Распорядительная документация

№ 13. Распорядительная документация - это документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда. Она издаётся на всех уровнях управления: как в Верховном Совете, Совете Министров, в министерствах и ведомствах, так и в каждой организации и предприятии для решения тактических и стратегических задач управления.

По видам распорядительные документы подразделяются на:

1) постановления;

2) решения;

3) приказы;

4) распоряжения;

5) указания.

Постановление - это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Решение - это правовой акт, принимаемый местными органами власти в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов, находящихся в их компетенции. Решениями оформляют также результаты деятельности и других коллегиальных органов - коллегий министерств и ведомств, научных советов, советов директоров предприятий и др. Решениями именуются и совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами (коллегиальными и действующими на основе единоначалия).

Приказ - это самый распространённый документ, издаваемый по вопросам образования, деятельности, реорганизации или ликвидации организации, утверждения положений, инструкций и другим вопросам. По содержанию подразделяют на приказы по основной деятельности организации (по общим вопросам) и приказы по личному составу (кадровые).

Распоряжение - это правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам организации (предприятия) единолично заместителем первого руководителя, заместителем главного инженера либо руководителями структурных подразделений. Распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга подразделений и должностных лиц.

Указание - это правовой акт, издаваемый преимущественно по вопросам информационно-методологического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной организации (предприятия) или вышестоящих органов управления.

Постановления, решения и приказы издают в тех случаях, когда требуется принять документ, связанный с основными вопросами жизнедеятельности организации. Указания и распоряжения издают для решения оперативных вопросов управления или для исполнения постановлений. Остальные распорядительные документы издаются руководителями или другими должностными лицами , которые делегированы такие полномочия.

Процедуру составления и оформления каждого из видов распорядительных документов необходимо описать в инструкции по делопроизводству своей организации. Ответственность за правильное составление и оформление документов несут начальники управлений, отделов и сотрудники, составляющие и визирующие проекты документов.

Процедура издания распорядительных документов (приказов, указаний, распоряжений) в условиях единоличного принятия решений включает следующие стадии:

1. инициирование решения - обоснование необходимости издания распорядительного документа;

2. сбор и анализ информации по вопросу;

3. подготовка проекта документа;

4. согласование проекта документа;

5. внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства;

6. принятие решения (подписание документа);

7. доведение распорядительного документа до исполнителей.

№ 28. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учёта дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру для организации.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носик рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств, утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры согласовываются с Центральной экспертной комиссией министерства (ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая (примерная) номенклатура дел. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной архивной службы.

Номенклатура дел организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатуры дел структурных подразделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с Центральной экспертной комиссией или экспертной комиссией организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждается руководителем организации. Организации, не сдающие документы на государственное хранение, номенклатуру дел согласовывают с Центральной экспертной комиссией или экспертной комиссией вышестоящей организации либо с её руководителем.

При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с указанными в них сроками хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. В том числе указываются справочные и контрольные картотеки, личные дела. Каждое дело, включённое в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах распределения. При т. томе дела с добавлением записи «т. 1», «т. 2» и т.д.

Номенклатуру дел в организации составляют по установленным нормам, печатают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспечения управления (ДОУ), который используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий используется в ведомственном архиве, с которым согласовалась номенклатура дел и куда документы поступают на постоянное хранение.

В течение года в утверждённую номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончании года в неё вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведённых дел. Итоговая запись номенклатуры дел организации составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений.

Список литературы

1) Документация. Делопроизводство / Л.А.Мишина. - Минск: Амалфея, 2008. - 452 с.

2) Делопроизводство: Учеб. Пособие / В.В. Паневчик. - 2-е изд., испр. и доп. - Мн.: Выш. шк., 2003. - 348 с.: ил.

3) Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. - 272 с