Облік розрахунків з підзвітними особами

Державна академія статистики, обліку та аудиту Держкомстату України

Дрогобицький коледж статистики

КУРСОВА РОБОТА

на тему:

"Облік розрахунків з підзвітними особами"

Дрогобич

2009

Зміст

Вступ

І. Теоретичні основи обліку підзвітних коштів

1.1 Сутність розрахунків з підзвітними особами та завдання їх обліку

1.2 Характеристика рахунку 372

ІІ. Організація обліку розрахунків з підзвітними особами

2.1 Порядок видачі готівки під звіт

2.2 Документальне оформлення господарських операцій з обліку розрахунків з підзвітними особами

2.3 Синтетичний та аналітичний облік розрахунків з підзвітними

особами

III. Шляхи вдосконалення обліку розрахунків з підзвітними особами

Висновок

Список використаної літератури

30

Вступ

На зламі тисячоліття в Україні відбувається перехід до принципів ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності на основі та у відповідності до Міжнародних стандартів бухгалтерського обліку (МСБО).

Причин для цьому більш ніж достатньо. Найважливішими серед них, на мою думку, є:

З прагнення продемонструвати потенційним і реальним інвесторам наше бажання влитися у світову бухгалтерську спільноту, зробити український облік і звітність доступною і зрозумілою для всіх зацікавлених користувачів цією інформацією, як всередині країни, так і за її межами, наблизивши бухгалтерський облік і фінансову звітність вітчизняних підприємств до тих форм, якими користуються в усьому світі;

З бажання задовольнити вимоги Міжнародного валютного фонду, Міжнародного банку реконструкції та розвитку, а також інших впливових міжнародних організацій, що організовують і регулюють економічний розвиток на світовому рівні, зовнішньоекономічну діяльність і зв'язки;

З появою реальних власників, яким потрібна обширна аналітика діяльності підприємств, яка дасть змогу швидко і ефективно реагувати на зміни на підприємстві, що необхідно для виживання в умовах ринкової конкуренції; а також розвиток таких видів організацій та формування капіталу як акціонерні товариства, що потребують виплати доходів у вигляді дивідендів на вкладений капітал.

Звичайно, основні засади бухгалтерського обліку: подвійний запис, безперервне документування усіх господарських операцій (фактів господарської діяльності), накопичення облікової інформації в бухгалтерських регістрах, принцип нарахування і відповідності доходів і витрат, єдність аналітичного і синтетичного обліку - збережені і в так званому»новому" бухгалтерському обліку.

Тому особливих проблем пов'язаних з переходом на»новий" план рахунків не було і в моїй темі -"Облік розрахунків з підзвітними особами", а основною складністю для бухгалтера в операціях з підзвітними коштами, на мою думку, є необхідність слідкувати за постійними змінами в законодавстві про порядок відшкодування витрат при відрядженнях, норми добових витрат на території України та за її межами, а також розмір суми яку дозволено оплачувати готівкою.

І. Теоретичні основи обліку підзвітних коштів

1.1 Сутність розрахунків з підзвітними особами та завдання їх обліку

З каси підприємства, згідно діючого положення, можуть видаватись готівкові кошти для розрахункових операцій на місці придбання товарно-матеріальних цінностей (на ринку, підприємствах роздрібної торгівлі, у населення і тлі.), а також для витрат по службових відрядженнях, інших потреб (пересилка службової кореспонденції, придбання господарського знаряддя та інше).

Як правило у складі розрахунків великих організацій розрахунки через підзвітних осіб не охоплюють велику валову, пустку розрахунків, проте на малих підприємствах, такий вид розрахунків займає відчутну їх частку.

Переважно, готівкові кошти видаються працівнику підприємства на основі розпорядження керівника підприємства (або в службові обов'язки працівника входить робота по закупівлі товарно-матеріальних цінностей - тоді розпорядження не потребується, але з таким працівником заключають договір про його повну матеріальну відповідальність). Працівник, що отримав готівкові кошти підприємства, називається в бухгалтерській практиці підзвітною особою, так як він зобов'язаний прозвітуватись про цільове використання грошових коштів, або повернути їх в касу підприємства (організації). Суми, отримані підзвітною особою, називають авансовими сумами, а звіт працівника називають - авансовий звіт. Авансовим звітом буде вважатись документ, що підтверджує витрати працівника (так як до нього додаються підтверджуючі документи: чеки, білети, квитанції, закупівельні акти), обов'язковим реквізитом його є підпис керівника підприємства:»доцільність витрат підтверджую" і підпис, або»бухгалтерії оплатити" (див. додаток 2).

Складає авансовий звіт підзвітна особа, вказує дату і підписується в ньому.

Завдання бухгалтера -- контролювати цільове використання підзвітних сум.

З цією метою він встановлює строки подання авансових звітів, називає перелік документів, які працівник повинен пред'явити, і контролює правильність наданих документів на предмет їх юридичної сили (печатки, підписи і таке інше).

Якщо всі додані документи є достовірними, суму»списують» з підзвіту, так як працівник вже не повинен повертати готівкові гроші видані йому в підзвіт. Таким чином, підприємство вже вступає з працівником в розрахункові операції, при веденні яких може бути дебіторська і кредиторська заборгованість на момент закриття бухгалтерських рахунків. Дебіторська заборгованість буде відображати наявність боргу працівника по отриманих ним коштам, в свою чергу, якщо сам працівник на виробничі цілі використав власні кошти, то підприємство до моменту їх відшкодування буде мети кредиторську заборгованість. Як і будь-яка інша заборгованість ця відшкодовується шляхом повернення готівкових коштів (за письмовою заявою працівника чи даних авансових звітів).

Службове відрядження -- це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи . Якщо працівника відряджено до іншого міста, то йому видається відрядне посвідчення (див. додаток 3), яке він зобов'язаний пред'явити при поверненні. На практиці трапляються випадки, коли для переїздів використовується транспорт підприємства або особистий транспорт, тоді необхідно надати водіїв дорожніми листами. Відрядженому працівнику видається грошовий аванс (відшкодовуються витрати) на оплату: з добових, з проїзду, з найму житла.

За відрядженим працівником зберігається місце роботи (посада) та середній заробіток за час відрядження, в тому числі й за час перебування в дорозі. Середній заробіток за час перебування працівника у відрядженні зберігається на всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи. За бажанням відрядженого працівника йому надсилають поштовим переказом заробітну плату за місцем відрядження за рахунок підприємства, що його відрядило.

На час відрядження особи, яка працює за сумісництвом. Середній заробіток зберігається на тому підприємстві, що її відрядило. У разі скерування працівника у відрядження одночасно з основної роботи й роботи за сумісництвом середній заробіток зберігається за ним на обох посадах, а видатки для відшкодування витрат на відрядження розподіляються між підприємствами, що відрядили працівника, за згодою між ними.

На працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого він відряджений. Замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються (крім випадків передбачених чинним законодавством, які будуть згадані в наступному пункті 1,2).

Строк відрядження визначається керівником або його заступником, але не може перевищувати 30 календарних днів.

Термін відрядження працівників для виконання в межах України монтажних, налагоджувальних і будівельних робіт не повинен перевищувати терміну будівництва об'єктів.

1.2 Характеристика рахунку 372

Якщо працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні, або святкові й не робочі дні, то, відповідно до статей 72 та 107 Кодексу законів про працю, такому працівнику надається інший день відпочинку або здійснюється оплата в подвійному розмірі таким чином:

1) працівникам з відрядною оплатою праці -- за подвійними відрядними розцінками ;

2) працівникам, праця яких оплачується за годинними або денними ставками, -- у розмірі подвійної годинної або денної ставки;

3) працівникам, які одержують місячний оклад, -- у розмірі одинарної годинної або денної ставки понад оклад, якщо робота у святковий і неробочий день проводиться у межах місячної норми робочого часу, і в розмірі подвійної годинної або денної ставки понад оклад, якщо робота проводиться понад місячну норму.

Якщо працівник відбуває у відрядження у вихідний день, то йому після повернення з відрядження в установленому порядку надається інший день відпочинку (компенсація подвійною оплатою Кодексом законів про працю або інструкцією про службові відрядження не передбачена).

Добові витрати (видатки на харчування та фінансування інших особистих потреб фізичної особи) є окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження.

Розрахунок добових проводиться з фактичного часу перебування працівника у відрядженні, що визначається за позначками відряджуючої та приймаючої сторін у посвідченні про відрядження. Якщо працівника відряджено до різних населених пунктів, то позначки про день прибуття й день вибуття проставляються в кожному пункті.

Необхідно звернути особливу увагу, що інструкцією №59 передбачено, що якщо в посвідченні про відрядження відсутні позначки, то добові не виплачуються.

Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття із відрядження - день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. При відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, аз 0-ї години і пізніше - наступна доба. Якщо станція пристань аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений, до строку відрядження зараховується час, який потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.

Враховуючи сказане вище, нараховуються добові витрати, які підприємство відшкодовує відрядженому працівнику. Згідно п.1 постанови Кабінету міністрів України для працівників підприємств, закладів та організацій всіх форм власності (крім державних службовців, а також осіб, направлених у відрядження підприємствами, закладами і організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються за рахунок бюджетів), встановлені наступні граничні норми добових витрат:

Для зручності переношу ці дані в таблицю (див. Таблиця 1)

Таблиця 1

Відшкодування добових витрат в межах України і за кордоном в залежності від наявності у рахунках готелів витрат на харчування

№	Наявність у рахунках готелів витрат на харчування	В межах України сума добових, грн.	За кордоном сума добових, грн.
1	Харчування не включене	30	252
2	Одноразове харчування	14,40
3	Дворазове харчування	10,80
4	Триразове харчування	7,20

Щодо відшкодування побутових послуг, які надаються в готелях (прання, чистка, ремонт і гладка одягу, взуття або білизни), згідно п.6 постанови Кабінету Міністрів України, для державних службовців або працівників підприємств (організацій), що фінансуються з бюджету (повністю або частково), вони відшкодовуються, але не більше ніж 10% норм добових витрат для країни, в яку відряджено працівника, визначених в додатку до вище згаданої постанови, за всі дні проживання. Для працівників комерційних структур в даному питанні діють вимоги, передбачені п.1 постанови Кабінету Міністрів України (відносно добових) і положеннями пп. 5.4.8 п. 5.4. ст.5 Закону України»Про оподаткування прибутку підприємств" (відносно витрат на проїзд до місця відрядження і назад, та і по місцю відрядження), оплати вартості проживання в готелях з урахуванням включених в рахунки витрат на прання, чистку, ремонт і прасування одягу, взуття і білизни.

Підприємству потрібно врахувати обмеження видачі готівкових коштів. Як передбачено Указом Президента №436 та Інструкцією 21, підприємства можуть здійснювати видачу готівкових грошових коштів на господарські потреби з каси за рахунок залишку виручки в касі за відсутності податкової заборгованості.

Отже, готівкові розрахунки підприємств та індивідуальних підприємців між собою, а також з громадянами можуть проводитись як за рахунок коштів, одержаних із кас банків, так і за рахунок виручки, отриманої від реалізації товарів (робіт, послуг), та інших касових надходжень (виторгу), за винятком підприємств та приватних підприємців, які мають податкову заборгованість і повинні здійснювати виплати, пов'язані з оплатою праці, виключно за рахунок коштів, отриманих в установах банку. Проте необхідно пам'ятати, що сума платежу готівкою одного підприємства (приватного підприємця) іншому підприємству (приватному підприємцю) не повинна перевищувати 3 тис. грн. протягом дня за одним або кількома платіжними документами. При цьому кількість підприємств (індивідуальних підприємців), з якими проводяться розрахунки протягом дня не обмежується. Платежі підприємства (приватного підприємця) іншому підприємству (приватному підприємцю) понад установлену граничну суму (3 тис. грн.) проводять виключно в безготівковій формі.

При веденні розрахунків через підзвітних осіб, або відрядженнях необхідно враховувати всі вищезгадані нюанси законодавства для уникнення штрафних та інших санкцій з боку контролюючих організацій.

ІІ. Організація обліку розрахунків з підзвітними особами

2.1 Порядок видачі готівки під звіт

Розрахунки із залученням підзвітних осіб здійснюються в певній послідовності й передбачають шість основних операцій:

1.Отримання завдання від керівника.

2.Отримання грошового авансу до оплати витрат.

3.Скерування працівника на інше підприємство.

4.Оформлення документів на отримані цінності, роботу і послуги на іншому підприємстві.

5.Передача отриманих цінностей матеріально відповідальним особам свого підприємства.

6. Складання документів для тримання на грошових коштів, проведення повного розрахунку в бухгалтерії.

Починаючи з другого етапу, розрахунки з підзвітною особою обов'язково відображаються в бухгалтерському обліку.

При видачі готівкових грошових коштів виникає дебіторська заборгованість підзвітної особи перед підприємством. Яка погашається після:

1. подання підзвітною особою авансового звіту з додатком документів, що підтверджують зроблені витрати, визнання вказаних витрат і затвердження авансового звіту керівником підприємства.

2. або поверхня залишку невикористаних підзвітною особою коштів у касу підприємства.

3. або утримання залишку не використаних підзвітною особою грошових коштів з його заробітної плати.

Оперативний облік отримання і повернення готівкових грошових коштів ведеться в Журналі контролю.

Щомісячні обороти і заборгованість за розрахунками з підзвітними особами в бухгалтерському обліку при журнально-ордерній формі обліку відображається в журналі-ордері №4.

Остаточний розрахунок підзвітної особи за одержаними грошовими коштами закінчується складанням нею авансового звіту.

Третій етап відносин (див. Послідовність операцій на початку) передбачає виконання дій, які є предметом залучення підзвітної особи до вирішення завдань підприємства.

Партнерами підприємства за участю підзвітної особи можуть бути як юридичні, так і фізичні особи. У цій же послідовності розглянемо виконання операцій за участю підзвітної особи. Виходячи із суті операції на підприємство-продавець можуть бути скеровані кілька працівників підприємства - покупця: підзвітної особа для здійснення грошових розрахунків, матеріально відповідальна особа з довіреністю на отримання цінностей, водій (або водій-експедитор) автотранспорту для перевезення цінностей. Кожен з цих працівників виконує функцій, зафіксовані в його посадових обов'язках або передбачені розпорядженням керівника. Ці посадові обов'язки за розпорядженням керівника можуть бути покладені на одного або кількох працівників з наділенням їх відповідними обов'язками і повноваженнями.

Обмежимося розглядом першого з названих вище працівників--підзвітної особи підприємства.

Найчастіше трапляється варіант, коли підзвітною особою, на яку покладається обов'язок регулярної закупівлі цінностей, є працівник, з яким укладено договір про повну матеріальну відповідальність (постачальник, експедитор тощо).

На підприємствах можливі варіанти залучення для разових доручень як підзвітної особи працівника, з яким на момент залучення договору про матеріальну відповідальність не було. Вважається, що у таких випадках інтереси підприємства обмежені.

Однією з умов збереження майна підприємства є наявність чітко сформульованих обов'язків у встановленні відносин з підзвітною особою і фіксація відповідальності перед підприємством у відповідних внутрішніх документах підприємства та перевірка чіткого виконання нею встановлених завдань. Це може бути забезпечено, якщо з таким працівником укладено договір про його матеріальну відповідальність. (Докладніше складання вищезгаданого договору буде розглянуто в наступному розділі).

2.2 Порядок документального оформлення підзвітних сум

Оплата готівкою, відповідно до Порядку ведення касових операцій №21, передбачає, що підприємство-продавець повинно представити підприємству-платнику платіжний документ, який підтверджує виплату готівкою, - товарний чек, рахунок - фактуру, акт виконаних робіт, акт наданих послуг тощо, податкову накладну (якщо продавець є платником ПДВ). Обов'язок подання таких документів і отриманих цінностей (результату наданих послуг) на своє підприємство при здійсненні оплати лягає на підзвітну особу . На працівника -підзвітну особу покладається також відповідальність за збереження виданої йому готівки, придбаних цінностей і здійснення розрахунку з продавцем.

Якщо на підзвітну особу покладено обов'язок отримання цінностей, а в неї довіреності для отримання таких цінностей: оплата передбачених до продажу цінностей зроблена негайно, всі документи на оплату представленні покупцю, тому дублювати повноваження такої особи для отримання цінностей довіреністю нема потреби.

Якщо після оплати придбаних цінностей відбувається затримка з їх отриманням (негабаритний вантаж, трудності з доставкою, затримка оформлення документів тощо), всі процедури здійснює наступного дня та ж підзвітна особа. Передачу обов'язків з подання звіту і розрахунків з підприємством підзвітної особи іншому працівнику не передбачено. Також недопустимі перенесення термінів отримання вантажів та інші винятки з правил.

Розглянуто варіант операцій, коли придбання цінностей через підзвітну особу супроводить рухом готівки.

Підставою для здійснення операцій з придбання цінностей і оплати послуг між юридичними особами, як правило, є договір у письмовій або усній формі, в якому може бути передбачено, що розрахунки між партнерами здійснюється готівковими грошовими коштами, тобто можливе здійснення розрахунків через підзвітну особу підприємства.

Регламентація форми ділових відносин між сторонами передбачена нормами господарського законодавства України. Відповідно до Цивільного кодексу (далі ЦК), домовленості про операції між сторонами можуть укладатися як в усній так і в письмовій формі (с. 42, 44 ЦК). Договір між сторонами (ст. 153 і 154 ЦК) вважається укладеним, якщо угода між ними укладена за всіма суттєвими умовами. Підтвердженням такої угоди може бути як один документ (договір, контракт, угода тощо), так і обмін листами, телеграмами, телефонограмами, іншими документами, підписаними документами, підписаними уповноваженими представниками сторін. Таким чином, для забезпечення правової бази відносин між партнерами не обов'язкова наявність повної письмової форми договору; обов'язкова наявність підтверджених сторонами документів про угоду найважливіших питань. Дотримання передбаченої форми відносин між підприємствами необхідне передусім для встановлення ділових відносин. Наявність такої форми необхідна також і для підтвердження правової основи віднесення витрат на відрядження до підприємства - партнера до складу витрат.

При придбанні запасів і товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) у юридичної особи через підзвітну особу підприємства, скерованій на підприємство - продавець, підзвітній особі можуть бути видані документи про наявність ділових відносин між сторонами - договори, контракти, копія рахунка - фактури продавця тощо.

На підприємстві - продавці підзвітній особі пред'являється цінності і оформляються документи на відвантаження цих цінностей покупцю:

1. Накладна на відпуск товарно-матеріальних цінностей (форма M -20)

2. Податкова накладна.

3. Якщо використовується транспорт, заповняється товарно-транспортна накладна (форма 1-ТН)

4. До переліку документів входить також акт купівлі - продажу цінностей., Необхідність складання такого первинного документа зумовлена тим, що деякі умови купівлі і продажу товару не передбачені реквізитами наведених вище документів і їх буде доречно відобразити в акті .Ці умови стосуються якості товару, умови доставки, передпродажного, після продажного, гарантійного обслуговування та інших умов.

У касу продавця підзвітна особа вносить готівку, внесок оформляється прибутковим касовим ордером, в ордері вказується прізвище, ім'я і по батькові підзвітної особи, а також назва організації, яку ця особа представляє; квитанція до прибуткового касового ордера залишається у довіреної особи.

У бухгалтерії підприємства продавця оформляється накладна, податкова накладна на підприємство - покупець.

Придбання цінностей в магазині, або в іншій точці стаціонарної торгівлі супроводиться отриманням підзвітною особою касового чека, товарного чека, інших документів про оплату цінностей. У бухгалтерії (якщо цю функцію не довірено продавцю (касиру) магазину) виписується накладна, податкова накладна, інші документи про передачу цінностей і наявність розрахунків з ПДВ . У цих документах вказується найменування організації - покупця і її реквізити зазначити також, що податкова накладна при купівлі не випускається, якщо обсяг разового продажу товарів (робіт, послуг) не перевищує 20 грн. (п.7.2.6 Закону про ПДВ) в такому випадку достатньо лише чека, товарного чека, або іншого засвічую чого оплату цінностей документа.

Якщо підзвітна особа для придбання цінностей відряджається в інший населений пункт, вона оформляє документи, що підтверджують її перебування у відрядженні, а також переміщення цінностей: відрядне посвідчення з відмітками, проїзні документи працівника (наприклад квиток), оплата (страховка) багажу та про інші понесені витрати, документи про наявність ділових відносин між партнерами тощо. Після виконання доручення і повернення на підприємство, яке скерувало підзвітну особу, вона складає авансовий звіт про витрачені кошти. Існує також практика деяких підприємств де складаються два окремі авансові звіти: за відрядженням і придбанням цінностей.

Врегулювання заборгованості, що виникла між підприємством - відрядником і підзвітною особою я розгляну пізніше.

Інструкцією для бюджетних установ № 125 передбачено, що при отриманні запасів матеріально відповідальна особа підприємства на документі постачальника або на акті про приймання запасів повинна розписатися про їх Отримання і прийняття на відповідальне зберігання. Цей порядок може бути чинним і для комерційних організацій.

Отримані підзвітною особою цінності доставляються на підприємство і здаються нею на склад або на зберігання матеріально відповідальній особі. Ця операція оформлюється записами в Журналі обліку вантажів, що надійшли (форма М-1), складанням прибуткового ордера (форма М-4). Комірник при прийманні отриманих від підзвітної особи цінностей на супровідних документах -- накладних, актах тощо, долучених до авансового звіту підзвітної особи, -- проставляє відмітки про приймання з посиланням на номер прибуткового ордера. У будь-якому випадку факт приймання на підприємство придбаних підзвітною особою цінностей повинен оформлятися документом, який для підприємства має юридичну силу. При здаванні цінностей на склад або за відсутності на підприємстві складу потрібно скласти відповідний документ, наприклад, акт приймання цінностей, що складається органом підприємства, який має відповідні повноваження. Такі повноваження можуть бути покладені на спеціальну комісію з приймання (оцінки) цінностей, на постійно діючу інвентаризаційну комісію або інший орган підприємства. Встановлений порядок і повноваження відповідального органу можуть бути передбачені як окремим розпорядженням керівника стосовно розрахунків з підзвітними особами, так і в наказі про облікову політику підприємства. Наявність такого акта або відмітка комірника про прийняття цінностей на склад дає підставу бухгалтерії прийняти авансовий звіт від підзвітної особи.

2.3 Синтетичний та аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами

Розрахунки з підзвітними особами відносяться до розрахунків підприємства з поточної дебіторської заборгованості. Для таких розрахунків в бухгалтерському обліку використовується субрахунок 372»Розрахунки з підзвітними особами". Сальдо цього субрахунку може бути як дебетовим, так і кредитовим. Для забезпечення необхідної точності за даним субрахунком можуть відкритися субрахунки третього порядку, наприклад: 3721"Розрахунки з підзвітними особами у національній валюті", 3722»Розрахунки з підзвітними особами за відрядженнями в іноземній валюті", 3723»Розрахунки за витратами на господарські потреби" та інші субрахунки.

У таблиці 2 розглянуто відображення в бухгалтерському обліку основних операцій при отриманні коштів під звіт і повернення їх.

Таблиця 2.

Бухгалтерський облік з підзвітними особами при отриманні грошових коштів з каси із поточного рахунка

№ з/п	Зміст операції	Дата	Корекспонд. рахунки	Сума, грн.
			Д-т	К-т
1	Видані з каси готівкові грошові кошти підзвітній особі у національній валюті на службове відрядження. Відкрито субрахунок 3721»Розрахунки з підзвітними особами у національній валюті". За відсутності податкової заборгованості в підприємства готівка видається із залишку коштів в касі.	18.06. 2008	372	301	500,00
2	Видані з каси готівкові грошові кошти підзвітній особі у національній валюті на господарські потреби (придбання товару). Відкрито субрахунок 3723»Розрахунки за витратами на господарські потреби" у підприємства відсутня заборгованість за податками, готівка видана із залишку виручки в касі.	18.06. 2008	372	301	1500,00
3	Отримані грошові кошти з поточного рахунку в банку для видачі підзвітній особі на господарські потреби	18.06. 2008	301	311	450,00
4	Видані готівкові кошти з каси підзвітній особі на господарські потреби	18.06. 2008	372	301	450,00
5	Видані готівкові грошові кошти підзвітній особі на госп. потреби за грошовим чеком з поточного рахунка в банку	21.06. 2008	372	311	582,00
6	Видані з каси готівкові грошові кошти підзвітній особі (1) для перерахування поштовим переказом підзвітній особі (2) що перебуває у відрядженні	22.06. 2008	372	301	1025,06
7	Перераховано готівкові грошові кошти, отримані підзвітною особою (1) підзвітній особі (2), що перебуває в службовому відрядженні, поштовим переказом з повідомленням про вручення через відділення»Укрпошта"	22.06. 2008	333	372	958,00
8	Отримані підзвітною особою (2), яка перебуває у відрядженні, з каси поштового відділення»Укрпошта" перераховані йому відрядні, про що свідчить отримане підприємством повідомлення»Укрпошти".	22.06. 2008	372	333	985,00
9	Віднесена на витрати вартість послуг»Укрпошта" з пересиланням готівки підзвітній особі 2	22.06. 2008	92	372	67,06
10	Перераховані готівкові грошові кошти підзвітній особі на господарські потреби гарантованим платіжним дорученням з поточного рахунка в банку. Як варіант, готівкові кошти можуть перераховуватися на витр. на відрядження	22.06. 2008	372	311	777,00
11	Отримані грошові кошти у валюті з валютного рахунка підприємства для видачі коштів у валюті відрядженому за межі України й оприбутковані в	25.06. 2008	302	312	1779,20
	касу в доларах США (9320 доларів США за курсом 1$ - 5,56 грн.)	25.06. 2008			320$
12	Видані відрядженому з каси готівкові грошові кошти в іноземній валюті. Відкрито субрах. 3722»Розрахунки з підзвітними особами в іноземній валюті, доларах США"	25.06. 2008	3722	302	1779,20
					320$
13	Витрати на службове відрядження підзвітної особи, метою якого було придбання товарів, віднесені на вартість придбаного товару без ПДВ. Відповідно до п.9 ПСБО 9, такі витрати включаються в собівартість запасів.	25.06. 2008	281	3721	403,00
14	Відображена сума податкового кредиту з ПДВ у витратах на відрядження	25.06. 2008	641	3721	45,00
15	Повернення невикористаних грошей підзвітною особою в касу підприємства	25.06. 2008	301	3721	52,00
16	У разі якщо підзвітна особа у встановлений термін не повернула гроші, сума заборгованості утримується з його заробітної плати	25.06. 2008	661	3721	52,00
17	Підзвітній особі відшкодована перевитрата грошей	25.06. 2008	3721	301	69,00
Варіант 3. Підзвітна особа після закінчення відрядженні залишок готівки протягом 3-х днів не повернула в касу. За результатами перевірки обслуговуючої установи банку таке порушення норм регулювання обороту готівки було встановлене. На підприємство накладені штрафні санкції в розмірі 25% від неповерненої у встановлені строки суми 52,00*0,25 = 13 грн. Для відображення штрафних санкцій на рахунок 64»Розрахунки за податками і платежами" відкривається субрахунок 6422»Розрахунки зі сплати фінансових санкцій"
18	Нараховано штраф за несвоєчасне повернення готівки	26.06. 2008	948	6422	13,00
19	Перерахована з поточного рахунка підприємства в банку сума штрафу до бюджету	26.06. 2008	6422	311	13,00

Виданий підзвітній особі грошовий аванс з каси під звіт означає тільки збільшення дебіторської заборгованості підприємства, активи його при такій операції не збільшуються.

При оприбуткуванні матеріальних цінностей, придбаних за рахунок грошових коштів, виданих під звіт на адміністративно - господарські потреби, потрібно керуватися наявною правовою базою, стандартами бухгалтерського обліку 9"Запаси" і 16 Витрати".

У первісну вартість запасів, придбаних за плату, входять суми, сплачені постачальнику (продавцю) відповідно до договору.

Витрати на службове відрядження, безпосередньо пов'язане з придбанням цінностей, в нашому випадку запасів, відповідно до п.9 стандарту 9»Запаси", входять до первинної вартості запасів як витрати на придбання вищезгаданих запасів і доведення їх до стану, в якому вони придбані для використання.

Витрати підзвітної особи на оплату службових відряджень і на придбання ТМЦ відповідно до п.7 стандарту 16»Витрати» відображаються у складі витрат того періоду, в якому вони були здійснені. Моментом відображення витрат за розрахунками з підзвітною особою є подання підзвітною особою в бухгалтерію, звітного документа про витрачені грошові кошти -- авансового звіту. Саме в цей момент відбувається збільшення активів або зменшення зобов'язань і формування первісної вартості запасів. При отриманні готівки з каси такого зменшення зобов'язань або збільшення активів не відбувається.

Таблиця З

Бухгалтерський облік з підзвітними особами при придбанні запасів і товарно-матеріальних цінностей.

№ з/п	Зміст операції	Дата	Кореспонд. рахунки	Сума, грн.
			Д-т	К-т
Розглянемо варіанти списання на вартість придбаних запасів витрат на службове відрядження, безпосередньо пов'язане з їх купівлею. Таких варіантів може бути три
Варіант 1. Вартість запасів відноситься вартість придбаних цінностей і повна величина витрат на відрядження
1	Оприбутковані на склад отримані виробничі запаси від підзвітних осіб на основі авансового звіту №1 з придбання запасів, без ПДВ	27.06. 2008	201	3723	1000,0
2	Відображена сума податкового кредиту з ПДВ	27.06. 2008	641	3723	200,00
3	Списані витрати на відрядження на вартість запасів на підставі авансового звіту №2 за витратами на відрядження	27.06. 2008	201	3721	175,00
4	Нарахована сума податкового кредиту з ПДВ у витратах на відрядження	27.06. 2008	641	3721	15,00
Варіант 2. Керівником прийнято рішення віднести на вартість запасів частину вартості витрат на відрядження, яка дорівнює 100,00 грн. частину вартості, що залишилася, віднести на витрати підприємства зі збуту
5	Списана частина витрат на відрядження на вартість запасів на підставі авансового звіту №2, віднесена на вартість придбаних запасів	27.06. 2008	201	3721	90,00
6	Нарахована сума податкового кредиту з ПДВ у витрати на відрядження	27.06. 2008	641	3721	Ю0,00
7	Витрати на відрядження працівника підприємства віднесено в інші операційні витрати	27.06. 2008	84	3721	62,50
8	Списані операційні витрати на збут	27.06. 2008	93	84	62,50
9	Нарахована сума податкового кредиту з ПДВ у витрати на відрядження	27.06. 2008	641	3721	12,50
Варіант 3. Керівником прийнято віднести на рішення витрати на відрядження адміністративні витрати в повній сумі
10	Списані витрати на відрядження працівників апарату управління	27.06. 2008	84	3721
	підприємства на адміністративні витрати	27.06. 2008	92	84	175,00
11	Нарахована сума податкового кредиту з ПДВ у витрати на відрядження	27.06. 2008	641	9721	15,00

Первісна вартість запасів, за якою вони зараховуються на баланс підприємства, за розглянутими вище варіантами становить:

Варіант 1 1000,00 + 175,00 = 1175,00 грн.

Варіант 2 1000,00 + 90,00 = 1090,00 грн.

Варіант 3 1000,00 + 0 = 1000,00 грн.

При оформленні відносин між партнерами за допомогою договорів обміну (бартерні операції) можливі такі варіанти:

1. Рух готівки відсутній (обмінюються запаси з однаковою вартістю).

Оформлення операції і супровід обмінюваних товарів здійснює експедитор, товарознавець, довірена особа підприємства без покладання на неї обов'язків проведення розрахунків. При цьому варіанті розрахунки з використанням підзвітної особи виникають як елемент витрат у формі оплати витрат на відрядження при скеруванні працівника у відрядження для здійснення обміну продукцією, яка має справедливу вартість. 2. Передбачається часткова грошова доплата однією або іншою стороною за здійснену операцію. Підзвітна особа або передає залишок грошей як оплату, або приймає їх як різницю за операцією. Можливий варіант, коли ця ж особа приймає товаросупровідні документи. Наявність довіреності в особи, яка одержує цінності, в т. ч. оплачені готівкою, обов'язкова. Виконання розрахунків з підзвітною особою при проведенні бартерних операцій в бухгалтерському обліку за другим вищезгаданим варіантом відображається таким чином (Див. табл. 4) Початкові дані для прикладу:

Підприємство А обмінює цеглу загальною вартістю 11400 грн. з ПДВ на запасні частини вартістю 12600 грн. у підприємства Б. Умовами угоди передбачено, що залишок вартості (12600 - 11400 = 1200 грн.) за угодою вноситься готівкою через підзвітну особу. У таблиці 4 показано бухгалтерські проведення у підприємства А.

Таблиця 4

Бухгалтерський облік з підзвітними особами при здійсненні бартерних (товарообмінних) операцій з обміну запасами

№ з/п	Зміст операції	Дата	Корекспонд. рахунки	Сума, грн.
			Д-т	К-т
1.	Відвантажені запаси - 47 тис. цегли (цегла по 200 грн. за 1 тис. = 1 1400 грн.), RT.4.nJTB	10.06. 2008	361	701	11400,00
2.	Відображені податкові зобов'язання з ПДВ	10.06. 2008	701	641	1900,00
3.	Списана на матеріальні витрати облікова вартість відвантаженої продукції	19.06. 2008	80	205	9000,00
4.	Списана на фінансовий результат сума отриманого прибутку	19.06. 2008	701	791	9500,00
5.	Списана на фінансовий результат собівартість реалізованої продукції	19.06. 2008	791	901	9000,00
6.	Видана під звіт експедитору готівка для витрат на відрядження. Відкрито субрахунок»Розрах. з підзвітними особами за службовими відрядженнями"	18.06. 2008	3721	301	72,00
7.	Видана під звіт експедитору готівка для здійснення розрахунків з партнером 1200,00 грн. Відкритий субрахунок 3723»Розрахунки з підзвітними особами за витратами на господарські потреби"	18.06. 2008	3723	301	1200,00
8.	Перераховані кошти транспортній організації на послуги з перевезення запасних частин	18.06. 2008	371	311	240,00
9.	Відображена сума податкового кредиту з ГТДВ за послугами транспортної організації	18.06. 2008	641	644	40,00
10.	Оприбуткована доставлена підзвітною особою отримана продукція (запчастини для автомобілів), без ПДВ	18.06. 2008	207	631	9500,00
11.	Нарахована сума податкового кредиту з ПДВ за отриманою продукцією	18.06. 2007	644	631	1900,00
12.	Отримані запасні частини на вартість виданого грошового авансу підзвітній особі. Оформлений авансовий звіт на 1200 грн., суму отриманих коштів для розрахунків з підтверджуючими документами про оплату	18.06. 2008	207	3723	1000.00
13.	Відображено податковий кредит з ПДВ за отриманою продукцією	18.06. 2008	641	3723	200,00
14.	Списана вартість послуг транспорта організації на собівартість придбаних запчастин	18.06. 2007	207	631	200,00
15.	Нарахована сума податкового кредиту з ПДВ за послугами транспортної організації	18.06. 2008	644	631	40,00
16.	Переведення авансу транспортної організації в залік заборгованості	18.06. 2008	631	671	240,00
17.	На вартість запчастин списані витрати на відрядження експедитора 18x4 = 72	18.06. 2008	207	3721	72,00
Сформована вартість обміняних запчастин: 10500+200+72=10772 грн.
18	Зроблений залік заборгованості учасників бартерної операції	20.06. 2008	631	361	12600,00

При проведенні розрахунків готівкою через підзвітних осіб необхідно враховувати обмеження суми якою дозволено за один раз проводити вищезгадані розрахунки.

Вищезгадані приклади проведень використовуються приватними підприємствами, але в даний час на підприємствах та організаціях державної форми власності використовуються майже такі самі проведення із незначними відмінностями так, наприклад рахунок»розрахунки з підзвітними особами" має номер 362.

III. Шляхи вдосконалення обліку розрахунків з підзвітними особами

Загально відомо, що бухгалтерський облік повинен відповідати не лише вимогам Податкових Інспекцій та інших контролюючих державних установ, а й обов'язково вимогам керівника, інвестора, акціонера та інших зацікавлених інформацією людей, тому в сучасних умовах основними критеріями ефективного обліку є точність, доступність, складна аналітика, та оперативність. Для виконання всіх вищезгаданих завдань необхідне виконання багатьох операцій кожного дня, що дуже важко, навіть неможливо виконати вручну такою кількістю людей яку може найняти підприємство. Тому в наш час бухгалтерський облік стає комп'ютерним обліком.

Досить доцільно для удосконалення аналітики по виданих і використаних коштах використовувати розбиття рахунку 372»Розрахунки з підзвітними особами» на субрахунки третього порядку: 3721»Розрахунки з підзвітними особами у національній валюті", 3722» Розрахунки з підзвітними особами за відрядженнями в іноземній валюті", 3723»Розрахунки за витратами на господарські потреби" та інші субрахунки, для того щоб чітко бачити по сальдо та оборотах по даних субрахунках мету використання коштів їх форму та інші корисні дані які необхідні підприємству відповідно до специфіки його діяльності.

Для прийняття необхідного ефективного рішення керівнику постійно потрібна детальна, точна, і що неменше важливо оперативна інформація, для чого потрібно своєчасно обробити багато різноманітної інформації. Таку велику кількість інформації своєчасно опрацювати одна людина самостійно не в змозі, таким чином для коректної роботи підприємства керівник змушений найняти велику кількість бухгалтерів, що неминуче призвело б до занадто великих витрат на оплату їх праці, тому я вважаю що в сучасних умовах використання комп'ютера стає необхідністю, оскільки використання відповідної бухгалтерської програми дозволяє своєчасно і швидко опрацювати величезну кількість різноманітної інформації без застосування надто великої кількості трудових ресурсів.

В комп'ютерному світі на даний момент активно розвивається Windows-технологія, яка активно проникає в область автоматизації бухгалтерського обліку, тому в даному розділі я розгляну комп'ютерну форму бухгалтерського обліку, орієнтовану на технологію Windows. В основі подачі матеріалу стала популярна комп'ютерна програма»1С: Бухгалтерія", яка за багато років її використання показала себе як багатогранна, зручна і ефективна бухгалтерська програма.

Розрахунки з підзвітними особами - фізичними особами ведеться, як правило, в готівковій формі через касу. Розглянемо декілька операцій по створенню дебіторської/кредиторської заборгованості в результаті розрахунків із працівниками організації в готівковій формі.

Для виконання операції видачі з каси 115 грн. для закупки розхідних матеріалів передбачено в режимі»Документы и расчеты" документ КАСА: Видатковий касовий ордер".

"Видатковий касовий ордер». Малюнок 1

Коли користувач заповнить форму діалогу зображеного на малюнку 1 і натиснувши клавішу Enter ми маємо видатковий касовий ордер.

В журналі операцій зроблено наступні проведення:

Дт 372 субконто Працівники/ Левицький В.М. Кт 301 на суму 115грн. при чому комп'ютер видає аналітику по конкретному субконто, що дає можливість в будь-який момент побачити сальдо по розрахунках з даним працівником.

"Записи в журналі операцій по авансовому звіту» Малюнок 2

Аналогічним чином програма дає можливість вводити авансові звіти (в журналі операцій такі проведення відображаються як показано на малюнку 3, акти прийомки-передачі цінностей заповнивши форму діалогового вікна, після чого робить, налагоджені проведення, результати яких може видавати в різних формах, таких наприклад як:»Оборотна сальдова відомість",»Оборотна сальдова відомість по рахунку",»Аналіз рахунку по датам",»Головна книга», велика кількість довільних звітів, може легко наладити сам користувач та багато інших необхідних в роботі довідок, реєстрів та звітів.

Отже, вищезгадана програма дає можливість бухгалтеру швидко опрацювати необхідну інформацію, особливо важливою у вищезгаданій програмі є можливість індивідуального налагодження операцій, форм документів, рахунків і проведень для кожної організації, а керівнику прийняти єдине вірне рішення на основі отриманої інформації.

Висновок

В даній роботі розглянуто різні приклади проведення операцій через підзвітних осіб, а також основні аспекти обліку розрахунків з підзвітними особами. Згадаємо, що основним завданням бухгалтера є: контролювати цільове використання підзвітних сум. З цією метою він встановлює строки подання авансових звітів, називає перелік документів, які працівник повинен пред'явити, і контролює правильність наданих документів на предмет їх юридичної сили. При чому необхідно враховувати постійні зміни в законодавстві, виконувати розрахунки вчасно і якісно, а також справно реєструвати операції у відповідних формах. Бухгалтер також повинен своєчасно і достатньо розгалужено подавати необхідну інформацію в тому числі пов'язану з розрахунками з підзвітними особами керівнику, для прийняття важливих управлінських рішень та іншим зацікавленим в даній інформації особам (які мають право на отримання цієї інформації і її використання).

Підзвітною особою в бухгалтерській практиці називається працівник, що отримав готівкові кошти підприємства, так як він зобов'язаний прозвітуватись про цільове використання грошових коштів, або повернути їх в касу підприємства (організації).

Суми, отримані підзвітною особою, називають авансовими сумами, а звіт працівника називають - авансовий звіт. Авансовим звітом буде вважатись документ, що підтверджує витрати працівника (так як до нього додаються підтверджуючі документи: чеки, білети, квитанції, закупівельні акти), обов'язковим реквізитом його є підпис керівника підприємства:»доцільність витрат підтверджую" і підпис, або»бухгалтерії оплатити". Складає авансовий звіт підзвітна особа, вказує дату і підписується в ньому.

Службове відрядження - це поїздка працівника (підзвітної особи) за розпорядженням керівника підприємства на певний строк для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи.

Синтетичний облік по розрахунках з підзвітними особами ведеться на рахунку 372»Розрахунки з підзвітними особами" приватними підприємствами і на рахунку 362» Розрахунки з підзвітними особами" бюджетними установами. Сальдо субрахунку може бути як дебетовим, так і кредитовим. Такі показники відображаються розгорнуто: дебетове сальдо - в складі оборотних активів, кредитове сальдо -- в складі зобов'язань балансу підприємства.

Операції з підзвітними особами відіграють важливу роль, так як через підзвітних осіб підприємство часто купує сировину, матеріали та інші необхідні для роботи підприємства речі, бере участь у виставках, ярмарках, укладенні угод та інших заходах потрібних для життєдіяльності підприємства, так як всі ці операції вимагають затрат і правильна їх оцінка відображається на вартості продукції, облік має вестись дуже точно з врахуванням останніх змін в законодавстві і з необхідними аналітичними розгалуженнями.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Бухгалтерський фінансовий облік: Підруч. для студ. спеціальності Облік і аудит вищих навч. закл./За ред.Ф.Ф. Бутинця. - 4-е вид., доп. і перероб. - Житомир: ПП. Рута, 2002. - 688с.

2. Бізнес. додаток. Бухгалтерія 13 листопада 2000р.//Назарбаева P. Розрахунки з підзвітними особами.

3. Закон України від 22.05.97р. №283. Про оподаткування прибутку підприємств.

4. Кужельний М.В., Лінник В.Г. Теорія бух обліку: Підруч. - К.: КНЕУ, 2001. - 334с.

5. Лишиленко О.В. Бухгалтерський облік. Підручник - Київ: Видавництво Центр навчальної літератури, 2006, -632 с.

6. Інструкція з обліку запасів бюджетних установ. Затверджена Наказом Держказначейства України від 08.12.2000р. №125.

7. H.M. Ткаченко Бухгалтерський фінансовий облік на підприємствах України" 5-те видання, доповнене й перероблене) Київ»АСК 2000.

8. Постанова КМУ від 23.04.2005 р. № 663 Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон.