номенклатурой дел.

Ведение дел вне номенклатуры не допускается. Различают сводную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений.

Формирования дел - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формирование дел должно отвечать следующим основных требованиям:

Ш оперативность поиска документов;

Ш надежность документационного обслуживания управления;

Ш сохранность документов.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

Ш распределение и раскладка исполненных документов в дела;

Ш расположение документов внутри дел в определенной последовательности;

Ш оформление обложек дел.

Каждое дело комплектуется из документов по одному вопросу, имеющих один срок хранения. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии). Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно.

Документы в деле располагают в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса.

До передачи исполненных документов в архив организации они могут находиться в структурных подразделениях на исполнении у исполнителя в папках с надписью. На папках должны быть указаны фамилия и инициалы исполнителя. Текущая работа с документами закрытого характера оговаривается специальной инструкцией. Хранение исполненных документов текущего года осуществляется в специальных папках-регистрах. Документы, законченные делопроизводством, в конце года сдаются в архив организации.

Оформление дел -- это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в ведомственный архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, уточнению на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела и т. д.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.

Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы, в них не нумеруются, уточнение обозначений на обложках дел не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.

Для дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают их содержание, рекомендуется составлять внутреннюю опись документов. Внутреннюю опись помещают в начале дела Документы по персоналу предприятия. / Сост. Басаков М.И. - Ростов-на-Дону: МарТ, 2001..

После завершения года на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения лицами, ответственными за работу с документами в структурных подразделениях, при методической помощи архива составляются описи дел для последующей передачи в архив. Отдельная опись составляется на дела по личному составу организации.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Описи утверждает руководитель организации. Перед утверждением описи должны получить одобрение ЭК организации, а описи на дела постоянного хранения и дела по личному составу должны быть согласованы (утверждены) ЭПК архивной организации.

Годовые разделы описей дел, предназначенные для передачи в государственный архив, печатают в четырех экземплярах. Описи дел, остающиеся в архиве организации, печатают в двух экземплярах.

В архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу через год после завершения работы с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и т. д.) Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. - М.: МЦФЭР, 2002. .

Документы принимают в архив после проведения экспертизы ценности и оформления дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) по описям, одобренным экспертной комиссией организации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) принимают по номенклатурам дел.

Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса и включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление и описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу их в архив организации.

Экспертиза ценности документов -- это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы в министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В остальных организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

Экспертная комиссия организации в своей работе должна руководствоваться Положением об архивном фонде Российской Федерации, требованиями ГСДОУ, приказами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения.

Результатом работы ЭК является распределение документов на четыре группы по различным срокам хранения:

Ш постоянного хранения в государственных архивах;

Ш временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

Ш временного хранения (до 10 лет);

Ш подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в ведомственный архив. Передача их осуществляется по описям.

Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся централизованно в организации, а по истечении срока хранения уничтожаются с разрешения архивной организации.

Уничтожение документов и дел оформляется актом. Уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющих грифы: «Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», производится в соответствии со специальными инструкциями.

2. Напишите письмо-предупреждение фирме, занимающейся пусконаладочными работами на предприятии, директором которого Вы являетесь, и срывающей сдачу объекта в срок. Наименование предприятия и остальные данные укажите самостоятельно

Служебные письмо - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы, письма-предупреждения и др.

Письма оформляются на специальном бланке для писем. В письмах название вида документа не указывается.

На бланке указывается:

Ш эмблема,

Ш наименование предприятия,

Ш почтовый адрес (полностью),

Ш банковские реквизиты,

Ш № телефона, № факса, № и дата документа,

Ш подпись,

Ш отметка о наличие приложения Деловая корреспонденция. / Сост. Прохорова В.А. - М.: ВЛАДОС, 2003..

Бланки могут изготавливаться с угловым и продольным расположением реквизита.

Почтовый адрес корреспондента указывается полностью.

Письма, имеющие юридические и финансовые последствия заверяются печатью организации.

Датой документа является дата его регистрации.

А Г Р О М А Ш

ООО НПФ «Агромаш» 630500, г. Красноярск, ул. Дунайская, 23,

тел/факс: 196-00-00, ИНН 6163020210, Р/с 50721814026170100000

в АКБ «Инкомбанк», БИК 040349523, к/сч 30101810600000000614

10.10.2005 № 22/01- 01

на № от _________

О пусконаладочных работах Генеральному директору

ОАО «Ника» Лебедеву А.А.

ул. Садовая, 18,

г. Красноярск, 630532

В соответствии с договором подряда № 28 п.5.2. Ваша фирма должна была закончить пусконаладочные работы 9.10.2005г. Данная задержка может привести к тому, что данный объект не будет запущен в срок.

В связи с этим организация оставляет за собой право обратиться в другую фирму для продолжения пусконаладочных работ согласно договору подряда № 28 от 09.09.2005г. если работы не будут закончены до 15.10.2005г.

Директор Иванов Иванов А.А.

3. Составьте автобиографию

Автобиография - документ, в котором работник собственноручно в произвольной форме дает краткое описание в хронологической последовательности этапов своей жизни и трудовой деятельности.

Автобиография имеет следующие реквизиты:

Ш название вида документа,

Ш текст,

Ш подпись,

Ш дату.

Текст автобиографии состоит минимум из четырех частей:

Ш фамилия, имя, отчество автора, дата и место рождения,

Ш необходимые данные о родителях,

Ш данные об учебе и трудовой деятельности,

Ш данные об общественной деятельности.

Все разделы начинаются с красной строки.

Автобиография

Я, Конончук Ирина Анатольевна, 31.05.1975 года рождения.

В данное время родители находятся на пенсии. До этого, мама работала преподавателем в средней образовательной школе, отец работал автомехаником.

Имею высшее экономическое образование, квалификация: бухгалтер - экономист высшей категории, знаю французский язык. Последнее место работы: ООО «Инкомбанк», кассир; ЗАО «Икс», кассир (3 года).

Подпись _____________________

Дата составления: 10.10.2005 год.

4. Составьте заявление о приеме на работу. Наименование предприятия и другие данные укажите самостоятельно

Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц), адресованный должн6остному лицу или организации. Заявление должно иметь следующие реквизиты:

Ш название вида документа;

Ш дату;

Ш адресность;

Ш подпись.

Генеральному директору

ООО «Инкомбанк»

Алексееву А.А,

от Конончук Ирины Анатольевны

Заявление

Прошу принять меня на работу на должность кассира в октябрьское отделение ООО «Инкомбанка».

10.10.2005г. Конончук И.А.

Список литературы

1. Басаков М.И. Кадровое делопроизводство. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2002.

2. Деловая корреспонденция. / Сост. Прохорова В.А. - М.: ВЛАДОС, 2003.

3. Делопроизводство в кадровой службе. / Сост. Верховцев А.В. - М.: ИНФРА-М, 1999.

4. Документы по персоналу предприятия. / Сост. Басаков М.И. - Ростов-на-Дону: МарТ, 2001.

5. Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. - М.: МЦФЭР, 2002.