План

Вступ

1. Теоретичні дослідження автоматизації управлінського обліку, аналізу і аудиту підприємства

1.1. Обґрунтування необхідності проведення дослідження з організації автоматизованого управлінського обліку

1.2. Економіко-правовий аналіз та критичний огляд нормативної бази

1.3. Теоретичні передумови організації автоматизованого обліку

2. Дослідження сучасного стану організації, обліку і аудиту на ВАТ “Барський хлібозавод”

2.1. Організаційно економічна характеристика підприємства

2.2. Сучасний стан організації обліку і аналізу на ВАТ “Барський хлібозавод”

2.3. Аналітичні дослідження з використанням, комп'ютерних технологій організації обліку , аналізу і аудиту на ВАТ “Барський хлібозавод”

3. Проектування системи організації автоматизованого обліку, аналізу і аудиту

3.1. Вибір та обґрунтування критеріїв ефективної організації автоматизованого, обліку і аудиту

3.2. Вибір та обґрунтування критеріїв ефективної організації автоматизованого, обліку і аудиту

Висновки та пропозиції

Література

Додатки

Вступ

Організація управління й обліку на підприємстві сьогодні не можлива без застосування інформаційних технологій. Працівники практично всіх сфер господарського життя на виробництві, у торгівлі, у сфері обслуговування використовують у своїй діяльності комп'ютери. Але при цьому далеко не всі з них мають належне уявлення про можливості сучасних автоматизованих систем і вміють максимально ефективно їх використовувати.

Поширення комп'ютеризації в економіці та зокрема у управлінському обліку несе із собою масштабні революційні зміни. Комп'ютеризація почала змінювати звичну структуру управління. Якщо раніше вважалося, що керівник має достатні знання для того , щоб королювати всю роботу, то в інформаційному середовищі кожен працівник має специфічні, лише йому притаманні функції і знання. Крім того , використання споріднених автоматизованих систем в управлінні різними виробничими системами приводить до єдиних методів бізнесу, фінансів, обліку, діловодства й управління. Отже технологічне автоматизоване середовище підприємства руйнує сталу ієрархію, створюючи на її місці більш гнучкі вільні структури.

Обчислювальна техніка суттєво підвищує якість обробки облікової інформації. При цьому застосування комп'ютерів змінює зміст та організацію праці облікового персоналу: зменшується кількість ручних операцій з обробки первинних документів, систематизації облікових показників, заповнення регістрів та звітних форм. Облікова праця стає більш творчою, спрямована на організацію й удосконалення обліку.

Організація та проведення аудиту також суттєво змінюється. Тепер аудитори оцінюють не лише роботу обліковців, а і якість обробки даних, реалізованих у комп'ютерних програмах.

Сьогодні українським підприємствам надається право самостійно розробляти власні виробничі програми, плани виробничого і соціального розвитку визначення стратегії цінової політики, а отже суттєво зростає відповідальність керівників за прийняті ними управлінські рішення. Для прийняття ефективних і оперативних рішень керівникам необхідна достовірна інформація про фінансову господарську діяльність підприємства. Виконанням цього завдання і займається бухгалтерська служба підприємства. Виходячи з цього, в даних умовах не обійтись без автоматизації обліку, а особливо без автоматизованого управлінського обліку використання якого сприяє вдосконаленню всього процесу управління підприємством, створює умови для оптимізації.

Більшість теоретиків та практиків в сфері дотримуються думки про те, що автоматизація управлінського обліку, як самостійного виду формування та використання економічної інформації, не тільки має право на існування але й негайно необхідна. Ця позиція знайшла відображення в міжнародних стандартах обліку та звітності, в англомовній економічній літературі, в практичній діяльності багатьох зарубіжних та вітчизняних підприємств.

Розглядаючи роль автоматизації управлінського обліку, потрібно відмітити що вона мала другорядне значення після автоматизації бухгалтерського обліку. Однак розширення підприємств, зміни в технологіях, державне регулювання, а також підвищення освітнього рівня бухгалтерів за останні десятиріччя прискорили розвиток автоматизації управлінського обліку і призвели до широкого визнання як спеціальної області дослідження.

Метою даної дипломної роботи є вивчення, та критична оцінка теоретичних положень, та діючої практики організації автоматизованого управлінського обліку, і розробка на цій основі практичних рекомендацій що до систем автоматизації цього управління підприємством в цілому.

Для досягнення цієї мети в процесі дослідження були поставлені такі завдання:

- уточнити економічну сутність автоматизації управлінського обліку та обґрунтувати його структуру;

- проаналізувати методологічні засади та практику автоматизованого управлінського обліку на підприємстві;

- дослідити особливості обробки економічної інформації за допомогою електронно обчислювальної техніки;

- розробити алгоритми для розв'язання облікових задач з використанням систем базами даних і пакетів прикладних програм;

- проаналізувати діючу методику аудиту що до комплектації обліку підприємства в цілому.

Об'єктом дослідження дипломної роботи є ВАТ “Барський хлібозавод”, яке здійснює комерційну діяльність шляхом виробництва та реалізації хлібопродуктів. Предметом дослідження є комплекс теоретичних, методологічних прикладних питань, що пов'язані з автоматизації обліку на підприємстві.

Дослідження теми проводять із застосуванням наукових методів, основаних на діалектичному методі пізнання та об'єктивних законах розвитку економіки. Методологічною основою є системний підхід до розкриття економічної сутності автоматизації управлінського обліку. При вивченні автоматизації обліку застосовувалися методи: спостереження, порівняння, групування, аналізу і синтезу.

Для аналізу основних факторів, що на ефективність автоматизації обліку і виявлення причинно-наслідкового зв'язку були застосовані економіко математичні методи.

Теоретичною та методологічною основою роботи стали законодавчі акти, нормативно-правові документи та галузеві методологічні рекомендації з питань автоматизації управлінського обліку, наукові праці вітчизняних та зарубіжних вчених, матеріали з обліку звітності хлібопродуктів ВАТ "Барський хлібозавод".

Дана дипломна робота містить широкий спектр показників економічної діяльності ВАТ "Барський хлібозавод" на основі яких можна зробити економічний аналіз, визначити темпи зростання (спадання) економічної активності підприємства. І надати пропозиції що до покращення економічного стану підприємства в цілому.

1 Теоретичні дослідження організації автоматизації бухгалтерського обліку, аналізу і аудиту на підприємстві

1.1 Обґрунтування необхідності проведення дослідження з даної теми

Стратегічний напрям розвитку вітчизняного обліку на найближчу перспективу полягає в теоретичній розробці і наступному поетапному введенні концептуальних основ управлінського обліку. На сьогодні розробка чіткої структури управлінського обліку і відповідно потужної автоматизованої системи для підприємств, є однією з умов їх виживання.

Економічна ситуація на підприємствах України вимагає від суб'єктів господарської діяльності своєчасних ефективних управлінських рішень. Зробити це неможливо без достовірної, належним чином обробленої та оформленої для управління інформації про фінансово-господарську діяльність підприємства. Інструментом для одержання такої інформації виступає система бухгалтерського обліку.

Саме облік надає керівництву підприємства оперативну, достовірну інформацію та об'єктивну інформацію. Ефективне досягнення цієї мети можливе лише при комп'ютеризації бухгалтерського обліку на підприємстві.

Комп'ютерна система бухгалтерського обліку (КСБО) забезпечує вирішення багатьох завдань через реєстрацію господарських фактів та обробки даних. КСБО на сьогодні дає можливість накопичувати, аналізувати, інтерпретувати та надавати інформацію користувачам бухгалтерського обліку.

Однак існує проблема пов'язана з вибором програмного забезпечення, яке б найбільш повно розкривало інформацію, сформовану за даними бухгалтерського обліку. Більшість існуючих бухгалтерських програм, які самостійно виконують тільки рознесення проводок в регістрі обліку. Крім того як правило бухгалтерська програма розробляться програмістом, знайомим з обліком з чужих слів, або бухгалтером, не знайомим з усіма тонкощами системного програмування.

При комп'ютеризації обліку постають запитання: що автоматизувати, навіщо, як і в якому обсязі. Впроваджуючи ту чи іншу автоматизовану систему обліку підприємство впроваджує не просто програмні продукти, але й часто несподівано для себе, нові методики управління підприємством. Якщо врахувати що контроль змісту управлінського обліку здійснюється лише керівництвом підприємств, то за відсутності стандартів управлінського обліку в програмному забезпеченні може бути значна кількість варіантів вимог керівництва.

Автоматизація обліку підвищує ефективність і прискорює процес обробки даних, надає оперативну інформацію для прийняття рішень. Тому досить часто доцільно впроваджувати автоматизовану систему обліку не з метою отримання глобального результату, а для того щоб вирішити ряд локальних проблем.

За умови автоматизації управлінського обліку інформація що генерується програмою, повинна бути зрозумілою користувачу. На рівні комп'ютерної програми повинен зникнути поділ бухгалтерського обліку на фінансовий, управлінський та інші види. Якщо цей технічний крок буде зроблено і буде досягнута компактність, зручність, простота і надійність програмного забезпечення, то без сумніву, облік на підприємстві стане єдиним.

Існує думка, що застосування автоматизованої системи дозволяє ефективно вирішити проблему оперативності аналогічного обліку так як ефективність бухгалтерського обліку та управління завдяки цьому повинна автоматично зрости.

Завдяки комп'ютеризації управлінського обліку є можливість в межах синтетичного рахунку одержати декілька різних розрізів аналітики, які різносторонньо відображають первинну інформацію. В аналітичних рахунках групується та узагальнюється в інтересах управління за певними ознаками. Тут значно підвищується інформаційна ємкість системи рахунків та можливості більш детального і глибокого аналізу інформації.

Вважається що впровадження КСБО на підприємстві призведе до поступової відмови від аналітичного обліку та його заміни обліком більш елементарних первинних об'єктів. Будь яка ознака групування в рамках одного синтетичного рахунку стає основою системи аналітичних рахунків, і таких систем може бути безліч залежно від потреб управління.

Управлінський облік може бути організований по різному:

- без спеціального відображення операцій управлінського обліку на рахунок бухгалтерського обліку із застосуванням подвійного запису (тобто без ведення синтетичного обліку);

- з окремим відображенням операцій управлінського обліку на рахунок синтетичного бухгалтерського обліку (втому числі з застосуванням різних варіантів кореспонденції рахунків).

Звичайно найпростіший варіант полягає в тому, щоб відображати операції управлінського обліку без виділення окремої кореспонденції рахунків для цих операцій. Іншими словами, операції виробничого обліку відображаються на відповідних бухгалтерських рахунках, що і виступають рахунками бухгалтерського обліку.

Комп'ютеризація управлінського обліку призводить до створення на підприємстві автоматизованих робочих місць (АРМ). АРМ бухгалтера призначене для автоматизованого виконання операцій на конкретній стадії облікового та аналітичного процесів. Ця система є структурною одиницею автоматизованих систем управління, персональним засобом облікового працівника для планування обробки фактичних даних і підготовки інформації для прийняття управлінських рішень.

АРМ бухгалтера за їх місцем у системі обліку підприємства можна поділити на такі рівні: АРМ у підрозділах підприємства (первинний облік); АРМ у бухгалтерії (ділянки обліку); АРМ головного бухгалтера (зведений облік); АРМ управлінців (функції обробки і аналізу даних без права зміни бухгалтерської інформації).

При широкому використанні комп'ютерної техніки постають питання про раціональне використання каналів зв'язку. В зв'язку з цим виникла необхідність в обмеженні інформації, тобто тієї її частини яка отримала назву надлишкової, так вона може призвести до прийняття помилкових управлінських рішень (якщо даною інформацією будуть користуватися не досить компетентні менеджери). Отже, для управління потрібна тільки та інформація, на підставі за якої приймаються управлінські рішення. Якщо управлінець має таку інформацію, то процес прийняття рішень стає ефективним.

Для характеристики облікової інформації потрібно застосовувати поняття “кількість” і “якість”. При отриманні інформації її споживачі отримують різні цілі, тому змінюється якість і цінність інформації, що відповідає завданням організації фінансового і управлінського обліку. Отже, ступінь релевантності інформації яка використовується для прийняття рішень залежить від цілей окремої людини, тобто значна частина інформації створена системою, використовується для декількох управлінських рішень і декількома особами, які приймають рішення.

Для того щоб облікова інформація однозначно сприймалась тими, хто брав участь у її підготовці на підприємстві і тими, хто її використовує, вона повинна відповідати наступним вимогам:

- достовірність: інформація повністю відображає господарські процеси на підприємстві і легко перевіряється;

- значимість: інформація має бути корисною, ґрунтуватися на зворотному зв'язку і надходити до користувача в потрібний час. зворотній зв'язок передбачає знання того, наскільки правильними виявилися попередні очікування. Необхідно врахувати, що вигоди, отримані від використання облікової інформації, повинні перевищувати витрати на її отримання;

- порівнянність і постійність: неможливо протягом звітного періоду використовувати звітні методи бухгалтерського обліку, інакше втрачається можливість порівняння даних;

- суттєвість: не потрібно втрачати робочий облік незначних факторів. Тобто якщо зусилля обліку рівні з вартістю засобів, що обліковуються. Облік необхідно спростити кожне підприємство вибирає свій рівень суттєвості обліку;

- консервативність: необхідно вибрати оцінку, яка є менш оптимістичною, тобто необхідно врахувати можливу відсутність прибутку і можливі збитки. Це забезпечить обережність щодо оцінки актів, майна і визначенні величини прибутку;

- повнота: інформація повинна містити максимум даних, необхідних користувачу.

До облікової інформації зовнішнього користування висуваються власні, особливі вимоги, що характеризують цінність і важливість інформації. В системі управлінської інформації міститься конфіденційна інформація, яка в більшій мірі призначена для внутрішніх користувачів і охороняється законом про комерційну таємницю. Деяка частина цієї інформації може бути корисна для зовнішніх учасників, але може стати корисною і для конкурентів.

Для захисту інформації від несанкціонованого доступу необхідно використовувати засоби захисту, що направлені на забезпечення наступних 4-ох функціональних властивостей автоматизованих систем.

Цілісність - ні одна з компонентів системи не може бути знищена, модифікована або додана, а інформація, на основі якої приймаються рішення, повинна бути достовірною і повністю захищеною від ненавмисних і навмисних змін. Загрози, які призводять до можливостей несанкціонованої модифікації інформації, є загрозами інформації.

Конфіденційність - приватна або секретна інформація повинна бути доступна лише тим користувачам, які наділені санкціонованим доступом. Загрози які призводять до можливості несанкціонованого доступу з нею, є загрозами конфіденційності.

Доступність - інформація і відповідні ресурси повинні бути доступними для користувачів, які мають необхідні повноваження, і при необхідності готовими для обслуговування. Загрози які призводять до порушення можливості використання елементів комп'ютеризації або оброблюваної інформації, є загрозами доступності.

Спостережність стану захищеності інформації, всі події в системі пов'язані з доступом до ресурсів інформації, повинні реєструватися, забезпечуючи можливість подальшого аналізу їх правомірності і вжиття заходів по запобіганню або усуненню загроз. Комплекс засобів захисту системи виконує функції по забезпеченню відповідальності користувача за його дії.

В загальному випадку для захисту інформації в автоматизованих системах повинна бути створена комплексна система захисту інформації.

Заключним етапом функціювання облікової інформації системи є комунікація (процес передачі і отримання) інформації між особами, які приймають рішення. Таким чином, передача інформації між особами які приймають рішення, є також однією з функцій управлінського обліку.

Для супроводження традиційних програм необхідно або мати на підприємстві штат програмістів (що коштує не дешево), або звертатися з кожним запитанням до фірми-розробника.

Концепція візуального проектування передбачає створення спеціалізованого інструменту для реалізації рішень, які пропагандують кінцеві користувачі, й орієнтованого не на програмістів, а на бізнес-аналітіків. В основі концепції лежать такі принципи:

- створення інформаційної системи конкретного підприємства має відбуватися без залучення програмістів;

- будь-які зміни форм первинних документів, форм звітності тощо не повинні впливти на працездатність інформаційної системи;

- користувач змінює або створює шаблони, процедури, документи та звіти, а за структуру бази даних відповідає програмний засіб;

- система має проектним інтерфейсом користувача, що забезпечує мінімально необхідні можливості. Однак у міру вивчення системи перед користувачем мають відкриватися все більші можливості.

Приступаючи до автоматизації конкретної прикладної галузі, бізнес-аналітик отримує завдання від кінцевого користувача. Застосовуючи програмне забезпечення як інструмент, воно створює набір інструментів, звітів, шаблонів та процедур, а також виконує інші необхідні дії, формуючі віртуальні АРМ. Іншими словами бізнес аналітик налагоджує програму під конкретну прикладну галузь, створюючи в процесі такого налагодження інструмент для кінцевого користувача. Суттєвим є те, що в процесі такого налагодження не потрібно залучати професійних програмістів. Практично всю роботу готовий зробити бізнес-аналітик з використанням готових об'єктів, які заклали програмісти в систему прикладного забезпечення.

Важливу роль у автоматизації бухгалтерського обліку є створення є створення комп'ютерних систем бухгалтерського обліку. Проектуючи КСБО, фірмі розробнику доцільно використовувати накопичений власний досвід із створення КСБО на аналогічних підприємствах разом з досвідом економічних служб підприємств клієнта. У зв'язку з цим треба обов'язково передбачати різні схеми бізнес-моделювання, які згодом може використати керівництво підприємства.

Іншою важливою проблемою, на яку слід звернути увагу при проектуванні КСБО, є можливість пристосування програм до змін у законодавстві. Не зважаючи на те, що бухгалтерський облік - найбільш регламентована управлінська під функція, його не можна розглядати як раз і назавжди побудований жорстокий механізм, суть якого зводиться до незмінних алгоритмів і програм. На томісьть він є динамічною системою, що постійно вдосконалюється і змінюється. Усе це потребує передбачення можливості для постійних адаптацій програмно апаратній системі до змін, які виникають у зв'язку з вимогами удосконалення управління та змінами в законодавстві. Якщо під час проектування системи не врахувати цього аспекту обліку, то експлуатація КСБО може значно ускладнитись, а іноді стати зовсім неможливою.

На етапі випровадження й удосконалення системи відбуваються укладання угод та поставка технічних інструментальних програмних засобів для служби підтримки нової системи, а також організацію навчання нових спеціалістів. У межах цього етапу відбуваються:

- укладання угоди та розробка прикладного програмного забезпечення;

- організація робіт із створення телекомунікаційної системи підприємства;

- проведення навчання та семінарів спеціалістів, керівників середньої ланки, а також вищого керівництва;

- укладання угод і придбання устаткування інформаційної системи підприємства, встановлення та монтаж, пусконалагоджувальні роботи;

- пробно-промислова експлуатація додаткового програмного забезпечення, що реалізцє функції підсистем.

Після того як проект КСБО створено, необхідною умовою його успішного впровадження є вдалий вибір працівників та їх підготовка до роботи з інформаційною системою. Підготовку персоналу можна проводити силами робітників системи, або за допомогою спеціальних курсів, підвищення кваліфікації. Під час такого навчання кожен працівник має не лише зрозуміти зміни у своїх посадових обов'язках, а й навчитися працювати з обчислювальною технікою. Таке навчання може передбачати також опанування типових, найпоширеніших пакетів прикладних програм.

Підготовка підприємства до комп'ютеризації починається з видання наказу про зміни в його структурі, документообігу, у розділі обов'язку між працівниками, про перехід на нову технологію обробки облікової інформації. Такий наказ видають у довільній формі, але в ньому має бути обов'язково зазначено строки переходу до нової технології та осіб котрі відповідають за впровадження й експлуатацію інформаційної системи. Цей наказ також може бути включено до наказу або положення про організацію облікової роботи підприємства. Базові принципи, вироблені на цьому етапі, на яких ґрунтується створення й використанні КСБО на підприємствах, є настільки важливими, що деякі вчені, пропонують видавати окремий наказ про технічну політику. Такий наказ, можливо, і варто видати, але про комплексну комп'ютеризацію виробничо-господарської діяльності підприємства. При комп'ютеризації бухгалтерського обліку технічну політику можна вважати продовженням організацією облікової роботи, оскільки мова йде про вибір одного з можливих варіантів комп'ютерної форми ведення бухгалтерського обліку.

На стадії проектування формують вимоги до створюваної КСБО. Для цього необхідно забезпечити співпрацю широкого кола фахівців - юристів, програмістів, інженерів, керівників підрозділів, а також майбутніх користувачів системи, які безпосередньо будуть працювати з КСБО. Під час проектування уточнюють процедури взаємодії облікового персоналу і напрями руху документів у системі, узгоджують і затверджують форми необхідних звітів, складають проектну документацію ( як документацію користувача, так і технічну ). При цьому фірма розробник програмного забезпечення, аналізуючи технологію роботи бухгалтерії замовника та структуру системи бухгалтерського обліку, пропонує заходи з перерозподілу виконавців між ділянками роботи й організації роботи їхньої взаємодії. На етапі проектування системи слід мати на увазі, що комп'ютеризація - це безперервний процес. Тому слід погодитися з пропозицією що до складання конкретного технічного завдання, яке в майбутньому не доведеться модифікувати в договорі право на певні зміни технічного завдання в процесі проектування.

Отже, комп'ютеризація обліку на підприємстві надає ряд переваг для управлінського обліку, серед яких:

- оперативне ведення інформації, її обробка і формування вихідної інформації;

- безпосереднє забезпечення контролю інформації;

- збільшення швидкості обліку інформацією між управлінськими органами і керованими об'єктами;

- скорочення ручної праці, пов'язаної з аналітичних показників і заповненням форм внутрішньої бухгалтерської звітності;

- зменшення витрат часу на підготовку інформації;

- значне вдосконалення самого процесу організації обліку та формування показників бухгалтерської звітності.

Серед вище сказаних правил можна зробити висновок що саме автоматизація управлінського обліку надає керівництву підприємства оперативну інформацію що значно підвищує рівень роботи підприємства в цілому. Ось чому полягає необхідність автоматизації обліку на підприємстві.

1.2 Економіко - правовий аналіз та критичний огляд нормативної бази

У законі України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”, який визначає правові заходи регулювання організації, ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності в Україні. І передбачено, що кожне підприємство самостійно розробляє систему і форми господарських операцій. Вданому законі зазначається:

Внутрішньогосподарський (управлінський) облік - це система обробки та підготовки інформації про діяльність підприємства для внутрішніх користувачів у процесі управління підприємством. Також зазначається впровадження автоматизації обліку і правила використання ліцензійних прикладних програм обліку на підприємстві.

Аудиторська діяльність регулюється Законом України “Про аудиторську діяльність від 22 квітня 1993 р. №3125-ХII (зі змінами і доповненнями внесеними 39 від 14 березня 1995 р. №84-95-ВР від 20 лютого 1996 р.

№54-96-ВР). Цей закон визначає правові засади здійснення аудиторської діяльності в Україні і спрямований на створення системи незалежного фінансового контролю з метою захистів інтересів власника. Положення цього закону діють на території України і поширюються на всі господарські суб'єкти незалежно від форм власності та видів діяльності. Аудиторська діяльність включає в себе організаційне і методичне забезпечення аудиту, практичне виконання аудиторських перевірок та надання інших аудиторських послуг.

Закон України “Про автоматизацію бухгалтерського обліку на підприємстві” зазначає порядок здійснення комп'ютерного обліку, а також як організовується облік з програмним забезпеченням, автоматизований бухгалтерський виконує такі функції:

1. Інформаційна - забезпечення керівників всіх рівнів управління інформацією, яка необхідна для поточного планування, контролю і прийняття оперативних управлінських рішень;

2. Комунікаційна - формування інформації, яка є засобами внутрішнього комунікаційного зв'язку між рівнями управління і різними структурними підрозділами одного рівня;

3. Контрольна - оперативний контроль та оцінка результатів діяльності внутрішніх підрозділів і підприємства в цілому, в досягненні мети;

4. Прогнозна - перспективне планування і координування розвитку підприємства в майбутньому на підставі аналізу та оцінки фактичних результатів діяльності.

Одночасно з встановленням прикладних програм автоматизації (комп'ютеризації) бухгалтерського обліку встановлюється всі необхідні умови щодо ведення автоматизованого управлінського обліку. Основною відмінністю організації управлінського обліку і його автоматизації є те, що законодавством не встановлюється жодних обов'язкових для виконання умов. Крім того система управлінського обліку та принципи які використовуються для організації автоматизованого управлінського обліку, не повинні розкриватись у фінансових звітах підприємства.

У законі України "Про захист інформації в автоматизованих системах" сказано, що захист інформації - це, передусім, комплекс організаційно технічних заходів, спрямованих на запобігання втрат інформації внаслідок як не навмисних або навмисних дій, так несанкціонованого її зняття, а також на запобігання шахрайству з метою розкрадання майнових та грошових цінностей суб'єктів господарської діяльності.

На жаль, у Законі немає переліку конкретних заходів, тому їх розробка лягає як на розробників, так і на користувачів комп'ютерних систем.

Захищеною інформаційною системою можна вважати інформаційну систему, яка відповідає певним вимогам і в якій реалізовано комплекс заходів захисту. Універсальний перелік вимог до захисних систем складати недоцільно через різноманітність самих систем і різноманітність самих загроз. Проте є кілька базових вимог, без задоволення яких систему можна вважати захищеною.

Сучасне законодавство України не приділяє належної уваги використанню обчислювальної техніки, у сфері бухгалтерського обліку, про те закони України "Про інформацію", "Про захист інформації в автоматизованих системах", "Про авторське право і суміжні права", а також про бухгалтерський облік і фінансову звітність містять мінімальну необхідну юридичну базу для ведення бухгалтерського обліку за допомогою комп'ютерної техніки. зазначені нормативні акти встановлюють базові вимоги до застосування обчислювальної техніки та визначають правовий статус програмного забезпечення, хоча багато положень юридично не закріплено в законодавстві. З одного боку, це добре, оскільки надає великі можливості для вдосконалення облікової системи. З іншого боку, це створює широкий простір для помилкових рішень.

1.3 Теоретичні передумови організації автоматизованого обліку

Застосування комп'ютерних технологій у бухгалтерському обліку значно підвищує продуктивність праці бухгалтерів. Але при організації бухгалтерського обліку на конкретному підприємстві постає питання про доцільність створення КСБО. Це питання дуже важливе, оскілки вибір способу обробки облікової інформації є визначальним в організації управлінського обліку, яка за словами російського бухгалтера початку XXст. І.П.Бабенка, "…має відповідати особливостям конкретного підприємства , його цілям та інтересам, а також сприяти планомірному та раціональному веденню господарства". Загалом, на підприємствах можна організовувати облік і без застосування комп'ютерів, але за умови належної організації управління підприємством в цілому.

У зв'язку з цим проф. М.А.Левенсон зазначив, що "…бухгалтерія великого підприємства може бути організована порівняно задовільно навіть у тому випадку, якщо вона ведеться з застосуванням застарілих технічних прийомів, але обов'язково наявна раціональна організація управління підприємством в цілому". На подібній позиції стоїть і сучасний американський автор Д.Танскотт. Він пише, що "… у конкретних економічних умовах може виявитись більш ефективним надати перевагу інвестиціям в удосконаленні ручних операцій із документами, не у витончені комп'ютерних систем". На тих підприємствах, де організація управління та обліку перебуває у незадовільному стані, створення й використання комп'ютерної системи бухгалтерського обліку здатні не лише прискорити процес обробки інформації на підприємствах, де облік організований добре, а й істотно покращити його організацію на підприємствах, де у веденню бухгалтерського обліку панує безлад. Така можливість зумовлена тим, що комп'ютерний спосіб обробки облікової інформації вимагає формального та чіткого опису облікових процедур у вигляді алгоритмів, що впорядковує виконання обов'язків обліковими працівниками.

Сучасні автори-практики називають кілька передумов, специфічних для організації саме комп'ютерного бухгалтерського обліку. С.П.Проскурін, вважає , що фірма готова до комп'ютеризації тоді , "… діяльність окремих елементів у її "живій" системі починає стабілізуватися: напрямок визначений, склад менеджерів оптимальний і функціонально повний, показники діяльності фірми стабільно зростають ". Автор В.М.Давидов використовує термін "підготовлений замовник". Це замовник, який знає, що таке обчислювальна техніка і не тільки встановив її на підприємстві, а й використовує її на виробництві та в управлінні.

Досвід комп'ютеризації бухгалтерського обліку підприємств дозволяє виділити ще дві передумови, характерні для організації комп'ютерного обліку:

a) наявність грошових коштів для інвестицій у створенні та експлуатації інформаційної системи (80% невдач у комп'ютеризації обліку зумовлені відсутністю коштів);

б) зацікавленість директора і головного бухгалтера підприємства у впровадженні інформаційних систем (на шляху комп'ютеризації обліку, як показали дослідження через не зацікавленість керівництва зазнали не вдач близько 20% підприємств).

Інформаційна система створюється для конкретного об'єкта, в даному разі для підприємства та його бухгалтерії. Ефективна інформаційна система враховує різницю між рівнями, сферами дій, а також зовнішніми обставинами і надає кожному рівню управління тільки ту інформацію, яка необхідна йому для реалізації функцій управління.

Вимоги до бухгалтерських програмних продуктів формують три різні категорії користувачів: бухгалтери - безпосередні користувачі комп'ютерної системи з інформаційних систем - програмісти і техніки: керівництво підприємства - управлінці. На жаль переважна кількість публікацій у періодичній пресі відображають погляди спеціалістів з інформаційних систем котрі не здатні на високому професійному рівні охарактеризувати всю складність бухгалтерських функцій, які має виконувати програма. Часто немає системного підходу і чіткого розуміння проблеми. Крім того, багато авторів поєднують вимоги до бухгалтерських функцій програм з такими характеристиками як швидка дія, кількість робочих місць, якість документації тощо.

В багатьох вітчизняних виданнях особливо автори такі як: Бутинець., Грабова., Боронов., вважають що управлінський облік є системним обліком, і комп'ютеризація бухгалтерського обліку без створення автоматизованих робочих місць є неможливою. Кожне АРМ здійснює автономну обробку інформації без використання інформації з інших АРМ. Інформаційні зв'язки між автономними АРМ розірвані, що дає можливість для навмисних викривлень зловживань; отже необхідний додатковий контроль, та дублювання інформації. Реалізація цього підходу характеризується локальними змінами методології обліку. Система обліку вдосконалюється шляхом задоволення окремих вимог комп'ютеризації, наприклад, складання і вдосконалення кодів, упорядкування первинних документів і документообігу тощо. Такий підхід спостерігається на підприємствах, де немає комп'ютеризації обліку. Оскільки управлінський облік є системним обліком. Його завдання можуть вирішуватись окремо, але вони пов'язані інформаційним каналами, що забезпечують повноту результативної інформації. ігнорування цього факту призводить до негативних наслідків. Комп'ютеризація окремих, розрізнених ділянок бухгалтерського обліку є суттєвим недоліком у комп'ютеризації обліку. За такого підходу для кожного із завдань поширюється окрема програма. І хоча в цьому разі можливе використання певних спільних частин в усіх цих завданнях.

Огляд більше 20 наявних на українському ринку програм для комп'ютеризації управлінського обліку свідчить про те, що в практичній роботі зведення обліку підприємства використовують комп'ютерні програми, які відрізняються функціональним виконанням, способами налагодження, інтерфейсом, але побудовані за однаковою моделлю. Її суть уніфікація даних та подача їх у системі подвійного запису. Вона, як правило ускладнена і доповнена спеціальними допоміжними деталями, необхідними для відображення специфіки операцій різних ділянок обліку. Спеціалісти іноді вважають її уніфікованою узагальненою моделлю обліку. Автор В.П.Завгородній також вважав, що в основі змісту обліково-економічних моделей лежить принцип подвійного захисту, що відображає економічну сутність тих чи інших явищ. Справді, подвійний запис є універсальним методом, за допомогою якого можна адекватно відображати факти господарського життя.

Однак в окремих програмних продуктах ("Галактика", "Люкс-ОФИС", Mirak) обробка та накопичення певної документації спочатку здійснюється шляхом простої реєстрації, а потім виконується формування бухгалтерських проводок.

У цьому разі за умови конкретної побудови бази даних первинних документів, яка дає змогу будувати і обробляти міждокументні та між реквізитні зв'язки, можна не формувати бухгалтерських проводок під час ведення документів. До того ж технічно на великих та багато профільних підприємствах, які не обмежуються комп'ютеризацією бухгалтерського обліку, проводять комплексну автоматизацію господарської діяльності і де дані оперативного (або іншими словами первинного) обліку безпосередньо використовується всіма економічним службами, значну частину ресурсів обчислювальних систем. Доцільніше в кінці звітного періоду формувати зведені проводки з синтетичного обліку для складання фінансової звітності, а для потреб управління користуватися спеціальними аналітичними механізмами.

З цього погляду бухгалтерські проводки в комп'ютерній системі є вторинною інформацією, результатом застосування набору специфічних запитів до сукупності первинних документів, які зберігаються в базі даних, і не більше того. Рахунки і проводки, як основа інформаційного компоненту бухгалтерського контуру автоматизованої системи управління, можуть бути звільнені від невластивого їм технологічного навантаження, яке існує в системах автоматизації, побудованих на базі домінанти принципу подвійного захисту.

Якщо дотримуватися моделі подвійного захисту, дослід погодитися з Е.Н.Воєвудським, що при комп'ютеризації обліку насамперед потрібно формалізувати опис господарського факту, який є предметом подвійного захисту.

В основі інформаційної моделі кругообігу засобів господарського об'єкта - підприємства лежить система рахунків бухгалтерського обліку, що є класифікаційними ознаками об'єктів обліку. Бухгалтерська динамічна інформаційна модель підприємства проявляється саме як сукупність бухгалтерських рахунків, їхньої кореспонденції і деталізації даних у системах аналітичного обліку. Ця модель визначає загальну структуру облікової інформації, у той час як ступінь деталізації інформації залежить від характеру зв'язків інформаційної бази у формі обліку.

Автор Завгородній В.П. в підручнику " Автоматизація бухгалтерського обліку, контролю, аналізу та аудиту" виділив основні відмінності в роботі з бухгалтерськими рахунками в комп'ютерних програмах так як:

- можливість одночасного ведення обліку в кількох планах рахунків.

- можливість аналітичного обліку значно розширені.

Багато програм, наприклад, "Галактика 5.71" та "1С Бухгалтерія 7.7", дають змогу вводити проводки одночасно в кількох робочих планах рахунків. Це може бути корисним у кількох випадках:

а) якщо за первинним документом одночасно формується дві групи проводок - одна в національному плані рахунків, а інша в плані рахунків іноземного партнера або власника;

б) при відокремленому ведені на підприємстві управлінського обліку;

в) при відокремленому ведені обліку відокремлених підрозділів підприємства (філій) з подальшою консультацією.

Автор З.А.Шнейдман свого часу зазначив, що "задачі на рівні аналітичного обліку мають найбільшу питому вагу на усіх ділянках бухгалтерського обліку і служать для отримання аналітичної бухгалтерської інформації, яка деталізує і конкретизує результатну інформацію, що отримується в задачах на рівні системного обліку і звітності ". Природно що в умовах використання комп'ютерів багато авторів наполягали на поглибленні аналітичного обліку. Одні (проф. П.О.Додонов) бачили п'ятирівневу ієрархію рахунків, інші (проф. В.Ф.Талій) - паралельні ієрархічні розрізи.

Автор В.Ф.Талій писав "… тепер виникає можливість у межах одного синтетичного рахунка одержати декілька різних систем аналітичних рахунків, які у свою чергу, всебічно відображають первинну інформацію. В кожній системі аналітичних рахунків інформація групується і узагальнюється в інтересах управління за певним принципом". Саме за цим підходом організовано аналітичний багатовимірний облік у сучасних системах, таких, наприклад, як "1С: Бухгалтерія 7.7", "Галактика 5.71". Аналітичний облік у бухгалтерських системах ведуть шляхом встановлення зв'язків між конкретною проводкою, сумою кількісним показником і об'єктом (об'єктами) обліку. Комп'ютерні системи бухгалтерського обліку відіграють значну роль на сучасних підприємствах. Сучасні КСБО безпосередньо впливають на планування і прийняття оперативних управлінських рішень, на номенклатуру і технологію виготовлення та реалізації товарів і послуг.

Дослідження КСБО пов'язане з колом питань технічних, соціальних та економічних дисциплін. КСБО передбачають використання інформаційних технологій. Під технологією в широкому смислі розуміють науку про виробництво матеріальних благ, яка має три аспекти: інформаційний, інструментальний і соціальний. Інформаційний аспект охоплює опис принципів і методів виробництва, інструментальний - знаряддя праці, за допомогою яких реалізується виробництво, соціальний - кадри та їх організацію. У вужчому промисловому розумінні технологія розглядається як послідовність дій над предметами праці з метою одержання кінцевого продукту.

Автоматизовані форми обліку можуть бути різними і залежать, головним чином, від змін в обліковому процесі внаслідок застосування відповідної техніки. Сьогодні немає загально прийнятого або регламентованого Міністерством фінансів України визначення форми обліку із застосуванням комп'ютерів та порядку їх застосування. При паперовому способі обробки облікової інформації відбувається вибір однієї з форм обліку, що найбільше відповідає потребам підприємства (журнально ордерної, меморіально-ордерної тощо), і подальша механізація ведення окремих облікових регістрів. При комп'ютеризації відбувається встановлення порядку накопичення, обробки, узагальнення, контролю інформації та формування звітних показників відповідно до алгоритмів обробки первинної інформації. Комп'ютерні форми обліку реалізуються за допомогою програмних алгоритмів, які формують як вигляд регістрів, так і послідовність облікових записів. Отже особливістю комп'ютерних форм бухгалтерського обліку є те що вони не існують без конкретної комп'ютерної програми. Форми обліку що передбачають застосування комп'ютерів, дозволяють ефективно задовольнити вимоги розподілу облікової праці, аналітичності та оперативності. Завдяки програмно реалізованому механізму, що дозволяє працювати з однією базою даних кільком користувачам, виникла можливість одночасно працювати з одним обліковим регістром не одному, а кільком бухгалтерам. Застосування комп'ютерів дозволяє ефективно вирішити проблему аналітичного обліку. Якщо при застосуванні паперових форм обліку збільшення рівнів деталізації аналітичного обліку та переліку об'єктів аналітики потребує збільшення кількості облікових працівників, то при застосуванні обчислювальної техніки є можливість вести аналітичний облік із будь яким рівнем деталізації та широкою номенклатурою аналітичних об'єктів. Проблема оперативності даних вирішується в процесі застосування комп'ютерів автоматично. Якщо при паперових формах обліку операції накопичення даних в облікових регістрах, обчислення підсумків та перенесення між регістрами потребують великих затрат живої праці та завжди пов'язані з помилками, то при застосуванні комп'ютерів ці операції виконуються без участі людини. Таким чином, за умови, що при застосуванні комп'ютерів не копіюється жодна з паперових форм, а ведеться єдиний хронологічний регістр - журнал операцій, забезпечується технічний ажур, а при належній організації первинного документування і документообігу господарський. Використання персональних комп'ютерів та обчислювальних мереж дають можливість не лише забезпечити універсальний характер застосування, а й дозволяє використовувати програми, налагоджені на конкретне підприємство з урахуванням пропозицій замовника. Так автор Давидов В.Н. в підручнику "Компьютеризация бухгалтерського учета" наводить структуру компонентів комп'ютерної форми обліку, без якої неможливе її створення на конкретному підприємстві (рис. 1.1)

Рис. 1.1 Складові комп'ютерного обліку.

Технологічний процес обробки даних при комп'ютерній формі можна поділити на етапи.

Початковим етапом облікового процесу є збір і реєстрація первинних даних для обробки на комп'ютері. При введенні інформації КІСП користувач складає облікові фрази, за якими формується єдиний обліковий електронний регістр - журнал господарських операцій, хоча більшість програм для комп'ютеризації бухгалтерського обліку дозволяють перегляд інформації і у вигляді журналів-ордерів, відомостей тощо.

На другому етапі проводиться формування на електронних носіях масивів облікових даних: журналу господарських операцій, структури синтетичних і аналітичних рахунків, довідників аналітичних об'єктів, постійної інформації. Одночасно здійснюється контроль процесу, обробка інформації, записаної в масивах облікових даних: Журналу господарських операцій, структури синтетичних і аналітичних рахунків, довідників аналітичних об'єктів, постійної інформації. Одночасно здійснюється контроль процесу, обробка інформації, записаної в масивах облікових даних.

Заключним етапом процесу є отримання результатів за звітний період за запитом користувача або у вигляді регістрів синтетичного обліку, аналітичних таблиць, довідок із бухгалтерських рахунків або відображення на екрані дисплея потрібної інформації.

Протягом десятиліть вчені дискутують з приводу того, в якому ступені і як саме має поєднуватись і як саме має поєднуватись економічна інформація, яку використовують для різних потреб різні користувачі. Так ще в 1967 р. академік В.С. Німчинов запропонував побудову єдиної, взаємо пов'язаної системи інформації, що відображає ефективний хід виробництва обліку, обігу, розподілу і споживання сукупного продукту. Про облікову систему підприємства найбільш вдало висловився проф. М.Т.Білуха: “Розглядаючи господарський облік як інформаційно обчислювальну систему управління підприємством, можна встановити, що між компонентами цієї системи існує економічний зв'язок, оснований на методологічній, організаційній і технічній єдності групування інформації про господарські явища і процеси, які здійснюються на підприємстві.

Сьогодні переважає думка, що основою обліку і відповідно, обґрунтуванням для прийняття управлінських рішень, мають бути не бухгалтерські проводки, а первинні документи, які реєструються або створюються самою комп'ютерною інформаційною системою.

Наприклад, В.Пічугін вважає що в рамках оперативного обліку (маючи на увазі саме первинний облік) мають вирішуватися такі задачі, як облік готівки і безготівкових коштів, контроль за рахунками з дебіторами і кредиторами, ведення договорів, облік взаємозаліків, процесу придбання запасів, збуту і персоналу.

Це узгоджується з думкою проф. А.І.Сумцова, котрий зазначав, що джерелом інформації для оперативно технічного-обліку в багатьох випадках служать ті самі первинні документи, які використовуються для відображення господарських операцій у системі бухгалтерського обліку.

Отже оперативний (первинний) облік - база для інших видів обліку.

Початкова інформація для отримання всіх зведених даних міститься в первинних документах, які фіксують зміни параметрів технологічних операцій, починаючи з отримання матеріалів, напівфабрикатів, комплектуючих виробів від постачальників і закінчуючи збутом готової продукції споживачам.

Ця інформація обробляється споживачам. Ця інформація обробляється, отримані результати зберігаються у певних проміжних документах на підставі яких отримують ся вихідні документи оперативного, бухгалтерського і статистичного характеру.

Обробка ведеться в різних підрозділах підприємства відповідно до їхньої спеціалізації. Тому кожний функціональний підрозділ має власну документацію і процеси її формування.

Основна функція апарату бухгалтерії полягає в організації та веденні бухгалтерського обліку. Але бухгалтерія, особливо в ринкових умовах як показує досвід зарубіжних країн, виконує ще й контроль та аналіз, відає фінансовими та юридичним питаннями, економікою і навіть прогнозуванням. Це особливо характерно для середніх та малих підприємств, на яких апарат управління, крім керівників, - це часто один - два бухгалтери, на яких покладають усі ці функції.

У процесі комп'ютерної обробки даних відбувається інтеграція обробки різних видів первинної економічної інформації, яка використовується в окремих функціях управління, тобто облікової (єдиної) планової, нормативної, виробничої оперативно-технічної бази та ін.

Це і є основою створення автоматизованого управлінського обліку, дані з якого потім можуть багаторазово використовувати всі служби та підрозділи підприємства.

Якщо в умовах ручної обробки даних різні служби створювали й обробляли необхідну інформацію, що зумовлювало різнобій, то в КІСП така обробка являє одночасний єдиний технологічний процес, що приводить до уникнення паралелізму і дублювання, до принципу однократної фіксації, а також до єдності і уніфікації, системи кодування тощо.

Розглядаючи автоматизацію управлінського обліку як підсистеми управління підприємством, то в цьому випадку головну роль матиме комп'ютеризація первинного документування.

Так автори Грабова Н.М.,

проф. Дембінський М.В. вважають що використання комп'ютерів вносить значні зміни в організацію первинного обліку, які полягають по-перше, у використанні електронних носіїв інформації і, відповідно, електронних, первинних документів по-друге, в автоматичному складанні первинних документів при комп'ютеризованому первинному обліку має ряд відмінностей від паперової обробки даних, котрі можна представити



Паперовий документ може складатися вручну безпосередньо на місці здійснення господарської операції без створення електронного первинного документа. Потім цей документ передається для бухгалтерії для обробки. бухгалтер (оператор) створює за ним облікову фразу - сукупність реквізитів для зберігання в комп'ютерній базі даних, у т.ч. проводку, яка додається до хронологічного масиву даних - журналу операцій. Паралельно цей документ реєструється в ручну в журналі реєстрації первинних документів.

При комп'ютеризованому управлінському обліку первинний документ може складатися або в бухгалтерії, або на робочих місцях облікових працівників - у підрозділах підприємства - за допомогою комп'ютерів, підключених до локальних та глобальних обчислювальних мереж, при чому документи , які зберігаються на електронних носіях інформації, можуть не мати паперових аналогів. Електронний документ реєструється в комп'ютерному журналі реєстрації первинних документів, а проводки що за ним створюються додаються до електронного журналу операцій.

Основні відмінності технології первинного документування в комп'ютерних облікових системах автор Кінзерський К.М. в підручнику “Автоматизація бухгалтерського обліку”, виділяв так:

- накопичення і первинна обробка облікових даних відбуваються на персональних комп'ютерах, установлених безпосередньо на робочих місцях облікових працівників;

- обробка первинної інформації здійснюється за принципом об'єднання процесів складання первинного документа та введення його до бази даних КІСП;

- автоматична реєстрація первинної інформації за допомогою технологічних датчиків, сканерів штрих кодів, касових апаратів тощо. При цьому автоматичне ведення первинних даних не звільняє від необхідності оформляти згодом юридично повноцінне підтвердження здійснених господарських операцій.