Организация документооборота

8

1. Организация документооборота. Систематизация и хранение документов

Жизнь любой организации связана с обработкой управленческой информации, представленной в форме деловых документов. Однако чем крупнее фирма, тем хаотичнее могут оказаться пути ее распространения. Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив).

По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока:

1. Документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или канцелярия), адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям.

2. Документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и другие документы).

3. Документопоток исходящих документов - информация направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.).

Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенная и отшлифованная системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Они называются Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

Этапы обработки документов: обработка входящих документов, обработка исходящих документов, обработка внутренних документов.

Систематизация и хранение документов являются важными организационно-технологическими процедурами документационного обеспечения, т.к. тесно связаны с вопросами создания архивов и баз данных самого различного назначения и рационального использования документной информации в процессах управления различными звеньями народного хозяйства России.

Проблема систематизации рассматривается как комплекс вопросов, связанных с упорядоченностью, классификацией и эшелонированием документной информации для практического применения на предприятиях и в организациях различного статуса.

Массив исполненной документации - это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела.

Дело - это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенных (подшитых) в отдельную обложку с соответствующим заголовком - этикеткой (например, «Приказы ректора академии за 2007 г.», «Переписка с предприятиями о поставке комплектующих» и т.п.). Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, составляет номенклатуру дел.

Номенклатура дел оформляется как для структурных подразделений, так и для организации в целом (сводная номенклатура). Номенклатура дел (первый лист) печатается на общем бланке формата А4 и утверждается руководителем организации, форма номенклатуры дел выглядит следующим образом:

Основное назначение номенклатуры дел - служить руководством для группировки исполненных документов. Номенклатура дел используется также при индексации документов. Индекс дела входит составной частью в регистрационный номер документа (реквизит 10).

Лица, ответственные в организации или структурном подразделении за ведение дел, обязаны обеспечить сохранность документов.

В целях обеспечения физической сохранности, документы подшиваются в твердые обложки или папки-регистраторы. Для предупреждения утери документов с момента их заведения и до сдачи в архив или уничтожения они должны храниться в рабочих помещениях или в специально отведенных местах.

По окончании делопроизводственного года дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), а также дела временного хранения (до 10 лет) по указанию руководства организации передаются в архив организации. В ряде случаев документы могут передаваться на хранение в ведомственный или государственный архивы. Процедура передачи дел, порядок использования документов, хранящихся в архивах, оговорены в нормативных документах.

На рабочих местах исполнителей документы хранятся в папках, скоросшивателях, папках-регистраторах. В свою очередь для хранения последних служат лотки, блоки подвесные, которые устанавливаются на конторских столах или встраиваются в них.

В текущих архивах подразделений, для размещения большого количества укомплектованных в деле документов, применяются стеллажи и шкафы с подвижными и неподвижными секциями.

В архивах организации, в специальных архивах документы хранятся в особых помещениях, обеспечивающих условия хранения, с использованием металлических стеллажей различных размеров и разной степени механизации.

2. Документация по личному составу. Оформление личных дел

Среди общего объема документов, подведомственных кадровой службе, существенное значение имеет документация по личному составу.

Указанная документация требует особой аккуратности при ее оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного периода времени, так как на ее основе составляется форма государственного статистического наблюдения (№ П-4) «Сведения о численности, заработной плате и движении работников» (Постановление Госкомстата РФ от 1 декабря 2003 г. № 105 «Об утверждении Порядка заполнения и представления унифицированных форм федерального государственного статистического наблюдения»). Форму федерального государственного статистического наблюдения № П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников» представляют все юридические лица - коммерческие и некоммерческие организации всех форм собственности, их обособленные подразделения.

К документации по личному составу относятся:

1) трудовые контракты (договоры), заключаемые между администрацией предприятия и работником;

2) приказы по личному составу (регламентируют прием, увольнение, перевод сотрудников);

3) трудовые книжки;

4) личные карточки формы № Т-2;

5) личные дела;

6) лицевые счета по заработной плате.

Личные дела составляются и ведутся на работников, перечень которых определяется специально созданной руководителем предприятия комиссией.

Количество экземпляров личного дела определяется необходимостью. Подлинный экземпляр личного дела ведется по месту работы работника. Вышестоящую инстанцию, которая утверждает работников на некоторых должностях, высылается копии документов, заверенная отделом кадров предприятия и скрепленные печатью.

В личное дело включаются документы:

- опись документов, имеющихся в личном деле;

- заявление о принятии на работу;

- приказ о принятии на работу;

- личный листок по учету кадров с наклеенной на него фотографией размером 4х6 (фотографии обновляются при достижении возраста 25 и 45 лет);

- автобиография;

- копии документов об образовании, присвоении ученой степени, ученого звания;

- копия военного билета;

- контракт или трудовой договор (обязательный для государственных учреждений);

- приказы о продлении трудового договора;

- договор о полной индивидуальной или коллективной ответственности.

Контракт - это один из документов отражающий условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией. Контрактная форма оплаты труда широко применяется в цивилизованных странах уже не одно десятилетие. Для государств СНГ, контракт - явление относительно новое, возникшее с развитием рыночных отношений. По сравнению с действующей в нашей экономике тарифной системой оплаты труда в ее повременной и сдельной формах контрактная система имеет два несомненных преимущества.

Во-первых, труд работников можно оплачивать в значительно большем размере, чем это предписано окладами тарифными ставками и реализовать на практике рыночный принцип: за хорошую работу большие деньги, за плохую - ничего.

Во-вторых, контрактная система позволяет без особых усилий избавляться от нерадивых сотрудников путем расторжения контракта не вступая при этом в противоречие с Кодексом законов о труде и не согласовывая это увольнение с профсоюзом.

Далее в личном деле по мере поступления в хронологическом порядке располагаются характеристики, аттестации, представления о назначении, освобождении, увольнении, переводе, направлении на учебу, копии наградных листов и представлений к присвоению почетных званий и другие документы характеризующие работника. Документы личного дела нумеруются.

Характеристика - это официальный документ, который выдает администрация учреждения своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзывы о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств. Она имеет следующие реквизиты: название вида документа, указание должности, наименование организации, Ф.И.О. сотрудника, текст, подписи, печать.

В тексте характеристики можно выделить следующие логически взаимосвязанные составные части:

- анкетные данные;

- данные о трудовой деятельности;

- оценка деловых и моральных качеств;

- вывод.

Докладные, заявления и другие необходимые справочные материалы располагаются во втором разделе личного дела по мере их поступления.

В дополнение к личному листку по учету кадров относятся на основе соответствующих документов изменения в учетных данных работников, происшедшие после заполнения им личного листка.

Личный листок по учету кадров заполняется работником собственноручно, чернилами, разборчиво, без искажений и сокращений наименования предприятий, учреждений и организаций. При заполнении сведений о трудовой деятельности указывается время вступления в каждую должность и ухода на основании приказов по личному составу или записей трудовой книжки.

Автобиография пишется в произвольной форме, в которой кроме сведений о себе, и своей деятельности указываются сведения о родственниках и другие сведения, имеющие принципиально важное значение при решении вопроса о более правильном и целесообразном использовании работника на должности.

О всех последующих изменениях в анкетно-биографических данных и других учетных признаках (образование и т. д.) работники обязаны сообщать в отдел кадров по месту работы для внесения этих изменений во всех их учетные документы.

Основанием для внесения изменений должны служить официальные документы.

Изъятие документов из личных дел производиться с разрешения начальника отдела кадров, о чем делается отметка в описи документов в личном деле, а подлинный экземпляр документа заменяется его копией.

Для обеспечения контроля за выдачей личных дел составляются контрольные карточки, которые хранятся в личных делах.

Личные дела размещаются в несгораемых шкафах в порядке номеров, проставленных на корешках и лицевой стороне личного дела. Для быстрого нахождения конкретно личного дела ведется алфавитная картотека, состоящая из алфавитных карточек.

Одним из основных документов по учету личного состава на предприятии являются личные карточки рабочих и служащих. Они составляются и сводятся в действующую картотеку личных карточек (установленная форма № Т-2). Персональный учет научных работников ведется по учетной карточке научного работника, форма № Т-4.

Личные карточки уволенных постоянно хранятся в алфавитном порядке, отдельно от действующей картотеки, с указанием в карточке даты, номера приказа и причины увольнения работника. Хотя личная карточка и не является одним из документов находящихся в личном деле, на некоторых государственных предприятиях их подшивают в личное дело после увольнения сотрудника, мотивируя это тем, что все эти документы должны хранится 75 лет.

На работников, удостоенных государственных наград, почетных званий, награжденных отраслевыми видами наград, составляются и ведутся учетные карточки награжденных, которые сводятся в картотеку. Учет может вестись и в журнале учета награжденных.