Учетная политика предприятия

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Аудит и бухгалтерский учет»

по теме: «Учетная политика предприятия»

СОДЕРЖАНИЕ

• ВВЕДЕНИЕ 3
• 1. Организация учетной политики на предприятии 4
• 2. Нормативные основы работы бухгалтерии 7
• 3. Состав бухгалтерской документации 13
• 4. Документооборот в бухгалтерии 24
• ЗАКЛЮЧЕНИЕ 31
• ЛИТЕРАТУРА 33
• ВВЕДЕНИЕ
• Тема правильной организации учетной политики на предприятии в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование учетной политики и, в первую очередь, работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
• Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов. Несвоевременное оформление или неоформление произведенных хозяйственных операций запутывает бухучет, и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией. Именно, исходя из проверки имеющихся документов, налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом, и итог этих разногласий практически всегда легко предсказать - финансовые санкции по отношению к предприятию.
• Данная работа посвящена формам и методам учетной политики предприятия.
• 1. ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТНОЙ ПОЛИТИКИ НА ПРЕДПРИЯТИИ
• Задачи, стоящие перед бухгалтерским учетом в деятельности предприятия, могут быть выполнены только при правильной его организации. Недостатки в организации бухгалтерского учета вызывают отставание учета, запаздывание представления отчетности и другой информации. Наличие больших разрывов во времени между моментом возникновения учетно-экономической информации и моментом ее использования препятствует повышению экономической эффективности деятельности предприятий. Недостатки в организации учета приводят к его спонтанности, созданию условий для хищения материальных ценностей и других злоупотреблений, увеличению расходов на содержание учетного персонала.
• Основные правила ведения бухгалтерского учета в организациях установлены в соответствии со следующими документами:
• · Федеральным Законом «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 №129-ФЗ,
• · Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций с Инструкциями по его применению, утвержденные приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31 октября 2000 г. №94-н.
• · Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/98), утвержденное приказом МФ РФ от 19.12.1998 № 60н;
• Бухгалтерский учет обязаны вести все организации, находящиеся на территории Российской Федерации, а также филиалы и представительства иностранных организаций, если иное не предусмотрено международными договорами Российской Федерации.
• Граждане, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, ведут учет доходов и расходов в порядке, установленном налоговым законодательством Российской Федерации.
• На предприятиях бухгалтерский учет осуществляется специальным подразделением - бухгалтерией. Если предприятия небольшие, то бухгалтерский учет на них ведут работники, на которых возложены соответствующие обязанности.
• В организации, не имеющей бухгалтерской службы или бухгалтера, бухгалтерский учет может осуществляться специализированной организацией или специалистом на договорных началах. Кроме того, руководитель при небольшом объеме учетной работы может вести учет лично.
• Главный бухгалтер подчиняется руководителю предприятия и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, временное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств. Требования его по документальному оформлению операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Ответственность за организацию бухгалтерского учета на предприятии, соблюдение законодательства при выполнении финансово-хозяйственных операций возлагается на руководителя предприятия. Федеральный Закон № 129-ФЗ от 21.11.96 «О бухгалтерском учете» (редакция от 23.07.98). Ст. 7.
• Назначение на должность и освобождение от должности главного бухгалтер производится в порядке установленном руководителем предприятия. При этом на соответствующую должность назначаются, как правило, лица, имеющие высшее специальное образование или стаж работы по специальности не менее трех лет.
• Прием и сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляются актом проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности на предприятии.
• Следует отметить, что на главного бухгалтера не могут быть возложены обязанности, связанные с непосредственной материальной ответственностью за ценности и денежные средства, он не может сам получать по чекам денежные средства и товарно-материальные ценности для предприятия. Вместе с тем для малых предприятий сделано исключение: по согласованию с учреждением банка главный бухгалтер имеет право выполнять обязанности кассира.
• На время отсутствия главного бухгалтера его функции переходят к заместителю или другому должностному лицу, о чем объявляется приказом по предприятию.
• Главный бухгалтер подписывает документы, связанные с приемом и выдачей денежных средств, товарно-материальных ценностей, кредитные, расчетные и денежные обязательства. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.
• Бухгалтерия предприятия обеспечивает обработку документов, рационально ведение записей в учетных регистрах, составление отчетности. Структура бухгалтерии зависит от объема и сложности учетной работы. Возможно выделение следующих структурных единиц:
• · по учету основных средств, нематериальных активов, материальных ценностей;
• · по учету расчетов (расчеты с поставщиками и покупателями, с бюджетом и фондами, по краткосрочным и долгосрочным ссудам, прихода и расхода денежных средств);
• · по учету приобретения и реализации товаров;
• · по учету кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами;
• · по учету расчетов с рабочими и служащими;
• · по учету остальных операций и составлению отчетности.
• Основными задачами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются:
• · Формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для её использования инвесторами, кредиторами, лотовыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами.
• · Обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
• · Своевременное предупреждение негативных явлений в финансово- хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.
• Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учёта хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что в свою очередь является следствием документального оформления совершённых операций. От правильности выполнения зависит достоверность учётной информации, предоставляемой бухгалтерией организации её пользователям. Поэтому в организациях процессу документирования хозяйственных операций должно уделяться большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений, так как эффективность ведения бухгалтерского учёта в организациях зависит от правильной организации работы с документами, являющихся письменным подтверждением факта совершения хозяйственных операций (их юридическая доказательность).
• 2. НОРМАТИВНЫЕ ОСНОВЫ РАБОТЫ БУХГАЛТЕРИИ
• Основными направлениями совершенствования документации являются унификация и стандартизация.
• Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации.
• Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета.
• Правительство Российской Федерации возложило на Госкомстат России функции по разработке, утверждению и распространению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий, а также обязало Госкомстат и Минфин России определить порядок поэтапного введения в организациях независимо от форм собственности, осуществляющих хозяйственную деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации. Постановление Госкомстата РФ №57а от 29.05.98. Постановление Минфина РФ № 27н от 18.06.98.
• В соответствии с этим порядком с 1 января 1999 г. первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом по согласованию с Минфином России и другим федеральными органами исполнительной власти.
• Введение унифицированных форм первичной учетной документации в организациях на территории РФ как элемент учетной политики производится с начала финансового года и должно быть оформлено соответствующим организационно-распорядительным документом.
• За последние годы утверждено 250 унифицированных форм первичной учетной документации, в том числе:
• · по учету труда и его оплаты; по учету основных средств и нематериальных активов; по учету материалов; по учету работ в капитальном строительстве (Постановление Госкомстата России от 30.10.98 г. № 71а);
• · по учету результатов инвентаризации; по учету кассовых операций (Постановление Госкомстата России от 18.08.98 г. № 98) и т. д.
• Данные формы первичной учетной документации распространяются на юридических лиц независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность на территории РФ.
• В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
• Унифицированные документы - это типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями.
• Стандартизация документов - установление одинаковых, стандартных размеров для типовых документов, что позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.
• Основные требования, предъявляемые к учетным документам, следующие Федеральный Закон № 129-ФЗ от 21.11.96 «О бухгалтерском учете» (редакция от 23.07.98). Ст. 9.:
• · Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.
• · Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
• Если специфика деятельности организации предполагает создание собственных форм первичного учета, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, то они должны содержать следующие обязательные реквизиты:
• · наименование документа;
• · дату составления документа;
• · наименование организации, от имени которой составлен документ;
• · содержание хозяйственной операции;
• · измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении
• · наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• · личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).
• В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. В приказе по учетной политике должны быть утверждены разработанные на предприятии формы первичного учета.
• Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.
• Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.
• Запрещается использовать для записей простой карандаш. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.
• Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерства и ведомствами (нумератором, типографским способом).
• Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
• Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено.
• Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
• Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.
• В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за следствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.
• Первичные и сводные учетные документы можно составлять на машинном носителе.
• В условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.
• Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.
• Порядок записи в машиночитаемых первичных документах определен общеотраслевыми руководящими методическими материалами по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ предприятий, учреждений.
• В том случае, когда в правоотношении участвует другой участник хозяйственной операции, а также контролирующий орган, суд или прокуратура, предприятие обязано изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях. В качестве примера можно привести случай, когда налоговый орган, осуществляя контроль за хозяйствующими субъектами, проводит проверку предприятия (например, при ликвидации юридического лица) и требует бумажного документального оформления хозяйственных операций, оформляемых первичными и сводными первичными документами.
• В соответствии с Положением о главных бухгалтерах, запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру предприятия для принятия решения.
• Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования:
• · при ручной обработке - дату записи в учетный регистр;
• · при обработке на вычислительной установке - оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку.
• Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
• Дополнительные требования к порядку создания первичных документов, фиксирующих факты совершения кассовых операций, операций с товарно-материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств, определяются положениями о главных бухгалтерах, о централизованных бухгалтериях, о ведении кассовых операций, правилами Государственного банка РФ и другими нормативными актами.
• 3. СОСТАВ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
• Немаловажное значение при организации бухгалтерского учета имеет правильное использование учетных измерителей, с помощью которых выявляются: объем производства и реализации, количество продукции, время производственного цикла и торгового оборота и прочие показатели деятельности предприятия. Применяются три вида учетных измерителей: натуральные, трудовые и денежные.
• Натуральные измерители необходимы при учете материальных ценностей, основных средств, готовой продукции и др. Единицами измерения могут быть: килограмм, штука, квадратный метр и др. С помощью натуральных измерителей производится контроль по весу, количеству, длине, площади, объему.
• Трудовые измерители позволяют измерить затраченное на производство и реализацию время и вложенный труд. Для этого существуют следующие единицы измерения: минута, час, день, месяц и т. п. На их основе рассчитывается производительность и начисляется заработная плата.
• Денежный измеритель - универсальный, обобщающий измеритель, он выражается в рублях. С его помощью можно получить сводные данные, проанализировать финансово-хозяйственную деятельность, осуществлять различные расчетные операции, и определить произведенные затраты предприятия (суммировать расходы, ранее выраженные в трудовых и натуральных измерителях).
• Первичное наблюдение - первое, начальное звено в цепочке функционирования хозяйственного учета. От того, как оно будет выполнено, зависят полнота и достоверность учетной информации, которую ее пользователям подготовит бухгалтерия. Поэтому содержанию и подготовке первичного наблюдения уделяется большое внимание. По результатам первичного наблюдения составляется документ.
• Среди отличительных признаков бухгалтерского учета наиболее существенным является его документальность. Только ему присуще сплошное и документальное оформление совершаемых хозяйственных операций.
• Документ является основанием и подтверждением учетных записей. Все хозяйственные операции оформляются документами. Они служат первичными учетными документами. На их основании ведется бухгалтерский учет. Без документа нет бухгалтерской записи.
• Документация - оформление экономического события (хозяйственной операции) документом. В широком понимании бухгалтерская документация представляет собой первичные бухгалтерские документы, учетные регистры и бухгалтерскую отчетность.
• Документ (лат. documentum - поучительный пример, свидетельство, доказательство) - письменное свидетельство с заполнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательную юридическую силу. Именно документ - основа информационной системы предприятия. Его значение не только не снизилось в связи с широко автоматизацией учетно-вычислительных работ в последнее время, но еще более возросло. Современная информационная система - это сложный аппаратно-программный комплекс, у истоков которого находится первичный учетный документ, отражающий бизнес-процессы экономического субъекта. По некоторым зарубежным оценкам, через две недели простоя информационных систем у 75 % компаний потеря функционирования становится критической или полной. Утеря баз данных у 80% компаний приводит их банкротству. Поэтому роль документов важна в процессе оперативного управления хозяйственной деятельностью, осуществления контрольно-аналитических функций. С их помощью проводится оценка уровня мастерства управляющих, формирование финансовых результатов организации.
• Становится возможным дать правовое обоснование фактов хозяйственной жизни. Они являются одним из главных источников, используемых в процессе анализа хозяйственной деятельности, что позволяет выявить отклонения от бизнес-плана.
• С помощью документов осуществляется постоянное наблюдение за движением материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Подписывая документ, лицо, наделение правомочием, контролирует таким путем законность и целесообразность операции. Это способствует режиму экономии, возлагает на каждого работника, подписавшего документ, персональную ответственность за совершаемые им действия. Таким путем осуществляется контроль за сохранностью имущества, действиями материально ответственных лиц, выявляются факты недобросовестности или прямых злоупотреблений.
• Материальным носителем документа могут выступать учетный бланк или магнитный диск, в зависимости от того, на бумажном или машинном носителе зафиксирована учетная информация.
• Как правило, бухгалтерский документ подготавливается на бланке установленной формы, отпечатанном типографским способом.
• Если документ подготовлен на машинном носителе, то организация обязана изготовить его копию на бумажном носителе для других участников хозяйственные операций, включая контролирующие органы.
• В отдельных случаях, чаще всего для внутреннего пользования, бухгалтере документ составляется в произвольной форме.
• Учетный бланк представляет собой разграфленный лист бумаги в виде строк (колонок, клеток), куда заносятся сведения о хозяйственных операциях с заранее отпечатанными в них реквизитами. Реквизит (лат. requisitum- нужное, требуемое) единая, неделимая, строго оговоренная часть документа. Это по сути своей информационный элемент, несущий самостоятельную содержательную нагрузку. Например, единица измерения, код материала и т. п.
• Реквизиты подразделяются на признанные и содержательные.
• Признанные реквизиты отображают объекты учета (наименование основных средств и пр.).
• Содержательные реквизиты раскрывают характеристику объекта учета (сорт, типоразмер и пр.).
• Для удобства чтения документа реквизиты размещаются в нем компактно, вместе. Нередко они обводятся жирными линиями. Реквизиты, которым присущ постоянный признак (наименование организации, подпись и т. п.), печатаются типографским способом.
• Как факт подтверждения совершенной хозяйственной операции, первичный документ должен быть составлен и принят к учету по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации межотраслевого значения, разработанных Госкомстатом Российской Федерации.
• Перечень таких форм первичных учетных документов разрабатывается применительно к отдельным участкам бухгалтерского учета. Например, по учету основных средств разработана следующая первичная учетная документация, включающая 8 наименований:
• акт (накладная) приемки-передачи основных средств (ф. №ОС-1);
• акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (ф. №ОС-3);
• акт на списание основных средств (ф. №ОС-4);
• акт на списание автотранспортных средств (ф. №ОС-4а);
• инвентарная карточка учета основных средств (ф. № ОС-6);
• акт о приемке оборудования (ф. № ОС-14);
• акт приемки-передачи оборудования в монтаж (ф. № ОС-15);
• акт о выявленных дефектах оборудования (ф. № ОС-16).
• Во всех других случаях, как и документы, форма которых не представлена в этих альбомах, они приобретают правовую, юридически доказательную силу наравне с унифицированными документами при наличии следующих обязательных реквизитов Федеральный Закон № 129-ФЗ от 21.11.96 «О бухгалтерском учете». Ст. 9.:
• · наименование документа (доверенность, карточка складского учета материалов);
• · дата составления (дата, месяц, год);
• · наименование организации, от имени которой составлен документ;
• · содержание хозяйственной операции и основание для ее совершения;
• · единица измерения (в натуральном, количественном и стоимостном выражении;
• · наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• · личные подписи указанных лиц.
• Если предприятие нарушает данные требования законодательства по оформлению первичных документов, его руководство может быть привлечено к административной ответственности. Сама информация, содержащаяся в таких документах, признается достоверной.
• В условиях ручной обработки данных могут иметь место факты пропусков реквизитов. В ряде случаев и при автоматизированной подготовке первичных документов из-за несовершенства отдельных программ отсутствует возможность хранить в их базах данных в полном объеме набор соответствующих реквизитов. Поэтому следует отслеживать соответствующие программы. В некоторых из них при незаполнении обязательных реквизитов для нового объекта программа сигнализирует об этом и не допускает попадания такого документа в базу данных. Тем самым исключается появление ошибок и неточностей при заполнении документов.
• Независимо от того, каким способом подготовлен документ - вручную или машинным способом, в целях контроля за правильностью и законностью регистрации экономических событий в документе должны быть указаны не только личные подписи должностных лиц, но и их расшифоровки.
• В зависимости от места расположения тех или иных реквизитов в документах форма последних может быть:
• · зональной;
• · анкетной;
• · табельной;
• · комбинированной.
• Зональная форма документов наиболее распространена.
• Документ при построении по данной форме разграфлен на отдельные зоны, каждый реквизит размещается в своей зоне, которая является постоянной для данного типа документов, что облегчает работу с ними непосредственного исполнителя.
• Анкетная форма предусматривает размещение названия реквизитов в левой стороне документа, а заполнение их - один под другим, т.е. сверху вниз.
• Документ в табельной форме есть продолжение зональной формы. В нем (например, расчетно-платежная ведомость) реквизиты расположены по вертикали и горизонтали с выделением для каждой группы нескольких строк, образующих самостоятельную таблицу (матрицу).
• Документ, представленный в комбинированной форме, сочетает в себе признаки построения ранее рассмотренных форм - зональной и анкетной, анкетной и табельной.
• Для исключения повторного использования документов ряд документов подлежит гашению штампом «Получено» или «Оплачено» с указанием даты. Это относится в первую очередь к денежным документам, приложенным к приходным и расходным кассовым ордерам.
• Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.
• Указание в документе необходимых реквизитов принято называть составлением документа. Юридическую силу документ приобретает при наличии в нем не только с ответствующих реквизитов, но и необходимых разрешительных подписей, резолюций, печатей и штампов в зависимости от назначения документа. Исполнение этих условий предопределяет его оформление.
• Составленный с учетом этих требований, документ должен быть зарегистрирован в соответствующем журнале с подписью лица, утвержденной в установленном порядке. Например, выписанную доверенность следует зарегистрировать в Журнале учета выданных доверенностей, подтвердив подписью лица, на имя которого она выписана. В дальнейшем «жизненный» цикл каждого документа проходит три этапа:
• · приемка по форме и существу;
• · обработка, включая при необходимости арифметический подсчет и указание корреспондирующих счетов;
• · хранение в бухгалтерии или в архиве организации.
• Записи в первичных учетных документах допускается производить чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машинок, средств механизации. Возможно их заполнение и другими средствами при условии, что они обеспечивают сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. В дореволюционной России запись в документах и книгах допускалось только чернилами черного цвета.
• Автоматизация, учетных работ ставит свои проблемы при формировании первичных документов. Их перечень определяет:
• · понятие документа;
• · выбор критерия придания юридической силы машинным документам;
• · регламентация координирования документов;
• · регламентация технологии машинной обработки;
• · выбор технологии обмена данными между автоматизированными системами, в функции которых входит сбор и обработка экономической информации;
• · критерии отбора способов закрепления персональной ответственности за достоверность вводимой информации и результатов ее обработки;
• · возможность проверки достоверности данных органами внутреннего и внешне контроля.
• В условиях машинной обработки документ представлен в виде трех частей: адресной, предметной и оформительской, а реквизиты, содержащиеся в нем, могут быть зафиксированы в виде кодов. Адресная и оформительская части носят общий характер. Реквизиты имеют соподчиненное значение.
• Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции. Если такая возможность отсутствует, то его составление обязательно сразу же после окончания данной операции.
• Сущность документов и их место в хозяйственной деятельности организации отражена в их классификации. По степени приоритетности не следует выделять тот или иной порядок в представленной схеме классификации, так как каждый из этих признаков несет свою содержательную нагрузку.
• Для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать, т.е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: по назначению, порядку составления, способу отражения операций, месту составления, порядку заполнения. По назначению документы делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления, комбинированные.
• Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, потому основанием для учетных записей не являются. Например, приказы, платежное поручение банку на перечисление налогов и т.д.
• Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций. Например, счета, подтверждающие произведенные расходы, акт приема-передачи основных средств и т. д.
• Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отображения в бухгалтерском учете. Например, накопительные ведомости, калькуляция фактической себестоимости продукции, разные виды справок и расчетов, составленных бухгалтерией, и т. д.
• Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи, приходно-кассовый ордер.
• По порядку составления документы бывают первичными и сводными.
• Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходно-кассовый ордер, расходный кассовый ордер, платежные требования, акты на списание основных средств и т.д.
• Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными, например, авансовые и кассовые отчеты, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функцию документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетными лицами: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприятием. Кроме того, в авансовом отсчете предусмотрено описание производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов.
• По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.
• Разовые документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и т.д.
• Накопительные документы составляются в течение определенного периода (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Следует отметить накопительные документы отличаются от сводных тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов, является их сводкой, а накопительный представляет собой первичный документ, составленный постепенно, путем накапливания операций. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т. д.
• По месту составления документы бывают внутренними и внешними.
• Внутренние документы составляются на предприятии для отражения внутренних операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т.д.
• Внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия и поступают в оформленном виде. К таковым, например, относятся: накладные, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.
• По порядку заполнения документы можно классифицировать на созданные вручную или при помощи вычислительной техники. Документы могут создаваться вручную при помощи пишущей машинки. Документы, выполненные с помощью вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.
• По данным бухгалтерского учета составляют бухгалтерскую отчетность, содержащую все основные производственно-финансовые показатели деятельности предприятия. Бухгалтерская отчетность состоит из следующих форм:
• · форма №1 - «Бухгалтерский баланс»;
• · форма №2 - «Отчет о прибылях и убытках»;
• · форма №3 - «Отчет об изменении капитала»;
• · форма №4 - «Отчет о движении денежных средств»;
• · форма №5 - «Приложение к бухгалтерскому балансу»;
• · форма №6 - «Отчет о целевом использовании средств»;
• · пояснительная записка и аудиторское заключение, подтверждающее достоверность бухгалтерских операций (для организаций, подлежащих обязательному аудиту).
• Особенностью бухгалтерского учета в России является ее отказ от унифицированных форм.
• Российским организациям представлено право самостоятельно разрабатывать формы бухгалтерской отчетности на основе предложенных Министерством Финансов РФ образцов при соблюдении таких общих требований к отчетной информации, как полнота, существенность и нейтральность.
• В настоящее время существуют следующие варианты формирования отчетности:
• · упрощенный, применяемый для субъектов малого бизнеса и некоммерческих организаций;
• · стационарный - для средних и крупных организаций;
• · множественный - для крупных организаций, осуществляющих несколько видов деятельности;
• · по индивидуальным стандартам предприятия.
• Необходимость выделения указанных групп связано с тем, что разные группы организаций в зависимости от стоящих перед ними задач в разной степени детализации должны решать проблему прозрачности при раскрытии итоговой бухгалтерской информации. В соответствии с Федеральным Законом «О бухгалтерском учете» и ПБУ 4/99 годовая бухгалтерская отчетность состоит из всех форм, перечисленных выше, а промежуточная - из баланса и отчета о прибылях и убытках.
• 4. ДОКУМЕНТООБОРОТ В БУХГАЛТЕРИИ
• Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и которые являются основанием для осуществления предварительного и последующего контроля за совершенными хозяйственными операциями или действиями должностных и материально-ответственных лиц. Первичный учет является начальным этапом учетного процесса. На основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.
• Создание носителей первичной учетной информации (документов)- это трудоемкий процесс, на который затрачивается более половины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик, что большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих предприятий.
• Документооборот - это движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.
• Можно выделить следующие этапы документооборота:
• 1. Составление документа на предприятии или получение его со стороны.
• 2. Проверка документа: по форме, арифметически; по существу.
• 3. Обработка документа: запись проводок, включение документов в регистр.
• 4. Сдача в архив.
• Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
• Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
• Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.
• Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.
• Документооборот, организованный по графику, позволяет ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь - от оформления и проверки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда счетных работников, способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.
• График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием взаимосвязи и сроков выполнения работ.
• Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления в подразделения предприятия, в которые сдаются указанные документы.
• Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.
• Документальный поток может быть входящим (документы поступают со стороны от других организаций), исходящим (составленные документы предназначены для внешних пользователей) и внутреннего назначения (подготовленные работниками данной организации для собственных нужд). Организация документооборота лежит на главном бухгалтере фирмы. В его функции входит разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации, представленных в виде графика документооборота. Назначение графика - осуществление систематического контроля за составлением и сроками прохождения первичных сводных документов между отдельными структурными подразделениями, передачей их в бухгалтерию. Здесь они подвергаются формальной проверке и счетному контролю в виде арифметической проверки, устанавливаются законность и целесообразность зафиксированных в них хозяйственных операций, происходит соответствующая группировка их в процессе обработки в учетных регистрах и составляются необходимые формы отчетности.
• Соблюдение этих условий способствует более четкой организации производства и продажи продукции, а, следовательно, и получению большей прибыли.
• Если в процессе проведения указанных действий обнаруживаются неточности, отсутствие полноты заполнения отдельных реквизитов, преднамеренные и непреднамеренные ошибки, факты злоупотребления и мошенничества, дальнейшие действия в работе с документами должны быть приостановлены. В зависимости от характера и степени допущенных нарушений они возвращаются на доработку исполнителям. Полностью соответствующие предъявленным требованиям документы принимаются бухгалтерией. В зависимости от характера документов работник бухгалтерии принимает их к исполнению с распиской в реестре или указанием перечня сдаваемых документов. Например, при приеме от кассира за очередной рабочий день отчета по кассе в виде приложенных к нему приходно-расходных кассовых ордеров вместе с оправдательными документами бухгалтер расписывается в их приеме в кассовой книге. Процесс обработки в бухгалтерии принятых от исполнителей документов включает три этапа: таксировку, группировку и контировку.
• Таксировка, или расценка, предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Как правило, эта процедура осуществляется в самом первичном документе путем умножения соответствующего количества (м., кг., и пр.) на цену за единицу.
• Группировка представляет собой следующий этап учетной обработки документов. Последние подбираются в пачки, однородные по экономическому содержанию зафиксированных в них хозяйственных операций. Характер группировки обусловлен перечнем представленных протаксированных документов. Так, документы по приходу материалов группируются в разрезе складов, наименований источников поступления и т.д., по расходу - в разрезе наименований и направлений в использовании:
• · на производственные нужды;
• · на непроизводственные цели (непромышленным производствам и хозяйствам и пр.);
• · продажи на сторону и т. п.
• Цель группировки - подготовить сводные данные по движению отдельных видов имущества и обязательств за отчетный период. Тем самым упрощается ведение первичного учета.
• Контировка - указание в первичном документе бухгалтерской записи, т.е. корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа. Этот этап представляет более высокий уровень работы с документами. Поэтому данная процедура выполняется, как правило, бухгалтером, занятым на самостоятельном отдельном участке учетного процесса. Для представления бухгалтерской записи в документе предусмотрено определенное место. Если имеет место сводный документ, то указанная запись фиксируется в ее конце.
• Способ регистрации учетной информации, т.е. сведений из первичных документов, понимается под термином «техника бухгалтерского учета».
• Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, составляются сводные учетные документы - учетные регистры, которые, в зависимости от степени автоматизации, могут составляться на бумажных и машинных носителях информации (в электронном виде). Учетные регистры применяются для отражения информации на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.
• По внешнему виду учетные регистры подразделяются на:
• · книги;
• · карточки;
• · свободные листы;
• · машинограммы (полученные при использовании вычислительной техники);
• · машинные носители.
• Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.
• По видам производимых в них записей учетные регистры бывают:
• · хронологические (регистрационный журнал);
• · систематические (главная книга счетов);
• · комбинированные (журналы-ордера).
• По степени детализации информации, содержащейся в учетных регистрах, могут быть:
• · синтетическими (главная книга счетов);
• · аналитическими (карточки);
• · комбинированными (журналы-ордера).
• Книги представляют собой сброшюрованные свободные листы определенного формата и графления. Применение их ограничено, так как работу по их ведению разделить между счетными работниками нельзя, ее должен вести один человек (кассовая книга). Такие книги пронумерованы и прошнурованы, а на последней странице указано количество страниц за подписью руководителя предприятия и главного бухгалтера. В таких книгах исключена возможность замены отдельных листов новыми при злоупотреблениях и хищениях. На предприятиях применяется «Главная книга» - как регистр синтетического учета и «Книга остатков материалов на складах» - как регистр аналитического учета, необходимый для взаимосвязанных данных бухгалтерского учета с данными оперативно-складского учета и для контроля за сохранностью различных видов собственности.
• Карточки предназначены для аналитического учета основных средств (инвентарные карточки), материальных ценностей по местам их хранения (карточки складского учета материалов). На их основе бухгалтерия создает картотеку основных средств, а материально-ответственные лица - картотеку материалов, запаса частей, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, готовой продукции.
• Свободные листы - учетные регистры большого формата и с большим количеством сведений по отношению к карточкам. Они предназначены для синтетического и аналитического учета и выполняют роль комбинированных регистров. К ним относятся: журналы-ордера, ведомости, табуляграммы и машинограммы. Они удобны в использовании, так как позволяют более рационально распределять обязанности между работниками учета. Это - самый распространенный вид учетных регистров.
• Состав учетных регистров, их форму, порядок и последовательность заполнения, технику взаимосверки определяет форма бухгалтерского учета.
• Записи в учетных регистрах основываются на тщательно проверенных документах, поэтому и сами регистры приобретают доказательную силу при использовании их показателей для анализа хозяйственной деятельности предприятия, при контроле за состоянием средств и при выявлении результатов его работы.
• Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.
• При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.
• Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации - государственной тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета, и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
• ЗАКЛЮЧЕНИЕ
• Рациональная организация документооборота - это одно из основных условий правильной постановки учетной политики организации.
• Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения, источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным и предписывается законом и актами государственного управления, поэтому является одним из средств укрепления законности и контроля. От четкости, оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.
• Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.
• Предмет бухгалтерского учета - предприятие, на котором он ведется. В бухгалтерском учете отображается информация в стоимостном выражении об имуществе организации и его хозяйственных операциях.
• Основными задачами бухгалтерского учета являются:
• · формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении;
• · обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций, их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;