Облік запасів

1

ЗМІСТ

Вступ

1. Характеристика, класифікація та оцінка запасів бюджетних установ. Завдання обліку запасів

2. Документальне оформлення надходження та вибуття запасів

3. Складський облік запасів

4. Синтетичний та аналітичний облік запасів

5. Методи обліку запасів

6. Облік МШП

Висновок

Список використаних джерел та літератури

Додатки

Вступ

Згідно Інструкції з обліку запасів бюджетних установ затвердженої Наказом Державного казначейства України № 125 від 08 грудня 2000 року запаси -- це оборотні активи у матеріальній формі, які належать установі та забезпечують її функціонування (або перебувають у процесі виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг) і будуть використані, як очікується, протягом одного року.

Строк очікуваної експлуатації запасів установи встановлюється центральним органом виконавчої влади за відомчою підпорядкованістю або (якщо такі нормативні документи відсутні) установою самостійно в момент придбання запасу. У складі запасів обліковуються: сировина та матеріали; будівельні матеріали; обладнання, конструкції і деталі до установки; спецобладнання для науково-дослідних робіт за господарськими договорами; молодняк тварин на вирощуванні, тварини на відгодівлі, птиця, звірі, кролі, сім'ї бджіл; доросла худоба, вибракувана з основного стада, худоба, прийнята від населення для реалізації; малоцінні та швидкозношувані предмети; паливо; матеріали для учбових, наукових та інших цілей; запасні частини до машин і обладнання (що не можуть належати до основних засобів); продукти харчування; медикаменти і перев'язувальні засоби; господарські матеріали і канцелярське приладдя; тара; матеріали в дорозі; готова продукція та інші матеріальні ресурси установи, що передбачається використовувати протягом одного року.

1. Характеристика, класифікація та оцінка запасів бюджетних установ. Завдання обліку запасів

У процесі здійснення своєї діяльності бюджетні організації та установи, як і всі інші підприємства, організації та установи, систематично придбавають та використовують різні матеріальні цінності.

Запаси установ розподілені на групи:

1. виробничі запаси;

2. тварини на вирощуванні і відгодівлі;

3. малоцінні та швидкозношувані предмети;

4. матеріали і продукти харчування;

5. готова продукція;

6. продукція сільськогосподарського виробництва.

Відповідно до перелічених груп запасів клас 2 “Запаси” Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ складається з наступних синтетичних рахунків з обліку запасів:

20 «Виробничі запаси»;

21 «Тварини на вирощуванні і відгодівлі»;

22 «Малоцінні та швидкозношуваніпредмети»;

23 «Матеріали і продукти харчування»;

24 «Готова продукція»;

25 «Продукція сільськогосподарського виробництва».

Для обліку запасів, що призначені для виконання науково-дослідних робіт, для використання у виробництві та капітальному будівництві передбачено рахунок 20 «Виробничі запаси», який розподіляється на субрахунки:

201 «Сировина і матеріали»;

202 «Обладнання, конструкції і деталі до установки»;

203 «Спецобладнання для науково-дослідних робіт за господарськими договорами»;

204 «Будівельні матеріали»;

205 «Інші виробничі запаси».

На субрахунку 201 «Сировина і матеріали» обліковується сировина та матеріали короткотермінового використання для науково-дослідних робіт та капітального будівництва. В установах культури на цьому субрахунку можуть обліковуватись матеріали, що дорого коштують, отримані зі складу для реставрації та ремонту виробів мистецтва, музейних цінностей та пам'яток архітектури.

На субрахунку 202 «Обладнання, конструкції і деталі до установки» обліковуються будівельні конструкції і деталі, зокрема: металеві, залізобетонні і дерев'яні конструкції, блоки і збірні частини будівель і споруд; збірні елементи; обладнання для опалювальної, вентиляційної, санітарно-технічної системи (опалювальні котли, радіатори та ін.). На цьому субрахунку також обліковується вітчизняне та імпортне обладнання, що потребує монтажу і передбачене для установлення, та інші матеріальні цінності необхідні для будівництва. До обладнання, що потребує монтажу, відноситься таке, що може бути введено в дію тільки після складання його частин і прикріплення до фундаменту або опор будівель і споруд, а також комплекти запасних частин такого обладнання. До складу обладнання включається і контрольно-вимірювальна апаратура або інші прилади, передбачені для монтажу в складі встановленого обладнання.

На субрахунку 203 «Спецобладнання для науково-дослідних робіт за господарськими договорами» у науково-дослідних установах, організаціях, у вищих навчальних закладах обліковується спецобладнання, придбане для виконання науково-дослідних робіт за господарськими договорами за конкретною темою замовника, до передачі його до наукового підрозділу.

На субрахунку 204 «Будівельні матеріали» обліковуються будівельні матеріали, придбані за рахунок коштів, що виділені на капітальне будівництво і призначені для будівельних та монтажних робіт:

1) силікатні матеріали - цемент, пісок, гравій, вапно, камінь, цегла, черепиця;

2) лісові матеріали -- ліс круглий, пиломатеріали, фанера і т.ін.;

3) будівельний метал -- залізо, жесть, сталь, цинк листовий і т.ін.;

4) металовироби -- цвяхи, гайки, болти, залізні вироби і т.ін.;

5) санітарно-технічні матеріали -- крани, муфти, трійники і т.ін.;

6) електротехнічні матеріали - кабель, лампи, патрони, ролики, шнур, провід, запобіжники, ізолятори і т.ін.;

7) хімічно-москательні та інші аналогічні матеріали -- фарби, оліфа, толь і т.ін;

8) інші аналогічні матеріали.

На цьому субрахунку в підсобних сільських господарствах обліковується посадковий матеріал, придбаний за рахунок капітальних вкладень для закладення садів, ягідників, виноградників і т.ін.

На субрахунку 205 «Інші виробничі запаси» обліковуються усі інші запаси, які використовуються для науково-дослідних робіт за господарськими договорами та для капітального будівництва і не ввійшли у запаси, що обліковуються на субрахунках 201-204.

Молодняк усіх видів тварин і тварини на відгодівлі, птахи, кролі, хутрові звірі, сім'ї бджіл, доросла худоба, вибракувана з основного стада, худоба, прийнята від населення для реалізації незалежно від їх вартості обліковуються на рахунку 21 «Тварини на вирощуванні і відгодівлі» з розподілом на субрахунки:

211 «Молодняк тварин на вирощуванні»;

212 «Тварини на відгодівлі»;

213 «Птиця»;

214 «Звірі»;

215 «Кролі»;

216 «Сім'ї бджіл»;

217 «Доросла худоба, вибракувана з основного стада»;

218 «Худоба, прийнята від населення для реалізації».

На субрахунку 211 «Молодняк тварин на вирощуванні» ведеться облік наявності, надходження і вибуття молодняка великої рогатої худоби, свиней, овець, кіз та коней за групами:

1) велика рогата худоба, телички (за роками народження); бички (за роками народження); нетелі, корови первістки для реалізації;

2) свині: поросята до двох місяців (до відлучки від матки); поросята від двох до чотирьох місяців; ремонтні свинки; ремонтні кабанчики; свиноматки, що перевіряються; молодняк свиней на відгодівлі;

3) вівці і молодняк народження поточного року; молодняк народження минулих років і ярки (до переведення в основне стадо). Облік за кожною групою ведеться окремо за рунами: тонкорунні, напівтонкорунні, напівгрубововняні, грубововняні;

4) кози: молодняк народження поточного року; молодняк народження минулого року;

5) коні: молодняк робочих коней (за роками народження і статтю); молодняк племінних коней (за роками народження і статтю). Молодняк племінних тварин усіх видів обліковується також за породами.

На цьому субрахунку відображається приплід молодняку (лошат), якщо в установі є робочі коні, які утримуються за рахунок бюджетних коштів і обліковуються у складі основних засобів.

На субрахунку 212 «Тварини на відгодівлі» ведеться облік наявності, надходження і вибуття дорослої худоби, переведеної з основного стада на відгодівлю і нагул за видами худоби:

1) велика рогата худоба на відгодівлі і нагулі;

2) свині на відгодівлі;

3) вівці на нагулі та відгодівлі;

4) кози на нагулі та відгодівлі.

На субрахунку 213 «Птиця» ведеться облік наявності, надходження і вибуття всієї птиці, як молодняка, так і дорослої, за такими обліковими групами:

1) кури яєчного напрямку: молодняк; маточне стадо несучок; промислове стадо несучок; ремонтний молодняк;

2) кури м'ясного напрямку: молодняк; м'ясні курчата (бройлери); маточне стадо;

3) качки: молодняк; доросле стадо;

4) гуси: молодняк; доросле стадо;

5) індики: молодняк; доросле стадо;

6) цесарки: молодняк; доросле стадо;

7) перепілки: молодняк; доросле стадо.

На субрахунку 214 «Звірі» ведеться облік наявності, надходження і вибуття хутрових звірів за видами: молодняк; основне стадо.

На субрахунку 215 «Кролі» ведеться облік кролів за породами та за видами: молодняк; основне стадо.

На субрахунку 216 «Сім'ї бджіл» обліковуються бджолині сім'ї за кількістю сімей та їх вартістю в цілому на пасіці.

На субрахунку 217 «Доросла худоба, вибракувана з основного стада» ведеться облік поголів'я і первісної вартості продуктивних тварин і робочої худоби, вибракуваних і реалізованих або забитих на м'ясо в господарстві без відгодівлі за видами.

На субрахунку 218 «Худоба, прийнята від населення для реалізації» ведеться облік руху тварин за видами, прийнятих від населення для реалізації.

Для обліку малоцінних і швидкозношуваних предметів, тобто малоцінних предметів, які не ввійшли до складу необоротних активів оскільки строк їх корисної експлуатації становить менше одного року, передбачений рахунок 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети» з поділом на субрахунки:

На субрахунку 221 «Малоцінні та швидкозношувані предмети, що перебувають на складі і в експлуатації» обліковуються, з розподілом на групи, предмети, строк корисної експлуатації яких не перевищує один рік:

1) знаряддя лову (трали, неводи, сіті та ін.);

2) пилки, сучкорізи, троси для сплаву;

3) спеціальні інструменти та спеціальні пристосування для серійного і масового виробництва певних виробів або для виготовлення індивідуальних замовлень;

4) предмети виробничого призначення; обладнання, що сприяє охороні праці; предмети технічного призначення, які не можуть бути віднесені до необоротних активів;

5) господарський інвентар - предмети конторського та господарського облаштування, столовий, кухонний та інший господарський інвентар, предмети протипожежного призначення;

6) сценічно-постановочні засоби вартістю до 10 гривень за одиницю (комплект);

7) інші предмети, термін корисної експлуатації яких, як очікується, не перевищує один рік.

222 «Малоцінні та швидкозношувані предмети спеціального призначення». Для відображення господарських операцій ці субрахунки можуть поділятися на додаткові рахунки третього, четвертого порядків. Субрахунок 222 «Малоцінні та швидкозношувані предмети спеціального призначення» може застосовуватися установами для обліку предметів, що мають специфічне та обмежене призначення лише в окремих галузях і короткотерміновий строк застосування.

Матеріали і продукти харчування, що знаходяться в установі, обліковуються на рахунку 23 «Матеріали і продукти харчування», який поділяється на субрахунки:

231 «Матеріали для учбових, наукових та інших цілей»;

232 «Продукти харчування»;

233 «Медикаменти і перев'язувальні засоби»;

234 «Господарські матеріали і канцелярське приладдя»;

235 «Паливо, горючі і мастильні матеріали»;

236 «Тара»;

237 «Матеріали в дорозі»;

238 «Запасні частини до машин і обладнання»;

239 «Інші матеріали».

На субрахунку 231 «Матеріали для учбових, наукових та інших цілей» обліковуються реактиви і хімікати, скло і хімпосуд, метали, електроматеріали і радіоматеріали, радіолампи, фотоприладдя, папір для видання навчальних програм, посібників, наукових та інших робіт, піддослідні тварини та інші матеріали для навчальної мети і науково-дослідних робіт, а також дорогоцінні та інші метали для протезування.

На субрахунку 232 «Продукти харчування» обліковуються продукти харчування установ, у кошторисах яких для надання державних послуг передбачені видатки за кодом економічної класифікації видатків 1133 «Продукти харчування».

На субрахунку 233 «Медикаменти і перев'язувальні засоби» обліковуються медикаменти, компоненти, бактерицидні препарати, дезінфекційні засоби, сироватки, вакцини, кров, плівка для рентгенівських знімків, матеріали для проведення аналізів та перев'язувальні засоби, дрібний медичний інвентар (термометри, ланцети, пінцети, голки тощо) установ, у кошторисах яких ці видатки передбачені за кодом економічної класифікації видатків 1132 «Медикаменти та перев'язувальні матеріали». На цьому субрахунку також обліковуються допоміжні та аптекарські матеріали в медичних закладах, які мають свої аптеки.

Облік медикаментів та перев'язувальних засобів додатково ведеться за окремими порядками, установленими Міністерством охорони здоров'я України

Крім класифікації за функціональною ознакою, з метою відображення усіх видів запасів використовується більш деталізоване їх групування в розрізі підгруп, субпідгруп, найменувань, сортів і т.п. Кожному найменуванню, сорту, розміру матеріалів привласнюють відповідний номенклатурний номер - постійно діюче скорочене умовне позначення.

Номенклатурний номер - це умовний числовий код обліку, який присвоюється групі предметів одного найменування, якості та ціни. Номенклатурний номер має сім знаків: перші три знаки означають субрахунок, четвертий - підгрупу, три останні - порядковий номер предмета у підгрупі. Номенклатурний номер фіксується у спеціальному реєстрі - номенклатурі-ціннику, тобто систематизованому переліку матеріалів установи, що застосовується як довідник всіх служб і підрозділів установи. Крім номенклатурного номера, в ціннику відображаються:

· облікова ціна;

· одиниця виміру;

· сорт;

· розмір;

· найменування матеріалу.

Важливим моментом обліку запасів є їх оцінка. Розрізняють методи оцінки для:

· оприбуткування надходження запасів;

· відпуску матеріалів у використання.

Це особливо актуально в сучасних умовах господарювання, тобто в ринкових умовах, коли на один і той же вид запасів можуть бути різні ціни у різних постачальників та різні ціни в різні періоди придбання від одного і того постачальника.

Оцінка запасів для оприбуткування. У бухгалтерському обліку установ запаси, у т.ч. одержані та передані безоплатно у встановленому чинним законодавством порядку, оцінюються за балансовою вартістю, яка поділяється на:

· первісну вартість;

· справедливу вартість;

· відновлювальну вартість.

Балансова вартість - це вартість запасів, за якою вони відображаються в балансі.

Первісна вартість - це вартість придбання, одержання, виготовлення запасів.

Справедлива вартість - це первісна вартість запасів, одержаних установою безоплатно.

Відновлювальна вартість - це змінена первісна вартість запасів після проведення їх переоцінки. Зміна первісної вартості запасів не є додатковим доходом установи і не належить до доходів.

Оцінка запасів для відпуску. Відпуск запасів у використання, продаж або інше вибуття здійснюється за:

· балансовою вартістю (тобто первісною, справедливою або відновлювальною);

· середньозваженою собівартістю, яка застосовується у разі наявності в установі значної кількості однотипних запасів, придбаних за різними цінами.

Середньозважена собівартість визначається за кожним видом подібних запасів шляхом ділення сумарної вартості залишку запасів на початок звітного періоду та вартості одержаних у звітному періоді запасів на сумарну кількість запасів на початок звітного періоду та одержаних у звітному періоді запасів.

Метод середньозваженої собівартості обчислюється на періодичній основі або при кожній отриманій партії запасів.

При оцінці запасів слід пам'ятати, що:

· транспортні витрати з перевезення запасів не збільшують вартість запасів, а відносяться на видатки установи за відповідними кодами економічної класифікації видатків, що передбачені в кошторисі;

· суми ПДВ, що сплачені на придбання запасів, не збільшують вартість запасів, а відносяться на фактичні видатки установи за відповідними кодами економічної класифікації видатків за кошторисом (відображаються як податковий кредит, якщо установа зареєстрована як платник ПДВ);

· суми, одержані від реалізації непридатних запасів, залишаються у розпорядженні установи (якщо інше не передбачене чинним законодавством України).

Переоцінка запасів. Переоцінка запасів може проводитись у таких випадках:

· за рішенням уряду згідно з відповідними нормативно-правовими актами;

· за рішенням керівника установи, якщо: запаси морально застаріли; тривалий час перебували на збереженні в бюджетній установі; їх первісна вартість значно відрізняється від вартості запасів, придбаних пізніше.

Для проведення переоцінки та встановлення відновлювальної вартості запасів за наказом керівника підприємства створюється комісія у складі: заступника керівника установи (як правило, голова комісії); головного бухгалтера та його заступника; працівників бухгалтерії, які ведуть облік матеріальних цінностей; матеріально відповідальних осіб; інших посадових осіб (на розсуд керівника).

Відповідальність за організацію роботи комісії покладено на керівника установи, а за об'єктивність визначення реальної вартості запасів - на керівника установи і голову комісії. Переоцінка та встановлення нової ціни здійснюється за кожною окремою одиницею запасів, а на однотипні предмети встановлюються однакові ціни в межах однієї установи. Документи, що підтверджують нову ціну, не потрібні.

За результатами переоцінки комісія складає акт довільної форми про зміну вартості запасів. В акті необхідно вказати:

Ш найменування переоцінених запасів;

Ш їх кількість;

Ш вартість за даними обліку;

Ш нову ціну за одиницю після дооцінки;

Ш суму різниці, яка має бути відображена в бухгалтерському обліку.

Акт затверджує керівник установи.

Облік запасів сприяє виконанню ряду завдань господарської діяльності бюджетних установ. Головними завданнями обліку запасів є:

ь правильне і своєчасне документальне оформлення операцій по надходженню, руху та вибуттю запасів;

ь контроль за зберіганням та рухом запасів на складі;

ь контроль за раціональним використанням запасів та додержанням норм їх використання.

2. Документальне оформлення надходження та вибуття запасів

В процесі господарської діяльності бюджетних установ відбувається рух запасів, який включає послідовні операції: надходження, передача в межах установи та витрачання (або реалізація). Зазначені операції відображаються в обліку за допомогою первинних документів, оформлених належним чином. Форма первинних документів затверджена інструкцією про складання типових форм обліку та списання запасів бюджетної установи №130 від 18 грудня 2000 року. Зразки даних форм наведені в додатках.

1. Акт про приймання матеріалів (форма №З-1). Акт складається при прийманні на облік установи матеріальних запасів, за якими існують кількісні або якісні розбіжності з даними супроводжувальних документів постачальників. Акт складається приймальною комісією у двох примірниках у присутності завідуючого складом та представника відправника (постачальника), а в разі неявки останнього або якщо виклик відправника (постачальника) не є обов'язковим, -- представника незацікавленої організації. Факт приймання та оприбуткування матеріальних запасів підтверджується підписом матеріально відповідальної особи, що прийняла їх на відповідальне збереження. Після приймання матеріальних запасів акти з доданням документів (рахунків-фактур, накладних тощо) передаються до бухгалтерії. Один примірник акта використовується для обліку прийнятих матеріальних запасів, а інший -- для направлення претензії постачальнику. При складанні акта заповнюються всі реквізити, крім коду програмної класифікації видатків та балансового рахунку, що кредитується. Зазначені шифри проставляються бухгалтерією бюджетної установи або централізованою бухгалтерією.

2. Акт списання (форма №З-2). Акт застосовується для списання запасів і складається комісією, призначеною наказом керівника, у двох примірниках. Перший примірник здається до бухгалтерії, а другий -- залишається у матеріально відповідальної особи.

3. Накладна (вимога) (форма №З-3). Форма є уніфікованою та застосовується для оформлення прийняття матеріальних цінностей на склад (у комору) або видачі зі складу (комори). Може застосовуватись для внутрішнього переміщення матеріальних цінностей. Накладна (вимога) виписується бухгалтерією в двох примірниках та затверджується керівником установи. Один примірник призначений для отримання матеріальних цінностей зі складу, а інший -- для обліку цих цінностей за місцем їх використання. Оформлені розпискою отримувача накладні (вимоги) передаються до бухгалтерії з реєстром.

4. Меню-вимога на видачу продуктів харчування (форма №З-4) Застосовується для оформлення відпуску продуктів харчування зі складу (комори). Меню-вимога складається щоденно на підставі норм розкладки продуктів харчування та даних про кількість осіб, що одержують харчування. Меню-вимога разом із розписками осіб про видачу та отримання продуктів харчування передається до бухгалтерії у терміни, встановлені графіком, але не менше ніж тричі на місяць. Дані меню-вимоги записуються в щомісячну накопичувальну відомість з витрачання продуктів харчування форми №З-13.

5. Меню-вимога на видачу продуктів харчування (форма №З-4а) Меню-вимога на видачу продуктів харчування форми №З-4а застосовується для оформлення видачі продуктів харчування зі складу (комори) при автоматизованому обліку. Меню-вимоги форми №З-4а складаються в такому самому порядку, як і меню-вимоги форми №З-4, і щоденно (або в дні, встановлені графіком) здаються на обробку.

6. Забірна картка (форма №З-5). Призначена для оформлення відпуску матеріальних цінностей, продукції молочної кухні та інших запасів, які відпускаються систематично протягом місяця. Забірна картка виписується бухгалтерією на декілька найменувань матеріальних цінностей, що належать до одного коду економічної класифікації. Забірна картка виписується у двох примірниках: один -- для отримувача, інший -- для складу. Термін використання картки встановлений: 15 днів -- при щоденному відпуску або місяць -- при періодичному відпуску матеріальних цінностей. Відпуск матеріальних цінностей здійснюється із суворим дотриманням ліміту, якщо такий встановлений. Понадлімітований відпуск матеріалів оформлюється випискою окремої накладної (вимоги) форми №З-3. Аналогічно оформлюється й заміна одного матеріалу іншим, для чого в забірній картці робиться примітка “Див. вимогу №____” та відповідно зменшується залишок ліміту. Дані про зміни ліміту вносяться в раніш видану забірну картку. При цьому раніше встановлений ліміт перекреслюється й зверху надписується новий ліміт. Виправлення підтверджуються підписом особи, яка встановила ліміт та внесла зміни. Кількість матеріальних цінностей, що відпущені, проставляється матеріально відповідальною особою в обох примірниках. У забірній картці на відпуск продуктів молочної кухні, крім того, проставляється кількість тари, яка повернута отримувачем. Матеріально відповідальна особа ставить свій підпис у забірній картці отримувача, а на забірній картці складу ставить свій підпис отримувач. Після закінчення місяця або після використання ліміту (при лімітованому відпуску) забірні картки разом із іншими прибутково-видатковими документами здаються до бухгалтерії для відображення в обліку.

7. Книга кількісно-сумового обліку (форма №З-6). Застосовується для аналітичного обліку матеріальних цінностей як у кількісному, так і сумовому вимірах. У книзі для кожного найменування (гатунку) запасів відкриваються окремі аналітичні рахунки. Книга відкривається на рік на підставі залишків на початок року. Для цього в першому рядку у графі 3 за відповідними найменуваннями запасів записується «Залишок на 1 січня 200 _ р.», а у графах 9 і 10 проставляються кількість та сума перехідного залишку минулого року. Записи в книзі здійснюються на підставі первинних документів. У кінці місяця у графах 5 -- 8 підбиваються підсумки за даний місяць і з урахуванням вхідного залишку записується залишок (у графах 9 і 10) на початок наступного за звітним місяцем.

8. Книга кількісно-сумового обліку (форма №З-6а). Застосовується для аналітичного обліку матеріальних цінностей в централізованих бухгалтеріях. Книга відкривається в розрізі аналітичних рахунків за кожним найменуванням (гатунком) запасів як у цілому за всіма обслуговуваними установами, так і з виділенням за кожною установою (матеріально відповідальною особою). Книга відкривається записами сум залишків матеріалів на початок року; при цьому в першому рядку у графі 3 записується: «Залишок на 1 січня 200 __ р.», у графах 9 та 10 проставляється залишок у цілому за централізованою бухгалтерією, а в графах 11 і 12 -- в тому числі за кожною установою, що обслуговується.

9. Картка кількісно-сумового обліку (форма №З-7). Призначення картки та порядок її ведення такий самий, як Книги кількісно-сумового обліку форми №З-6 та форми №З-6а. Застосовується в установах, де аналітичний облік у бухгалтерії здійснюється не в книгах, а на картках.

10. Книга обліку тварин (форма №З-8). Застосовується для аналітичного обліку молодняка тварин та тварин на відгодівлі. У книзі відкриваються окремі аналітичні рахунки за видами та віковими групами молодняка тварин, а також за видами тварин на відгодівлі. У централізованих бухгалтеріях книги обліку тварин форми N З-8 відкриваються за кожною обслуговуваною установою.

11. Книга складського обліку запасів (форма №З-9). Застосовується для обліку матеріалів, продуктів харчування, готових виробів та інших запасів на складі (кладовій). Ведеться матеріально відповідальною особою за найменуванням, гатунком та кількістю запасів. Записи в книзі ведуть матеріально відповідальні особи на підставі прибутково-видаткових документів. Після кожного запису виводиться залишок запасів. У кінці книги не рідше одного разу на квартал робляться записи про її перевірку бухгалтерією.

12. Журнал реєстрації битого посуду (форма №З-10). Журнал ведеться для списання розбитого посуду в установах, що мають у своєму складі їдальні та харчоблок. Записи в журналі здійснюються відповідними посадовими особами. Постійно діюча комісія слідкує за правильним веденням журналу та щоквартально (або щомісячно) складає акт про списання розбитого посуду, який затверджується керівником установи.

13. Оборотна відомість (форма №З-11). Застосовується для звірки даних складського та бухгалтерського обліку. Оборотна відомість відкривається на рік і складається щомісячно на підставі даних бухгалтерського обліку за кожною групою аналітичних рахунків, що об'єднані відповідним синтетичним рахунком, у кількісному та вартісному відображеннях. За кожним субрахунком виводяться загальні сумові підсумки, які повинні відповідати показникам синтетичного обліку.

13. Накопичувальна відомість з надходження продуктів харчування (форма №З-12). Призначена для обліку надходження продуктів харчування. Відомість складається за кожною матеріально відповідальною особою окремо. Записи здійснюються на основі первинних документів у кількісно-сумовому вираженні.

14. Накопичувальна відомість з витрачання продуктів харчування (форма №З-13). Застосовується для обліку витрачання продуктів харчування протягом місяця. Записи в ній проводяться бухгалтерією на підставі меню-вимог та інших документів. Накопичувальна відомість витрачання продуктів харчування складається за кожною матеріально відповідальною особою.

15. Опис карток з обліку запасів (форма №З-14). Застосовується для реєстрації відкритих карток аналітичного обліку у випадках, коли облік бухгалтерських операцій ведеться не в книгах, а на картках. Реєстрація здійснюється на момент відкриття картки.

Запаси надходять до бюджетних установ шляхом:

§ безпосереднього одержання від постачальників, від підрозділів установи;

§ в порядку гуманітарної допомоги;

§ в порядку централізованого постачання;

§ через підзвітних осіб.

Основними документами щодо надходження запасів виступають: рахунки-фактури; прибуткові накладні; акти приймання матеріалів тощо.

В цих документах фіксуються наступні відомості: від кого надійшли матеріали або продукти харчування; найменування; сорт; кількість (вага); ціна; сума; дата надходження; підпис матеріально відповідальної особи, що одержала запаси.

Для отримання матеріальних цінностей зі складу постачальника уповноваженій особі видається довіреність на отримання цінностей. Матеріальні цінності, що надходять на склад бюджетної установи, перевіряються на відповідність їх асортименту, кількості, зазначених у супровідних документах. Приймання матеріалів здійснюється комісією з обов'язковою участю матеріально відповідальної особи, представника постачальника або незацікавленої організації. Обов'язковою умовою при оприбуткуванні запасів є відмітка матеріально відповідальної особи про прийняття матеріалів на відповідальне зберігання (ставиться підпис).

При централізованій поставці, якщо запаси придбані за рахунок коштів спеціального фонду кошторису доходів і видатків, у документах на оприбуткування цінностей ставиться печатка установи. Якщо матеріали отримують безпосередньо на складі постачальника, то виписується товарно-транспортна накладна на відпущені матеріали. Документи надходять до відділу постачання, де вони реєструються в журналі обліку вантажів, що надійшли, і передаються в бухгалтерію. Бухгалтерія здійснює перевірку документів постачальника і передає їх на склад для контролю при прийнятті вантажу. Але роль бухгалтерії не обмежується перевіркою документів - вона зобов'язана встановити: доцільність тієї чи іншої поставки матеріалів, чи задовольняє поставка потреби установи і чи не призведе вона до утворення понад нормованих запасів. Якщо при прийнятті матеріалів на склад не виявлено розбіжностей між їх фактичною наявністю і документальною кількістю, матеріали можуть бути оприбутковані без виписки додаткових документів. Якщо при оприбуткуванні виявлено пошкодження чи втрати матеріалів внаслідок транспортування, бюджетні установи складають комерційний акт, який передається транспортній організації, що виконувала доставку матеріалів. Якщо розбіжності виявлено при оприбуткуванні матеріалів на складі, складається акт приймання, в якому фіксуються найменування матеріалів, одиниця виміру, шифр субрахунку, номенклатурний номер, фактична кількість і сума. Акт у двох примірниках складається приймальною комісією з обов'язковою участю завідувача складом та представника від постачальника або сторонньої організації. Один примірник акта використовується для обліку прийнятих матеріальних цінностей, другий - для направлення претензійного листа постачальнику.

На підставі зазначених документів робиться запис операцій по надходженню матеріалів у відповідні облікові реєстри. Надходження матеріалів від заготівлі та переробки (заготівля палива, переробка овочів) оформляється актом, який затверджує керівник установи. Матеріальні цінності, що надійшли до бюджетної установи в порядку гуманітарної допомоги, приймаються створеною наказом керівника установи комісією з обов'язковою участю працівника бухгалтерії та представника вищої за рангом організації. Приймання цінностей проводиться шляхом їх перелічування, зважування в присутності матеріально відповідальної особи, якій передаються ці цінності на зберігання. На прийняті матеріальні цінності комісія складає акт, який підписується членами комісії.

Матеріали, прийняті на склад, оприбутковуються, тобто беруться на облік, на підставі виправдних документів тим числом, коли отримано цінності. Заслуговує на увагу практика бюджетних установ, які оприбутковують матеріали, що надійшли, безпосередньо за документами постачальників шляхом поставлення на них штампу і заповнення його реквізитів (кількість прийнятих матеріалів, номенклатурний номер, підпис матеріально відповідальної особи).

У процесі здійснення своєї діяльності в бюджетних установах відбувається вибуття запасів, яке включає наступні операції:

· передачу в межах установи від однієї матеріально відповідальної особи до іншої;

· витрачання;

· реалізацію залежалих або зайвих запасів;

· безоплатну передачу в межах відомства.

3. Складський облік запасів

Відповідальність за приймання, зберігання та відпуск матеріальних цінностей покладається на матеріально відповідальних осіб. Матеріальна відповідальність робітників і службовців наступає згідно з чинним турдовим законодавством. З матеріально відповідальними особами укладають письмовий договір про повну матеріальну відповідальність на підставі однойменного типового договору. В бюджетних установах письмові договори про повну матеріальну відповідальність повинні укладатися із завідувачем господарства, робітниками, що виконують роботи з приймання (видачі) матеріальних цінностей робітникам установи.

Адміністрація установи зобов'язана:

· створити робітнику умови, необхідні для нормальної роботи та забезпечення збереження матеріальних цінностей;

· ознайомити з чинним законодавством щодо матеріальної відповідальності робітників та службовців за збитки, нанесені установі, а також діючими інструкціями, нормативами та правилами зберігання, приймання, оброблення, продажу (відпуску), перевезення або застосування в процесі виробництва переданих йому матеріальних цінностей;

· проводити у встановленому порядку інвентаризацію матеріальних цінностей.

Матеріали повинні зберігатися в спеціально пристосованих приміщеннях (складах, коморах), оснащених ваговимірювальними приладами, що забезпечують точність підрахунку кількості прийнятих та відпущених матеріалів. Якщо в установі є кілька сховищ (у відділеннях, філіалах), то за кожним із них закріплюється група матеріалів. Сховищу присвоюється номер (шифр), який проставляється на всіх прибуткових і видаткових документах. Для забезпечення швидкого приймання та видачі, а також проведення інвентаризації матеріали розміщують на стелажах, піддонах з обов'язковими матеріальними ярликами. В ярликах позначають найменування матеріалу, його марку, сорт, розмір, номер, одиницю виміру, ціну, норму запасу.

Надходження матеріалів оформляється розпискою матеріально відповідальної особи на документах постачальника (рахунку, акті, товарно-транспортній накладній). При централізованій поставці матеріальних цінностей приймання їх підтверджується не тільки підписом матеріально відповідальної особи в супровідному документі постачальника, але й штампом (печаткою) бюджетної установи.

Оформлення відпуску матеріалів зі складів установи здійснюється на основі документів, затверджених керівником установи.

4. Синтетичний та аналітичний облік запасів

Для відображення в бухгалтерському обліку інформації про оборотні матеріальні активи, що належать установі, реалізацію та витрачання яких планується здійснити протягом року, призначений клас 2 «Запаси» плану рахунків. Клас 2 «Запаси» об'єднує такі синтетичні рахунки:

22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети»;

23 «Матеріали та продукти харчування».

Для обліку запасів, які призначені для виконання науково-дослідних робіт, для використання у виробництві та капітальному будівництві передбачено рахунок 20 «Виробничі запаси».

При меморіально-ордерній формі облік надходження матеріалів відображається в різних меморіальних ордерах, зокрема № 6, № 8 та ін. Синтетичний облік витрачання матеріалів на різні потреби відображається в меморіальному ордері № 13. До меморіального ордеру заносяться дані з первинних документів про витрачання матеріалів (накладних (вимог), забірних карток та ін.). записи за дебетом субрахунків, що кореспондують з матеріальними субрахунками, здійснюються в розрізі кодів економічної класифікації видатків. Аналітичний облік матеріалів за субрахунками 231, 234-239 у бухгалтеріях бюджетних установ ведеться за найменуваннями, сортами, кількістю, вартістю і матеріально відповідальними особами на картках ф. № З-7 (у книзі ф. № З-6). Аналітичний облік запасів, придбаних за рахунок коштів спеціального фонду, ведеться за тими самими обліковими реєстрами, але окремо від операцій за рахунок коштів загального фонду.

5. Методи обліку запасів

Облік матеріалів на складах забезпечує отримання оперативних і точних даних про залишки цінностей за кожним найменуванням матеріалів у розрізі окремих їх видів і сортів.

Кількісно-сортовий облік матеріалів ведеться на складі матеріально відповідальною особою тільки за кількістю. Ця інформація фіксується у книзі складського обліку матеріалів ф. М-17. До початку записів у книзі мають бути пронумеровані всі сторінки, а їх кількість завірена підписами керівника установи і головного бухгалтера і скріплена печаткою.

Записи в книгу складського обліку ведуть матеріально відповідальні особи на підставі прибутково-видаткових документів. Після кожного запису виводиться залишок матеріалів.

На підставі записів у книзі складського обліку матеріально відповідальні особи зобов'язані своєчасно повідомляти службу постачання про відхилення фактичного залишку матеріалів від встановлених норм і про залишки матеріалів, що знаходяться без руху і не використовуються в установі.

Відповідно до графіка первинні документи щодо надходження, вибуття та руху матеріалів передаються зі складу в бухгалтерію при реєстрі здачі документів, який складається в двох примірниках. У реєстрі вказуються номенклатурні номери матеріалів, кількість і номери первинних документів, прізвища того, хто здав і прийняв.

Кількісно-сортовий облік матеріалів - складна і трудомістка дільниця облікової роботи, а тому важливо вибрати найбільш раціональний метод їх обліку.

У бюджетних установах застосовуються такі методи сортового обліку:

1. Кількісно-сумовий (паралельний);

2. Оперативно-бухгалтерський (сальдовий);

3. Метод машинної картотеки.

Кількісно-сумовий метод. За цим методом на складі ведеться книга складського обліку матеріалів ф. № М-17, а в бухгалтерії - книга кількісно-сумового обліку матеріалів. Аналітичний облік у бухгалтерії ведеться за номенклатурними номерами, в розрізі матеріально відповідальних осіб та обслуговуваних установ. Замість книги можуть вестись картки. За даними цих реєстрів щомісячно складаються сортові оборотні відомості, підсумки яких звіряються з даними синтетичного обліку.

У разі великої номенклатури матеріалів метод кількісно-сумового обліку матеріалів є громіздким, трудомістким і недостатньо оперативним. У ньому дублюються аналітичні дані в бухгалтерії і на складі, показники складського обліку звіряються з даними бухгалтерії один раз на місяць і здебільшого із запізненням, що позбавляє установу оперативних і точних даних для контролю за станом запасів. В установах з невеликою номенклатурою запасів застосовується спрощений варіант цього методу.

Матеріально відповідальні особи щомісячно здають матеріальний звіт разом з первинними документами, який ретельно перевіряється, таксується, після чого стає реєстром аналітичного обліку.

Оперативно-бухгалтерський (сальдовий) метод. У наукових установах НАНУ, які мають велику номенклатуру матеріалів, і в централізованих бухгалтеріях застосовується оперативно-бухгалтерський (сальдовий) метод обліку матеріалів. Його суть зводиться до того, що на складі ведеться кількісно-сортовий облік матеріалів в книгах чи картках, які відкриваються в бухгалтерії і передаються на склад під розписку в реєстрі видачі карток.

При цьому здійснюється систематичний контроль за правильністю ведення складського обліку, який стає складовою бухгалтерського обліку. З цією метою бухгалтерія установи систематично, але не рідше одного разу на тиждень, декаду проводить безпосередньо на складах у присутності матеріально відповідальних осіб перевірку своєчасності, правильності і повноти оформлення складських операцій, записів в картки складського обліку, а також вибіркову перевірку залишків матеріалів, особливо дефіцитних і дорогих. Правильність записів у складській картотеці працівник бухгалтерії підтверджує своїм підписом в картках складського обліку.

У бухгалтерії облік ведеться тільки у грошовому виразі у відомості прибуття і вибуття матеріалів за субрахунками та матеріально відповідальними особами. Взаємозв'язок між кількісно-сортовим обліком на складі і синтетичним обліком у бухгалтерії здійснюється за допомогою “Книги залишків матеріалів ” (сальдової книги чи відомості), яка відкривається на рік і ведеться в розрізі матеріально відповідальних осіб.

Номенклатура матеріалів у книзі розміщується за синтетичними рахунками, субрахунками або групами матеріалів. У цю книгу завідуючий складом (комірник) щомісяця переносить кількісні залишки на кінець місяця з книги чи карток складського обліку.

В бухгалтерії таксуються ці залишки за кожним номенклатурним номером і підраховуються підсумки за субрахунками матеріалів, групами, матеріально відповідальними особами. Отримані результати звіряються в бухгалтерії з даними відомості руху матеріалів у грошовому виразі. Тотожність отриманих даних підтверджує правильність ведення складського (аналітичного) обліку матеріалів.

Сальдовий метод обліку матеріалів зменшує обсяг облікових робіт, забезпечує кращий контроль за наявністю і збереженням матеріалів, звільняє облікових працівників від ведення трудомісткого аналітичного обліку і складання сортових оборотних відомостей, спрощує звірку аналітичного обліку із синтетичним. До цього й зводиться перевага такого методу перед іншими.

Метод машинної картотеки. В умовах застосування ПЕОМ трудомісткість облікових робіт втрачає свою актуальність, а тому на машинах отримують машинограми - оборотні відомості в розрізі кожного первинного документа, зведені оборотні відомості в розрізі номенклатурних номерів матеріалів. Є досвід використання методу машинної картотеки, за яким вся інформація про складський і бухгалтерський облік матеріалів зосереджується в пам'яті машин, а бухгалтерія і місця зберігання матеріалів обладнані термінальними пристроями, до яких мають доступ матеріально відповідальні особи з індивідуальними ключами.

6. Облік МШП

Малоцінні та швидкозношувані предмети - це предмети, строк корисної експлуатації яких становить менше одного року.

До МШП у бюджетних установах належать:

· знаряддя лову (трали, неводи, сіті та ін.);

· пилки, сучкорізи, троси для сплаву;

· спеціальні інструменти та спеціальні пристосування для серійного і масового виробництва певних виробів або для виготовлення індивідуальних замовлень;

· предмети виробничого призначення; обладнання, що сприяє охороні праці; предмети технічного призначення, які не можуть бути віднесені до необоротних активів;

· господарський інвентар - предмети конторського та господарського облаштування, столовий, кухонний та інший господарський інвентар, предмети протипожежного призначення;

· сценічно-постановочні засоби вартістю до 10 гривень за одиницю (комплект);

· інші предмети, термін корисної експлуатації яких, як очікується, не перевищує один рік.

Малоцінні та швидкозношувані предмети поділяють на дві групи: одна їх частина належить до запасів і відображається у другому розділі активу балансу «Оборотні активи», а друга - входить до складу «Малоцінних необоротних матеріальних активів», які, в свою чергу, відображаються в першому розділі активу балансу «Необоротні активи».

На малоцінні та швидкозношувані предмети, які відносяться до запасів, не нараховується знос, а вартість переданих в експлуатацію малоцінних та швидкозношуваних предметів виключається зі складу активів (списується з балансу на витрати бюджету) з подальшою організацією оперативного кількісного обліку таких предметів за місцями експлуатації та відповідальних осіб протягом терміну фактичного використання цих предметів.

З метою посилення контролю за збереженням малоцінних та швидкозношуваних предметів проводиться їх маркування, яке здійснюють фарбою, клеймуванням, прикріпленням жетонів.

Надходження малоцінних та швидкозношуваних предметів на склад оформлюється накладною (вимогою), яка складається в двох примірниках, а у випадках виявлення розбіжностей між даними первинних документів і фактичною наявністю цінностей складається акт приймання матеріалів.

У бухгалтерському обліку вартість придбаних малоцінних та швидкозношуваних предметів відображається за первісною вартістю.

Порядок обліку операцій з малоцінними та швидкозношуваними предметами має певні особливості. Так, при придбанні малоцінних та швидкозношуваних предметів, облік яких ведеться на рахунку 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети», бюджетні установи створюють фонд у малоцінних та швидкозношуваних предметах, облік якого ведеться на рахунку 41 «Фонд у малоцінних та швидкозношуваних предметах».

Залежно від джерела придбання суми ПДВ відносяться:

· на видатки установи - при придбанні малоцінних та швидкозношуваних предметів за рахунок коштів загального фонду;

· до складу податкового кредиту - при придбанні малоцінних та швидкозношуваних предметів за рахунок коштів спеціального фонду. При цьому суми ПДВ, сплачені при придбанні малоцінних та швидкозношуваних предметів, бюджетна установа відносить до складу податкового кредиту тільки в тому випадку, якщо вона зареєстрована як платник ПДВ. Якщо ж вона не є платником ПДВ, то такі суми відносяться на видатки установи.

Передача МШП в експлуатацію. У бюджетних установах існують особливості відображення операцій з передачі малоцінних та швидкозношуваних предметів в експлуатацію. При передачі в експлуатацію МШП вартістю до 10 гривень за одиницю (комплект) включно такі предмети виключаються зі складу запасів установи (тобто списуються з рахунка 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети») і їх вартість відноситься на зменшення фонду у малоцінних та швидкозношуваних предметах. Стосовно МШП вартістю до 10 гривень, матеріально відповідальна особа на складі здійснює оперативний облік у книзі складського обліку запасів за найменуваннями та кількістю.

В експлуатації такі предмети (крім виготовлених з пластмаси, картону і паперу) перебувають на зберіганні осіб, які відповідають за їх збереження і ведуть їх облік у книгах кількісного обліку. Інший порядок відображення в бухгалтерському обліку встановлено для МШП, вартість яких перевищує 10 гривень за одиницю, а саме - передача в експлуатацію таких предметів відображається записом:

Дт 221/2 «МШП в експлуатації» Кт 221/1 «МШП на складі».

Списання МШП. Списання МШП здійснюється при їх повній зношеності на підставі акта списання. Для визначення непридатності малоцінних предметів до подальшого використання, неможливості або неефективності проведення відновного ремонту, а також для оформлення необхідної документації та списання зазначених предметів в установі створюються постійно діючі комісії, які:

· здійснюють огляд предметів, що підлягають списанню;

· встановлюють неможливість їх відновлення і подальшого використання;

· визначають можливість використання або реалізації матеріалів, що залишаються від списуваних предметів, і здійснюють їх оцінку;

· складають акти на списання.

В актах списання зазначаються дані, що характеризують запаси: найменування, опис (марка, сорт тощо), термін перебування в експлуатації, кількість, ціна за одиницю і сума. Докладно вказуються причини списання і спосіб знищення непридатних запасів (якщо реалізація їх неможлива). Акт списання складається комісією у двох примірниках та затверджується керівником установи. Перший примірник акта передається до бухгалтерії, другий залишається у матеріально відповідальної особи. Якщо після ліквідації МШП залишилися різні матеріальні цінності, то вони надходять у розпорядження установи і можуть бути використані для проведення ремонту та інших господарських потреб установи (якщо інше не передбачено чинним законодавством). Такі матеріальні цінності обов'язково повинні бути зараховані до складу запасів установи.

Облік малоцінних та швидкозношуваних предметів, що знаходяться на складі, матеріально відповідальними особами ведеться за найменуваннями предметів і кількістю у книзі складського обліку ф. № М-17. Видача цих предметів зі складу здійснюється за накладною (вимогою). При видачі зі складу на предметах ставиться маркірувальний штамп із зазначенням найменування установи, відділення, року і місця видачі їх в експлуатацію. Усі малоцінні та швидкозношувані предмети повинні перебувати на зберіганні в осіб, відповідальних за їх правильну експлуатацію і збереження. Облік операцій з вибуття та переміщення малоцінних та швидкозношуваних предметів ведеться в меморіальному ордері № 10.

Висновок

Отже із вищевказаного можна зробити висновок, що запаси відіграють досить важливу роль у функціонуванні бюджетної установи забезпечуючи її функціонування (оскільки вони перебувають перебувають у процесі виробництва продукції, виконання робіт чи надання послуг).

Варто також узагальнити, що організація обліку придбання та надходження запасів бюджетної установи здійснюється в таких напрямах:

1. визначення відповідної нормативної бази;

2. організація роботи з прийняття та перевірки запасів;

3. організація вибору носіїв інформації;

4. організація облікових номенклатур;

5. організація руху носіїв облікової інформації.

Основними нормативними актами, які безпосередньо визначають організацію придбання, прийняття та надходження запасів є Інструкція з обліку запасів бюджетних установ та Інструкція про складання типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ.

Для відображення в бухгалтерському обліку інформації про запаси, що належать установі, реалізацію та витрачання яких планується здійснити протягом року, призначений клас 2 «Запаси» плану рахунків. Узагальнена інформація відображається в ІІ розділі балансу «Оборотні активи» відповідно в рядках 150, 160, 170.

При меморіально-ордерній формі облік надходження матеріалів відображається в різних меморіальних ордерах, зокрема № 6, № 8 та ін. Синтетичний облік витрачання матеріалів на різні потреби відображається в меморіальному ордері № 13. Аналітичний облік запасів, придбаних за рахунок коштів спеціального фонду, ведеться за тими самими обліковими реєстрами, але окремо від операцій за рахунок коштів загального фонду.

Список використаних джерел та літератури:

1. Про затвердження Інструкції з обліку запасів бюджетних установ. Державне казначейство. Наказ № 125 від 08.12.2000

2. Про затвердження типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ та інструкції про їх складання. Державне казначейство. Наказ № 130 від 18.12.2000

3. Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів. Держкомстат. Наказ № 193 від 21.06.1996

4. Атамас П.Й. Основи обліку в бюджетних установах Навчальний посібник. -- К.: Лібра, 2001. -- 321 с.

5. Бутинець Ф.Ф. Бухгалтерський облік у бюджетних установах. Житомир: ЖІТУ, 2000. -- 360 с.