Облік грошових коштів і грошових документів

У процесі своєї діяльності ЛОГВВ постійно вступає у взаємовідносини з іншими суб'єктами господарювання при здійсненні угод, що оформлюються і закріплюються договорами: з постачальниками - за одержані від них товарно-матеріальні цінності, з покупцями - за придбані ними товари, з банками - за одержання коштів, з іншими юридичними та фізичними особами - за транспортні та інші послуги, електроенергію, паливо тощо, з працівниками - із заробітної плати, наданих їм позик тощо.

Відносини, які виникають внаслідок кругообігу господарських засобів, називаються розрахунками. Вони опосередковують розподіл і перерозподіл суспільного продукту, перехід його з товарної форми в грошову, і навпаки. Початковою і кінцевою ланкою кругообігу засобів, який включає придбання товарів, виробництво продукції, виконання робіт, надання послуг, а також їх продаж і отримання виручки, виступають грошові кошти, які є найбільш ліквідними активами.

Вся діяльність складається з багатьох операції, що є певними моментами безперервних змін коштів або джерел їх утворення. Під час цієї діяльності у ЛОГВВ виникають найрізноманітніші зв'язки і розрахунково-платіжні відносини з постачальниками матеріальних цінностей, підрядчиками, транспортними організаціями, фінансовими установами, та іншими (як юридичними так і фізичними) особами.

Згідно з Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 4 «Звіт про рух грошових коштів» під грошовими коштами розуміють готівку, кошти на рахунках в банках і депозити до запитання. Готівка (готівкові кошти) - це грошові знаки національної валюти України - банкноти та монети.

Порядок здійснення розрахунків грошовими коштами суворо регламентований чинним законодавством України. Звичайно, що існують певні правила, установлений порядок для здійснення операцій з готівкою. Це

- касова дисципліна. Основним документом бухгалтерського обліку встановленої форми, що застосовується для здійснення обліку готівки в касі ЛОГВВ є касова книга.

Приміщення або місце, що призначене для приймання, видачі та зберігання готівкових коштів, інших цінностей і касових документів де, як правило, ведеться касова книга називається касою ЛОГВВ.

Розрахунки можуть здійснюватися не тільки в готівковій, але й в безготівковій формі.

Безготівкові розрахунки - це перерахування грошових коштів з рахунку підприємства-платника на рахунок підприємства - отримувача. Фінансовим посередником у цих розрахунках виступає банк, який надає послуги своїм клієнтам на договірній основі. [4, с. 19]

За економічним змістом безготівкові розрахунки бувають товарного та нетоварного характеру. До товарних відносяться розрахунки між підприємствами, установами за реалізовані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи і надані послуги, до нетоварних - розрахунки з бюджетом з платежів і податків, погашення банківських позик, відсотків Порядок безготівкових розрахунків суворо регламентований законодавством. Здійснення розрахункових операцій через банк знижує потребу в готівці, сприяє концентрації в банку вільних грошових коштів, забезпечує їх збереження і ефективніше використання, оптимізує й прискорює грошовий обіг держави. Готівковий і безготівковий грошовий обороти органічно пов'язані між собою, що реалізується через перехід однієї форми в іншу

Правильна побудова обліку грошових коштів дає можливість забезпечити інформацію про їхню наявність, цілеспрямоване використання і контроль за збереженням.

Таким чином, грошові кошти зв'язані з виробництвом і обсягом суспільного продукту, а також його невиробничим споживанням, є конкретним об'єктом бухгалтерського обліку.

2. Документальне оформлення касових операцій

Каса - рахунок бухгалтерського обліку руху і наявності грошових коштів, наявних у підприємства. [6, с. 54]

При проведенні розрахунків одержувач платежу (продавець) зобов'язаний представити платнику (покупцю, замовнику) обліковий розрахунковий документ (податкову накладну, рахунок-фактуру, товарний чек, акт виконаних робіт, наданих послуг, акт чи закупівлі інші документи), що засвідчує факт покупки товару, виконання роботи, надання послуги.

Розрахунки наявними повинні здійснюватись з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів, касового чи товарного чека, квитанції, які б підтверджували здійснені платниками (покупцями, замовниками) витрати готівки. [7, с. 37]

Схему документального оформлення касових операцій подано на рис. 2.1.

Рис. 2.1 - Схему документального оформлення касових операцій

2.1 Прийом готівки у касу

Грошові кошти, що надходять у касу, повинні вчасно й у повній сумі прибуткуватися. Відповідно до п. 2.10 Положення о ведении кассовых операций в национальной валюте Украины, утвержденное постановлением Правления НБУ от 19.02.2001 №72. Оприбуткування готівки в касу визначається як «здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень з оформленням даної операції у встановленому порядку прибутковим касовим ордером і відображенням у касовій книзі в день одержання готівкових коштів». [3]

Таким чином, щоб наявні кошти вважалися оприбуткованими, необхідно оформити прибутковий касовий ордер, і зробити про це запис у касовій книзі. Причому прибутковий запис у касовій книзі не обов'язково робити відразу ж після виписки прибуткового касового ордера, вона може бути зроблена протягом робочого дня касира в день надходження коштів.

При прийомі до каси грошових білетів і монет касири зобов'язані керуватися Правилами визначення платіжності банкнот і монет Національного банку України, затвердженими постановою Правління Національного банку України, ведуть касову книгу і прибуткують готівку у своїх касах. Прийом до каси коштів оформляється прибутковим касовим ордером. Типова форма прибуткового касового ордеру повинна застосовуватися всіма організаціями.

При оформленні первинних документів відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, необхідне заповнення всіх реквізитів. При заповненні прибуткового касового ордера в ньому варто вказати наступні реквізити:

– найменування установи;

– номер прибуткового ордера;

– дату його складання;

– кореспондуючий з рахунком 30 «Каса» рахунок бухгалтерського обліку, що використовується при відображенні господарської операції, оформлюваної цим прибутковим ордером;

– сума, на яку оформляється прибутковий ордер;

– код цільового призначення (по можливості);

– від кого і на якій підставі отримані кошти.

Прибуткові касові ордери і квитанції до них повинні заповнюватися бухгалтером тільки чорнильною чи кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп'ютерних чи коштів іншими способами, що забезпечили б належну схоронність цих записів протягом установленого для збереження документів терміну.

У прибутковому ордері вказується документ, що служить підставою здійсненої господарської операції по прийому коштів (наприклад, чек, договір, накладна і т.д.). [4, с. 106]

Прибутковий ордер виписується в одному екземплярі. Особі, що здає кошти в касу, видається квитанція, завірена підписами головного бухгалтера і касира і печаткою підприємства. Прибутковий касовий ордер, по якому отримана готівка, додається до першого екземпляра звіту касира.

2.2 Видача готівки з каси

У випадку видачі готівки фізичній особі по видатковому документі касир повинний зажадати пред'явити чи паспорт його документ, що заміняє, і записати у видатковому документі його найменування і номер, ким і коли він виданий. Фізична особа розписується у видатковому документі про одержання готівки із вказівкою отриманої суми (гривень - словами, копійок - цифрами), дати одержання і розписується в одержанні, використовуючи чорнило чи кулькову ручку з темним чорнилом.

Якщо видатковий документ складений на видачу готівки декільком особам, то одержувачі також пред'являють чи паспорти їхні документи, що заміняють, і розписуються у відповідній графі документа.

Видача готівки з каси, не підтверджена розписом одержувача у видатковому документі, для виведення залишку готівки у касі не приймається.

Видача готівки особам, яких немає в штатному розкладі установи, здійснюється по видаткових касових ордерах, що виписуються окремо на кожну особу по окремій відомості.

Видачу готівки касир здійснює тільки особі, зазначеної у видатковому документі. Якщо видача готівки здійснюється за дорученням, оформленим у встановленому порядку відповідно до чинного законодавства, у тому числі й особа, що не має можливості в зв'язку з чи хворобою по інших поважних причинах розписатися власноручно, то в тексті ордера після прізвища, імені і по батькові одержувача грошей бухгалтерія вказує прізвище, ім'я і по батькові особи, якій доручено одержати наявні. При цьому в графі «Видати» указуються прізвище і ініціали довіреної особи, у графі «Підстава» - призначення платежу, у графі «Додаток» - доручення, у графі «Документ» - реквізити документа довіреної особи.

Якщо видача готівки здійснюється по відомості, то перед розписом про одержання грошей касир робить у ній напис: «За дорученням». Доручення залишається в касира і додаються до видаткового касового чи ордера відомості

Виплати, пов'язані з оплатою праці, здійснюються касиром установи по платіжним (розрахунково-платіжним) відомостях чи по видаткових касових ордерах.

Одноразові видачі готівки на оплату праці окремим особам здійснюються, як правило, по видатковому касовому ордері.

Після здійснення виплат, зв'язаних з оплатою праці, по платіжних відомостях, касир повинний:

у платіжній відомості проти прізвища осіб, яким не здійснена виплата, поставити чи штамп зробити напис: «Депонована», (готівкові кошти, отримані установою для виплат, пов'язані з оплатою праці, та не виплачені в установлені рамки окремим фізичним особам, є депонованою заробітною платою);

– скласти реєстр депонованих сум;

– наприкінці відомості указати фактично виплачену суму і недоотриману суму виплат, що підлягає депонуванню, звірити ці суми з загальним підсумком по платіжній відомості і засвідчити напис своїм підписом. Якщо наявні кошти видавалися не касиром, а іншим особам, то на відомості додатково робиться напис: «Гроші по відомості видав (підпис)»;

– виписати видатковий касовий ордер на фактично видану суму по відомості, зареєструвати його і здійснити відповідний запис у касовій книзі.

Бухгалтерія робить перевірку оцінок, зроблених касирами в платіжних відомостях, і здійснює підрахунок виданих і депонованих по них сум. Депоновані суми, що підлягають здачі в банк, оформляються шляхом складання одного загального видаткового касового ордера.

Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові документи повинні заповнюватися бухгалтером тільки чорнильною чи кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп'ютерних чи коштів іншими способами, що забезпечили б належну схоронність цих записів протягом установленого для збереження документів терміну.

Таблиця 2.2.1. Документи, що служать підставою для оформлення касових операцій

Прийом і видача готівки по касових ордерах може здійснюватись тільки в день їхнього складання.

Виправлення в прибутковому і видатковому касовому документах забороняється.

При одержанні прибуткових касових чи ордерів видаткових документів касир зобов'язаний перевірити:

а) наявність і дійсність на документах підпису головного бухгалтера, а на видатковому документі - дозвільного напису керівника чи особи, ним уповноваженої;

б) правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів;

в) наявність перерахованих у документах додатків.

У випадку недотримання хоча б одного з перерахованих вимог касир повертає документи в бухгалтерію для відповідного оформлення.

Прибуткові касові чи ордери видаткові документи відразу ж після одержання видачі по них готівки підписуються касиром, а на прикладених до них документах ставиться штамп напис «Оплачено» із указівкою дати (число, місяць, рік).

До передачі в касу прибуткові касові ордери видаткові документи реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. Видаткові касові ордери, оформлені на підставі платіжних відомостей на виплати, зв'язані з оплатою праці, реєструються після їхньої видачі.

Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів затверджені наказом Мінстату України «Про твердження типових форм обліку касових операцій» від 15.02.96 №51. Журнал заводиться один і на прибуткові і на видаткові ордери.

Реєстрація прибуткових і видаткових касових документів може здійснюватися за допомогою комп'ютерних коштів, що забезпечують формування і роздруківку необхідних касових документів. При цьому в документі «Вкладний лист журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів», що формується і роздруковується за відповідний день, забезпечується також формування даних для обліку руху коштів по цільовому призначенню.

Касові документи після складання касиром звіту і його обробки в бухгалтерії комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються в окремі папки і зберігаються протягом 36 місяців після закінчення календарного року матеріально відповідальним особам, на який покладений обов'язок збереження документів, в окремому чи сейфі спеціальному приміщенні, що передається під охорону.

Винос з приміщення під охороною, касових документів дозволяється тільки в окремих випадках і тільки по письмовому дозволі керівника головного бухгалтера. До кінця робочого дня документи обов'язково повертають.

Довідки по касових документах (підписані керівником і головним бухгалтером) видаються відповідним органам за їхньою вимогою у випадках, передбачених чинним законодавством України. Касові документи можуть вилучатися у випадках, передбачених чинним законодавством України.

своєчасне і правильне проведення необхідних розрахунків як шляхом безготівкових перерахувань, так і готівкою;

повне й оперативне відображення в облікових регістрах наявності грошових коштів і розрахункових операцій;

дотримання діючих правил використання коштів по призначенню;

організація і проведення у встановлений термін інвентаризацій коштів і стану розрахунків, вишукування можливостей недопущення виникнення простроченої дебіторської і кредиторської заборгованості;

контроль за наявністю і схоронністю грошей у касі, на розрахунковому й іншому рахунках у банках;

контроль дотримання розрахунково-платіжної дисципліни, своєчасності перерахування сум за матеріальні цінності.

Розвиток господарських зв'язків в умовах ринку значно розширює кількість користувачів обліковою і звітною інформацією. Ними є не тільки працівники управління, безпосередньо пов'язані з установою, але і зовнішні користувачі інформації, що мають прямої фінансовий інтерес: банки, постачальники - при укладанні договорів на постачання товарно-матеріальних цінностей. Готівка в касі ЛОГВВ утворюється з надходжень із законних джерел і наявних коштів отриманих у банку на заробітну плату соціального характеру й інші потреби, у встановлених законом випадках.

А також для удосконалення системи обліку запропоновано автоматизувати робочі місця бухгалтерів із застосуванням пакета програм «ЧИЖ бухгалтерія». Бухгалтерська інформація в умовах автоматизованої обробки інформації використовується набагато ширше, ніж при ручній обробці даних.

Функції АРМБ полягають у виконанні наступних обліково-контрольних операцій:

- автоматизація документування первинної інформації;

- оперативне керування, контроль за наявністю і рухом грошових коштів;

- можливість автоматизованого складання форм фінансової звітності;

- видача необхідної інформації до друку або на екран дисплея по запитанню цих вимог шляхом списання коштів, що відноситься до однієї черговості.

Список використаних джерел

1. Инструкция «Про безготівкові розрахунки в національній валюті в Україні» - Пост. НБУ від 29.03.2001 р. №135

2. Наказ Мінстату України «Про твердження типових форм обліку касових операцій» від 15.02.96 №51

3. Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте Украины, утвержденное постановлением Правления НБУ от 19.02.2001 №72.

4. Білуха Н.Т. Теорія бухгалтерського обліку. - К., 2000

5. Бутынец Ф.Ф. та ін. Інформаційні системи бухгалтерського обліку, - Житомир., 2002

6. Бухгалтерський словник. - Житомир., 2001

7. АВЕРС-Бухгалтерия. Наличное обращение: расчеты в кассах предприятий, через ЭККА и товарно-кассовые книги. - Донецк: «Баланс Клуб», 1998.

8. В. Матвеева, С. Замазий. Всё об учёте и налогообложении бюджетних организаций. - Харьков: «ФАКТОР», 2005

9. Ефимова О.В. // Финансовый анализ. - М.: Бухгалтерский учет, 1996.

10. Завгородний В.П. Автоматизація бухгалтерського обліку, контролю аналізу, аудиту. - Д., АСКД 1993

11. Осейко Н.К. Бухгалтерський облік за допомогою ПК., 1998

12. Р. Казакова. Денежные средства. Расчеты. - К.: Новая бухгалтерия 2001.

13. Савченко О. Кассовые операции. - Харьков: Фактор, 2001.

14. Сердюк В.Н. Бухгалтерский учет: Учебно-практическое пособие. - 4-е изд. - Донецк: Дон НУ, 2002.

15. Сопко В.В. Бухгалтерский учёт. - К., 2000

16. Харитонов С.А. Комп'ютерна бухгалтерія. - М., 2000