Инвентаризация как один из основных приемов бухгалтерского учета и отчетности

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

1. СРОКИ И ФОРМЫ ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

Инвентаризация -- один из основных приемов бухгалтерского учета и отчетности. При проведении инвентаризации можно в натуральном измерителе сравнить правильность ведения документации всех хозяйственных операций организации. Инвентаризация необходима для проверки сохранности материальных ценностей у материально ответственных лиц. Нельзя не учитывать негативные явления в хозяйственно финансовой деятельности предприятий -- хищения, бесхозяйственность, естественная убыль. Некоторые хозяйственные операции не поддаются каждодневному учету. На промышленных предприятиях, где производство состоит из отдельных хозяйственных операций, происходит смена форм учета средств предприятия: так, при продаже продукции собственного производства, товарная форма средств предприятия меняется на денежную. Только при сравнении документации с реальным наличием материальных ценностей можно говорить о правильности ведения всех разделов бухгалтерского учета и отчетности предприятия. Все имущество предприятия, независимо от его местонахождения, и все виды финансовых обязательств подлежат инвентаризации. Инвентаризации могут быть плановыми или внезапными для проверки материально ответственного лица, полными или частичными. Их проведение может осуществляться по требованию вышестоящих органов, проверяющих ревизоров, следственных органов, руководства предприятия, а также согласно законодательным актам. При плановой проверке сроки, количество и проведение инвентаризации устанавливает руководитель предприятия согласно приказу Министерства финансов РФ от 13 июня 1995 г. № 49 " Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" (Прил. 1) . Он же назначает комиссию, в состав которой входя материально ответственные лица, представители бухгалтерии, администрации, другие специалисты (инженеры, экономисты, представители службы внутреннего аудита и независимых аудиторских организаций). Руководитель предприятия должен обеспечить условия для полной и точной проверки фактического наличия имущества в установленные сроки; предоставить работников и инвентарь для перемеривания, взвешивания, перемещения грузов, измерительные и контрольные приборы. Приказ для проведения инвентаризации и назначения комиссии оформляется согласно Приложению 1 к вышеназванным Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Согласно Федеральному закону № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г. "О бухгалтерском учете" (Прил. 2), если на предприятии отсутствует материально ответственное лицо, то им является руководитель предприятия. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии служит для признания результатов проведенной инвентаризации недействительными. Председатель комиссии до начала проведения инвентаризации визирует все представленные документы, приложенные к отчетам, что является для бухгалтерии определением остатков на начало инвентаризации. Наличие материальных ценностей, денежных средств и документов проверяется в обязательном присутствии материально ответственного лица. После проведения инвентаризации выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации. Выявленные излишки приходуются и относятся на финансовый результат (сч. 80) у организации или на увеличение финансирования (фонды) у бюджетной организации с последующим установлением причин возникновения излишков и установлением виновных лиц. Недостача или порча в пределах норм естественной убыли списывается по распоряжению руководителя организации соответственно на издержки производства и обращения (в Дт. сч. 84) у организации или на уменьшение финансирования (фондов) у бюджетной организации. Недостача материальных ценностей и другого имущества предприятия сверх норм естественной убыли, а также денежных средств относится на виновных лиц. В случае, когда виновные лица не найдены или во взыскании с них отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства и обращения у организации или уменьшение финансирования (фондов) у бюджетной организации. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой отчетности -- в годовом бухгалтерском отчете. Данные результатов инвентаризаций, проведенных в отчетном году, обобщаются в ведомости результатов инвентаризации. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица.

В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации (приказ Минфина РФ от 26 декабря 1994 г. № 170) (Прил. 3) проведение инвентаризации обязательно:

1. При передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального предприятия в акционерное общество или другие негосударственные организации.

2. Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года.

3. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов -- один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков.

4. При смене материально ответственных лиц (на день приемки передачи дел).

5. При установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей.

6. В случае стихийных бедствий, пожара, аварий.

7. При ликвидации (реорганизации) организаций перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса.

8. При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригады), при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

2. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ, ДЕНЕЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ И БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ

Инвентаризация кассы проводится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. № 40 (Прил. 4). Инвентаризация денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности проводится внезапно, с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе, в присутствии кассира и главного бухгалтера. К бланкам и документам строгой отчетности относятся: абонементные книжки, билеты, талоны, книжки дипломов и др. Расписки в получении сумм, не оформленные расходными ордерами, к рассмотрению комиссией не принимаются и считаются недостачами. Денежные средства, не принадлежащие организации, в кассе хранить запрещено, и наличие их считается излишком. Кассир несет полную материальную ответственность за ценности, хранящиеся в кассе, и правильность оформления документов (отчет кассира, расходные и приходные кассовые ордера). Перед проведением инвентаризации при наличии нескольких касс они опечатываются, чтобы прекратить возможность доступа. Кассир должен составить кассовый отчет о кассовых операциях и вывести остаток денег по кассовой книге на день инвентаризации. С кассира берется расписка, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и неопри ходованных и несписанных сумм в кассе не имеется. После пересчета денег и других ценностей полученный остаток сверяется с данными учета по кассовой книге. Результаты инвентаризации оформляются актом, где записываются объяснения кассира о выявленных нарушениях и резолюция руководителя о дальнейшем решении по результатам инвентаризации. При инвентаризации кассы также необходимо проверить: заключен ли договор с кассиром о полной материальной ответственности и оснащено ли помещение кассы необходимыми средствами по обеспечению сохранности денежных средств (техническое укрепление и охранно-пожарная сигнализация), где хранятся дубликаты ключей от сейфов. Ключи должны храниться в опечатанных пакетах у руководителя предприятия. Излишки наличных денежных средств приходуются на финансовый результат у организации или увеличение финансирования (фондов) у бюджетной организации.

Проводки'. При инвентаризации обнаружены излишки денежных средств в сумме 100 000 руб. Дт сч. 50 "Касса" - 100 000 Кт сч. 80 "Прибыли и убытки" -- 100 000 Обнаружена недостача в сумме 100 000, которая подлежит взысканию с материально ответственного лица: Дт сч. 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей" -- 100 000 Кт сч. 50 "Касса" - 100 000

И одновременно: Дт сч. 73-3 "Расчеты по возмещению материального ущерба" - 100 000

Кт сч. 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей" -- 100 000

Инвентаризация ценных бумаг, хранящихся в организации, проводится одновременно с инвентаризацией денежных средств в кассе. В акте необходимо указать название, серию, номер, номинальную и фактическую стоимость, срок гашения и общую сумму.

3. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ РАСЧЕТОВ

Инвентаризация расчетов предприятия заключается в обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. Контроль за состоянием расчетов способствует повышению ответственности за соблюдением платежной дисциплины, сокращению дебиторской и кредиторской задолженности, взаиморасчетов по заключенным договорам и своевременной поставке продукции в нужном ассортименте. Выверка расчетов способствует уточнению сроков платежей, чтобы не допустить выплату пеня, неустоек, штрафов при наличии кредиторской задолженности. Проверке подвергаются:

3.1. Учет расчетов с подотчетными лицами. Правильность выдачи и возврата денежных средств и их обоснование, а также размер авансов и сроки. Оформление авансовых отчетов.

3.2. Правильность расчетов с банками и другими кредитными организациями по получению и погашению ссуд.

3.3. Расчеты с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками по погашению дебиторской и кредиторской задолженности.

3.4. По задолженности организации перед сотрудниками по выплате заработной плате, сумм, находящихся на депоненте, и задолженности по оплате труда.

3.5. Расчеты с налоговыми органами и другими внебюджетными и специальными фондами по обязательным видам страховых платежей и налогов.

3.6. Расчеты по совместной деятельности по денежным и имущественным взносам участников договора и распределению прибыли.

3.1.1. Инвентаризация учета расчетов с подотчетными лицами заключается в установлении правильности и обоснованности выдачи авансом наличных сумм денежных средств на предстоящие административно хозяйственные, командировочные и прочие расходы согласно "Методическим рекомендациям по исчислению совокупного годового дохода и начислению подоходного налога в организациях", утвержденным письмом ГНИ от 20.10.1995 г. № ПВ-4-17/69н (Прил. 5), и "Порядку ведения кассовых операций в РФ". Нормы на командировочные расходы устанавливаются постановлением Правительства РФ "Об изменении норм возмещения командировочных расходов с учетом изменения индекса цен", утвержденном письмом Минфина РФ № 61 от 27.07.92 г., в редакции письма Минфина РФ от 27.05 96 г. № 48. Выдача денежных средств и оформление расходных документов на малых предприятиях осуществляется в общеустановленном порядке согласно "Указаниям по ведению бухгалтерского учета и отчетности и применению регистров бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства", утвержденным приказом Минфина РФ от 22.12.95 г. № 131. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету сч. 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", если они могут быть удержаны из заработной платы работника, или сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника. Суммы суточных, выданные сверх норм, включаются в совокупный годовой доход подотчетного лица и облагаются подоходным налогом с физических лиц согласно письму ГНИ от 20.10.95 г. № ПВ-4-17/69н.

3.2.1. Каждая организация может иметь в любом банке любое количество расчетных (текущих) рублевых счетов для зачисления и хранения выручки, осуществления всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций. Инвентаризационная комиссия сверяет выписки банка из расчетного счета с приложенными оправдательными документами, где сравнивает правильность сумм, указанных в выписке. Если предприятие получает средства извне на финансирование производственной деятельности на определенный срок и определенные цели, инвентаризационная комиссия проверяет порядок зачисления сумм денежных кредитов на соответствующие счета согласно Плану счетов бухгалтерского учета, сроки возврата и начисление процентов. Порядок выдачи и погашения кредитов банка определяется законодательством и составляемыми на его основе кредитными договорами.

3.3.1. Инвентаризационная комиссия проверяет дебиторско кредиторскую задолженность согласно учетной политике, выбранной предприятием. Если за момент реализации принимается момент оплаты ранее отгруженной продукции, то дебиторская задолженность учитывается по производственной себестоимости по дебету сч. 45 "Товары отгруженные" с кредита сч. 40 " Готовая продукция". Необходимо помнить, что сроки расчетов и исковой давности, согласно Указу Президента РФ от 20 декабря 1994 г. № 2204 "Об обеспечении правопорядка при осуществлении платежей по обязательствам за поставку товаров (выполнении работ или оказании услуг)" и уточненные постановлением Правительства РФ от 18 августа 1995 г. № 817 "О мерах по обеспечению правопорядка при осуществлении платежей по обязательствам за поставку товаров (выполнение работ или оказанию услуг)", должны быть осуществлены в течение 4 месяцев с момента поставки продукции, выполнения работ и оказания услуг. При налогообложении указанный убыток не уменьшает финансовый результат (п.1 постановления Правительства РФ № 817). Уменьшают налогооблагаемую прибыль убытки от списания дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, и других долгов, нереальных для взыскания. Доход предприятия-дебитора по кредиторской задолженности, если в указанный срок не произведены расчеты, подлежит изъятию в бюджет. Организация-кредитор списывает дебиторскую задолженность, по которой истек срок исполнения обязательств, на убыток и относит на финансовый результат (дебет сч. 80 "Прибыли и убытки" и кредит сч. 45 "Товары отгруженные"). Если, согласно учетной политике, моментом реализации считается момент отгрузки готовой продукции, то дебиторская задолженность отражается по цене реализации на сч. 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками". Не востребованная в срок дебиторская задолженность списывается с кредита сч. 62 в дебет сч. 80. Установленный срок исковой давности, согласно Гражданскому кодексу РФ (ст. 196), -- 3 года. Результаты инвентаризации оформляются актом согласно приложению № 16 к Методическим указаниям. Однако законодательством могут предусматриваться и специальные сроки исковой давности как сокращенные, так и более длительные по сравнению с общим. Срок исковой давности начинается с момента просрочки долга, который устанавливается исходя из условий договора. Дебиторская задолженность, срок исковой давности по которой истек, списывается по решению руководителя организации и относится на финансовые результаты организа-ции, если в период, предшествующий отчетному, суммы этих долгов не резервировались (п. 67 Положение о бухгалтерском учете и отчетности в РФ).

3.4.1. При инвентаризации задолженности организации перед сотрудниками по оплате труда комиссия проверяет суммы, начисленные предприятием за отработанное и неотработанное время, стимулирующие доплаты и надбавки, компенсационные выплаты, связанные с режимом работы труда и т.д. согласно "Инструкции о составе фонда заработной платы и выплат социального характера", утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 10.07.95 г. № 89 (Прил. 6).

3.5.1. Инвентаризационная комиссия проверяет правильность начисления, размер ставок и сроки уплаты налогов, сборов и взносов социального характера в соответствии с законодательством. Также отражение начисленных налогов и взносов по дебету и кредиту счетов.

3.6.1. При учете расчетов по совместной деятельности инвентаризационная комиссия проверяет правильность ведения бухгалтерского учета операций у участника, ведущего общие дела, и отражения в учете полученных от совместной деятельности финансовых результатов.

4. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ РЕЗЕРВОВ ПРЕДСТОЯЩИХ РАСХОДОВ И ПЛАТЕЖЕЙ, ОЦЕНОЧНЫХ РЕЗЕРВОВ

Создание резервов предстоящих расходов и платежей обязательно должно быть отражено в приказе по учетной политике предприятия согласно приказу № 100 Минфина РФ 28.07.94 г. (Прил. 7). При инвентаризации резервов предстоящих расходов и платежей проверяется обоснованность созданных резервных фондов на оплату работникам отпусков и вознаграждений, предстоящих затрат по ремонту, по сомнительным долгам и другие цели, предусмотренные Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ (федеральный закон "О Бухгалтерском учете" от 21 декабря 1996 г. № 129-ФЗ), включаемые в себестоимость продукции (работ, услуг), утвержденные в установленном порядке. Инвентаризационная комиссия проверяет правильность расчетов и их обоснованность на конец года. При выявлении расхождений в случае превышения начисленного резерва с данными расчета инвентаризационной комиссии на конец отчетного года делается сторнировочная запись издержек производства и обращения, а в случае недоначисления на эту сумму делается дополнительная запись по включению дополнительных отчислений в издержки производства и обращения.

Резерв фонда по ремонту основных средств учитывается таким образом: остаток суммы резерва предстоящих затрат по ремонту основных средств в случае недоиспользованная фонда переносится на следующий год.

Например:

Имеется начисленный резерв на ремонт основных средств 600 000 руб. Получен счет подрядчика на 840 000 руб., в т.ч. НДС 140 000 руб.

Дт. сч. 89 "Резервы предстоящих расходов и платежей" -- 600 000

Дт сч. 31 "Расходы будущих периодов" -- 100 000 Дт сч. 19 "НДС по приобретенным ценностям" -- 140 000 Кт сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" -- 840 000

Неиспользованные суммы резерва по ремонту основных средств сторнируются; Дт сч. 20 "Основное производство" Кт сч. 89 "Резервы предстоящих расходов и платежей".

5. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ НЕМАТЕРИАЛЬНЫХ АКТИВОВ

К нематериальным активам, согласно ПБУ, относятся: права на авторские и иные договора, на произведение науки, литературы, искусства, на программы ЭВМ, базы данных, патенты на изобретения, товарные знаки, права "ноу-хау", пользование земельными участками, природными ресурсами, лицензии (свыше одного года) (Прил. 8). Инвентаризационная комиссия проверяет документы на право пользования организацией нематериальными активами, а также правильность отражения в отчетных документах. На право пользования землей оформляется соответствующая документация, подтверждающая права учредителя на земельный участок и факт его передачи предприятию. Права на изобретения, товарного знака или знака обслуживания подтверждаются лицензионными договорами, зарегистрированными в Патентном ведомстве. Документация на право пользования нематериальными активами по своему содержанию и характеру может соответствовать документации учета основных средств, где отражаются акты приемки-передачи нематериальных активов, первоначальная стоимость, шифр нормы амортизации, амортизационные отчисления и другие необходимые данные, установленные Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ. В комиссию по инвентаризации нематериальных активов обязательно должны включаться технические специалисты-эксперты, т.к. при учете нематериальных активов могут быть разногласия в оценке отнесения данного объекта к этой группе учета. Результаты инвентаризации заносятся в описи и акты инвентаризации (приложения к Методическим указания инвен-таризации). Нематериальные активы, оказавшиеся в излишке, относятся на финансовый результат или увеличение финансирования (фонды): Дт сч. 04 "Нематериальные активы"

Кт сч. 87 (80) "Добавочный капитал" ("Прибыли и убытки") При недостаче взыскиваются с материально ответственных лиц или, если таковые не найдены, относятся на издержки производства или уменьшение финансирования (фонды): Дт сч. 48 "Реализация прочих активов" Кт сч. 04 "Нематериальные активы" в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

Дт сч. 73-3 "Расчеты с персоналом по возмещению материального ущерба" Кт сч. 84 "Недостатки и потери от порчи ценностей".

6. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

Согласно методическим указаниям по инвентаризации имущества, инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов -- один раз в пять лет, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно (при смене материально ответственного лица, передаче имущества, продаже, при реорганизации предприятия, стихийных бедствиях и т.д.). Необходимо проводить инвентаризацию основных средств перед переоценкой для того, чтобы реально оценить стоимость объекта и уточнить степень износа по итогам инвентаризации. До начала инвентаризации комиссия проверяет наличие и состояние всех документов, относящихся к основным средствам (инвентарные карточки и книги, технические паспорта, другие технические документы и описи). При отсутствии документов необходимо получить их или оформить. Надо обратить внимание на основные средства, сданные или взятые организацией в аренду или на хранение, и проверить документы, под-тверждающие это. При осмотре объектов комиссия также проверяет наличие документов, подтверждающих право собственности этих объектов предприятием. За сохранность основных средств ответственность несут материально ответственные лица, назначенные руководителем организации с заключением договора о полной материальной ответственности, согласно Положению о материальной ответственности рабочих и служащих за ущерб, причиненный предприятию, согласно комментарию к статье 121-1 КЗОТ РФ (Прил. 9). Комиссия должна проверить условия хранения основных средств, использование их по назначению, оборудование помещений пожарно охранной сигнализацией. Также надо проверить, нанесены ли инвентарные номера на основные средства, как это предусмотрено письмом Минфина СССР "О бухгалтерском учете основных средств" от 7 мая 1976 г. № 30 (Прил. 10). Комиссия заносит в описи полное наименование объектов, их назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели, их нахождение. Если к моменту инвентаризации основные средства находятся вне территории организации (транспортные средства в рейсе или объекты требующие ремонта), то их инвентаризуют до выбытия. При выявлении объектов, не числящихся в учете, комиссия должна в инвентаризационную опись включить недо-стающие сведения и технические показатели по этим объектам (назначение, площадь, количество этажей у зданий, год постройки, по дорогам и каналам их протяженность, место нахождения, глубину, ширину, протяженность, материал покрытия и др.). Оценка вновь выявленных основных средств производится с учетом рыночных цен, а износ определяется по техничес-кому состоянию объектов, что оформляется соответствующими актами. Если произведены изменения капитального характера (надстройка или частичный демонтаж), которые не отражены в бухгалтерском учете, комиссия по соответствующим документам определяет сумму увеличения или уменьшения балансовой стоимости объекта и производит записи о данных изменениях. Одновременно с этим инвентаризационная комиссия должна установить виновных лиц и причины, по которым конструктивные изменения не были отражены в бухгалтерском учете. Описи составляются индивидуально по группам основных средств (производственного и непроизводственного назначения). Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно подразделение организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в описях приводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов. В итоге составляется общая сличительная ведомость по организации результатов инвентаризации. При выявлении недостачи или излишка объектов материально ответственные лица прилагают к инвента-ризационным описям объяснения. По окончании инвентаризации комиссия оформляет протокол с предложениями и решением по результатам, который утверждается руководителем предприятия. Излишки основных средств приходуют и отражаются:

1. Дт сч. 01 "Основные средства" Кт сч. 80 "Прибыли и убытки" Одновременно начисляется износ, определенный комиссией:

2. Дт сч. 80 "Прибыли и убытки" Кт сч. 02 "Износ основных средств"

Недостача основных средств, если виновники недостачи или порчи установлены, отражается:

1. Дт сч. 47 "Реализация и прочее выбытие основных средств" Кт сч. 01 "Основные средства" на балансовую стоимость основных средств.

2. Дт сч. 02 "Износ основных средств" Кт сч. 47 "Реализация и прочее выбытие основных средств" на сумму износа объекта

3. Дт сч. 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кт сч. 47 "Реализация и прочее выбытие основных средств" на остаточную стоимость объекта

4. Дт сч. 73-3 "Расчеты с персоналом по возмещению материального ущерба" на сумму недостачи основных средств, предъявленных к взысканию (по рыночной стоимости объекта)

Кт сч. 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей" на остаточную стоимость объекта

Кт сч. 83-3 "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и остаточной стоимостью объекта". Если виновные лица не найдены или к взысканию с них отказано по суду:

Дт сч. 47 "Реализация и прочее выбытие основных средств" Кт сч. 0] "Основные средства" на балансовую стоимость объекта

Дт сч. 02 "Износ основных средств"

Кт сч. 47 "Реализация и прочее выбытие основных средств" на сумму износа недостающих объектов основных средств Дт сч. 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кт сч. 47 "Реализация и прочее выбытие основных средств" на остаточную стоимость отсутствующего объекта Дт сч. 25 "Общехозяйственные расходы" Кт сч. 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В процессе проведения инвентаризации строительства об-наружено недостач на сумму 300 000 руб., а также подрядчиком признаны претензии на сумму 2 000 000 руб. Дт сч. 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей -- 300 000 Дт сч. 63 "Расчеты по претензиям" -- 2 000 000 Кт сч. 08 "Капитальные вложения" -- 2 300 000.

7. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ

Задачами инвентаризационной комиссии являются: проверка сохранности товарно-материальных ценностей (производственные запасы, готовая продукция, прочие запасы) в местах хранения и на всех этапах их движения, контроль за их использованием в производстве, своевременное выявление ненужных и излишних материалов для их реализации в соответствии с существующим порядком. В разработанных "Методических рекомендациях Роскомторга" от 10.07.96 г. (Прил. II) приводится схема проведения и отражения инвентаризации товаров в бухгалтерском учете. Для осуществления систематического контроля за сохранением особо ценных товаров производятся контрольные (выборочные) проверки остатков отдельных видов предметов, находящихся в эксплуатации. Комиссия, назначенная приказом руководителя предприятия, в присутствии материально ответственного лица проверяет фактическое наличие товарно материальных ценностей путем обязательного их пересчета, взвешивания, перемеривания. Не допускается производить запись в инвентаризационные описи со слов материально ответственных лиц без фактической проверки ценностей. При последовательном проведении инвентаризации в изолированных помещениях после инвентаризации помещения опечатываются (пломбируются) и доступ в них запрещается. Если во время проведения инвентаризации поступили товарно-материальные ценности, то они принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Эти товарно-материальные ценности заносятся в специальную опись согласно Приложению к Методическим указаниям "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации" за подписью председателя или члена комиссии по его поручению, со ссылкой на дату поступления. Во время инвентаризации в исключительных случаях могут отпускаться товарно-материальные ценности, но только с письменного разрешения руководителя предприятия и главного бухгалтера материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Для этого делается отдельная опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации" за подписью председателя или члена комиссии по его поручению. Товарно-материальные ценности, не находящиеся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (в пути, товары отгруженные), проверяются на счетах учета товарно-материальных ценностей, где могут оставаться только суммы, подтвержденные правильно оформленными документами (платежными поручениями, счетами-фактурами, чеками). По ним составляются отдельные описи, в которых приводят следующие данные: наименование, количество, стоимость, дата отгрузки, номера и даты документов. В описях на товарно-материальные ценности, отгруженные и не оплаченные в срок покупателем, по каждой отгрузке приводят наименование покупателя, наименование товарно-материальных ценностей, сумму, дату отгрузки, дату выписки и номер расчетного документа. Товарно-материальные ценности, сданные на хранение другой организации, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу на ответственное хранение. В описях указываются место хранения, количество, сорт, стоимость, дата и номер документов (по дан-ным учета). Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы инвентаризуются по местам их хранения у материально ответственных лиц. Каждый предмет осматривается и заносится в инвентаризационные описи по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете. На малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, выданные в индивидуальное пользование, могут быть составлены групповые описи, с указа-нием в них ответственных за эти предметы, на которых открыты личные карточки с их подписью в расписке о получении. Предметы МБП, находящиеся в ремонте и стирке, должны записываться в описи на основании накладных или квитанций организаций, осуществляющих эти услуги. Пришедшие в негодность и несписанные малоценные и быстроизнашивающиеся предметы в инвентаризационную опись не включаются, а составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов. Тара заносится в описи по целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.). На пришедшую в негодность тару комиссия составляет акт на списание с указанием причин порчи. Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия товарно-материальных ценностей с данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ. Оказавшиеся в излишке товарно-материальные ценности подлежат оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты у организации или увеличение финансирования (фонды) у бюджетной организации, с последующим установле-нием причин возникновения излишка и виновных лиц. Убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации соответственно на издержки производства и обращения у организации или уменьшение финансирования (фонды) у бюджетной организации. Нормы убыли могут применяться лишь при фактически выявленных недостачах и зачета их по пересортице. Если после зачета, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача.

При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм естественной убыли и относится на виновных лиц. Если виновные лица не найдены или к взысканию с них отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются в установлен-ном порядке. В документах, представленных для списания недостач, должны быть решения, подтверждающие отсутствие виновных лиц, полученные от специалистов (технический контроль, инспекция по качеству, следственные органы). Взаимный зачет в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же материально ответственного лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в равных количествах. О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробное объяснение инвентаризационной комиссии. На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризации комиссия должна исчерпывающе объяснить причины, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц. Если при зачете по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, то эта разница относится на виновных лиц.

1. При проведении инвентаризации выявлены недостающие ценности на сумму 2 000 000 руб.

Дт сч. 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей" -- 2 000 000

Кт сч. 10 "Материалы" - 2 000 000

Определено, что из 2 000 000 руб. недостачи по результатам инвентаризации в пределах норм естественной убыли находится сумма в 500 000 руб., на 300 000 руб. обнаружено остаточных материалов в результате порчи, остальная сумма относится на материально ответственное лицо: Дт сч. 26 "Общехозяйственные расходы" -- 500000 Кт сч. 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей" -- 500 000 Дт сч. 10 "Материалы" - 300 000

Кт сч. 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей" -- 300 000 Дт сч. 73-3 "Расчеты с персоналом по возмещению матери-ального ущерба" 1 200 000 Кт сч. 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей" -- 1 200 000.

2. Выявлена недостача материалов на цеховом складе на сумму 100 000 руб. Недостача списана на издержки производства: Дт сч. 84 "Недостача и потери от порчи ценностей" -- 100 000 Кт сч. 10 "Материалы" - 100 000 Одновременно:

Дт сч. 25 "Общехозяйственные расходы" -- 100 000 Кт сч. 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей" -- 100 000.

8. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ НЕЗАВЕРШЕННОГО ПРОИЗВОДСТВА И РАСХОДОВ БУДУЩИХ ПЕРИОДОВ

В организациях, занятых промышленным производством, инвентаризационная комиссия определяет фактическое наличие заделов (деталей, узлов, агрегатов) и не законченных изготовлением и сборкой изделий, находящихся в производстве. Определяет фактическую комплектность, выявляет остаток по аннулированным заказам и заказам, выполнение которых приостановлено. Перед инвентаризацией на склад сдаются все ненужные цехам материалы, не участвующие в производстве. Проверка проводится путем подсчета, взвешивания, перемеривания заделов незавершенного производства. Описи составляются отдельно по каждому структурному подразделению производства -- цеху, участку, отделению. В них указываются стадии и степень готовности заделов, количество или объем. По строительно-монтажным работам ~ указание объема работ, расчеты, по которым осуществляются все виды работ. Сырье и материалы, находящиеся у рабочих мест, но не подвергшиеся обработке, в инвентаризационные описи незавершенного производства не включаются, а фиксируются в отдельных описях. Забракованные детали включаются в отдельные описи. По незавершенному производству, представляющему собой неоднородную массу или смесь сырья, в описях, а также сличительных ведомостях приводят два количественных показателя: количество массы или смеси и количество сырья или материалов, входящих в ее состав. Количество сырья или материалов определяется техническими расчетами, установленными отраслевыми инструкциями по вопросам планирования, учета и калькулирования себестоимости продукции (работ, услуг). По незавершенному строительству в описях указывается наименование объекта и объем выполненных работ по каждому отдельному виду работ, конструктивным элементам, оборудованию Проверяется фактически переданное, но не начатое монтажом оборудование, состояние законсервированного и временно прекращенного строительства объекта. Выявляются причины и основания для их консервации. В описях, составляющихся на объекты, завершенные строительством и введенные в эксплуатацию частично или полностью, но не оформленные надлежащими документами или законченные и не введенные в эксплуатацию, необходимо указать причины задержки оформления сдачи в эксплуатацию указанных объектов. На прекращенные строительством объекты в инвентаризационных описях приводятся данные о характере выполненных работ и причины прекращения строительства, на основании технической документации (чертежи, сметы, сметно-финансовые расчеты, акты сдачи выполненных работ и т.д.). Инвентаризационная комиссия по документам устанавливает сумму, подлежащую отражению на счетах расходов будущих периодов и отнесению на издержки производства и обращения (либо на соответствующие источники средств у организации) в течение документально обоснованного срока в соответствии с разработанными в организации расчетами и учетной политикой.

1. Инвентаризационной комиссией обнаружена недостача оборудования, виновные не установлены: Дт сч. 80 "Прибыли и убытки" Кт сч. 07 "Оборудование к установке". 2. Обнаружены излишки оборудования Дт сч. 07"06орудование к установке" Кт сч. 80 "Прибыли и убытки".

9. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ АЛКОГОЛЬНОЙ ПРОДУКЦИИ, ПРОИЗВЕДЕННОЙ НА ТЕРРИТОРИИ РФ

Согласно постановлению Правительства РФ "Об утверждении порядка проведения инвентаризации алкогольной продукции, произведенной на территории РФ" от 31 октября 1996 г. № 1304 (Прил. 12), инвентаризации подлежит вся алкогольная продукция, произведенная на территории РФ, находящаяся в организациях (у индивидуальных предпринимателей), осуществляющих ее реализацию независимо от местонахождения, а также находящаяся у организаций (индивидуальных предпринимателей) не принадлежащая им, но числящаяся на бухгалтерских учетах (переданная на реализацию с оплатой после продажи или сданная на ответственное хранение), а также не учтенная по каким-либо причинам. Инвентаризация осуществляется по месту нахождения алкогольной продукции и по материально ответственному лицу. В состав комиссии, утвержденной руководителем (индивидуальным предпринимателем) и регистрируемой в книге контроля по проведению инвентаризации, входят представители администрации, работники бухгалтерии, технические специалисты, а также представители службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. Основной целью инвентаризационной комиссии является выявление фактического наличия алкогольной продукции, произведенной на территории РФ, с полнотой данных бухгалтерского учета, отраженных в документах. Перед началом инвентаризации комиссия получает последние приходные и расходные документы или отчеты о движении алкогольной продукции. Председатель комиссии визирует все полученные документы с указанием "до инвентаризации", что служит основанием для определения остатков алкогольной продукции к началу инвентаризации. Материально ответственные лица и лица, имеющие подотчетные суммы для приобретения алкогольной продукции или доверенности на ее получение, перед началом инвентаризации дают расписки о том, что все расходные и приходные документы, а также суммы и доверенности сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии. Сведения о фактическом наличии алкогольной продукции записываются в описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Фактическое наличие алкогольной продукции определяется путем обязательного пересчета. Не допускается вносить в описи данные об остатках алкогольной продукции со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки ее фактического наличия. Проверка наличия проводится в присутствии материально ответственного лица. Описи подписывают все члены комиссии и материально ответственные лица. Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной документации, утвержденные Министерством финансов РФ (см. Прил. 1 ). Алкогольная продукция заносится в описи по каждому отдельному наименованию с указанием ее вида, количества и стоимости. При длительном проведении инвентаризации помещения, где находится алкогольная продукция, опечатываются. В исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации алкогольная продукция может отпускаться материально ответственным лицам в присутствии членов инвентаризационной комиссии и включаться в отдельную опись или акт инвентаризации под наименованием "Алкогольная продукция, отпущенная во время инвентаризации". Алкогольная продукция, поступившая во время инвентаризации, принимается материально ответственными лицами в присутствии членов комиссии и приходуется по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Эта алкогольная продукция включается в отдельную опись под наименованием "Алкогольная продукция, поступившая во время инвентаризации". В этих описях на получение и отпуск алкогольной продукции во время инвентаризации указываются дата получения или выдачи, наименование поставщика или получателя, дата и номер приходных и расходных документов, наименование алкогольной продукции, количество, цена и сумма. Одновременно на приходных и расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению за подписью члена комиссии. Если при проведении инвентаризации имеется алкогольная продукция, не находящаяся в подотчете у материально ответствен-ных лиц (находящаяся в пути, отгруженная, не оплаченная в срок покупателями, находящаяся на складах других организаций), то проверка заключается в обоснованности сумм, числящихся на со-ответственных счетах учета, которые подтверждаются следующими документами: по находящейся в пути продукции -- расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами; по отгруженной продукции -- копиями предъявленных покупателями документов (платежные поручения, векселя); по продукции, не оплаченной в срок, -- обязательным подтверждением учреждением банка просроченных оплатой документов; по находящейся на складах сторонних организаций продукции -- сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации. Перед проведением инвентаризации этой алкогольной продукции производится сверка этих счетов с корреспондирующими счетами, не числятся ли на этом счете суммы, уплата которых почему-либо отражена на других счетах, или суммы за алкогольную продукцию, фактически оплаченную и полученную, но числящуюся в пути.

Например: по сч. 45 "Товары отгруженные" числится сумма. По мере оплаты расчетных документов от покупателей платежи зачисляются на сч. 51 "Расчетный счет" или другие денежные и расчетные счета с кредита сч. 46 "Реализация продукции (работ, услуг)". Одновременно реализованную продукцию списывают со сч. 45 "Товары отгруженные" в дебет сч. 46 "Реализация продукции (работ, услуг)".

Описи составляются отдельно на алкогольную продукцию, находящуюся в пути(наименование, количество, стоимость, дата отгрузки, перечень и номера документов, на основании которых продукция учтена на счетах бухгалтерского учета); отгруженную, но не оплаченную покупателем (наименование покупателя, наименование продукции, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа) и находящуюся на складах других организаций (документ, подтверждающий сдачу продукции на ответственное хранение, наименование, количество, стоимость (по данным учета), дата принятия на хранение, место хранения, номера и даты документов). По окончании инвентаризации составляются сличительные ведомости, где отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между данными бухгалтерского учета и данными описей. Выявленные расхождения регулируются следующим порядком: излишки алкогольной продукции подлежат оприходованию и зачислению на финансовый результат организации (индивидуального предпринимателя) с последующим установлением причин его возникновения и виновных лиц. Недостача алкогольной продукции относится на виновных лиц. В тех случаях, когда виновные лица не установлены или во взыскании с них отказано судом, убытки от недостачи списываются на издержки обращения организации (индивидуального предпринимателя). В документах, представленных для оформления списания недостач, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц либо отказ во взыскании ущерба с виновных лиц. В единых регистрах. в которых объединены показатели сличительных ведомостей и показатели описей, должно быть решение руководителя предприятия об окончательном зачете алкогольной продукции, которое представляется ему на рассмотрение. При взимании с материально ответственного лица:

1. Дт сч. 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кт сч. 50 "Касса"

2. Дт сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" субсчет 3 "Расчеты по возмещению материального ущерба" Кт сч. 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей"