Контроль и использование документов

ФГОУ ВПО «Сибирский Федеральный Университет»

Гуманитарный институт

Историко-философский факультет

Кафедра всеобщей истории

Контрольная работа

по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

на тему: «Контроль и использование документов»

Выполнил:

студент III курса Астротенко Р.В.

Научный руководитель:

Иванова М.Г

Красноярск 2008

Содержание

Введение

1. Контроль исполнения документов

1.1 Специфика процесса, организация системы контроля исполнения документов

1.2 Типовые и индивидуальные сроки исполнения

1.3 Цели, этапы и формы контроля

2. Использование документов

2.1 Правовые основы и порядок использования документов

2.2 Виды запросов

2.3 Обеспечение доступа пользователей к архивным документам

2.4 Формы использования документов

Заключение

Список литературы

Введение

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения.

В данной работе рассмотрена часть процесса документооборота учреждения - контроль и использование.

Целью данной курсовой работы является рассмотреть процессы контроля и использования документов в процессе делопроизводства.

Задача - выявить общие принципы построения работы контроля, специфики организации системы, форм и этапов, а также подобное в отношении использования документов вкупе с правовыми основами и порядками обеспечения процессов, возникающих по поводу использования документов.

1. Контроль исполнения документов

1.1 Специфика процесса, значение контроля

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Контроль исполнения документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица.

Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя предприятия.

Организация системы контроля исполнения документов Основным нормативным документом, регламентирующим ведение контроля исполнения документов в организации, является инструкция по документационному обеспечению управления (ДОУ). Инструкция, как правило, определяет:

- кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;

- какие документы ставятся на контроль;

- этапы контроля исполнения документов;

- сроки исполнения документов;

- формирование и использование массива данных, необходимых для контроля;

- отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных формах;

- ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, продление срока исполнения, снятие документа с контроля);

- работу с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения и др.);

- обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов;

- информирование руководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.

Нормативные документы, используемые при разработке системы контроля исполнения документов

При разработке системы контроля исполнения документов в организации следует основываться на положениях нормативных документов, а также учитывать специфику деятельности организации.

К нормативным документам, в которых содержатся положения о системе контроля исполнения документов, относятся:

- Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (приказ Главархива от 25.05.88). М., 1991 (раздел 3.3);

- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68). М., 2000 (раздел VIII).

Контроль исполнения документа начинается с момента постановки его на контроль. На документе поставленном, на контроль в соответствии с ГОСТом делается отметка знаком "К" или штампом "КОНТРОЛЬ". Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составление проекта контракта, проведение делового совещания). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (согласно ГОСТу, реквизит 27 "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"). Также ставится отметка и в контрольно-ревизионной карточке.

Контроль исполнения документов охватывает три группы вопросов:

- контроль исполнения документов по существу содержащихся в них заданий или поручений. Такой контроль предполагает оценку документа в целом, то есть насколько правильно и полно решен вопрос. Такую оценку делает руководитель, либо по его поручению - помощник. Если руководитель удовлетворен решением проблемы - документ подписывается, если же не удовлетворен, то дополнительно прорабатываются неясные моменты и документ проходит повторное согласование. Контроль по существу содержания входит в обязательные должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и, при большом объеме контрольных документов специального контрольного подразделения;

- контроль соответствия документов формам составления и требованиям ГОСТов. Такой контроль может осуществлять помощник, специальная контрольная служба или технический работник бухгалтерии. Суть этого контроля сводится к проверке правильности оформления документа, наличия определенного бланка, полноты реквизитов, наличия всевозможных сопутствующих материалов;

- контроль исполнения документов в указанные сроки. Для подавляющего большинства документов устанавливаются сроки их исполнения, которые регламентируются законами и другими нормативными актами.

1.2 Типовые и индивидуальные сроки исполнения

Сроки исполнения подразделяются на типовые и индивидуальные. Типовые сроки установлены законодательными и другими актами для таких документов, как:

- предложения, заявления и жалобы граждан - в срок до 1 месяца со дня поступления, не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней;

- заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей - не позднее 7 дней со дня поступления;

- запрос депутата Государственной Думы и члена Совета Федерации Федерального Собрания РФ - в срок до 20 дней;

- поручения Президента РФ и Правительства РФ - в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня его подписания, с пометкой «срочно» - в 3-дневный срок, требующие дополнительного изучения - в 10-дневный срок;

- письма предприятий и учреждений - 30 дней;

- приказы и указания министров во исполнение документов Правительства РФ - согласно указанному сроку или в течение 30 дней.

Индивидуальные сроки исполнения могут указываться в самих документах вышестоящих организаций, в резолюциях и указаниях руководителей. Индивидуальный срок исполнения документа может отличаться от типового срока. Как правило, индивидуальные сроки исполнения не должны превышать 10 дней. Если задание сложное и требует согласования и дополнительной проверки, то сроки могут удлиняться, но не более чем на 30 дней.

Сроки исполнения могут продлеваться в связи с дополнительным изучением и проверкой вопроса, но только с согласования лица их установившего и с этой целью необходимо заблаговременно известить о целесообразности более полной проработки вопроса лицо, поручившее исполнение, так и лицо, ожидающее результата по исполнению.

Контроль исполнения документов в общей системе документооборота касается следующих видов документов:

- распорядительные документы высших органов государственной власти: Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации;

- распорядительные документы представительного органа (распорядительные документы Законодательного собрания области);

- распорядительные документы органа государственного управления (постановления губернатора области).

Кроме этих документов, на контроль также ставятся: протоколы совещаний при руководителе органа управления; поручения руководителя; входящая корреспонденция; письменные и устные обращения граждан.

1.3 Цели, этапы и формы контроля

Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации необходимой для оценки деятельности организации и ее структурных подразделений, а также конкретных сотрудников.

Для достижения указанной цели система контроля исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

- постановку документов на контроль;

- проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;

- регулярное информирование руководителей органа управления о ходе исполнения документов;

- снятие исполненных документов с контроля.

Контроль исполнения носит многофункциональный характер, поэтому формы и методы его реализации многообразны. Как правило, наиболее эффективным является простейший контроль. Простейшие формы и методы требуют меньших усилий и более экономичны.

К простейшим организационным формам контроля исполнения можно отнести:

- контрольные журналы;

- регистрационно-контрольные карточки (картотека);

- письменные отчеты;

- проверки.

Каждая из перечисленных форм имеет свою специфику, но при использовании любой из них необходимо соблюдать одно требование - не ограничиваться разговорами об исполнении, а давать объективную оценку положения дел, намечать и добиваться осуществления конкретных мероприятий.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

Контроль играет важную роль в системе документооборота. Он обеспечивает своевременное и качественное решение содержащихся в документе вопросов, охват всех контролируемых документов. Контроль исполнения - это непосредственная проверка и регулирование хода исполнения приказа или распоряжения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.

2. Использование документов

2.1 Правовые основы и порядок использования документов

Использование документов - применение пользователями и архивом архивных документов и/или информации, в них содержащейся, в целях удовлетворения информационных потребностей граждан, общества, государства.

Порядок использования архивных документов устанавливается Федеральной архивной службой России в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, другими федеральными законами и нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, относящимися к информации, информационному обеспечению и обмену информацией.

Основными принципами использования документов Архивного фонда Российской Федерации являются общедоступность и открытость документной информации, законность ее поиска, получения и использования.

Использование документов работниками архивов в личных (неслужебных) целях производится на общих основаниях во внеслужебное время.

Порядок пользования документами из архива:

1. Для получения документов для дальнейшей работы из архива, обязательно разрешение руководителя предприятия.

2. Категорически запрещается делать на документах пометки, загибать листы, снимать копии без разрешения руководителя, переводить чертежи через кальку.

Сотрудникам, работающим в данной организации, документы выдаются под расписку без права выноса за пределы учреждения.

Документы по письменным запросам выдаются доверительным лицам по доверенности.

При снятии копии с документа, который находится в архиве, на подлиннике проставляется, когда и кому была выдана копия.

6. Лица, работающие с документами архива, несут полную ответственность за сохранение документов. В случае нарушения - привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.

2.2 Виды запросов

Виды запросов информационных документов. Информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами предусматривает выявление архивом запрашиваемой ими информации по документам, подготовку и предоставление пользователям соответствующих информационных документов.

Оно проводится в плановом или оперативном порядке на основе запросов органов государственной власти, местного самоуправления, государственных и негосударственных организаций, общественных объединений, граждан, а также по договорам с юридическими и физическими лицами.

Запросы, поступающие в архивы, подразделяются на тематические, генеалогические и запросы социально-правового характера.

- Тематический запрос - запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии.

- Геналогический запрос - запрос, выражающий потребность в документной информации, устанавливающей родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода.

- Запрос социально-правового характера - запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан.

2.3 Обеспечение доступа пользователей к архивным документам

Архив предоставляет для пользования всем юридическим и физическим лицам открытые документы Архивного фонда Российской Федерации и справочники к ним.

Архив не вправе ограничивать или определять пользователям условия использования документной информации, полученной ими в результате самостоятельного поиска или предоставленной ему в порядке оказания платных услуг, кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации или оговоренных в договорах по информационному обслуживанию.

Архив обеспечивает в установленном порядке доступ пользователей к секретным, частично секретным и конфиденциальным документам, базам и банкам данных с учетом ограничений, установленных законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Архив дает пользователю соответствующие разъяснения или выдает копии части дела, документа, не содержащие указанных сведений, а также предупреждает пользователя о его ответственности за сохранение государственной тайны, конфиденциальных сведений, содержащихся в документах, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Ознакомление с секретными документами в установленном порядке осуществляется в специальном читальном зале или специально выделенном помещении под контролем работника архива, допущенного к работе с секретными документами. Частично рассекреченные дела выдаются пользователям в порядке, установленном для секретных дел.

2.4 Формы использования документов

Основными формами использования документов в архиве являются:

- информационное обеспечение пользователей (органов государственной власти, местного самоуправления, государственных, негосударственных и общественных организаций, объединений и граждан) в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

- представление документов пользователям для исследований в читальном зале;

- экспонирование документов на выставках;

- использование документов в средствах массовой информации;

- проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, "дней открытых дверей", лекций, докладов, устных журналов, читательских конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием документов;

- выдача документов во временное пользование;

- публикация документов в различных формах.

Заключение

Контроль и исполнение документов играют важную роль в системе документооборота. Контроль обеспечивает своевременное и качественное решение содержащихся в документе вопросов, охват всех контролируемых документов. Он проверяет и регулирует ход исполнения приказа или распоряжения, учитывает и анализирует результаты исполнения контролируемых документов в сроки.

Организуя работу делопроизводства, нужно стремиться к оптимизации процесса, чему помогает контроль.

Использование документов служит для первоначального и дальнейшего (в архивах) применения, важно отследить, какой доступ будет предоставлен пользователям, и какие формы использования могут быть в конкретном случае.

Список литературы

Документационное обеспечение деятельности организации. Барановский В.П. Учебное пособие. - М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Изд-во «Экмос», 1999 г.

Кудряев В.А. Организация работы с документами. М., 1998.

Андреева В.И. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы. - М.: Бизнес-школа. Интел Синтез, 1994.

Кузнецова Т.В.. Делопроизводство - М: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003.

Курицкий Б.Я. Организация делопроизводства и управления в офисе. - Санкт-Петербург: ВУН, 1997.

Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М: Приор, 2000.