Особенности делопроизводства в высших учебных заведениях

8

Особенности делопроизводства в высших учебных заведениях

Высшее учебное заведение (ВУЗ) - образовательное учреждение, дающее высшее профессиональное образование.

Факультет (нем. Fakultдt, от лат. Facultas - возможность, способность) - учебно-научное и административное структурное подразделение высшего учебного заведения, осуществляющее подготовку студентов и аспирантов по одной или нескольким родственным специальностям, повышение квалификации специалистов, а также руководство научно-исследовательской деятельностью кафедр, которые он объединяет.

Администрация факультета (деканат) - организационный центр по управлению работой факультета, возглавляемый деканом. Деканат выполняет функции координации и административного обеспечения учебного процесса, ведения делопроизводства.

Руководство работой факультета осуществляет декан. Он контролирует работу преподавателей и студентов на предмет ее соответствия учебному плану, осуществляет общее руководство научной работой студентов. Декан избирается в порядке, определяемом Уставом высшего учебного заведения, ученым советом высшего учебного заведения или советом структурного подразделения путем тайного голосования из числа наиболее квалифицированных и авторитетных работников и утверждается в должности приказом ректора. Согласно квалификационным характеристикам он должен иметь ученую степень.

Для руководства отдельными направлениями деятельности факультета (обучение, научные исследования и т.д.) назначаются заместители декана. Для рассмотрения ключевых вопросов деятельности факультета организуется совет факультета.

К подразделениям, организующим документооборот факультета, относятся:

деканат (издает приказы по студентам, организационным вопросам, получает приказы из отдела кадров по личному составу, хранит личные карточки студентов, регистрирует документы, подготавливает книги протоколов, сдает документы в архив и т.д.);

кафедры (получают документы, издают их, раздают ведомости на сессию, хранят учебные планы, составляют протоколы заседаний кафедры, планы работы кафедры, сдают документы в архив и т.д.);

отдел кадров (студенческий и работников) (хранит личные дела, издает приказы по личному составу, регистрирует выдачу дипломов, справок, документов и т.д.);

учебный отдел (направляет в деканат и кафедры документы, требующие предоставления отчета, ведет учет контингента студентов, контролирует учебный процесс, издает приказы по замене предметов в учебных планах и т.д.);

бухгалтерия (ведет учет средств организации, занимается приемом денежных средств от студентов, выдает заработную плату сотрудникам и стипендию студентам, а также справки о заработной плате и т.д.).

Основным учебным и научно-исследовательским подразделением факультета является кафедра, в составе которой могут создаваться секции. Для организации учебной работы в составе факультета создаются отделения. Отделения выделяются либо по специальностям или специализациям, либо по форме обучения (заочное, очное, подготовительное, вечернее). Для ведения научно-исследовательской работы в составе факультета создаются лаборатории и научно-исследовательские центры.

Кафедра - основное объединение научно-преподавательского состава вуза по одной или нескольким родственным учебным дисциплинам; является административно­структурной составляющей вуза. Учебная и научная деятельность кафедры осуществляется в одной или нескольких областях знаний и подчиняется решению главной задачи - подготовке высококвалифицированных специалистов.

Кафедра:

организует и проводит на современном уровне учебную и учебно-методическую работу, в том числе разрабатывает учебные планы, тематику и программы курсов и семинаров, курсовых и дипломных работ и проектов, устанавливает все формы проведения занятий, соотношение между лекционными, практическими и лабораторными занятиями, распределяет учебные поручения, организует контроль за обучением студентов;

формирует планы научных исследований, организует их проведение и осуществляет контроль выполнения;

проводит подготовку специалистов высшей квалификации (кандидатов и докторов наук) через аспирантуру, магистратуру, докторантуру и в порядке соискательства;

организует и контролирует повышение квалификации и переподготовку преподавателей и сотрудников кафедры;

способствует распространению научных знаний и осуществляет культурно­просветительскую деятельность среди населения;

вносит на рассмотрение ученого совета факультета (университета) предложения о кандидатурах на замещение должностей, представления к ученым и почетным званиям;

осуществляет иную деятельность, предусмотренную положением о кафедре, Уставом и действующим законодательством.

Органом управления факультета, организующим делопроизводство, учебный процесс и слаженную работу различных подразделений вуза, является деканат.

В деканате составляется расписание занятий (если для этих целей в вузе не создано иное подразделение). Основной целью его работы является организация учебного процесса.

Основными документами, образующими документооборот факультета, являются:

приказ - правовой акт, издаваемый ректором в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед вузом;

указание - правовой акт, издаваемый по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов вуза или вышестоящего органа управления;

докладная записка - документ информационного характера, адресованный руководителю, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями;

служебное письмо - это обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. Служебные письма всегда составляются только по одному вопросу;

акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события;

объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия;

протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов (советов, заседаний кафедр и др.);

должностная инструкция - указание, свод правил, устанавливающий порядок и способ осуществления и выполнения работ. Она определяет должностные обязанности, ответственность, права, взаимоотношения (связи по должности) сотрудника;

характеристика - официальный документ, который выдает администрация учреждения своему сотруднику;

контракт - один из документов, отражающий условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией.

При переводе студента в другое учебное заведение готовится академическая справка, в которой указываются пройденные им предметы, оценки по ним с указанием академических часов и т.д. Она печатается на бланке государственного образца и является документом строгой отчетности.

Для заседаний ученого совета, проводимых ежемесячно, готовится явочный лист, повестка дня. Ученый секретарь после заседания готовит протоколы и выписки из них. Также в обязанности ученого секретаря входит подготовка плана работы на год, утверждаемого на заседании данного органа.

На кафедре ежемесячно проводятся заседания кафедры по разработанным планам работы. В процессе заседания ведется протокол. Также на кафедре оформляются учебные и календарные планы, рабочие и учебные программы.

Порядок подготовки, согласования и издания приказов, указаний и других организационно-распорядительных документов закреплен Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4. На основании данного документа каждый вуз обязан разработать свою Инструкцию по делопроизводству и согласовать ее с архивным учреждением.

Ведение делопроизводства осуществляет канцелярия. Через нее проходит большая часть документов, обращающихся в вузе, происходит регистрация всех входящих, исходящих и внутренних документов.

Стадии прохождения входящих, исходящих и внутренних документов на факультете:

При поступлении в канцелярию документов из Министерства образования Республики Беларусь происходит их регистрация и передача ректору, который ставит на документах резолюцию, через секретаря передает их обратно в канцелярию, после чего документы передают исполнителям.

Любой входящий, исходящий, внутренний документ подлежит обязательной регистрации. Регистрация исходящих и внутренних документов происходит в день подписания, входящих - в день отправления. Все документы вуза оформляются на бланках.

Проекты приказов готовятся деканатом и отделом кадров. Чаще всего приказы подразделяются на приказы по основной деятельности, личному составу (сотрудников, студентов), административно­хозяйственной деятельности.

Если в документе, поступившем в деканат, информация касается кафедр или студентов, то делается его ксерокопия, которая вывешивается на доску объявлений или передается на кафедры.

Внутренние документы появляются на свет в подразделениях вуза. Они подписываются руководителями подразделений или их заместителями.

Общая схема изготовления внутреннего документа

Подразделения вуза

(составление документа)

Подписание документа

(руководители подразделений)

Канцелярия

(регистрация, размножение)

Подразделения университета

(передача из канцелярии)

В последнее время в вузах особенной популярностью пользуются автоматизированные системы построения и управления деловыми процессами. С их помощью можно организовать систему электронного документооборота, а также систему контроля выполнения заданий и нагрузки сотрудников. Они ставят целью сведение к минимуму перемещение бумаг. Однако полный отказ от бумажных документов невозможен по ряду причин, главными из которых являются причины юридического характера.

Если в учебном заведении большая часть документооборота совершается по компьютерной сети, возникает вопрос о хранении документов на электронных носителях.

Стержнем любой системы управления электронными документами является электронный архив, где документы находятся в процессе работы над ними и где они остаются до тех пор, пока содержащаяся в них информация представляет интерес.

Под электронным архивом понимается совокупность аппаратно­программных средств и технологий для создания хранилища электронных документов и обеспечения доступа к ним из систем управления электронными документами. Электронные документы - это все документы, созданные электронными средствами в виде текстовых или графических файлов.

К документам, сдаваемым в архив, относятся дела, требующие длительного (свыше 10 лет) и постоянного хранения, а также документы по личному составу:

личные дела студентов и сотрудников;

приказы по основной деятельности, личному составу;

протоколы заседаний ученого совета и материалы к ним;

протоколы заседаний ГЭК;

планы и отчеты работы кафедр;

протоколы заседаний кафедр и т.д.

Все вышеуказанные документы не могут быть переведены на электронный носитель, они требуют непосредственно физического воплощения.

Остальные же документы, указанные в номенклатуре дел, могут передаваться по системе организованного электронного документооборота. Они должны храниться в течение установленного в номенклатуре дел периода, в том подразделении, где находятся. Исходя из этого электронный архив может быть создан на одном из имеющихся серверов или храниться в самом подразделении. Это значительно сократит как занимаемые площади бумажными документами, так и затраты на сами расходные материалы.

Автоматизация документооборота - это внедрение ITсистемы, позволяющей автоматизировать процесс прохождения документов внутри вуза, создать электронный архив документов, контролировать согласование и исполнение договоров, приказов, распоряжений и др. документов.

Для того, чтобы автоматизировать документооборот, нужно иметь локальную сеть и приобрести программный продукт. Получится, что затраты на это будут включать:

стоимость построения и обслуживания локальной компьютерной сети;

стоимость программного продукта;

установку программы на сервер и на компьютеры, находящиеся в подразделениях университета и подключенные к сети;

обучение работе с программой.

Если учесть, что многие фирмы бесплатно предлагают вузам свои программные продукты в целях рекламы, то затраты представляются минимальными, а экономический эффект от их внедрения будет значительным.