Порядок проведення і вдосконалення методичних прийомів інвентаризації

Міністерство освіти і науки України

Житомирський державний технологічний університет

Реферат

на тему:

"Порядок проведення і вдосконалення

методичних прийомів інвентаризації"

Виконала

студентка 3-го курсу

Групи МО-41

Житомир 2009

Статтею 10 Закону України від 16.07.99 р. № 996-ХІV "Про бухгалтерський облік i фінансову звітність в Україні" передбачено проведення інвентаризації активів i зобов'язань. Зокрема, для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності підприємства зобов'язані провадити інвентаризацію активів i зобов'язань, під час якої перевіряються i документально підтверджуються їх наявність, стан i оцінка. Об'єкти i періодичність проведення інвентаризації визначає власник (керівник) підприємства, крім випадків, коли її проведення є обов'язковим згідно з законодавством.

Пункт 12 Порядку подання фінансової звітності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28.02.2000 р. № 419, передбачає обов'язкове проведення інвентаризації активів та зобов'язань підприємства перед складанням річної фінансової звітності.

Крім того, проведення інвентаризації є також обов'язковим у разі: передачі майна державного підприємства в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворення державного підприємства в акціонерне товариство; зміни матеріально відповідальних осіб (на день приймання-передачі справ); встановлення фактів крадіжок або зловживань, зіпсуття цінностей, а також за приписом судово-слідчих органів; пожежі, стихійного лиха або техногенної аварії; ліквідації підприємства, а також в інших випадках, передбачених законодавством.

На практиці підготовка до складання річної фінансової звітності для забезпечення її достовірності починається з проведення обов'язкової щорічної інвентаризації майна та зобов'язань. Щоправда, трапляються випадки й формального ставлення до інвентаризації, діє так званий зворотний спосіб заповнення інвентаризаційних описів та актів, коли до цих документів заносять дані з регістрів бухгалтерського обліку.

Під інвентаризацією слід розуміти певну послідовність практичних дій із документального підтвердження наявності, стану та оцінки майна й зобов'язань підприємства для забезпечення достовірності даних обліку й звітності. Водночас інвентаризація сприяє реалізації контрольної функції обліку, дає змогу виявляти випадки необгрунтованого зменшення капіталу господарського суб'єкта, вкладеного в різноманітні види майна (активів).

Основу будь-якої інвентаризації становить повна або вибіркова перевірка фактичної наявності матеріальних цінностей, майнових прав i обов'язків силами спеціально створеної на підприємстві комісії.

На нашу думку, необхідно розрізняти два види перевірок: натуральну й документальну.

Натуральна (матеріальна) перевірка передбачає спостереження об'єктів i визначення їх кількості шляхом підрахунку, зважування, обміру. Натуральну перевірку провадять у разі інвентаризації основних засобів, матерільно-виробничих запасів, наявних грошових коштів i бланків документів сурової звітності.

У разі документальної перевірки наявність на підприємстві майнових прав (нематеріальних активів, витрат майбутніх періодів, дебіторської заборгованості тощо) й фінансових зобов'язань підтверджується безпосередньо документами.

У складі документальної перевірки іноді виділяють бухгалтерську, або книжкову, перевірку, яка являє собою порівняння записів безпосередньо в регістрах бухгалтерського обліку (наприклад, у разі інвентаризації сум нарахованої амортизації, створених резервів тощо).

Зауважимо, що кожного із зазначених видів перевірок окремо недостатньо для проведення інвентаризації у разі перевірки залишків за одним рахунком бухгалтерського обліку. Наприклад, при інвентаризації залишків цінностей, які обліковуються на рахунку 201 "Сировина й матеріали", використовують натуральну перевірку наявних запасів i документальну - матеріалів, переданих для переробки на сторону.

Обов'язкова річна інвентаризація має провадитися за всіма без винятку видами майна та зобов'язань. Порядок проведення інвентаризації передбачено Інструкцією по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів i документів та розрахунків, затвердженою наказом Мінфіну України від 11.08.94 р. № 69 i зареєстрованою у Мін'юсті України 26.08.94 р. за № 202/412 (надалі - Інструкція з інвентаризації). На підставі даних за результатами інвентаризації уточнюють дані бухгалтерського обліку. Таким чином, обов'язкову щорічну інвентаризацію не можна замінити жодними зовнішньо схожими процедурами - внутрішнім чи зовнішнім аудитом, ревізією фінансово-господарської діяльності (при незначному обсязі майна i зобов'язань у підприємства обов'язки інвентаризаційної комісії можуть покладатися на ревізійну комісію).

Обов'язкова щорічна інвентаризація починається з дати, встановленої наказом керівника підприємства. Відповідальною за проведення інвентаризації є постійно діюча інвентаризаційна комісія.

При значному обсязі майна й зобов'язань за наказом керівника підприємства можна створювати робочі інвентаризаційні комісії. Їх створюють також, коли підприємство має відокремлені підрозділи (філії) або здійснює діяльність на значній території (у будівельних організаціях).

У нормативних документах відсутня пряма заборона на включення до складу комісій представників сторонніх організацій (аудиторів, оцінників, експертів) для формування економічно обгрунтованих i достовірних результатів інвентаризації. Додатком до наказу може бути план проведення інвентаризації, який встановлює строки закінчення інвентаризації окремих об'єктів i термін кожного етапу, розмежовує обов'язки між робочими комісіями.

На підготовчому етапі матеріально відповідальні особи передають комісії прибуткові та видаткові документи за звітами (реєстрами), які є для бухгалтерії підставою для визначення відповідних залишків за рахунками бухгалтерського обліку на дату проведення інвентаризації. Повнота передачі первинних документів підтверджується розписками зазначених осіб, а також отримувачів підзвітних сум або доручень на отримання матеріальних цінностей. Інвентаризація може бути обов'язковою також за колективної (бригадної) матеріальної відповідальності, коли відбувається зміна керівника колективу (бригадира), у разі вибуття з колективу (бригади) понад половину його членів, а також на вимогу навіть одного члена колективу (бригади).

За проведення обов'язкової інвентаризації перевіркою охоплюються і ті ТМЦ, котрі перебувають на відповідальному зберіганні і облік яких ведеться на позабалансових рахунках.

У разі, коли постачальник відмовляється задовольнити претензію за недовантаження товарів, проводиться вибіркова інвентаризація тих цінностей, на які було заявлено претензії.

Особливу групу цінностей становлять дорогоцінні метали й коштовні камені, інвентаризація яких проводиться згідно з Інструкцією Міністерства фінансів України про порядок отримання, використання, обліку, зберігання і транспортування дорогоцінних металів і коштовних каменів на підприємствах, в об'єднаннях, установах і організаціях (затверджено 29.12.92).

Інвентаризація різних видів матеріальних цінностей, коштів та фінансових зобов'язань має певні особливості. Інвентаризація ТМЦ в коморах та на складах забирає багато часу і потребує великих затрат праці, а визначення результатів - професійного досвіду та дуже уважного ставлення. Якщо інвентаризація розрахункових операцій базується на облікових даних і підставою для підтвердження сальдо дебіторської чи кредиторської заборгованості є акт звірки розрахунків, то залишки матеріальних цінностей і коштів підтверджуються їх фактичною наявністю, установленою з допомогою підрахунку, зважування, обмірювання і т. п.

Перевіряючи розрахунки з дебіторами і кредиторами, постачальниками, покупцями та замовниками, інвентаризаційна комісія повинна особливу увагу звернути на реальність заборгованості, недопущення прострочення строків позовної давності.

Спільним в інвентаризації майна і джерел його утворення є підготовча робота, суть якої полягає в доборі членів інвентаризаційної комісії та прийнятті розпорядчих документів керівництвом підприємства. З метою дотримання єдиної методики й техніки інвентаризаційної роботи Міністерство фінансів України розробило "Інструкцію по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів і розрахунків", затверджену наказом Міністерства фінансів України від 11.08.94 № 69 (зі змінами, внесеними наказом Міністерства фінансів України від 05.12.97 № 268).

Інвентаризаційна робота на підприємствах здійснюється постійно діючою інвентаризаційною комісією, склад якої затверджує керівник підприємства. До цієї комісії входять: керівник (заступник керівника) підприємства - голова; головний бухгалтер, керівники окремих структурних підрозділів, провідні фахівці - члени комісії.

Для безпосереднього проведення інвентаризації в місцях зберігання виробничих запасів з рішення керівника підприємства створюються робочі інвентаризаційні комісії, до складу яких входять інженери-технологи, інженери-механіки, виконавці робіт, товарознавці, економісти, бухгалтери й інші досвідчені фахівці, які добре знають об'єкт інвентаризації, ціни та первинний облік. Робочі інвентаризаційні комісії очолюють представники керівника підприємства. Забороняється призначати головами робочих інвентаризаційних комісій тих самих матеріально відповідальних осіб та тих самих працівників два роки поспіль.

Постійно діючі інвентаризаційні комісії повинні:

- проводити профілактичну роботу із забезпечення збереження майна, заслуховувати на своїх засіданнях керівників структурних підрозділів з цього питання;

- організовувати проведення інвентаризацій та здійснювати інструктаж членів робочих інвентаризаційних комісій;

- здійснювати контрольні перевірки правильності проведення інвентаризацій, вибіркові інвентаризації ТМЦ у місцях їхнього зберігання та переробки в міжінвентаризаційний період;

- контролювати збереження майна та дотримання матеріально відповідальними особами правил зберігання ТМЦ і ведення складського обліку;

- перевіряти правильність підсумків інвентаризацій та в окремих випадках, з доручення керівника підприємства, проводити повторні суцільні інвентаризації;

- розглядати письмові пояснення осіб, які допустили недостачу й псування цінностей, інші порушення, що фіксується в протоколі із зазначенням причин, винних осіб та вжитих заходів.

Інвентаризація основних і оборотних засобів проводиться послідовно на місцях зберігання цінностей. Якщо виявлено об'єкти основних засобів, не занесені до облікової відомості, інвентаризаційна комісія повинна встановити, коли і на підставі чого споруджувалися ці об'єкти, за рахунок яких джерел списано витрати на їх спорудження. Трапляються також випадки, коли на підприємствах є "безгосподарні" основні засоби, тобто основні засоби, щодо яких бракує конкретних матеріально відповідальних осіб. Усі ці моменти інвентаризаційна комісія висвітлює в протоколі.

Організаційно-методична підготовка до проведення інвентаризації містить розробку внутрішніх нормативних документів - інструкцій, правил, які регламентують діяльність комісій на кожному етапі. Інструкції можуть включати:

* конкретні методики проведення інвентаризації, опис дій членів робочих комісій у процесі перевірки наявності та стану окремих об'єктів;

* порядок отримання підтверджень облікових даних контрагентами - постачальниками, покупцями, банками, податковими органами тощо;

* порядок урегулювання претензій до роботи інвентаризаційних комісій;

* типові форми первинних облікових документів для оформлення результатів інвентаризації, розроблені підприємством самостійно.

Другим етапом інвентаризації є натуральна i документальна перевірки фактичної наявності майна i зобов'язань. Провадять їх комісії колегіально: відсутність навіть одного члена комісії є підставою для визнання результатів інвентаризації недійсними.

Основною формою первинної документації для обліку результатів натуральної інвентаризації є інвентаризаційний опис, документальної - акт інвентаризації.

В опису (акті) не можна залишати незаповнені рядки. Матеріально відповідальні особи повинні підписати його, підтверджуючи факт проведення перевірки в їх присутності, а також відсутність претензій до членів комісії i прийняття переліченого в опису майна на відповідальне зберігання.

Натуральну та документальну перевірки у разі обов'язкової щорічної інвентаризації провадять суцільним методом.

На таксувальному етапі передбачено внесення до описів (актів) вартісних оцінок майна i зобов'язань за даними первинних документів i бухгалтерського обліку.

Порівнювально-аналітичний етап інвентаризації надає змогу підтвердити чинні оцінки об'єктів обліку. Необхідність уточнення бухгалтерської оцінки окремих видів майна i зобов'язань пов'язана насамперед з виявленими розбіжностями між значеннями показників за даними обліку i фактичними їх значеннями, підтвердженими під час інвентаризації. Розраховані відхилення фіксують безпосередньо в актах інвентаризації або під час підбиття підсумків натуральної перевірки в порівнювальних відомостях. Крім того, коригування оцінок можливе у випадках:

* зміни державних регульованих цін, коли оцінка здійснюється за цими цінами (наприклад, у разі встановлення нових розрахункових i відпускних цін на дорогоцінні метали i коштовне каміння);

* зміни курсу іноземної валюти, якщо вартість майна або зобов'язань оцінено в іноземній валюті;

* зміни величини дебіторської або кредиторської заборгованості у разі використання в розрахунках умовних грошових одиниць;

* зниження якісних характеристик майна підприємств (фізичний або моральний знос, зниження ринкових цін тощо);

* наявності у складі дебіторської заборгованості сум, отримати які в повному обсязі неможливо через неплатоспроможність боржників.

Інвентаризаційна комісія повинна виявити причини, що зумовили необхідність внесення уточнюючих записів до регістрів бухгалтерського обліку, i запропонувати способи їх відображення в обліку результатів інвентаризації.

Крім того, потрібно з'ясувати, які особи несуть матеріальну відповідальність за збереження цінностей, визначити міру їх відповідальності, проаналізувати можливі способи погашення сумнівної дебіторської заборгованості (шляхом перерахунку боргу, бартерних операцій тощо).

За фактами утворення надлишків або нестач матеріальних цінностей необхідно отримати докладні пояснення від матеріально відповідальних осіб.

На підсумковому етапі інвентаризації відомість підписують керівник i головний бухгалтер підприємства одночасно з підписанням наказу (розпорядження) про затвердження результатів інвентаризації. Наказ є підставою для внесення до регістрів бухгалтерського обліку відповідних записів про остаточні обороти за грудень. Матеріали роботи комісій передають до бухгалтерії підприємства, де вони зберігаються щонайменше п'ять років.

Інвентаризація як один із найважливіших методів господарського контролю передбачає перевірку фактичної наявності i стану матеріальних цінностей та грошових коштів, а також порівняння даних про їх наявність з даними бухгалтерського обліку. Методика інвентаризації - це сукупність способів i прийомів, що дають змогу забезпечити її наукову організацію i раціональне проведення. Постійно діючі інвентаризаційні комісії фактично виконують роль центральних (головних) інвентаризаційних комісій, основна функція яких полягає в організаційно-методичному керівництві інвентаризаційною роботою та контролюванні збереження майна на підприємствах.

Функції робочих інвентаризаційних комісій суттєво відрізняються від функцій постійно діючих інвентаризаційних комісій. Робочі інвентаризаційні комісії повинні забезпечити:

- безпосереднє проведення інвентаризацій основних і оборотних засобів, тобто товарно-матеріальних цінностей, незавершеного виробництва, коштів, цінних паперів та інших грошових документів, а також нематеріальних активів, фінансових вкладень і фінансових зобов'язань, розрахункових операцій, джерел утворення майна;

- своєчасність і якість проведення інвентаризацій та визначення їх результатів, які мають бути зафіксовані в протоколі з пропозиціями щодо зарахування недостач і надлишків унаслідок пересортиці, списання недостач у межах норм природної втрати, а також наднормативних недостач і втрат від псування цінностей.

Робочі інвентаризаційні комісії наділено правом унесення пропозицій з питань удосконалення процесів надходження, зберігання й відпуску ТМЦ; поліпшення обліку і контролю наявності та руху матеріальних цінностей, а також реалізації зайвих та непотрібних підприємству основних засобів, нематеріальних активів, виробничих запасів, інвентарю тощо.

Відтак головна функція робочих інвентаризаційних комісій полягає в безпосередньому проведенні інвентаризацій, якість яких контролюється постійно діючою інвентаризаційною комісією з допомогою контрольних перевірок. Контрольні перевірки треба проводити після закінчення інвентаризації і обов'язково до відкриття складу, комори, секції, де відбувалася інвентаризація. Вони проводяться за обов'язкової участі членів робочих інвентаризаційних комісій та матеріально відповідальних осіб. Контрольній перевірці, як правило, підлягають коштовні вироби, дорогоцінні метали, коштовні камені, дефіцитні сировина, матеріали, готова продукція. У разі виявлення суттєвих розбіжностей між даними інвентаризаційного опису і даними контрольної перевірки керівником підприємства призначається новий склад робочої інвентаризаційної комісії для проведення повторної суцільної інвентаризації цінностей. За незадовільного проведення інвентаризації керівник підприємства повинен терміново розглянути питання про відповідальність першого складу робочої інвентаризаційної комісії.

На відміну від техніки проведення інвентаризації, яка пояснює, що та як потрібно робити в процесі її проведення, методика орієнтує на послідовність дій під час інвентаризації матеріальних цінностей. Вона регламентує організацію, прийоми й способи перевірки фактичної наявності цінностей та стану розрахунків i має спрямовуватися на об'єктивне проведення інвентаризації, забезпечення оперативності отримання її результатів (шляхом звіряння й порівняння даних про фактичні залишки цінностей з даними бухгалтерського обліку), вірогідності облікових даних, підвищення ефективності та дієвості інвентаризації в забезпеченні збереження власності на підприємствах.

Зауважимо, що в частині розробки методики проведення інвентаризації спеціальна література з бухгалтерського обліку, контролю та ревізії дуже відстала від вимог практики. Зокрема, автори літературних джерел обмежуються лише описуванням інструктивних матеріалів, техніки проведення інвентаризації (що i як треба інвентаризувати). Літературні джерела, чинні положення та інструкції не розкривають питань методики проведення інвентаризації, тобто способів, якими потрібно її здійснювати. Не можна погодитися з чинними положеннями та інструкціями про проведення інвентаризацій, які грунтуються на принципі їх дискретності. По суті, на практиці інвентаризації здійснюються в певні періоди часу (не менш як двічі на рік). При звичайному складському зберіганні матеріальних цінностей з використанням ручної праці принцип дискретності якоюсь мірою ще можна пояснити. Але за умови, що процес управління складськими операціями автоматизований, практично неможливо здійснювати інвентаризацію матеріальних цінностей на певну дату із закриттям складських приміщень та припиненням будь-яких операцій. У зв'язку з цим, на нашу думку, на таких складах потрібно було б здійснювати неперервну (перманентну) інвентаризацію. Це дасть змогу здійснювати постійний контроль збереження товарно-матеріальних цінностей.

Перманентна інвентаризація на складах може здійснюватися способом безповторного відбору, суть якого полягає у тому, що в кожному випадку з генеральної сукупності вибирають певну кількість матеріальних цінностей, на яку зменшується їх загальна кількість. Найважливішою умовою постійних (перманентних) інвентаризацій матеріальних цінностей на цілком або частково автоматизованих складах є те, що наявна кількість матеріальних цінностей у кожному ящику, на кожному місці зберігання має щонайменше один раз на рік обертатися i що всі наявні матеріальні цінності, які більше не беруть участі в обігу, можна постійно визначати через систему електронної обробки даних. Перевага перманентної інвентаризації цінностей полягає в тому, що не припиняється процес приймання i відпуску матеріальних цінностей, скорочується трудомісткість інвентаризаційної роботи та обробки її результатів за рахунок застосування обчислювальної техніки. Отже, є необхідність змінити чинний порядок проведення інвентаризації матеріальних цінностей на складах, оскільки на практиці повні інвентаризації вимагають закриття складських приміщень на тривалий час. До того ж нерідко такі інвентаризації провадяться формально й не досягають своєї мети. На нашу думку, доцільно у зв'язку з цим в Інструкції з інвентаризації закріпити основні принципи перманентної інвентаризації на складах.

У розвинутих країнах багато років застосовується методика проведення перманентних інвентаризацій. Зокрема, при проведенні перманентної інвентаризації для перевірки фактичної наявності деталей на складі, попередження i недопущення помилок використовують метод випадкової вибірки. Для здійснення контролю контролер складів готових виробів вибирає певні деталі, а його помічник звіряє їх фактичну наявність на складі із залишками запасів за документами. Якщо дані не збігаються, з'ясовують причини й визначають винних осіб, відповідальних за розбіжності. За підсумками вибіркової перевірки помічники контролера подають звіт контролеру складів. У звіті відображають кількість i розміри помилок, подають їх опис. Якщо кількість i розміри помилок викликають занепокоєння у контролера, він наказує зробити п'ятивідсоткову вибірку всіх запасів матеріальних цінностей, що перебувають на складі. У випадках коли в результаті вибірки виявляються помилки, що перевищують п'ять відсотків, перевірці піддаються всі фактично наявні матеріальні цінності. Помилки, що становлять менш як п'ять відсотків, вважають нормальними i відносять за рахунок підприємства.

З метою посилення контролю за правильністю внесення до опису матеріалів ревізори зобов'язані здійснювати після закінчення інвентаризацій контрольно-вибіркові перевірки за участю інвентаризаційної комісії. Такі контрольні вибіркові перевірки мають спрямовуватися на виявлення негативних явищ (включення до опису матеріалів без їх фактичного перелічення, неправильне складання розрахунків під час визначення маси вантажомістких цінностей або включення до основного опису тих цінностей, що надійшли в період інвентаризації тощо.)

Дослідження практики проведення інвентаризацій на об'єктах збереження цінностей i коштів підприємств дає підстави говорити про недоліки методики їх проведення. Насамперед недоброякісне проведення інвентаризацій не забезпечує їх дієвості у запобіганні нестачам та розкраданням. У результаті більш як половина їх приховується i згодом досягає величезних розмірів. А втім, незважаючи на проведення у встановлені терміни інвентаризацій, нестачі нерідко протягом тривалого часу залишаються невиявленими.

На практиці траплялися випадки, коли замість двох i більше членів комісії (не рахуючи матеріально відповідальних осіб) інвентаризація провадилася тільки однією людиною або формально призначалася комісія у складі 6-8 чоловік, а фактично провадили її один-два члени комісії.

Негативно позначається на якості інвентаризації цінностей i практика так званого почергового чергування членів інвентаризаційної комісії без участі її повного складу. Це сприяє приховуванню нестач. Іноді бувало навіть, що деякі члени комісії окремі цінності вписували до опису за даними книг або карток із слів матеріально відповідальних осіб, а це сприяло i приховуванню нестач, i припискам цінностей.

Трапляється також, що в процесі інвентаризації окремі матеріально відповідальні особи непомітно переставляють проінвентаризовані матеріальні цінності до непроінвентаризованих. Для посилення контролю i запобігання подібному приховуванню нестач i крадіжок цінностей інвентаризацію на об'єктах їх збереження варто провадити в порядку розташування цінностей на складі.

Істотним недоліком методики проведення інвентаризацій є те, що окремі члени робочих інвентаризаційних комісій не контролюють у процесі проведення інвентаризації наявність цінностей, необгрунтовано довіряють перелічення (перемірювання, зважування) їх самим матеріально відповідальним особам i записують дані до опису з їх слів. Були також випадки, коли завідувачі складів переконували недосвідчених членів комісії, щоб замість грошей, які вони обіцяли здати до каси як виторг, комісія включала до опису різні матеріальні цінності.

У ряді випадків матеріально відповідальні особи спотворюють дані звітів про матеріальні цінності, складених перед інвентаризацією, що дає змогу приховувати нестачі й розкрадання. У зв'язку з цим інвентаризаційні комісії зобов'язані перевіряти суть i вірогідність цих звітів, порівнювати їх дані з даними журналів обліку виданих доручень, здійснювати оперативне порівняння з даними місцевих постачальників, що уможливлює контроль своєчасності й правильності оприбуткування матеріальних цінностей, які надходять перед інвентаризацією.

Мають місце також факти приховування нестач шляхом складання в період до початку інвентаризації недостовірних актів на списання бою, нестач i псування цінностей. У результаті необгрунтовано списують цінності в кількостях, що перевищують їх надходження, або допускають повторне списання уже раніше списаних, але ще не знищених. Для розкриття таких фактів приховування нестач варто здійснювати прийоми контрольно-вибіркового звіряння з метою перевірки вірогідності руху цих цінностей у період між інвентаризаціями.

На складах підприємств як правило зберігається велика кількість бочок, ящиків, іншої тари з матеріальними цінностями. А складами, як показують дослідження, завідують переважно жінки. Їм іноді не під силу переміщувати в процесі інвентаризацій вантажномісткі цінності у великогабаритній тарі (мішки, ящики, бочки), особливо в тих випадках, коли відсутні засоби механізації. Це приводить до того, що вантажномісткі цінності (вино-горілчані вироби в ящиках, засолені плодоовочеві товари в бочках тощо) при інвентаризації не переставляють з місця на місце. Нерідко комісія під час інвентаризації обмежується тільки підрахуванням кількості місць тари, заповненої товарами. Матеріально відповідальні особи використовують це для того, щоб разом із заповненою цінностями тарою підрахувати й порожню (бочки, ящики тощо), яку комісія зараховує як заповнену. Отже, для недопущення приховування нестач i розкрадань треба, щоб комісія, перелічуючи такі цінності, переставляла тару з одного місця на інше i перевіряла її вміст. Це посилить контроль з боку інвентаризаційних комісій i унеможливить приховування матеріально відповідальними особами нестач.

Ці питання актуальні, бо, на жаль, на практиці в ряді випадків інвентаризаційні комісії не контролюють наявність цінностей, довіряють перелічення їх матеріально відповідальним особам без ретельного контролю за цими операціями, що призводить до приписок в інвентаризаційних описах i перекручування результатів інвентаризації.

У ряді випадків на початку інвентаризації не забезпечується класифікація сировини за групами, видами i сортами. Це призводить до того, що підрахована на складі загальна кількість сировини розцінюється відповідно за тими даними, що є в бухгалтерському обліку. У таких випадках вартість наявної сировини коригується під облікові дані. У результаті вуалюються позитивні й негативні розбіжності, допущені через неправильне визначення якості сировини під час її приймання. Щоб правильно визначити якісні показники сировини в процесі інвентаризації, треба робити її сортування.

Щоб посилити контроль за якісним станом кожного виду цінностей, слід додатково включати до інвентаризаційних описів якісні показники, передбачені стандартами й технічними умовами.

Дослідження показують, що істотним недоліком чинного порядку проведення інвентаризацій є неправильне визначення виходу чистого продукту. Це призводить до того, що негативні відхилення в якості i зниження вартості сировини через неправильне визначення виходу чистого продукту в одному періоді перекриваються позитивними відхиленнями i підвищенням вартості, що утворюються за результатами відвантаження партій цінностей в інші періоди.

Практика показує, що проведення інвентаризацій продукції на об'єктах зберігання (особливо повних i суцільних інвентаризацій) вимагає значних витрат праці i часу. У ряді випадків це пояснюється трудомісткістю самого процесу переобліку цінностей i дублюванням операцій під час перенесення даних про фактичні залишки продукції з карток складського обліку до інвентаризаційних описів, а потім i до порівнювальних відомостей. У результаті такого переписування створюються умови для виникнення всіляких помилок. Дослідження практики проведення інвентаризацій показує, що їх якість значно вища, коли вони здійснюються в період проведення ревізій під контролем i спостереженням ревізійних груп. При цьому варто враховувати розміщення підприємств i їх зв'язок за операціями (одержанням i відпуском цінностей) з іншими об'єктами. Незважаючи на значну перевагу повних інвентаризацій, здійснюваних у два-три прийоми, усе ж за нинішніх умов цілком не виключається можливість приховування нестач шляхом обміну безтоварних документів на внутрішнє перекидання товарів між об'єктами. Дослідження практики проведення інвентаризацій дає підстави зробити висновок про те, що майже в 10 випадках із 100 нестачі приховують шляхом виписування перед початком інвентаризації безтоварних i безгрошових документів. Як приклад можна навести такий факт. На одному з підприємств у процесі інвентаризації на певну дату (11 листопада) шляхом складання 12 та 13 листопада безтоварних документів на відпуск цінностей, включених до додаткового звіту матеріально відповідальних осіб, приховувалася нестача матеріальних цінностей більш як на 28500 тис. грн. Загалом на підприємствах України факти приховування нестач шляхом складання безтоварних документів під час інвентаризацій становлять до 10 відсотків. Для посилення контролю за збереженням матеріальних цінностей варто зобов'язувати членів інвентаризаційних комісій здійснювати процедури, пов'язані з контролем вірогідності даних документів i звітів матеріально відповідальних осіб, складених на момент інвентаризації.

Для спрощення методики оформлення матеріалів інвентаризації i полегшення праці інвентаризаційних комісій рекомендуємо дані про фактичну наявність цінностей проставляти в картках складського обліку окремим рядком. Тоді картки будуть дублікатами опису фактичних залишків цінностей, оскільки дані про їх наявність завіряються підписами членів комісії. Суть такої методики проведення інвентаризації цінностей на складах полягає в тому, що на початку інвентаризації голова робочої інвентаризаційної комісії проставляє на картках складського обліку дату проведення інвентаризації i свій підпис. Якщо фактична наявність цінностей відповідає обліковим даним, то записи у картках про фактичний залишок цінностей не повторюються. Якщо ж розбіжності між фактичною наявністю цінностей i даними обліку виявляються, то до картки окремо заносять фактичні залишки. Відомість про фактичні залишки цінностей варто складати не на всі позиції, а тільки на ті, за якими є розбіжності з обліковими даними. Така методика інвентаризацій дає змогу знизити трудомісткість їх i витрати часу на проведення.

Удосконалення методики має спрямовуватися також на оперативне визначення результатів інвентаризацій (звіряння й порівняння даних про фактичну наявність цінностей з даними бухгалтерського обліку). Узагальнення практики цієї роботи дає підстави вирізнити певні методичні недоліки. У ряді випадків облікові дані коригуються під фактичні залишки цінностей, що вимагає порівняння облікових даних з даними порівнювальних відомостей i актів про результати інвентаризації цінностей. Шляхом порівняння даних обліку з даними порівнювальних відомостей, актів про результати інвентаризації цінностей перевіряють правильність внесення до них даних про залишки цінностей на момент інвентаризації.

Практика показує, що чинна форма порівнювальної відомості для визначення результатів інвентаризації має недоліки, які знижують оперативність виведення результатів. Так, зокрема, форма не дає змоги відобразити результати пересортиці, суму природного убутку та остаточні результати. Тому на практиці при визначенні результатів інвентаризацій доводиться складати додаткові порівнювальні відомості, робити залік пересортиць, визначати природний збиток, що ускладнює процедуру отримання результатів інвентаризацій. Для вдосконалення методики виведення результатів інвентаризацій доцільно доповнити чинні порівнювальні відомості з тим, щоб можна було в одному формулярі визначати попередні результати, робити залік пересортиць i виводити остаточні результати інвентаризацій. Це скоротить час на виведення результатів, поліпшить наочність відомостей i відображених у них результатів.

Удосконалення методики проведення інвентаризацій має спрямовуватися на підвищення їх якості. А для цього необхідно сконцентрувати увагу на: забезпеченні раптовості проведення інвентаризації з тим, щоб не дати можливості матеріально відповідальним особам підготуватися до неї i приховувати можливі нестачі та розтрати; ретельному доборі членів інвентаризаційної комісії з огляду на те, що проведення інвентаризації на тому самому підприємстві тим самим складом комісії двічі підряд не дозволяється; дотриманні послідовності процесу проведення інвентаризації, опломбування приміщень, підвалів та інших місць зберігання цінностей, що мають окремі входи i виходи, перевірки правильності роботи ваговимірюваних приладів, одержання останніх звітів, узятих у матеріально відповідальних осіб до підписок про те, що до початку інвентаризації всі прибуткові й видаткові документи включено до звіту i жодних документів не залишилося; додержанні правил підрахунку цінностей; ретельному оформленні документів інвентаризації з тим, щоб цінності були перелічені, зважені в порядку розташування їх у приміщенні i щоб запобігти можливості внесення до описів даних про залишки цінностей без їх фактичного перелічення; підвищенні оперативності визначення результатів інвентаризацій для забезпечення своєчасного виявлення нестач i розкрадань.

Список використана них літературних джерел:

1. http://www.visnuk.com.ua

2. Зябченкова Г. В., Підкуйко Т. В. "НАУКОВО-ПРАКТИЧНИЙ ПІДХІД ДО ВИЗНАЧЕННЯ ЕТАПІВ ПРОВЕДЕННЯ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ"

3. Закон України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16.07.99 р. № 996-ХІУ зі змінами та доповненнями.

4. Інструкція з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 11.08.94 р. № 69

5. Чудовець В.В. Виділення етапів інвентаризаційного процесу як важлива передумова створення ефективної методики проведення інвентаризації // Формування ринкових відносин в Україні. - № 10. - 2008 р.