2

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Российский Государственный Торгово-Экономический Университет»

Волгоградский филиал

Контрольная работа

по дисциплине: основы документационного обеспечения

Задание 5:

«Подготовка и оформление организационных документов»

Выполнил: студент 4 курса специальности

бухгалтерский учет, анализ и аудит (УФО)

Битюшкова М. Е.

Проверил: ассистент Алпухова Е. В.

Волгоград 2009 г.

Подготовка и оформление организационных документов

Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.

К организационным документам относятся:

- устав;

- положения;

- инструкции;

- штатное расписание;

- структура и штатная численность;

- регламент;

- учредительный договор.

Устав - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Содержание устава в соответствии с законодательством РФ должно включать:

* наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;

* местонахождение (почтовый адрес);

* предмет и цель деятельности;

* порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);

* порядок распределения прибыли;

* порядок образования учреждения (организации, предприятия);

* порядок управления и прекращения деятельности;

* органы управления (внутренняя организационная структура).

В зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть добавлены другие сведения:

* для банков - перечень проводимых банком операций и его функции;

* для акционерных обществ - сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.

Текст устава может содержать следующие разделы:

* Общие положения.

* Акционерный капитал (уставной фонд).

* Порядок деятельности.

* Управление.

* Учет и отчетность, распределение прибыли.

* Прочие накопления.

* Прекращение деятельности.

Устав оформляется на общем бланке с указанием реквизитов:

* наименование организации - автора документа (с указанием министерства, ведомства вышестоящей организации);

* наименование вида документа - УСТАВ;

* дата;

* регистрационный номер, место издания (город);

* гриф утверждения (если предприятие частное, указывают, кем зарегистрировано);

* текст;

* подпись.

Положения - правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб).

Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и используются при разработке индивидуальных. Различаются положения об организациях, о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положения оформляют на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации, структурного подразделения, вид документа, а также дата и гриф утверждения, регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования или визы согласования.

Текст положения включает следующие разделы:

* Общие положения;

* Цели и задачи;

* Функции;

* Права и обязанности;

* Руководство;

* Взаимоотношения с другими подразделениями.

Положения подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками (например, начальник структурного подразделения, заместитель руководителя), визирует юридическая служба (юрист), утверждает руководитель. Положение вступает в силу с момента утверждения.

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений), должностных лиц.

Инструкции издаются в целях разъяснения применения законодательных актов, распорядительных документов по запоминанию и ведению документов (например, бухгалтерских, отчетных и др.).

Инструкция оформляется на общем бланке организации и должна содержать реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или виза согласования. Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами, а количество разделов определяется разработчиками. Подписывается инструкция руководителем того подразделения, которое ее разработало, а утверждается руководителем организации или специальным распорядительным документом.

Инструкции бывают, например, должностные; по безопасности труда и др. Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

* Общие положения;

* Должностные обязанности;

* Права;

* Ответственность;

* Взаимоотношения.

Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы согласования; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.

Структура и штатная численность - документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации (учреждения). Оформляется на общем бланке предприятия с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, визы согласования, подпись, печать. Текст оформляется в виде таблицы. Документ подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. Согласовывают его с главным бухгалтером и юристом. Подпись руководителя в грифе утверждения заверяется печатью.

Регламент - документ, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет:

* статус коллегиального или совещательного органа;

* порядок планирования работы;

* порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;

* внесение материалов на рассмотрение;

* порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;

* ведение протокола заседания;

* оформление решений коллегиального или совещательного органа;

* порядок доведения решений до исполнителей;

* материально-техническое обеспечение заседаний.

Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательные реквизиты:

* наименование учреждения (организации);

* вид документа;

* заголовок к тексту (наименование коллегиального или совещательного органа);

* вид документа;

* дата;

* место составления;

* гриф утверждения;

* текст, подпись.

Регламенты обсуждаются в процессе подготовки на заседаниях коллегиального органа и согласовываются с юридической службой, подписываются руководителем организации или руководителем коллегиального органа, утверждаются коллегиально.

Учредительный договор - С 01 июля 2009 г. в соответствии с Федеральным законом от 30 декабря 2008 г. № 312-ФЗ вносятся изменения в Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью". В частности, отсутствует понятие "учредительный договор" и вместо него учредители заключают в письменной форме договор об учреждении Общества (п.5 ст.11 "Закон об ООО") и утверждают устав Общества. Договор об учреждении Общества не являются учредительным документом Общества. Договор об учреждении Общества является гражданско-правовым договором многостороннего характера, который заключается путем составления одного документа. Такой договор должен отвечать общим требованиям, предъявляемым ГК РФ к договорам и сделкам (включая нормы об основаниях признания сделок недействительными), а также отражать особенности, предусмотренные "Законом об ООО" для данного договора.

Содержание. Договор об учреждении Общества заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками).

Основные положения о договоре об учреждении и уставе общества с ограниченной ответственностью содержатся в ст.12 "Закон об ООО". Она основывается на нормах ст.ст.52 и 89 ГК РФ, но при этом устанавливает правила, отражающие специфику хозяйственного общества данного вида.

Договор об учреждении Общества определяет порядок осуществления учредителями совместной деятельности по учреждению Общества, размер уставного капитала Общества, размер их долей в уставном капитале общества и иные установленные законодательством об обществах с ограниченной ответственностью условия.

В договоре об учреждении учредители Общества обязуются создать Общество и определяют порядок совместной деятельности по его созданию.

Договором об учреждении определяются также:

· состав учредителей (участников) Общества;

· размер уставного капитала Общества и размер доли каждого из учредителей (участников) Общества;

· размер и состав вкладов, порядок и сроки их внесения в уставный капитал Общества при его учреждении;

· ответственность учредителей (участников) Общества за нарушение обязанности по внесению вкладов.

Договор об учреждении Общества заключается в простой письменной форме и подписывается всеми учредителями Общества. Договор об учреждении Общества не прекращает своего действия после создания Общества, поскольку совместная деятельность участников (учредителей) по созданию Общества является лишь одним из элементов комплексного предмета данного договора. В таком договоре об учреждении главными являются сохраняющие свое значение вплоть до прекращения Общества положения о его создании.

Список использованной литературы

1. ГК РФ

2. Справочно-правовая система «Гарант»

3. Барышников Н.П. «Бухгалтерский учет, отчетность и налогообложение». М.; 2002 г.

4. Гавриленко В.Г. Делопроизводство - Мн., 2004.

5. Гавриленко В.Г. Порядок ведения делопроизводства. - Мн.: Право и экономика, 2002.

6. Москалев В.А. Современное делопроизводство. - М.: Инфра-М, 2000.

7. Палий В. Ф. «Современный бухгалтерский учет». - М.: Изд-во "Бухгалтерский учет", 2003.

8. Хвалей М.К. Делопроизводство и деловая (торговая) корреспонденция. - Мн.: БГЭУ, 2002.